“Por un control social y fiscal                                Correspondencia Externa                  en beneficio de to...
“Por un control social y fiscal                               Correspondencia Externa                 en beneficio de todo...
“Por un control social y fiscal                                Correspondencia Externa               en beneficio de todos...
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Actividades 2010 ricardo_andres_gaona_nieto

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Actividades 2010 ricardo_andres_gaona_nieto

  1. 1. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos” INFORME GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNOPara efectos de presentar el informe ejecutivo correspondiente, a la gestión realizada por laoficina de Control Interno de la Contraloría General del Quindío, me permito puntualizar ycomunicar de forma oficial, las actividades realizadas, especificando el nombre de la actividad,la gestión realizada y los resultados obtenidos, describiendo en su momento los registros en loscuales se pueden evidenciar las operaciones y tareas, en función del proceso seguimiento yevaluación que le corresponde a esta oficina en el marco de la gestión por procesos dentro deun Sistema de Gestión.1. Revisión de Documentación:Revisión y estudio de la documentación adoptada en el Sistema de Gestión de Calidad de laContraloría General del Quindío, conforme a la NTCGP 1000:2009 y el Modelo Estándar deControl Interno MECI.Resultado:Frente a esta actividad se estudio la documentación adoptada, y se presentaron lascorrespondientes sugerencias de actualización de la documentación del SGC, para efectos deadoptar nuevas versiones, teniendo entre ellos, el Manual de calidad, mapa de Procesos yProcedimientos, listado maestro de registro y objetivos de calidad.De esta forma, la contraloría general del Quindío, adopto toda la documentacióncorrespondiente a la NTCGP 1000: 2009, dentro de la cual se cumplieron con todos losrequisitos pertinentes, en harás de adoptar un Sistema de Gestión adoptado a la realidad de laentidad.2. Seguimiento a objetivos de calidad, los cuales se encaminan al cumplimiento de la Política deCalidadDurante este periodo se aplicaron los indicadores respectivos para el proceso seguimiento yevaluación, de tal forma que se estableció el grado de cumplimiento de los objetivosestratégicos del proceso en mención permitiendo medir el grado de cumplimiento de la políticade Calidad, frente a la plataforma operativa de la entidad.Para efectos de esta medición se cuentan con los siguientes objetivos estratégicos porprocesos:
  2. 2. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos” Proceso Nombre del indicador Tipo Responsable Responsabilidad Oportunidad en el trámite de los procesos Eficiencia FiscalEfectividad en la práctica de medidas cautelares y vinculación de Responsabilidad Efectividad compañías de seguro Fiscal Responsabilidad Eficiencia Oportunidad en la apertura del proceso Fiscal Responsabilidad Efectividad del proyecto enlace Efectividad Fiscal Responsabilidad Oportunidad en el tramite de Indagaciones Preliminares Eficacia Fiscal Efectividad en los procesos trasladados Efectividad AuditorPorcentaje de mejora en dictámenes de estados contables de los Efectividad Auditor sujetos y puntos de control Porcentaje de mejora en el resultado de la de los sujetos y Efectividad Auditor puntos de control Efectividad en los sancionatorios administrativos Efectividad Auditor Cuentas rendidas por los sujetos de control Efectividad Auditor Porcentaje de Cumplimiento del PGA Eficacia Auditor Porcentaje del Presupuesto Real Auditado Eficacia Auditor Efectividad de funciones de advertencia comunicadas Efectividad Auditor Efectividad de los Planes de Mejoramiento Efectividad Auditor Servicio al cliente y Efectividad en el desarrollo de las denuncias ciudadanas Efectividad participación ciudadana
  3. 3. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos” Servicio alAumentar el número de personas capacitadas en el ejercicio de cliente y Eficacia Control Social Participativo participación ciudadana Cumplimiento del programa de Bienestar Social e Incentivos Eficacia Talento humano Selección del recurso humano idóneo Eficacia Talento humano Excelencia en el desempeño del recurso humano Efectividad Talento humano Satisfacción laboral Efectividad Talento humano Cumplimiento en la ejecución del plan de capacitaciones Eficacia Talento Humano Efectividad en el recaudo fiscal Efectividad Jurídico Efectividad en el desarrollo de los procesos judiciales Efectividad Jurídico Oportunidad en el desarrollo de los procesos sancionatorios Eficacia Jurídico Eficacia de los procesos Sancionatorios Eficacia Juridico Administrativa y Cumplimiento Ingresos Eficacia Financiero Administrativo y Cumplimiento Gastos Eficacia Financiero Oportunidad y cumplimiento en la implementación del plan de Seguimiento y Eficacia mejoramiento institucional Evaluación Grado de cumplimiento en la implementación de acciones Seguimiento y Eficacia preventivas y correctivas EvaluaciónResultado:Se generaron las actas de seguimiento a los objetivos estratégicos, se elaboro y entrego elinsumo para la revisión por la alta dirección y se adoptaron las acciones de mejoracorrespondiente para el cumplimiento de la política de calidad de la Contraloría General delQuindío.3. Seguimiento Planes de mejoramiento
