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  1. 1. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO INFORME DE GESTION Y RESULTADOS MARISOL RAMOS NIÑO Contralora General del Quindío MARIA ALEYDA ROA ESPINOSA Directora Técnica de Control Fiscal LUZ NELLY DUARTE SAIZ Directora Administrativa Vigencia 2009 Página 1 de 84
  2. 2. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos PRESENTACIÓN Comprometida desde el momento en que tomé posesión del cargo de Contralora, con el mejoramiento continúo de la Contraloría que de manera honrosa dirijo, y con el fin de cumplir, no solo con el mandato legal sino también con el desarrollo institucional, en el año de 2009, presento el informe de gestión, en el cual informo el cumplimiento de las metas programadas en desarrollo de los planes Estratégico y de Gestión, para todos los procesos de la Contraloría General del Quindío. Mediante Resolución 201 de diciembre de 2008, se le realizó una modificación al Plan Estratégico Institucional 2008-2011, teniendo en cuenta que este se constituye en la herramienta básica del proceso de planificación, que define el marco conceptual en el cual se respalda la gestión de la Contraloría General del Quindío. Su contenido en forma general es el siguiente: MISION “La Contraloría General del Quindío vigila la Gestión Fiscal y realiza el control de resultados de la Administración Pública de su jurisdicción con los más altos estándares de calidad en sus procesos, productos o servicios y recurso humano vinculado, en procura de generar impactos importantes en la capacidad de gestión y resultados de las entidades y organismos sujetos, en cumplimiento de su propósito fundamental de salvaguardar y recuperar los recursos públicos y ambientales”. VISION “La Contraloría departamental del Quindío vigila la Gestión Fiscal y realiza el control de resultados de la Administración Pública de su jurisdicción con los más altos estándares de calidad en sus procesos, productos o servicios y recurso humano vinculado, en procura de generar impactos importantes en la capacidad de gestión y resultados de las entidades y organismos sujetos, en cumplimiento de su propósito fundamental de salvaguardar y recuperar los recursos públicos y ambientales”. POLÍTICA “El servidor público con autocontrol en el ejercicio de la función administrativa”. Página 2 de 84
  3. 3. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos LINEA ESTRATEGICA I: CONSOLIDACIÓN DE LA CULTURA DE MORALIDAD PÚBLICA Programa 1: Cultura de la Calidad en el Control Fiscal. Programa 2: Cultura del Control en la Vigilancia Fiscal Programa 3: Cultura Ética para lo Público. Programa 4: Consultorio de la Gestión Pública Programa 5: Campañas de Promoción de la Cultura del Control Social a la Gestión Pública. LINEA ESTRATEGICA II: FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL Programa 1: Capacitación a la comunidad para la participación en el ejercicio del control fiscal. Programa 2: Rendición de cuentas de los resultados del proceso auditor. Programa 3: Información anual del resultado del balance de los recursos naturales. Programa 4: Cultura para la conservación ambiental. LINEA ESTRATAEGICA III: EFECTIVIDAD DE LA FUNCIÓN FISCALIZADORA Programa 1: Planeación de la Función Fiscalizadora Programa 2: Memoria institucional para la trazabilidad. Programa 3: Tecnología para la eficiencia del proceso auditor Programa 4: Acceso a otros Sistemas de Información Programa 5: Mesas para la sostenibilidad y sustentabilidad del proceso auditor. Programa 6: Impactos de mejora continua de la gestión pública. Programa 7: Cultura de la calidad en la gestión pública Programa 8: Cultura del control de la gestión pública LINEA ESTRATAEGICA IV: MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CAPACIDAD FISCALIZADORA Programa 1: Recursos Asegurados para la Misión Institucional Programa 2: Certificación y Mejora Continua del SGC bajo la Norma NTCGP 1000:2004 Programa 3: Implementación y mejora continua del SCI bajo la Norma MECI 1000:2005 Programa 4: Actualización Tecnológica Programa 5:. Formación y Capacitación en Competencias Laborales Programa 6: Alto desempeño de los Servidores Públicos Programa 7: Bienestar Social y Clima Laboral Programa 8: Gestión Documental Programa 9: Gestión Física y Financiera Controlada Página 3 de 84
  4. 4. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos Programa 10: Medición del Desempeño Institucional A través de la modificación referida se plantearon los planes de gestión para la vigencia 2009, para cada uno de los procesos tanto de apoyo como misionales de nuestra estructura organizacional, con los resultados que se describen en el contenido del presente informe. De conformidad con los manuales de procesos y procedimientos, la Dirección Técnica de Control Fiscal, a través de su Plan de Gestión 2009, realizó los seguimientos, medición y análisis de los mismos, estableciendo el cumplimiento de los objetivos y metas al igual que la conformidad de los productos que se elaboraron, resultados que fueron consignados en las respectivas actas y registros que se han implementado para el efecto, con la finalidad de determinar las deficiencias y causas que la originan, e identificar las acciones correctivas a implementar y con ello hacer posible el mejoramiento de los procesos, e igualmente, del personal que los ejecuta. Es importante hacer alusión al hecho de que se pudo culminar con éxito, la implementación del nuevo aplicativo de rendición de la cuenta SIA, donado por la Auditoría General de la República, con falta de efectividad en los resultados, lo que generó retrasos en la elaboración de los informes MACROFISCALES, con la consiguiente solicitud de prorrogas; se espera que dichas inconsistencias que si bien es cierto fueron requeridas y corregidas durante la ejecución del PGA 2009, para la vigencia 2010 genere una información confiable, para la consolidación de los informes estadísticos que soportan la elaboración de los informes anuales a rendir a la Asamblea Departamental, Concejos Municipales y Contraloría General de la República. Así mismo se considera como destacada la implementación del la herramienta SIFPED, “Sistema de información para el seguimiento a los planes de desarrollo” mediante la cual los responsables de las entidades territoriales, rinden los informes de gestión correspondientes al cumplimiento de los metas programadas en los mismos. El referido Sistema de información, inició con los Plan de Desarrollo cargados para cada Ente Territorial sujeto de control, complementándose por parte de los mismos con la información referente a “Metas de Producto” y “Documentos de armonización Presupuestal”. La ciudadanía, podrá hacer uso de los informes de seguimiento a los planes de desarrollo, rendidos por los Entes Territoriales cada cuatro meses, con el fin de que en tiempo real, puedan contribuir a través del Control Ciudadano, a analizar y hacer recomendaciones sobre este instrumento de gestión, tan importante para calificar el cumplimiento de las promesas contenidas en los programas de gobierno, hechas por cada uno de los mandatarios elegidos por votación popular. Nuestro pronunciamiento Página 4 de 84
