1. Carmen Elisa Ocampo Buendia Zoraida Vanegas UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVOS DIGITALES Abril 2011 RESUMEN EXPOSICIONES CURSO ARCHIVOS DIGITALES
2. TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOIngeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de Software UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ARCHIVOS DIGITALES Abril 2011 RESUMEN EXPOSICIONES CURSO ARCHIVOS DIGITALES
4. DEFINICION DE ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión
26. CONCEPTOS BASICOS LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
27. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran. SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.
28. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo. Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.
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30. Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.
32. Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.
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35. LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITALES EL ARCHIVO DIGITAL El archivo digital es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma. Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el computador desde un simple block de nota hasta u programa ejecutable de grandes rasgos. Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de información. Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato.
59. QUE ES UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES. Es una herramienta utilizada para la estructuración y organización de archivos electrónicos dentro de la cual se almacena la imagen digital de los documentos y posteriormente se puede recuperar con palabras claves mediante una base de datos relacional asociada a las imágenes. Una estructura de almacenamiento de imágenes tiene componentes técnicos de concepto. Por una parte los elementos técnicos pueden estar referidos al árbol que se generará a partir de la digitalización, al establecer carpetas y subcarpetas y dentro de ellas ficheros de imagen, dependiendo de las capacidades del Sistema operacional y las velocidades De acceso que deben garantizar al usuario una respuesta oportuna.
60. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. El tratamiento documental para la descripción y posterior recuperación de la imagen parte de una concepción original que ha seguido una línea evolutiva muy ligada, en los últimos años, a la evolución de la tecnología y en especial de los sistemas de información. El tratamiento automatizado de los instrumentos referenciales y de control ha aumentado vertiginosamente el potencial informativo con respecto a las antiguas fichas en papel. Al mismo tiempo ha modificado ciertas prácticas en el tratamiento documental, como es el caso de la indexación, que suponen nuevos retos para los gestores de documentación.
61. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. Proceso de digitalización Digitalización Imagen Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Posición 1,1 Gris claro Posición 1,12 Azul Oscuro Posición 1,13 Azul Oscuro Posición 1,14 Blanco Posición 1,15 Blanco y Azul oscuro Posición 1,16 Azul oscuro Para realizar la digitalización se sobrepone una rejilla sobre la imagen y se identifica el contenido de cada una de las celdas de la rejilla. Mientras mas fina la rejilla mejor calidad de la imagen, ya que se recolecta información mas precisa. Cuando la celda es muy grande existe dificultad para establecer que dato guardar.
62. 0 0 1 Output CCDs Threshold II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. Proceso de digitalización Cuando el documento ingresa en el escáner, este ilumina la imagen y el CCD captura el reflejo y lo convierte en un voltaje que luego se codifica en forma binaria.
63. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. Resolución Calidad de la Imagen VS Tamaño del archivo y la velocidad Una hoja tamaño carta digitalizada A 200 dpi: 8.5 X 200 = 1,700 11.0 X 200 = 2,200 3’740,000 PIXELES 200 dpi A 400 dpi: 8.5 X 400 = 3,4= 4,400 14’900 11.0 X 400 600,000 PIXELES 400 dpi El uso que se va a dar a la imagen determina cual debe ser la resolución con la que se debe trabajar. Para la digitalización de documentos se trabaja con 200 dpi, si se quiere trabajar con OCR se debe trabajar con 300 dpi, si se va a trabajar con fotografía seguramente la resolución puede ser de 9600, si se va a trabajar con radiografías la resolución puede ser mayor. Existe la Resolución óptica y la resolución de salida.
64. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. Tipo de Imágenes Color Un pixel tiene 24-bits 16.7 millones de niveles de color Escala de Grises Un pixel tiene 8 bits Imagen en 256 niveles de grises Blanco y Negro Un pixel tiene 1 bit Imagen Bitonal 1 nivel
65. II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN. Al digitalizar una imagen se debe seleccionar: Resolución: Calidad de la imagen, tamaño del archivo y velocidad del escáner. Tipo de Imagen: Blanco y negro, escala de grises ó color Tipo de archivo: TIFF de pagina sencilla TIFF de múltiples paginas JPEG PDF
90. III. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO Y GESTIÓN DE IMÁGENES DIGITALES. La capacidad de los archivos on-line es otro de los puntos fuertes de los sistemas digitales. Estos deben indicar, en todo momento, si un documento demandado se encuentra disponible en soporte cinta o está todavía en el archivo on- line. Los sistemas digitales deben permitir la consulta ágil y rápida, así como contemplar la simultaneidad de distintos usuarios con un mismo documento con los criterios de búsqueda que hayan demandado. El material seleccionado se visualizará en el mismo puesto permitiendo su descarga y edición.
92. ¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL? POR SU FACILIDAD DE DIFUSION POR SU VALOR Administrativo Redes de comunicación – Internet - Informativo Legal Planes de Digitalización de Documentos Cultural
93. CONSERVACION El término conservación se deriva de dos voces latinas: “cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa mantener o guardar. Literalmente, por consiguiente, conservación significa mantener o conservar unidos. El término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica, medicina, etc.),
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97. Impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital; ....Las estrategias para preservar la accesibilidad no son autónomas, sino que son respaldadas por otras responsabilidades. Además, pueden combinarse varias estrategias para obtener mejores resultados. La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales. Para más comprensión de las directrices, puede estudiarse el resumen ejecutivo: DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL de fecha Febrero de 2005
98. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACION DIGITAL La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferentica de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe. Las amenazas tales como la obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada Organización, llevan la Conservación Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos. A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.
101. ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de Preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos a través de un plan de preservación de documentos digitales que defina las políticas y procedimientos al interior de una institución Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Las copias de seguridad deberían ser consideradas la estrategia de mantenimiento mínima para incluso los materiales más efímeros y con Menos valor que dispongamos.
102. Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo). Metadatos. En el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación. Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.
103. Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra, Tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características Esenciales de los datos. Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de estándares es al software lo que los soportes perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhieréndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más desconocidos y menos soportados. Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van cambiando. La solución más común a este problema es cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. Para la conservación de los objetos digitales no solo debe tenerse en cuenta los aspectos financieros sino también la accesibilidad, perdurabilidad, legibilidad y preservación de la autenticidad.
104. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSESTRATEGIAS PLANTEADAS ESTRATEGIA 1: PRESERVACION DE LA TECNOLOGIA Objetivo: creación de verdaderos museos cibernéticos o informáticos que recojan tanto los hardware como los software obsoletos. Propuesta por David Bearman. PRETENSION mantener el contexto de la tecnología para Conservar la tecnología congelar el estado de la técnica mantener el acceso continuo a los objetos digitales.
105. INCONVENIENTES No sólo se debe conservar el hardware y software originales, sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento cuando su obsolescencia sea ya completa. Opción económicamente inviable e irreal. Posible aplicación a corto y medio plazo o medida extrema en el caso de información de gran importancia e imposibilidad de migrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado. Principales críticos de esta estrategia: Jeff Rothenberg y Terry Cook. “La probabilidad de conseguir que una pieza de la maquinaria continúe funcionando durante décadas no es muy elevada; ya que los recambios, chips y software serían difíciles de reproducir. Un sistema informático es mucho más complejo que una máquina de vapor” (Palabras de Terry Cook).
106. Proceso Anotación Encapsulación Transliteración Emulación Construir una estructura lógica que contenga todos los elementos citados. Crear las explicaciones sobre el contexto del documento y sobre cómo abrir y usar la encapsulación. Actualizar periódicamente las anotaciones textuales para mantenerlas inteligibles. Abrir la encapsulación, crear el emulador específico y hacerlo funcionar en el ordenador futuro. Se creará un emulador para cada formato de objeto, no para cada objeto.
