im Rahmen des Business After Work für IBM Partner habe ich zum Smarter Work Thema (basierend auf slides von Michael Wuerdemann) das Thema umrissen sowie eine live demo gezeigt. Dank auch an Kay Baumgartel

1. Marco Schrader
Vertriebsleiter IBM PSC Nord
BAW Herbst 2012
Smarter Work - eine integrierte Lösung zur Bewältigung der Info-Flut
Oder: Tipps & Tricks am Notes Client & IBM Notes 9 steht vor der Tür.
1 © 2012 IBM Corporation

2. Agenda
Was ist smarter work?
• Wie geht man vor?
• Was sind Anforderungen an die IT?
Gewußt wie: Einfache Tipps mit IBM Notes, die das (elektronische) Leben einfacher machen
 Mail
 Kalender
Collaboration für Fortgeschrittene
 Widgets
 Sametime Unified Telephony
 Live Beispiel Unified Communication and Collaboration am IBM System
2 © 2012 IBM Corporation

3. Was versteht IBM unter Smarter Work?
„When you inspire your workforce to
innovate and collaborate more
productively, you create business value.“
Eigentlich geht es darum, den Esprit, den
Enthusiasmus, den Ideenreichtum, die
Leistungsbereitschaft, die Motivation, den
Unternehmergeist eines Startups in beliebige
Organisationen zu bringen. (frei nach Dr. Buhse, doubleyuu.com)
3 © 2012 IBM Corporation

4. Picture copyright unknown
4 © 2012 IBM Corporation

5. Wie geht man vor?
 Je nach Unternehmenskultur wählt man einen überschaubaren Startpunkt oder
einen Fachbereich als Startpunkt. Beispiele sind zB. die Auszubildenden des
Unternehmens oder ein Fachbereich wie Marketing / Presse / PR oder Forschung und
Entwicklung.
 Auch auf der Technologie Seite entscheiden, ob ich Module oder Produktfeatures
aufsparen bzw. weglassen kann.
 Die Mitbestimmung frühzeitig einbinden oder bereits dort den Startpunkt setzen.
 Je nach Zielgruppe sind Trainings einzuplanen. Der Umfang reicht von minimal bis
umfangreich.
 Klar definieren, wie lange der Pilotzeitraum dauern soll, wie Ergebnisse festgehalten
werden und was danach passiert. Was sind die Erfolgskriterien?
 Die Rolle des Projektleiters klar definieren und diesen offiziell ernennen.
 IBM bietet interessierten Kunden und Partnern einen strukturierten Workshop (Social
Business Agenda), in dem ROIs, mögliche Startpunkte, Kosten sowie Peer-Group-
Vergleiche enthalten sind.
5 © 2012 IBM Corporation

6. Was sind Anforderungen an die IT?
 Smarter Work ist mehr als die Nutzung von Social Tools. Es bedeutet vor Allem
eine veränderte Unternehmens- und Kommunikationskultur nach den Prinzipien des
Web 2: Transparenz, Offenheit und Respekt.
 Die IT steht also erst an zweiter Stelle. Die Unternehmensführung muss als Erstes
hinter der Idee der effektiveren Zusammenarbeit stehen. Dies ist ein Leadership
Thema!
 Mit Projekten rund um Enterprise 2.0, Smarter Work, Social Business rücken sofort die
Themen Sicherheit, Device Strategy, BYOD ect. auf den Plan. Mittlerweile gibt es zu
allen Punkten Best-Practices via vielen Partnern und IBM selbst.
 Mit Blick auf geeignete Tools stellen sich dann Fragen wie:
 Personalisierbarkeit,
 Wiedererkennungswert,
 Arbeiten mit Dokumenten,
 Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,
 Social Analytics,
 Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,
 Berechtigungsmanagement,
 Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion ect. ect.
6 © 2012 IBM Corporation

7. Es ist ein Leadership Thema!
7 © 2012 IBM Corporation

8. Doch man kann auch ganz einfach starten.
Ohne Projekt und Budget.
Basics → Mail
8 © 2012 IBM Corporation

9. Basics – Mail
Don't let your inbox ruin your day
 eMails von wichtigen Personen farblich hervorheben
 Auf eMails fokussieren, in denen ich direkt angesprochen werde
 Mail rules helfen die Inbox zu strukturieren
Did you ever forget to answer an e-mail?
 Use the Follow-up-Flag to get a reminder
 Look at the inline threaded view to remember what was going on
9 © 2012 IBM Corporation

10. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen
Farbige Zeilen weisen auf emails Ihrer Kunden oder Ihrer Vorgesetzten hin
How to enable colored rows:
 Click on “More” > “Preferences...”
 Select the Tabs “Mail” > “Sender Colors”
10 © 2012 IBM Corporation

11. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen
 Then enter Sender Names
(or parts of it like “/IBM” or “/Germany” or “@de.ibm.com”)
 and give them a nice fore- and background color
 When you close the Preferences dialog, the Inbox
(and most other views) will immediately start to colorize the view entries.
11 © 2012 IBM Corporation