  5. 5. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos al respecto se hará anualmente a través de Informes de Auditoría, conforme a lo establecido en la metodología AUDITE 3.0, adoptada por este Ente de Control. Atentamente, MARISOL RAMOS NIÑO Contralora General del Quindío Página 5 de 84
  6. 6. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos I. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO: Consolidar una cultura de alto rendimiento, compromiso y mejora continua frente a la misión de la institución. PROGRAMA 1: Implementación de un sistema eficiente de gestión de la calidad. Meta Específica: 100% Instrumentos de Planificación con recursos garantizados En desarrollo de este objetivo se realizaron dos visitas en el periodo con el propósito de efectuar seguimiento y control a los 11 sujetos de control y a las bases para establecer las cuotas de auditaje, se efectuó auditoria especial al debido cobrar de las Entidades sujetos de control para constatar la adecuada liquidación de los recursos; conforme a lo dispuesto en la Ley 617 de 2000, Plan Nacional de Desarrollo 2008-2011 y Ley 715 de 2001. En la primera revisión las entidades en mora a Junio 30 de 2009, después de hacer revisión de pagos en Tesorería Departamental, son las siguientes: • PROMOTORA DE VIVIENDA, debe las cuotas de mayo y junio 2009. • HOSPITAL MENTAL DE FILANDIA, debe las cuotas de enero a junio 2009. • LOTERÍA DEL QUINDÍO, debe cuota mes junio. En la segunda revisión a los sujetos que se relacionan: Lotería del Quindío, Hospital mental de Filandia, Hospital San Juan de Dios, e Instituto Seccional de Salud Se encontraron inconsistencias en los pagos que se reportaron y subsanaron con la Secretaria de Hacienda del Departamento, los demás sujetos se visitaron y se revisaron encontrándose al día en sus pagos. Página 6 de 84
  7. 7. INFORMECONSOLIDADO Por un control social y fiscal en DE GESTIÓN VIGENCIA 2009 beneficio de todos Tabla 1 Institutos Descentralizados de Carácter Departamental 12-31-09 HOSPITAL LOTERIA HOSPITAL PROMOTORA ESAQUIN INSTITUTO SAN HOSPITAL LA PRE/PTO. MES UNIQUINDIO DEL INDEPORTES TRANSITO INDEQUI MENTAL TOTAL DE VIVIENDA SA. SECCIONAL JUAN DE MISERICORDIA QUINDIO FILANDIA DIOS 2009 ENERO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 325.599 379.583 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 25.396.877 2009 FEBRERO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.691.695 2009 MARZO 9.278.389 1.812.274 208.543 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.691.695 2009 ABRIL 9.278.389 1.811.974 350.581 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.833.433 2009 MAYO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 0 0 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 24.482.852 2009 JUNIO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 1.627.995 1.897.915 6.331.880 2.091.667 1.689.211 0 28.008.762 2009 JULIO 9.278.389 1.811.974 3.029.731 250.000 379.583 6.331.880 2.091.667 0 2.636.405 25.809.629 2009 AGOSTO 9.278.388 1.811.974 834.172 3.029.731 250.000 651.198 379.583 6.331.880 2.091.667 3.378.422 0 28.037.015 2009 SEPTIEMBRE 9.278.388 1.811.974 208.543 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 14.991.664 1.689.211 0 37.916.990 2009 OCTUBRE 9.278.389 1.811.974 625.629 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 3.525.000 1.689.211 0 26.867.413 2009 NOVIEMBRE 9.278.389 1.811.974 0 3.029.731 250.000 325.599 0 6.331.880 3.525.000 1.689.211 3.690.967 29.932.751 2009 DICIEMBRE 9.278.392 1.811.974 0 3.029.728 250.000 325.599 0 6.331.884 3.525.000 1.689.211 0 26.241.788 TOTAL 111.340.670 21.744.588 2.644.554 36.356.769 3.000.000 3.907.188 3.036.664 75.982.564 42.127.788 20.270.532 6.327.372 326.738.689 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 Los recursos que ingresaron en el periodo 2009 producto de las cuotas de auditaje se comportaron de la siguiente manera por cuotas de fiscalización $ 326.738.688 y por transferencia del Departamento $1.253.206.875 para un total de $1.579,945.563 que corresponde al 98.5%. Página 7 de 84
  8. 8. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Tabla 2 Programación Presupuestal 2009 ACUMULADO 2009 RECURSO ORDINARIO CUOTA FISCAL EJECUCION DE GASTOS ENERO 120.000.000 0 120.000.000 FEBRERO 95.000.000 3.500.000 98.500.000 MARZO 61.500.000 34.500.000 96.000.000 ABRIL 65.097.000 25.403.000 90.500.000 MAYO 126.000.000 25.000.000 151.000.000 JUNIO 109.290.634 33.709.366 143.000.000 JULIO 129.066.435 28.008.762 157.075.197 AGOSTO 82.190.371 25.809.629 108.000.000 SEPTIEMBRE 112.084.024 28.037.015 140.121.039 OCTUBRE 113.226.864 29.773.136 143.000.000 NOVIEMBRE 81.758.216 26.241.784 108.000.000 DICIEMBRE 157.993.331 66.755.996 224.749.327 TOTALES 1.253.206.875 326.738.688 1.579.945.563 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 Tabla 3 Modificaciones Presupuestales 2009 CONCEPTOS VALORES PRESUPUESTO INICIAL 1.710.821.704 REDUCCION PRESUPUESTO 107.000.000 PRESUPUESTO DEFINITIVO 1.603.821.704 GIROS TESORERIA 1.579.945.563 CUENTAS X COBRAR 23.876.141 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 PROGRAMA 2: Certificación y Mejora Continua del SGC Bajo la norma NTCGP 1000:2004. Meta Específica: Certificación de calidad en el año 2009. Se realizo contrato No. 023 con Nuevo Milenio y su representante legal Ángela Maria García Gómez, para la asesoría en el diseño, planificación y documentación, Página 8 de 84
  9. 9. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 implementación e implantación del Sistema de Gestión de Calidad, para la aplicación de la norma técnica NTCGP 1000:2004 para la Contraloría General del Quindío. En desarrollo de este contratos se dictaron las siguientes capacitaciones: Tabla 4 Plan de Capacitación Ejecutado 2009 FECHA TEMA Febrero 06/09 Formación de Auditores bajo la Norma 190011 Febrero 13/09 Continuación en el tema de formación de auditores Febrero 27/09 Gestión de Calidad (Acción Social) Marzo 20/09 Gestión por Procesos (Acción Social) Abri1 03/ 09 Sistema de Gestión Integrado Abril 03/09 Gestión de Calidad Abril 18/09 Manual de Calidad Manual de Calidad, Caracterización por procesos, Procesos obligatorios Abril 25/09 (Acción Social) Abril 29/09 Medición, Análisis – Mejora Junio 26/09 Norma de Calidad Junio 26/09 Indicadores de Calidad Julio 10/09 Gestión de Calidad Julio 17/09 Gestión de Calidad Repaso Agosto 14/09 Preparación Examen Certificación Octubre 23/09 Gestión de Calidad Octubre 28,29 y 30 Formación de Auditores Noviembre 12/09 Gestión de Calidad Diciembre 15,16 y 17/09 Socialización de los formatos FUENTE: Dirección Administrativa 2009 Con el fin de implementar la norma técnica se expidieron las siguientes resoluciones: Resolución No.031 de marzo 31 de 2009 “Se adopta el Sistema de Gestión Integrado para la Contraloría General del Quindío. Resolución No. 032 de marzo 31 de 2009. “Se conforma el Comité de Calidad y el Equipo de Calidad de la CGQ. Resolución No. 033 de marzo 31 de 2009 “Se designa el representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad. PROGRAMA 3: Implementación y mejora continúa del sistema de control interno bajo la norma MECI 1000:2005. Meta Específica: Dirigir la Implementación de Auditorias Internas. Página 9 de 84
