Sistema integral de_gestion

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Sistema integral de_gestion

  1. 1. SISTEMA DE GESTION
  2. 2. QUE ES UN SISTEMA DE GESTION “ CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE RELACIONADOS O QUE INTERACTUAN PARA ALCANZAR OBJETIVOS” Sistema de gestión organización por PROCESOS
  3. 3. SISTEMA INTEGRAL DE GESTION “ CONJUNTO FORMADO POR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS Y LOS RECURSOS QUE SE ESTABLECEN PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS SISTEMAS”
  4. 4. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ENFOQUE DE GESTION POR PROCESOS Decisión estratégica y Permite: Estandarizar las actividades del negocio. Formalizar las responsabilidades y autoridad del personal. Aplicar sistemáticamente los controles para garantizar resultados y mejora continua.
  5. 5. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Para su implementación es necesario:  ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA:”La estructura sigue a la estrategia”, si no hay coherencia entre la estrategia y el sistema no crea valor al negocio. LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos con disciplina, compromiso y claridad en el propósito, dan autoridad y credibilidad a los líderes.
  6. 6. EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las personas a través de la delegación en la toma de decisiones en el diseño y mejora de sus procesos, logrando que perciban el sistema como algo propio. COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre direccionamiento, procesos, procedimientos y desempeño del sistema asegura eficiencia y eficacia de la organización. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
  7. 7. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ACCIONISTAS (Incremento valor Económico) PROVEEDORES (Mutuo beneficio) CLIENTES (Satisfacción de las necesidades) EMPLEADOS (Bienestar laboral) SOCIEDAD (Desarrollo Sostenible y cumplimiento de ley) GESTION DE CALIDAD GESTION DE so.& S RESPONSABILIDAD SOCIAL RESPONSABILIDAD SOCIAL GESTION AMBIENTAL GESTION FIANACIERA
  8. 8. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: responde al organigrama de los sistemas de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión. ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES: implica a personas y departamentos. PROCEDIMIENTOS: responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización. SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
  9. 9. PROCESOS: responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico. RECURSOS: no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar definidos de forma estable y circunstancial. SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
  10. 10. CARACTERISTICAS 1. Directrices estratégicas unificadas. 2.Lideres de procesos conscientes y empoderados. 3.Personal consciente y con conocimientos de los procesos. 4.Planificación de los procesos considerando requisitos de partes interesadas. 5.Documentación unificada. 6.Sistema único de medición de gestión. 7.Revisión integral del desempeño del sistema. SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
  11. 11. BENEFICIOS Facilita administración de procesos orientados a los objetivos. Reduce costos por documentación y actividades. Optimiza tiempos de procesos Apoya desarrollo de cultura organizacional orientada a procesos. Mejora comunicación interna. Da mayor coherencia a la organización. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
  12. 12. ISO ISO es la Organización Internacional de Normalización. Está integrada por organismos nacionales y expertos de países grandes y pequeños, industrializados y en desarrollo, de todas las regiones del mundo. ISO desarrolla normas y guías, las cuales añaden valor a todo tipo de organizaciones y hacen que el comercio entre los países sea más fácil y más justo. Las normas ISO también sirven para promover los intereses de los consumidores y usuarios en general.
  13. 13. NORMAS PERSPECTIVAS OBJETO DE LA NORMA ISO 9001 Calidad/cliente Cumplimiento requisitos del cliente. ISO 14001 Social/Ambiental Protección medio ambiente OHSAS 18001 Salud Ocupacional Control de riesgos ocupacionales BASC Seguridad Control de riesgo –fines ilícitos S.A 8000. GTC 180, GT 26000 Responsabilidad Social Mejora condiciones de trabajo, Responsabilidad ética, social, ambiental, económica. ISO 9004 Todas las perspectiva Eficiencia y Eficacia SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
  14. 14. GESTION POR PROCESOS Enfoque sistémico orientado a los resultados de los procesos y del sistema como un todo. Orientación al cliente interno y externo. Mayor comunicación interna. Menor jerarquía y mayor flexibilidad en la estructura. Flexibilidad en el diseño de las actividades del proceso con énfasis en el valor agregado.
