Este documento presenta una guía para la elaboración de presupuestos. Explica que el presupuesto es una herramienta importante para la planeación, organización, dirección y control de una empresa. Define los presupuestos y describe sus funciones, importancia, objetivos, tipos y proceso de elaboración. También cubre temas como la clasificación de presupuestos, principios presupuestarios y la importancia de la coordinación entre departamentos para la integración del presupuesto maestro.

2. UNIVERSITARIA DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
UDI
CARTILLA GUIA PARA PRESUPUESTOS
Bucaramanga, 2009

3. INTRODUCCION
La presente cartilla tiene como objetivo específico facilitar el aprendizaje en
la asignatura de Presupuestos, para ello se ha diseñado en capítulos, los
cuales contienen el compendio de la asignatura, ejercicios resueltos,
ejercicios para desarrollar en clase, ejercicios para desarrollar en casa y el
proceso de retroalimentación por parte del estudiante.
El primer capítulo agrupa los aspectos generales del Presupuesto,
incluye los siguientes subtemas:
Definición
Función
Importancia
Objetivos
Finalidad
Clasificación
Principios
Por que fracasan los presupuestos
Calendario presupuestal
Definición de términos básicos de un presupuesto: objetivos, políticas,
planes etc.
El segundo capítulo contiene el proceso de elaboración del presupuesto
y agrupa los siguientes subtemas:
Pautas generales sobre la secuencia de elaboración del presupuesto.
Compromisos que en torno a la elaboración de los presupuestos
asumen los diferentes niveles de la organización
Pasos considerados en los planes empresariales
Etapas del proceso presupuestal
Relaciones de coordinación consultadas en la preparación del
presupuesto
Relaciones entre las fuentes de información interna y externa
consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional
(ventas, producción, relaciones industriales)
Los presupuestos funcionales y la integración al presupuesto global y
proyección a los estados financieros
Funciones del comité de presupuestos y del jefe
Beneficios del manual de presupuestos

4. CAPITULO Nº 1 – EL PRESUPUESTO
DEFINICION
Existen diversas definiciones del presupuesto, entre ellas podemos
destacar:
El presupuesto es una estimación programada, en forma sistemática,
de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una
empresa en un periodo determinado.
Es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone
alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la
adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
Es un plan de acción sistemático, orientado a cumplir una meta
prevista, expresado en términos financieros, que debe cumplirse en
determinado tiempo ya sea a corto, mediano o largo plazo bajo ciertas
condiciones.
En términos más prácticos, se puede entender como los dueños del
negocio desean ver su empresa en un futuro, en cada una de las áreas
funcionales de la organización, mediante una sincronización de cada
objetivo en la misma dirección.
FUNCION DEL PRESUPUESTO
Las funciones del presupuesto básicamente están relacionadas con:
La Planeación: Es conocer el camino a seguir, interrelacionar
actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.
La Organización: Es estructurar técnicamente las funciones y
actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia
y productividad.

5. La Coordinación: Es buscar equilibrio entre los diferentes
departamentos y secciones de la empresa.
La Dirección: Es guiar las acciones de los subordinados según los
planes estipulados.
El Control: Es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen
y busca correctivos en las variaciones
Por lo anterior se puede observar que el presupuesto se involucra
directamente con los cuatro procesos administrativos de: Planeación,
Organización, Dirección y Control, convirtiéndose de ésta manera en una
herramienta de proyección para la administración del negocio.
IMPORTANCIA
Toda organización está expuesta a variables que no son controlables, y de
una u otra manera afectarán sus planes y proyecciones futuras, la apertura
de nuevos mercados, el ingreso de nueva competencia, la proliferación de
productos sustitutos, las políticas gubernamentales en materia económica,
tributaria y laboral, la crisis económica mundial, entre otras, harán que la
incertidumbre forme parte del entorno empresarial.
El presupuesto es una herramienta de planeación y control de la
organización, ya que le ayuda en cierta medida disminuir el riesgo de la
inversión, planeando con anticipación las actividades que le van a permitir
su sostenibilidad en un mercado cada día más competitivo y con mayor
incertidumbre.
Las empresas que se presupuestan tendrán ventajas sobre aquellas que
toman decisiones basadas solo en la experiencia, o por su reconocimiento
en el mercado, algunas de estas ventajas son:
Permite mantener un plan de operaciones en límites razonables.
Actúa como mecanismo de acción en la revisión de los objetivos,
políticas, estrategias empresariales.
Facilita la cuantificación en términos financieros de los planes
empresariales.
Controla la ejecución presupuestal y sirve como base comparativa
entre lo ejecutado y lo planeado, para determinar las variaciones, sus
causas y tomar nuevas decisiones que redireccionen los planes y
programas empresariales.
OBJETIVOS
Los objetivos principales del sistema presupuestario son:
Coordinar los objetivos generales de la dirección con los objetivos
específicos de cada departamento de la empresa.

6. Informar la situación y evolución de la empresa.
Controlar si los objetivos presupuestarios se han alcanzado o no.
Incentivar, ya que los presupuestos son una medida de evaluación de
la actuación de cada responsable y deben ser utilizados para motivar
hacia el logro de los objetivos y estrategias.
Tomar las medidas correctoras necesarias para mejorar la gestión.
Un ciclo presupuestal se puede observar de la siguiente manera:
Objetivos de la empresa Medios que dispone
Presupuestos (previsión)
Contabilidad General (realidad)
Comparación entre previsto y real
Control y análisis de desviaciones
Si se necesitan medidas correctoras No se necesitan medidas correctoras
La planificación empresarial es el proceso a través del cual la dirección
decide los objetivos generales de la empresa, los recursos que han de
utilizarse para conseguirlos y los criterios a seguir para la utilización de
estos recursos.
Dentro de este proceso de planificación, tiene un papel fundamental el
proceso presupuestario, no sólo para prever el futuro sino también para
controlar y evaluar la gestión de todos los responsables y tomar las
medidas correctoras pertinentes para mejorar la gestión.
Tradicionalmente, los presupuestos se utilizaban para calcular y autorizar
los costos, pero es más útil y constructivo considerar los presupuestos como
medio de conseguir el uso más efectivo y provechoso de los recursos de la
empresa.

7. El presupuesto puede cubrir distintos períodos de la empresa, aunque el
más generalizado es el que comprende un período de doce meses. Se
puede separar por departamentos, zonas geográficas, productos,
actividades, con el objetivo de evaluar la actuación la actuación de cada
parte de la empresa.
Se han identificado distintos tipos de planificación en función del horizonte
temporal, así, se distingue:
Planificación a largo plazo o estratégica, encuadra en el largo plazo,
entendiendo éste como un período superior al año y habitualmente
entre tres y cinco años. Se refiere a una planificación general de los
objetivos a alcanzar en el período planificado. Para las previsiones el
plan a largo plazo es suficiente con una aproximación razonable al
balance y a la cuenta de resultados provisionales. Este tipo de
previsiones, por lo tanto, se pueden realizar por procedimientos más
rápidos y menos costosos que el caso del corto plazo. La estrategia se
concreta principalmente en la formulación de las políticas de
investigación y desarrollo, producción, marketing, inversiones, fuentes
de financiación y política de dividendos, que permitan alcanzar los
objetivos de la empresa.
Planificación anual o de gestión, cubre el período de un año e intenta
asegurar que la empresa, tanto a nivel global como de departamentos,
alcance todos los objetivos marcados lo más eficaz y eficientemente
posible. Deben establecerse objetivos cualitativos y cuantitativos,
referidos a parámetros susceptibles de evaluación y control posterior.
Planificación del día a día, también denominada planificación operativa,
que intenta asegurar que las tareas específicas que se deben realizar
en cada puesto de trabajo sean realizadas con eficacia y eficiencia.
FINALIDAD
El fin principal del presupuesto es buscar la maximización de las
utilidades, obteniendo las mejores tasas de rendimiento sobre la
inversión de capital, buscando de ésta manera el cumplimiento de las
expectativas de los inversionistas.
Cuantificar los objetivos, planes y metas empresariales de acción en el
futuro, minimizando el riesgo sobre la inversión.
Busca interrelacionar las diferentes áreas de la empresa: ventas,
compras, producción, distribución, finanzas, buscando el logro del
objetivo común empresarial.
Apoyar a la gerencia en la toma de decisiones para disminuir el riesgo
futuro.
Orientar el manejo de los recursos para potencializar su uso y que
estos no se desvíen el planes que no produzcan beneficios futuros.

8. CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden clasificar de acuerdo a:
Según la flexibilidad
Rígidos, estáticos, fijos o asignados: El presupuesto fijo también
denominado presupuesto fijo, se confecciona para un determinado
volumen de actividad, y posteriormente, no se realiza ningún tipo de
ajuste cuando la actividad real difiere de la prevista.
Este tipo de presupuesto solo es conveniente si se puede estimar con
un margen pequeño de variación sobre las unidades producidas y
cuando los costos y gastos se comportan de una forma fácil de
predecir. Dado que esta situación no es muy normal, por lo general, el
presupuesto rígido no es el más adecuado a utilizar, pues al diferir la
actividad real de la prevista, la comparación directa entre el importe de
los costos reales, que varían con la actividad, y los costos previstos,
suele resultar errónea.
Flexibles o Variables: Para evitar estos errores, es conveniente
utilizar el presupuesto flexible. Este presupuesto parte de la premisa
de que el comportamiento tanto de los costos fijos como de los
variables depende el rango de actividad, por lo que el volumen de
presupuesto correspondiente a los niveles de actividad puede variar
más o menos proporcionalmente con dichos niveles. De esta manera,
se pueden preparar presupuestos más exactos pues se tiene en cuenta
el comportamiento de los costos e ingresos ante cambios en el nivel de
actividad. Por el contrario, esto requiere un mejor conocimiento del
comportamiento de los costos de la empresa.
Una vez sucedida la realidad, se puede realizar la comparación del
presupuesto utilizando el presupuesto inicial ajustado al volumen real
de actividad por lo que las desviaciones se referirán a los ingresos
unitarios, los costos variables unitarios y al total de costos fijos.
Según el periodo que cubran
A corto plazos: Son los presupuestos que se planifican para cubrir un
ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos.
A largo plazo: En este campo se ubican los planes de desarrollo del
estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los
planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada
país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura,
lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social,
fomento del ahorro, etc.

9. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden
proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la
capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión
de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno +
cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando los
restantes.
Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los
directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del
negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta
sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con
programas detallados para el periodo inmediato siguiente.
Según el campo aplicabilidad en la empresa
Presupuesto Maestro: Es el resultado de cada uno de los
presupuestos elaborados por cada área funcional de la empresa,
proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo.
Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad
y el programa coordinado para lograrlo. Consiste además en
pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el
presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de
planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.
Beneficios:
Define objetivos básicos de la empresa.
Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las
Áreas organizacionales.
Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada
unidad de la empresa.
Facilita el control de las actividades.
Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y
eficiencia.
Limitaciones:
El presupuesto es solo un estimativo, no puede preestablecer con
exactitud los resultados del futuro.
El presupuesto es una herramienta, no puede sustituir las
directrices administrativas, adaptable a los cambios
empresariales.
Su resultado depende del esfuerzo que se aplique a cada actividad
empresarial.
No debe tratar de ajustarse o forzarse en hechos falsos, solo para
que se cumpla el resultado presupuestal.

10. Presupuesto De Operación: Resume todos los presupuestos que
tienen que ver con el área funcional de la empresa, conlleva desde la
producción hasta los gastos de operación, está integrado por los
siguientes presupuestos:
Presupuesto de Venta
Presupuesto de producción
Presupuesto de requerimiento de materiales
Presupuesto mano de obra
Presupuesto gasto de fabricación
Presupuesto costo de producción
Presupuesto gasto de venta
Presupuesto gasto de administración
Presupuesto de Venta: Es el primer presupuesto para formar el
presupuesto de operaciones, se parte de él ya que de allí se estiman las
ventas proyectadas. Este presupuesto contiene las ventas anuales
detalladas por meses y por productos en unidades físicas y unidades
monetarias.
La elaboración de este presupuesto precisa determinar las unidades a
vender de cada producto y los precios de venta. Para conocer estos
datos se deben analizar las ventas de ejercicios anteriores. También se
tienen que confeccionar estudios de mercado sobre la clientela y
analizar la evolución que siguen los competidores. Normalmente, este
presupuesto se confecciona por el departamento comercial de la
empresa, una fuente de gran apoyo para la elaboración del presupuesto
de venta son los mismos vendedores, ya que ellos conocen las zonas,
los clientes, los productos, las tendencias, entre otros factores.
Cada vendedor elabora su propio presupuesto teniendo en cuenta las
variables anteriores, teniendo en cuenta la periodicidad de las ventas,
para tener en cuenta la fluctuación de las ventas en ciertas épocas del
año. Si el pronóstico de ventas se ha realizado con bases sólidas, es
mucho más fácil la elaboración y confiabilidad de los otros
presupuestos.
El presupuesto de ventas involucra:
o Los servicios o productos que comercializa la empresa
o Los precios unitarios de cada servicio o producto que comercializa
o El nivel de venta de cada servicio o producto que comercializa
o El calendario de ventas acorde a la estacionalidad de los productos
Presupuesto De Producción: Estrechamente relacionado con el
presupuesto de ventas, y las políticas de inventario que maneja la
empresa. Se requiere determinar la capacidad productiva, para evitar

11. sobre costos en mano de obra, involucra la proyección de los costos y
gastos indirectos de la producción.
El presupuesto de producción contiene el número de unidades que se
producirán en el período de un año. Es preciso conocer el número de
unidades que se venderán y el nivel de existencias inicial de productos
acabados y fijar el nivel mensual deseable.
El presupuesto de producción involucra:
o La elaboración de un programa de producción.
o El presupuesto de las ventas por línea de producción.
La elaboración de un programa de producción consiste en estimar el
tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto
innecesario en pago de mano de obra ocupada.
A partir del presupuesto de producción se puede elaborar también el
presupuesto de otros gastos de producción. Sólo se debe multiplicar el
número de unidades a producir de cada producto por el costo previsto
unitario de los costos restantes de fabricación.
(+) Saldo inicial de Producto Terminado
(-) Unidades a Vender
(-) Saldo final de Producto Terminado
(=) Unidades A Fabricar
Presupuesto De Requerimiento De Materiales: Es la proyección
de los niveles de compra, preparada bajo condiciones normales de
producción, es decir que no involucra variables como carencia de
materia prima, también incluye las políticas de manejo de inventario
de materiales, se basa en el nivel de producción requerida y los
productos a elaborar.
Conocida la producción prevista se puede determinar el consumo
previsto de materiales. Para realizarlo hay que analizar los datos de
los ejercicios anteriores y conocer el costo de materiales por unidad de
producto.
A partir de los consumos previstos de materiales se pueden estimar las
compras si se fijan los niveles de existencias necesarios de materiales
deseados:
(+) Saldo inicial de materiales
(-) Consumo de materiales
(-) Saldo final de materiales
(=) Compras de materiales

12. El presupuesto de consumos, compras y existencias de materiales debe
realizarse para cada tipo de material, este presupuesto se suele realizar en
unidades físicas y unidades monetarias.
El presupuesto de existencias de materiales permite prever las necesidades
de espacio para almacenamiento y los fondos invertidos en ellos.
El presupuesto de compras permite programar con tiempo los pedidos a los
proveedores.
El presupuesto de materiales involucra:
o La elaboración de un programa de producción
o La cantidad de materia prima por cada uno de los productos
elaborados
o El costo de la materia prima de acuerdo a la variación de los índices de
precios
o El presupuestando las ventas por línea de producción
Presupuesto De Mano De Obra: Fuerza bruta, calificada y
especializada. Es una proyección para determinar la mano de obra
requerida, con el fin de establecer el factor humano capaz de satisfacer
el nivel de producción esperado, y así aprovechar el 100% de la mano
de obra presupuestada. En el caso de la mano de obra indirecta este
rubro se debe proyectar en los costos indirectos de fabricación.
El presupuesto de mano de obra directa también se elabora a partir del
de producción. Con los datos de años anteriores se puede estimar las
necesidades de mano de obra directa. Para conocer su costo hay que
tener en cuenta el tiempo requerido de mano de obra y la tasa horaria
de la misma.
En el caso de que para elaborar un producto intervengan diferentes
tipos de mano de obra directa, hay que calcularlo para cada uno de
ellos. El presupuesto de mano de obra directa permite prever con
tiempo las necesidades.
El presupuesto de mano de obra involucra:
o El personal diverso
o La cantidad horas requeridas
o La cantidad horas de acuerdo a los periodos proyectados producción
o El valor por hora unitaria
Para determinar el valor de hora unitaria se debe establecer el tipo de
contrato y la forma de pago que tiene la empresa, de acuerdo a su
legislación laboral vigente.