  10. 10. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Meta 1: Auditoria a los Estados Financieros: Se reviso y evaluó el informe del trimestre Enero-Marzo presentado a la Contaduría General de la Nación, el cual se encontró de conformidad Meta 2: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Presupuestal: Se reviso la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos; el PAC correspondiente a la vigencia 2009. Meta 3: Arqueos a la Caja Menor y Caja General. Se realizo arqueo a la Caja Menor de la Entidad el día 18 de mayo de 2009, presentándose el informes a las observaciones encontradas y las recomendaciones al respecto. Meta 4: Revisión de egresos en forma mensual a los correspondientes soportes contables, presupuéstales, Jurídicos y de Tesorería, se llevo a cabo este seguimiento concluyéndose el primer semestre del año 2009, el cual se presenta con el fin de que la Entidad haga el correspondiente Plan de Mejoramiento. Meta 5: Revisión de Nomina y soportes de la misma ( Pago de Aportes Parafiscales, de seguridad social, retención en la fuente, descuentos de nomina autorizados por los funcionarios) Se concluyo la evaluación y revisión del primer semestre del año 2009, del cual se presenta el informe correspondiente, para que la Entidad haga el Plan de Mejoramiento. PROGRAMA 4: Actualización Tecnológica Meta Específica: Software y Hardware actualizados y licenciados. Los 13 profesionales universitarios que forman parte del equipo auditor tienen bajo su inventario equipos portátiles los cuales fueron obtenidos de la siguiente manera, 08 equipos portátiles que fueron entregado en convenio de comodato por la Auditoria General de la República, 5 equipos de computo adquiridos por la entidad . También se les dotó a cada uno de la USB. Además se compraron 07 licencias de Office 2007 y se compraron 45 licencias del antivirus. La Contraloría tiene un fortalecimiento tecnológico en lo referente al desarrollo de diferentes aplicativos para mejorar su gestión fiscalizadora y fortalecer los niveles de eficiencia y eficacia. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RENDICIÓN DE LA CUENTA SIRC-CGQ La Rendición de la Cuenta es un deber legal y ético que tiene todo servidor público o particular, de responder e informar por la administración y manejo de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados por el estado al igual que sus resultados, en el Página 10 de 84
  11. 11. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. Para ello se analizo, diseño e implemento el sistema de información de rendición de la cuenta vía Web por medio de la cual la Gobernación del Quindío, 11 Alcaldías, 13 Hospitales, 55 Colegios y 12 entidades descentralizadas entre estas la Universidad del Quindío y la Lotería del Quindío, para un total de 92 entidades del Departamento, rinden toda la información financiera, fiscal y presupuestal requerida por la Contraloría General del Quindío, por medio de este sistema. SISTEMA DE INFORMACIÓN MACRO OPERATIVO SIMO-CGQ La Contraloría General del Quindío encargada de ejercer vigilancia a la gestión fiscal de la administración central, de los particulares y demás entidades públicas que manejen fondos o bienes del Departamento, requería que los informes estadísticos presupuéstales departamentales y demás informes que se le envían a las alcaldías, universidades, consejos y comunidad en general, fuera generados de una forma mas ágil; por lo cual se analizo, diseño e implemento el sistema de información macro operativo SIMO-CGQ que le permite a la Contraloría General del Quindío realizar la consolidación y generación de los reportes estadísticos e informes requeridos con la información financiera, fiscal y presupuestal recolectada por medio del sistema de rendición de la Cuenta SIRC-CGQ de una forma más ágil y veraz. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CERTIFICACIÓN SALARIAL CERTISALARIO-CGQ La Contraloría General del Quindío requería un sistema que le permitiera general los informes salariales de forma electrónica por lo tanto se analizo, diseño e implemento, el sistema de información salarial el cual permite registrar, consultar, actualizar y alimentar la información de los salarios mes por mes de los funcionario que hacen o han hecho parte de la nomina de la Contraloría General del Quindío, además, de permitir generar los certificado salarial generales de cada uno de ellos. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL FISCAL MICRO PGA-CGQ La Contraloría General del Quindío requería un sistema que le permitiera la automatización de los procesos de la auditorias realizadas a las entidades sujetas de control por parte de esta entidad es así como se analizo, diseño e implemento el sistema de información para el Control Fiscal Micro que es una poderosa herramienta para planear, ejecutar y supervisar el proceso auditor, que permite, entre otros, construir el Plan General de Auditoria (PGA) interactuando con todas las dependencias en Página 11 de 84
  12. 12. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 tiempo real; asignar de manera óptima los recursos humanos; generar automáticamente los procesos previos a la ejecución de la auditoria (memorandos de encargo y planeación); efectuar el seguimiento permanentemente de la calidad del proceso auditor. SISTEMA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA El sistema de archivo y correspondencia, permite registrar la correspondencia recibida, enviada, llevar la trazabilidad de la información con los informes que genera, además, permite turnarla y llevar un control estricto de la misma para contestar, y evitar el vencimiento de la misma. Este sistema también permite registrar la entrada y la salida de personal ajeno a la Contraloría General del Quindío. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PLANES DE DESARROLLO -SIPÈD El aplicativo permite a la CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO, hacer un seguimiento, a los Planes de Desarrollo, en tiempo real, durante la vigencia 2008 – 2011. La información es suministrada por los entes territoriales cada cuatro meses, este aplicativo se encuentra alojado en la Página Web de la Contraloría General del Departamento, para la consulta de los diferente actores municipales y departamentales (Miembros de los Consejos territoriales de planeación, las veedurías ciudadanas, los Concejales, Diputados y comunidad en general.), quienes podrán hacer seguimiento sobre la ejecución y puesta en marcha del respectivo Plan de Desarrollo. PROGRAMA 5: Formación y capacitación en competencias laborales. Meta Específica: Plan de formación y capacitación orientado a competencias laborales, 100% de los servidores públicos vinculados al Plan de Formación y Capacitación. Según Resolución No. 159 de 2008 “Reglamento la capacitación, formación y estímulos – Bienestar Social para los Servidores Públicos de la Contraloría General del Quindío. El artículo 2º del Decreto Ley 1567 de 1998, creó el Sistema Nacional de Capacitación, definiéndolo como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios”. Página 12 de 84
