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Tipo archivo: TIFF pagina sencilla ó múltiple, </li></ul>   PDF, JPEG,.<br /><ul><li>Resolución 200, 300, etc.
Tipo imagen B/N , grises, color
Estructura de los archivos de salida
Manejo de índices: numero, campos </li></ul>   predefinidos, uso de OCR Zonal ó de códigos de <br />   barra<br /><ul><li>...
Nombre del archivo
Maquillaje de las imágenes,
Funciones preestablecidas.  Digitalización a un  Mail, </li></ul>   a un archivo, a una ó a varias impresoras <br /><ul><l...
Control  de perfiles de operadores.
Presentación de una ó varias imágenes</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES      PARA SU GESTIÓ...
Navegación
Cuadro de Clasificación Documental</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES      PARA SU GESTIÓN, ...
Nivel de diferenciación de elementos, reconociendo modelos gráficos, como círculos, cuadrados, etc. Y texturas de superfic...
Nivel de separación sintagmática, combinando unidades elementales para formar un todo significante (perspectiva espacial, ...
Nivel de las tipologías de producción y/o reproducción de la imagen.
Nivel de las estructuras de las imágenes.</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES      PARA SU GE...
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES      PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. <br />Recuperación <br />...
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Sistemas de información geográficos y satelitales
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Gestión de marcas y derechos
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Organización y gestión de agencias de noticias</li></li></ul><li>III. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN  SISTEMA DE ARC...
III. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN  SISTEMA DE ARCHIVO  Y GESTIÓN DE IMÁGENES DIGITALES.<br />      La capacidad de...
CONCEPTOS BASICOS <br />CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS<br />
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Resumen archivos digitales

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  2. 2. TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOIngeniero de Sistemas <br />Especialista en Desarrollo de Software<br />UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO<br />CIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN<br />ARCHIVOS DIGITALES<br />Abril 2011<br />RESUMEN EXPOSICIONES CURSO ARCHIVOS DIGITALES<br />
  3. 3. CONCEPTOS BASICOS <br />ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y DOCUMENTOS DIGITALES<br />
  4. 4. DEFINICION DE ARCHIVO <br />Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material<br />Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión <br />
  5. 5. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS<br />CICLO VITAL DEL DOCUMENTO<br />ARCHIVO DE<br />GESTIÓN<br />ARCHIVO <br />CENTRAL<br />ARCHIVO <br />HISTÓRICO<br />Documentación <br />Activa<br />Documentación <br />Semi-activa<br />Documentación <br />Inactiva<br />Valores Primarios<br />Valores secundarios<br /><ul><li>Administrativo
  6. 6. Legal
  7. 7. Fiscal
  8. 8. Contable
  9. 9. Técnico
  10. 10. Histórico
  11. 11. Cultural
  12. 12. Investigación
  13. 13. Científico</li></li></ul><li>DEFINICION DE BIBLIOTECA<br />Una biblioteca es un sitio en donde se almacena, se conserva material bibliográfico en diferentes formatos, por su organización facilita la búsqueda de una información determinada.<br />La biblioteca ofrece, a través de su material bibliográfico, su espacio, sus actividades, sus servicios, su bibliotecario y sus usuarios, una diversidad de caminos para desarrollar el potencial humano.<br />
  14. 14. DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA<br />Biblioteca<br /><ul><li>Colección de documentos seleccionados previamente, según criterios definidos por la función de la biblioteca y por el perfil de sus usuario s
  15. 15. Documentos voluntarios de pleno significado y repetibles.
  16. 16. Valor informático y cultural
  17. 17. Conservación provisional
  18. 18. Organización mediante el control del vocabulario que representa su forma y contenido</li></ul>Archivo<br /><ul><li>Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.
  19. 19. Documentos espontáneos, únicos y orgánicos.
  20. 20. Valor administrativo, legal, informativo y cultural
  21. 21. Conservación permanente cuando pasan al archivo histórico
  22. 22. Organización según la procedencia y el modo de producción</li></li></ul><li>LOS DOCUMENTOS DIGITALES<br />Se habla documentos digitales por que la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas. <br />Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales , como por ejemplo ; los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. También un documento digital puede cambiar el contenido de una línea de un párrafo o una página sin que por ello halla que cambiar el documento entero. <br />
  23. 23. LOS DOCUMENTOS DIGITALES<br />LOS ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS ANTE LO DIGITAL:<br />-Semejanzas con el mundo no digital: <br /><ul><li>No se caracterizan por el tipo de soporte y el mundo de codificar la información de sus documentos.
  24. 24. Conservan los documentos digitales con el mismo fin y el método de gestión que aplican al resto. </li></ul>Diferencia frente al mundo no digital :<br /><ul><li> La biblioteca organiza y da acceso a información sin conservar los documentos en su deposito .
  25. 25. El archivo sólo organiza y da acceso a información presente en documentos conservados en su deposito. Gestiona documentos electrónicos. </li></li></ul><li>PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL<br />POR SU FACILIDAD DE DIFUSION<br />La digitalización entendida como una técnica reprográfica, como su nombre lo indica, reproduce documentos soportados en papel<br />POR SU VALOR<br />Las condiciones y momento de aplicación de esquemas de digitalización para documentos archivísticos, serán consistentes en la medida que se apliquen bajo el rigor de modelos documentales, en donde la tecnología digital se interprete como apoyo de valor agregado que enriquece y facilita el acceso<br />
  26. 26. CONCEPTOS BASICOS <br />LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS<br />
  27. 27. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br />CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO<br /> <br />La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran.<br />SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES<br /> <br />Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.<br />
  28. 28. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br />PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:<br /> <br />Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo. <br />Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.<br /> <br />
  29. 29. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en:<br /> <br /><ul><li>Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.