  15. 15. GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOS Gestión por competencias y toma de conciencia. Integración de proveedores. Énfasis en la mejora continua. Aplicación del ciclo Planear, Hacer, Verificar, Actuar ( metodología Deming/shewar) en un proceso pero también en toda la red de procesos o sistema de gestión. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
  16. 16. CICLO P H V A P H VA PLANIFICACIÓN HACER CONTROLAR MEJORA ASEGURAMIENTO P: Planear lo que necesito H: Controlar lo que se Hace V: Verificar para Asegurar A: Actuar para Mejorar
  17. 17. ETAPAS GENERALES DEL PROCESO RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA: Toma de decisiones: AC, AP, Am ACTUAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Política, objetivos, compromiso, plan de implantación PLANEAR EJECUCIÓN DEL PLAN: Documentación, implementación de tareas y controlesHACER VERIFICACIÓN de los logros alcanzados: Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditorías, revisión gerencial VERIFICAR
  18. 18. GESTION POR PROCESOS PROCESO ES “ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” “ Los procesos de una organización son planificados y puestos en practica bajo condiciones controladas para aportar valor” NTC ISO 9001
  19. 19. ELEMENTOS DEL PROCESOS  OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado- eficiencia y eficacia. ENTRADAS: Información, insumos o materiales que recibe el proceso. SALIDAS: Resultados del proceso. ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que transforman las entradas en salidas. RECURSOS: Personas, infraestructura, maquinaria etc.
  20. 20. MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO 9001-2000 EMPRESA FYLCO LTDA Direccionamiento estratégico Mejoramiento continúo Macro proceso Estratégico Macro proceso misional PartesInteresadas PartesInteresadas Macro proceso de Apoyo Comercial Recursos HumanosSoporte Técnico y mantenimiento Diseño y Desarrollo Moldeo por inyección Despacho
  21. 21. PROCESO RESPONSABLE OBJETO ALCANCE PROVEEDORES ENTRADAS SUB-PROCESOS/ ACTIVIDADES PHVA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES DOCUMENTOS FORMATOS/REGISTROS Selección y Contrataciòn PHVA Selecciòn Formato de requisiciòn y vinculaciòn de personal Selección: Revisiòn solicitud de personal Analisis perfil Formato de entrevista Solicitud y analisis de hojas de vida Descripción de Cargos y perfiles Entrevistas Visita domiciliaria Aplicación pruebas tecnicas y psicotecnicas. Constancia de aptitud de preempleo Calificaciòn de competencias Verificaciòn de referencias,Analisis de antecedentes judiciales Examen de preempleo Resultados pruebas psictecnicas Calificacion de competencias Prueba tecnica contrato de trabajo Compromiso de reserva industrial Autorizacion de vinculacion Contrataciòn Solitiud y verificacion de documentos LISTA DE DOCUMENTO Contrato de trabajo Afiliaciones a la seguridad social Afiliacion a la seguridad social anterior y actual. Apertura historia laboral Gerentes de àrea CARACTERIZACION DE PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Gerencia Administrativa y Financiera Requerimientos de personal P personal competente selecccionado y contratado Areas y procesos de la organizaciòn Visita Domiciliaria Proveer, desarrollar y mantener el talento humano competente desarrollando acciones de selecciòn y contrataciòn, inducciòn y entrenamiento, formaciòn, evaluaciòn, compensaciòn y salarios necesarios para contribuir al logro de los objetivos de la organizaciòn y el crecimiento del capital intelectual. Cubre todos los procesos de la organizaciòn. P H-V Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Régimen Laboral Reglamento Interno de Trabajo PR-00 Procedimiento Gestión Humana PR-00 Procedimiento para la Selección y Contratación del Talento Humano Manual y Matriz de Cargos y Responsabilidades Organigrama
