GUÍA TIC
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INDICEPolígono MocholíPlaza Cein, Nº1-5. Noáin. NavarraTel: 848 426 000 - Fax: 848 426 010www.cein.es
INTRODUCCIÓN                                                          COMUNICACIÓN                                        ...
INTRODUCCIÓN
IntroducciónEn los últimos años, al mismo                       de la competitividad…; en ocasiones,                  asoc...
1Informatización de una Oficina
1.1         ADQUISICIÓN          DE UN ORDENADOR     ¿ QUÉ NOS APORTAN      LOS ORDENADORES                              ¿...
1. Informatización de una oficina                                                    Hasta el momento es todo normal, como...
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1.2    ADQUISICIÓN DE LICENCIASLA IMPORTANCIA DE ADQUIRIRLAS LICENCIAS DE SOFTWAREQUE UTILIZAMOS                          ...
1. Informatización de una oficina                                                                       serie de garantías...
1.3              @ ADQUISICIÓN DE PERIFÉRICOS¿ QUÉ NOS APORTAN                     ¿ LOS PERIFÉRICOS                      ...
1. Informatización de una oficina                                                                    que poder extraer la ...
Las impresoras son periféricos      1.3.1                       IMPRESORAS                                                ...
1. Informatización de una oficina                presentación aceptable. Este tipo de impresora          barato que los ca...
Actualización de las 2Herramientas Informáticas                            guia tic
2.1                                              1                                                                        ...
2. Actualización de las herramientas informáticas                                                    aseguradoras se agili...
2.2     ACTUALIZACIÓN             DEL SOFTWARE     ¿ POR QUÉ ACTUALIZAR       NUESTROS SOFTWARE                           ...
2. Actualización de las herramientas informáticasIrache y Beñat Munduatedirigen una importante firma de prendasDeportivas....
2. Actualización de las herramientas informáticas          años se les ha quedado un poco pequeña, por lo          que se ...
2.3     ACTUALIZACIÓN DEL     SISTEMA OPERATIVO¿ POR QUÉ ACTUALIZAR NUESTRO SISTEMA           ¿ OPERATIVO                 ...
2. Actualización de las herramientas informáticas                Tomando como referencia                            diseño...
Conexión entreDiferentes Ordenadores    3                              guia tic
3.1     CREACIÓN DE UNA RED LAN     CONEXIÓN EN RED DE     ORDENADORES: BENEFICIOS     EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL26         ...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores                                                       gestión de facturas por med...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores                situaciones futuras y consolidar un sistema            • De este m...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadoresy descarga de archivos). Cada vez resulta más         posteriores etapas de crecim...
3.2        C R E A C IÓ N                 DE GRUPOS      DE TRABAJO O DOMINIOS     MODALIDADES EN LA     ORGANIZACIÓN DE R...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadoresempresas promotoras de la zona); lo que ha          bien le ha asesorado -ver fich...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores                Por tales motivos, la empresa informática           todas las pers...
3.3   ESTRUCTURACIÓN     DE LA RED LANIMPORTANCIA DELCORRECTO DISEÑOY CONFIGURACIÓNDE UNA RED LOCALCORPORATIVA            ...
3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores                                                                     no se tuvo en...
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3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores                se presentan a la hora de subsanarlos (la directiva         consid...
Automatizaciónde los Procesos Productivos                       4                              guia tic
4.1     ELABORACIÓN DE             BASES DE DATOS     COMO OBTENER UN MAYOR     RENDIMIENTO EMPRESARIAL     MEDIANTE EL TR...
4. Automatización de los Procesos Prductivos                                                           empresa empezaron a...
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  1. 1. GUÍA TIC
  2. 2. GUÍA TIC
  3. 3. INDICEPolígono MocholíPlaza Cein, Nº1-5. Noáin. NavarraTel: 848 426 000 - Fax: 848 426 010www.cein.es
  4. 4. INTRODUCCIÓN COMUNICACIÓN 5.1. Adquisición de una centralita de teléfonos 64 5.2. Conexión a Internet 66 5.3. Elección de la conexión a Internet 69INFORMATIZACIÓN DE UNA OFICINA 5.4. Correo Electrónico 71 1.1. Adquisición de un ordenador 8 5.5. Interconexión entre diferentes centros 74 1.2. Adquisición de licencias 11 5.6. Comunicación mediante PDA 77 1.3. Adquisición de periféricos 13 1.3.1. Impresoras 15 CONTRATACIÓN DE UNA WEB 6.1. Web presencial 82 6.2. Dominios y gestión de contenidos 86ACTUALIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMATICAS 2.1. Actualización de los ordenadores 18 6.3. Intranet y Extranet 89 2.2. Actualización del Software 20 6.4. Carrito de la Compra. TPV Virtual 93 2.3. Actualización del Sistema Operativo 23 SEGURIDAD 7.1. Adquisición de un antivirus 98CONEXIÓN ENTRE DIFERENTES ORDENADORES 7.2. Adquisición de un firewall 102 3.1. Creación de una red LAN 26 7.3. Realización de copias de seguridad (Backups) 105 3.2. Creación de Grupos de Trabajo o Dominios 30 7.4. Protección del Sistema Operativo mediante persona 108 3.3. Estructuración de la red LAN 33 usuaria/Contraseña 7.5. Instalación de un Rack e instalación y protección del 111 Cableado de redAUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS 7.6. Instalación de un SAI 114 4.1. Elaboración de Bases de Datos 38 4.2. Herramienta de gestión 41 4.3. Software específico de gestión 44 NORMATIVAS LEGALES DE SEGURIDAD 4.4. Contratación de un ERP 47 8.1. LOPD: Elaboración de un documento interno 118 4.5. Gestión de logística y planificación de producción. 51 8.2. LSSI 122 4.6. Gestión de las relaciones con los clientes. 56 4.7. Gestión de proyectos 60 TÉRMINOS DE INTERÉS 126
  5. 5. INTRODUCCIÓN
  6. 6. IntroducciónEn los últimos años, al mismo de la competitividad…; en ocasiones, asociados a su aplicación, es una de las barrerastiempo que se han sucedido constantes avances dicho “mensaje” no termina de comprenderse principales que obstaculizan su adopción poren las denominadas TIC’s (Tecnologías de la adecuadamente por una parte relevante del parte de las PYMES.Información y de la Comunicación), la presencia empresariado. No obstante, aunque se adviertade estas siglas ha ganado fuerza en diversas la importancia de utilizar los medios tecnológicos, Por ello, y como continuación de esta labor 5iniciativas empresariales e institucionales que es frecuente que no se consideren mejoras en “docente”, se han realizado una serie de FICHASpretenden intensificar su aplicación en el marco la actividad basadas en las TIC’s, o que su que recogen distintas aplicaciones en el ámbitode las PYMEs. Sin embargo, aún es elevado el implementación se entienda como un empresarial de los instrumentos contenidosnúmero de empresarias y empresarios (sobre procedimiento complejo. Partiendo de esta dentro de las TIC’s. Su temática es producto detodo de micro-empresas) que desconocen que “realidad”, uno de los objetivos fundamentales las necesidades más comunes que a lo largoeste amplio y difuso “concepto”, se refiere tanto de Zurekin Sarean, ha consistido en acercar el del Proyecto se han identificado en las PYMEsa los ordenadores, como a Internet, correo tejido empresarial de las PYMEs al uso y “adaptadas” (aquéllas que se han beneficiadoelectrónico, aplicaciones informáticas, etc. aplicación de las TICs en su campo de actividad del trabajo de consultoría desarrollado en Zurekin y negocios. En este sentido, explicar a las Sarean); y, en todo momento, mantienen un claroDe este modo, cuando desde los citados foros empresas en qué consisten las tecnologías y las propósito: presentar las nuevas tecnologías comose insiste en la importancia que las TIC’s poseen ventajas que conlleva su empleo (sobre todo, en un instrumento o herramienta al alcance decomo fuente de mejora de eficiencia para las términos de rentabilidad), se ha convertido en cualquier empresa, independientemente de suorganizaciones, automatización de sus procesos una acción prioritaria; ya que se ha constatado tamaño y/o actividad.internos, aumento de la productividad, incremento que la falta de conocimiento de los beneficios guía tic
  7. 7. 1Informatización de una Oficina
  8. 8. 1.1 ADQUISICIÓN DE UN ORDENADOR ¿ QUÉ NOS APORTAN LOS ORDENADORES ¿8 El ordenador nos proporciona mejor disponibilidad de los datos, al igual que un mayor manejo de los mismos, por lo que conseguimos aumentar la capacidad y ahorro de tiempo en buscar información. Con ello podremos tener un mayor rédito en la información y tiempo para dedicarnos a otras tareas en nuestro negocio. Con la entrada del Ordenador en el mundo laboral hemos conseguido una mayor eficacia en nuestro quehacer diario y un mejor control de la información. Con ello somos capaces de poder ahorrar espacios en nuestras oficinas y poder sacar el historial de nuestra clientela en décimas de segundo, sin necesidad de tener que recorrer toda la oficina en busca del archivador adecuado.