13. En el caso de número de horas, se debe tener en cuenta las horas
realmente laboradas, es decir se debe excluir los domingos, festivos,
etc., que a pesar de que se cancelan, no son laborales en algunos
casos.
Presupuesto De Gasto De Fabricación: Son estimados que de
manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso
producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
El presupuesto de gastos de fabricación involucra:
o Horas - hombres requeridas.
o Operatividad de maquinas y equipos.
o Stock de accesorios y lubricantes.
Presupuesto De Costo De Producción
Son estimados que de manera específica intervienen en todo el
proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del
total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular
la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe
concordar con el presupuesto de producción.
El presupuesto de costo de producción involucra:
o Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea
o molde
o Debe estimarse el costo por producto y línea de producción
o No todos requieren los mismos materiales
o El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo
de producción
Presupuesto De Gastos Administrativos: Son estimados que
cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal
para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.
Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el
manejo de los planes y programas de la empresa.
El presupuesto de gastos de administración involucra:
o Las remuneraciones económicas, teniendo en cuenta la legislación
laboral vigente, calculando el total de las deducciones y retenciones
acordes a la ley laboral del país en que se aplica
o Los otros gastos relacionados con el funcionamiento de la
organización, relacionados con ella directamente
Presupuesto De Gasto De Ventas: Involucra la capacitación,
vendedores y publicidad. Es el Presupuesto de mayor cuidado en su
manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto
Financiero.

14. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante
todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y
adquisición del mismo en los mercados de consumo.
El presupuesto de gastos de ventas involucra:
o Comprende todo el Marketing.
o El cálculo para el Margen de Utilidad.
Una vez la empresa ha definido su estrategia para los próximos años,
ya se puede formular el presupuesto para los próximos doce meses.
Para ello, se empieza por el presupuesto de ventas, y se continúa con
los de producción y de gastos. Todos ellos se integran en el
presupuesto de tesorería, la cuenta de resultados provisional y el
balance provisional.
Presupuesto Financiero: Consiste en fijar los estimados de inversión
de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que
mida el estado económico y real de la empresa. Este incluye el cálculo
de partidas que inciden en el balance. Como son la cajo o tesorería y el
capital, también conocido como erogaciones de capitales.
El presupuesto financiero involucra:
o Presupuesto de ingresos
o Presupuesto de egresos
o Flujo neto
o Caja final
o Caja inicial
o Caja mínima
Proyección del Estado de Resultados Provisional: Con los
presupuestos de producción, de administración y de ventas se puede
elaborar el presupuesto de las cuentas de resultados provisionales.
La cuenta de resultados provisional, integra junto con el balance
provisional y el presupuesto de tesorería, todos los presupuestos
anteriores. La cuenta de resultados provisional informa del beneficio
por la diferencia entre el presupuesto de ventas y todos los
presupuestos de gastos. Con la cuenta de resultados provisional ya se
dispone de una estimación del resultado del próximo ejercicio.
La importancia radica que al realizar la proyección se puede anticipar
el beneficio futuro y de ésta manera determinar si el resultado va
acorde a las políticas empresariales y a la expectativa de los socios o
inversionistas.

15. Cuenta de resultados provisional
Detalle Enero Febrero **** Diciembre Total
Ventas (presupuesto de ventas)
- Materiales (presupuesto de consumo
de materiales)
- Mano de obra directa (presupuesto de
mano de obra)
- Otros gastos de producción
(presupuesto de otros gastos de
producción)
= Margen previsto
Gastos de administración (presupuesto
de gastos de administración)
- Gastos de ventas (presupuesto de
gastos de ventas)
= Utilidad antes de impuesto previsto
- Impuesto sobre utilidades previsto
= Utilidad neta previsto
También se puede conocer el flujo de caja económico provisional si se
añaden las amortizaciones y provisiones al beneficio neto previsto. Las
amortizaciones y provisiones se suman al beneficio neto porque son un
gasto que no se paga.
+ Beneficio neto previsto
+ Amortizaciones y provisiones previstas
= Flujo de caja provisional
El flujo de caja económico provisional da una idea aproximada de la
liquidez que se generará en el período próximo. No obstante, el
presupuesto de caja proporciona con más exactitud la liquidez que se
generará.
Presupuesto de Tesorería: Se formula con la estimación prevista de
fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.
También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque
consolida las entradas relacionadas con las ventas al contado,
recuperaciones de cartera, ingresos financieros y las salidas de fondos
líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de
créditos o proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos.
También denominado presupuesto de caja, se confecciona a partir de
todos los presupuestos vistos anteriormente. Para ello, se debe tomar
todos los ingresos y los gastos y analizar el mes del año en que se
cobrarán y pagarán, respectivamente. Hay que conocer las
condiciones de pago de los clientes y de la empresa a los proveedores.

16. También hay que añadir los cobros y los pagos de conceptos que no
intervienen en la cuenta de resultados (ampliaciones de capital, cobro
de préstamos, pago de dividendos, devoluciones de deudas, pagos por
inversiones, etc.). De esta forma, se informa de los saldos y los
movimientos de tesorería.
Este presupuesto puede tener diversos formatos. Uno de los más
sencillos, es el que integra todos los cobros y pagos sin distinciones.
Detalle Enero Febrero **** Diciembre Total
Saldo inicial de tesorería
+ Cobros previstos
- Pagos previstos
= Saldo final de tesorería
Otra forma de presentarlo sería:
Detalle Enero Febrero *** Diciembre Total
Cobros de explotación
- Cobros de ventas
Pagos de explotación
- Compras
- Personal
- Tributos
- Otros
= Flujo de caja financiero
Otros cobros
- Ampliación de capital
- Aumento de préstamos
- Cobros extraordinarios
Otros pagos
- Dividendos
- Inversiones
- Devoluciones de préstamos
- Pagos extraordinarios
= Liquidez generada fuera de la explotación
Saldo inicial de tesorería
= Presupuesto de tesorería
Mide la capacidad que tiene la empresa de generar fondos, por lo tanto
es un medidor de su autofinanciación.
Muestra con anticipación los saldos del disponible de acuerdo a los
periodos proyectados, permitiendo determinar la posibilidad de

17. excesos de liquidez o faltante de la misma, para tomar decisiones de
inversión o financiación.
El presupuesto de tesorería involucra:
o Entrada de fondos monetarios
o Salida de fondos líquidos
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las
diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de
terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de
maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de
inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad
en el tiempo.
El presupuesto de erogaciones capitalizables involucra:
o Los flujos en inversiones en propiedad planta y equipo
El balance de situación provisional
Se puede confeccionar con los datos de las cuentas de resultado
provisional y del presupuesto de caja. Para ello se parte del balance
inicial del período, y se añaden las variaciones previstas para los
diferentes activos y pasivos. De esta forma se puede obtener el
balance de situación previsto para el final del período considerado. El
saldo de tesorería del balance de situación provisional debe coincidir
con el saldo provisional del presupuesto de caja. Así mismo, el
resultado final del balance de situación provisional ha de coincidir con
el obtenido en la cuenta de resultado provisional.
Detalle Balance Aumentos Reducciones Balance Final
Inicial
ACTIVO
Inmovilizado + Inversiones en - Bajas en Inmovilizado
inmovilizado inmovilizado
- Amortización - Amortización del + Amortización - Amortización
acumulada período acumulada incluida acumulada
en los inmovilizados
dados de baja
Existencias + Compras - Consumos Existencias
Clientes + Ventas - Cobros de ventas Clientes
Tesorería Saldo final del
presupuesto de caja
TOTAL ACTIVO
PASIVO
Capital + Ampliaciones de - Reducciones de Capital
capital capital
Reservas + Beneficios no - Reducción de Reservas
distribuidos reservas
Préstamos + Aumento de - Devolución de Préstamos
préstamos préstamos
Proveedores + Compras - Pagos a Proveedores
proveedores
Resultado Saldo final de la
cuenta de resultado
provisional
TOTAL PASIVO

