Negociacion dura y Profesional con Proveedores, Acuerdos Marco, Cadena de valor

1. La Gestión
Estratégica de
COMPRAS
Un tema en la
agenda del N° 1 !

2. El nuevo rol proactivo de Compras
 Comprender las necesidades del usuario y armonizarlas
con el Negocio de la Cía. Hoja de Acuerdo Cliente-Proveedor
 Desafiar especificaciones y analizar materiales sustitutos.
 Elaborar estimaciones de necesidades para el largo plazo.
 Evaluar los métodos actuales de entrega y stock.
Desafiarlos para mejorarlos.
 Evaluar y desafiar las fuentes y los costos tradicionales.
 Buscar proactivamente nuevas fuentes o nuevos procesos
 Utilizar la estrategia de asignación de proveedores
 Auditar el desempeño del proveedor
 Automatizar las actividades que no agregan valor=Tiempo!
Ing. Carlos A. Conti -

3. COMPRAS y la cadena de Valor de la Cía
ESTRUCTURA
(Finanzas, Planificación, Comunicaciones, Legales)
GESTION DE RR.HH.
(Contratación, Capacitación, Desarrollo, Sistema de Remuneraciones)
DESARROLLO TECNOLOGICO
( Diseño Productos, Procesos, I&D, Investigación de Mercado, Sistemas )
ABASTECIMIENTOS
(Materias primas, Componentes, Maquinarias, Servicios, Tecnología, Prestaciones)
LOGISTICA
INTERNA
Recepción
Almacenes,
Distribución
Pago Proveedores
Recoleccion de
datos.
Acceso
a clientes
OPERACIONES
Montaje,
Fabricación
Operaciones de
sucursales
LOGISTICA
EXTERNA
Procesamiento
de Pedidos
Almacén de productos
Distribución física
Cobranzas
SERVICIO
POS VENTA
Instalación
Reparaciones
Soporte
MKTG
& VENTAS
Fuerza de Ventas
Propuestas
Comercial
Publicidad
Promociones
Selección de canales
Relacion c/ Canales
Ing. Carlos A. Conti -

4. La cadena de Valor estratégica
de Abastecimientos
 Calificar proveedores en base al Posicionamiento
Competitivo de la Cía.
 Seleccionar los proveedores en base al
“Costo Global de Abastecimiento”.
 Concepto de Calidad en toda la operación.
 Relaciones a largo plazo y estables.
 La información fluye libre y ‘OnLine’ en la cadena.
 El Valor de la cadena como cultura estratégica.
Ing. Carlos A. Conti -

5. UNA FUNCION del
responsable de Compras
Ser el ARQUITECTO
del Flujo de DATOS
para construir
el sistema de INFORMACION
QUE PERMITA LA GESTION !

6. M.F.O. – Modelo Funcional Objetivo
REGISTRO DE
PROVEEDORES
PLIEGO DE
CONDICIONES
GRALES
BIBLIOTECA
DE PLIEGOS
PLIEGOS STD DE
COND. PARTIC.
POR RUBRO
REGISTRO DE
ASPIRANTES A
PROVEEDOR
EVALUACION DE
PROVEEDORES
VENDOR RATE
CATALOGACION
RUBROS Y SUB
RUBROS
CODIFICACION DE CADA
PRODUCTO ó SERVICIO
NORMAS Y ESPECIFIC
TECNICAS
REGISTRO INFORMATICO DE
BIENES Y SERVICIOS
REGISTRO DE INFORMES
TECNICOS DE OFERTAS
REUNIONES DE APERTURA Y DE
ADJUDICACION
PORTAL WEB DE LAS
LICITACIONES & CONCURSOS
EN CURSO
REGISTRO DE REQUERIMIENTOS
PENDIENTES
ACUERDOS Y CONTRATOS MARCO
TABLERO DE COMANDO DE
COMPRAS
REGISTRO DE COMPRAS x RUBROS Y
SUB RUBROS y por ABC de Proveedor
SISTEMA E.R.P. CON UN AGIL y
EFICIENTE MODULO DE COMPRAS
SISTEMA MONITOREO
PRECIOS Y VARIABLES
PLAN DE COMPRAS ANUAL y
CRONOGRAMA MENSUAL de
EJECUCION
>>
Normas y
Procedimientos de
Compras -
AUDITORIA
SISTEMA DE
ALMACENES
SISTEMA PAGO A
PROVEEDORES

7. PROFESIONALISMO EN COMPRAS
PLIEGO
DEFINE DE ANTEMANO EL EXITO O EL FRACASO DE UNA
GESTION, EN ESPECIAL LA FORMA Y PLAZOS DE ENTREGA
Y LOS CRITERIOS DE EVALUACION
EXISTE UNA GRAN TENDENCIA A DESESTIMARLO… ERROR !
COMPRAS ES EL DUEÑO DEL PLIEGO = ES RESPONSABLE
POR SU ELABORACION y PRESENTACION ANTE EL
MERCADO.