  13. 13. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Dentro de los derechos y deberes de los empleados públicos establecidos en la Ley 734 de 2002, se previo la de recibir capacitación para el mejor desempeño de sus actividades laborales y de actualizarse en el área de desempeño de la función, a su vez, le corresponde como obligación de la administración y a través de reglamento interno señalar los condiciones y criterios que deben reunir los servidores públicos para capacitarse. Dentro de los principios rectores de la capacitación esta el de Participación, el cual en el literal d) del artículo 6º del Decreto 1567 de 1998, consagra: “Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de los planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados. Para tal efecto en la institución se implemento el viernes institucional para la generación de capacitación que permitiera el mejoramiento de las competencias laborales de los servidores públicos. Tabla 6 Capacitaciones del Viernes Institucional SERVIDORES QUE FECHA TEMA RECIBIERON LA CAPACITACIÓN Enero 20/09 Tendencias del Comportamiento 23 Febrero 06/09 Formación Auditores Norma 19011 20 Febrero 06/09 Deficiencias traslados de hallazgos fiscales a procesos fiscales. 17 Febrero 13/09 Continuación Formación de Auditores 21 Febrero 19/09 Contratación 22 Febrero 27/09 Gestión de Calidad (Acción Social) 19 Febrero 27/09 Aplicativo Gestión Documental y Visitas 19 Marzo 13/09 Planificación Estratégica Consolidación 22 Marzo 13/09 Trabajo en Equipo para unificar la Política de Calidad 18 Marzo 20/09 Tele conferencia Contratación 18 Marzo 20/09 Gestión por Procesos (Acción Social) 18 Marzo 27/09 Contratación Estatal 17 Abril 03/09 Aplicativo Correspondencia 15 Abril 03/09 Sistema de Gestión Integrado 17 Abril 03/09 Gestión de Calidad 21 Abril 04/09 Tareas de Gestión de Calidad 25 Abril 18/09 Manual de Calidad 22 Manual de Calidad, Caracterización de Procesos, Procesos Abril 25/09 23 Obligatorios Manual de Calidad, Caracterización de Procesos , Procesos Abril 29/09 24 Obligatorios. (Acción Social) Abril 29/09 Medición, Análisis – Mejora (Acción Social) 24 Mayo 08/09 Manejo del Stress 19 Junio 05/09 Compromisos Comportamentales 21 Junio 05/09 Socialización del Plan de Capacitación 19 Junio 05/09 Tareas de Gestión de Calidad (Acción Social) 17 Página 13 de 84
  14. 14. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 SERVIDORES QUE FECHA TEMA RECIBIERON LA CAPACITACIÓN Junio 06/09 Medición –Análisis-Mejora 23 Junio 26/09 Norma de Calidad 22 Junio 26/09 Indicadores de Calidad 17 Julio 10/09 Gestión de Calidad 23 Julio 17/09 Gestión de Calidad (Repaso) 23 Agosto 14/09 Preparación Exámenes de Certificación 16 Julio 17/09 Redacción de Informes de Auditoria 15 Agosto 20/09 Construcción de Hallazgos 17 Agosto 21/09 Construcción de Hallazgos 18 Agosto 21/09 Proyecto Enlace 17 Septiembre 04/09 Virus de la Actitud 22 Septiembre 04/09 Auditoria de Salud 13 Septiembre 11/09 Crecimiento Personal 14 Septiembre 11/09 Presunción de legalidad de los actos administrativos 12 Octubre 16/09 Identificación de riesgos 11 Octubre 16/09 Contribución a la mejora Ambiental 16 Octubre 16/09 Normatividad COPASO Valoración Puestos Trabajo 16 Octubre 16/09 Clima Laboral 20 Noviembre12/09 Servicio al Cliente 12 Noviembre13/09 Química Humana 13 Noviembre13/09 Seguridad Informática 13 Noviembre27/09 Legalidad que Soportan el pago de las primas 17 Noviembre27/09 Prevención de Desastres 15 Noviembre27/09 Información Afiliación los Olivos 20 Diciembre04/09 Manejo de Conflictos 24 Diciembre04/09 Hallazgos Disciplinarios 20 Diciembre 04/09 Informe Plan Capacitación 2009 12 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 PROGRAMA 6: Alto desempeño de los servidores Públicos Meta Específica: 100% de los servidores públicos con Concertación de Compromisos en las fechas previstas, Incentivos otorgados a los servidores públicos de más alto desempeño En el mes de Febrero se concertó objetivos con los Servidores Públicos para el año 2009 y se evaluó a los funcionarios en el periodo que indica la ley, igualmente se efectuaron evaluaciones de seguimiento y su respectiva calificación, generando planes de mejoramiento individual. En febrero 28 de 2009, se hizo reconocimiento al día del contador (invitación a los contadores a acto conmemoratorio del Colegio de Contadores del Quindío, en el cual se condecoró a la Doctora Maria Aleyda Roa. Por su alto desempeño como Coordinadoras del equipo auditor como reconocimiento y estimulo se les hizo participes de capacitación en la ciudad de Panamá de 25 al 27 de Página 14 de 84
  15. 15. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Noviembre a las Servidoras Públicas Luz Elena Ramírez Velásquez, Flor Maria Giraldo Cardona. PROGRAMA 7. Bienestar Social y Clima Laboral Meta Específica: Programa de Bienestar Social adoptado e implementado Las actividades relacionadas se encuentran ajustadas a las contempladas en el Plan de Bienestar. Tabla 7 FECHA ACTIVIDAD TEMA Tendencias del Enero 30 Capacitación comportamiento Febrero 06 Bono Educativo Marzo 06 Actividad lúdica, recreativa Salud física Mayo 15 Actividad lúdica, recreativa Salud mental Mayo 08 Manejo del Stress Salud mental Julio 29 Evaluación de los puestos de trabajo Clima organizacional Agosto El examen de GLUCOMETRIA Salud física Septiembre 4 El virus de la actitud. capacitación Septiembre 11 Crecimiento personal capacitación Septiembre18 Exámenes físico Deporto logó Septiembre 25 Vacunación influenza Salud física Octubre 16 riesgos en los puestos de trabajo capacitación Octubre 27 Mejora del Ambiente Laboral Capacitación VII Juegos Nacionales de Entidades de Control Fiscal 2009, Octubre 08 Participación PAIPA (Boyacá) del 08 al 12 de Octubre de 2009. PROGRAMA 8: Gestión Documental. Meta Específica: Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo de Gestión, Tablas de Retención Documental aplicadas para Archivo Central Se efectuó revisión al proceso entrada y salida de documento, a la organización interna de los archivos, Control interno genero informe de los hallazgos y medidas de control. PROGRAMA 9: Recursos Físicos y Financieros. Meta Específica: 100% de los Inventarios controlados, Presupuesto ajustado al Plan Anual mensualizado de Caja, PAC. Página 15 de 84
