Presentation by Arno Flappen Imtech ICT SharePoint round table june 2011

1. Documentbeheer en zoeken in SharePoint: (Zoek) de verschillen tussen 2007 en 2010
Imtech ICT Integrated Solutions
Arno Flapper | 23-06-2011

2. Agenda
 Zoeken, een korte introductie
 Zoeken in SharePoint
 Documentmanagement
 Implementeren SharePoint
 Vragen?

3. Zoeken,
een korte introductie

4. Zoeken, welke vormen zijn er?
 Keyword searching
 “fast search for sharepoint”
 “fast search”
 “FAST”
 Natural language searching
 “Waar kan ik informatie vinden over fast search for sharepoint”
 “Wat is fast search”

5. Welke uitdagingen zijn er? (1)
 Niet altijd duidelijk welke woorden belangrijk zijn
 Is “fast” belangrijker dan “search”?
 Niet altijd duidelijk of er samenstellingen staan
 Vormen “fast” en “search” een samensteling?
 Wordt er een “AND” of een “OR” gevraagd?
 Is het “fast AND search” of “fast OR search”?
 Onmogelijk om te weten wat de onderliggende vraag
is.
 Wat wil de gebruiker eigenlijk weten over „fast search for sharepoint”?
Product review, technische handleidingen, documentatie, prijs?

6. Welke uitdagingen zijn er? (2)
 Hoe vind je informatie over vragen die je hebt?
 “Ik zoek een kamer van maximaal €500 per maand, inclusief gas, water en
licht, in het centrum van Zaltbommel, met een ligging op het Zuiden.”
 Wanneer de broninformatie er zo uitziet:
<doc>
<titel>App. in Zaltbommel. €450-€550 incl. g.w.l.</titel>
<auteur>A. Flapper<auteur>
<plaatsingsdatum>23-06-2011</plaatsingsdatum>
<tekst>
Mooi appartement in het centrum van Zaltbommel:
- 80m2, 2 slaapkamers
- Balkon op het zuiden
Voor meer informatie bel: 06-12345678
</tekst>
</doc>

7. De kunst van het balanceren
Totale collectie
Missende resultaten: slechte match Irrelevante resultaten: slechte precisie
Relevante
Relevante documenten documenten Resultatenset
in de
resultatenset

8. Kwaliteit van het zoekresultaat
 Zoeken is de kunst van het balanceren tussen
gevonden resultaten, precisie en relevantie.
 Gevonden resultaten
 Welk deel van de totale relevante set is teruggevonden?
 Wat is de verhouding tussen gevonden documenten en documenten
die gevonden hadden moeten worden?
 Precisie
 Het % gevonden relevante documenten in de resultatenset
 Hoeveel “junk” zit er tussen de resultaten?
 Relevantie
 Zorg dat de meest relevante documenten bovenaan verschijnen, op
basis van bedrijfsbehoefte en eindgebruiker

9. Zoeken in SharePoint

10. Zoeken in SharePoint 2007
 Enterprise search
 People search
 Search scopes
 FAST Search (FAST ESP)

11. Verschillen tussen 2007 en 2010
Feature Name / Area Sharepoint Sharepoint
Server 2007 Server 2010
People And Expertise Search ○ ●
Search From Windows 7 And Windows Mobile ○ ●
Common Connector Framework For Indexing And Federation ○ ●
Scale And Performance Via Improved Topology Architecture ○ ●
Ability To Build Search-Powered Applications ○ ●
Refinement Panel And Sorting ☻
Search In Context ☻
Social Behavior Improves Relevance ☻
Thumbnails, Previews, And View In Browser ☻

12. Nieuwe zoekfuncties SharePoint 2010
 Boolean query syntax for free-text queries and for
property queries
 Prefix matching for search keywords and document
properties
 Suggestions while typing search queries
 Suggestions after users run queries
 Federated search connectors for searching the
enterprise from Windows 7

13. Verbeteringen in zoekfuncties SharePoint 2010
 Refinement panel
 People search
 Improved relevance in people search results
 Self search
 Phonetic name matching and nickname matching
 Enhancements for relevance of search results
 Ranking based on search results history
 Relevance based on inferred metadata

14. 2007 vs 2010: Wildcard search (1)

15. 2007 vs 2010: Wildcard search (2)

