Wie einfach Mobile Apps, SharePoint und Cloudservices dabei helfen können Unternehmensprozesse zu vereinfachen zeigt die ecspand Lösung "Travel Expense Management". Scannen Sie Ihre Rechnungen mit Ihrem Smartphone, ergänzen Sie fehlende Informationen mobil oder am SharePoint und verschaffen Sie sich Überblick dank komfortabler Auswertungen. Session im Rahmen des Microsoft BIGDay 2012 in Wien.

1. WIE KOMMT DIE MILCH
(RECHNUNG) EIGENTLICH
IN DIE BUCHHALTUNG?
Christian Kiesewetter
d.velop GmbH, Technical Sales Manager

2. Milch?

3. Was hat eigentlich Milch …

4. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll …

5. Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll und Buch-
haltung zu tun?

7. Recherchiert man etwas im
Internet zu Milch (oder
Kuh) und Rock‘n‘Roll findet
man sehr wenig außer
einem Album von
Aerosmith aus den 90ern
mit Rock-“Klassikern“ wie
Amazing, Crazy oder Cryin.

8. Vertauschen wir also Milch …

9. Vertauschen wir also Milch mit Bier …

10. Vertauschen wir also Milch mit Bier - oder doch mit
noch mehr Bier - …

11. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen …

12. … so hat man zwangsläufig viele Rechnungen, die nicht
nur bezahlt sondern auch verbucht werden müssen.

13. Nach soviel Bierkonsum geht es einem aber meist eher
so …

14. … und man hat wenig Lust sich zeitintensiv um Belege
oder Rechnungen zu kümmern.

15. Hier kommt die d.velop ins Spiel!
Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit …

16. Prozesse Lösungen
Dokumente Integration

17. … Dokumente und darauf aufbauende Lösungen für
Prozesse Lösungen
dokumentenbasierte Prozesse sowie die Integration
der unterschiedlichsten Umsysteme.
Eine dieser Lösungen ist …
Dokumente Integration

18. … Travel Expense Management welche unserem
„Rocker “ das Leben deutlich erleichtern wird.

19. Szenario

20. Für das folgende Szenario benötigen wir einen
beliebigen Beleg …

21. … ein Windows Phone …

22. … und Software – im konkreten Windows Azure,
einen SharePoint und die d.velop Lösung ecspand.

23. OCR Analyse und
Klassifizierung
Prozess, Ablage
und Auswertung

24. Im Anschluss an die Belegerfassung über das
OCR Beleg an Analyse und
Windows Phone wird der ein Cloudservice
Klassifizierung
übergeben, welches vollautomatisch die Daten des
Beleges (wie Kreditor, Brutto/Nettobetrag, Steuer, ..)
ermittelt und anschließend an den SharePoint zu
weiteren Bearbeitung (Ablage, Auswertung und
Freigabeprozess) übergibt. Prozess, Ablage
und Auswertung

25. Import

26. Beim Import von Papierdokumenten sprechen wir
von „unstrukturierten Dokumenten“, also …

27. Unstrukturierte Dokumente
Rechnungen
Belege Akten

28. Für diesen Import stehen die verschiedensten
Möglichkeiten zur Verfügung wie z.B. …

29. Datenimport
Scanner
Windows Web/Cloud
Phone Service

30. Datenimport
Scanner
… Apps für Windows Mobile, Integration von
Scannern oder die Anbindung beliebiger Drittappli-
kationen über Cloud- und Webservices.
Windows Web/Cloud
Phone Service

31. Analyse

32. Nach der Erfassung wird der Beleg zur Analyse an das
ecspand Cloudservice übergeben.

34. In Schritt 1 wird das - als Bitmap vorliegende - Bild durch
ecspand cloud ocr in ein volltextdurchsuchbares
Dokument umgewandelt.

35. Anschließend wird der Beleg klassifiziert und analysiert.
Dabei werden die Metaeigenschaften (wie UID, Kreditor,
Beträge, MwSt, …) anhand von vordefinierten Regeln
vollautomatisch ausgelesen und mit Stammdaten (zB
aus ERP Systemen wie Dynamics NAV / SAP oder
beliebigen Datenbanken) abgeglichen.