8. PROFESIONALISMO EN COMPRAS
COMPRA DE UN PRODUCTO NUEVO
PLIEGO
TECNICO (DE QUE ESTA HECHO).
CONDICIONES DE USO DE LA COMPRA
MAGNITUD A MEDIANO PLAZO DEL CONSUMO PREVISTO
FUNCIONAL (PARA QUE ESTA HECHO).

9. EL COMPRADOR DEBE
• PARTICIPAR EN LA CONFECCION DE LOS PLIEGOS DE BASES y
CONDICIONES PARTICULARES …FUNDAMENTAL !
• ANALIZAR LOS QUE RECIBA E INTERACTUAR CON EL USUARIO
• RECOMENDAR AQUELLAS MODIFICACIONES QUE CONSIDERE
ATENTEN CONTRA LA COMPETITIVIDAD O DE ACUERDO A
LAS CONDICIONES DEL MERCADO SE CORRA RIESGO DE
TENER UN PROCEDIMIENTO FRACASADO.
¡PLIEGOS ACTUALIZADOS CONTINUAMENTE CON LA EXPERIENCIA…!
Guardar última versión adecuadamente
PLIEGOS DE CONDICIONES PARTICULARES
PROFESIONALISMO EN COMPRAS

10. PLIEGO DE
COND. PARTIC.
STD x RUBRO
I.G.P.P.
PLIEGO DE
COND. GRALES
ANEXOS
ESTANDAR
ANEXOS
ESPECIFICOS
PLANILLAS
PLANILLA DE
COTIZACION
siempre
desagregada
PLIEGO DE
ESPECIF. TECNIC
STD x RUBRO

11. PLIEGO DE
COND. PARTIC.
STD x RUBRO
¿ Cómo adjudico ?
I.G.P.P.
ANEXOS
ESPECIFICOS
PLANILLAS
PLANILLA DE
COTIZACION
siempre
Lo más
desagregada

12. CAPITULO SIGLA CONTENIDO STANDARD
0 C.I. CARTA NVITACION A PRESENTAR PROPUESTA SI
1 P.C.G. PLIEGO DE CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SI
2 P.C.P. PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES NO
3 P.E.T.P. PLIEGO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS PARTICULARES NO
4 I.G.P.P. INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTAS SI
ANEXO I M.E.T.G. MANUAL DE ESPECIF.TECNICAS GENERALES (REGLAS DEL BUEN ARTE) SI
ANEXO II P.D.G. PLANILLA DE DATOS GARANTIZADOS NO
ANEXO III P.A. PLANILLA DE ANTECEDENTES NO
ANEXO IV P.COT. PLANILLA DE COTIZACION NO
ANEXO V GYS GARANTIAS Y SEGUROS SI
ANEXO VI MCAL MANUAL DE CALIDAD ( RECEPCION - HOMOLOGACION – CERTIFICACION) SI
ANEXO VII PEYL PLAN DE ENTREGAS - LUGARES NO
ANEXO SEGURIDAD E HIGIENE SI
ANEXO OTRAS CONDICIONES ESPECIFICAS NO
PLIEGO DE CONDICIONES

13. REGLA DE ORO
DEL HOMBRE DE NEGOCIOS
INCERTIDUMBRE ANTES ? ... SÍ !
= MAS COMPETENCIA en el mercado.
=> MENORES COSTOS !
INCERTIDUMBRE DESPUES ? ... NO !
= ERRORES y/o RETRASOS en entregas.
• => MAYORES COSTOS !
La gestión es un continuo…nos volveremos a ver !