18. Según el sector en el cual se utilicen
Públicos: Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas
Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes
dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la
operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los
organismos y las entidades oficiales.
Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas privadas oo
particulares como instrumento de su administración.
PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
Los principios presupuestales sirven de guía específica para las personas en
cargadas de la labor presupuestal dentro de la empresa.
Básicamente se agrupan en cinco:
De Previsión: Predictibilidad, determinación cuantitativa y objetivo.
De Planeación: Precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad y
confianza.
De Organización: Orden y comunicación.
De Dirección: Autoridad y coordinación.
De Control: Reconocimiento, excepción, normas y conciencia de
costos.
Cada uno de estos principios, conlleva en su aplicación una mejor
planeación presupuestal, ya que permite predecir, determinar unidades
monetarias para cada uno de los planes de la organización, genera planes
de acción, es costeable, puede ajustarse en cualquier cambio por su
flexibilidad, unifica los presupuestos, propende la confianza por parte de los
directivos de la empresa, desarrolla un orden para su elaboración y
ejecución, facilita la comunicación entre los miembros de la empresa,
posibilita la interacción de la autoridad para delegar responsabilidades
coordinando la elaboración y ejecución presupuestal, admite el
reconocimiento en los aciertos y los errores, estable normas de dirección en
forma clara y precisas para la orientación empresarial, estable conciencia en
la incidencia de los costos en los resultados finales.
POR QUÉ FRACASAN LOS PRESUPUESTOS?
La dirección de la empresa debe canalizar los recursos financieros con base
a sus actividades, para de ésta manera solidificar las operaciones y
consolidar el logro de las metas fijadas de antemano, también debe tener
en cuenta los elementos que necesita para cada unidad de trabajo y
determinar los recursos que se deben asignar a cada dependencia ya sea en
forma directa o indirecta para que se cumplan los planes de operación.
Los presupuestos pueden fracasar por diferentes razones:

19. Cuando no se tiene en cuenta la información histórica, el análisis de
sus variaciones con lo proyectado.
Cuando existen falencias de responsabilidad en cada área funcional de
la organización
Por falta de coordinación entre los diversos niveles jerárquicos de la
organización
Por falta de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa
Por falta de un buen sistema contable y financiero
Cuando no se hace un seguimiento sobre la ejecución presupuestal
Cuando no se siguen las directrices organizacionales
CALENDARIO PRESUPUESTAL
Como su nombre lo indica es un calendario de las actividades que se
ejecutará para dar cumplimiento al presupuesto, su periodo conlleva desde
la ejecución hasta el control presupuestal. Depende de la organización en
su planeación, puede ser diario, mensual, quincenal, mensual, trimestral,
semestral o anual.
DEFINICION DE CONCEPTOS BASICOS
Objetivos: Es lo que se desea a alcanzar a corto o largo plazo, es
decir los propósitos que desea alcanzar la administración.
Políticas: Guías de acción que se siguen para un comportamiento
futuro.
Planes: Acciones que apoyan la consecución del objetivo futuro.
Presupuesto: Herramienta de gestión que se utiliza para planificar el
futuro de la empresa. Cuantifica los planes de acción de la empresa y
se utiliza para controlar la consecución de dichos planes.
Presupuesto fijo: O presupuesto rígido, presupuesto confeccionado
con base a un nivel de actividad fijo.
Presupuesto flexible: Presupuesto que se adapta al nivel de
actividad real.
Reserva: Resultados no repartidos de años anteriores.
Sección: Parte de la empresa que se caracteriza por tener un
responsable con unos objetivos y unos medios humanos y monetarios.
Secciones auxiliares: Son aquellas secciones que apoyan a las
secciones principales.
Secciones principales: Son aquellas secciones que intervienen
directamente en la elaboración del producto o servicio que produce la
empresa.
Subcontratación: También denominada externalización. Consiste en
encargar a empresas externas determinadas etapas del proceso
productivo.
Tesorería: Es el dinero en efectivo que una empresa tiene. En ella se
incluyen el dinero en caja y en cuentas corrientes bancarias. También

20. se pueden incluir las inversiones que son convertibles en dinero en
forma inmediata.
Ventas: Incluyen los ingresos obtenidos por la empresa en la
explotación de su objeto social.
EJERCICIO EXPLICATIVO
Una empresa presenta el presupuesto anual para un volumen de actividad
de 8.000 unidades. Al acabar el período resulta que la empresa ha
producido y vendido 10.000 unidades, siendo la existencia final de cero
unidades.
Detalle Previsto Real Desviación
8.000 Unid. 10.000 Unid. 2.000 Unid.
Ventas 240.000 330.000 90.000
- Costos variables de fabricación -128.000 -180.000 -52000
- Costos variables comerciales -80.000 -100.000 -20000
= Margen bruto 32.000 50.000 18.000
- Costos fijos -20.000 -22.000 -2.000
= Utilidad antes de impuestos 12.000 28.000 16.000
El volumen de producción ha sido diferente al previsto pero el resultado ha
sido favorable en $16.000. Si se realiza la comparación entre la realidad y
el presupuesto rígido, se podría considerar que los costos variables han
evolucionado negativamente dado que en la realidad han sido superiores a
la provisión. Esta desviación calculada de esta forma es poco informativa
ya que no tiene en cuenta la variación en el nivel de actividad. Para ello es
mejor utilizar el presupuesto flexible y ajustar el presupuesto con costos
estándares al nivel de actividad real.
Valor unitario Previsto Real
Precio de venta $30.00 $33.00
Costos variables de fabricación $16.00 $18.00
Costos variables de comercialización $10.00 $10.00
Cuentas de resultado en forma flexible:
Detalle Previsto Real Desviación
10.000 unid. 10.000 unid. 0
Ventas 300.000 330.000 30.000
- Costos variables de fabricación -160.000 -180.000 -20.000
- Costos variables comerciales -100.000 -100.000 0
= Margen bruto 40.000 50.000 10.000
- Costos fijos -20.000 -22.000 -2.000
= Utilidad antes de impuestos 20.000 28.000 8.000
Tal como se puede comprobar, la diferencia del presupuesto con la realidad
a nivel de beneficio antes de impuestos se reduce a $8.000, debido a que

21. los costos variables unitarios de fabricación han sido superiores a los
previstos en $2 y los costos fijos reales han sido superiores en $2.000,
efecto que incrementa los costos fijos hasta $22.000. Este incremento de
costos se ha visto compensado por el aumento del precio de venta en $3,
por lo que la desviación en ventas ha sido positiva en $30.000. De esta
manera, el análisis de las desviaciones entre la provisión y la realidad se
puede efectuar de una forma más certera.
EJERCICIO EXPLICATIVO
Una empresa industrial que trabaja sobre pedido está interesada en
confeccionar su presupuesto para el próximo mes y cuenta con la
información siguiente:
BALANCE GENERAL A ___________ DE ____________
Activo
Corriente 23.000
Bancos 5.000
Clientes 10.000
Inventario 8.000
Propiedad, Planta y Equipo 4.000
Maquinaria y Equipo 15.000
- Depreciación Acumulada (11.000)
Total Activo 27.000
Pasivo
Proveedores 5.000
Obligaciones bancarias 8.000
Total Pasivo 13.000
Patrimonio
Capital 10.000
Reservas 4.000
Total Patrimonio 14.000
Total Pasivo y Patrimonio 27.000
Información adicional para el presupuesto:
Las existencias iníciales están integradas por materias primas
Las ventas del mes se estiman en $12.000 y se espera cobrar el 50% en el
mismo mes y el otro 50% al mes siguiente
Las compras de materiales se estiman en $1.000 y se pagaran a 90 días
Se prevé que el saldo final de las existencias, integradas solamente por
materias primas, ascienda a $6.000
Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por los
salarios ($2.000 de los cuales $1.500 se pagan en el mes y el resto al mes
siguiente), alquileres ($1.000 que se pagan en el mismo mes) y los
intereses del préstamo ($200, que se pagan en el mismo mes).
En el mes se debe devolver el 10% del préstamo pendiente y la mitad del
saldo de proveedores a esa misma fecha

22. Del saldo de clientes se espera cobrar la totalidad durante el mes
El costo de depreciación mensual de la maquinaria asciende a $100
ESTADO DE RESULTADOS AL MES DE _________________
+ Ventas 12.000
- Costo de ventas 3.000
= Utilidad Bruta 9.000
- Gastos operacionales 3.300
Sueldos 2.000
Alquileres 1.000
Intereses 200
Depreciaciones 100
= Utilidad operacional 5.700
PRESUPUESTO DE TESORERIA DEL MES DE ________________
+ Saldo inicial 5.000
+ Cobros 6.000
Ventas al contado 6.000
Clientes 10.000 27.000
- Pagos
Salarios 1.500
Alquileres 1.000
Intereses 200
Préstamos 800
Proveedores 2.500 6.000
= Saldo final 21.000
Balance General presupuestado al mes de _____________
Activo Saldo Inicial Movimiento Saldo final
Bancos 5.000 Saldo final del presupuesto de caja 15.000
Clientes 10.000 + 6.000 – 10.000 6.000
Inventario 8.000 - 8.000 + 6.000 6.000
Maquinaria y Equipo 15.000 15.000
-Depreciación Acumulada -8.000 -100 -900
Total 27.000 30.900
Pasivo
Proveedores 5.000 + 1.000 + 500 – 2.500 4.500
Obligaciones Financieras 8.000 - 800 7.200
Capital 10.000 10.000
Reserva 4.000 4.000
Resultado 0 Saldo final cuenta de resultado 5.700
Total Pasivo y Patrimonio 27.000 30.900