  16. 16. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Los inventarios se encuentran contabilizados y sistematizados también individualizados por cada funcionario con su respectiva acta de entrega, los cuales se encuentran depurados al mes de Diciembre. Garantizar la consecución, distribución y racionalización de los recursos físicos y financieros que la entidad requiere para su adecuado funcionamiento. Comprende desde la preparación del presupuesto hasta la administración racional de la logística institucional. Tabla 8 Informes a Rendir 2009 INFORMES PROGRAMADOS ENTREGADOS Estados Financieros Trimestrales 4 4 Declaraciones de Retención en la Fuente 12 12 Parafiscales y Seguridad Social 12 12 Solicitud de PAC 12 12 Ejecuciones Presupuestales 12 12 Presupuesto de Ingresos 1.603.821.704.00 1.579.934.971.00 Presupuesto de Gastos 1.603.821.704.00 1.579.934.971.00 Balances consolidados 13 13 Arqueos de Caja Menor 3 3 FUENTE: Dirección Administrativa 2009 GESTIÓN FINANCIERA I. ANTECEDENTES La contraloría General del Departamento del Quindío ejecuta su actividad financiera sustentada en dos grupos rentísticos, un porcentaje originado por la Participación de los Ingresos de Libre Destinación de la Entidad Contable Pública Gobernación del Quindío equivalente al 3.7% y el 0.2% de las Cuotas Fiscales que deben consignar las entidades e institutos del orden descentralizado del departamento. Los recursos transferidos a la Contraloría General del Departamento del Quindío, se destinan en su totalidad a sufragar gastos de funcionamiento; servicios personales, transferencias de ley y gastos generales; gastos que no permiten capitalizar su patrimonio, excepto por aquellos activos entregados recibidos en comodato para uso permanente y sin contraprestación. Página 16 de 84
  17. 17. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 II. INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL La estructura organizacional de la Contraloría General del Departamento del Quindío la componen: El Despacho de la Contralora y dos (2) Direcciones; una de Control Fiscal y una Administrativa. La planta de personal cuenta con veintisiete (27) funcionarios encargados de adelantar la Gestión fiscal y administrativa y subvenciona los gastos con las cuotas de fiscalización. III. DIAGNOSTICO FINANCIERO ANÁLISIS SITUACIÓN FINANCIERA • Balance General La información contable consolidada a Diciembre 31 de 2009 de la Contraloría General del Departamento del Quindío registra activos por la suma de $186.579 (miles de pesos); pasivos por valor de $72.220. (miles de pesos ) la diferencia patrimonial por valor de $114.359 (miles de pesos) La proporción de las obligaciones representan el 19% del balance y la Hacienda para el periodo Enero - Diciembre de 2009, de $114.359 (miles de pesos) y representa el 31% del balance Página 17 de 84
  18. 18. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Activo: La porción corriente a Diciembre 31 de 2009, comparada con el saldo a Diciembre 31 de 2008, revela los siguientes saldos (miles de pesos) $72.231 y $44.114 respectivamente, con una variación del 63.74% y una participación del total de los activos del 38.71%. La porción no corriente para el mismo periodo (2009-2008), revelan los siguientes saldos respectivamente; $114.348 y $126.935 con una variación del –9.92% por efecto de depreciación y una participación del total de los activos a Diciembre del 61.29%. Pasivo: La Contraloría General del Departamento del Quindío, presenta información corriente en el balance por obligaciones a corto plazo y contabilizado a Diciembre 31de 2009 por valor de $72.220 (miles de pesos) con un incremento en el balance respecto del saldo a Diciembre 31 de 2008 en la suma $11.040; es decir un incremento del 18.05%. Dentro del grupo de pasivos se encuentran las obligaciones laborales con la mayor participación, respecto del total del pasivo: 99.64% seguidas de los depósitos de terceros con una participación del 0.36% sobre el total del pasivo. El saldo por pagar de las obligaciones laborales asciende a la suma de $71.963 (miles de pesos) representado en el total de las Cesantías retroactivas aprovisionadas en la vigencia fiscal 2009 y pendientes de consignar antes del día 14 de Febrero de 2010 Página 18 de 84
  19. 19. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Patrimonio: Determina una variación del 4.09% entre Diciembre 31 de 2008 y el 31 de Diciembre de 2009 respectivamente, que representa un crecimiento en términos monetarios de $4.491 (miles de pesos). Hacen parte del patrimonio el capital fiscal; $61.185, el resultado del ejercicio fiscal $11; el patrimonio público incorporado $109.323 menos las amortizaciones $56.160 Página 19 de 84
  20. 20. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Las variaciones del activo, del pasivo y patrimonio, se pueden apreciar e los siguientes cuadros: Tabla 9 Balance General (Miles de pesos) HORIZONTAL VERTICAL COD CONCEPTO ENERO VARIACIÓN % PART. DICIEMBRE 01 DE dic-09 -31-2009 $ % 2009 ACTIVO 186.579 171.049 15.530 9,08% 100,00 CORRIENTE 72.231 44.114 28.117 63,74% 38,71 11 Efectivo 268 4 264 6600,00% 0,14 12 Inversiones 0 0 0 0,00% 0,00 13 Rentas por Cobrar 0 0 0 0,00% 0,00 14 Deudores 71.963 44.110 27.853 63,14% 38,57 15 Inventarios 0 0 0 0,00% 0,00 19 Otros Activos 0 0 0 0,00% 0,00 NO CORRIENTE 114.348 126.935 -12.587 -9,92% 61,29 12 Inversiones 0 0 0 0,00% 0,00 13 Rentas por Cobrar 0 0 0 0,00% 0,00 14 Deudores 0 0 0 0,00% 0,00 16 Propiedad, Planta y Equipo 67.146 78.549 -11.403 -14,52% 35,99 17 Bienes de Beneficio y Uso Púb. 0 0 0 0,00% 0,00 18 Recursos Naturales y del Amb. 0 0 0 0,00% 0,00 19 Otros Activos 47.202 48.386 -1.184 -2,45% 25,30 TOTAL ACTIVO 186.579 171.049 15.530 9,08% 100,00 PASIVO 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,00 CORRIENTE 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,00 22 Deuda Pública 0 0 0 0,00% 0,00 23 Obligaciones Financieras 0 0 0 0,00% 0,00 24 Cuentas por Pagar 0 0 0 0,00% 0,00 25 Obligaciones Laborales 71.963 61.180 10.783 17,63% 99,64 26 Bonos y Títulos Emitidos 0 0 0 0,00% 0,00 27 Pasivos Estimados 0 0 0 0,00% 0,00 29 Otros Pasivos 257 0 257 0,00% 0,36 NO CORRIENTE 0 0 0 0,00% 0,00 22 Deuda Pública 0 0 0 0,00% 0,00 23 Obligaciones Financieras 0 0 0 0,00% 0,00 24 Cuentas por Pagar 0 0 0 0,00% 0,00 25 Obligaciones Laborales 0 0 0 0,00% 0,00 26 Bonos y Títulos Emitidos 0 0 0 0,00% 0,00 27 Pasivos Estimados 0 0 0 0,00% 0,00 29 Otros Pasivos 0 0 0 0,00% 0,00 TOTAL PASIVO 72.220 61.180 11.040 18,05% 100,00 PATRIMONIO 114.359 109.868 4.491 4,09% 100,00 31 Hacienda Pública - * 114.359 109.868 4.491 4,09% 100,00 FUENTE: CONTABILIDAD CONTRALORIA * CONTIENE CIERRE FIN DE AÑO Página 20 de 84