12. Gewußt wie! – Mail – Nur ich?!
Manchmal ist es wichtig zu wissen, wie groß der Verteiler ist:
Many recipients –
and I was mentioned
by name
Just me
Me and
just one
other
recipient
12 © 2012 IBM Corporation

13. Gewußt wie! – Mail – Just me?!
How to enable these indicators:
 Open “More” > “Preferences...”
 Tabs “Mail” > “Recipient Icons”
 Don't forget to add special IDs or mail addresses that refer to you
in order to improve the capability of this function
13 © 2012 IBM Corporation

14. Gewußt wie! – Mail – Rules arbeiten für Dich
14 © 2012 IBM Corporation

15. Gewußt wie! – Mail
Don't let your inbox ruin your day
 Mark e-mails from important people with appropriate colors
 Focus on e-mails for which you are the only recipient
 Use mail rules to get annoying system messages out of your inbox
Did you ever forget to answer an e-mail?
 Use the Follow-up-Flag to get a reminder
 Look at the inline threaded view to remember what was going on
15 © 2012 IBM Corporation

16. Gewußt wie! – Mail – Nachverfolgung
 Select a document in your Inbox
 Click on Quick-Flag
 or set detailed alarm options
 Use the mini-view
(it's located in the lower left
corner) to track these mails
16 © 2012 IBM Corporation

17. Gewußt wie! – Mail – Email Ping-Pong in Diskussions Ansicht
Easily find the conversation which belongs to the selected mail:
 Click on the twistie next to the subject to open the mail-thread.
 The subject will be replaced by the first words of each e-mail within
this conversation to provide a quick overview.
17 © 2012 IBM Corporation

18. Basics → Kalender
18 © 2012 IBM Corporation

19. Gewußt wie! - Kalender
 Find available times for your meetings
 Add external calendars to your calendar view
19 © 2012 IBM Corporation

20. Gewußt wie! – Kalender – Meetings
Find a date and time that's good for all required attendees
20 © 2012 IBM Corporation

21. Gewußt wie! - Kalender – externe Kalender einblenden

Colleague's Notes Calendar

Google Calendars
(private and public)
 Private Appointments
are kept private

iCal – Calendar Feeds
 Public Holidays

...
21 © 2012 IBM Corporation

22. Collaboration für Fortgeschrittene
22 © 2012 IBM Corporation

23. Extending IBM Notes and
the embedded IBM Sametime using Widgets
Go to “File” > “Preferences” - select “Widgets” on the left menu column
 Enable and browse the Widget-Catalog widgets.nsf on
WIDGETS/WTF/A/Lotus (address: widgets.edc.lotus.com)
See also: http://ibmurl.hursley.ibm.com/22TI
23 © 2012 IBM Corporation

24. Recommended Widgets
People Pad
 provides a detailed list of people mentioned in an e-mail or calendar entry
Wildfire
 provides access to your IBM Connections,
Facebook, twitter, and many more accounts right from your IBM Lotus Notes client.
Quick Response for Sametime
 lets you pre-define text-messages for quick answering within IBM Sametime
(for example: „Please call me: +1-212-555-1234“)
IBM Connections
 This widget shows your status-updates and files in the sidebar.
It is available from the Greenhouse Plug-In-Catalog: http://ibmurl.hursley.ibm.com/3AEB
 Hint: There is also a small utility which gives you access to your files and folders in Connections
from Windows Explorer, Outlook and MS Office (see: http://ibmurl.hursley.ibm.com/2OOK )
24 © 2012 IBM Corporation

25. Telefonieren aus IBM Notes
You need to run SUT
SUT provides one telephone number for all your devices
 Workstation – soft phone
 Mobile Phone
 Office
Dial directly from e-mails or Sametime Contacts
Transfer calls between your devices
25 © 2012 IBM Corporation

26. DANKE!
Marco Schrader IBM Deutschland GmbH
Partnership Solution Center Nord Beim Strohhause 17
Vertriebsleiter 20097 Hamburg
Phone +49-175 4364 786
Marco.Schrader@de.ibm.com
26 © 2012 IBM Corporation

27. 27 © 2012 IBM Corporation

28. Legal Disclaimer
© IBM Corporation 2012. All Rights Reserved.
The information contained in this publication is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in
this publication, it is provided AS IS without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM’s current product plans and strategy, which are subject
to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this publication or any other materials. Nothing contained in
this publication is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM or its suppliers or licensors, or altering the terms and conditions of the applicable
license agreement governing the use of IBM software.
References in this presentation to IBM products, programs, or services do not imply that they will be available in all countries in which IBM operates. Product release dates and/or capabilities referenced
in this presentation may change at any time at IBM’s sole discretion based on market opportunities or other factors, and are not intended to be a commitment to future product or feature
availability in any way. Nothing contained in these materials is intended to, nor shall have the effect of, stating or implying that any activities undertaken by you will result in any specific sales,
revenue growth or other results.
IBM, the IBM logo, Lotus, Lotus Notes, Notes, Domino, and Sametime are trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries, or both.
Microsoft and Windows are trademarks of Microsoft Corporation in the United States, other countries, or both.
All references to Renovations refer to a fictitious company and are used for illustration purposes only.
28 © 2012 IBM Corporation