23. Análisis de desviaciones
Se ha expuesto que los presupuestos son para la dirección una de las
herramientas fundamentales para la valoración de los resultados obtenidos
por la empresa, tanto a nivel global, como a nivel de centros de
responsabilidad o de productos, en función del objetivo a analizar y de la
estructura de su actividad. Para ello, es necesario realizar una comparación
entre los acontecimientos reales que ha vivido la empresa y lo que podría
haber sucedido en una situación prevista, y valorar el por qué de las
desviaciones ocurridas. No hay que olvidar la influencia de factores tanto
externos como internos en la actividad de la empresa, así es que la
dirección tendrá que valorar sus efectos y tomar las medidas correctoras
necesarias para mejorar la situación.
El análisis de las desviaciones forma parte del proceso de control dentro de
la planificación empresarial.
Se puede realizar un análisis rápido comparando el resultado real con el
previsto para tener una idea de cómo funciona la empresa en relación a la
previsión, pero lo fundamental del análisis de desviaciones es el desglose
del resultado obtenido en sus distintos componentes para ver cada una de
las variables que condicionan directamente el resultado.
La dirección debe desarrollar un modelo de análisis de desviaciones en
consonancia con el sistema de costos utilizado y que le permita desmenuzar
cada una de las variables que inciden en el resultado.
El análisis de las desviaciones debe contener en primer lugar, cada uno de
los conceptos, su cifra prevista, su cifra real, la diferencia en términos
absolutos o en términos relativos y su calificación según se consideren
favorables o desfavorables para la empresa.
Desviación
Concepto Previsión Realidad Variación %
desviación
Ventas
- Costo de los materiales
- Costo de la mano de obra
- Costos indirectos
= Resultado
En segundo lugar, los responsables deben explicar el origen de las
desviaciones, y, finalmente, es preciso elaborar propuestas de posibles
soluciones para que la dirección pueda tomar las decisiones y medidas
correctoras.

24. Desviación Causa Responsable
Materias primas
Mayor consumo de materiales Previsión mal hecha Jefe de compras
Por mal funcionamiento de la Jefe de producción
maquinaria
Por obsolescencia de la
maquinaria
Por formación en la mano de Jefe de recursos humanos
obra
Por falta de motivación en la
mano de obra
Por falta de incentivos en la
mano de obra
Por calidad insuficiente de la Jefe de compras
Incremento de precios en los materia prima
materiales Mala gestión de compras Jefe de compras
Precios del mercado Jefe de compras
Mano de obra directa
Mayor consumo de tiempo Productividad
- coeficientes técnicos no Jefe de producción
cumplidos Jefe de recursos humanos
- poca motivación
Incremento del costo de la mano Jefe de recursos humanos
de obra Ausentismo
Incremento de otros Jefe de recursos humanos
componentes salariales, como
las horas extras
FORMATO PRESUPUESTAL
Este formato se utiliza para llevar un mejor control de las actividades que
genere la empresa, y a la vez sirve para llevar un control del proceso que se
está ejecutando, se puede utilizar por un solo artículo o un solo servicio
prestado a la compañía.
Según la organización de la empresa se puede modificar las columnas, y se
puede utilizar en varios conceptos, sirve de control para las cuentas del IVA
y la retención en la fuente.
APLICACIÓN DEL PRESUPUESTO AL ESTADO DE RESULTADO
La estructura de un presupuesto está compuesta por el ingreso que se
recibe de parte de los socios o accionista o sobre utilidades que haya
generado la empresa en su actividad comercial, los costos que genere el
proyecto y los gastos que se utilicen para la realización del mismo.

25. Al tener el valor del ingreso el total de los costos y el total de los gastos
presupuestados, se trasladan al estado de resultado para analizar si el
presupuesto generó utilidades o pérdidas y conocer los impuestos a pagar.
EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 1
La empresa HARINAS DEL ORIENTE S.A., desea elaborar el presupuesto
para la ampliación del edificio administrativo, se contactaron cinco
inversionistas extranjeros que aportaron, la suma de $305.000.000, el
personal que en ella labora realizó el presupuesto, el Gerente reunió a
todos los empleados directivos para determinar las cuantías de cada rubro,
este presupuesto se planifico a corto plazo, se inicia el día….. del
mes…………….. y se entrega el día ………….del mes de…………….. del 20…..
Se pide:
Desarrollar un presupuesto
Los señores inversionistas desean conocer el estado de resultado del
presupuesto
Los empresarios desean saber si ellos pagan impuesto por esta
inversión
En el desarrollo del proyecto de inversión, los señores inversionistas viajan
de Bogotá a Bucaramanga en avión, los tiquetes aéreos son cancelados por
la empresa por un valor de $3.860.000, se alojaron en el HOTEL CIUDAD
BONITA, por cinco días por un valor de $7.125.000.
El Gerente le informa que aplicaran el método de control al presupuesto que
para la realización de las ordenes de servicios, utilice el sistema de licitación
y cotización bajo los topes de 10 SMMV, para elabora Ordenes y Contratos
de Suministros y compras.
Durante el desarrollo del presupuesto el dinero consignado generó unos
intereses de $236.000 pesos en el mes de agosto del 2009.
En la elaboración del presupuesto se piden las siguientes cotizaciones:
Ferretería Alela: bulto de cemento a $22.500, en la Ferretería San Francisco
el valor es de $17.900, Ferretería JJ Ltda. a $17.500, los vidrios en
Aluvidrios a $265.000, Arvidrios Ltda. a $330.000, vidrios del norte a
$230.000, a pintura el Piccasso Ltda., dio un precio especial por un valor
de $49.000, Alumina cotizó con un descuento pero si se le compraba todas
las ventanas y puertas.

26. HARINAS DEL ORIENTE S.A.
PRESUPUESTO GENERAL
PROYECTO: AMPLIACION DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
DEL 2 DE ENERO DEL 2009 AL 1 DE ABRIL DEL 2009
INGRESOS 305.000.000
COSTOS Cantidad V/r Unitario V/ total
Cemento 3.800 17.500 66.500.000
Viajes de Gravillas 300 180.900 54.270.000
Viajes de arenas 250 125.000 31.250.000
Metros C2 de valdosas 2.350 19.800 46.530.000
Puertas de aluminio 22 220.000 4.840.000
Ventanas de aluminio 33 216.815 7.154.895
Varilla redonda lisa 239 3.580 855.620
Vidrios color bronce 35 230.000 8.050.000
Emparrillado de varillas 114 16.560 1.887.840
Galones de pintura 65 47.500 3.087.500
Galones de thiner 34 9.500 323.000
Oficiales de construcciones 20 426.000 8.520.000
Ayudantes 80 426.000 34.080.000
Lijas 89 1.550 137.950
Brochas 23 5.000 115.000
Horas extras reportadas 286 1.590 454.740
TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 268.056.545
GASTOS ADMINISTRATIVOS smvl
Ing. Residente de obra 381.500 10 3.815.000
Ing. Civil 381.500 9 3.433.500
Arquitecto 381.500 8 3.052.000
Contador 381.500 7 2.670.500
Auxiliar Contable 381.500 3 1.144.500
Almacenista 426.000 1 426.000
Papelería en general 1.156.000
Transporte de materiales 1.255.465
TOTAL GASTOS PRESUPUESTADOS 16.952.965
TOTAL PRESUPUESTO 285.009.510
HARINAS DEL ORIENTE S.A
NIT: 804.001.559-4
ESTADO DE RESULTADO
DEL 2 DE ENERO DEL 2009 AL 1 DE ABRIL DEL 2009
INGRESOS 305.000.000
COSTOS 268.056.545
UTILIDAD BRUTA 36.943.455
GASTOS 16.952.965
UTILIDAD OPERACIONAL 19.990.490
OTROS INGRESOS 236.000
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 20.226.490
IMPORENTA 32% 6.472.477
UTILIDAD DEL EJERCICIO 13.754.013

27. EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 2
La empresa comercial X, que está especializada en la compraventa de
producto X, está interesada en confeccionar su presupuesto para el próximo
mes de ______________ y cuenta con la siguiente información:
BALANCE GENERAL A ____________ DE 20__
Activos
Bancos 1.000
Clientes 3.000
Inventarios 4.000
Maquinaria y Equipo 5.000
- Depreciación Acumulada 1.000
Total Activos 12.000
Pasivo
Proveedores 2.000
Obligaciones finacieras 5.000
Total Pasivo 7.000
Patrimonio
Capital 1.000
Reservas 4.000
Total Patrimonio 5.000
Total Pasivo y Patrimonio 12.000
Las existencias iniciales están integradas por 400 unidades de
producto X, que tiene un costo unitario de $10.
Se comprarán 500 unidades más del producto X, a $11 c/unidad.
Las compras se pagaran a los 90 días. Las mercancías son su único
costo variable y la empresa sigue el sistema FIFO para valorarlas.
Se venderán 700 unidades del producto X a $20, por unidad y las
ventas se cobrarán al mes siguiente.
Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por
los salarios ($5.000, de los cuales $4.000 se pagan en el presente mes
y el saldo al mes siguiente).
Los alquileres ($1.000), se pagan dentro del mismo mes.
Los intereses del préstamo ($100) se pagan en el mismo mes.
En el mes se devuelve la mitad del préstamo pendiente.
Se cancela la totalidad de los proveedores al comienzo del mes.
Se pagarán $2.000 en el mes a los accionistas en concepto de
dividendos sobre los beneficios de ejercicios anteriores.
Del saldo de clientes al comienzo del periodo se espera cobrar la mitad
durante el mes y el saldo al mes siguiente.
La depreciación de la maquina asciende al 2% de su valor de
adquisición.

28. Se pide:
Calcular la cuenta de resultado provisional, el presupuesto de caja y el
balance general
Pasos para elaborarlo
Primero que todo se determina el valor de las ventas, dado que la
información está determinada por las unidades a vender y el precio
unitario de venta.
Ventas Proyectadas
Unidades Vendidas 700
Precio de Ventas 20
Ventas Proyectadas 14.000
Se calcula el valor del inventario de producto terminado, con base al costo
promedio ponderado.
Inventario de Producto Terminado
Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
Inventario Inicial de Mercancías 400 10 4.000
Compra de Mercancías 500 11 5.500
Disponible 900 11 9.500
Venta de Mercancías 700 11 7.389
Inventario Final de Mercancías 200 11 2.111
Se calcula el valor de los gastos de estructura o gastos operacionales
Gastos de Operación o de Estructura
Salarios 5.000
Alquileres 1.000
Depreciación 100
Total gastos de operación 6.100
Se proyecta el Estado de Resultados
ESTADO DE RESULTADOS PROVISIONAL
INGRESOS
(+) Ventas Brutas 14.000
(-) Devoluciones en Ventas -
(=) Ventas Netas 14.000
(-) Costo de Ventas (7.389)
(=) Utilidad Bruta 6.611
(-) Gastos de Operación (6.100)
(=) Utilidad Operacional 511
(-) Gastos Financieros (100)
(=) Utilidad del Ejercicio 411

29. Se elabora el flujo de caja provisional
FLUJO DE CAJA PROVISIONAL
Ingresos
Recuperación de cartera 1.500
Total Disponible 1.500
Egresos
Salarios 4.000
Alquileres 1.000
Financieros 100
Obligaciones financieras 2.500
Proveedores 2.000
Dividendos 2.000
Total Egresos 11.600
Saldo Anterior 1.000
Nuevo Saldo (9.100)
Finalmente se elabora el Balance General Provisional
BALANCE GENERAL PROVISIONAL
ACTIVOS
Bancos (9.100)
Clientes 15.500
Inventarios 2.111
Maquinaria y Equipo 5000
(-) Depreciación Acumulada (1.100)
Total Activos 12.411
PASIVO
Proveedores 5.500
Obligaciones financieras 2.500
Salarios por pagar 1.000
Total Pasivos 9.000
PATRIMONIO
Capital 1.000
Reservas 2.000
Utilidad del Ejercicio 411
Total Patrimonio 3.411
Total Pasivo y Patrimonio 12.411

30. EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 3
La empresa AB trata de calcular las desviaciones en el costo total de sus
dos productos, con la siguiente información:
Información prevista
El número de unidades a producir es de 900 del producto 1 y 100 del
producto 2.
El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el
producto 1 y $5 para el producto 2.
El costo unitario de mano de obra directa es de $2 para el producto 1 y
$4 para el producto 2.
Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $5.850.
Información real
El número de unidades producidas ha sido 950 del producto 1 y 95 del
producto 2
El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el
producto 1 y $8 para el producto 2
El costo unitario de mano de obra directa es de $4 para el producto 1 y
$3 para el producto 2
Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $6.850
Pasos para elaborar el cálculo de las variaciones
Primero se desarrollan las celdas presupuestales con la información prevista
Información prevista
Unidades a Producir
Producto Cantidad
1 900
2 100
Producto 1 Producto 2
Costo
Costo Variable Costo Costo Variable
Costo Cantidad Costo Cantidad Total
Total Total
Materia Prima 10 9.000 5 500 9.500
900 100
Mano de Obra 2 1.800 4 400 2.200
Total Costo Variable 10.800 900 11.700
Costos Indirectos Presupuestados 5.850
Total Costos Presupuestados 17.550
Después se desarrollan las celdas presupuestales con la información real
Información real
Unidades Producidas
Producto Cantidad
1 950
2 95

31. Producto 1 Producto 2
Costo
Costo Variable Costo Costo Variable
Costo Cantidad Costo Cantidad Total
Total Total
Materia Prima 10 9.500 8 760 10.260
950 95
Mano de Obra 4 3.800 3 285 4.085
Total Costo Variable 13.300 1.045 14.345
Costos Indirectos Reales 6.850
Total Costos Reales 21.195
Una vez calculadas la información presupuestal se compara con la información
real y se determinan las variaciones en forma absoluta y relativa, para que los
responsables justifiquen dichas desviaciones
Análisis de la desviación
%
Concepto Previsión Realidad Variación
desviación
Costo de Producción
- Costo de los
9.500 10.260 760 8%
materiales
- Costo de la mano
2.200 4.085 1.885 86%
de obra
- Costos indirectos 5.850 6.850 1.000 17%
Resultados 17.550 21.195 3.645 111%
EJERCICIO PARA DESARROLLAR EN CASA Nº 1
La empresa comercial X, que está especializada en la compraventa de
producto X, está interesada en confeccionar su presupuesto para el próximo
mes de ______________ y cuenta con la siguiente información:
BALANCE GENERAL A ____________ DE 20__
Activos
Bancos 1.000
Clientes 3.000
Inventarios 4.000
Maquinaria y Equipo 5.000
- Depreciación Acumulada 1.000
Total Activos 12.000
Pasivo
Proveedores 2.000
Obligaciones finacieras 5.000
Total Pasivo 7.000
Patrimonio
Capital 1.000
Reservas 4.000
Total Patrimonio 5.000
Total Pasivo y Patrimonio 12.000

32. Las existencias iniciales están integradas por 400 unidades de
producto X, que tiene un costo unitario de $10.
Se comprarán 500 unidades más del producto X, a $11 c/unidad.
Las compras se pagaran a los 90 días. Las mercancías son su único
costo variable y la empresa sigue el sistema FIFO para valorarlas.
Se venderán 700 unidades del producto X a $20, por unidad y las
ventas se cobrarán al mes siguiente.
Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por
los salarios ($5.000, de los cuales $4.000 se pagan en el presente mes
y el saldo al mes siguiente).
Los alquileres ($1.000), se pagan dentro del mismo mes.
Los intereses del préstamo ($100) se pagan en el mismo mes.
En el mes se devuelve la mitad del préstamo pendiente.
Se cancela la totalidad de los proveedores al comienzo del mes.
Se pagarán $2.000 en el mes a los accionistas en concepto de
dividendos sobre los beneficios de ejercicios anteriores.
Del saldo de clientes al comienzo del periodo se espera cobrar la mitad
durante el mes y el saldo al mes siguiente.
La depreciación de la maquina asciende al 2% de su valor de
adquisición.
Se pide:
Calcular la cuenta de resultado provisional, el presupuesto de caja y el
balance general
Ventas Proyectadas
Unidades Vendidas 700
Precio de Ventas 20
Ventas Proyectadas 14.000
Inventario de Producto Terminado
Detalle Cantidad Costo Unitario Costo Total
Inventario Inicial de Mercancías 400 10 4.000
Compra de Mercancías 500 11 5.500
Disponible 900 11 9.500
Venta de Mercancías 700 11 7.389
Inventario Final de Mercancías 200 11 2.111
Gastos de Operación o de Estructura
Salarios 5.000
Alquileres 1.000
Depreciación 100
Total gastos de operación 6.100