36. Rechnungsanalyse
beliebig
kombinierbar
pay per use selbstlernend

37. Rechnungsanalyse
Die Vorteile dieser Art der Rechnungsanalyse liegen in
der hohen Flexibilität: die einzelnen beliebig sind unter-
Services
kombinierbar
einander beliebig kombinierbar und das pay-per-use
Prinzip erlaubt es auch kleinen Unternehmen oder
Privatpersonen kostengünstig komplexe „Enterprise-
Services“ zu nutzen. pay per use selbstlernend

38. Rechnungsanalyse
beliebig
Um die Erkennung der Belege laufend zu verbessern
kombinierbar sind
selbstlernende Konzepte integriert: jede analysierte
Rechnung verbessert somit die Erkennungsrate.
pay per use selbstlernend

39. Prozess

40. Der Prozess zur weiteren Bearbeitung läuft über
SharePoint und beinhaltet einen Importservice sowie
einen Freigabeworkflow welcher mit unterschiedlichsten
Geräten bearbeitet werden kann.

41. Prozess
Workflow
Import- verschiedene
service Geräte

42. Importservice
Im Anschluss an die Analyse
werden die erkannten Belege vom
Cloudservice an den SharePoint
Workflow
übergeben und dort in einer Doku-
mentenbibliothek abgespeichert.
Auswertung
Neben lokalen SharePoint
Dokumentablage Installationen wird auch SharePoint
Online unterstützt.

43. Workflow
Der Freigabeworkflow ist zweistufig
aufgebaut. In Schritt 1 sind vom
Benutzer fehlende Informationen
Workflow
(wie zB Dienstreise, Art des Beleges,
…) nachzupflegen.
Auswertung
Um die Formulare über mobile Geräte
Dokumentablage bedienen zu können stehen diese nicht nur
am SharePoint sondern auch gehostet in
der Cloud zur Verfügung.

44. Workflow
In Schritt 2 erfolgt die Freigabe
durch den Vorgesetzten.
Workflow
Die Formulare beinhalten neben
einem Bild des korrespondierenden
Auswertung Beleges auch die in der Analyse
extrahierten Metadaten und
Dokumentablage Beträge.

45. Auswertung
Für Auswertungen steht ein
zentrales Cockpit im SharePoint mit
Aufgabenlisten und grafischen
Workflow
Reports zur Verfügung.
Auswertung
Dokumentablage

46. Dokumentablage
Die ecspand Lösung bietet neben
dem SharePoint Standardfunktions-
umfang zusätzliche Extrafeatures:
Workflow
Der ecspand Aktenplan gruppiert
Auswertung Dokumente logisch aus den unter-
schiedlichsten Dokumentbibliothe-
Dokumentablage ken anhand Ihrer Metadaten und
präsentiert diese übersichtlich als
Baumstruktur.

47. Dokumentablage
Der Imageservice zeigt Doku-
mente direkt im Browser ohne
notwendigen Download.
Workflow
Nach der Umwandlung der
Auswertung Dokumente in normierte Formate
durch ecspand Rendition können
Dokumentablage diese mit dem Storagemanager
revisionssicher und compliance-
konform archiviert werden.

48. Erweiterungsmöglichkeiten
Übergabe an Scanner-
Buchhaltung Integration
„klassische“
Zeiterfassung Eingangs-
rechnungen

49. Erweiterungsmöglichkeiten
Dieses Szenario lässt sich natürlich unkompliziert um
Übergabe an Scanner-
weitere Features erweitern: wie z.B.Integration
Buchhaltung Integration mit Ihrer
Zeiterfassung oder FIBU, Anbindung von beliebiger
Scannerhardware oder die Ausweitung auf sämtliche
eingehende Eingangsrechungen.
„klassische“
Zeiterfassung Eingangs-
rechnungen

50. Conclusio

51. Conclusio
Zeitersparnis Prozess
Lösung Chaos

52. Conclusio
Zeitersparnis Prozess
ecspand Travel Expense Management ist eine Standard-
lösung welche Ihnen dabei hilft Zeit zu sparen und das
typische Belegchaos zu minimieren.
Lösung Chaos

53. Conclusio
Besuchen
Skalierbar
Sie uns!
Kombination Kosten

54. Conclusio
Mit der Kombination von lokalen und in der Cloud
Skalierbar
Besuchen
Sie uns!
gehosteten Diensten sowie der Integration mobiler Geräte
ist größtmögliche Flexibilität bei klar kalkulierbaren
Kosten sichergestellt.
Kombination Kosten

55. Machen Sie es wie Aerosmith im Video von Amazing und
erleben Sie die Vorzüge der Cloud: treten Sie mit uns
in Kontakt und lassen Sie sich vorführen wie durch die
Kombination unterschiedlichster Technologien und Geräte
auch komplexe Szenarien einfach und kostengünstig
realisierbar sind.

57. Fragen?

58. /me
Christian Kiesewetter
Technical Sales Manager
d.velop GmbH
christian.kiesewetter@ecspand.com
+43 664 2075372
www.ecspand.com
www.d-velop.com

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