14. • TECNICO
• COMERCIAL
• PROCESOS
• ADMINISTRATIVO
EL COMPRADOR PROFESIONAL
ACTUA EN CUATRO PLANOS.
EL OFICIO DE COMPRAR

15. INCITAR A LOS INTERLOCUTORES INTERNOS A CONCEBIR
LOS PRODUCTOS EN TERMINOS DE FUNCIONALIDAD.
SABER DESCUBRIR LOS BUENOS PROVEEDORES.
INTERESARSE EN CONOCER LOS NUEVOS PRODUCTOS
PARA INCITAR A INNOVAR.
PLANO TECNICO
EL OFICIO DE COMPRAR

16. DAR A CONOCER SU PODER DE COMPRA - EN TODO EL
HORIZONTE - PARA ESTIMULAR LA COMPETENCIA
CONSOLIDAR REQUERIMIENTOS LO MAS POSIBLE
CERRAR CONTRATOS CLAROS, COMPLETOS Y
EQUILIBRADOS. … PENSAR EN LA RECEPCIÓN !
PLANO COMERCIAL
EL OFICIO DE COMPRAR

17. CONOCER - EL FUNCIONAMIENTO- Y LOS PROCESOS DE
LAS OTRAS AREAS DE LA CIA.
PLANO DE PROCESO
EL OFICIO DE COMPRAR
IMPULSAR LA REING. DE LOS PROCESOS DE COMPRAS.
PLANO ADMINISTRATIVO
CUMPLIR NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES
PROLIJIDAD ADMINISTRATIVA

18. El trabajo del responsable de Compras
“Asegurar la posibilidad de efectuar la compra”
 Verificar las necesidades de los usuarios. S.L.A.
 Inteligencia de mercado
 Localizar y calificar las fuentes.
 Reunir las ofertas y analizar costos/precios.
 Negociar precios y condiciones más favorables.
 Documentar las operaciones y celebrar contratos.
 Realizar seguimiento y agilizar si es necesario.
 Informar sobre el avance y/ó problemas surgidos
 Cancelar contratos en caso necesario
 Administración del área y los recursos.
Ing. Carlos A. Conti -

19. Tus problemas
no se pueden resolver
en el mismo plano mental que tenias
cuando los creaste..
Si buscas resultados distintos...
No hagas siempre lo mismo
Albert Einstein

20. El camino del ÉXITO
• Certificación del Proveedor en base a medidas
ciertas y cuantificables de desempeño.
• Los proveedores son Socios a largo plazo.
• Involucramiento tecnológico del proveedor
ej. unión para nuevos desarrollos
• Desarrollo conjunto para mejora continua de
procesos.
• Establecer vínculos operativos mediante intercambio
de datos (internet), integrando la programación,
ordenes de trabajo, stock y los circuitos de
recepción, facturación y pago.
Módulo de compras catalogadas (´CARRITO´) en M.R.O.
Vendor Rate y e-Payment
Ing. Carlos A. Conti -

21. Mejor base de proveedores
 Clasificación de las empresas proveedoras
 Suministros y/o proveedores estratégicos
 Insumos ó servicios potenciados con valor agregado
 Insumos repetitivos o consumibles = Commodities
 Evaluación desempeño del proveedor (Vendor Rate)
 Selección de criterios de negociación
 Basados en el mercado: fuentes múltiples ó escasas
 Basados en los costos ( conocimientos, desempeño)
 Con Valor agregado: especialización, tecnología
Ing. Carlos A. Conti -

22. ¿Que define la calidad del proveedor?
 Calidad y confiabilidad del producto/servicio.
 Seguridad total de suministro.
 Adecuado Lead-time de entrega
 Cumplimiento puntual de las entregas
 Tecnología adecuada o de avanzada
 Nivel confiable de atención y servicio
 Precios muy competitivos.
 Organización rentable con procesos y sistemas
eficientes
Ing. Carlos A. Conti -

23. Conozca a su proveedor
 Quiénes componen la dirección de la empresa?
 Se orientan a las ventas o hacia el Mktg?
 Antecedentes, reputación, informes bancarios?
 Cuál es su plan de negocios? Tiene planes de crecimiento?
 Cuáles son los planes del proveedor hacia el futuro, en
relación con el producto que actualmente provee ?
 Cuál es la capacidad global del proveedor ?
 Situación financiera, capital de trabajo, es sólida?
 El proveedor comprende la relación que lo une a la Cía?
 Conoce las instalaciones o ha efectuado inspecciones ?
Ing. Carlos A. Conti -