33. ESTADO DE RESULTADOS PROVISIONAL
INGRESOS
(+) Ventas Brutas 14.000
(-) Devoluciones en Ventas -
(=) Ventas Netas 14.000
(-) Costo de Ventas (7.389)
(=) Utilidad Bruta 6.611
(-) Gastos de Operación (6.100)
(=) Utilidad Operacional 511
(-) Gastos Financieros (100)
(=) Utilidad del Ejercicio 411
FLUJO DE CAJA PROVISIONAL
Ingresos
Recuperación de cartera 1.500
Total Disponible 1.500
Egresos
Salarios 4.000
Alquileres 1.000
Financieros 100
Obligaciones financieras 2.500
Proveedores 2.000
Dividendos 2.000
Total Egresos 11.600
Saldo Anterior 1.000
Nuevo Saldo (9.100)

34. BALANCE GENERAL PROVISIONAL
ACTIVOS
Bancos (9.100)
Clientes 15.500
Inventarios 2.111
Maquinaria y Equipo 5000
(-) Depreciación Acumulada (1.100)
Total Activos 12.411
PASIVO
Proveedores 5.500
Obligaciones financieras 2.500
Salarios por pagar 1.000
Total Pasivos 9.000
PATRIMONIO
Capital 1.000
Reservas 2.000
Utilidad del Ejercicio 411
Total Patrimonio 3.411
Total Pasivo y Patrimonio 12.411
EJERCICIO PARA DESARROLLAR EN CASA Nº 2
La empresa AB trata de calcular las desviaciones en el costo total de sus
dos productos, con la siguiente información:
Información prevista
El número de unidades a producir es de 900 del producto 1 y 100 del
producto 2.
El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el
producto 1 y $5 para el producto 2.
El costo unitario de mano de obra directa es de $2 para el producto 1 y
$4 para el producto 2.
Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $5.850.
Información real
El número de unidades producidas ha sido 950 del producto 1 y 95 del
producto 2
El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el
producto 1 y $8 para el producto 2
El costo unitario de mano de obra directa es de $4 para el producto 1 y
$3 para el producto 2
Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $6.850

35. Información prevista
Unidades a Producir
Producto Cantidad
1 900
2 100
Producto 1 Producto 2
Costo
Costo Variable Costo Costo Variable
Costo Cantidad Costo Cantidad Total
Total Total
Materia Prima 10 9.000 5 500 9.500
900 100
Mano de Obra 2 1.800 4 400 2.200
Total Costo Variable 10.800 900 11.700
Costos Indirectos Presupuestados 5.850
Total Costos Presupuestados 17.550
Información real
Unidades Producidas
Producto Cantidad
1 950
2 95
Producto 1 Producto 2
Costo
Costo Variable Costo Costo Variable
Costo Cantidad Costo Cantidad Total
Total Total
Materia Prima 10 9.500 8 760 10.260
950 95
Mano de Obra 4 3.800 3 285 4.085
Total Costo Variable 13.300 1.045 14.345
Costos Indirectos Reales 6.850
Total Costos Reales 21.195
Análisis de la desviación
%
Concepto Previsión Realidad Variación
desviación
Costo de Producción
- Costo de los
9.500 10.260 760 8%
materiales
- Costo de la mano
2.200 4.085 1.885 86%
de obra
- Costos indirectos 5.850 6.850 1.000 17%
Resultados 17.550 21.195 3.645 111%

36. CAPITULO Nº 2 – PROCESO PARA LA ELABORACION DEL
PRESUPUESTO
No existe un procedimiento único para elaborar y presentar presupuestos,
ya que cada empresa debe adaptar y formular su presupuesto en función
de:
Factores internos: Accionistas, financiación, personal, inversiones,
cultura organizativa.
Factores del mercado: Consumidor, producto, competencia, sector,
productos sustitutos.
Factores externos: La situación y evolución de la economía, la
situación política y la tecnología.
Proceso de presupuesto a corto plazo
Presupuesto de
ventas
Presupuesto de inversiones y
de capacidad
Presupuesto de Presupuesto de Presupuesto de otros
existencia de materiales Producción gastos de producción
Presupuesto de gastos de
Presupuesto de Compras Cuenta de resultados
administración
provisionales
Cuenta de resultados Presupuesto de tesorería Presupuesto Balance
provisionales Provisional

37. Corresponde generalmente al departamento financiero o al control de la
gestión, coordinar el proceso presupuestario y marcar fechas y plazos de
finalización. Generalmente, el proceso presupuestario implica unas fases
duras de negociación entre los centros, con el objetivo de alinear los
objetivos individuales con los objetivos globales y generales de la empresa,
por lo que suelen necesitar varias reuniones y varias repeticiones en el
cálculo del presupuesto hasta conseguir el presupuesto global y su
aceptación por la dirección. Es muy importante, que sea la propia dirección
quien impulse el presupuesto para motivar su seguimiento por cada
responsable, e identifique claramente sus aportaciones individuales al
conjunto de la empresa.
PAUTAS GENERALES SOBRE LA SECUENCIA DE ELABORACION
DEL PRESUPUESTO
Para la elaboración del presupuesto se requieren de ciertas pautas que
redundarán en beneficios futuros, dentro de estás encontramos:
La labor de concientización: Entre todas las áreas de la empresa,
es decir que se debe socializar entre todos los órdenes jerárquicos, en
qué consiste el presupuesto, y la dirección que se pretende obtener
dentro de la organización con el ánimo de prevenir conflictos
organizacionales, además ayuda a unificar alternativas, revisar sus
efectos en los planes empresariales, teniendo en cuenta que los planes
no deben superar la capacidad productiva, comercial y financiera,
conllevando a una planeación flexible, generando un compromiso entre
planificadores y ejecutores.
Determinación de las características empresariales: Se requiere
realizar una evaluación interior, es decir, un diagnóstico interno sobre
la situación financiera de la empresa, su eficiencia y productividad, sus
niveles de actualización tecnológica, y las políticas empresariales. Es
importante analizar cómo se encuentra la empresa, ya que
dependiendo de su liquidez y rentabilidad dependerá los planes de
inversión, las políticas de cobro, las políticas de pago, distribución de
dividendos, el manejo del tiempo en la adquisición de los recursos e
insumos en la comercialización de sus productos, el nivel de
productividad, su nivel de actualización tecnológica que redundará en
el costos, el precio de venta y la calidad del producto, y las directrices
empresariales.
Evaluación del entorno: Toda empresa debe tener en cuenta el
entorno en el cual se mueve, ya que existen aspectos que van a
afectar la ejecución de los planes empresariales, existen aspectos de
carácter incontrolables como son los factores externos a la
organización, dentro de los cuales se pueden referenciar la crisis
económica mundial que de una u otra manera afectará el resultado
empresarial, las políticas en materia tributaria, en las normas

38. laborales, de tratados con otros países, entre otros, y los factores
internos que son de carácter controlable, como lo es el costo, la
calidad, la satisfacción al cliente.
COMPROMISOS QUE EN TORNO A LA ELABORACION DE LOS
PRESUPUESTOS ASUMEN LOS DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACION
En este aspecto se debe tener en cuenta el tamaño de la organización, ya
que de ella depende su estructura organizativa y los grados de
responsabilidad por área, para ello se deben establecer actividades en los
diferentes niveles de la organización, asignados a las personas sobre las
cuales se responsabilizará la elaboración del presupuesto.
En pequeñas y medianas empresas: Por lo general la
responsabilidad cae sobre el departamento contable, el cual es el
encargado de realizar las reuniones con las diferentes áreas con el fin
de recoger información respecto al sistema y las políticas
empresariales, revisar los sistemas de información para diseñar el
modelo y formato que se aplicarán el control presupuestal, difundir la
técnica presupuestal entre los diferentes niveles para recopilar la
información en las células presupuestales, preparar los informes a la
dirección sobre tendencias de ventas, costos, inventarios, situación de
tesorería, análisis de los estados financieros, como también la
presentación de informes periódicos donde se evalúen la proyección
presupuestal y la ejecución de los mismos, analizando las
desviaciones, causas y posibles soluciones.
En las grandes empresas: Su estructura organizacional es amplia,
por lo cual existen un buen número de áreas con asignación de
responsabilidades, por lo general tienen creado un comité
presupuestal, quien será el encargado de direccionar la elaboración y
ejecución presupuestal, por lo cual deberá recibir los presupuestos de
cada una de las áreas de la organización, para analizarlos y plantear
las observaciones necesarias, realizar su aprobación, solicitar cambios
presupuestales, recibir y analizar los informes sobre las desviaciones
entre la ejecución y el presupuesto, las posibles causas y soluciones.
Además deberá elaborar el manual presupuestal, recopilar información
de las distintas áreas para someterlas a evaluación del comité,
conseguir la información financiera que permita el análisis de la
ejecución presupuestal, preparar los estados financieros pronósticados,
y el análisis de la ejecución presupuestal para emitir los informes a la
gerencia.