  30. 30. Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.
  31. 31. Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales.
  32. 32. Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.
  33. 33. Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos.</li></ul> <br /><ul><li>Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que también se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente.
  34. 34. Formatos de preservación: asegurar la integridad del conjunto y, al máximo posible, la estabilidad.</li></li></ul><li>LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS<br />
  35. 35. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />EL ARCHIVO DIGITAL<br />El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.<br />Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos. <br />Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de información.<br />Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.<br />
  36. 36. Principios de la Gestión de archivos Digitales<br />En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la implementación de dichos sistemas se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los siguientes principios: <br /><ul><li>Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos. </li></ul> <br /><ul><li>Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente. </li></ul>  <br />
  37. 37. Principios de la Gestión de archivos Digitales<br /><ul><li>Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo.
  38. 38. Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo. </li></ul> <br /><ul><li>Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad. </li></ul>  <br />
  39. 39. Principios de la Gestión de archivos Digitales<br /><ul><li>Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico. </li></ul> <br /><ul><li>Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática. </li></ul>  <br />
  40. 40. Principios de la Gestión de archivos Digitales<br /><ul><li>Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.
  41. 41. Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información</li></ul>  <br />
  42. 42. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES<br />AUTENTIFICACIÓN<br />Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.<br />Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional. Presenta una estrecha con:<br /><ul><li> El proceso de reunión y captura de los documentos
  43. 43. La conservación preventiva de su contenido y la identificación y selección de las series.</li></li></ul><li>LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES<br />ORGANIZACIÓN<br /><ul><li>Análisis de tipos documentales
  44. 44. Denominación de la serie o documento.
  45. 45. Definición de la serie.
  46. 46. Productor, órgano u oficina y función.
  47. 47. Fechas extremas
  48. 48. Legislación y normatividad que rige su producción.
  49. 49. Procedimiento y tramite de creación.
  50. 50. Descripción de documentos que forman la unidad documental.
  51. 51. Contenido (palabra clave)
  52. 52. Ordenación de la serie
  53. 53. Series o documentos precedentes
  54. 54. Series o documentos descendientes.
  55. 55. Series relacionadas
  56. 56. Documentos de recopilación.
  57. 57. Descripción física: soporte, tipo de archivo y volumen de megas.</li></li></ul><li>LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES<br /> <br />AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES<br />ACCESO<br />Evolución y difusión electrónica de:<br />Documentos:<br />Formato de texto: txt, pdf, rtf.<br />Formato de datos estructurados: bases de datos, hojas de calculo.<br />Formatos de imagen fija o en movimiento: gif, pict, jpeg.<br />Formatos de sonido.<br />Formatos de hipertexto: SGML, XML.<br />Formatos multimedia.<br />Instrumentos de descripción: EAD (DTD)<br />Modulo de recuperación de información<br />Servicio de información multimedia tipo WWW.<br />
  58. 58. CONCEPTOS BASICOS <br />IMAGENES<br />
  59. 59. QUE ES UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES.<br />Es una herramienta utilizada para la estructuración y organización de archivos electrónicos dentro de la cual se almacena la imagen digital de los documentos y posteriormente se puede recuperar con palabras claves mediante una base de datos relacional asociada a las imágenes.<br />Una estructura de almacenamiento de imágenes tiene componentes técnicos de concepto. Por una parte los elementos técnicos pueden estar referidos al árbol que se generará a partir de la digitalización, al establecer carpetas y subcarpetas y dentro de ellas ficheros de imagen, dependiendo de las capacidades del <br />Sistema operacional y las velocidades De acceso que deben garantizar al usuario una respuesta oportuna.<br />
  60. 60. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />El tratamiento documental para la descripción y posterior recuperación de la imagen parte de una concepción original que ha seguido una línea evolutiva muy ligada, en los últimos años, a la evolución de la tecnología y en especial de los sistemas de información. <br />El tratamiento automatizado de los instrumentos referenciales y de control ha aumentado vertiginosamente el potencial informativo con respecto a las antiguas fichas en papel. Al mismo tiempo ha modificado ciertas prácticas en el tratamiento documental, como es el caso de la indexación, que suponen nuevos retos para los gestores de documentación.<br />