  21. 21. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 • Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental Los Ingresos Consolidados de la Contraloría Departamental del Quindío, a Diciembre 31 de 2009 ascendieron a la suma de $1.579.945 (miles de pesos) de los cuales $1.253.207 son recursos ordinarios sobre los ingresos corrientes libre destinación del departamento del Quindío y $326.739 corresponden a cuotas fiscales de las entidades descentralizadas del departamento. Los ingresos comparados con los valores ejecutados para la vigencia fiscal tuvieron una variación de $80.120 (miles de pesos); es decir un incremento del 5% entre los años 2009 y 2008 respectivamente Los gastos acumulados para el mismo periodo fueron de $1.579.934, y comprados con la vigencia fiscal del año 2008 representan un incremento de $80.109 (miles de pesos); es decir una variación del 5%. El proceso indica que los gastos se sustentan en traslado del PAC que mensualmente hace la Tesorería del Departamento y se destinan para atender los gastos de funcionamiento. • Resultado Fiscal y de Tesorería El saldo de tesorería a Diciembre 31 de 2009 muestra un resultado positivo por cuantía de $11 (miles de pesos), lo que indica una posición equilibrada entre las disponibilidades y el gasto, si se tiene en cuenta, que los ingresos percibidos por la Contraloría están sujetos al PAC mensual, y su uso es aplicado a gastos de funcionamiento. Página 21 de 84
  22. 22. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 El saldo operacional de tesorería en bancos cuenta corriente, quedó con un saldo de $268 mientras que las disponibilidades a exigencias de corto plazo en garantías laborales se sustenta en la suma de $71.963; representado en cuenta administrada de por ING cesantías, lo que le garantiza a los funcionarios del régimen retroactivo la provisión anual y sus valores colocados en fondos privados antes del 14 de Febrero de cada año. Tabla 10 Situación de Tesorería Diciembre de 2009 CONCEPTO VALOR 1.DISPONIBILIDADES 72.231 Caja 0 Bancos y Corporaciones 268 Inversiones Temporales 0 Fondos Especiales 71.963 2.EXIGIBILIDADES 72.220 Obligaciones Financieras 0 Cuentas por Pagar 0 Obligaciones Laborales 71.963 Otros Pasivos 257 3.SITUACION DE TESORERIA (1-2) 11 Fuente Contabilidad 72.231 71.963 72.220 71.963 Página 22 de 84
  23. 23. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 CONCLUSIONES El resultado general del ejercicio contable durante la vigencia fiscal comprendida entre el primero de Enero y el treinta y uno de Diciembre de 2009, mostró una variación en el recaudo, del 5% sobre el cual se sustentó todo el gasto administrativo de la entidad. Con los ingresos sujetos a transferencias por recaudo, recurso ordinario 3.7% sobre los Ingresos Corrientes de Libre Destinación del Departamento del Quindío; y los pagos por cuotas fiscales de los Institutos Descentralizados de carácter departamental, la Contraloría General del Quindío se sustenta económicamente para cumplir con la Política y objetivos de Calidad. Es importante destacar, que los inventarios físicos de la entidad se encuentran personalizados e identificados con códigos individuales. Los activos que ya cumplieron su periodo de depreciación se encuentran clasificados en cuentas de orden Deudoras de Control. En cuanto a las cesantías retroactivas consignadas en cuentas individuales y administradas por ING, se tienen contabilizados los acumulados pendientes de pago en cuentas deudoras de control; especificando que esta cuenta se mueve con el retiro parcial o definitivo de las cesantías previa resolución expedida por la entidad; así mismo se afecta con las nominaciones que se hacen antes del 14 de Febrero de cada año y el reaforo de los rendimientos y capitalizaciones. En cuanto a las cifras determinadas en el ejercicio contable del año 2009, se efectuó monitoreo en su oportunidad por parte de la oficina de Control Interno, además de cumplir con los términos en las rendiciones trimestrales y la validación de las mismas bajo la modalidad de CHIF. Las herramientas tecnológicas desarrolladas al interior de la contraloría se encuentran funcionando y generando los resultados esperados en el momento de su construcción. El plan de salud ocupacional proyectado para el periodo 2009, se cumplió con el acompañamiento de la empresa aseguradora de riesgos. Con relación al clima organizacional y el Plan de Bienestar se cumplió con lo planeado en el periodo 2009, logrando avanzar en el mejoramiento del clima organizacional de la entidad. Página 23 de 84
  24. 24. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 II. DIRECCIÓN TÉCNICA DE CONTROL FISCAL 1. PROCESO AUDITOR 1.1 Rendición de Cuentas La Contraloría General del Quindío, mediante resolución 009 de febrero de 2009, reglamentó la rendición de la cuenta, revisión, forma y plazos de presentación por parte de los sujetos y puntos de control, representados en la siguiente población: Tabla 11 Cobertura Sujetos y Puntos de Control NIVELES POBLACIÓN REAL SUJETOS DE CONTROL NIVEL DEPARTAMENTAL 10 NIVEL SALUD 13 NIVEL MUNICIPAL 14 PARTICULAR (MULTIPROSITO) 1 SUBTOTAL SUJETOS DE CONTROL 38 PUNTOS DE CONTROL NIVEL EDUCACIÓN (SECRETARIA DE EDUCACIÓN) 55 CENTRO PROVINCIAL DE GESTIÓN AGROEMPRESARIAL (ACORDEMOS) 1 SUBTOTAL PUNTOS DE CONTROL 56 TOTAL SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL 94 FUENTE: CGQ De la población anteriormente referida el 95%, 89 sujetos y puntos de control rindieron la cuenta correspondiente a la vigencia 2008, dentro de los términos establecidos por la Contraloría General del Quindío, (15 de marzo, fecha límite, prorrogada por 15 días más, teniendo en cuenta la adopción de un nuevo sistema de rendición de cuenta el SIA y el SIFPED, adoptados mediante Resolución 009 de febrero de 2009. El 5% restante rindieron en forma extemporánea sin justificación para ello, por lo que se les adelantó los correspondientes procesos Sancionatorios administrativos, ellas fueron: MUNICIPIOS: La Tebaida, Pijao, Génova y Quimbaya; ENTIDAD DESCENTRATIZADA: INDEPORTES. 1.2 Revisión de Cuentas Para la vigencia 2009 la Contraloría General del Quindío, programó la revisión de 6 cuentas del 2006, 6 cuentas del 2007 y 90 del 2008, para un total de 102 cuentas, resultado a lograr a través de la realización de AGEI, modalidad Regular. No se Página 24 de 84
