Welche Vorteile ECM im Kontext SharePoint und ecspand gegenüber herkömmlichen ECM Systemen bietet, wie einfach Scanning, mobile Workflows, Office- und ERP-Integration, (Metadaten-)Suche und Standardprozesse wie Vertragsmangement umgesetzt sind und wie uns das in unser alltäglichen und zukünftigen Arbeit unterstützen kann zeigt diese Präsenation anhand eines typischen Geschäftsprozesses. Session im Rahmen des d.forum 2012 in Bochum. ======================================================== Mehr Infos zu ecspand und den verwendeten Lösungen finden Sie auf http://www.ecspand.de

2. Prozentrechnen!
1
𝑊 = 𝑝% × 𝐺 = × 𝐺
𝑝

3. Prozentrechnen!
„Prozentrechnen“ als Titel unseres Vortrages und „back to
1
school“ als Motto des heurigen d.forum bestimmen die
𝑊 = 𝑝% × 𝐺 = × 𝐺
Inhalte und Vorträge.
𝑝 Schule eher
Viele von uns verbinden jedoch mit
Erinnerungen wie diese ….

4. Versprechen

5. Versprechen
Aber wir versprechen Sie die nächste Stunde weder zu
schlagen noch viel länger auf den Vergleichen mit der
Schulzeit herumzureiten 
Beschäftigen wir uns lieber mit dem eigentlichen Inhalt
dieses Vortrages:

6. SharePoint und ecspand
The next
Level ECM

8. Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends und
Herausforderungen, die Unterschiede zwischen
klassischen ECM Systemen und ecspand your SharePoint
sowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand
sprechen.

9. Trends in der ECM Branche

10. „Trends“ in der ECM Branche
Beobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)en
werden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,
Mobile und Social.
Die Realität sieht aber wie folgt aus:
Mobile

11. Realität der Branche

12. Realität der Branche
Wir beschäftigen uns nach wie vor mit den Themen-
blöcken Akten, Archivierung und Scanning.
Das lässt sich sowohl an den Ausstellern als auch den
Vorträgen hier am d.forum beobachten.
Doch wie sieht eigentlich die Zukunft aus?

13. Zukunftsrealitiät?
Microsoft
Future Vision
www.microsoft.com/office/vision

14. Zukunftsrealitiät?
Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes
Microsoft
Video zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –
auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte
Future Vision
genauer anschauen möchten.
www.microsoft.com/office/vision
Das komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1

15. Zukunftsrealität?
mobiler
Der erste Ausschnitt beschäftigt sich mit denWorkflow
Themen
Mobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-
abhängig Prozesse bearbeiten zu können.

16. Zukunftsrealität?
So oder so ähnlich könnten wir schon bald mit
Dokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud
arbeiten mit
mit komfortablen Editier- und Suchfunktionen.
Dokumenten

17. Zukunftsrealität?
Gemeinsam und parallel an Dokumenten und
Collabo-
Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und
ration
damit komplett ortsunabhängig.

18. Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow
Collabo-
ration
arbeiten mit
Dokumenten

19. Zukunftsrealität?
mobiler
Workflow
Egal ob Collabo- daran glaubt oder nicht, dass so oder
man jetzt
ration
so ähnlich die Zukunft aussehen könnte …
arbeiten mit
Dokumenten

20. Arbeitsrealität
dezentrale Suchen und
Teams Finden
steigende
Wissens-
Informations- Zeitmangel
arbeiter
mengen

21. Arbeitsrealität
… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute
dezentrale Suchen und
schon von Wissensarbeit geprägt mitFinden
Teams Herausforder-
ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),
Arbeit in verteilten Teams …
steigende
Wissens-
Dafür werden mehr und mehr andere
Informations- Tools eingesetzt:
Zeitmangel
arbeiter
mengen

22. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Google
box.com
Docs
Dropbox Skydrive Evernote

23. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge
Die Nutzungszahlen der etabliertenGoogle
(Cloud-)Anbieter
box.com
im Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch
Docs
(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User,
Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sich
immer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue
Dropbox Skydrive
Tools suchen und diese auch einsetzen. Evernote

24. Medienbrüche

25. Medienbrüche
Tagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchen
zu kämpfen und müssen viele verschiedene
Applikationen und Suchrepositories bemühen um
unsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zu
können.