108. Concepto La frase utilizada comúnmente para explicar los Metadatos “los datos de los datos” simplemente significa la información descriptiva acerca de algo. Los metadatos son la información asociada a los documentos gestionados. Sirven para calificar los documentos, dotarlos de información complementaria utilizable. Son datos que permiten identificar, describir, analizar y localizar los recursos de Internet. Los Metadatos son información acerca de algo o bien que contiene. El "algo" puede ser un objeto físico como… Un libro o bien un contenido digital como una página Web en línea…
109. El metadato puede utilizarse directamente como información pero, sobre todo, es la base de las funciones de búsqueda o de procesos selectivos aplicados a los documentos Los metadatos típicos incluyen, entre otros: El título El autor Fecha de publicación El idioma La descripción
110. Utilidad de los metadatos Existen muchos motivos para crear metadatos y una de ellas es que tienen numerosas funciones importantes como: La búsqueda de datos La transferencia de datos La documentación de datos
111. Metadatos para la gestión de los Documentos Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. Metadatos Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse para identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, así como las políticas que los rigen.
112. Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos Los metadatos apoyan los procesos de trabajo y los procesos de gestión de documentos: protegiendo los documentos como prueba y asegurando su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo b) facilitando la comprensión de los documentos c) sirviendo de base y garantizando el valor probatorio de los documentos d) contribuyendo a garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos e) respaldando la gestión del acceso, la privacidad y los derechos de propiedad Intelectual f) sirviendo de base para una recuperación eficiente
113. g) respaldando las estrategias de interoperabilidad, permitiendo que se incorporen oficialmente al sistema documentos creados en diversos entornos administrativos y técnicos y que se mantengan durante tanto tiempo como sea necesario h) proporcionando vínculos lógicos entre los documentos y su contexto de creación, manteniéndolos de forma estructurada, fiable e inteligible i) facilitando la identificación del entorno tecnológico en que los documentos digitales fueron creados o se incorporaron al sistema y la gestión del entorno tecnológico en el que se han mantenido, de modo que puedan ser reproducidos como documentos auténticos cuando se necesiten j) facilitando la migración eficiente y exitosa de documentos electrónicos de un entorno o plataforma informáticos a otro, o cualquier otra posible estrategia de conservación
127. Tipos de Archivo y Formatos Las computadoras funcionan procesando y almacenando información, a la información almacenada se la denomina archivos. En principio lo archivos se dividen en dos grupos: ejecutables y no ejecutables. Los archivos ejecutables son aquellos archivos que almacenan una serie de instrucciones que inician determinados procesos. Estos son los responsables de hacer correr los programas. Estas instrucciones por lo general están codificadas, una persona no puede entender estas instrucciones; pero también hay archivos ejecutables en los cuales las instrucciones están en forma de texto y pueden ser entendidas y modificadas por el usuario. Los archivos se clasifican por el tipo de información que almacenan. Al hablar del tipo de archivo nos referimos a la generalidad: archivos de audio, archivos de video, archivos de imagen, archivos de texto, archivos de uso exclusivo, archivos de sistema. Dentro de estos grupos generales se anidan archivos con determinadas particularidades en la codificación de la información, a esas particularidades se les llama formato.
128. Extensiones y formatos comunes Archivos de texto Extensión Descripción del formato TXT Identifica archivos que contienen solo texto El formato Rich Text Format, o RTF, (en español formato de texto enriquecido), es un lenguaje de descripción desarrollado por Microsoft para intercambiar información entre programas de edición de texto. El RTF es un formato sencillo estandarizado con diversas incompatibilidades incluso entre distintas aplicaciones de Microsoft y rara vez se usa para guardar documentación. RTF
129. Archivos de imagen Extensión Descripción del formato JPG -JPEG Este formato es utilizado para almacenar y presentar fotos e imágenes sin movimiento. A diferencia de su similar "gif", permite el manejo de un mayor número de colores. Gráfico en formato Bit MaP (mapa de bits) que puede ser abierto en la aplicación Paint Brush diseñada para el sistema operativo Microsoft Windows. BMP (Tagged Image File Format) Formato de archivo de imágenes etiquetadas. Se trata de un formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el intercambio universal de imágenes digitales. Formato de archivos de gráficos por trama ampliamente utilizado y desarrollado por Aldus y Microsoft, que maneja monocromático, escala de grises, color de 8 y 24 bits. TIFF (Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo especialmente pensado para redes. PNG Gráfico en formato TARGA. TGA Este formato fue diseñado por Compu Serve y debe su nombre a las siglas del inglés Graphic Interchange Format (Formato Gráfico de Intercambio). Un archivo de imagen con este formato puede almacenar hasta 256 colores, por lo que generalmente son diseños sencillos, como rayas, tramados, dibujos animados simples, etc. y por su bajo peso y característica multiplataforma, se utiliza extensamente en Internet. GIF
130. Archivos de audio Extensión Descripción del formato Identifica archivos que contienen audio en formato WAVE. Este formato, diseñado por Microsoft, es un estándar para el manejo de audio en la plataforma Windows y permite obtener una alta calidad en el almacenamiento y reproducción de audio, aunque su principal desventaja es el elevado peso de los archivos que genera. WAV Identifica archivos que contienen sonido en formato MPEG Audio Stream, Layer III. Se trata de un formato no propietario. Este formato tiene la capacidad de almacenar audio con calidad similar a la de un disco compacto. Su ventaja radica en que se reduce considerablemente el peso de los archivos generados (normalmente la proporción es de 1/10). MP3 WMA Formato propietario desarrollado por Microsoft. Es un formato que está orientado más a la difusión (broadcasting) a través de Internet.