24. El factor que pone a prueba
en forma definitoria
la Calidad Total del proveedor es
la satisfacción de los usuarios
con el apoyo de un sistema
de relevamiento de datos
que asegure trazabilidad (Vendor Rate)
Ing. Carlos A. Conti -

25. COSTO GLOBAL DE ABASTECIMIENTO
• El PRECIO CONTRACTUAL
es sólo una parte del COSTO GLOBAL.
• Los demás COSTOS son:
1) De la GESTIÓN.
2) De la NO CALIDAD.
Ing. Carlos A. Conti -

26. COSTO GLOBAL
DE ABASTECIMIENTO
 Precio del Producto ó Servicio.
 Costos de la GESTIÓN
Gestión de Compras - Control de Calidad
Gestión de Inventario - Programación y seguimiento
Gestión de Logística - Administración de los Pagos
 Costos del SERVICIO mal prestado=No Calidad
Mala Calidad del producto - Malo ó nulo Servicio Pos-Venta
Incumplimiento en cantidad y plazos.
Falta de capacitación técnica.
REDUCCIÓN DEL COSTO GLOBAL= >MÁS BENEFICIOS
Ing. Carlos A. Conti

27. Reducción del Costo Global
de Abastecimiento
• Reingeniería de Compras: proceso de compras más
corto, poniendo en paralelo las actividades propias de la
Gestión ( No al ‘convoy’)
• Integración de la Compra: proveedores ‘integradores’
de partes o etapas (transferencia de más tareas al proveedor
= ahorro de recursos). Empowerment al proveedor
• Reducir al punto óptimo la cantidad de proveedores.
• Programación conjunta de pedidos y entregas. Filosofía
J.I.T. Uso de Internet para intercambio de datos.
• Logística: entregas al punto (stock de línea) siempre, para
minimizar ‘al límite’ los stocks.
Ing. Carlos A. Conti -

28. Reducción del Costo Global
de Abastecimiento
• Calidad Vs Precio: presión sobre proveedores con
compras según criterios “duros” de Calidad y para
certificar ISO 9000 (nosotros y ellos).
• Control de la Perfomance: Vendor Rating:
mayor y mejor seguimiento de la prestación
(cumplimientos en tiempo y en forma) del proveedor sobre
bases cuantificables con criterios imparciales y objetivos.
• Reingeniería de Pagos: integrando el subproceso de
pagos al proceso de abastecimiento
Ing. Carlos A. Conti -

29. Mejoramiento del desempeño del proveedor
FASE ‘0’ Orden interno
Ponga su casa en orden.- Haga su propia reingeniería.
FASE 1 Toma de conciencia. La calidad empieza en al proveedor
Medición y evaluación bajo criterios objetivos del desempeño del proveedor (Vendor Rate).
FASE 2 Selección de proveedores en función del C.G.A.
Selección de Proveedores que puedan y quieran evolucionar hacia el C.G.A.-
FASE 3 Afianzamiento del modelo de C.G.A
Mayor Calidad & Mejoramiento del desempeño. Certificación del proveedor en base a
medidas ciertas y cuantificables de desempeño y Homologación de productos.
FASE 4- Los proveedores son socios a largo plazo
Consolidación de la Cadena de Valor. Desarrollo conjunto para la mejora continua de
procesos y reducción del C.G.A..- Procurement: establecer vínculos operativos mediante
intercambio de datos (vía web), integrando programación, órdenes de trabajo, stocks y
circuitos de recepción, facturación y pago. (Paredes de vidrio)
Ing. Carlos A. Conti -

30. PERFIL DE LOS COSTOS
Proveedor Proveedor preferido Alianza
Ing. Carlos A. Conti -
Costo
del
Producto
y/ó
Servicio
GANANCIA
Costo de la
No Calidad
Costo de
Gestion
Costo de No Calidad
Costo de Gestion
AHORRO
COMPRADOR
Costo
del
Producto
y/ó
Servicio
GANANCIA
AHORRO PROVEEDOR
Costo
del
Producto
y/ó
Servicio
GANANCIA
AHORRO PROVEEDOR
Costo de Gestion
AHORRO
COMPRADOR

31. La voluntad de tener éxito
es importante.
Pero mucho más importante...
es la voluntad de
preparar el éxito.
Ing. Carlos A. Conti -