  9. 9. 1. Informatización de una oficina Hasta el momento es todo normal, como enImaginémonos por unos cualquier otro negocio no informatizado, perominutos una empresa familiar cuya actividad si decimos que toda esta gestión ha sidoempresarial es la venta e instalación de cortinas realizada mediante un cuaderno, un teléfono yen viviendas. Esta empresa está formada por una maquina de escribir nos daríamos cuentados personas, una de éstas atiende la tienda y que a lo largo de los 18 años que llevanla otra toma medidas y realiza las instalaciones realizando esta actividad, habrá personas queen las viviendas de la clientela. no les han terminado de pagar en su totalidad las facturas emitidas, la contabilidad ahora laEl ciclo productivo de la empresa empieza en administra otra empresa y se les han podidoel momento que la clientela se dirige a la tienda extraviar expedientes de la clientela o bien nia solicitar cita para la toma de medidas del siquiera los guardan, o no disponen de espaciohogar. Esta cita es anotada en una agenda y en la oficina para guardar todos los archivadoresposteriormente se toman las medidas en los de los últimos 5 años.hogares y se apuntan en un cuaderno. 9 Con la informatización de este negocio,Una vez tomadas las medidas se realiza el conseguiríamos una serie de ventajas, como...presupuesto mediante una maquina de escribiry en el caso de ser aprobado se genera el 1º Automatización de las tareas:pedido de las telas a la empresa proveedora Con ello conseguiremos automatizar laoportuna y se elabora una factura. Esta factura realización de presupuestos y emisión de lases emitida de la misma manera que el facturas, disponibilidad de una Base de Datospresupuesto y una vez realizado el encargo se ( Capítulo 4.1.) con toda la clientela y ventasarchiva en formato papel y el presupuesto no que se han realizado, al igual que la disponibilidadaprobado se desecha. de un análisis de las telas mas vendidas. 2º Control Económico & Financiero:Uno de los problemas que se encuentra la Disponibilidad de datos financieros sin esperarempresa, es a la hora de hacer un mailing a finales de mes. Consiguiendo con ello ungeneral a toda la clientela. Esto les lleva mucho mejor manejo de la información de los beneficiostiempo, ya que tienen que buscar en todos los o gastos en cualquier fecha, sin esperar alarchivadores de la oficina los datos de toda la diagnóstico de la asesoría que lleva las cuentasclientela que han tenido en alguna ocasión. ( Capítulo 4.3.). guía tic
  10. 10. 1. Informatización de una oficina 3º Control de la Información: un simple incendio o inundación? Con la Con ello conseguiremos disponer de información, informatización de nuestra oficina podremos tanto de nuestra clientela como de las empresas tener la ventaja de realizar copias de seguridad proveedoras, sin necesidad de buscar en los periódicas, con el objeto de tener siempre una archivadores de la oficina, eliminando así la copia de respaldo con la información a salvo de posibilidad de duplicidad de la información. Otra todo el trabajo realizado y de toda nuestra de las ventajas de disponer de un control mayor clientela ( Capítulo 7.3.). de la información, es la posibilidad de disponer de datos de nuestra clientela, tales como: clasificación por edades, sexo, población, consumo realizado... Con la entrada de los ordenadores en el mundo empresarial 4º Ahorro de espacio: Con la ayuda de los ordenadores podremos hemos llegado a conseguir una mejor10 disponer de todo aquel espacio de la oficina que eficacia y control sobre los datos de en la actualidad está ocupado por baldas con nuestra clientela y empresas archivadores de facturas. proveedoras, permitiéndonos con ello una mejor gestión de los mismos. De 5º Ahorro de Tiempo: igual manera se ha generado un ahorro Los ordenadores nos permiten buscar de tiempo, permitiéndonos tener mas información de la clientela en menor tiempo, tiempo para otras actividades posibilitándonos incluso utilizar un filtro para empresariales o bien lo que es mejor, hacer la búsqueda de la información que para nuestra empresa. Con ello necesitamos en cada momento y sin tener que podremos disminuir costes, por lo que tocar el resto. Por lo tanto, podremos utilizar ese se aumentará el beneficio y se tiempo, que hemos ganado, en otras actividades conseguirá una empresa más empresariales. competitiva. 6º Seguridad: ¿Alguien ha pensado alguna vez que pasaría si la oficina tendría algún desastre natural o bien guía tic
  11. 11. 1.2 ADQUISICIÓN DE LICENCIASLA IMPORTANCIA DE ADQUIRIRLAS LICENCIAS DE SOFTWAREQUE UTILIZAMOS 11 La compra de licencias de Software es obligatorio para el cumplimiento de la legalidad, ya que de lo contrario estaríamos infringiendo la misma y podríamos sufrir sanciones económicas por cualquier agente legal. guía tic
  12. 12. 1. Informatización de una oficina serie de garantías ante las mismas. Por ejemplo; del primer año, posteriormente habrá que La adquisición de licencias con la adquisición de una licencia legal, inscribirse y pagar cada año por recibir dichas de todo el software que disponemos en cada obtendremos de una serie de indicaciones de actualizaciones. ordenador nos aporta una serie de utilidades utilización, donde se nos especificará la que podrían reflejarse de la siguiente manera: compatibilidad entre aplicaciones o sistemas Las instalaciones de los diferentes programas operativos, por lo que podremos evitar un mal o aplicaciones se aconseja que sean realizadas • El cumplir con la legalidad vigente: Debemos funcionamiento de algunas aplicaciones o de por personal cualificado, aunque hoy en día adquirir todas las licencias del software que nuestro ordenador. cualquier persona es capaz de instalar el paquete tenemos instalado en nuestros ordenadores o Office o un simple Antivirus. El porqué de la que instalaremos. Debemos exigir a la empresa • ¿Por qué exigir el CD original de nuestro instalación por personal cualificado, viene dado proveedora dicha licencia o licencias. Poniendo Software adquirido? porque en el momento de instalar el programa un ejemplo más, la adquisición de estas licencias A la hora de comprar un software o un o los programas, creemos que con dar al botón se podría comparar a la compra de CDs de ordenador, deberemos exigir los CDs originales siguiente a todo es suficiente, y en muchos música. A la hora de adquirir este CD de música con las herramientas en cuestión para que el casos cuando hemos terminado de instalar el pagamos unos derechos de autor. En el caso ordenador funcione adecuadamente. producto, nos deja de funcionar otra herramienta12 se las licencias de Software estaríamos hablando Este CD nos servirá como soporte a la hora de o la propia que hemos instalado no funciona de algo muy parecido. reinstalar todos los programas en el caso de como nosotros queremos. necesitarlo. • Actualización de las diferentes aplicaciones La compra de licencias ( Capítulo 2): Si pusiéramos el caso de una empresa que aparte de ser una obligación, es una A la hora de adquirir una licencia de software decide adquirir un ordenador con la herramienta necesidad a la hora de poder reinstalar disponemos de una serie de ventajas, entre Office y un Antivirus ( Capítulo 7.1.). Nos cualquier programa que nos deje de éstas se encuentran las actualizaciones de daríamos cuenta que en muchas ocasiones funcionar, al igual que es un requisito software desde el mismo momento que se solo nos proporcionarían un CD con lo esencial para poder registrar el producto y adquiere la licencia. Cabe la posibilidad de recibir para que el equipo funcione, además de las disponer de soporte. Una vez las actualizaciones que vayan saliendo, o bien aplicaciones mencionadas anteriormente. finalizado el contrato inicial de al conectar a Internet. Estas actualizaciones Es aquí cuando deberíamos exigir las licencias actualización (el primer año ), la deben ser contratadas previamente. del paquete Office y del propio antivirus. Con herramienta sigue siendo de tu ello estaríamos adquiriendo los derechos de propiedad, pero se deberá de contratar • Garantía ante un posible mal funcionamiento estas herramientas, pudiendo registrar el el servicio de actualización de la aplicación instalada: En el momento que producto a través de Internet y poder así recibir anualmente. adquirimos una licencia dispondremos de una las actualizaciones que vayan saliendo a lo largo guía tic
  13. 13. 1.3 @ ADQUISICIÓN DE PERIFÉRICOS¿ QUÉ NOS APORTAN ¿ LOS PERIFÉRICOS 13 Un Periférico es un componente externo de un ordenador que potencia la capacidad de éste y permite la entrada y/o salida de datos. El termino suele aplicarse a los dispositivos que no forman parte indispensable de un ordenador y que son, en cierta forma, opcionales. Aunque también se suele utilizar habitualmente para definir a los elementos que se conectan externamente al ordenador. guía tic