  61. 61. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Proceso de digitalización<br />Digitalización<br />Imagen<br />Data<br />1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16<br />Posición 1,1 Gris claro<br /> Posición 1,12 Azul Oscuro<br />Posición 1,13 Azul Oscuro<br />Posición 1,14 Blanco<br />Posición 1,15 Blanco y Azul oscuro<br />Posición 1,16 Azul oscuro<br />Para realizar la digitalización se sobrepone una rejilla sobre la imagen y se identifica el contenido de cada una de las celdas de la rejilla. Mientras mas fina la rejilla mejor calidad de la imagen, ya que se recolecta información mas precisa. Cuando la celda es muy grande existe dificultad para <br /> establecer que dato guardar.<br />
  62. 62. 0<br />0<br />1<br />Output<br />CCDs<br />Threshold<br />II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Proceso de digitalización<br />Cuando el documento ingresa en el escáner, este ilumina la imagen y el CCD captura el reflejo y lo convierte en un voltaje que luego se codifica en forma binaria.<br />
  63. 63. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Resolución<br />Calidad de la Imagen VS Tamaño del archivo y la velocidad<br />Una hoja tamaño carta digitalizada <br />A 200 dpi: 8.5 X 200 = 1,700<br /> 11.0 X 200 = 2,200 <br /> 3’740,000 PIXELES <br />200 dpi<br />A 400 dpi: 8.5 X 400 = 3,4= 4,400 <br />14’900<br /> 11.0 X 400 600,000 PIXELES<br />400 dpi <br />El uso que se va a dar a la imagen determina cual debe ser la resolución con la que se debe trabajar. Para la digitalización de documentos se trabaja con 200 dpi, si se quiere trabajar con OCR se debe trabajar con 300 dpi, si se va a trabajar con fotografía seguramente la resolución puede ser de 9600, si se va a trabajar con radiografías la resolución puede ser mayor. Existe la Resolución óptica y la resolución de salida.<br />
  64. 64. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Tipo de Imágenes<br />Color<br />Un pixel tiene 24-bits<br />16.7 millones de niveles de color<br />Escala de Grises<br />Un pixel tiene 8 bits<br />Imagen en 256 niveles de grises<br />Blanco y Negro<br />Un pixel tiene 1 bit<br />Imagen Bitonal 1 nivel<br />
  65. 65. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Al digitalizar una imagen se debe seleccionar:<br />Resolución:<br />Calidad de la imagen, tamaño del archivo y velocidad del escáner.<br />Tipo de Imagen: <br />Blanco y negro, escala de grises ó color<br />Tipo de archivo: <br />TIFF de pagina sencilla<br />TIFF de múltiples paginas<br />JPEG <br />PDF<br />
  66. 66. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Software de Captura<br /><ul><li>Características del documento fuente.
  67. 67. Parámetros imagen de salida:
  68. 68. Tipo archivo: TIFF pagina sencilla ó múltiple, </li></ul> PDF, JPEG,.<br /><ul><li>Resolución 200, 300, etc.
  69. 69. Tipo imagen B/N , grises, color
  70. 70. Estructura de los archivos de salida
  71. 71. Manejo de índices: numero, campos </li></ul> predefinidos, uso de OCR Zonal ó de códigos de <br /> barra<br /><ul><li>Separación de documentos: Hoja en blanco, </li></ul> código de barra<br /><ul><li>Eliminación pagina en blanco
  72. 72. Nombre del archivo
  73. 73. Maquillaje de las imágenes,
  74. 74. Funciones preestablecidas. Digitalización a un Mail, </li></ul> a un archivo, a una ó a varias impresoras <br /><ul><li>Procesamiento del fondo de la imagen
  75. 75. Control de perfiles de operadores.
  76. 76. Presentación de una ó varias imágenes</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Acceso a las Imágenes <br /><ul><li>Muestras documentales
  77. 77. Navegación
  78. 78. Cuadro de Clasificación Documental</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Descripción <br />La percepción visual permite en el caso de las imágenes, identificar los bordes, las superficies, la textura, las propiedades cromáticas, etc. Al extraer estas características descriptivas, es posible realizar clasificaciones y comparaciones para la búsqueda de imágenes similares aun patrón o ejemplo dado. <br />A grandes rasgos una imagen puede estudiarse desde diferentes niveles:<br /><ul><li>Nivel de manipulación de elementos gráficos, como color, forma, líneas, etc.
  79. 79. Nivel de diferenciación de elementos, reconociendo modelos gráficos, como círculos, cuadrados, etc. Y texturas de superficies.
  80. 80. Nivel de separación sintagmática, combinando unidades elementales para formar un todo significante (perspectiva espacial, escalas de representación, regiones, etc.)</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Descripción<br /><ul><li>Nivel de contextualización ubicando los objetos en el lugar y tiempo de representación y de generación de la imagen (una escena de una opera generada en otro siglo, pero actuada en un momento cercano).
  81. 81. Nivel de las tipologías de producción y/o reproducción de la imagen.
