El documento describe los componentes clave de un sistema de gestión integral, incluyendo la estructura organizacional, los procesos, los procedimientos y los recursos. Explica que un sistema de gestión efectivo requiere liderazgo, alineación con la estrategia de la organización, empoderamiento del personal y comunicación. El propósito principal de un sistema de gestión es lograr los objetivos de la organización de manera eficiente

1. SISTEMA DE GESTION

2. QUE ES UN SISTEMA DE GESTION
“ CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE
RELACIONADOS O QUE INTERACTUAN PARA
ALCANZAR OBJETIVOS”
Sistema de gestión organización por
PROCESOS

3. SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
“ CONJUNTO FORMADO POR LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN,
LAS RESPONSABILIDADES, LOS
PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS Y
LOS RECURSOS QUE SE ESTABLECEN
PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN
INTEGRAL DE LOS SISTEMAS”

4. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ENFOQUE
DE GESTION POR PROCESOS
Decisión estratégica y Permite:
Estandarizar las actividades del
negocio.
Formalizar las responsabilidades y
autoridad del personal.
Aplicar sistemáticamente los controles
para garantizar resultados y mejora
continua.

5. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
Para su implementación es necesario:
 ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA:”La
estructura sigue a la estrategia”, si no hay
coherencia entre la estrategia y el sistema no
crea valor al negocio.
LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos
con disciplina, compromiso y claridad en el
propósito, dan autoridad y credibilidad a los
líderes.

6. EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las
personas a través de la delegación en la toma de
decisiones en el diseño y mejora de sus
procesos, logrando que perciban el sistema como
algo propio.
COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre
direccionamiento, procesos, procedimientos y
desempeño del sistema asegura eficiencia y
eficacia de la organización.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

7. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ACCIONISTAS
(Incremento valor
Económico)
PROVEEDORES
(Mutuo beneficio)
CLIENTES
(Satisfacción
de las necesidades)
EMPLEADOS
(Bienestar laboral)
SOCIEDAD
(Desarrollo
Sostenible y
cumplimiento de ley)
GESTION
DE CALIDAD
GESTION
DE so.& S
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
GESTION
AMBIENTAL
GESTION
FIANACIERA

8. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: responde al
organigrama de los sistemas de la empresa donde
se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.
ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES: implica a
personas y departamentos.
PROCEDIMIENTOS: responden al plan permanente
de pautas detalladas para controlar las acciones
de la organización.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

9. PROCESOS: responden a la sucesión completa de
operaciones dirigidos a la consecución de un
objetivo específico.
RECURSOS: no solamente económicos, sino
humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar
definidos de forma estable y circunstancial.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

10. CARACTERISTICAS
1. Directrices estratégicas unificadas.
2.Lideres de procesos conscientes y empoderados.
3.Personal consciente y con conocimientos de los
procesos.
4.Planificación de los procesos considerando
requisitos de partes interesadas.
5.Documentación unificada.
6.Sistema único de medición de gestión.
7.Revisión integral del desempeño del sistema.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

11. BENEFICIOS
Facilita administración de procesos orientados a
los objetivos.
Reduce costos por documentación y actividades.
Optimiza tiempos de procesos
Apoya desarrollo de cultura organizacional
orientada a procesos.
Mejora comunicación interna.
Da mayor coherencia a la organización.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

12. ISO
ISO es la Organización Internacional de
Normalización. Está integrada por organismos
nacionales y expertos de países grandes y
pequeños, industrializados y en desarrollo, de
todas las regiones del mundo. ISO desarrolla
normas y guías, las cuales añaden valor a todo
tipo de organizaciones y hacen que el comercio
entre los países sea más fácil y más justo. Las
normas ISO también sirven para promover los
intereses de los consumidores y usuarios en
general.

13. NORMAS PERSPECTIVAS OBJETO DE LA
NORMA
ISO 9001 Calidad/cliente Cumplimiento requisitos
del cliente.
ISO 14001 Social/Ambiental Protección medio
ambiente
OHSAS 18001 Salud Ocupacional Control de riesgos
ocupacionales
BASC Seguridad Control de riesgo –fines
ilícitos
S.A 8000. GTC 180, GT
26000
Responsabilidad Social Mejora condiciones de
trabajo,
Responsabilidad ética,
social, ambiental,
económica.
ISO 9004 Todas las perspectiva Eficiencia y Eficacia
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

14. GESTION POR PROCESOS
Enfoque sistémico orientado a los resultados de
los procesos y del sistema como un todo.
Orientación al cliente interno y externo.
Mayor comunicación interna.
Menor jerarquía y mayor flexibilidad en la
estructura.
Flexibilidad en el diseño de las actividades del
proceso con énfasis en el valor agregado.

15. GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOS
Gestión por competencias y toma de conciencia.
Integración de proveedores.
Énfasis en la mejora continua.
Aplicación del ciclo Planear, Hacer, Verificar, Actuar
( metodología Deming/shewar) en un proceso pero
también en toda la red de procesos o sistema de
gestión.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

16. CICLO P H V A
P H
VA
PLANIFICACIÓN HACER
CONTROLAR
MEJORA ASEGURAMIENTO
P: Planear lo que necesito
H: Controlar lo que se Hace
V: Verificar para Asegurar
A: Actuar para Mejorar

17. ETAPAS GENERALES DEL PROCESO
RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA:
Toma de decisiones: AC, AP, Am
ACTUAR
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:
Política, objetivos, compromiso, plan de implantación
PLANEAR
EJECUCIÓN DEL PLAN:
Documentación, implementación de tareas y controlesHACER
VERIFICACIÓN de los logros alcanzados:
Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditorías,
revisión gerencial
VERIFICAR

18. GESTION POR PROCESOS
PROCESO ES
“ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”
“ Los procesos de una organización son planificados
y puestos en practica bajo condiciones
controladas para aportar valor”
NTC ISO 9001

19. ELEMENTOS DEL PROCESOS
 OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado-
eficiencia y eficacia.
ENTRADAS: Información, insumos o materiales
que recibe el proceso.
SALIDAS: Resultados del proceso.
ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que
transforman las entradas en salidas.
RECURSOS: Personas, infraestructura, maquinaria
etc.

20. MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NTC-ISO 9001-2000
EMPRESA FYLCO LTDA
Direccionamiento
estratégico
Mejoramiento
continúo
Macro proceso Estratégico
Macro proceso misional
PartesInteresadas
PartesInteresadas
Macro proceso de Apoyo
Comercial Recursos HumanosSoporte Técnico y
mantenimiento
Diseño y
Desarrollo
Moldeo por
inyección
Despacho

22. PROCESO RESPONSABLE
OBJETO ALCANCE
PROVEEDORES ENTRADAS SUB-PROCESOS/ ACTIVIDADES PHVA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES DOCUMENTOS FORMATOS/REGISTROS
Selección y Contrataciòn PHVA
Selecciòn
Formato de requisiciòn y vinculaciòn
de personal
Selección: Revisiòn
solicitud de personal
Analisis perfil Formato de entrevista
Solicitud y analisis de hojas de vida Descripción de Cargos y perfiles
Entrevistas Visita domiciliaria
Aplicación pruebas tecnicas y
psicotecnicas.
Constancia de aptitud de preempleo
Calificaciòn de competencias
Verificaciòn de referencias,Analisis de
antecedentes judiciales
Examen de preempleo Resultados pruebas psictecnicas
Calificacion de competencias
Prueba tecnica
contrato de trabajo
Compromiso de reserva industrial
Autorizacion de vinculacion
Contrataciòn
Solitiud y verificacion de documentos LISTA DE DOCUMENTO
Contrato de trabajo
Afiliaciones a la seguridad social
Afiliacion a la seguridad social
anterior y actual.
Apertura historia laboral
Gerentes de àrea
CARACTERIZACION DE PROCESO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Gerencia Administrativa y Financiera
Requerimientos de personal
P
personal competente
selecccionado y
contratado
Areas y procesos de la
organizaciòn
Visita Domiciliaria
Proveer, desarrollar y mantener el talento humano competente desarrollando
acciones de selecciòn y contrataciòn, inducciòn y entrenamiento, formaciòn,
evaluaciòn, compensaciòn y salarios necesarios para contribuir al logro de los
objetivos de la organizaciòn y el crecimiento del capital intelectual.
Cubre todos los procesos de la organizaciòn.
P
H-V
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano
y Responsables de proceso
y
Gerentes de Área
Régimen Laboral
Reglamento Interno de
Trabajo
PR-00 Procedimiento
Gestión Humana
PR-00 Procedimiento
para la Selección y
Contratación del Talento
Humano
Manual y
Matriz de Cargos y
Responsabilidades
Organigrama

