1. SharePoint & Nintex produktiv nutzen –
Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
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Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische
Einsatzszenarios bei Uhlmann

2. Unternehmensvision
Partner der Pharmaindustrie.
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

3. Unternehmensvision
Mehr als 8.000 Maschinen in über 80 Ländern.
3
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

4. Unternehmensvision
Über 60 Jahre Pharmaerfahrung.
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4
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

5. Unternehmensvision
Solida, Liquida und Flaschen.
Pharmagerecht verpacken
Vielfalt
5
5
29.01.2014 | V 1.0 03.04.2006 | V 2.0
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Max Mustermann | Mustertitel
Einsatzszenarios bei Uhlmann

6. Unternehmensvision
Für bis zu 1.300 Blister pro Minute.
Blistermaschine B 1880
Produktiv
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

7. Unternehmensvision
Für Präzision und Sicherheit.
Kartonierer C 2155
Kompakt
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8. Unternehmensvision
1.450 Menschen mit einem gemeinsamen Ziel.
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Einsatzszenarios bei Uhlmann
Perfektion

9. Unternehmensvision
Erfolgreich weltweit.
Umsatz im
Geschäftsjahr
2012/2013:
255 Mio. Euro
9
9
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Einsatzszenarios bei Uhlmann
Präsenz

10. Unternehmensvision
Stark, offen, verlässlich.
Unsere Vision
Tobias Uhlmann,
Aufsichtsratsvorsitzender
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Einsatzszenarios bei Uhlmann
Werte

11. Zusammenarbeit in Unternehmen
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12. Vom Wissensmanagement zur Intranetstrategie
Intranetstrategie
Einsatzuntersuchung
SAP
Portal
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13. Die Uhlmann Intranet-Strategie –
Plattform für Information, Kommunikation und Wissensaustausch
SAP Systeme
Microsoft Sharepoint
Wordpress Blog
Kommunikation
Microsoft Exchange
Berichtswesen
SAP Prozesse
Projekträume
Teamräume
Einfacher Zugriff
auf SAP-Daten
Selfservices
(MSS/ESS)
QM
Dokumentation
Wiki – lokaler
Wissenstransfer
Aktenmanagement
SAP Workflow
Nintex Forms
Nintex Workflow
Externer
Datenaustausch
Themenbezogener
Informationskanal
Persönliches Profil
Interaktive PDFFormulare
E-Mail
Unify OpenScape
voice
Instant Messaging
Präsenzinformation
Video- und
Webkonferenz
Übergreifende Suche
btexx universalSearch
Content
Management
Wissenslandkarte
Redaktioneller
Informationskanal
SAP Netweaver Portal
Personenverzeichnis
13
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Einsatzszenarios bei Uhlmann
Benutzerverwaltung Microsoft ADS

14. Abgrenzung SAP Portal, Sharepoint/Nintex
SAP Portal
Sharepoint
Rollenkonzept und
Mehrsprachigkeit
Officeintegration
Contentmanagement
Einfache Abbildung von
nichtSAP-Prozessen
Infrastruktur und
KnowHow
Nintex Forms
serverbasierend
SAP Anwendungen
Nintex Workflow ohne
Programmierung
Stark, offen, verlässlich.
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

15. Sharepoint – Anwendungen im Zeitstrahl
IT-Services
Arbeitsräume
QM-System
DataExchange
15
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16. Steckbrief – DataExchange
Ziel
•
Bereitstellung von Dokumenten für externe
Partner manuell und automatisiert
Komponenten
•
Je Partner eine Website
•
Dokumentenbibliothek
•
SAP R/3 Ereignissteuerung und
Funktionsbaustein ruft SP Webservice
Nintex
•
Formular zur Beantragung
•
Workflow zur Bereitstellung einer Website
-
Provisionierung der externen Benutzer
-
Zuweisung Berechtigungen
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17. Steckbrief – QM-System
Ziel
•
Bereitstellung von QM-“Dokumenten“
Verfahrens-/und
Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Normen, For
mularen, usw.
Komponenten
•
Je Haupt- und Teilprozess eigene Website
•
Dokumente, Prozesse, Archiv und Vorlagen
als Bibliotheken
•
Schulungsnachweise und Steuerungstabellen
als benutzerdefinierte Listen
•
Terminologiespeicher für IDs und
Prozesszuordnung
Nintex
•
Dokumentenlenkung
•
Genehmigungsprozess
•
Schulungsnachweis
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

18. Steckbrief – Arbeitsräume
Ziel
•
Verbesserung der Zusammenarbeit in
Projekten, Teams und Adhoc-Gruppen
•
Reduzierung Administrationsaufwand durch
Bereitstellung von Arbeitsräumen als Service
Komponenten
•
Je Arbeitsraum eigene Websitesammlung
•
Raumvorlagen mit Standardelementen und
Seitenvorlagen für Besprechungen
•
Suche als Einstiegsseite
•
Reporting in SAP BW
Nintex
•
Lebenszyklus Raum (Anlegen, Stillegen)
•
Besprechungen anlegen
•
Elemente und Dokumente kontextbezogen
Anlegen
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

19. Steckbrief – IT-Services
Ziel
•
Ablösung von papierbasierenden
Benutzerprozessen
•
Schnellere Bearbeitung, größere Transparenz
und Dokumentation des Vorgangs
Komponenten
•
Benutzerdefinierte Liste
•
Websiteworkflows
•
SAP R/3 Webservices
•
SAP Portal zur Veröffentlichung IT-Services
Nintex
•
Beantragung Änderung mit Formular
•
Genehmigungsprozess
•
Aufgaben erzeugen
•
Aufgaben automatisieren (AD, Exchange,…)
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