  14. 14. 1. Informatización de una oficina que poder extraer la información o bien propio ordenador no es capaz de realizar. Los periféricos son introducirlos en los mismos. El periférico mas Por ejemplo, un periférico que se hace dispositivos externos que se conectan a los utilizado en la oficina es la impre- imprescindible en cualquier oficina hoy en ordenadores para realizar funciones sora ( Capítulo 1.3.1.), permitiéndonos ésta día, es una impresora, siendo ésta capaz de específicas, siendo los más utilizados: disponer de la información en formato papel. imprimir y duplicar en papel la información Situándonos en una empresa cualquiera en ya existente en formato electrónico. • Impresora: Es el periférico capaz de poder la que se dispone de un ordenador, podremos Volviendo al caso de la empresa ALP, imprimir toda la información creada mediante ver la utilidad que se da a cada periférico. podemos observar que, debido a las el ordenador. funciones que cumple esta empresa, se • Scanner: Es el periférico utilizado para la La empresa Alp se dedica a tramitar diferentes necesitan hacer fotografías de los siniestros digitalización de diferente material, con el siniestros de una aseguradora, para lo que registrados, para lo que utilizan una cámara objeto de poder manipular o archivar dicho utiliza el ordenador y una serie de periféricos. digital. A este tipo de cámaras se les material en el propio Ordenador. El ordenador en sí no es más que una considera periféricos, ya que es necesaria la14 • Cámara Digital: Es el periférico utilizado maquina que sin la ayuda de las herramientas conexión de éstas a los ordenadores. para la realización de fotografías. ofimáticas no es capaz de realizar nada. Una Posteriormente se necesita de un vez la empresa ALP ha diseñado un o rd e n a d o r p a r a s u m a n i p u l a c i ó n . documento o bien una hoja de cálculo, • Grabadora de CD: Este periférico es deberá de presentarlo a su aseguradora, Con lo anteriormente utilizado para la realización de copias de para lo que utiliza dos métodos. Un primer expuesto se podría decir que sin la Seguridad del sistema informático. método es enviarlo vía e-mail mediante el ayuda de los periféricos no seriamos (Backup) correo electrónico (Capitulo 5.4.), y un capaces de introducir ni sacar la • Ratón, teclado, monitor, MODEM, etc.... segundo imprimirlo para posteriormente información del propio ordenador. Los enviarlo vía correo ordinario, para lo que se periféricos son aquellos componentes La adquisición de periféricos en las oficinas, necesita la impresora. externos del ordenador que nos ayudan viene dada por la necesidad de las personas a realizar tareas que el propio PC no es capaz de realizar por si solo. Los usuarias para poder manipular la La familia de periféricos es muy extensa, ya periféricos más corrientes son, Teclado, información de la que disponen en los que periféricos son todos aquellos “equipos” ratón, monitor, impresora, Fax, etc... ordenadores en otros formatos, para lo que externos que se conectan a los ordenadores, se utilizan diferentes periféricos con los con el objeto de poder facilitar tareas que el guía tic
  15. 15. Las impresoras son periféricos 1.3.1 IMPRESORAS externos con los cuales podemos realizar funciones que con el ordenador solo no podríamos realizar. Los periféricos mas habituales y necesarios son los siguientes: Ratón, Teclado, ¿CÓMO SABER QUE IMPRESORA Monitor, Impresoras. Debido a los conocimientos que tenemos DEBEMOS UTILIZAR? y de la utilización que se da cada uno de ellos nos vamos a centrar en los diferentes tipos de impresoras que existen y en que caso utilizar una u otra. mantenimiento y alta capacidad de impresión. en color dos tipos de cartuchos, uno negro y IMPRESORA Quedan pocas firmas fabricantes y entre éstas otro de color; el negro era sustituido por otro de DE IMPACTO O MATRICIAL destaca Epson. color cada vez que se quería escribir algo de un color diferente a éste. En la actualidad, este tipoEste tipo de impresora recibe el nombre de ¿Cuándo utilizar esta impresora? La empresa de impresoras utiliza dos cartuchos simultáneos;Impacto, ya que su funcionamiento se debe al ALP emite sus propias nóminas, por lo que uno de color y otro negro. Este tipo de cartuchos 15impacto de unas pequeñas piezas. La calidad necesita de una impresora capaz de realizar son bastante caros.del texto y la velocidad son muy altas duplicados, ya que la persona trabajadora secomparándolas con otros modelos de impresoras, queda con una copia y la propia empresa otra. Esta impresora es utilizada principalmente en elademás de permitir obtener copias de un mismo Otra situación dentro de una empresa por la que ámbito doméstico. También es utilizado por lasdocumento en papel de carbón. necesitaría una impresora Matricial, es la emisión personas que no necesitan trabajar con papel de facturas y la necesidad de realizar diferentes continuo ni con copias múltiples, y por personasAunque la resolución no sea muy alta es posible copias de las mismas. que necesitan imprimir ocasionalmente logotipos,obtener gráficos de cierta calidad pero en blanco gráficos o pequeñas imágenes. Con este tipo dey negro. Este tipo de impresoras es utilizada impresoras se obtiene una calidad aceptable.habitualmente en oficinas para realizar listados, Las firmas fabricantes más destacadas son HP IMPRESORASnóminas, facturas o albaranes por duplicado.Uno y Epson. DE TINTA DE INYECCIÓNde los inconvenientes es el ruido que produce yla falta de repuestos. Las impresoras de inyección utilizan tinta E s t e t i p o d e i m p re s o r a e s u t i l i z a d a impulsada hacia el papel mediante un mecanismo mayoritariamente en empresas o en hogares conEn general, las impresoras matriciales tienen un denominado inyector. Los modelos antiguos de el objeto de poder realizar copias en color, dondeprecio reducido, calidad medio-baja, escaso impresoras por inyección utilizaban para escribir los logotipo o presentaciones deben tener una guía tic
  16. 16. 1. Informatización de una oficina presentación aceptable. Este tipo de impresora barato que los cartuchos de tinta, por lo tanto viene siendo la más utilizada en hogares para se recupera la inversión realizada en la compra. de poder imprimir fotografías o bien gráficos Por todo ello, las impresoras láser son idóneas concretos. para entornos de oficina con una intensa carga de impresión, donde se busca la velocidad, la calidad y el escaso coste de manutención. Las impresoras Láser son utilizadas en empresas IMPRESORAS LÁSER donde se realiza gran número de copias, y donde no se realizan las impresiones en color. La impresora Láser funciona mediante un Por ejemplo, la empresa ALP realiza numerosos pequeño tambor de polvo fino llamado “tóner”. documentos de muchas páginas, por lo que Este elemento también es utilizado por las utiliza la impresora láser, ya que con otro modelo fotocopiadoras. La imagen se adhiere al toner llevaría mucho más tiempo imprimir el mismo electrostáticamente mientras el tambor sigue número de páginas suponiendo un gasto más girando, encontrándose a su paso con la hoja elevado. De esta manera se ahorra en tiempo16 en la que el toner se queda impreso.Este tipo y dinero. El cartucho de “tóner” utilizado por la de impresoras utiliza una pequeña memoria impresora láser puede imprimir cerca de 4000 donde guarda todo lo que se va a imprimir para páginas. posteriormente ir imprimiendo. Lo único que puede considerarse un problema en las impresoras Láser, es que aún existiendo impresoras en color, son excesivamente caras, Como conclusión final se podría decir lo siguiente: por lo que solo se utilizan las que imprimen en Las impresoras Matriciales son utilizadas en empresas que necesitan realizar blanco y negro. duplicados, así como documentos o facturas en papel continuo. Las impresoras de Inyección son utilizadas en empresas o en hogares donde se Las impresoras Láser son muy resistentes, muy realiza la impresión en color o donde no se imprimen grandes cantidades de papel. rápidas y silenciosas; mucho más que las Se recomienda el uso de las impresoras láser en empresas donde se imprime gran matriciales o de tinta, y aunque la inversión inicial cantidad de páginas y no es necesaria la utilización del color. a realizar en una impresora láser es mayor que en una de inyección, a futuro el “tóner” sale más guía tic
  17. 17. Actualización de las 2Herramientas Informáticas guia tic
  18. 18. 2.1 1 3 ACTUALIZACIÓN 2 DE LOS ORDENADORES ¿POR QUÉ ACTUALIZAR NUESTROS ORDENADORES? 418 Con el paso de los años nos vemos en la necesidad de actualizar nuestros ordenadores, ya que de otra manera no podríamos conectar a éstos ningún “periférico” actual o no podríamos instalar ningún programa de gestión actual. Esto se debe en gran parte al diseño con el que se realizan los mismos, ya que los ordenadores se ven en la necesidad de disponer de más capacidad para poder mover las nuevas aplicaciones.