  82. 82. Nivel de las estructuras de las imágenes.</li></li></ul><li>II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.<br />Recuperación <br />Universidad de la Sabana<br />Sala de Consulta<br />
  83. 83. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. <br />Recuperación <br />Los sistemas de recuperación de información visual están relacionados con almacenamiento eficiente y recuperación de registros. En general, son útiles solamente si pueden recuperar coincidencias aceptables en tiempo real. Adicional a palabras clave asignadas por un humano, los sistemas RI pueden usar el contenido visual de las imágenes como índices (color, textura y forma). Recientemente, varios sistemas combinan atributos heterogéneos.<br />La recuperación de los documentos en formato de imagen cobra cada vez mayor importancia como servicio en las áreas tan diversas como:<br /><ul><li>Gestión de galerías de arte y museos
  84. 84. Diseño arquitectónico e ingeniería
  85. 85. Sistemas de información geográficos y satelitales
  86. 86. Gestión de bases de datos científicas
  87. 87. Gestión de marcas y derechos
  88. 88. Investigaciones criminales y de seguridad
  89. 89. Organización y gestión de agencias de noticias</li></li></ul><li>III. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO Y GESTIÓN DE IMÁGENES DIGITALES.<br />La tecnología digital permite la captación, almacenamiento y tratamiento documental de la imagen y del audio ofreciendo unos sistemas fluidos de gestión en cualquiera de sus fases.<br />Esta nueva tecnología tiene que poseer las siguientes<br />Grabación y captura de la imagen y del audio con garantía de una grabación homogénea durante la vista, así como sistemas alternativos de seguridad para no interrumpir las sesiones.<br />Almacenamiento tanto en robot (on-line) como en soporte cinta/datos. Es en esta fase cuando se debe realizar el tratamiento documental. Los nuevos “sistemas inteligentes”, asociados a sistemas digitales, como son VIRAGE y EXCALIBUR, permiten el reconocimiento de patrones de imágenes y audio. Pese a ello, siempre se requerirá la labor de un documentalista clasificando e indizando los documentos.<br />
  90. 90. III. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO Y GESTIÓN DE IMÁGENES DIGITALES.<br /> La capacidad de los archivos on-line es otro de los puntos <br /> fuertes de los sistemas digitales. Estos deben indicar, en todo <br /> momento, si un documento demandado se encuentra <br /> disponible en soporte cinta o está todavía en el archivo on- <br /> line.<br />Los sistemas digitales deben permitir la consulta ágil y rápida, así como contemplar la simultaneidad de distintos usuarios con un mismo documento con los criterios de búsqueda que hayan demandado.<br />El material seleccionado se visualizará en el mismo puesto permitiendo su descarga y edición.<br />
  91. 91. CONCEPTOS BASICOS <br />CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS<br />
  92. 92. ¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL?<br />POR SU FACILIDAD DE DIFUSION <br />POR SU VALOR<br />Administrativo<br />Redes de comunicación – Internet -<br />Informativo<br />Legal<br />Planes de Digitalización de Documentos<br />Cultural<br />
  93. 93. CONSERVACION<br />El término conservación se deriva de dos voces latinas: “cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa mantener o guardar. Literalmente, por consiguiente, conservación significa mantener o conservar unidos. El término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica, medicina, etc.),<br />
  94. 94. CONSERVACION DIGITAL<br /><ul><li>La conservación digital consiste en una serie de actividades reguladas de modo sistemático que permite la conservación por largo tiempo del “byte stream” (serie de bytes) incluyendo los metadatos.
  95. 95. (Los metadatos son información acerca del objeto digital, lo cual es importante si queremos retener su contexto). Esto dará acceso al material independientemente de la tecnología que cambia. En otras palabras, la conservación digital es un proceso de gestión activa que asegura el acceso al material digital en el futuro.</li></li></ul><li>R<br />E<br />T<br />O<br />S<br />D<br />E<br />L<br />A<br />P<br />R<br />E<br />S<br />E<br />R<br />V<br />A<br />I<br />Ó<br />N<br />Colaborar con los productores (creadores y distribuidores) para aplicar normas que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan la variedad de problemas desconocidos que deben ser tratados. Superar la dependencia del Software.<br />Reconocer que no es realista tratar de preservar todo y que hay que seleccionar el material que debe ser preservado. <br />Guardar el material en un lugar seguro. <br />Controlar el material utilizando metadatos estructurados y otros documentos que faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación.<br />Proteger la integridad y la identidad de los datos. Se calcula que el plazo de legibilidad de un documento digital oscila entre 10 y 20 años en el caso de hardware y entre 5 y 10 años en el caso de software.<br />Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los cambios tecnológicos. <br />Administrar los programas de preservación para que alcancen sus objetivos de manera económica, oportuna, global, dinámica y responsable.<br />
  96. 96. Unesco<br />Directrices para la preservación digital<br />El patrimonio cultural como herencia común <br />ACCESO AL PATRIMONIO DIGITAL<br />Artículo 2 - Acceso al patrimonio digital. El objetivo de la conservación del patrimonio digital es que éste sea accesible para el público (cursiva agregada). Por consiguiente, el acceso a los elementos del patrimonio digital, especialmente los de dominio público, no debería estar sujeto a requisitos poco razonables. Al mismo tiempo, debería garantizarse la protección de la información delicada o de carácter privado contra cualquier forma de intrusión. <br />Artículo 12 - La función de la UNESCO <br />En virtud de su mandato y funciones, incumbe a la UNESCO: <br /><ul><li>Incorporar los principios establecidos …, relacionadas con la preservación del patrimonio digital.</li></li></ul><li>Unesco<br />Directrices para la preservación digital<br /><ul><li>Ejercer de referente y de foro … para definir objetivos, políticas y proyectos que favorezcan la preservación del patrimonio digital.
