Sio architech - conservazione sostitutiva - Cep Solutions SIOGERE

SIO ARCHI® TECH
Soluzioni tecnologiche innovative
Archiviazione Sostitutiva

Copyright © 2014 CEP Solutions S.r.l. All Rights Reserved
SIO ARCHI® TECH
SIO ARCHI®
è l’insieme delle procedure necessarie a
conservare digitalmente, cioè sostituire i
documenti cartacei, con l'equivalente
documento in formato digitale che viene
“bloccato” nella forma, contenuto e
tempo attraverso la FIRMA DIGITALE e la
MARCA TEMPORALE

SioArchi® permette di firmare e marcare
temporalmente i files per la tenuta del Libro
Unico del Lavoro, garantendo i requisiti di
Legge.
La tecnologia della FIRMA DIGITALE
che permette di dare la paternità e
rendere immodificabile un documento
informatico, affiancata poi dalla
MARCATURA TEMPORALE permette di
datare in modo certo il documento
digitale prodotto.
Cos’è Sio Archi®

Sio Archi® - Esempio pratico
Entro la data di scadenza di pagamento del
modello F24 sono effettuate le registrazioni del
Libro Unico, realizzando un unico file, in formato
PDF, contenente il cedolino sulle pagine dispari e
la relativa presenza (ove prevista) sulle pagine
pari

Entro la stessa data di scadenza, a richiesta del
Consulente, tale file viene processato per
realizzare il file in formato PDF/A con relativa
indicizzazione. Per ragioni di maneggevolezza, se
necessario, il file originario viene spezzato in n
file PDF/A con creazione di relativo indice per
permettere di ricondurre ogni file PDF/A al file
originario PDF. Quest’ultimo indice, anche se
non obbligatorio per legge, viene realizzato per
comodità del Consulente del Lavoro

I files PDF/A così generati vengono firmati e
marcati temporalmente in modalità Cloud
Computing in collaborazione con A-Company
(Partner e Operatore di Registrazione di
ArubaPEC S.p.a registrato presso DigitPA)

I files firmati vengono archiviati ed
indicizzati sui server del gestore di SioArchi
I files firmati sono liberamente scaricabili e
possono essere archiviati su supporto magnetico
per la loro conservazione, come indicato dalla
normativa vigente

Verifica delle firme e delle marche
temporali sui files
Ricerca sui files
Verifica delle firme e delle marche
temporali sui files
Scarico dei files firmati sia in formato
compresso(.zip), sia in formato Pdf/A
Creazione di un file pdf contenente
l’elaborazione delle ricerche effettuate.
Sulle pagine di tale file verranno
riportate le stesse informazioni
stampate di cui al punto precedente
Visualizzazione a video delle pagine
di ricerca e stampa delle ricerche
effettuate. In testa ad ogni pagina del
file stampato verrà apposta una riga
indicante da quale pagina di quale file
firmato è stata estratta la pagina
visualizzata e/o stampata
Il Consulente del Lavoro, o chi da
lui autorizzato, potrà effettuare
le seguenti operazioni

Cosa comporta non concretizzare
questo approccio?
SIO ARCHI® TECH

Accumulo indiscriminato e
infinito di documenti
cartacei

Occupazione di personale
dedito al management
dei documenti accatastati

Lentezza nella
ricerca di un
certo documento

Apatia nella ricerca di un documento
• In caso di incongruenze, molte aziende si
trovano ad utilizzare risorse nel ricercare il
documento cartaceo senza averne la
disponibilità e quindi distogliendole dalla loro
mansione nativa
• Ampio rischio di non trovare il documento
perché già prelevato e/o accatastato in altro
posto o in uso da altre persone dell’azienda.

Oneri per l’asset aziendale per la
semplice conservazione dei documenti
(spazi, arredamento, clima) e la sicurezza
degli stessi (controlli, sorvglianza)

SIO ARCHI® TECH
SIO ARCHI® TECH

In che punti del processo descritto si inserisce la
soluzione paperless SIO ARCHI® di CEP Solutions?
• all’atto della produzione della documentazione
• nella gestione della copia del documento ad uso
della sede
• Nella divulgazione del documento alle persone o
uffici di competenza
• Nella consultazione estemporanea
• In qualsiasi ambito in cui serve in velocità il
documento
SIO ARCHI® TECH

Invio del documento elettronico su canale sicuro
al sistema SIO ARCHI® TECH per l’archiviazione
documentale
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE
INVIO DEL DOCUMENTO
RISPONDENTE AGLI STANDARD
DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
SIO ARCHI® TECH
ERP/
SIOGERE PAGHE

Accesso immediato da parte degli
utenti autorizzati al documento
elettronico
SIO ARCHI® TECH

Vantaggi di SIO ARCHI®
Vantaggi di utilizzo SIO ARCHI® :
• Minor tempo speso nella produzione dei
documenti (varie stampe e firme)
• Non serve scansionare il documento: viene
prodotto in digitale per essere inviato al
sistema documentale

Vantaggi di SIO ARCHI®
Vantaggi del paperless:
• Tempi di ricerca dei documenti praticamente nulli,
non aleatori come nel caso del cartaceo
• Possibilità di condividere il documento tra tutte le
persone autorizzate, ovunque
• Guadagno di spazio altrimenti necessario per
archiviare i faldoni di documenti
• Durata: il documento non si deteriora e rimane
sempre consultabile a distanza di anni
• Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per
impedire accessi non autorizzati

ROI
Elevata rapidità di Ritorno
dell’Investimento
SIO ARCHI® TECH

SIO Archi Paperless
Proteggi l’ambiente:
più alberi e meno
energia sprecata a
riscaldare ambienti
pieni di carta…

Technical View
SIO ARCHI® TECH

Componenti della soluzione
• Applicazione abilitata alla funzione “SIO
ARCHI® ” (e.g. Siogere)
• SIO ARCHI® Paperless Web Service: servizio
web che riceve dalle applicazioni documenti e
metadati e si integra col sistema documentale
• Sistema di gestione documentale ed
eventuale archiviazione sostitutiva
SIO ARCHI® TECH

Architettura e flussi della soluzione SIO Archi
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE
ERP
SIO ARCHI®
WEB SERVICE
HTTPS
CONNESSIONE
SICURA
HTTPS
CONNESSIONE
SICURA
Gli utenti accedono ai documenti
digitali mediante il sistema di gestione
documentale scelto
1000
0100
1010
DOCUMENTO
+ METADATI
PER LA RICERCA
DATI
SIOGERE®
DATI DOC
FIRMATO
I flussi dati dell’applicazione paghe
(e.g. Siogere) sono indipendenti dalla
gestione documentale paperless
SIO ARCHI® TECH
SIOGERE®
PAGHE

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