  19. 19. 2. Actualización de las herramientas informáticas aseguradoras se agiliza. Con estas mejoras se la empresa ALP, en muchos de los periféricosLa empresa ALP se formó podrá ahorrar tiempo en enviar por correo no existen ficheros acordes a todos los sistemashace 5 años con la intención de gestionar todos ordinario los presupuestos y los partes de los y no se pueden instalar los mismos.los siniestros de una aseguradora. Para ello se siniestros a la empresa aseguradora.adecuó una lonja y se adquirieron dos Teniendo en cuenta el caso de la empresa ALP,ordenadores junto con una impresora y un Fax, La Directora de la empresa ALP dispone de debemos ser conscientes de que elpues la empresa era consciente de las ventajas conocimientos informáticos, pero no conoce equipamiento informático necesita una revisiónque proporcionarían las tecnologías en el trabajo las herramientas que necesita para llevar a cabo y actualización constante para adecuarse a lasdel día a día. sus propósitos de mejora, por lo que se dirige necesidades y demandas de cada momento, y a un centro informático para que le hagan un que las tecnologías ofrecen.Con el paso de los años, se ha ido ampliando estudio de sus necesidades. Una vez realizadoel negocio y en estos momentos se cuenta con el estudio de los ordenadores y los recursos ycuatro profesionales. En la actualidad y tras limitaciones, le recomiendan realizarcomprobar la ventaja que supone la utilización una serie de mejoras en el equipamiento La actualización de losde diferentes tecnologías en el negocio, se informático, ya que éstos tienen 5 años y no ordenadores es un requisito necesario 19decide realizar alguna inversión más. ofrecen recursos suficientes para la instalación a la hora de poder instalar cualquierViendo las necesidades se decide comprar una de periféricos. periférico o aplicación actual, ya quecámara digital que le facilite la manipulación y de lo contrario no podrían ser capacesla gestión de las fotografías que se realizan en Uno de los problemas que podemos encontrar de utilizar todas estas herramientas,los siniestros y poder así ahorrar en el revelado habitualmente a la hora de adquirir nuevos dificultando el manejo del ordenadorde las fotos y disponer de más espacio al no equipos informáticos, son los recursos de los y bloqueándose.necesitar más que un ordenador para archivar ordenadores que disponemos. En el caso de la Esto se debe a la limitación detodas esas fotos. empresa ALP, podemos comprobar que los recursos del propio ordenador ante ordenadores ya están un poco obsoletos y las nuevas herramientas que sePor otro lado se adquiere una Impresora de tienen limitaciones, por lo que es necesaria la utilizan, ya que éstas son mucho máscolor, con el objeto de poder imprimir todo tipo adquisición de una serie de componentes que gráficas y por tanto más pesadas,de documentos y cartas con su logotipo. permitan instalar los nuevos periféricos (ficha teniendo que disponer de más 1.3.). Estos componentes permiten la ampliación capacidad y recursos informáticosOtra de las mejoras es la utilización del correo de la memoria y del Disco Duro; y la actualización para su utilización y mantenimiento.electrónico. De esta manera la velocidad de del propio sistema operativo, ya que disponencomunicación con la clientela y las empresas de Windows 95 y 98. En estos momentos, en guía tic
  20. 20. 2.2 ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE ¿ POR QUÉ ACTUALIZAR NUESTROS SOFTWARE ¿20 Las actualizaciones de aplicaciones y Sistemas Operativos se hacen imprescindibles a la hora de poder disponer de todas las mejoras realizadas en cada una de estas renovaciones, consiguiendo una rentabilidad y una adecuación a las necesidades del momento. Así conseguiremos un mejor manejo de las herramientas que utilizamos
  21. 21. 2. Actualización de las herramientas informáticasIrache y Beñat Munduatedirigen una importante firma de prendasDeportivas. Esta empresa se creo en el año2000 e hicieron una importante inversióntecnológica acorde al momento, adquiriendocinco ordenadores, un Servidor y la compra deuna Herramienta de Gestión ( Capítulo 4.2.)capaz de gestionar la administración y el Stockde las prendas deportivas. Con el paso de losaños han ido realizando nuevas inversionesinformáticas, adquiriendo nuevos ordenadoresy periféricos. Debido a estas últimas inversionesse han ido encontrando con diferentesproblemas. 21Uno de los problemas a destacar seria laincompatibilidad entre algunos de los sistemasoperativos de los diferentes ordenadores, ya queal ser unos Windows 95-98 y los últimosadquiridos Windows XP, se encuentran conproblemas a la hora de poder compartir ficherosy documentos en una misma red.Se encuentran con más problemas a la hora deinstalar los últimos periféricos que han adquirido,ya que no se dispone de los ficheros deconfiguración para los sistemas operativosde Windows 95-98. Por otro lado, se ve lanecesidad de actualizar la Herramienta de Gestiónque tienen disponible, ya que después de cuatro guía tic
  22. 22. 2. Actualización de las herramientas informáticas años se les ha quedado un poco pequeña, por lo que se ponen en contacto con la empresa La actualización de aplicaciones y sistemas operativos proporcionan una serie proveedora, con el objeto de poder desarrollar de beneficios que capacitan el poder disponer de las últimas mejoras de cada una de las dicha herramienta y adecuarla a las necesidades aplicaciones, al igual que permite adecuarlas a las necesidades de cada momento: actuales. La empresa proveedora comprueba, • Herramienta de Gestión ( Capítulo 4.2.): Adecuarla a las necesidades actuales. Siendo antes de realizar la nueva herramienta, bajo qué una herramienta viva. sistema operativo debe de realizarla, y detecta un • Homogenización del Sistema Operativo ( Capítulo 3.): Disponibilidad a la hora de compartir problema. Este problema viene derivado por los carpetas y archivos entre los diferentes ordenadores, al igual que ampliar las medidas de diferentes sistemas operativos de los que disponen seguridad entre los mismos. la empresa Munduate. Por tanto, se recomienda • Instalación de Periféricos ( Capítulo 1.3.): Disponibilidad de ficheros de instalación para la homogenización de los diferentes sistemas aplicaciones y sistemas actuales, no habiendo en numerosos caso ficheros para herramientas operativos a uno mas actual, ya que de lo contrario antiguas. quedaría limitada la utilización a unas pocas • Antivirus (Capítulo 7.1.): Definición y actualización de vacunas actuales para nuevos virus. personas usuarias. • Etc.....22 Con el fin de poder ser utilizada la herramienta en todos los ordenadores de la oficina, se decide instalar el último sistema operativo del mercado en todos los ordenadores y poder así hacer una herramienta con vistas al futuro. De la misma forma que se detecta un problema a la hora de realizar cualquier instalación de algo nuevo en aplicaciones viejas, se muestran una serie de medidas a tomar por la empresa. Estas medidas pasan por la actualización de todas las aplicaciones de las que disponen, al igual que la actualización de los propios ordenadores. La empresa Munduate hace una reflexión sacando una conclusión final: No solo vale comprar hoy, sino comprar hoy y actualizar mañana. guía tic
  23. 23. 2.3 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA OPERATIVO¿ POR QUÉ ACTUALIZAR NUESTRO SISTEMA ¿ OPERATIVO 23 Los sistemas operativos son programas que se hacen necesarios para la utilización de cualquier ordenador. Existen diferentes sistemas operativos, siendo los más habituales Windows, 95, 98, 2000, XP, Linux y Mac. guía tic