  25. 25. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 programó pronunciamiento para 4 entidades: la ASOCIACION CORDILLERANA DE MUNICIPIOS “ACORDEMOS” y su punto de control el CENTRO PROVINCIAL DE GESTION AGROEMPRESARIAL, por liquidación, la CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA, por ser auditada por la Auditoria General de la República y MULTIPROPÓSITO S. A., por tratarse de una Entidad Privada con participación accionaria del estado inferior al 50%. Los resultados fueron los siguientes: Tabla 12 Resultados Revisión de Cuentas CUENTAS AUDITADAS FENECIDAS NO FENECIDAS TOTAL 2006 3 3 6 2007 8 6 14 2008 55 26 81 TOTAL 66 35 101 FUENTE: Dirección Técnica de Control Fiscal Con base en lo anterior, se determina que con corte a Diciembre 31 de 2009, se revisaron 101 cuentas, de las cuales fueron FENECIDAS 66 y NO FENECIDAS 35, quedando pendientes por auditar 9 de la vigencia 2008, (los Municipios de Córdoba y Génova; ESAQUIN S. A. y los Hospitales San Roque de Córdoba, La Misericordia de Calarcá, San Vicente de Paúl de Circasia, de Génova, Salento y Mental de Filandia. Los resultados anteriores frente a la programación que se esperaba alcanzar fue la siguiente: Tabla 13 Pronunciamiento de cuentas rendidas 2006 2007 2008 TOTAL ENTIDADES META META META META META META META META PROGR. ALCANZ. PROGR. ALCANZ. PROGR. ALCANZ. PROGRA. ALCANZ. SUJETOS 6 6 14 14 35 26 55 46 Departamentales 1 1 2 2 9 8 12 11 Municipales 4 4 8 8 13 11 25 23 Salud 1 1 4 4 13 7 18 12 PUNTOS DE CONTROL 0 0 0 0 55 55 55 55 Instituciones Educativas 0 0 0 0 55 55 55 55 Centro Provincial 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTALES 6 6 14 14 90 81 110 101 Página 25 de 84
  26. 26. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 60 50 40 2006 M ETA PROGR. 2006 M ETA ALCANZ. 2007 M ETA PROGR. 30 2007 M ETA ALCANZ. PROGR. 2008 M ETA PROGR. 20 2008 M ETA ALCANZ. PROGR. TOTAL M ETA PROGRA. TOTAL M ETA ALCANZ. 10 0 SUJETOS M unicipales PUNTOS DE Centro CONTROL Provincial El alcance de las metas en cuanto a revisión y pronunciamiento de la cuenta fue del 92%, teniendo en cuenta que circunstancias externas afectaron la ejecución del PGA 2009, modificaciones que fueron aprobadas oportunamente por Planeación, con los siguientes resultados: Dos canceladas, el Municipio de Córdoba y el Hospital San Roque de Córdoba y 7 suspendidas, el Municipio de Génova, ESAQUIN S. A. y los Hospitales La Misericordia de Calarcá, San Vicente de Paúl de Circasia, de Génova y Salento y Mental de Filandia. Es importante precisar que de las cuentas que venían en proceso del PGA 2008, se auditaron 6 Entidades con 12 cuentas revisadas, 6 del 2006 y 6 del 2007: (Calarcá, Circasia, Pijao, Salento, Hospital de Calarcá y ESAQUIN S.A. Así mismo en la cobertura del PGA 2008, quedaron sin auditar 8 Entidades, revisándose por consiguiente para las mismas, la cuenta 2007 en el año 2009: Promotora de Vivienda, Hospitales de Montenegro, Pijao y Buenavista y Municipios de Buenavista y Filandia y ESACOR S. A. y EMCA ESP). Página 26 de 84
  27. 27. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 1.3 Auditorías 1.3.1 Población auditada con corte a Diciembre de 2009 Tabla 14 Cobertura Sujetos y Puntos Auditados SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL % DE POBLACION POBLACION % DE NIVELES POBLACIÓN COBERTUR PROGRA AUDITADA COBERTURA OBJETO A MADA 2009 12-31-09 A 12-31-09 12-31-09 DEPARTAMENTAL 10 9 90 8 89 SALUD 14 13 93 10 77 MUNICIPAL 13 13 100 13 100 PARTIC. (MULTIPROPOSITOS) 1 1 100 1 100 SUBTOTAL SUJETOS 38 36 95 32 89 DEPARTAMENTAL (I. EDUCATIVAS) 55 55 100 55 100 CENTRO PROV. AGRO INDUSTRIAL 1 1 100 0 0 SUBTOTAL PUNTOS DE CONTROL 56 56 100 55 98 TOTAL SUJETOS Y PUNTOS 94 92 98 87 95 FUENTE: Resolución 009-09 PGA 2009 100 90 SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL POBLACIÓN 80 OBJETO 70 SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL POBLACION 60 PROGRA MADA 2009 50 SUJETOS Y PUNTOS DE CONTROL % DE COBERTURA 40 12-31-09 MADA 2009 30 SUJETOS Y PUNTOS DE 20 CONTROL POBLACION AUDITADA 12-31-09 10 SUJETOS Y PUNTOS DE 0 CONTROL % DE COBERTURA DEPARTAMENTAL SUBTOTAL SUJETOS A 12-31-09 12-31-09 A diciembre 31 de 2009 la Dirección Técnica de Control Fiscal en desarrollo del PGA 2009, comunicó informes finales de auditoria, independiente de las modalidades aplicadas a 32 sujetos de control y 55 puntos para un total de 87, el 93% del 100% de la Página 27 de 84
  28. 28. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 población objeto, tres puntos menos de lo realmente programado, (Municipio de Córdoba, ESE Hospitales de Córdoba y de Calarcá). 1.3.2 Metas programadas PGA 2098 y su correspondiente cumplimiento a Diciembre 31 de 2009 Tabla 15 Metas programadas PGA 2009 MODALIDAD DE NIVEL NIVEL No. SALUD EDUCACIÓN OTROS TOTAL AUDITORIA DEPTAL MPAL 1 AGEI Regular 9 13 55 13 0 90 2 AGEI Especial 3 9 0 23 1 36 3 AGEI Seguimiento 0 0 0 1 1 2 TOTALES 12 22 55 37 2 128 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009 90 80 70 60 NIVEL DEP TA L SA LUD 50 EDUCA CIÓN 40 NIVEL M P A L OTROS 30 TOTA L 20 10 0 A GEI Regular A GEI Especial A GEI Seguimiento Conforme lo registra la tabla 5-1, el PGA 2009, alcanzó a diciembre 31 de 2009 un cumplimiento del 91%; entendiéndose dentro de este porcentaje los informes finales de auditoría comunicados a los correspondientes sujetos y puntos de control, de las 128 AGEI programadas, total al que descontadas las 4 canceladas, registraría un 94% de ejecución. Es importante tener en cuenta que la diferencia que para este último caso falto por cumplir (6%), corresponde a 7 procesos auditores suspendidos para ser realizados en la vigencia 2010, por causas externas al funcionamiento normal de la Contraloría. Página 28 de 84
  29. 29. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Tabla 15-1 Ejecución de metas PGA 2009 A Diciembre 31 de 2009 DEPARTAMENTALES SALUD EDUCACION MODALIDAD DE No. AUDITORIA % DE % DE % DE PROGRAMADAS EJECUTADAS PROGRAMADAS EJECUTADAS PROGRAMADAS EJECUTADAS CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO 1 AGEI Regular 9 8 89 13 7 54 55 55 100 2 AGEI Especial 3 3 100 9 9 100 0 0 0 3 AGEI Seguimiento 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTALES 12 11 92 22 16 73 55 55 100 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009 MUNICIPALES OTROS (LIQUIDACION) TOTALES MODALIDAD DE No. AUDITORIA % DE % DE % DE PROGRAMADAS EJECUTADAS PROGRAMADAS EJECUTADAS PROGRAMADAS EJECUTADAS CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO 1 AGEI Regular 13 11 85 0 0 0 90 81 90 2 AGEI Especial 23 23 100 1 1 100 36 36 100 3 AGEI Seguimiento 1 0 0 1 0 0 2 0 0 TOTALES 37 33 89 2 1 50 128 117 91 FUENTE: Resolución 011-09 PGA 2009 NOTA: Si se excluye del total programado, las AGEI canceladas (4), este varía a 124 y el porcentaje de cumplimiento sería del 94%. Página 29 de 84
  30. 30. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 1.3.3 Auditorias PGA 2009 suspendidas y canceladas, para ser programadas en el PGA 2010 Tabla 16 Auditorías suspendidas y canceladas para programación en el PGA 2010 NUMERO M. E. ENTIDADES SUSPENDIDAS 1 NIVEL DEPARTAMENTAL 022-09 ESAQUIN S.A. ESP 1 NIVEL MUNICIPAL 037-09 GENOVA 5 NIVEL SALUD 029-09 ESE H. CALARCA 030-09 ESE H. CIRCASIA 032-09 ESE H. MENTAL DE DILANDIA 033-09 ESE H. GENOVA 038-09 ESE H. SALENTO CANCELADAS 2 NIVEL MUNICIPAL 026-09 CORDOBA S. N ACORDEMOS 1 NIVEL SALUD 039-09 ESE H. CORDOBA 1 PUNTO DE CONTROL S. N CENTRO PROVINCIAL DE GESTION AGROE. 11 TOTAL FUENTE: PGA 2009 Para la vigencia 2009 se programó un PGA con 128 metas para ser cumplidas durante la vigencia 2009, no obstante por causas ajenas al normal funcionamiento de la Contraloría, se modificó dicho plan con una suspensión de 7 AGEI Regulares, y la cancelación de 2 Regulares y dos Especiales (Proceso de Liquidación). Página 30 de 84
