Formation avancée HAL Archives ouvertes - atelier du 6 juin 2013 ANF pour documentalistes

1. 22/09/2011 - EHESS
HAL déposer et accompagner
Exporter les données, créer une page web, gérer
une collection, utiliser les flux rss…
Odile Contat
CNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

2. Libre accès aujourd’hui…une accélération!!
Défendue au départ par des chercheurs, aujourd'hui soutenu et demandé
par des universités, des institutions et des gouvernements…
http://openaccess.inist.fr/
1 I Au niveau international… et en France aussi
1.1 I recommandation de la Commission européenne juillet 2012
1.2 I Etats-Unis, Angleterre, Allemagne, Italie, Belgique, Science Europe
1.3 I la déclaration de Geneviève Fioraso lors des 5ème journées Open Access
de janvier 2013 :
" L'information scientifique est un bien commun qui doit être disponible pour tous "
1.4 I le communiqué des 3 conférences universitaires (CPU, CGE, CDEFI)
"Bien universel, par essence, l’article scientifique, n’est pas un bien comme les autres
«
1.5 I la tribune et le site Iloveopenaccess.org - la journée organisée par Cairn -
L'avis comité d'éthique du CNRS juin 2012 sur le libre accès
La recherche financée sur fonds publics doit être en libre accès : les 2 voies
archives ouvertes / revues en libre accès, la question de l’embargo (12 mois
pour les SHS), du droit d’auteur, etc.
Le Gold Open Access version auteur-payeur = attention!! - Plus d’infos
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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3. HAL est une archive ouverte…
Hyper Article en Ligne… archive ouverte internationale et multidisciplinaire,
recueille et diffuse les documents scientifiques, donnant un accès
libre et gratuit aux résultats de la recherche
1 I HAL est né en 2001 au CNRS, au sein du CCSD
1.1 I premier accord en oct. 2006 autour de HAL
1.2 I la convention de partenariat archives ouvertes autour de HAL signée
le 02 avril 2013 par 25 partenaires : l'AMUE, l’A.N.R., la
B.N.F., la C.D.E.F.I., le C.E.A., le C.E.E., la C.G.E., le CIRAD, le
C.N.R.S., la C.P.U., l’IFREMER, l’INERIS, l’INRA, l’INRIA,
l’INSERM, l’I.R.D., l’I.R.S.N., l’IRSTEA, l’Institut Pasteur
1.3 I une plateforme commune de dépôt à vocation nationale et
transdisciplinaire, une archive ouverte - un réservoir de données
(repository) sous la forme d’un site web - pour l’ensemble des
communautés scientifiques françaises
2 I Aujourd’hui HAL c’est…http://hal.archives-ouvertes.fr
2.1 I près de 220 000 documents dont 34 000 thèses et près de
450 000 notices, plus de 2 800 documents déposés chaque mois
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06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

4. HAL-SHS, un portail disciplinaire…
HAL plateforme unique pour toutes les disciplines, mais avec des points
d’entrée spécifiques pour les différentes communautés scientifiques
1 I HAL-SHS (Hyper Article en Ligne - Sciences de l'Homme et de la
Société) une spécificité disciplinaire - http://halshs.archives-ouvertes.fr
1.1 I une interface personnalisée et des métadonnées propres
1.2 I plus de 45 000 documents en texte intégral
1.3 I 22% de l’ensemble des dépôts de HAL
1.4 I 2010 : 7669 dépôts 2011 : 7804 dépôts 2012 : 8673 dépôts
2 I Des collections ou des portails personnalisés à la demande
2.1 I vues thématiques ou sur un programme : les études urbaines
programme ANR - Sciences de l’environnement - Histoire et
Philosophie des Sciences et des Techniques
2.2 I vues institutionnelles pour préserver l’identité : l’Université Lyon2
l’Enssib – MMSH - l’ENS de Lyon
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Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées

5. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées
économie 6870 – linguistique 4433 – gestion 3382
géographie 3358 – histoire 2961 – sociologie 2772
éducation 2704 – anthropologie 1803 – science po 1705
sciences info doc 1655 – archéologie 1591 – littérature 1060
HAL-SHS, un portail disciplinaire…

6. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
La visibilité de HAL-SHS…
Nombre de téléchargement
Etudes de genre 15031 (48)
Archéologie 170 383 (1590)
Géographie 236 088 (3358)
Sociologie 281 176 (2772)
Economie 381 675 (6870)
P. 05
HAL-SHS :
Ranking web of world repositories
(avril 2013)
6ème dans classement des dépôts
institutionnels
4ème dans classement Europe
11ème dans classement mondial

7. P. 06
La visibilité de HAL-SHS…
Exemple de visibilité du Centre d’économie de la Sorbonne dans HAL -
80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir
de Google et Google Scholar
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS

8. P. 07
Les arguments…pour le chercheur
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive locale ou
à un site Web personnel…les arguments !!!
1. Pour garantir un accès libre et gratuit aux résultats de la recherche :
sensibiliser les chercheurs au coût des abonnements
2. Pour élargir la visibilité nationale et internationale de ses travaux : être plus lu!
– Google et Google Scholar – ArXiv, RePec…
3. Pour augmenter l’impact de ses travaux scientifiques : être plus lu pour être
plus cité - Des études scientifiques établissent une corrélation claire entre le
taux de citations et le dépôt en archive ouverte ou libre accès
4. Pour gagner du temps : un dépôt unique et simplifié, des données disponibles,
consultables et extractibles de n’importe où, une alimentation des bases institutionnelles
5. Pour bénéficier de services à haute valeur ajoutée : gérer des listes de publications…
pour un cv, un rapport, une page web - HAL-SHS - SAMM - Modyco
6. Pour apporter une protection juridique à ses travaux : datation certifiée permet d’établir
l’antériorité scientifique et la paternité du document (identifiant unique) = moins de
plagiat
7. Pour garantir la pérennité des fichiers et des accès : liens et URL uniques et pérennes
permettant des citations stables et pérennité des fichiers et des formats

9. P. 08
1 I L’utilisation institutionnelle
Les arguments…pour le laboratoire
1.1 I recenser les travaux et les publications du laboratoire
2 I Les services pour l’institution
2.1 I valoriser les publications : exports pour le site, la lettre d’infos, les
pages chercheurs de listes de publications avec mise à jour
automatique – LET – Ireman – Pacte – I3S – Triangle – Paris1
1.2 I augmenter la visibilité du laboratoire : les collections ex1 - ex2 - ex3
2.2 I générer des listes bibliographiques pour le rapport quadriennal :
gain de temps, exportation automatique par type de document, par
date, avec plusieurs formats…
3 I Incitation institutionnelle pour le Libre accès : Europe ANR !!
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
1.3 I assurer un contrôle qualité, corriger, compléter…tendre vers
l’exhaustivité…préservation patrimoniale…vers des archives
institutionnelles d’établissements
4 I Réussir HAL dans un labo: accompagner les chercheurs, les mettre
au centre du système, avoir le soutien de l’institution, avoir un
référent - outils, guides, tutoriels = CCSD Toulouse3 Rennes1 HAL Facile ,
un blog

