8 idées fausses sur l'archivage de vos documents électroniques. Ce que l'archivage électronique vous garantie de plus qu'une GED ou un service de stockage.

1. 8
Idées fausses concernant l’archivage
de vos documents électroniques à valeur
probatoire

2. 1 Stockage sur support externe
2 GED
3 Stockage Cloud
4 Fichier PDF
Nous stockons déjà nos documents sur des CD/DVD
Nous avons déjà une GED !
Nous utilisons un service de stockage Cloud
L’intégrité est garantie grâce au format PDF
5 Données non isolées
6 Installation
7 Données personnelles et localisation
8 Documents déjà signé
Nos données ne seront pas isolées
L’investissement est trop élevé!
Mes données seront soumises au Patriot Act
La signature électronique du document suffit

3. Loi du 13 mars 2000 (modifiant l’Art 1316 du
Code Civil).
Un document signé électroniquement a valeur
de preuve sous réserve qu’il soit :
- « rattaché à la personne de qui il émane »
(grâce à un certificat de signature électronique
émis par une « AC » reconnue)
- « conservé dans des conditions de nature à en
garantir l’intégrité ».
Préambule

4. Définitions
Intégrité
Propriété assurant qu’un
document électronique n’a pas
été modifié.
Nécessite la mise en œuvre de
dispositifs de prise d’empreintes
du document et vérifications
périodiques de celle-ci.
Pérennité
Permet de faire face à la
nécessité de conservation à
long terme des documents.

5. Stockage sur support externe
.1
Dans notre société nous sauvegardons déjà tous nos documents sur des CD/DVD déposés dans un
coffre anti-feu, ils sont à l’abris !
• Pas de conformité légale,
• Pas de maintien de la valeur probante dans le temps : intégrité des
données se trouvant sur le support lui-même (garantie qu’aucune
donnée n’en a été supprimée ou ajoutée?)
• Les supports amovibles ont une durée de vie limitée (lumière,
température, …) :
-> 15 % sont illisibles dès après écriture
-> Perte d'information.

6. GED
.2
Nous avons une GED… ça fait la même chose !
ARCHIVAGE GED
Engagements sur la
disponibilité du service
Confiance, confidentialité
Garantie d’intégrité
(empreintes, scellement)
Date certaine
Exploitation à long terme,
pérennité
Validité de la preuve
Migration des médias
(Si SaaS)
(Respect des normes)

7. Stockage Cloud
.3
Nous utilisons un service de stockage cloud… ça fait la même chose !
Conservation de données afin de
faire face à des obligations
légales /règlementaires
Indexation automatique selon
des critères métier
Garantie d’intégrité (empreintes,
scellement)
Date certaine
Confidentialité
Validité de la preuve
Localisation des données
ARCHIVAGE STOCKAGE

8. .4
Un fichier PDF est non modifiable, l’intégrité est donc garantie !
Fichier PDF
Pas de conformité légale,
Pas de maintien de la valeur probante dans le temps
Fichiers au format PDF sont modifiables à souhait grâce à de nombreux
outils (certains disponibles gratuitement sur le Web).
Portable Document Format est un format de langage de description de page destiné à
préserver la mise en forme d’un fichier (polices, images, etc…) indépendamment du
logiciel qui a permit de le produire pour le visualiser ou l’imprimer.

9. Données non isolées
.5
Nos données ne seront pas isolées des autres données.
Chaque client possède un espace d’archivage spécifique
accessibles via un ID/ Mot de passe.
Son accès est limité aux applications authentifiées en HTTPs
et aux requêtes émises par des IP préalablement enregistrées.
Chaque sous espace est accessible via un ID et le cloisonnement est
basé sur une logique de métadonnées.
Vous restez maître du droit d’accès aux données
Id client : Id section :
Id espace :

10. Installation
.6
L’investissement sera bien trop élevé !!!
Aucun investissement initial (licences, matériel) ni récurrents
(augmentation capacité, remplacement matériel etc.)
Il vous suffit uniquement de disposer d’un accès Internet.
Vous ne payez que le coût de conservation et la configuration.

11. Données personnelles et localisation
.7
Le Patriot-Act concerne les opérateurs Cloud dont la société est
américaine ou détenue à plus de 50% des droits de vote par une
société américaine (quelle que soit la localisation des Data Centers).
J’ai peur que mes données soient soumises au PATRIOT ACT américain !
Avec les offres Cloud on ne sait jamais où se trouvent les données…
CDC Arkhinéo est une société de Droit français appartenant à
100 % à la Caisse des Dépôts (Etat).
Vos données sont conservées sur le territoire français dans
nos propres Data Centers.

12. Document déjà signé
.8
Mon document a déjà fait l’objet d’une signature électronique, il est donc intègre.
L’archivage à valeur probatoire n’est pas nécessaire.
La législation impose de garantir l’intégrité durant toute
la durée des obligations de conservation.
L’archivage à valeur probatoire met en place des mécanismes
périodiques de vérification d’intégrité (maintien de la valeur
probatoire dans le temps).
En cas de contentieux nécessité de prouver que le
document n’a pas été (pas pu être) altéré.
La signature garantie l’intégrité du fichier au moment de son
apposition.

13. Merci de votre attention
CDC Arkhinéo
120-122 rue Réaumur
75002 Paris
www.cdcarkhineo.fr