  24. 24. 2. Actualización de las herramientas informáticas Tomando como referencia diseño de la aplicación y el manejo de la los primeros sistemas operativos que se citan, iinformación. Esto les ha permitido añadir nuevos se podría ver de manera fácil, que con el paso catálogos que envían diferentes empresas de los años han ido evolucionando y han ido proveedoras de tejidos e incluso añadir nuevas saliendo diferentes sistemas. Estos sistemas van empresas proveedoras. mejorando y se van adecuando a las necesidades de la persona usuaria, por lo que se deben ir Una vez realizada la nueva aplicación se disponen actualizando con el paso del tiempo. a instalarlo en todos los ordenadores, y es entonces cuando se dan de que alguno de los Ana Ortiz es propietaria de una pequeña empresa mismos no dispone de suficiente capacidad dedicada a la moda textil, cuenta con 10 para dicha aplicación. Este tipo de herramientas personas. En estos puestos de trabajo disponen necesita de una serie de requisitos por parte de de ordenador y una serie de “periféricos” los ordenadores, ya que al ser tan gráfica la capaces de realizar las tareas de diseño y corte herramienta los ordenadores deben disponer de de las prendas que realizan. una serie de elementos acordes a la aplicación.24 Como primer requisito deben disponer todos los La empresa fue creada hace cinco años y desde ordenadores de un sistema operativo actual. Ana entonces ha ido adquiriendo nuevos ordenadores Ortiz deberá actualizar cuatro de los 10 y nuevas aplicaciones para el desarrollo de su ordenadores que dispone en la oficina. Este tipo actividad empresarial. En la actualidad cuentan de actualizaciones pasa por la homogenización con diferentes “sistemas operativos” en cada del sistema operativo de toda la red de la oficina, Ordenador. instalando en todos los ordenadores a un sistema operativo actual, como por ejemplo Windows La empresa textil, en la actualidad, dispone de 2000 o bien XP. diferentes aplicaciones de diseño y patronaje, y decide unificar todas ellas en una misma herramienta. Por tanto, encargan a una empresa La homogenización y actualización de los sistemas operativos a uno más proveedora informática la creación de una actual en cualquier empresa u organización, nos ayudará a evitar que los ordenadores herramienta más actual que englobe todas las se queden bloqueados, así como, el no poder instalar nuevos periféricos al no disponer finalidades de las que dispone entre las de archivos para sistemas operativos anticuados. aplicaciones actuales, mejorando con ello el guía tic
  25. 25. Conexión entreDiferentes Ordenadores 3 guia tic
  26. 26. 3.1 CREACIÓN DE UNA RED LAN CONEXIÓN EN RED DE ORDENADORES: BENEFICIOS EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL26 Conectar en red varios ordenadores de un mismo entorno (oficina, taller, …) no sólo permite intercambiar datos entre equipos sino que, en la práctica totalidad de las ocasiones, incide directamente en el incremento de la productividad al agilizar diversos procesos internos (facilita la comunicación). Por ello, para “descubrir” si es posible obtener tales beneficios, deben plantearse una serie de cuestiones esenciales para la futura decisión: ¿Tengo que compartir archivos o documentos?; ¿Qué ventajas obtendré si conecto mis ordenadores?; ... De este modo, con el fin de observar las razones que motivarían dicha configuración, se va a plantear un caso real como ejercicio de aproximación.
  27. 27. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores gestión de facturas por medio de una hoja de datos y recursos entre los equipos del mismoEn 2000, se constituye cálculo, escaneado/impresión de documentos, entorno (oficina).“Inmobiliaria Beitia”; la situación del sector es etc. A medida que aumenta la carga de trabajopositiva e Igor Gamarrabeitia decide finalmente y se incrementa su cartera de inmuebles el Ante esta situación de ineficiencia, Igor consultaabrir una agencia inmobiliaria en un local céntrico empleo de los ordenadores e intensifica, siendo a su empresa proveedora informática y resuelvey contratar a una persona para reforzar la entonces cuando surgen determinados finalmente asumir el gasto “necesario” (cuentaatención al cliente. Desde el principio, el promotor “inconvenientes” que cuestionan el escenario con asesoramiento profesional y suses consciente de la necesidad de adquirir un representado: criterios de inversión son más sólidos). En estaequipamiento informático “suficiente” -inversión • Tanto Igor como Nerea se encargan de crear ocasión, ya es consciente de las necesidadesajustada- para gestionar adecuadamente la las fichas correspondientes a las viviendas. presentes (ha tenido que “sufrir” ciertosactividad cotidiana de su nueva empresa (ha Utilizan una plantilla común, pero cada cual problemas para ello, con el perjuicio que dichapensado en la creación de fichas de viviendas almacena aquéllas que ha realizado en su propio situación ha generado en la actividad cotidianay contratos en formato digital, llevar una PC; teniendo que emplear disquetes o de la inmobiliaria) y no duda en seguir loscontabilidad básica,...). Por ello, no duda en CD’s para copiarlas de un ordenador a otro con consejos del personal técnico e instalardotar a cada uno de los puestos de trabajo el fin de que tanto Nerea como Igor puedan una red LAN. Una LAN (Local Area Network; o 27existentes en la oficina de un PC estándar; y de disponer de la totalidad de las fichas Red de Área Local) es una red de ordenadores,comprar un equipo multifunción que actúe al (imprescindible para no dificultar las es decir, dos o más equipos conectados entremismo tiempo como Fax, impresora y consultas y que exista un archivo global de sí; de manera que puedan compartir todos losfotocopiadora (situado en una mesa auxiliar, y inmuebles; evitando así una pérdida de la calidad recursos del sistema, tales como: disco duro,conectado al equipo del propietario). Sin en el trabajo y/o la atención al cliente). i m p re s o r a s , C D - R O M , I n t e r n e t , e t c .embargo, no tiene en cuenta ningún otro factor • Por otro lado, el equipo multifunción estáa la hora de tomar la decisión de compra, ni conectado directamente al PC de Igor, por lo A la hora de conectar los dos ordenadores enconsidera la posibilidad de interconectar los que Nerea está obligada a trasladar cualquier red se comprueba que éstos ya disponen delPC’s (intenta minimizar el coste). documento que quiera imprimir a dicho elemento imprescindible: la tarjeta de red; ordenador; ya que desde su sistema no tiene únicamente quedaría interconectar ambosUna vez la oficina está acondicionada y los acceso al dispositivo en cuestión. equipos por medio de otros dispositivosequipos instalados en cada una de las mesas, necesarios (variables en función del esquemaIgor Gamarrabeitia y Nerea López, la agente de Todos los inconvenientes señalados, así como de red). Así acuerdan optar por una “arquitectura”ventas contratada, comienzan de lleno con su otros que puedan surgir en el sistema descrito, de red que posibilite fácilmente la interconexión“actividad informática”: generación de fichas en tienen un denominador común: la dificultad de más equipos; la experiencia ha demostradoel procesador de textos, redacción de contratos, encontrada a la hora de compartir o intercambiar a Igor que es más conveniente anticiparse a guía tic
  28. 28. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores situaciones futuras y consolidar un sistema • De este modo, se disponen diversas carpetas escalable: aquél que permita el crecimiento de compartidas (de acceso permitido desde otro la red sin “traumas” (en previsión de un posible equipo perteneciente a la red) en los ordenadores, aumento del conjunto de ordenadores). y se aloja en una de ellas el conjunto de las fichas No obstante, el personal técnico informático de inmuebles; con lo que, aunque realmente señala la posibilidad de reproducir el mismo éstas se encuentren almacenadas en un solo esquema de red proyectado sin realizar la equipo, las características de la red local hacen instalación del cableado en la oficina, utilizando posible trabajar con dichos documentos como para ello tecnología inalámbrica (WI-FI). En este si estuvieran en cualquiera de los dos PC’s (ya caso, los dispositivos necesarios serían los no es necesario trasladar documentos mismos (excepto los cables), pero, obviamente, o cambiar de equipos para consultar determina- las tarjetas deberían ser inalámbricas. El personal da información). técnico informático explica a Igor que, • Asimismo, las tareas de impresión -por ejemplo- fundamentalmente, la única diferencia que existe ya no requieren que el archivo o documento28 entre una red con cables y una inalámbrica es el esté igualmente en el ordenador de Igor (aquél medio empleado para la transmisión de la conectado al fax-escáner-impresora), sino que información: mientras que la primera emplea el la red permite configurar cualquier dispositivo hilo de cobre, la segunda se sirve de ondas de como un recurso compartido y, por lo tanto, radio (lo que implica flexibilidad en la ubicación imprimir desde ambos puestos. de equipos). Es en este momento cuando Igor Gamarrabeitia A pesar de ello, ya que los ordenadores de la observa realmente el potencial de su sistema inmobiliaria cuentan con sendas tarjetas de red informático; se da cuenta de que toda actividad y la instalación del cableado en la sala en la que de la inmobiliaria que se apoya o realiza por se ubican no resulta compleja, optan por una medio de los ordenadores transcurre red “estándar”; evitando el coste derivado de la óptimamente y, sobre todo, ve como la adquisición de componentes inalámbricos para productividad del negocio se incrementa los PC’s. Finalizadas las operaciones de instalación gracias a ellos. Este “estado” motiva que, poco y configuración de la red, los PC’s ya están después de desplegar la red local, considere la preparados para intercambiar documentos y oportunidad de contratar una conexión de banda compartir el dispositivo multifunción: ancha a Internet (posibilita una rápida navegación guía tic