39. PASOS CONSIDERADOS EN LOS PLANES EMPRESARIALES
Toda empresa se debe centrar en la planeación y el control, para ello se
requiere el análisis interno y externo de las variables controlables e
incontrolables, revisar la misión, la visión, los objetivos, las estrategias, las
políticas, los programas, el presupuesto y los procedimientos, y evaluar y
controlar todo el sistema.
Cada uno de los términos se puede entender de la siguiente manera:
Misión: La razón de ser de una empresa. Describe a la empresa como
un todo relacionado con su objetivo general.
Visión: Cómo se ve la empresa en un futuro
Objetivos Generales y específicos: Comprende el punto a dónde
quiere llegar la empresa, dentro de los objetivos específicos estos se
pueden plantear en objetivos mercantiles, financieros, fabriles y
corporativos, los cuales se pueden planear a corto y largo plazo.
Estrategias: Promueven el planeamiento empresarial, contribuye a
seleccionar los productos, los mercados que cubrirá la empresa. Las
estrategias se pueden establecer para buscar bases de crecimiento ya
sean para mercados actuales, o para nuevos mercados, o estrategias
orientadas a la consolidación empresarial.
En el caso de mercados actuales las estrategias pueden estar
orientadas en la penetración de mercados mediante precios y refuerzos
publicitarios, el desarrollo de nuevos productos a través de la
innovación o reformulación de aquellos que se encuentran estancados
en el mercado y mediante la integración creando un sistema de
distribución propio.
Para los nuevos mercados las estrategias se direccionarán en el
desarrollo del mercado llevando los productos actuales a nuevos
mercados, otra forma es la expansión del mercado buscando una
cobertura en nuevas áreas geográficas. Otro aspecto puede ser la
diversificación desarrollando nuevos productos o la comercialización en
mercados diferentes.
La consolidación busca la reducción del tamaño de las operaciones,
restringiendo la mezcla de productos, comprimiendo el área de
mercado. Esto se puede lograr mediante el atrincheramiento, es decir
que si un producto no es rentable en un mercado es mejor que lo
atienda la competencia, otra alternativa es la contracción de
productos, es decir, reducir la oferta cuando la competencia fabrica y
distribuye los mismos productos en mejores condiciones de precio,
plazos, periodos de pago y distribución. También se puede tener como
alternativa la contracción del negocio, mediante la realización de la
venta de una parte del negocio en el momento en que se compruebe
que éste no genera los beneficios esperados por la organización.

40. Políticas: Son las pautas con las cuales se establecerán los planes de
acción que guían el comportamiento hacia el futuro.
Programas: La realización de tareas, las cuales requieren de la
inyección de recursos para alcanzar las metas propuestas.
Presupuesto: Es la expresión cuantitativa de los objetivos
empresariales, que pretende alcanzar la empresa en un periodo
determinado, mediante la aplicación de estrategias para lograrlo.
Procedimiento: En actuar de modo que las operaciones se realicen
siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rígida
para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene
su razón de ser en algunos motivos fundamentales:
Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo.
Reducir errores operativos.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones
demasiadas rápidas.
Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional.
Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos.
Evaluación: Todo proceso debe ser evaluado, esto le permite mirar si
se están cumpliendo las directrices trazadas por la organización en la
consecución de sus objetivos. Además le permite a la organización
establecer las variaciones que se presentan para tomar medidas de
corrección y así llegar al cumplimento de la meta empresarial.
Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no
podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe
un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño
general frente a un plan estratégico.
ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTAL
Básicamente el proceso presupuestal comprende cinco etapas:
Preiniciación: Esta etapa comprende el análisis de los datos
históricos, para evaluar los resultados obtenidos en periodos
anteriores, se aplican los indicadores que permiten evaluar la gestión
de la empresa, se analizan los factores no controlables y el
comportamiento empresarial. Sirve como base en la planeación
estratégica para determinar las estrategias ya sean de crecimiento o
competitivas. Además se plantean los objetivos generales y
específicos, se asignan los recursos necesarios de acuerdo a la
necesidad de suplir proyectos de inversión y se establecen las
estrategias y políticas que apoyarán el cumplimiento de los objetivos
empresariales.

41. Los objetivos, estrategias y políticas se deben dar a conocer al
personal administrativo y operativo para articular los planes
empresariales.
Elaboración del Presupuesto: Con base a los planes aprobados en
cada nivel se comienza la elaboración presupuestal en forma
monetaria.
El primer presupuesto a realizar es el de ventas, teniendo en cuenta el
volumen de unidades de producto o de servicio que se piensa colocar
en el mercado, el precio de venta, la penetración de mercado y las
estrategias de crecimiento.
Al tener proyectada las ventas, el siguiente paso es proyectar el
programa de producción, teniendo en cuenta las políticas
empresariales en el manejo de sus inventarios, para determinar las
unidades a fabricar por cada período y producto, la cantidad de
materia prima consumida y a comprar, y el costo de la compra.
Con base al requerimiento de personal planteado por cada sección de
la empresa, se estima el número de empleados, la base salarial
teniendo en cuenta los reglamentos laborales vigentes en la
normatividad colombiana y los aspectos asignados por la dirección de
la empresa.
Se determinan los demás gastos relacionados con el funcionamiento
empresarial, como son los gastos de administración y ventas.
Se establecen los proyectos de inversión con base a las necesidades
empresariales ya sean por infraestructura y tecnología o por
expectativas financieras.
Y por último se las cuantificaciones anteriores se resumen en el flujo
de efectivo, quien determinará su capacidad financiera en la ejecución
de los planes empresariales.
Ejecución: Consiste en la ejecución de los planes y programas
empresariales, establecidos a través del presupuesto, con el ánimo de
alcanzar los objetivos de la organización.
Control: En este aspecto se deben elaborar informes periódicos de la
ejecución presupuestal, que permitan evidenciar y analizar los alcances
realizados por la organización en ciertas etapas, como las desviaciones
presentadas en las mismas, para explicar las razones de las
desviaciones ocurridas, y de esta forma implementar correctivos o
modificar el presupuesto cuando sea necesario.
Evaluación: Al final el periodo presupuestal se emite un informe total,
incluida las desviaciones, y el comportamiento de todas las áreas de la
empresa, analizando cada una de las fallas presentadas, reconociendo
los éxitos y fracasos.

42. EJERCICIO EXPLICATIVO
La empresa de producciones Ltda., requiere que le elabore el presupuesto
para el año 2009, para lo cual le entrega la siguiente información:
Políticas de ventas
Ventas proyectadas 10.000 Unidades
Política de inventarios
Inventario de Materia Prima
La materia prima de acuerdo a los estándares de producción y a la proyección esperada en el
comportamiento de los precios al consumidor es la siguiente:
Consumo
Material Medida Unitario Precio Unitario
A Libras 2 5.000
B Metro 2,5 4.500
C Pieza 3 4.000
La empresa deja como inventario inicial de materia prima proyectado
Material Medida Existencia Precio Unitario
A Libras 1.500 4.900
B Metro 2.000 4.400
C Pieza 2.500 3.900
La empresa deja como inventario final de materia prima proyectado
Material Medida Existencia
A Libras 1.600
B Metro 2.100
C Pieza 2.600
Inventario de Producto en Proceso
La empresa por su sistema de producción no deja inventarios en proceso
Inventario de Producto Terminado Unidades
Inventario final deseado 3.500
Inventario inicial esperado 2.500
El costo unitario del inventario inicial de producto terminado es igual al nuevo costo unitario de
fabricación proyectado
Política de Mano de Obra
Departamento Horas Hombre Costo Hora
Corte 1000 3300
Ensamble 2500 3450
Acabado 1800 3200
Políticas de Costos Indirectos de
Fabricación Parte Fija + Parte Variable
Materiales Indirectos (Variables) - + 160,78 (X)
Mano de Obra Indirecta (Variables) 1.500.000 + 20,55 (X)
Otros Costos Indirectos (Variables) 1.200.000 + 81,95 (X)
Impuestos Diversos Fijos 2.500.000
Supervisión Fijos 2.600.000
Ingeniería Fijos 2.700.000
Seguros Fijos 1.800.000