20. Steckbrief – (Idee) Blitz-KVP
Ziel
•
Bereitstellung der Maßnahmen zu Blitz-KVP
in den KVP-Gruppen
•
Schnellere Bearbeitung, größere Transparenz
und Dokumentation der Maßnahmen
Komponenten
•
Benutzerdefinierte Liste
•
Aufgabenliste
•
SAP R/3 Datenbank zur Verwaltung
•
Reporting in SAP BW
•
Suche Blitz-KVPs in SAP Portal
Nintex
•
Formular zur Erfassung Blitz-KVP Karte
•
Workflow zur Synchronisation SAP R/3
Datenbank
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

21. Anwendung QM-Dokumente im Detail
Was war das aktuelle Problem mit der existierenden QM-Lösung?
• Zu viele Anwendungen – Lizenzproblematik Acrobat Standard
• Viele manuelle Tätigkeiten und großer Schulungsaufwand
• Komplizierte Beantragung, komplizierte Genehmigung
• Motivation der Mitarbeiter sich aktiv in Beschreibung der Prozesse
einzubringen sehr gering
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

22. Anwendung QM-Dokumente im Detail
Was muss die neue Lösung leisten können?
• Dokumentenlenkung von über 1000 Dokumenten (oder Wikiseiten)
• Einfache Auditierung muss möglich sein (wichtig im Pharmaumfeld)
• „lebendes“ QM-System, welches Mitarbeit aller Mitarbeiter ermöglicht
• Einfaches Beschreiben von Abläufen, wahlweise als Webcontent oder
Dokument
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

23. Anwendung QM-Dokumente im Detail
Wie wurde die Lösung eingeführt, wie wird sie heute genutzt?
• 2012 Konzeptionsphase
• 2013 Pilotphase
• 2014 Rollout
- Beginn nach der Migration auf Sharepoint 2013
- schrittweise Erfassung bzw. Überführung der Teilprozesse
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Einsatzszenarios bei Uhlmann

24. Erfahrungen – Nintex Forms
Positiv bewerten wir …
• schnelle Erstellung von Formularen durch Drag & Drop
• automatische Einbindung der Listenspalten
• Vorschau Funktion
Negativ aufgefallen ist uns …
• fehlende Druckfunktion (nur durch Anpassungen realisierbar)
• Regeln (Ausblenden, Deaktivieren) für Steuerelemente sind komplex
einzurichten
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25. Erfahrungen – Nintex Workflow
• Einarbeitung anhand von echten Prozessen sinnvoll
Positiv bewerten wir …
• unkompliziertes Drag & Drop
• gute Anbindung Active Directory
• sehr schnelle Skizzierung von Prozessen möglich
• viele Möglichkeiten den Prozessablauf zu steuern
Negativ aufgefallen ist uns …
• zum Teil ist hoher Rechercheaufwand nötig um Aktionen
auszuführen, z.B. komplizierte Handhabung zur Erstellung eines
Strings (Inline Funktionen), Nachschlagen in Liste bei
Datum/Personen, Zeit in Datum entfernen…
• Es gibt kein automatisches Speichern
• Kopierfunktion zwischen mehreren Workflows wäre wünschenswert
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26. Erfahrungen – Sharepoint Einführung und Betrieb
• Kapazität einplanen! (Support, Entwicklung, Evangelist, Keyuser, …)
• Applikationmanagement und Support bei Uhlmann durch
Communardo
• Auswahl zuverlässiger Partner – nicht nur Technik! Vor allem Strategie
und Vorgehensweise ist wichtig
• Sharepoint kann viel – aber nicht alles! Koexistenz von Anwendungen.
Deshalb: Gesamtstrategie im Auge behalten (z.B.
Mobilität, Suche, Integration)
• Abhängigkeiten sind vielfältig:
- Standard oder Enterprise Lizenz?
- Browser – Office – Exchange – Sharepoint
• Bei uns gilt: Konfiguration vor Entwicklung
• Think big – start small
• Anwender sind am Anfang neugierig und schnell zu begeistern. Bei
Umsetzung verstrickt man sich oft im Detail und riskiert, deren
Unterstützung zu verlieren
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27. Ausblick
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28. Nutzung von Kooperationssystemen wird zunehmen
[Quelle: „Vernetzte Organisation; Die Studie 2013“ von Prof. Koch und Dr. Richter von der CSCM
Forschungsgruppe Kooperationssysteme München und Universität der Bundeswehr in München]
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29. Einflussfaktoren Zusammenarbeit in der Zukunft
Mobilität
Flexible
Organisationsstrukturen
und Projektarbeit
Verteilte Standorte
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Zielgruppenorientierte
Kommunikation
Zusammenarbeit
Mitarbeiterstruktur

30. Voraussetzungen für „Social Collaboration“
Stark, Offen,
Verlässlich
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Motivation
kein Hierarchien
Zugehörigkeit
Erleben und
Nutzen sehen!

31. Sharepoint – Ausblick
Social
Collaboration
Weitere Prozesse
optimieren
Arbeitsräume
Rollout
Personalisierung
(MySite)
Migration auf
Sharepoint
2013 und
Nintex 2013
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32. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Einstiegsseite
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33. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Newsfeed
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34. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Steckbrief
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35. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Besprechungen
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36. Fragen?
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