  97. 97. Impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital; ....</li></ul>Las estrategias para preservar la accesibilidad no son autónomas, sino que son respaldadas por otras responsabilidades. Además, pueden combinarse varias estrategias para obtener mejores resultados.<br />La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales.<br />Para más comprensión de las directrices, puede estudiarse el resumen ejecutivo: DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL de fecha Febrero de 2005<br />
  98. 98. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACION DIGITAL<br />La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferentica de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe. <br />Las amenazas tales como la obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada Organización, llevan la Conservación Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos. <br />A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.<br /> <br />
  99. 99. ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS <br />PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL<br />
  100. 100. ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS <br />PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL<br />
  101. 101. ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL<br />Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de<br />Preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos a través de un plan de preservación de documentos digitales que defina las políticas y procedimientos al interior de una institución<br />Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Las copias de seguridad deberían ser consideradas la estrategia de mantenimiento mínima para incluso los materiales más efímeros y con Menos valor que dispongamos.<br /> <br />
  102. 102. Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).<br />Metadatos. En el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación.<br />Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.<br />
  103. 103. Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra,<br />Tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características Esenciales de los datos. <br />Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de estándares es al software lo que los soportes perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhieréndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más desconocidos y menos soportados.<br />Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van cambiando. La solución más común a este problema es cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. <br />Para la conservación de los objetos digitales no solo debe tenerse en cuenta los aspectos financieros sino también la accesibilidad, perdurabilidad, legibilidad y preservación de la autenticidad. <br />
  104. 104. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSESTRATEGIAS PLANTEADAS<br />ESTRATEGIA 1: PRESERVACION DE LA TECNOLOGIA<br />Objetivo: creación de verdaderos museos cibernéticos o informáticos que recojan tanto los hardware como los software obsoletos.<br />Propuesta por David Bearman.<br />PRETENSION<br />mantener el contexto de la tecnología<br />para<br />Conservar la tecnología<br />congelar el estado de la técnica<br />mantener el acceso continuo a los <br />objetos digitales.<br />
  105. 105. INCONVENIENTES<br />No sólo se debe conservar el hardware y software originales, sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento cuando su obsolescencia sea ya completa.<br />Opción económicamente inviable e irreal.<br />Posible aplicación a corto y medio plazo o medida extrema en el caso de información de gran importancia e imposibilidad de migrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado.<br />Principales críticos de esta estrategia: Jeff Rothenberg y Terry Cook.<br /> <br />“La probabilidad de conseguir que una pieza de la maquinaria continúe funcionando durante décadas no es muy elevada; ya que los recambios, chips y software serían difíciles de reproducir. Un sistema informático es mucho más complejo que una máquina de vapor” (Palabras de Terry Cook).<br />
  106. 106. Proceso<br />Anotación<br />Encapsulación<br />Transliteración<br />Emulación<br />Construir una estructura lógica que contenga todos los elementos citados. <br />Crear las explicaciones sobre el contexto del documento y sobre cómo abrir y usar la encapsulación. <br />Actualizar periódicamente las anotaciones textuales para mantenerlas inteligibles.<br />Abrir la encapsulación, crear el emulador específico y hacerlo funcionar en el ordenador futuro.<br />Se creará un emulador para cada formato de objeto, no para cada objeto.<br />
  107. 107. CONCEPTOS BASICOS <br />METADATOS<br />
  108. 108. Concepto<br />La frase utilizada comúnmente para explicar los Metadatos “los datos de los datos” simplemente significa la información descriptiva acerca de algo. Los metadatos son la información asociada a los documentos gestionados. Sirven para calificar los documentos, dotarlos de información complementaria utilizable. Son datos que permiten identificar, describir, analizar y localizar los recursos de Internet.<br />Los Metadatos son información acerca de algo o bien que contiene. El "algo" puede ser un objeto físico como…<br />Un libro<br />o bien un contenido digital como una página Web en línea…<br />
  109. 109. El metadato puede utilizarse directamente como información pero, sobre todo, es la base de las funciones de búsqueda o de procesos selectivos aplicados a los documentos<br />Los metadatos típicos incluyen, entre otros:<br />El título<br />El autor<br />Fecha de publicación<br />El idioma<br />La descripción<br />
  110. 110. Utilidad de los metadatos<br />Existen muchos motivos para crear metadatos y una de ellas es que tienen numerosas funciones importantes como:<br />La búsqueda de datos<br />La transferencia de datos<br />La documentación de datos<br />
  111. 111. Metadatos para la gestión de los Documentos<br />Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. <br />Metadatos<br />Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse para identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, así como las políticas que los rigen.<br />
  112. 112. Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos<br />Los metadatos apoyan los procesos de trabajo y los procesos de gestión de documentos:<br />protegiendo los documentos como prueba y asegurando su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo<br />b) facilitando la comprensión de los documentos<br />c) sirviendo de base y garantizando el valor probatorio de los documentos<br />d) contribuyendo a garantizar la autenticidad, <br /> fiabilidad e integridad de los documentos<br />e) respaldando la gestión del acceso, la privacidad y los derechos de <br /> propiedad Intelectual<br />f) sirviendo de base para una recuperación <br /> eficiente<br />
  113. 113. g) respaldando las estrategias de interoperabilidad, permitiendo que se incorporen <br /> oficialmente al sistema documentos creados en diversos entornos <br /> administrativos y técnicos y que se mantengan durante tanto tiempo como sea <br /> necesario<br />h) proporcionando vínculos lógicos entre los documentos <br /> y su contexto de creación, manteniéndolos de forma <br /> estructurada, fiable e inteligible<br />i) facilitando la identificación del entorno tecnológico en que los documentos <br /> digitales fueron creados o se incorporaron al sistema y la gestión del entorno <br /> tecnológico en el que se han mantenido, de modo que puedan ser reproducidos <br /> como documentos auténticos cuando se necesiten<br />j) facilitando la migración eficiente y exitosa de <br /> documentos electrónicos de un entorno o <br /> plataforma informáticos a otro, o cualquier <br /> otra posible estrategia de conservación<br />
  114. 114. Tipos de Metadatos<br />Auxilia en la gestión de documentos, la gestión de derechos y la <br />gestión de la preservación. Registra características técnicas.<br /><ul><li>fecha de recibimiento.