  29. 29. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadoresy descarga de archivos). Cada vez resulta más posteriores etapas de crecimiento; basando la puesto de trabajo. Lógicamente, es necesarionecesario acceder a las posibilidades que brinda decisión en un correcto análisis de las necesidades comprar otro equipo, ya que los dos PC’s existenteseste medio y la persona propietaria vuelve a presentes y futuras. se han quedado insuficientes para una plantilla deconsiderar los beneficios que para su actividad tres personas; e Igor se ha decidido por la ventajasobtendría de dicho canal de comunicación (consulta Ciertamente, la marcha de la inmobiliaria es que en movilidad le ofrece un portátil (el cual lede información -son numerosos los portales destacada; tanto la evolución de las operaciones permitiría seguir trabajando en su domicilio).inmobiliarios-, contacto con la clientela a través realizadas (ventas, alquileres,...), como eldel e-mail, etc.). funcionamiento de la pequeña red corporativa El problema surge ante la dificultad de conectar presentan un comportamiento positivo, e Igor el nuevo equipo a la red formada por los otros dosAsí, vuelve a hablar con la empresa proveedora comienza a “percibir” el exceso de carga de trabajo. PC’s, ya que tender nuevo cableado hasta eseinformática y comienzan los trámites para dar de Este hecho impulsa la contratación de otra persona despacho es complicado. Sin embargo, Igoralta una línea ADSL (tecnología que permite más que libere a las dos personas que integran recuerda el escenario WI-FI y, sin dudarlo,conectarse a Internet a través de la línea la plantilla, Igor y Nerea, y obliga a dotar a éste de encarga a la empresa proveedora informática latelefónica, y simultanear las llamadas con la un puesto. La oficina tiene una pequeña sala que compra de un ordenador portátil con tarjeta de 29conexión a Internet). En este punto, gracias a que inicialmente quedó sin uso y que, por tal motivo, red inalámbrica y el dispositivo inalámbricofinalmente se decidió por un esquema de red de no cuenta con cableado de red. Esta sala, debido necesario para “emular” el cableado entre“fácil ampliación”, permitir el acceso a Internet a a la reciente contratación, ha sido ocupada por equipos (empleando para ello ondas de radio);los dos PC’s de la inmobiliaria resulta sumamente Igor (no por cuestiones de espacio, sino de con logrando así la conexión con el resto de la lossencillo. De nuevo, se demuestra el acierto “preferencias”: tranquilidad, luminosidad,…); PC’s de la red (accediendo a las carpetas y serviciosresultante de apostar por sistemas que admitan cediendo a la nueva persona trabajadora su antiguo comentados anteriormente). En resumen, gracias a la implementación de la red LAN (escenario mixto: LAN cableada e inalámbrica), “Inmobiliaria BEITIA” ha logrado intercambiar documentos y compartir recursos (periféricos, conexión a Internet, ...) entre los diferentes equipos de la oficina; y que desde cada uno de los ordenadores sea posible el acceso al dispositivo multifunción (impresora,...) y a la conexión a Internet (superando al mismo tiempo trabas a la hora de ubicar un PC gracias al WI-FI). Factores que han contribuido a elevar la productividad y eficiencia de la empresa. guía tic
  30. 30. 3.2 C R E A C IÓ N DE GRUPOS DE TRABAJO O DOMINIOS MODALIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DE REDES DE ORDENADORES30 Una vez las redes locales o corporativas de las empresas adquieren un determinado tamaño, su administración - lógicamente - se hace más compleja y deben emprenderse nuevas medidas que garanticen un escenario estable y óptimo. Por ello, es imprescindible considerar detalladamente su organización, no sólo para adaptarla al funcionamiento interno y/o lógica de la empresa, sino también como medida de seguridad. Con objeto de mostrar El negocio de Igor Gamarrabeitia de forma “sencilla” los modelos básicos evoluciona positivamente. Su inmobiliaria de organización de redes, se va a tomar ha ido creciendo paulatinamente en como punto de partida el ejemplo clientela y en relevancia dentro del sector presentado en la ficha anterior (3.1.). (estableciendo importantes alianzas con
  31. 31. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadoresempresas promotoras de la zona); lo que ha bien le ha asesorado -ver ficha anterior-); quien ver la información compartida por el resto, hanobligado al empresario a realizar nuevas había configurado la citada red organizando los de darse permisos a las personas usuarias encontrataciones y aumentar la plantilla hasta equipos por Grupos de Trabajo. cada uno de los ordenadores; representandoalcanzar siete personas empleadas al cumplir una tarea pesada.cuatro años desde el comienzo de su actividad. Es decir, hasta la entrada de la nueva línea de • Resulta complicado restringir o “limitar” elAsimismo, comienza a plantearse complementar actividad, se había formado un grupo con los acceso de cada una de las personas usuariaslos servicios inmobiliarios con otros “afines”; y ordenadores de la oficina; caracterizándose los a cierta información que Igor no consideraaprovecha la oportunidad que le brinda una PC’s en este escenario por contar con carpetas necesario. Por ejemplo, cree convenientecompañía de seguros para ofrecer en su que servían para compartir información y que las personas trabajadoras ocupadas en losagencia este tipo de prestaciones. Esta situación documentos con los demás equipos, por ello: servicios inmobiliarios no puedan acceder aprecisa, de nuevo, ampliar el número de • Cada PC estaba configurado para permitir el determinados datos particulares de los segurospersonas trabajadoras con el fin de ajustarse a acceso a otro de la red; así, una persona usuaria, (y viceversa); para ello, se debe configurar cadalas obligaciones de la aseguradora y a la carga debía tener permisos en cada ordenador al que una de las carpetas o directorios compartidosde trabajo estimada; por lo que el espacio de quisiera acceder. en los equipos de la red para permitir o restringirla oficina actual se queda insuficiente (en ese • Cualquier modificación como el alta de una en función de la persona usuaria. 31momento, el espacio ya estaba nueva persona trabajadora, debía hacerse en • Algunas de las nuevas personas integrantes“sobreexplotado”). Así que alquila el local cada una de las máquinas del grupo de trabajo. de la plantilla no disponen de un “buen nivel”contiguo y lo acondiciona como anexo de la De otra forma, no se tendría acceso al PC que de conocimientos informáticos, e Igor teme queagencia; instalando en él los equipos contiene la carpeta compartida. puedan causar algún tipo de problema. Así queinformáticos necesarios - para tres nuevas requiere un método que posibilite fácilmentepersonas trabajadoras - y planteando su Sin embargo, Igor junto con la empresa alterar el perfil de un conjunto de personasconexión a la red local existente. informática proveedora, que se ocupa de traducir usuarias para que sólo sean capaces de acceder las necesidades empresariales transmitidas al a funciones esenciales de los ordenadores y noEl propietario está satisfecho: el negocio entorno “digital”, observan una serie de a aquéllas que puedan ocasionar un error fortuito.evoluciona positivamente y ha incrementado el problemas en ese esquema descentralizado (ya • Finalmente, considera la conveniencia denúmero de sus servicios; además, cada vez que cada modificación obliga a configuraciones realizar copias de seguridad de la informaciónpercibe con mayor claridad los beneficios en los PC’s afectados) que les hacen relevante con cierta frecuencia; pero con elderivados de intercambiar y acceder fácilmente cuestionarse el estado actual y la entrada de modelo actual, resulta difícil, ya que los datosa la información. En este sentido, Igor ha los nuevos equipos (área seguros) en la red: se reparten en los distintos PC’s, existiendo unacontratado el mantenimiento de su red a una • A la hora de dar de alta los tres nuevos equipos alta fragmentación.empresa proveedora informática (aquél que tan en la red, y posibilitar que en éstos se pueda guía tic