16. People search in SharePoint 2010

17. FAST vs SharePoint 2010 Enterprise Search

18. Documentmanagement
in SharePoint 2010

19. Documentmanagementsysteem (DMS)
 Definitie:
 “Een documentmanagementsysteem is een systeem of set van
programma's die wordt gebruik om elektronische, geprinte documenten of
afbeeldingen op te slaan en te traceren. “
 Functies:
 Vervangen van traditionele filesysteem en netwerkschijven
 Efficiënter opslaan van data en eenvoudiger doorzoekbaar maken
 DMS in SharePoint
 Toevoegen van metadata voor betere vindbaarheid
 Samenwerken aan documenten
 MySite voor persoonlijke documenten
 (Redactionele) workflows voor goedkeuren en vrijgeven van documenten

20. Documentmanagement & zoeken
 DM-strategie bepaalt succes van zowel SharePoint
als zoeken binnen SharePoint
 “Paradigm shift” van klassieke, folder-gebaseerde
oplossingen naar zoek-gebaseerde oplossingen =>
“Google zoekervaring” bepaalt in sterke mate de
zoekervaring die gebruikers op het intranet
verwachten

21. SharePoint implementeren

22. Een SharePoint implementatie door Imtech ICT

23. Een SharePoint evolutie

24. Stappenplan voor een implementatie (1)
 Gap-analyse:
 Hoe gaat het nu en hoe doen we het in de toekomst?
 Bepaal volwassenheid
 Wat moet allemaal formeel gemaakt worden?
 Welke processen en procedures moeten beschreven worden en tot welk
detail?
 Zelf metadata laten toevoegen of vaste termen gebruiken?
 Etc.
 Werk volwassenheid uit en stel een beheerplan op
 Wat gaan we beheren en monitoren en wat laten we over aan de
gebruikers?
 Hoe gaan we de omgeving schalen, welke groei verwachten we in hardware
capaciteit?

25. Stappenplan voor een implementatie (2)
 Stel een taxonomie op
 Leg organisatiebrede sleutelwoorden vooraf vast om vindbaarheid van
documenten te vergroten
 Maak een persona’s matrix
 Wie gaat de applicatie gebruiken vanuit welke rol?
 Ga aan de slag met een team ambassadeurs
 Richt een pilot in en bepaal het plan voor de brede
uitrol
 Maak mensen verantwoordelijk voor een breder draagvlak
 Beleg verantwoordelijkheden laag in de organisatie en dicht bij de
gebruikers

26. Drie belangrijkste onderdelen voor het slagen van
een implementatie voor de lange termijn
 Ontwerp van de taxonomie
 Welke documenteigenschappen worden vastgelegd
en welke worden verplicht?
 Welke persona‟s onderkennen we in de applicatie?

27. Taxonomie
=
vindbaarheid
Taxonomie ontwerpen
 Identificeer Stakeholders. Bepaal wie met de documenten gaat werken en
waarvoor de documenten of records worden gebruikt
 Definieer doel. Stel vast waarom de metadata moet worden toegekend. Meer is
niet per se beter.
 Bepaal aanpak. In de aanpak kan worden vermeld hoe de termen worden
verkregen, onderhouden en stakeholders worden betrokken.
 Verzamel informatie. Waarschijnlijk zijn er al bestaande manieren om
metadata toe te kennen, zoals folderstructuren of lokale databases die een goed
vetrekpunt bieden.
 Ontwerp schema. Het schema moet duidelijk weergeven wat de
uitgangspunten zijn en eenvoudig te interpreteren zijn.
 Voor pilot uit. Tijdens de pilot kan worden vastgesteld of het schema compleet
is en praktisch toepasbaar.
 Voer schema in. Nadat aan de hand van de pilot verbeteringen zijn
doorgevoerd aan het schema, kan het worden ingevoerd.
 Verzamel feedback en verbeter. Een organisatie verandert, evenals de type
content en de beste manier om het te metadateren. Een continu revisieproces is
nodig om de taxonomie werkbaar te houden.

28. Persona’s (1)
 Archetype gebruikers
 Hebben unieke eigenschappen, behoeften, rechten
en rollen.
 Opstellen aan de hand van:
 Autorisatiematrix
 Functiematrix
 Gebruikerstype
 Voorbeelden:
 Sales
 Marketing
 Projectmedewerker
 Thuiswerker

29. Persona’s (2)

30. Imtech ICT Integrated Solutions
Vragen en discussie

31. Einde presentatie
Arno Flapper
arno.flapper@Imtech.nl
Imtech ICT
Integrated Solutions
Hogeweg 41| 5301 LJ, Zaltbommel
T. +31 (0)418 57 07 00 | F. +31 (0)418 57 07 66 | W. www.imtech.nl/is
www.imtech-ict.nl