  115. 115. acción de preservación (conversión, refrescamiento).
  116. 116. tipo de archivo (.DOC, .ODT).
  117. 117. derechos de acceso (confidencialidad, propiedad intelectual).</li></ul>1. Administrativos<br />Ejemp.<br />Describen las relaciones entre documentos y la estructura interna <br />de documentos complejos. (formados por diversos archivos <br />relacionados) Ej.: bases de datos, páginas de la Web, correos <br />electrónicos con anexos.<br />2. Estructurales<br /><ul><li>versiones de documentos.
  118. 118. documentos de un expediente.
  119. 119. tablas de una base de datos.
  120. 120. archivos de una página de la Web.</li></ul>Ejemp.<br />Auxilia en la búsqueda de los documentos.<br /><ul><li>autor.
  121. 121. destinatario.
  122. 122. fecha de creación.
  123. 123. institución productora.
  124. 124. clasificación.
  125. 125. asunto.
  126. 126. etc.</li></ul>3. Descriptivos<br />Ejemp.<br />
  127. 127. Tipos de Archivo y Formatos<br />Las computadoras funcionan procesando y almacenando <br />información, a la información almacenada se la denomina<br />archivos. En principio lo archivos se dividen en dos grupos: <br />ejecutables y no ejecutables.<br />Los archivos ejecutables son aquellos archivos que <br />almacenan una serie de instrucciones que inician <br />determinados procesos. Estos son los responsables de <br />hacer correr los programas. Estas instrucciones por lo <br />general están codificadas, una persona no puede entender <br />estas instrucciones; pero también hay archivos ejecutables <br />en los cuales las instrucciones están en forma de texto y <br />pueden ser entendidas y modificadas por el usuario. <br />Los archivos se clasifican por el tipo de información <br />que almacenan. Al hablar del tipo de archivo nos <br />referimos a la generalidad: archivos de audio, <br />archivos de video, archivos de imagen, archivos de <br />texto, archivos de uso exclusivo, archivos de <br />sistema. <br />Dentro de estos grupos generales se anidan archivos <br />con determinadas particularidades en la codificación <br />de la información, a esas particularidades se les <br />llama formato. <br />
  128. 128. Extensiones y formatos comunes <br />Archivos de texto<br />Extensión<br />Descripción del formato<br />TXT<br />Identifica archivos que contienen solo texto<br />El formato Rich Text Format, o RTF, (en español<br />formato de texto enriquecido), es un lenguaje de<br />descripción desarrollado por Microsoft para<br />intercambiar información entre programas de<br />edición de texto. El RTF es un formato sencillo<br />estandarizado con diversas incompatibilidades<br />incluso entre distintas aplicaciones de Microsoft y<br />rara vez se usa para guardar documentación.<br />RTF<br />
  129. 129. Archivos de imagen<br />Extensión<br />Descripción del formato<br />JPG -JPEG<br />Este formato es utilizado para almacenar y presentar fotos e imágenes sin movimiento. <br />A diferencia de su similar "gif", permite el manejo de un mayor número de colores.<br />Gráfico en formato Bit MaP (mapa de bits) que puede ser abierto en la aplicación <br />Paint Brush diseñada para el sistema operativo Microsoft Windows. <br />BMP<br />(Tagged Image File Format) Formato de archivo de imágenes etiquetadas. Se trata de <br />un formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el <br />intercambio universal de imágenes digitales. Formato de archivos de gráficos por <br />trama ampliamente utilizado y desarrollado por Aldus y Microsoft, que maneja <br />monocromático, escala de grises, color de 8 y 24 bits.<br />TIFF<br />(Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo <br />especialmente pensado para redes.<br />PNG<br />Gráfico en formato TARGA.<br />TGA<br />Este formato fue diseñado por Compu Serve y debe su nombre a las siglas del inglés <br />Graphic Interchange Format (Formato Gráfico de Intercambio). Un archivo de imagen <br />con este formato puede almacenar hasta 256 colores, por lo que generalmente son <br />diseños sencillos, como rayas, tramados, dibujos animados simples, etc. y por su bajo <br />peso y característica multiplataforma, se utiliza extensamente en Internet.<br />GIF<br />
  130. 130. Archivos de audio<br />Extensión<br />Descripción del formato<br />Identifica archivos que contienen audio en formato WAVE. Este formato, diseñado por <br />Microsoft, es un estándar para el manejo de audio en la plataforma Windows y permite <br />obtener una alta calidad en el almacenamiento y reproducción de audio, aunque su <br />principal desventaja es el elevado peso de los archivos que genera. <br />WAV<br />Identifica archivos que contienen sonido en formato MPEG Audio Stream, Layer III. Se <br />trata de un formato no propietario. Este formato tiene la capacidad de almacenar audio <br />con calidad similar a la de un disco compacto. Su ventaja radica en que se reduce <br />considerablemente el peso de los archivos generados (normalmente la proporción es <br />de 1/10).<br />MP3<br />WMA<br />Formato propietario desarrollado por Microsoft. Es un formato que está orientado más<br />a la difusión (broadcasting) a través de Internet.<br />