32. Alianzas Estratégicas
En términos genéricos se entienden como la negociación
y el arbitraje de habilidades, acceso y capital.
• Permiten alcanzar la ‘masa crítica’ necesaria para acceder a
informaciones, tecnologías y mercados relevantes en un
entorno cada vez más dominado por ‘jugadores globales’.
• Toda asociación no funciona bien entre desiguales
( proclividad a la deserción).
• Desde el plano filosófico, los beneficios del ‘partnering’ no
generan mayores discusiones.
• Formas asociativas hay muchas, el único límite lo impone la
creatividad aplicada por los potenciales aliados y ... lo que
normalmente falta... es la actitud de compartir y confiar.
Ing. Carlos A. Conti -

33. PARTNERSHIP
“Socios en el Negocio”
• El concepto es “ Hacer Negocio juntos ” y el estilo
a aplicar es “OPEN KIMONO”.
• El proveedor participa en el Desarrollo (innovación)
de nuevos productos/procesos en la Cadena de
Valor (compiten las cadena de valor),
• Sobre la Calidad de los proveedores uno elabora la
propia.
Ing. Carlos A. Conti -

34. 35
Estilo “ Open Kimono”
 Compromiso mutuo estableciendo relaciones de buena
fé y de largo plazo.
 Actitud de apertura franca en el intercambio de
información = “paredes de vidrio”.
 Sensibilidad ante las necesidades mutuas.
 Compromiso con la asistencia recíproca en el desarrollo
de sistemas y productos/servicios.
 Planes y/o programas orientados a la formación de
joint.ventures y/ó el aumento de la cadena de valor.
 El costo mutuo de aseguramiento de la calidad, en
relación con los suministros, debe disminuír en forma
continua a lo largo de la relación.
Ing. Carlos A. Conti -

35. ACUERDOS MARCO ó
ESTRATÉGICOS
• Lapso de tiempo (vigencia) definido,
renovable
• Cantidad total incierta y no comprometida.
• No existe compromiso de monto mínimo.
• El monto final resulta de la demanda real del
mercado durante la vigencia.
• Se asegura la exclusividad de provisión.
• Se puede dar estimación de la cantidad.
Ing. Carlos A. Conti -

36. Condiciones necesarias en
los Acuerdos marco ó estratégicos
• Cooperación e Intercambio de Información:
ambas partes se comprometen a resolver todo tipo de
problemas y/ó situaciones que surjan y que
deriven de la relación entre ambas, y al intercambio de
toda información necesaria para mejorar la relación
existente.
• Mutuo Beneficio: el negocio debe resultar beneficioso
para ambos y no debe existir desequilibrio en la
ecuación económica de alguna de las partes.
Ing. Carlos A. Conti -

37. Condiciones necesarias en
los Acuerdos marco ó estratégicos
• Concepto claro de “PartnerShip”
‘ser socios en el negocio’
• Carácter Voluntario: ambas partes entienden
que la relación beneficia a ambos, y por lo tanto
se esfuerzan en armar y mantener la relación,
respetando la independencia recíproca.
Ing. Carlos A. Conti -

38. Ing. Carlos A. Conti -

39. NEGOCIACIÓN en renovación y/ó prórroga
de los acuerdos marco ó estratégicos
• El proveedor debe acompañar el proceso del
Cliente, debe adaptarse a la estructura de costos
del Cliente (con mejores precios y/ó con mayor
valor agregado en el servicio, con el correr del
tiempo).
• El proveedor debe esforzarse para seguir siendo el
más competitivo de los posibles proveedores.
Ing. Carlos A. Conti -

40. NEGOCIACIÓN en renovación y/ó prórroga
de los acuerdos estratégicos
• El Proveedor tiene como ventaja el hecho de la experiencia
y el conocimiento profundo del proceso al cual presta su
servicio, eso le permite bajar sus propios costos.
• El Cliente debe testear el mercado a fin de no perder
eficiencia y debe obligarse a comparar en iguales
condiciones de servicio, a fin de demostrar la confianza
depositada en el proveedor. FIRST REFUSAL
Ing. Carlos A. Conti -

41. Optimización de la cadena
estratégica de Abastecimiento
Situación anterior
Proveedor
Primario
Nuestro
Proveedor
Nuestra
Empresa
Ing. Carlos A. Conti -

42. Situación futura deseada
Proveedor
Primario
Nuestro
proveedor
Nuestra
Empresa
Ing. Carlos A. Conti -

43. ¡Muchas
gracias
por
vuestra
atención!
Ing. Carlos A. Conti -