  32. 32. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores Por tales motivos, la empresa informática todas las personas de la red, y reservará un “vitales” del equipo o la red. proveedora plantea a Igor la posibilidad de espacio para el uso particular de cada persona • Es posible iniciar la sesión en cualquier equipo reproducir un entorno centralizado basado en usuaria, posibilitando la realización de copias de la red con una persona usuaria; accediendo un servidor (en este caso, un ordenador con de seguridad… a los directorios y permisos concedidos a esta prestaciones elevadas que gestiona y sirve datos • Posteriormente, se dan de alta los persona (independientemente del ordenador a los demás). De este modo, propone el correspondientes personas usuarias (personal desde el que se acceda). establecimiento de un Dominio: de la inmobiliaria) en dicho servidor central • Posibilidad de centralizar en un equipo los • Un Dominio se trata de una agrupación de (obviamente, planificando la estructura/jerarquía datos manejados por el resto de las personas ordenadores (en este caso, todos los PC’s de de las personas usuarias y los permisos integrantes de la red. la oficina) en el que, básicamente, uno de ellos asociados a cada una de estas personas). contiene todas las cuentas de las personas usuarias dados de alta en la red y la información En definitiva, los beneficios inherentes a un En definitiva, gracias al de seguridad. Dominio (listados a continuación) darán establecimiento de un Dominio en la • Así, un solo servidor maneja todos los aspectos respuesta y solución a los problemas que el red local de la inmobiliaria, el empresario y permisos de las personas usuarias, los crecimiento de la red de la inmobiliaria ha ha conseguido:32 directorios compartidos a los que puede tener originado: • Gestionar de forma adecuada y acceso… centralizando la seguridad y la • Escalabilidad. Permitirá hacer frente al centralizada la información (y al acceso administración. crecimiento de la red de forma relativamente a ésta) de la inmobiliaria. • Por todo ello, cada vez que se comience a cómoda y sin restricciones. • “Separar” informáticamente las dos trabajar con cualquier ordenador perteneciente • Administración centralizada. Toda la áreas de actividad de la empresa. al Dominio de la inmobiliaria, el servidor será información relativa a las personas usuarias se • Establecer una ubicación única para quien determine -fundamentalmente- las almacena centralizadamente. los datos manejados por cada uno de funciones que dicha persona usuaria puede De esta forma, el control de todas las cuentas las personas trabajadoras; permitiendo emplear del ordenador y la información a la que se encuentra en el servidor; mientras que en el la realización de copias de seguridad tiene acceso. Grupo de Trabajo anterior se debían gestionar periódicas. las cuentas individualmente en cada ordenador. • Establecer medidas de seguridad Así, la empresa adquiere un nuevo equipo para • Es posible aplicar políticas de grupo que adecuadas al tamaño de la red y que actúe como servidor del Dominio: efectivamente limitan las posibilidades de restringir el acceso a ciertas carpetas • Centralizará toda la red; pero también servirá utilización del ordenador por parte de la persona compartidas en función del perfil como servidor de archivos; es decir, almacenará usuaria; restringiendo el acceso de asignado a cada persona trabajadora. documentos o ficheros útiles y accesibles para estas personas a determinadas funciones guía tic
  33. 33. 3.3 ESTRUCTURACIÓN DE LA RED LANIMPORTANCIA DELCORRECTO DISEÑOY CONFIGURACIÓNDE UNA RED LOCALCORPORATIVA 33 A la hora de instalar una red local en una empresa, además de planificar y diseñar previamente su esquema, han de tenerse en cuenta una serie de consideraciones con el objeto de garantizar el correcto estado y funcionamiento de la misma. Son numerosos los peligros derivados de una inadecuada configuración de los elementos que la componen; pudiendo convertirse en graves obstáculos para la actividad cotidiana. guía tic
  34. 34. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores no se tuvo en cuenta ningún factor a la hora de complicaciones ocurridas en la oficina con origen Como ya se ha visto en el establecerla. Así, en el momento de la creación en la instalación de red: capítulo 3.1., una red local (LAN) se instala de la LAN, únicamente eran tres los ordenadores • En primer lugar, la integridad física de las fundamentalmente para compartir los recursos que debían conectarse en red; y, ya que estaban personas corría cierto peligro; al encontrarse y/o periféricos (impresora, escáner,...) entre relativamente próximos, se tendió el cableado los cables “tirados” por el suelo de la oficina, distintos ordenadores de un entor no necesario por el suelo de la oficina (sin ningún era común que el personal se tropezara determinado (oficina, edificio, almacén, …). Con tipo de protección; intentando disimular su paso). con ellos. Además, cada traspié y el “tirón” que ello, es posible acceder (lectura y grabación) a La verdad es que la directiva quería abaratar al producía, tenía su lógica repercusión en alguno la información, documentos o bases de datos máximo el coste de la operación (ya siguió esta de los extremos del cable; por lo que también alojadas en otros equipos; o emplear una misma línea con los cables), y por ello, adquirió el era normal la desconexión fortuita de los impresora o escáner desde cualquiera de los dispositivo que iba a actuar como puente de ordenadores (incluso su avería). PC’s en red. Constituyendo, en definitiva, una unión sólo para cinco equipos (creía que era • Como los ordenadores y el dispositivo de red herramienta clave para mejorar los más que suficiente); a su vez, tampoco se (así como el dispositivo de acceso a Internet; procedimientos internos de una empresa y elevar preocupó de ubicar ese aparato sobre el suelo que estaba conectado a este último) se los niveles de eficacia y eficiencia. Sin embargo, (“¿por qué no?, las unidades de los PC’s también encontraban encima del suelo, justo al lado34 la creación de una red local debe seguir una estaban ahí”). de cada puesto de trabajo, no era raro que serie de criterios elementales para evitar accidentalmente se empujaran provocando situaciones como la de “Materiales de obra Un año después, “Materiales de obra Garay” nuevamente su desconexión. A su vez, la Garay”: tuvo que contratar a dos nuevas personas para humedad proveniente del piso era elevada, y reforzar la plantilla: una comercial, Rebeca ya había causado el malfuncionamiento de algún Esta empresa situada en la Ribera, hacía varios Medina, y un auxiliar administrativo, Jesús PC. años instaló una red LAN ante la necesidad de Riaño; el volumen de trabajo aumentaba y era • Por último, nuevamente fue necesario contratar un mayor nivel de gestión informática: además necesaria su presencia para soportar a una nueva persona (ayudante de la comercial) de tener que compartir documentos e adecuadamente la actividad. Se compraron y, a la hora de conectar en red el ordenador impresoras, empleaban una aplicación para dos equipos para los recién creados puestos, que se había comprado al efecto, se cayó en controlar el stock a la que debían tener acceso y se conectaron (…más cables por el suelo…) la cuenta de que ya no era posible con el las personas integrantes del área de al dispositivo que permitía conectar en red los dispositivo de red existente; ya que éste se administración y la directiva. ordenadores de la oficina; el cual, ya no admitía encontraba al máximo de su capacidad. más (tenía capacidad sólo para cinco PC’s). Desde el principio, se planteó la interconexión Transcurrió el tiempo, y comenzaron representar La directiva de la empresa, ante tal cúmulo de de los equipos como algo imprescindible, pero un verdadero problema los “accidentes” y inconvenientes, no tardó en obtener la siguiente guía tic
  35. 35. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores conclusión: una mala configuración e instalación de la red había generado situaciones de ineficiencia, freno de actividad e imposibilidad de ampliación. Inmediatamente, la directiva de la empresa resolvió contratar a Alberto Urtiaga, técnico especialista en redes que acometiera la “reestructuración”. Dicho técnico, ante el interés de la directiva, no dudó en explicar los pasos lógicos que deben considerarse a la hora de crear una red local: Alberto, el informático, comentó que representa una tarea fundamental -previa a la implementación final de la red-, analizar las necesidades particulares de la empresa (principio que la directiva no 35 consideró en ningún momento). Y pese a que la red ya existía, se iba a seguir una serie de pasos genéricos similares: • Análisis de las necesidades. Debe plantearse el porqué de la red y resolverse el “encaje” de ésta dentro de la actividad de la empresa (servicios, procesos internos, aplicaciones, etc.). En el caso particular, esta fase ya no es necesaria;no obstante, es conveniente revisar su planteamiento con el fin de prever nuevas actuaciones. • Diseño de la red. Una vez se ha tenido en cuenta el objeto y las funciones principales que va a cubrir la red local, deberá comenzarse con el diseño propio de ésta. Dicho paso es en el que más errores se suelen cometer, y donde más dificultades guía tic