  131. 131. Archivos de video<br />Extensión<br />Descripción del formato<br />Esta extensión identifica archivos que contienen vídeo digital. El formato AVI es el <br />estándar utilizado en la plataforma Windows. Su principal desventaja es que genera <br />archivos algo pesados.<br />AVI<br />Identifica archivos cuyo contenido fue creado en el programa Quick Time. Este <br />formato tiene la capacidad de manejar audio, animación, vídeo y capacidades <br />interactivas; fue creado por la empresa Apple e inicialmente se desarrolló para la <br />plataforma Macintosh. Actualmente también es utilizado en Windows y Unix y es un <br />estándar para el manejo de vídeo.<br />MOV<br />Windows Media Video (WMV) es un nombre genérico que se da al conjunto de <br />algoritmos de compresión ubicados en el set propietario de tecnologías de video <br />desarrolladas por Microsoft, que forma parte del framework Windows Media.<br />WMV<br />(Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo <br />especialmente pensado para redes.<br />PNG<br />Este formato toma su nombre de Moving Pictures Expert Group, que es grupo<br />integrado por más de 70 compañías e instituciones de todo el mundo, entre las que <br />destacan Sony, Philips y Apple; que se han unido con la finalidad de conformar un <br />estándar para el manejo de video digital en CD, televisión por cable, transmisión<br />directa por satélite y televisión de alta definición.<br />MPG - MPEG<br />
  132. 132. Archivos de uso exclusivo<br />Extensión<br />Descripción del formato<br />PRPROJ<br />Archivo de uso exclusivo de Adobe Premiere.<br />AEP<br />Archivo de uso exclusivo de Adobe After Effects.<br />CDR<br />Archivo de uso exclusivo de Corel Draw.<br />PSD<br />Archivo de uso exclusivo de Adobe Photoshop.<br />
  133. 133. CONCEPTOS BASICOS <br />GESTIÓN ELECTRONICA DE DOCUMENTOS<br />
  134. 134. Buena Gestión Documental, la llave para una buena gestión de Información y Conocimiento<br />SGD: Sistema de Gestión Documental<br />SGI: Sistema de Gestión de Información<br />SGC: Sistema de Gestión del Conocimiento <br />
  135. 135. Qué es la gestión documental?<br />La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”(1)<br />(1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de Colombia <br />
  136. 136. Por qué la gestión documental?<br />Porque:<br />Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente <br />Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimiento<br />No se puede esperar rentabilidad , productividad y competitividad gestionando la información de manera pobre e irresponsable.<br />
  137. 137.
  138. 138. La Gestión documental en papel<br />El Problema<br />El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera: <br />
  139. 139. Pérdida de oportunidad:<br /><ul><li>Seguridad; es imposible controlar el acceso a la documentación, generando una nula confidencialidad, salvo que se destinen recursos humanos específicos, con el consiguiente costo adicional.
  140. 140. Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).
  141. 141. Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad del servicio ofrecido.
  142. 142. Gestión; las empresas, tradicionalmente, han considerado la gestión de la documentación y el archivo como una actividad secundaria "algo inferior", sin planificación. </li></li></ul><li>Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad de crear un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).<br />
  143. 143. Detrás de este aspecto tecnológico debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones.<br />
  144. 144. Ventajas de la implementación de un SGED <br />Disminución de costes administrativos<br />•Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas, un DVD puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o 225000 páginas escaneadas.<br />•Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto.<br />•Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias.<br />Reducción de costos salariales<br />•Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesibles desde el propio puesto de trabajo.<br />•Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla.<br />•Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc. xxxxxxx<br />Disminución de la pérdida de oportunidad<br />•Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento.<br />•No existen documentos extraviados o perdidos.<br />•Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.<br />•Aumento de la productividad.<br />•Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.<br />•Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.<br />
  145. 145. PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS<br />•Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años.<br />•Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación. <br />•Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente. <br />
  146. 146. Componentes de un SGED<br />
  147. 147. Componentes de un SGED<br />
  148. 148. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos<br />ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO <br />•Definir el alcance y Planificar los pasos que se van a dar. <br />•El Plan de Lanzamiento definirá claramente el alcance. Los Objetivos del plan de lanzamiento son:<br /><ul><li>Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
  149. 149. Crear el equipo del proyecto.</li></ul>Las Actividades principales del plan de lanzamiento son:<br /><ul><li>Elaborar un plan detallado del proyecto.
  150. 150. Constitución del equipo e información del mismo a los participantes.