  4. 4. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos”Revisión y seguimiento a los planes de mejoramiento de carácter institucional y por procesos,estableciendo el estado de la acciones correctivas y preventivas presentadas por solicitudautónoma, por incumplimiento de objetivos o por no conformidades detectadas en la auditoriasinternas.Resultado:De esta revisión y seguimiento se genero el cierre de 18 acciones correctivas y preventivasreportadas por la vigencia 2009 lo que corresponde al 100% de cumplimiento, de igual forma segenero el seguimiento a las acciones presentadas por la vigencia 2010 lo cual presente alsiguiente avance: TIPO DE ACCIÓN NÚME ESTADO A ORIGEN DE LA RO OCTUBRE ACCIÓN Preventiva 10 6 Cerradas 1 son de las Auditorias Internas 4 Abiertas 9 son presentadas de forma autónoma Correctiva 28 21 Cerradas 8 Abiertas 29 Auditorias InternasPara efectos de validar esta información se cuenta con los registros de seguimiento y losformatos diligenciados de las acciones correctivas y preventivas, los cuales se encuentran en elarchivo con numero correlativo 01-02 No de Orden 04 de la serie documental Seguimiento a losPlanes de Mejoramiento.4. Actualización Archivo del Proceso Seguimiento y Evaluación:Durante este periodo se actualizo la información documental del proceso, generando losregistros y evidencias respectivas, conforme a la serie documental y listado maestro de registrode la Contraloría General del Quindío.Resultado:Carpetas y archivos del Proceso Seguimiento y Evaluación conforme los requisitos de la ley 594de 2000 y el Listado maestro de registro adoptado en el Sistema de Gestión de Calidad.Para estos efectos se cuentan con las carpetas que registran:Actas, Informes, Seguimiento MECI, Auditorias Internas, Seguimiento Planes de Mejoramiento.
  5. 5. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos”5. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General delQuindío.Durante el periodo correspondiente al mes de septiembre y octubre de 2010, se presto asesoriay acompañamiento a todos los procesos de la Contraloría General del Quindío, para efectos deestablecer y aplicar los indicadores a los objetivos estratégicos por proceso, de igual forma seasesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y la ejecución de los controles respectivos,permitiendo elaborar las actas de medición y seguimiento.Resultado:Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actasrespectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidenciaobjetiva para su cumplimiento.6. Recepción de las acciones Preventivas y Correctivas.Para efectos de dar trazabilidad al proceso seguimiento y evaluación, se recepcionan y radicanlas acciones correctivas y preventivas de todos los proceso de la Contraloría General delQuindío.ResultadoTrazabilidad de las acciones correctivas y preventivas presentadas por todos los procesos de laContraloría General del Quindío, lo cual permitirá dar cumplimiento a la mejora continua envirtud de la posibilidad de revisar de forma objetiva el avance de cada acción presentada porproceso.7. Apoyo proceso de certificaciónDe conformidad a la meta institucional de lograr la re-certificación en la NTCGP 1000:2009durante la vigencia 2011, desde el apoyo de la oficina de control interno se generan lasactividades propias para el cumplimiento de este fin, de tal manera que se establecen losrequisitos de la norma dentro del proceso Evaluación y Seguimiento, además de generar ladocumentación correspondiente de conformidad con la ley 594 de 2000.Resultado
  6. 6. “Por un control social y fiscal Correspondencia Externa en beneficio de todos”Cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTCGP 1000:2009 y MECI en el ProcesoEvaluación y Seguimiento, aplicación de listado maestro de documentos Internos y externos y ellistado maestro de registros.8. Apoyo en la Medición de indicadores y análisis de Riesgos de la Contraloría General delQuindío.Durante el 2011, se presto asesoría y acompañamiento a todos los procesos de la ContraloríaGeneral del Quindío, para efectos de establecer y aplicar los indicadores a los objetivosestratégicos por proceso, de igual forma se asesoro en cuanto al seguimiento de los riesgos y laejecución de los controles respectivos, permitiendo elaborar las actas de medición yseguimiento.Resultado:Aplicación de indicadores estratégicos por procesos, generando la evidencia de las actasrespectivas, al igual que las actas de seguimiento a los riesgos y controles aportando evidenciaobjetiva para su cumplimiento.9. Seguimiento a la gestión institucional de los procesos de la Contraloría del Quindío.En acompañamiento al asesor de planeación de la Contraloría General del Quindío, serealizaron mesas de trabajo con todos los líderes de proceso analizando el grado decumplimiento del plan estratégico institucional además de analizar el plan de gestión del año2011, levantando la evidencia objetiva que determine la ejecución de las actividades y las metasrespectivas.Resultado:Levantamiento de actas de trabajo en cuanto a la revisión de la gestión de los procesos de laContraloría General del Quindío, generando el seguimiento al cumplimiento del plan estratégicoinstitucional y el plan de gestión 2011.Atentamente______________________________RICARDO ANDRES GAONA NIETOJefe control Interno

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