10. Les questions de droit : quand déposer??
Les lois du copyright des éditeurs doivent être respectées : droit
d’archivage
– AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte
– APRES publication SOUS contrat
1 I Si le contrat ne prévoit pas de cession à titre exclusif des droits,
pour tout support ou pour le support électronique : l’auteur est libre
de déposer
2 I Si le contrat prévoit une diffusion en libre accès après un délai :
l’auteur est libre de déposer après ce délai (respect de l’embargo)
3 I Si le contrat prévoit la cession à titre exclusif des droits pour tout
support ou pour le support électronique : l’auteur doit demander
l’autorisation de dépôt à l’éditeur
– APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document,
le copyright n’est pas un frein – informer votre éditeur
"Les archives ouvertes et les publications scientifiques "
La page de la DAJ du CNRS - Je publie, quels sont mes droits ?06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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11. Les éditeurs acceptent, sous conditions, le dépôt d’une version auteur…
1 I Le pre-print : version envoyée à l’éditeur, avant le comité de lecture
2 I Le post-print : version après les corrections du comité de lecture
révisions intégrées – version finale avant publication
3 I La version éditeur : la mise en page de l’éditeur est sa propriété,
impossible de mettre en ligne cette version sans son autorisation…
http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php- http://heloise.ccsd.cnrs.fr/
Le délai de diffusion : HAL autorise la diffusion en mode caché du document
lorsque l’éditeur stipule un délai de diffusion (6 mois/2 ans après
publication)
Le dépôt doit être fait par l’auteur, par l'un des coauteurs ayant l'accord des
autres, par une personne autorisée (documentaliste)
La propriété intellectuelle reste celle du ou des auteurs. Les règles de bon
usage : respect des travaux originaux, citation dans des travaux antérieurs,
interdiction du pillage intellectuel, etc.
Pour les ouvrages et les chapitres d’ouvrages il est préférable de vérifier
auprès de l’éditeur
http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#guide_bon_usage_hal
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Les questions de droit : quelle version??

12. Exporter une liste de publications
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P. 11
Cette fonctionnalité permet d’extraire et de personnaliser des listes de production
scientifique pour insertion dans un document tel qu’un rapport par exemple.
Sont alors pris en compte les documents dont les métadonnées contiennent une
référence bibliographique, qu’ils soient consultables ou non en texte intégral.
Vous pouvez extraire par auteur, par laboratoire, et/ou par type de document.

13. Exporter une liste de publications
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 12
Retirer une métadonnée
Ajouter une métadonnée
Sélectionner les métadonnées que
vous souhaitez récupérer
Vous pouvez sélectionner les
documents à exporter, en
cochant/décochant
Modifier l’ordre dans lequel
apparaîtront les métadonnées avec
les flèches monter/descendre
Choisir le format d'export
Vous pouvez sélectionner les
documents à exporter, en
cochant/décochant

14. Exporter une liste de publication
1ère étape dans HAL-SHS : services – exporter une liste de
publication
• exporter la liste au format Excel (séparateur §)
• enregistrer le fichier csv
2éme étape dans Excel
• données, données externes, importer des données (Excel 2003)/à
partir du texte (Excel 2010)
• sélectionner le fichier csv comme source de données
• au paramètre « type de données » sélectionner “délimité”
• au paramètre « origine du fichier » sélectionner “UTF8”
• cliquez sur suivant
• au paramètre « séparateur » sélectionner “Autre” et inscrire “§”
• cliquez sur suivant et terminé
• Importer/insérer les données dans une feuille de calcul ok
Enregistrer votre fichier Excel - Nommer vos colonnes : titre, nom de
l’auteur, titre de la revue…Fenêtre/affichage Figer les volets06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 13

15. Exporter une liste de publication
3ème
étape dans Word
• cliquer sur l’onglet publipostage/démarrer la fusion et le publipostage (choisir le type
de document répertoire)
• ouvrir la source de données et chercher le fichier Excel et ouvrir/sélectionner les
destinataires, utiliser la liste existante et aller chercher le fichier Excel et ouvrir
• insérer les champs de fusion (autant de fois que nécessaire) dans l’ordre souhaité
• effectuer la mise en page et appliquer les styles (ex. titre en italique, volume en gras)
• faire un aperçu des résultats (optionnel mais permet d’affiner)
• fusionner vers un nouveau document/terminer et fusionner (modifier les documents
individuels)
• enregistrer votre document
FAQ CCSD Exporter une liste de publications dans une autre application Ribac/CRAC Excel
Zotero
Tutoriels exportation de données de HAL dans d’autres logiciels : le site Methodoc de Crévilles.org (
Endnote ou Zotero) - Excel Tutoriel extraction de liste de publications Dominique Girod (2011)
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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16. Création d’une page Web
Une page web rapide : ajouter à la barre d’adresse AUT/prénom+nom
Services : créer une page Web - une page web à son goût avec un
ensemble de publications sélectionnées (pour un chercheur donné, un
laboratoire, etc.). Pour plus d'information, cette documentation
Définir les critères de recherche
• Auteur, titre, année de publication, identifiant, laboratoire, tutelle,
collection, équipe de recherche, conférence, audience, projet
Configuration de l’affichage
• Choix des champs à afficher
• Feuille de style CSS
• Langue
• Tri (année de publication, type de document, titre, 1er auteur)
• Ordre des données
Affichage du rendu
• Affichage du lien créé
• Affichage du rendu dans une fenêtre
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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17. Création d’une page Web
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 16
Les critères de recherche
Définition des critères de sélection
• Publications d’un chercheur donné
• Publications d’un laboratoire donné
Filtres possibles
• Année
• Titre
• Type de document
• Audience (nationale ou international
• Valeurs multiples séparées par ;
• Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,nom2
• Auteur(s) = j*,dupont
• Collection/tampon(s) = XXX;YYYY
• Collection/tampon(s) = XXX*

