César Serrano
PMP, MCP Senior Project Manager
Agenda
  Contexto
  Conceptos
  Problemática
  Soluciones:
    Acciones Pro-Activas
    Acciones Re-Activas




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Contexto
 Todos contemplamos de manera natural como intervienen diferentes
 roles en diferentes ocasiones para lograr alca...
Contexto
  Coordinación

  Ejemplo 1 Coordinación
http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo




  Descoordinación

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Conceptos
  Conceptos generales
  Ciclo de vida de un proyecto
  Roles implicados en el proyecto




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Conceptos: Generales
 Rol: La porción del proyecto para la que la persona es
  “accountable”
 Autoridad: El derecho a ac...
Conceptos:
Ciclo de vida de un proyecto

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Conceptos:
Ciclo de vida de un proyecto
Cada rol tiene diferentes competencias en este ciclo de vida

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Conceptos: “Standard Titles”
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Conceptos: Roles implicados
   Responsable de proyecto: Margen, Plazos, Alcance
   Responsable funcional (Recogida de re...
Problemática
  ¿Quién hace qué? VS.
   ¿Quién puede hacer qué?

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Problemática
 ¿Quién hace qué? vs. ¿Quién puede hacer qué?
   Inadecuada composición de los equipos de proyecto: faltan
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Problemática
 ¿Quién decide qué? vs. ¿Quién se responsabiliza de qué?:
   Carencia de matriz de roles y responsabilidade...
Problemática
 ¿Quién interviene y cuándo? Coordinar
  actuaciones
   Roles clave no ejecutados por una única persona (lí...
A R RAM PLAN N
Acciones PRO-Activas
 Establecer la Autoridad del Responsable de proyecto
 Identificar , evaluar y comuni...
Acciones RE-Activas – Las 3 «C´s»
 Responsable de proyecto que establece los mecanismos que permitan:

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El hombre común contempla lo que
no es inevitable y decide que es
inevitable
El hombre sabio contempla lo
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Roles Y Responsabilidades Lecciones Aprendidas V1.3

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Presentación de Gestión de proyectos que muestra la problemática en los proyectos de los roles diferentes intervinientes y da algunas recetas para evitar su aparición

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Roles Y Responsabilidades Lecciones Aprendidas V1.3