26. „The Big Disconnect“
How can it be that
I am so powerful as a
consumer and so lame
as an employee?
Geoffrey Moore

27. „The Big Disconnect“
Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Moore
gestern schon in seiner Keynote gezeigt.
Warum gibt es einen it be that
How can so großen Unterschied in der
I am so powerful as a
Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wir
privat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine
consumer and so lame
Software einsetzen, die bereits viele der Problem-
stellungen employee?
as an (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-
management, …) adressiert? Moore
Geoffrey

28. Lösung?
Portal Content Mgmt Reporting
Collaboration Suche Self Service

30. SharePoint
is a great tool
for pumping up
productivity.

31. Garantiert!
Sobald allerdings im
ECM Kontext von
SharePoint die Rede
ist kommen immer
wieder Kritikpunkte wie:

33. Einschätzung der Analysten

34. Einschätzung der Analysten
Business

35. Einschätzung der Analysten
Interessant wird es wenn man sich die Einschätzung von
Forrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational
(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,
Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,
Rights Management) und Transactional (Imaging,
Cold, Formulare) - ansieht.

36. Trotz fehlender Features wie …

37. Diese „Lücke“
des SharePoint ...

38. Diese „Lücke“
des SharePoint
wird gefüllt mit
ecspand your
SharePoint!

39. TOP 5
Gründe für den Einsatz von
SharePoint als ECM System

40. 1
SharePoint
als Basis

41. Anders als klassische ECM Systeme
Link zu
Capture Link zu ERP
SharePoint
DMS Server
Storage

42. Anders als klassische ECM Systeme …
Link zu
Capture Link zu ERP
SharePoint
... die einen eigenen DMS Server voraussetzen und
SharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren …
DMS Server
Storage

43. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
Link zu
Capture Link zu ERP …
SharePoint
DMS Server
Storage

44. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint
Capture Link zu ERP …
... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitert
den SharePoint damit zum Server
DMS vollwertigen ECM System.
Storage

45. SharePoint als Basis
einfaches Office
Verwalten Integration
eine zentrale Infrastruktur
Nutzung der
für dokumentenbasierte
Features
Prozesse

46. Logische Strukturierung

47. Logische Strukturierung
Der ecspand Aktenplan aggregiert Dokumente
übersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-
lichen Dokumentenbibliotheken.

48. Logische Suche

49. Logische Suche

50. Logische Suche
Die ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-
auffinden von Dokumenten anhand der spezifischen
Metadaten.

51. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
integrierter (Web-)Viewer
Dokumentumwandlung
Archiv-
(Rendition) in normierte
anbindung
langzeitstabile Formate

52. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“
Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige
integrierter (Web-)Viewer
Dokumentformate in langzeitstabile und compliance-
konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt im
Browser an und unterstützt Annotationen und
Dokumentumwandlung
Highlightings. Archiv-
(Rendition) in normierte
anbindung
langzeitstabile Formate

53. 2 Integration

54. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im
Drop am
Datenbanken
Desktop auf Papier oder
Unternehmen erzeugt. Egal ob
elektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellen
zum Dokumentimport. Drag &
Scanning Drop im
Browser

55. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Drop am
Datenbanken
Desktop
Drag &
Scanning Drop im
Browser

56. Integration
Der Scanclient (verfügbar für&
Drag Desktop und Web)
ERP LOB,
,
digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint
Drop am
Datenbanken
Desktopin den Vorgangsakt ein.
ab und ordnet sie automatisch
Die sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablage
von Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft
Drag &
Scanning Drop im
Outlook Browser