18. Création d’une page Web
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P. 17
Les résultats d’une recherche

19. Création d’une page Web
06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 18
Affichage et formatage
• Choisir les champs à afficher
• Définir une feuille de style CSS
• Choisir la langue
• 4 critères de tri possibles
• Choisir l’ordre d’affichage des
données
• Cliquer sur Afficher
Remarque:
• Le tri de « second niveau » sera affiché
en sous-rubrique.
• Pour ne pas afficher les rubriques ou
sous-rubrique, il faut modifier la feuille de
style : .Rubrique
display:none ;.SousRubrique
display:none ;.

20. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 19
Création d’une page Web
url construite permettant
d’afficher le résultat. Cette url
peut être insérée dans un site web
(un lien (href) ou un widget)

21. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 20
Création d’une page Web
Créer une page web pour un auteur, un laboratoire, une équipe, un projet
ANR ou tout autres critères
•Auteur(s) : Nom ou Prénom,Nom (En cas d’homonyme, ajouter d’autres
critères: Laboratoire(s) ou Equipe de recherche)
•Laboratoire(s) : Identifiant (15080) Sigle (CES) Code (UMR8174)
Personnaliser sa page web
•Chaque champ a son style css associé : 1er tri =>Rubrique - 2ème tri =>
SousRubrique
•Mettre le lien vers la feuille de style : Au moment de la création dans la zone « css
privé » ou en changeant la valeur du paramètre css dans l’url
=> &css=http://monSite/MonProjet/css/Mafeuille.css
Insérer sa page web dans un site
•Pour mettre simplement un lien : <a href="
http://halshs.archives-ouvertes.fr/..../css/VisuCondense.css "
target="_blank">Votre lien</a>
•<IFRAME width="505" height="500" src = "
http://halshs.archives-ouvertes.fr/..../css/VisuCondense.css"
FRAMEBORDER="0" scrolling="auto" > <IFRAME>
•<object style = "width:100% ; height:500px; " type="text/html" data="
http://halshs.archives-ouvertes.fr/.../css/VisuCondense.css">
</object>

22. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
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Gestion d’une collection
Un collection permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte
du type : http://hal.archives-ouvertes.fr/XXX (XXXX : identifiant de la collection)
Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés)
• En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit
• En mode manuel : le tamponneur contrôle l'entrée de chaque document
• Pour le mode automatique un critère de tamponnage doit être défini :
Laboratoire, équipe de recherche, collaboration, institution, organisme de thèse,
auteur, domaine, conférence, type de document, projet
• Pour le mode manuel un critère de tamponnage peut être défini :
Une liste d’articles sera proposée au tamponneur
Pour obtenir une collection faire une demande au CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr
Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont :
• L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire)
• Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire)
• Le mode de tamponnage (automatique ou manuel)
• Le critère de tamponnage ( un laboratoire, une équipe de recherche,…)
• L’identifiant de la personne responsable de la collection (le tamponneur)
Il peut y avoir plusieurs tamponneurs pour une collection

23. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 22
Gestion d’une collection
Qui peut gérer une collection?
Les rôles directement accessibles par l’interface
• Contributeur : s’inscrire pour déposer des documents, ainsi que de
nouvelles versions de documents,…
• Abonné : s’abonner pour être alerté par mail des nouveaux
documents déposés et correspondants à des critères
Les rôles privilégiés
• Référent d’un laboratoire : pour enrichir, corriger, modifier les
données des dépôts d’un laboratoire, accéder aux statistiques
• Tamponneur : pour marquer des dépôts afin de les faire apparaître
dans une collection (un environnement de consultation dédié)
Fonctionnalités disponibles
• Accueil (contenu personnalisable)
• Consultation (par domaine, par année,…)
• Recherche (simple, avancée, par identifiant)
• Services (export de liste, création de page web)
• Liens (site du laboratoire, page d’aide,…)

25. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 23
Personnaliser sa collection
Personnalisation du bandeau
du haut, du choix des onglets
(fonctionnalités) – Nombre
d’articles par page, couleur des
listes d’articles
Contenu de la page d’accueil
Couleur des onglets, de la
police, taille des textes, des
titres, etc.

26. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 24
Personnaliser sa collection
Choix des onglets par glisser
déposer
Ajout de logo : image ou texte

27. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 24
Personnaliser sa collection
Possibilités d’ajouter une
ressources dans la page
d’accueil (images, fichier, etc.)
Contenu de la page d’accueil

28. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 26
Personnaliser sa collection
Style CSS de la collection…
modifiable !!!

29. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 27
Suivre sa collection : les statistiques

30. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 28
Suivre sa collection : les statistiques

31. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 29
Suivre sa collection : les alertes
Pour recevoir des alertes il faut souscrire à un
abonnement.
L’abonné est un utilisateur qui s’est inscrit pour
recevoir des alertes selon une fréquence et des
critères choisis.
•seulement abonné (rubrique « Service >
S’abonner »)
•contributeur qui souscrit à un abonnement
(rubrique « Mon Compte > Mes alertes)
L’intérêt de se créer une alerte pour un
tamponneur est d’être averti dès qu’un article
correspondant au critère de sa collection est
déposé.

32. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 30
Les sous-collections
Une collection peut avoir plusieurs « sous
collections », par exemple une collection
laboratoire peut avoir plusieurs sous collections
équipes de recherche.
Pour rendre les sous collections visibles dans la
collection il faut ajouter l’onglet « Consultation >
par sous collection » dans la configuration
générale de la collection. Il est possible de le
renommer en « Consultation > Par équipe de
recherche ».
Si une sous collection est en mode automatique:
pour être automatiquement tamponné, le dépôt
devra aussi respecter le critère de tamponnage
de la collection de niveau supérieur.
Les dépôts tamponnés dans une sous collection
apparaîtront automatiquement dans la collection
de niveau supérieur.
On peut également faire apparaître des
collections dans un portail :
http://hal-univ-rennes1.archives-ouvertes.fr/

33. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 31
Les Flux RSS
• Format rss 2.0 + métadonnées Dublin Core, encodage utf-8
• Sans paramètre, le flux rss vous abonne aux derniers dépôts sur l'archive
• Paramètres permettant de s’abonner à davantage d'articles (lab, author,
researchteam, tampon,…)
• Exemple de flux rss pour s’abonner aux articles d’une collection :
http://hal.archives-ouvertes.fr/rss.php?tampon=UR-NAVIER&published=2012
Proposer un abonnement à un flux RSS du laboratoire
Collection de l’ADES : http://halshs.archives-ouvertes.fr/ADES/fr/
L'Institut français du Proche-Orient (Ifpo) : http://halshs.archives-ouvertes.fr/IFPO/fr/
Flux RSS intégré à l’interface de la collection
Portail de l’Université Rennes 2 : http://hal.archives-ouvertes.fr/UR2-HB/fr/
Afficher un flux dans un site web
CIHAM (UMR 5648) Histoire et archéologie des mondes chrétiens et musulmans
médiévaux: http://ciham.ish-lyon.cnrs.fr/aggregator/sources/5
HEC Paris : http://hal-hec.archives-ouvertes.fr/

34. 06/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 32