  151. 151. Determinación de las evaluaciones a realizar.</li></ul>Los Resultados del plan del Proyecto se concretarán en:<br />•Equipo constituido y organizado.<br />•Plan detallado del proyecto.<br />•Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan.<br />•Análisis de la situación actual<br />
  152. 152. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos<br />ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL<br />Los Objetivos del análisis son:<br />•Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual.<br />•Identificar la oportunidades de mejora del sistema.<br />Actividades principales:<br />•Análisis de las expectativas de la empresa.<br />•Identificación de los procesos para el alcance del proyecto.<br />•Análisis de la documentación de la empresa, destacando:<br />•Estudio de los documentos vitales.<br />•Estudio de los documentos activos.<br />•Estudio del sistema de clasificación.<br />•Evaluación del sistema de ordenación.<br />•Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad.<br />•Estudio del flujo de información.<br />•Identificación de los usuarios.<br />
  153. 153. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos<br />Los Resultados obtenidos se concretarán en un DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL el cual muestra:<br />•Identificación de los puntos fuertes del sistema actual y de las oportunidades de mejoramiento detectadas.<br />•Requerimientos funcionales y técnicos para el sistema de gestión electrónica documental.<br />•Conclusiones respecto al alcance del proyecto.<br />El análisis de la situación requiere recoger toda la información pertinente al alcance del proyecto. <br />•Fuentes de información.<br />•Entrevistas con el personal.<br />•Información sobre los documentos.<br />•Inventario de documentos.<br />
  154. 154. BIBLIOGRAFIA <br />BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión documental y Gestión de Contenidos en las Empresas: Estado del Arte 2002 y Prospectivas para el 2003”Profesional de la Información. Vol. 12, No.2 (marzo-abril 2003);p. 118-120<br /> <br />BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión de Documentos, enfoque en las organizaciones”. Julio 7 de 2005. <br /> <br />BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión documental en las empresas: Una aproximación practica”. VII Jornadas Españolas de Documentación. (Fesabid 2000) Bilbao, 19-21 Octubre 2000. <br /> <br />LLANSO SANJUAN, Joaquím. “Sistemas de Archivos y Modelos de Gestión de Documentos en un contexto internacional”. Revista Códice. Vol. 2, No. 1. Enero- Junio de 2006. <br /> <br />MEJIA, Myriam; BARRERA, Amanda; MELO, Alexander; PARADA Hernán; TRIANA, Jorge. ”Guía para la implementación de un sistema de Gestión Documental. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Sistema Nacional de Archivos.2005.<br /> <br /> <br />SANZ, ANA, “La lenta pero imparable transición de las organizaciones a la gestión digital. Aunque la Tecnología precisa ya existe, se requiere una normativa clara al respecto” Mesa redonda organizada por Computer World. Computer World, No. 1123. Pág.22. 15 diciembre 2006.<br /> <br />TOTAL QUALITY MANAGEMENT. Gestión integral de los documentos en las Instituciones de Educación Superior. SEMINARIO ASCUN. Agenda 20/09/051. <br />
  155. 155. BIBLIOGRAFÍA<br />¿Qué utilidad tienen los metadatos?. [En línea]. [Citado el 07 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://aims.fao.org/es/faq/qu-utilidad-tienen-los-metadatos<br />¿Qué son los Metadatos? . [En línea]. [Citado el 07 de marzo 2011]. Disponible en Internet: <br />http://hosting.udlap.mx/estudiantes/jose.ferrercz/Introduccion%20a%20los%20metadatos.pdf<br />Metadatos. Catalogando y describiendo para facilitar la búsqueda y la recuperación de la información. [En línea] 2010. [Citado el 09 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.metadatos-xmlrdf.com/metadatos<br />Metadatos. [En línea] 2001. [Citado el 09 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://gisweb.ciat.cgiar.org/sig/esp/metadatos.htm<br />La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión para la Archivística desde la nueva e-Administración. [En línea] 2003. [Citado el 11 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://e-archivo.uc3m.es/bitstream/10016/878/1/EMendez_Arxius.pdf<br />
  156. 156. BIBLIOGRAFÍA<br />Metadatos. [En línea] 2011. [Citado el 12 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://mapserver.inegi.gob.mx/geografia/espanol/normatividad/metadatos/index.cfm<br />Profundizar en la gestión de documentos con metadatos e indexación. [En línea] 2010. [Citado el 12 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.compute-rs.com/es/consejos-2225502.htm<br />Tipos de metadatos. [En línea]. 2006. [Citado el 14 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.denibol.com/metadatos_xml_rdf/metadatos_xml_rdf.pdf<br />Metadatos: Concepto, Funciones y Tipos . [En línea]. 2007. [Citado el 14 de marzo 2011]. Disponible en Internet: <br />http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/gestao/chile__metadatos.pdf<br />
  157. 157. BIBLIOGRAFÍA<br /><ul><li>http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf
  158. 158. Zapata, Carlos Alberto . Administración y manejo de archivos electrónicos. En http://eprints.rclis.org</li></li></ul><li>BIBLIOGRAFIA<br /><ul><li>CASANOVAS, Inés. Gestión de archivos electrónicos. Bueno Aires : </li></ul>Alfagrama, 2008. 256 p.<br /><ul><li>Archivo General de la Nación. Pautas para la utilización de la </li></ul> digitación. Bogotá : Archivo General de la Nación, 2009.<br /><ul><li>LUIRETTE, Carlos Daniel. Conservación Preventiva de Soportes </li></ul> Audiovisuales. Buenos Aires, Alfagrama, 2008. 154 p.<br />
  159. 159. BIBLIOGRAFIA<br /><ul><li>http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
  160. 160. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf
  161. 161. www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt 
  162. 162. http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf
  163. 163. ww.gedsa.es/gedsa_files_/conservacion.pdf
  164. 164. sylvi17.wordpress.com/.../recopilación-y-conservacion-del-patrimonio-digital/
  165. 165. http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_PRINTPAGE&URL_SECTION=201.html </li>

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