23. Inducción y entrenamiento PHVA
Programa de inducciòn PH
Induccion de los procesos H
Entrenamiento puesto de trabajo H-V
Evaluacion de la eficacia del proceso H-V-A
formaciòn capacitacion PHVA
Recepcion de necesidades de
capacitacion y formaciòn
Detecciòn y analisis de necesidades
de capacitaciòn,formaciòn y
desarrollo
P Formato de plan de carrera
Diseño programa de capacitacion
formaciòn y desarrollo
p Formato Plan general de capacitaciòn
Implementaciòn y seguimiento del
programa
H Formato asistencia
Evaluaciòn de la eficacia del
programa.
V-A
formato evaluacion de eficacia de la
capacitaciòn
Formato de desarrollo de contenidos
de capacitaciòn
Evaluaciòn PHVA
Formato de evaluacion de
desempeño
Elaboraciòn plan de evaluacion P
Matriz de evaluacion por
competencias
Notifica y prepara los evaluadores P-H Matriz plan de mejora
Implementaciòn evaluaciòn H
Tabulaciòn y analisis H-V
Socializacion de resultados H-A
Definicion plan de mejoramiento A-P
Gerentes de àrea
Gerente
Administrativo y
Finanaciero,
Asistente de Gestiòn
del Talento Humano y
Responsables de
proceso y
Gerentes de Área
Necesidades de evaluaciòn del
desempeño y mejoramiento,
Estudio de Clima Laboral
Personal evaluado y
competente, clima
laboral sano
Areas y procesos de la
organizaciòn
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano
y Responsables de proceso
y
Gerentes de Área
Manual de politica
de evaluacion del
desempeño,
Estudio de Clima
Laboral
Necesidades de induccion,
entrenamiento y Reinducciòn
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano
y Responsables de proceso
y
Gerentes de Área
Programa general
de inducciòn,
manuales de
induccion y
entrenamiento,
manual de cargos
y
responsabilidades,
normas de
comunicaciòn,
politicas,manual de
BPM
Formato de inducciòn, formato de
evaluacion de la eficacia de la
induccion y entrenamiento.
Personal entrenado
para laboral
Areas y procesos de la
organizaciòn
Necesidades de capacitacion,
formaciòn y Desarrollo
Personal capacitado
y formado
Areas y procesos de la
organizaciòn

24. Liquidación nomina y novedades de
personal temporal.
Citaciòn a descargos
Descargos
Notificacion de acciones tomadas
Bienestar Laboral PHVA Ficha Social
Diagnostico social de trabajador y
familia
Matriz de Instituciones sociales
Plan Operativo ( social y bienetar
laboral)
formato de evaluaciòn de efectividad.
Implementaciòn plan operativo H.V memorias de sostenibilidad
Seguimiento y Evaluaciòn V.A Formato de solicitud de credito
Gerentes de àrea
Reporte de tiempos trabajados y
novedades de personal
vínculado y temporal.
Liquidación , pago de nómina,
novedades, seguridad social y
prestaciones sociales de personal
vinculado.
H,V
Pago de Nómina,
Prestaciones
Sociales y seguridad
social
Personal Vínculado y temporal
y Gestiòn Finanaciera
Politica de
Responsabilidad Social,
Politica de creditos
P
Asistentes de Gestión
Humana,
Lectura del reloj de entradas y
salidas. Reporte de novedades
quincenales
Informe de Prenomina semanal
Sumario de pagos semanal, mensual
y anual
Acumulados por centro de costos.
Informe de devengados y
deducciones por concepto.
Informe Saldo de préstamos. Informe
Enlace Operativo. colilla de pago,
Formato de prestamos
Politica de salarios,
procedimiento
nomina, Codigo
Laboral
Procedimiento disciplinario HV
P = PLANEAR H = HACER V= VERIFICAR A=AJUSTAR
Formato de notificaciòn y descargos
Trabajadores y Familia
Requerimiento de bienestar
Laboral
Personal motivado y
con estabilidad
sociofamiliar,
sostenibilidad social
de los grupos de
interes
Trabajadores
Gerente Administrativa y
asistente de gestion Humana
Sistema de Control
de disciplinario
Areas y procesos de la
organizaciòn
Gerente Administrativo y
Financiero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano
y Responsables de proceso
y
Gerentes de Área
Reglamento Interno de
Trabajo, Codigo laboral
Colombiano

25. INDICADORES PARA MEDICIÓN DEL PROCESO
Verificar eficacia de capacitación Y DE LA MEJORA
Nombre: Nombre
Cargo: Cargo:
Formaciòn y Capacitaciòn Semestral
Inducciòn y Entrenamiento Semestral
HUMANOS FÍSICOS
MEDICIÓN DEL PROCESO
REQUISITOS APLICABLES DE LA NTC-ISO 9001:2000 REQUISITOS APLICABLES DE CARÁCTER LEGAL Y REGLAMENTARIO
Evaluaciòn del desempeño Anual
Planes de mejora Trimestral
Verificar selección y contratación
Regimen Laboral Colombiano
4.1 - 4.2.3 -4.2.4 - 5.5.3 - 6.1 - 6.2.1 -6.2.2 - 8.1 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 Los contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo
RECURSOS
DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS AL PROCESO ("V")
QUÉ QUIÉN CÓMO
Gerente Administrativo yFinanciero, Asistentes de Gestión Humana, Auxiliar de Gestión Humana, Gerentes de àreas yprocesos
Infraestructura administrativa ylocativa de la Compañía, Software Mecosoft yayudas audiovisuales (televisor, VHS, video
bean, retroproyector), equipo de oficina, computador, impresora.
Asesores externos.
ELABORÓ: APROBÓ:
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn
del Talento Humano y Responsables de proceso y
Gerentes de Área
Apertura historia laboral
Verificar eficacia de la inducción
Verificar seguimiento de la capacitación y formación control de eficacia y cumplimiento del plan de capitación
medición de eficacia de la inducción, con la retroalimentaciòn de los responsables de proceso.
evaluación del desempeño