  31. 31. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 1.3.4 Resultados de Ejecución PGA 2009 a Diciembre de 2009 1.3.4.1 Hallazgos Administrativos, incluyendo los de incidencia Fiscal, Disciplinaria y Penal. Tabla 17 En miles de pesos TRASLADOS FISCALES ENTIDADES DISCIPLINARIA PENALES ADMINISTRATIVOS CANTIDAD CUANTÍA PUNTOS DE CONTROL 12 16.716 11 3 204 ENTIDADES MUNICIPALES 2 4.265 19 0 270 ENTIDADES DEPARTAMENTALES 2 2.026.401 13 0 91 ENTIDADES SECTOR SALUD 0 0 1 0 101 TOTALES 16 $2.047.382 44 3 666 NOTA: No incluye los resultados de las AGEI suspendidas en la vigencia 2008 y terminadas en el 2009. 700 600 500 CA NTIDA D CUA NTÍA 400 1 1 2 6.716 2 4.265 300 2 2.026.401 00 200 1 $ 2.047.382 6 100 0 DISCIP LINA RIA P ENA LES A DM INISTRA TIVOS Como resultado de la ejecución de 117 AGEI Regulares y Especiales, se obtuvieron los siguientes resultados: 666 hallazgos administrativos, de los cuales 44 fueron con incidencia disciplinaria, 3 con incidencia penal y 16 con incidencia fiscal en cuantía de $2.047.382 mil pesos. En conclusión de 63 hallazgos con incidencia Fiscal, Disciplinaria y Penal, fueron trasladados en el 2009, 13, el 21%, así: De 16 con incidencia fiscal, 1 fue trasladado en Página 31 de 84
  32. 32. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 la vigencia 2010, en cuantía de $2.284, (Municipio de SALENTO); de 44 Disciplinarios, 12 fueron trasladados en el 2010, (Municipios de Salento, Circasia, La Tebaida, Calarcá, Quimbaya, Promotora de Vivienda, INDEPORTES e Instituto Seccional de Salud del Quindío). Tabla 18 Resultados AGEI suspendidas del PGA 2008 En miles de pesos TRASLADOS FISCALES ENTIDADES DISCIPLINARIA PENALES ADMINISTRATIVOS CANTIDAD CUANTÍA ENTIDADES MUNICIPALES (4) 4 11.766 25 0 79 ENTIDADES DEPARTAMENTALES (1) 0 0 1 0 11 ENTIDADES SECTOR SALUD (1) 0 0 2 0 10 TOTALES (6) 4 11.766 28 0 100 FUENTE: Producción 2009 Como resultado de la terminación de 6 AGEI Regulares que venían del PGA 2008, se obtuvieron los siguientes resultados: 100 hallazgos administrativos, de los cuales 28 fueron con incidencia disciplinaria y 4 con incidencia fiscal en cuantía de $11.766 mil pesos, trasladados en su totalidad durante la vigencia 2009. Página 32 de 84
  33. 33. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 Tabla 19 Traslado Producción total de Hallazgos TRASLADOS EN EL 2009 TRASLADOS EN EL 2010 SUJETOS Y PUNTOS DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE NUEMRO DE NUMERO DE NUMERO DE CONTROL HALLAZGOS HALLAZGOS HALLAZGOS HALLAZGOS VALOR HALLAZGOS HALLAZGOS VALOR DISCIPLI DISCIPLI PENALES FISCALES PENALES FISCALES NARIOS NARIOS SUJETOS DE CONTROL DEPARTAMENTALES 2 2.026.401 11 0 0 0 3 0 MUNICIPALES 5 13.747 35 0 1 2.284 9 0 SALUD 0 0 3 0 0 0 0 0 SUBTOTAL 7 2.040.148 49 0 1 2.284 12 0 PUNTOS DE CONTROL INST. EDUCATIVAS 12 16.716 11 3 0 0 0 0 SUBTOTAL 12 16.716 11 3 0 0 0 0 TOTAL 19 2.056.864 60 3 1 2.284 12 0 FUENTE: Producción Dirección Técnica de Control Fiscal, 2009 NOTA: Incluye los resultados de las AGEI suspendidas en la vigencia 2008 y terminadas en el 2009. Página 33 de 84
  34. 34. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 1.3.4.2. Procesos Sancionatorios Administrativos a Diciembre 31 de 2009 Tabla 20 RENDICIÓ INFORME PGA DENUNCIA No. ENTIDAD N DE LA MACRO CONCEPTO M. E. CIUDADANA CUENTA AMBIENTAL 001 ESAQUIN S.A. ESP 021-09 Entorpecimiento a la labor fiscal. No rendición electrónica de la 002 MUNICIPIO DE LA TEBAIDA X cuenta SIA. No rendición electrónica de la 003 MUNICIPIO DE PIJAO X cuenta SIA. No rendición electrónica de la 004 INDEPORTES X cuenta SIA. No rendición electrónica de la 005 MUNICIPIO DE GÉNOVA X cuenta SIA. No rendición electrónica de la 006 MUNICIPIO DE QUIMBAYA X cuenta SIA. 007 ESE. H. SANTA ANA DE PIJAO 036-09 X Entorpecimiento a la labor fiscal. ESE H. LA MISERICORDIA Incumplimiento Plan de 008 033-08 X CALARCÁ Mejoramiento. Entorpecimiento a la labor fiscal ESE H. LA MISERICORDIA 009 X por no rendición de Encuesta CALARCÁ ambiental. Entorpecimiento a la labor fiscal 010 PERSONERÍA LA TEBAIDA X por no rendición de Encuesta ambiental. Entorpecimiento a la labor fiscal 011 PERSONERÍA QUIMBAYA X por no rendición de Encuesta ambiental. Reincidencia en inconsistencias 012 MUNICIPIO DE PIJAO 018-09 X de la rendición de la cuenta SIA. Entorpecimiento a la labor fiscal 013 ESE H. SANTA ANA DE PIJAO 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Entorpecimiento a la labor fiscal 014 MUNICIPIO DE PIJAO 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos Entorpecimiento a la labor fiscal 015 ESE H. MENTAL DE FILANDIA 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Entorpecimiento a la labor fiscal 016 ESE H. SAN JUAN DE DIOS 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Entorpecimiento a la labor fiscal 017 ESE SAN CAMILO BUENAVISTA 012-06 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Página 34 de 84
  35. 35. INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO Por un control social y fiscal en beneficio de todos VIGENCIA 2009 RENDICIÓ INFORME PGA DENUNCIA No. ENTIDAD N DE LA MACRO CONCEPTO M. E. CIUDADANA CUENTA AMBIENTAL Entorpecimiento a la labor fiscal 018 ESE H. PIO X LA TEBAIDA 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Entorpecimiento a la labor fiscal 019 INST. SEC. DE SALUD QUINDÍO 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Incumplimiento Plan de 020 MUNICIPIO DE CIRCASIA 031-09 X Mejoramiento. Entorpecimiento a la labor fiscal 021 ESE S. V. PAÚL DE CIRCASIA 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. Entorpecimiento a la labor fiscal 022 MUNICIPIO DE CIRCASIA 012-09 X por rendición de informes incompletos e inexactos. FUENTE: Expedientes De AGEI A Diciembre de 2009, se solicitaron 22 Sancionatorios Administrativos, de los cuales el 23%, 5, se dieron por rendición extemporánea de la cuenta SIA 2008, sin justa causa; el 59%, 13, como resultados del proceso auditor; el 14%, 3 por falta de suministro de información para la elaboración del Informe Macro Ambiental y el 5%, 1 por entorpecimiento a la labor fiscal en desarrollo de la Respuesta Directa 021-09. 1.3.4.3. Memorandos de Advertencia Tabla 21 PGA INFORMES DENUNCIA No. ENTIDAD ASUNTO 2008 MACROS Y CIUDADANA M. E. OTROS Presunta irregularidad por la sub. MUNICIPIO DE GÉNOVA 001-09 Utilización de la Plaza de 019-09 GOBERNACIÓN Mercado municipal. HOSPITAL SANTA ANA DE Mal estado y mala utilización de 002-09 020-09 PIJAO los sitios públicos del municipio. Subutilización de los equipos GERENTE ESE, biomédicos que reposan en la ALCALDE DE PIJAO ESE, así como del parque 003-09 018-09 INSTITUTO SECCIONAL DE automotor, pues esgrimen los SALUD mismos que no se benefician de tales bienes. 004-09 NUMERO SIN UTILIZAR Página 35 de 84

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