131. Archivos de video Extensión Descripción del formato Esta extensión identifica archivos que contienen vídeo digital. El formato AVI es el estándar utilizado en la plataforma Windows. Su principal desventaja es que genera archivos algo pesados. AVI Identifica archivos cuyo contenido fue creado en el programa Quick Time. Este formato tiene la capacidad de manejar audio, animación, vídeo y capacidades interactivas; fue creado por la empresa Apple e inicialmente se desarrolló para la plataforma Macintosh. Actualmente también es utilizado en Windows y Unix y es un estándar para el manejo de vídeo. MOV Windows Media Video (WMV) es un nombre genérico que se da al conjunto de algoritmos de compresión ubicados en el set propietario de tecnologías de video desarrolladas por Microsoft, que forma parte del framework Windows Media. WMV (Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo especialmente pensado para redes. PNG Este formato toma su nombre de Moving Pictures Expert Group, que es grupo integrado por más de 70 compañías e instituciones de todo el mundo, entre las que destacan Sony, Philips y Apple; que se han unido con la finalidad de conformar un estándar para el manejo de video digital en CD, televisión por cable, transmisión directa por satélite y televisión de alta definición. MPG - MPEG
132. Archivos de uso exclusivo Extensión Descripción del formato PRPROJ Archivo de uso exclusivo de Adobe Premiere. AEP Archivo de uso exclusivo de Adobe After Effects. CDR Archivo de uso exclusivo de Corel Draw. PSD Archivo de uso exclusivo de Adobe Photoshop.
134. Buena Gestión Documental, la llave para una buena gestión de Información y Conocimiento SGD: Sistema de Gestión Documental SGI: Sistema de Gestión de Información SGC: Sistema de Gestión del Conocimiento
135. Qué es la gestión documental? La Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”(1) (1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de Colombia
136. Por qué la gestión documental? Porque: Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera eficiente Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del conocimiento No se puede esperar rentabilidad , productividad y competitividad gestionando la información de manera pobre e irresponsable.
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138. La Gestión documental en papel El Problema El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera:
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140. Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).
141. Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad del servicio ofrecido.
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143. Detrás de este aspecto tecnológico debe crearse la estructura que permita la organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura que manejamos en nuestra profesión. Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros derivados, adaptados a las nuevas condiciones.
144. Ventajas de la implementación de un SGED Disminución de costes administrativos •Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas, un DVD puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o 225000 páginas escaneadas. •Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto. •Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias. Reducción de costos salariales •Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesibles desde el propio puesto de trabajo. •Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el usuario no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla. •Disminución del costo de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc. xxxxxxx Disminución de la pérdida de oportunidad •Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes de un documento. •No existen documentos extraviados o perdidos. •Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto. •Aumento de la productividad. •Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación. •Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.
145. PROBLEMAS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS •Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años. •Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación. •Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente.