57. Integration
Drag &
ERP LOB,
,
Mit den ERP Connectoren werden
Drop am (Stamm-)Daten
Datenbanken
Desktop
abgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und im
ERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende
(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt.
Drag &
Scanning Drop im
Browser

58. 3 Joy of Use

59. Joy of Use
Device- Office
unabhängig Integration
100% Web - Einheitliches Social und
Social
100% Funktion Interface Collaboration

60. Joy of Use
Arbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und
Device- Office
native Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter-
unabhängig Integration
face und die Nutzung der in SharePoint vorhandenen
Collaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nur
den Arbeitskomfort sondern reduzieren auch
100% Web - Einheitliches
Social
Schulungsaufwände.
100% Funktion Interface

61. 4 Lösungen

62. Lösungen
Rechnungen Posteingang
Aufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-
stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbare
Lösungen und Lösungstemplates.
Qualitäts- Case
Verträge
management Management

63. Lösungen
Rechnungen Posteingang
Qualitäts- Case
Verträge
management Management

64. Vertragsmanagement
Unterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die
Archivierung Controlling
gesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente und
Metadaten, beinhaltet Workflowtemplates und
metadatengesteuerte Berechtigungen.
zentraler
Erstellung Verwaltung
Akt

65. Vertragsmanagement
Archivierung Controlling
zentraler
Erstellung Verwaltung
Akt

66. Vertragsmanagement
integrierte
einfaches
Dokument-
Userinterface
erstellung
alles im
Überblick

67. Eingangsrechnungsverwaltung
Vom Scannen über die Vorerfassung Prozess zu Frei-
Erkennung bis hin
gabeworkflows, Verbuchung in das ERP System und
Langzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-
zesse zu beschleunigen.
Scannen Ablage Integration

68. Eingangsrechnungsverwaltung
Erkennung Prozess
Scannen Ablage Integration

69. Eingangsrechnungsverwaltung
Integration
mobiler
Geräte
einfaches
Cloud
Userinterface

70. Qualitätsmanagement
Dokumenten-
Erstellen
Sie Ihr QM-Handbuch
lenkung mit der SharePoint
Lösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO
9001 Konformität, komfortable Workflowmasken und
Integration in Microsoft Office.
vollständige
Fokus auf
Dokumen-
Anwender
tation

71. Qualitätsmanagement
Dokumenten-
lenkung
vollständige
Fokus auf
Dokumen-
Anwender
tation

72. 5 Sicherheit

73. Sicherheit
geringere
Nummer 1
Durchlauf-
Plattform
zeiten
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

74. Sicherheit
geringere
Mit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform
Nummer 1
Durchlauf-
und ecspandPlattform zwei bewährte Standardprodukte
stehen zeiten
zur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-
trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst
werden.
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

75. Sicherheit
geringere
Nummer 1
Durchlauf-
Dies Plattform
gewährleistet rasche Projektumsetzung und
zeiten
–änderungen, geringe Folgekosten und eine hohe
Update- und Investitionssicherheit!
Investitions-
bewährte Standardprodukte
sicherheit

76. Fazit

77. Fazit
So ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mit
SharePoint und ecspand aussehen.
Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,
(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-
und Auswertungsmöglichkeiten.

78. Fazit
Integration Lösungen
SharePoint
und Joy of Use Sicherheit
ecspand

79. Kombination von SharePoint & ecspand
Mit der Kombination von
und wird
Ihre Collaborationplattform
form vom Strong Performer
zum ECM Leader!

81. /us
christian.kiesewetter@ecspand.com
Christian Kiesewetter +43 664 2075372
Technical Sales Manager
d.velop International GmbH
anne.repky@ecspand.de
Anne Repky +49 176 1930 7144
Technical Sales Manager
d.velop International GmbH

83. Credits
Bilder:
iStockphoto – ausgenommen Folie 11 (Nokia,
Apple), 13 (Minolta), 31 (Nokia) und 35 (Microsoft)
Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichen
oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.