Materials del taller Localret: “Transformació intel·ligent de la Gestió d’Acords i Resolucions dels Òrgans de Govern”

1. Experiència d'implantació i descripció dels procediments
Transformació intel·ligent de la
Gestió d'Acords i Resolucions
dels Òrgans de Govern
10 de Febrer de 2015

2. Qui som?
33.913 habitants

3. Evolució població

4. La transició en etapes del
tractament d’actes i decrets
3 Etapes “històriques”
-Edat antiga (1989-2009) : Ordinadors, inicialment amb
poca automatització, tot és suport paper i al 2002 apareix un
primer Gestor d’Expedients-e.
-Edat Moderna (2009-2013) : Introduïm el mòdul d’actes i
decrets al Gestor d’Expedientes-e, el grau d’automatització
augmenta, però el suport és encara paper.
-Edat contemporània (Des de 2014): Apareix el nou model
de Gestor d’Expedients-e Integrat, hi ha un elevat nivell
d’automatització i el suport ja és bàsicament electrònic.
Evolució tractament resolucions

5. Edat Antiga
ANY DECRETS PROPOSTES
JG- PLE
2002
inici Seg.
Expedients
2004/5
Subfluxes de
generació de
decrets
2009 MODUL D'ACTES I DECRETS
INTEGRAT AL GESTOR D'EXPEDIENTS

6. Edat Antiga- Decrets
 Els decrets es gestionen de forma descentralitzada per departaments
-Plantilla Word amb macros
No interactua amb res
Genera un conjunt de documents amb format
Decret
Còpia de decret per llibre de decrets
2-3 notificacions exactament iguals
Més notificacions es fan per ‘fotocòpia’
-Evolució:
-Els decrets i notificacions es fa amb el Gestor d’expedients
 Les funcionalitats són les mateixes que abans
 Els ‘textos’ dels decrets estan als expedients

7. Edat Antiga - Acords
 Els acords es gestionen centralitzadament a Secretaria a partir de les
propostes de cada departament
Propostes
• Directoris comuns per dipositar les propostes
• Plantilles per les propostes
Acords
• Gestió dels acords manual
• Notificacions no individualitzades
– fotocòpies

8. * Transaccions
Transaccions físiques
Transaccions electròniques
Què podem analitzar?
* Activitats
• G generació documents
• Impr Imprimir documents
• SgM signatura manual
• SgE signatura electrònica
• Ftc Fotocopiar
• RevE Revisió electrònica
• Mnp Manipulació
• Reg Registrar
• Arx Arxiu
• A Acció automàtica
* Output generat i procés
Estructura de la informació
Legalitat
Qualitat del output
seguretat

9. DEPT ALC/REG Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior
G
SgM SgM
Arx Rg
Mnp
Mnp
Mnp
Mnp
Arx
Impr Arx
Decrets - Edat Antiga

10. Decrets - Edat Moderna
DEPT ALC/REG Secretaria Registre E/S Notificadors
Altres DEp Exterior
G
SgM SgM (n)
Arx Rg
Mnp
Mnp
Mnp
Mnp
Arx
Impr Rg
Ftc

11. Decrets - Edat Contemporània

12. Juntes de Govern / Ple - Edat Antiga
DEPT Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior
Impr
G
G
Impr
Ftc Rg Mnp
Mnp
Mnp
Rg
Arx
y

13. Juntes de Govern / Ple - Edat Moderna
DEPT Secretaria Registre E/S Notificadors Altres DEp Exterior
Impr
G
G
Impr Rg Mnp
Mnp
Mnp
Rg
Arx
y

14. Juntes de Govern / Ple - Edat Contemporània

15. Què ens han aportat els canvis ?

16. Què ens ha aportat el canvis?
(Output-procés)
De l’edat antiga a l’edat moderna
--Notificacions individualitzades. Automatització
 Hem eliminat les ‘notificacions per fotocòpia’
Tenim un llibre de decrets generat a partir del mòdul
 Permet cercar electrònicament
--Hi ha relació entre Resolucions i expedients del Gestor –E
 No hi ha decrets ‘outsiders’
De l’edat moderna a l’edat contemporània
--Informació estructurada i relacionada
 Es pot explotar la informació interna o externament
--Tenim tota la informació referent a les notificacions sempre accessible:
 Data efectiva de notificació, rebutjos ....
 Veiem sempre totes les notificacions enviades i rebudes del departament
--Podem visualitzar el llibre de decrets de forma estructurada i descentralitzada per
departaments
--Seguretat: sempre es segueix el circuit. Especialment en els decrets.
--Tenim al Gestor d’Expedients-e tots els documents ‘autèntics’
 Podem operar ‘sense papers’

17. Què ens ha aportat el canvis?
Control de notificacions expedient

18. Què ens ha aportat el canvis?
Control de notificacions emeses / rebudes departament

19. Com s’ha fet el procés?
2009
D’on partim?
– Tenim un seguit d’expedients específics
– No abasten però tots els processos de la casa que
generen decrets /acords
Què fem?
– S’incorporen sub-fluxos per connectar al mòdul
d’actes i decrets als expedients específics existents
– Es creen els expedients que falten amb un flux
estàndard per connectar amb el mòdul d’actes i
decrets

20. Pas a l’Edat Moderna
Modifiquem els expedients afegint-hi flux

21. Pas a l’Edat Moderna
Modifiquem els expedients afegint-hi flux

22. Pas a l’Edat Contemporània
No cal flux específic, utiltzem subflows reutilitzables

23. Cap a l’explotació de dades, transparència,
linked data...

24. Cap a l’explotació de dades, transparència,
linked data...

25. Moltes Gràcies
Ramon Faja Valentí
Ajuntament d’Olot
rfaja@olot.cat