1. UN INVENTAIRE TI FIABLE…
Un gain à retombées multiples
20/05/2014
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2. AVANT…
• Manquait d’uniformité, nomenclature non standard
• Certains équipements étaient non localisables ou
pas étiquetés
• Inventaire physique difficile à maintenir (Excel)
• Aucun contrôle - équipement en surplus,
manquant, introuvable ou éparpillé
• Délais de traitement / de livraison à l’utilisateur
• Peu de gestion des pièces
• Reddition de comptes difficile pour le gestionnaire
Processus manuel

3. … MAINTENANT
3
35% 35%
80%
99.9%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Inventaire global Nouvel équipement
%d’exactitude
Évolution de fiabilité de l’inventaire TI
CSSS Lucille-Teasdale
Avant Maintenant

4. Nommer un champion de l’inventaire
Instaurer un concept de « Magasin »
Gérer la réception de marchandise dans Octopus
Garder sous clé l’équipement
Restreindre l’accès
LES « MUST »
4

5. LES « MUST »
5
RIGOUREUX DISCIPLINÉ ORGANISÉ
Champion de l’inventaire

6. ACTIFS
6

7. PIÈCES
7

8. PROCESSUS D’INVENTAIRE
8
« Scan » des
codes barre Déballage Étiquetage
Création du
CI dans
Octopus
Image
standard
(« ghost »)
Ajout dans
l’Active
Directory
Dépôt dans
l’entrepôt
Nouvel équipement
État : en inventaire
Contact principal : vide
Site & local de l’entrepôt

9. Exemple
9
GESTION D’UN
ORDINATEUR

10. BESOIN D’UN ORDINATEUR : 3 SOURCES
10
Maintien d’actifs
1
Incident
3
Demande d’un
nouvel ordinateur
2

11. Validation des
besoins hors
standard
Installation &
configuration
Livraison & tests
avec utilisateur
CI « En transit »
PROCESSUS DE DÉPLOIEMENT D’UN ORDINATEUR
11
CI « En service »
PC RÉCUPÉRÉ
Surplus
d’inventaire
Entreposage
disque dur
Destruction
disque & pc
envoyé en
récupération
- 5 ans
+ 5 ans

12. LISTES DE SUIVI D’INVENTAIRE
12

13. 13
GESTION DES
PIÈCES

14. PIÈCES
14

15. CONCEPT DE « MAGASIN »
Contrôle de l’entrée et de la sortie des pièces
15
Technicien demande une pièce
Remise de la pièce
Relation avec une requête
(déduction automatique)
Renouvellement (achat) lorsque
minimum atteint

16. MODULE « GESTION DES PIÈCES »
16
Prévient les
ruptures de
stock !

17. MODULE « GESTION DES PIÈCES »
17

18. MODULE « GESTION DES PIÈCES »
18

19. 19
BÉNÉFICES

20. BÉNÉFICES POUR LE GESTIONNAIRE
20
Contenu du parc informatique connu
Information disponible rapidement
Fiabilité et rapidité d’exécution des
rapports
Reddition de compte facile pour le
maintien d’actifs

21. Problématique de disparité des données d’inventaire
EXEMPLE : REDDITION DE COMPTES
21
AVANT
Inventaire physique Excel sur tous les sites 70 hres
Liste des # série (pc retirés) 14 hres
Vérification des factures & correction du fichier Excel 5 hres
Comparaison avec fichier Excel envoyé l’année précédente 4 hres
TOTAL: 93 hres
13 JOURS
MAINTENANT
30 MINUTES !

22. MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
22

23. MAINTIEN D’ACTIFS – 2 LISTES
23
Exportée sur Excel, l’information est
envoyée à l’Agence
Les équipements retirés sont alors
marqués comme « réclamés » et seront
exclus de la liste de l’année suivante

24. BÉNÉFICES POUR L’ÉQUIPE
24
Processus clair et harmonisé
Information exacte et disponible
au bon moment
Lecteur de code barre garantit la
qualité de l’information et
économise du temps
Gain d’efficience - moins de
déplacements inutiles

25. 25
LE FUTUR

26. POUR UNE GESTION DE L’INVENTAIRE AMÉLIORÉE
 Considérer un lecteur de codes barre plus évolué, capable
d’emmagasiner les données
 Rendre plus convivial la saisie de plusieurs équipements de différente
nature
 Étendre la gestion de l’inventaire aux locaux et à leur contenu
 Assurer un transfert de données dans Octopus simple et à la portée de
tous les services (TI, ressources matérielles, GBM, …)
26
À la réception de l’équipement Pour l’équipement déployé

27. 27
QUESTIONS?

28. Guylaine Fortin, chef des services de
l’informatique et des télécommunications
CSSS Lucille-Teasdale
Chantal Dutremble
Experte ITIL et Spécialiste Octopus
Octopus-ITSM.com
28
MERCI !