151. Determinación de las evaluaciones a realizar.Los Resultados del plan del Proyecto se concretarán en: •Equipo constituido y organizado. •Plan detallado del proyecto. •Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan. •Análisis de la situación actual
152. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL Los Objetivos del análisis son: •Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual. •Identificar la oportunidades de mejora del sistema. Actividades principales: •Análisis de las expectativas de la empresa. •Identificación de los procesos para el alcance del proyecto. •Análisis de la documentación de la empresa, destacando: •Estudio de los documentos vitales. •Estudio de los documentos activos. •Estudio del sistema de clasificación. •Evaluación del sistema de ordenación. •Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad. •Estudio del flujo de información. •Identificación de los usuarios.
153. Metodología para la Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos Los Resultados obtenidos se concretarán en un DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL el cual muestra: •Identificación de los puntos fuertes del sistema actual y de las oportunidades de mejoramiento detectadas. •Requerimientos funcionales y técnicos para el sistema de gestión electrónica documental. •Conclusiones respecto al alcance del proyecto. El análisis de la situación requiere recoger toda la información pertinente al alcance del proyecto. •Fuentes de información. •Entrevistas con el personal. •Información sobre los documentos. •Inventario de documentos.
154. BIBLIOGRAFIA BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión documental y Gestión de Contenidos en las Empresas: Estado del Arte 2002 y Prospectivas para el 2003”Profesional de la Información. Vol. 12, No.2 (marzo-abril 2003);p. 118-120 BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión de Documentos, enfoque en las organizaciones”. Julio 7 de 2005. BUSTELO RUESTA, Carlota. “Gestión documental en las empresas: Una aproximación practica”. VII Jornadas Españolas de Documentación. (Fesabid 2000) Bilbao, 19-21 Octubre 2000. LLANSO SANJUAN, Joaquím. “Sistemas de Archivos y Modelos de Gestión de Documentos en un contexto internacional”. Revista Códice. Vol. 2, No. 1. Enero- Junio de 2006. MEJIA, Myriam; BARRERA, Amanda; MELO, Alexander; PARADA Hernán; TRIANA, Jorge. ”Guía para la implementación de un sistema de Gestión Documental. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Sistema Nacional de Archivos.2005. SANZ, ANA, “La lenta pero imparable transición de las organizaciones a la gestión digital. Aunque la Tecnología precisa ya existe, se requiere una normativa clara al respecto” Mesa redonda organizada por Computer World. Computer World, No. 1123. Pág.22. 15 diciembre 2006. TOTAL QUALITY MANAGEMENT. Gestión integral de los documentos en las Instituciones de Educación Superior. SEMINARIO ASCUN. Agenda 20/09/051.
155. BIBLIOGRAFÍA ¿Qué utilidad tienen los metadatos?. [En línea]. [Citado el 07 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://aims.fao.org/es/faq/qu-utilidad-tienen-los-metadatos ¿Qué son los Metadatos? . [En línea]. [Citado el 07 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://hosting.udlap.mx/estudiantes/jose.ferrercz/Introduccion%20a%20los%20metadatos.pdf Metadatos. Catalogando y describiendo para facilitar la búsqueda y la recuperación de la información. [En línea] 2010. [Citado el 09 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.metadatos-xmlrdf.com/metadatos Metadatos. [En línea] 2001. [Citado el 09 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://gisweb.ciat.cgiar.org/sig/esp/metadatos.htm La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión para la Archivística desde la nueva e-Administración. [En línea] 2003. [Citado el 11 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://e-archivo.uc3m.es/bitstream/10016/878/1/EMendez_Arxius.pdf
156. BIBLIOGRAFÍA Metadatos. [En línea] 2011. [Citado el 12 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://mapserver.inegi.gob.mx/geografia/espanol/normatividad/metadatos/index.cfm Profundizar en la gestión de documentos con metadatos e indexación. [En línea] 2010. [Citado el 12 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.compute-rs.com/es/consejos-2225502.htm Tipos de metadatos. [En línea]. 2006. [Citado el 14 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.denibol.com/metadatos_xml_rdf/metadatos_xml_rdf.pdf Metadatos: Concepto, Funciones y Tipos . [En línea]. 2007. [Citado el 14 de marzo 2011]. Disponible en Internet: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/gestao/chile__metadatos.pdf
