SharePoint als Prozess- und Enterprise Content Management Portal Erweitern Sie Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM mit Lösungen von ecspand.

1. SharePoint als Prozess- und
Enterprise Content Management Portal.

2. Das Unternehmen
Größter privater
Software
Dienstleister in
Hagenberg.
27 angestellte SW Entwickler
(10 SharePoint Entwickler)
Vertreten in Hagenberg und Wien.

3. Cloud
Solutions
Rich Internet
Applications

6. Prozess-Fokus Prozesse & Wissensarbeiter
Alle Wissens-Arbeiter
Beteiligte Benutzer
– strukturiert als auch
unstrukturiert arbeitende
– interne wie externe Teilnehmer
Entsprechend dem
Bedarf – intern wie
extern
An strukturierten
Fach- Prozessen beteiligte
Spezialisten
Web-Meetings Zeit
Präsenz, IM, VOIP
Projekt Management
Business Intelligence
Enterprise Search
Technologien
Portale
Enterprise 2.0
Collaboration
Email Mgmt.
WCM
Workflow Enterprise Content Management
Formulare
Microfiche Archiv
Zeit

7. Knowledgeworker

8. Dokumentenflut

9. Informationen ablegen

10. ... und wiederfinden.

11. Komplexe
Prozesse ...

12. Long Tail
Beteiligte
Anzahl
Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien,
Dokumente
Benutzer Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge,
Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz-
Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte,
Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte,
Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte,
Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event-
Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt-
Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
Rechnungen, Verträge,
Mitarbeiterakten,
Lieferscheine, etc.
Arten des Inhalts
verwalteter Inhalt nicht verwalteter Inhalt
Traditionelles Enterprise 2.0
ECM

13. Szenario

14. 5
2
8
15

16. 1
Digitales
Dokument
Ordner auf
Fileserver
4
Ablage &
Archivierung
Hauspost / Email
Scannen & Routing zu den
Papier
2 Klassifizierung 3 Entscheidern 4
Erzeugung

17. Was tun?

18. SharePoint als
1 Zentrale
Storage 3
Webformulare, Cockpits, Social Networking, Auslagerung und Archivierung,
Aufgaben und Workflows, Suche, Reporting Revisionssicherheit
2
Client Integration, Offline Fähigkeit, Prozesssteuerung,
(Desktop) Search, zentrale Plattform

19. ECM statt Inseln
SharePoint als „Single Point of Service“
einheitliche Oberfläche
Integration Umsysteme / Papier
Prozess gesteuert
kurze Entscheidungswege

20. Collaboration
Collaboration
Business-
Portal
Intelligence
Business
Process
Search
and
Forms
Enterprise
Content
Management

22. Enterprise Content Management

23. PC Browser
Phone
Traditionelles
ECM mit
Collaboration
Traditionelles Social
Content Networking and
Management Collaboration

24. Dokumentverwaltung
Check in / out
Versionierung
(Adhoc) Workflows
Berechtigungen
Einbindung Filesystem
Offlinefunktion

25. Große Datenmengen
Help! In 2010 gelöst!
Technik Throtteling-Threshold
User Navigation, Filter
Auslagerung Remote Blog Storage

26. Office Integration

27. Schlüsselwörter

28. Taxonomien

29. „Web-Office“

30. „Offline Client“

31. Enterprise Search Sortierung
Visual Best Bets
Scrolling PowerPoint
Voransichten
Drilldown
Thumbnails
Ähnlichkeits
-suche

32. Formulare
Ablöse Papier
im Browser
Fertige Lösungen
Digitale Signatur
Prozessintegration

33. Prozesse & Workflows
Visio und SharePoint Designer
auch im 2010er noch nicht zufriedenstellend
Benutzt SharePoint Workflow Engine
Realtime Erstellung in wenigen Stunden
Designen statt Coden
Templates

34. Integration externer Partner ohne Active Directory (AD)
Drei mögliche Szenarien: SQL Authentifizierung, ADAM & ECTS,
AD Federation Services

35. Zusammenfassung
 Nahtlose Integration  Zukunftssichere Plattform
gewohnte Arbeitsumgebung zentrale MS Strategie
 Umfangreiche Features  Zahlreiche Erweiterungen
Funktionsumfang wie herkömmliche DMS leicht ausbau- und wartbar
 ECM meets Collaboration  Kein ECM Server notwendig
keine isolierte Insellösung wie bei OpenText, SER, IBM, …

36. Zielgruppe
 Kleinstunternehmen
Schnelle Quick-Wins mit kostenlosem Angebot
SharePoint Foundation (WSS), Online Services
 Klein- & Mittelbetriebe
SharePoint Foundation (WSS) oder SharePoint
Server Standard bzw. Online Services
Gute Skalierung und kostengünstiges professionelles
ECM System
 Großbetriebe
SharePoint Server mit Enterprise Features
Als Ersatz für herkömmliche DMS- und
Prozessplattformen für ganzheitliches ECM

37. Sofortlösungen

38. Vertragsmanagement
Vertragsverwaltung
Workflows und Wiedervorlagen
Beschlagwortung
Datenübernahme durch Scanning

39. Abwesenheiten
Formulare
Reiseantrag, Urlaub, Zeitausgleich
Workflow
Freigabe durch Vorgesetzte
Kalender
Abwesenheitskalender, Outlook

40. Beschaffungsantrag
Formular
Bestellformular, Infopath
Workflow
Komplexer Entscheidungsbaum, State Machine
Digitale Signatur
elektronische Unterschrift

41. Knowledgebase
Dokumentverwaltung Knowledge Management
Publishing, Feedbackzyklen, Information Dokumente & WIKI, mit externen Partnern
Rights Management
Search
Workflow Keywords und
Freigabe, Auslieferung an Partner Taxonomien

42. Recordmanagement

43. Erweiterung des SharePoint zu einem vollwertigen
Enterprise Content Management System.

44. ecspand
your SharePoint

45. Ordnung
Struktur & Metainformation

46. Manuell

47. Automatisch

48. Record Management
ERP Integration
SharePoint Compliance
Workflow Solutions

49. Aktensicht

50. Dokumentviewer

51. ERP Integration …

52. … in den SharePoint

53. Verfügbar für …

54. Archivierung
Interaktive Archivierung
Regelbasierte Archivierung
Verschiedenste Compliance-Plattformen
Volle Integration
Zertifiziert

55. Qualitäts Management
Vertrags Management
Patent Management
Eingangsrechnungs-
verarbeitung
HR Management

56. Eingangsrechnungen

57. Rechnungsdaten Workflow Aufgabe
Eingangsrechnungen
Rechnungsbeleg Aktenstruktur

58. Verträge
Erfassung
Recherche
Verwaltung
Prozessgesteuert

59. Qualitätsmanagement
Metadatenverwaltung
Automatische
Dokumenterstellung
Suche über Metadaten /
Prozesschritt
Prozessgesteuert

60. Patentmanagement

61. Patentmanagement

62. HR-Management

63. HR-Management
Aktenplan
Metadatenverwaltung
Einfache Suche
Rechtemanagement
Integration von LOB Applikationen
Export in Personalverrechnung

65. Unsere
Erfahrungen

66. Fragen ?

68. Christian
Kiesewetter
Christian Kiesewetter | Business Development Management
M: +43 699 / 13343 664 | E: kiesewetter@hagenberg-software.at | W: www.hagenberg-software.at