  22. 22. Inducción y entrenamiento PHVA Programa de inducciòn PH Induccion de los procesos H Entrenamiento puesto de trabajo H-V Evaluacion de la eficacia del proceso H-V-A formaciòn capacitacion PHVA Recepcion de necesidades de capacitacion y formaciòn Detecciòn y analisis de necesidades de capacitaciòn,formaciòn y desarrollo P Formato de plan de carrera Diseño programa de capacitacion formaciòn y desarrollo p Formato Plan general de capacitaciòn Implementaciòn y seguimiento del programa H Formato asistencia Evaluaciòn de la eficacia del programa. V-A formato evaluacion de eficacia de la capacitaciòn Formato de desarrollo de contenidos de capacitaciòn Evaluaciòn PHVA Formato de evaluacion de desempeño Elaboraciòn plan de evaluacion P Matriz de evaluacion por competencias Notifica y prepara los evaluadores P-H Matriz plan de mejora Implementaciòn evaluaciòn H Tabulaciòn y analisis H-V Socializacion de resultados H-A Definicion plan de mejoramiento A-P Gerentes de àrea Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Necesidades de evaluaciòn del desempeño y mejoramiento, Estudio de Clima Laboral Personal evaluado y competente, clima laboral sano Areas y procesos de la organizaciòn Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Manual de politica de evaluacion del desempeño, Estudio de Clima Laboral Necesidades de induccion, entrenamiento y Reinducciòn Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Programa general de inducciòn, manuales de induccion y entrenamiento, manual de cargos y responsabilidades, normas de comunicaciòn, politicas,manual de BPM Formato de inducciòn, formato de evaluacion de la eficacia de la induccion y entrenamiento. Personal entrenado para laboral Areas y procesos de la organizaciòn Necesidades de capacitacion, formaciòn y Desarrollo Personal capacitado y formado Areas y procesos de la organizaciòn
  23. 23. Liquidación nomina y novedades de personal temporal. Citaciòn a descargos Descargos Notificacion de acciones tomadas Bienestar Laboral PHVA Ficha Social Diagnostico social de trabajador y familia Matriz de Instituciones sociales Plan Operativo ( social y bienetar laboral) formato de evaluaciòn de efectividad. Implementaciòn plan operativo H.V memorias de sostenibilidad Seguimiento y Evaluaciòn V.A Formato de solicitud de credito Gerentes de àrea Reporte de tiempos trabajados y novedades de personal vínculado y temporal. Liquidación , pago de nómina, novedades, seguridad social y prestaciones sociales de personal vinculado. H,V Pago de Nómina, Prestaciones Sociales y seguridad social Personal Vínculado y temporal y Gestiòn Finanaciera Politica de Responsabilidad Social, Politica de creditos P Asistentes de Gestión Humana, Lectura del reloj de entradas y salidas. Reporte de novedades quincenales Informe de Prenomina semanal Sumario de pagos semanal, mensual y anual Acumulados por centro de costos. Informe de devengados y deducciones por concepto. Informe Saldo de préstamos. Informe Enlace Operativo. colilla de pago, Formato de prestamos Politica de salarios, procedimiento nomina, Codigo Laboral Procedimiento disciplinario HV P = PLANEAR H = HACER V= VERIFICAR A=AJUSTAR Formato de notificaciòn y descargos Trabajadores y Familia Requerimiento de bienestar Laboral Personal motivado y con estabilidad sociofamiliar, sostenibilidad social de los grupos de interes Trabajadores Gerente Administrativa y asistente de gestion Humana Sistema de Control de disciplinario Areas y procesos de la organizaciòn Gerente Administrativo y Financiero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Reglamento Interno de Trabajo, Codigo laboral Colombiano
  24. 24. INDICADORES PARA MEDICIÓN DEL PROCESO Verificar eficacia de capacitación Y DE LA MEJORA Nombre: Nombre Cargo: Cargo: Formaciòn y Capacitaciòn Semestral Inducciòn y Entrenamiento Semestral HUMANOS FÍSICOS MEDICIÓN DEL PROCESO REQUISITOS APLICABLES DE LA NTC-ISO 9001:2000 REQUISITOS APLICABLES DE CARÁCTER LEGAL Y REGLAMENTARIO Evaluaciòn del desempeño Anual Planes de mejora Trimestral Verificar selección y contratación Regimen Laboral Colombiano 4.1 - 4.2.3 -4.2.4 - 5.5.3 - 6.1 - 6.2.1 -6.2.2 - 8.1 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 Los contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo RECURSOS DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS AL PROCESO ("V") QUÉ QUIÉN CÓMO Gerente Administrativo yFinanciero, Asistentes de Gestión Humana, Auxiliar de Gestión Humana, Gerentes de àreas yprocesos Infraestructura administrativa ylocativa de la Compañía, Software Mecosoft yayudas audiovisuales (televisor, VHS, video bean, retroproyector), equipo de oficina, computador, impresora. Asesores externos. ELABORÓ: APROBÓ: Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y Gerentes de Área Apertura historia laboral Verificar eficacia de la inducción Verificar seguimiento de la capacitación y formación control de eficacia y cumplimiento del plan de capitación medición de eficacia de la inducción, con la retroalimentaciòn de los responsables de proceso. evaluación del desempeño

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