  1. 1. César Serrano PMP, MCP Senior Project Manager
  2. 2. Agenda  Contexto  Conceptos  Problemática  Soluciones:  Acciones Pro-Activas  Acciones Re-Activas César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  3. 3. Contexto Todos contemplamos de manera natural como intervienen diferentes roles en diferentes ocasiones para lograr alcanzar unos objetivos Algunos ejemplos de equipos de trabajo compuestos por roles bien definidos son: - Fútbol: equipo formado por 11 jugadores (1 portero, defensas, centrales, delanteros…) - Equipo quirúrgico: equipo formado por cirujanos, anestesistas, enfermeras, limpiadores, … - Orquesta: equipo formado por 1 director y diferentes grupos de instrumentos (cuerda, aire, percusión…) - Empresa: formada por el equipo directivo, responsables de área, jefes de equipo, trabajadores… Coordinación Clave del éxito César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  4. 4. Contexto Coordinación Ejemplo 1 Coordinación http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo Descoordinación Ejemplo 2 Descoordinación http://www.youtube.com/watch?v=l_bV5EUG9_0 Coordinación Clave del éxito César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  5. 5. Conceptos  Conceptos generales  Ciclo de vida de un proyecto  Roles implicados en el proyecto César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  6. 6. Conceptos: Generales  Rol: La porción del proyecto para la que la persona es “accountable”  Autoridad: El derecho a actuación (decisiones, aprobaciones, organización de la ejecución)  Responsabilidad: Trabajo que se espera de esta persona sea desarrollado  Competencia (o Skill): Capacidad requerida para que se completen las actividades asignadas César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  7. 7. Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto Preparación y Prospección Equipo de Ventas Oportunidades Cualificación Aprobación Defensa Propuesta Equipo Inicio Ejecución Cierre «Delivery» Equipo Soporte - Mantenimiento Mantenimiento Operaciones Correctivo Evolutivo César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  8. 8. Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto Cada rol tiene diferentes competencias en este ciclo de vida Ojo en las transiciones entre roles ! No todos los participantes tienen la misma autoridad en todos los estados El mismo participante puede asumir más de un role Responsabilizarse y Comunicar cualquier cosa que no encaje César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  9. 9. Conceptos: “Standard Titles”  Management roles  Services Leadership Managers  Regional Managerss  Project Team  Account Managers  PMO Manager  Program Manager  Industry Practice Managers  Project Manager  Territory Sales Managers  Architect  Strategic Managers  Analyst/Functional  Engagement Managers… Consultant  Developer  Advisory roles  Tester  Program Management Office  Support….  Technical Quality Office… César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  10. 10. Conceptos: Roles implicados  Responsable de proyecto: Margen, Plazos, Alcance  Responsable funcional (Recogida de requerimientos y probador de las características funcionales)  Lider Técnico: Revisión y Quality (probador de temas no funcionales: “los ity”)  Desarrollador: Implementador de la funcionalidad  Probador: Revisión y pruebas del desarrollo  Operaciones y Soporte Nota: Los «ity» son los «usability», «reliability», «security»… César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  11. 11. Problemática ¿Quién hace qué? VS. ¿Quién puede hacer qué? ¿Quién decide qué? VS. ¿Quién se responsabiliza de qué? ¿Quién interviene cuándo? Coordinar actuaciones César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  12. 12. Problemática  ¿Quién hace qué? vs. ¿Quién puede hacer qué?  Inadecuada composición de los equipos de proyecto: faltan roles en el equipo o quien ejecuta el rol no está capacitado. Identificar necesidades no cubiertas en las etapas iniciales del proyecto y hacer seguimiento estrecho de aquellos recursos de los que tengamos dudas  Carencia de algún conocimiento/skills (p.e. analistas funcionales «reales» que comprendan del negocio). Identificar las necesidades no cubiertas y exponerlas para su corrección inmediata  No se ha comunicado claramente al inicio de proyecto las responsabilidades y tareas a cada miembro. Comunicar Visión del proyecto y las expectativas que deben cubrirse César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  13. 13. Problemática  ¿Quién decide qué? vs. ¿Quién se responsabiliza de qué?:  Carencia de matriz de roles y responsabilidades aceptada por todas las partes. Definir la matriz y compartirla con el equipo. Todos deben dar su compromiso.  Ojo con los “GAPs” o “desiertos”: Actividades que deben realizarse y que no tienen un claro “owner” (solapan más de un role). Por lo general no se realizan o no se realizan bien. Identificar «el responsable» de cualquier actividad del proyecto por pequeña que sea y evitar ambigüedades.  Ojo con las tareas que debe realizar el cliente y que se incluyen en el master plan. Es posible que luego nuestro cliente no las cumpla o se retrase en su entrega. También puede decidir trasladar la responsabilidad al equipo de proyecto. Consensuar con el cliente sus tareas y conseguir su compromiso como si de otro miembro más del equipo se tratase.  Gestión del equipo de la Cuenta para evitar “Compromisos impuestos” por razones de negocio. Consensuar los compromisos «ajenos» al proyecto y buscar apoyos para poder abordarlos si estratégicamente interesa acometerlos. César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  14. 14. Problemática  ¿Quién interviene y cuándo? Coordinar actuaciones  Roles clave no ejecutados por una única persona (líder técnico), se pasan la «patata caliente» entre ellos. Asignar un Único responsable  Gestión de externos (partners) y su trabajo dentro del proyecto, tanto en Fixed Fee como en T&M Seguimiento de las actividades de los recursos ajenos como si fueran propios  No hay vision compartida (“shared vision”) desde el inicio de proyecto Gastar tiempo comunicando esta visión al equipo de proyecto, será tiempo bien empleado César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  15. 15. A R RAM PLAN N Acciones PRO-Activas  Establecer la Autoridad del Responsable de proyecto  Identificar , evaluar y comunicar los Riesgos asociados  Definir la Matriz de roles y responsabilidades (RAM)  Identificar Solapes y Gaps  Consensuar la RAM entre todos los participantes  Control y Seguimiento de su cumplimiento •Definir y seguir el PLAN de comunicación •Identificar las Necesidades de skills del proyecto •Verificar que los participantes son adecuados César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  16. 16. Acciones RE-Activas – Las 3 «C´s»  Responsable de proyecto que establece los mecanismos que permitan: Comunicar la problemática de forma interna Consensuar e informar de las Decisiones que se vayan a aplicar Compartir las Decisiones con el cliente  Algunos ejemplos:  Incumplimiento de compromisos -> Parada de proyecto y/o aplicación de penalizaciones  Sustitución o reemplazo de recursos  Incorporar perfiles “desaparecidos” y necesarios  Rechazo de trabajo que no tenga la calidad adecuada  Ejecutar la “Accountability”  Imposiciones e injerencias externas: Autoridad para Decir “NO” El PM tiene en su mano mover ficha César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager
  17. 17. El hombre común contempla lo que no es inevitable y decide que es inevitable El hombre sabio contempla lo inevitable y decide que no es inevitable... (Zhuangzi) César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

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