  36. 36. 3. Conexión Entre Diferentes Ordenadores se presentan a la hora de subsanarlos (la directiva considerado. Por ello Alberto, el técnico pequeño armario de conexiones que permita conoce este escenario de primera mano); así informático, elabora un sencillo modelo que guardar en unas buenas condiciones, tanto de que es fundamental dedicar un esfuerzo representa la red. seguridad como de conectividad, los diferentes apropiado en términos de tiempo y medios (el • Adquisición e instalación de los elementos elementos que conforman la red de ordenadores. suficiente para representar un escenario definido necesarios. Tras el diseño de la red y la Mantener estos elementos protegidos ayudará tanto para el presente como para el futuro elaboración del esquema con los equipos o a evitar su deterioro (caídas, excesiva tensión - previsión -). Para efectuar este trabajo de dispositivos necesarios para realizarla, en los cables, etc.), a identificar los cables a los diseño, deben formularse cuestiones como: únicamente quedará su instalación “física”. En que van conectados (favoreciendo así cualquier este caso, el informático apunta una serie de labor de manipulación de los mismos) y evitará –¿Qué número de ordenadores van a formar la actuaciones a realizar: tropezar con ellos. red local? –¿Cuál va a ser su disposición y ubicación? – Los ordenadores deben estar en puestos que –¿Qué funciones van a desempeñar?; ¿Cuál va garanticen su aislamiento (no sobre el suelo) y a ser la información compartida? la comodidad de la persona trabajadora. De El diseño de una red local en una empresa no debe dejarse –¿Qué aplicaciones están instaladas en cada esta manera, propone comprar mobiliario36 a la improvisación, sino que debe ser uno de los equipos? especial para este fin (no hay suficiente espacio producto de un análisis pormenorizado –¿Cuántas personas usuarias tendrán acceso?; encima de las mesas para los PC’s). de las necesidades requeridas por la ¿Deben existir diferentes perfiles? – El cableado de la red local debe estar empresa en cuestión; y tiene que seguir –¿Se prevé la incorporación de nuevos equipos correctamente dispuesto, canalizándose a través una serie de criterios de calidad y a la red? de elementos existentes al efecto. Alberto, el funcionalidad mínimos a la hora de su –¿Va a ser necesario un servidor? técnico informático, recuerda que un adecuado implementación o instalación física. En –… diseño del recorrido a seguir por el cableado, definitiva, el objetivo tiene que ser una evitará posibles accidentes (tropiezos, roturas red estable, fiable, segura y escalable. Como la red está creada, Alberto, el informático, accidentales,…) e interferencias producidas por Descuidar tales factores desembocará analiza el estado actual y propone las mejoras agentes externos a la LAN (corrientes eléctricas, sin duda en situaciones de error o mal q u e c re e a c o n s e j a b l e i m p l e m e n t a r. humedad, etc.); y además, contribuirá a funcionamiento; convirtiéndose en un Finalmente, es conveniente realizar un esquema disminuir la cantidad de cable a utilizar. f r e n o p a r a s u a c t i v i d a d y, lo más preciso posible de la red planteada, en – Los dispositivos específicos de red tienen que consecuentemente, en una pérdida de el que se reflejarán los requerimientos y encontrarse ubicados en un lugar en el cual los niveles de eficiencia. dispositivos imprescindibles para llevar a cabo estén protegidos. Para este fin Alberto, el la implementación del modelo de red informático, recomienda la compra de un guía tic
  37. 37. Automatizaciónde los Procesos Productivos 4 guia tic
  38. 38. 4.1 ELABORACIÓN DE BASES DE DATOS COMO OBTENER UN MAYOR RENDIMIENTO EMPRESARIAL MEDIANTE EL TRATAMIENTO INFORMÁTICO DE LA INFORMACIÓN38 Cualquier actividad empresarial implica manejar una cantidad significativa de información relativa a la clientela, empresas proveedoras, ventas… Por ello, se convierte en una cuestión de máxima importancia almacenar y -sobre todo- estructurar dichos datos en un soporte informático; hecho que permitirá, entre otros beneficios, un elevado nivel de acceso a los mismos y el incremento general de los niveles de eficiencia.
  39. 39. 4. Automatización de los Procesos Prductivos empresa empezaron a “sufrir” el incremento, no volúmenes, haciendo prácticamente imposibleIndependientemente del sólo de la carga de trabajo, sino también de la relacionar dicho contenido con el objeto de conocersector al que pertenezca una empresa o la complejidad a la hora de hacer frente a la demanda el importe facturado por X en determinado periodo,actividad que desempeñe, ésta se vale de gran solicitada. En este sentido, aquellas personas qué productos solicitó, etc. Además, en unacantidad de información que ha de procesar y encargadas de la gestión, pese a que contaban ocasión se perdió accidentalmente la agenda, porconsiderar para llevar a cabo cualquier operación. con un ordenador que tenía instaladas las lo que fue necesario obtener de nuevo laPor ello, la correcta gestión de los datos (acceso, herramientas ofimáticas más comunes: procesador información registrada sobre su clientela ydisponibilidad, intercambio, etc.) tiene su inmediata de textos, hoja de cálculo…, únicamente lo empresas proveedoras; perdiendo una cantidadtraducción en beneficios empresariales con carácter empleaban para redactar documentos, albaranes, sustancial de datos esenciales.general. etc. (es decir, como una simple máquina de escribir), • Por otro lado, como ya se ha comentado, la ya que mantenían un desfasado método de registro relación de productos vendidos se llevaba a caboEl caso de una empresa familiar dedicada a la documental apoyado en diarios, libros de facturas, a través de libros con un formato especial. Enfabricación de muebles de madera, puede servir agendas,… Por lo que el considerable aumento ellos se intentaba recoger la máxima informacióncomo ejemplo “gráfico” o traslación al plano real de la de información y datos a “procesar,” les posible pero, pese a que se había codificado lade lo comentado anteriormente: desbordaba claramente, impidiendo en numerosas clientela, debían complementarse los datos de 39“Muebles Arrieta S.L.” comenzó hace 5 años a ocasiones responder adecuadamente a la venta con nuevas referencias (formas de pago,elaborar mobiliario para el hogar, empleando para demanda de su clientela o plantear medidas de …). Además, los documentos internos queello como materia prima la madera. Desde el inicio mejora. contenían los pedidos, y que se compartían entrede su actividad, la familia Arrieta (considerablemente el taller y la oficina, sumaban aún más datos. Deamplia) se ocuparon de todas las funciones o Como ejemplos más significativos de esta situación este modo, existía multitud de informacióntareas de la empresa: desde el tratamiento de la de ineficiencia, es posible señalar: duplicada (parte se contenía en otros volúmenes)madera y la producción de los muebles, hasta • En primer lugar, toda la información relativa a las que complicaba sobremanera el análisis de sutodos los niveles existentes de gestión (facturación, empresas proveedoras con los que trabajaban y actividad y el trabajo cotidiano.contabilidad, …); repartiéndose dichas atribuciones a la clientela más destacada (tiendas de mobiliario,en función de su perfil o conocimientos. empresas de diseño, etc.), se gestionaba a través La situación se estaba tornando insostenible, el de un libro-agenda que contenía, además de los incremento de su actividad difícilmente podía serEn los ejercicios siguientes, la familia Arrieta observó datos de contacto, otro tipo de apuntes absorbido por su ineficiente sistema de gestióncómo la sociedad evolucionaba positivamente: relacionados con su nivel de compras/ventas, (en todos los niveles, también en producción).Enlos pedidos crecían en número cada mes y los plazos de entrega, formas de pago,… Ahora bien, especial, la familia Arrieta señalaba la complejidad,índices de facturación no dejaban de superar los la cantidad de contactos y datos asociados era e incluso imposibilidad, de manejar la informaciónobjetivos fijados. Por ello, las distintas áreas de la tal, que había obligado a almacenarlos en otros vital de la empresa; un claro perjuicio que les guía tic

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