Ac805 es col52_fv_part_a4 Gestion Caja

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Manual de SAP Gestión Caja

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  1. 1. AC805 Gestión de caja mySAP Financials Fecha Centro de formación Instructores Página Web de formación Manual del participante Versión del curso: 2° trimestre 2005 Duración del curso: 3 día(s) Número de material: 50071721 An SAP course - use it to learn, reference it for work
  2. 2. Copyright Copyright © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. Esta publicación no puede ser reproducida o trasmitida, total o parcialmente, de ninguna forma ni para ningún propósito sin el permiso expreso de SAP AG. La información aquí contenida puede ser modificada sin previo aviso. Algunos productos de software distribuidos por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software que pertenecen a otros proveedores de software. Marcas registradas • Microsoft®, WINDOWS®, NT®, EXCEL®, Word®, PowerPoint® y SQL Server® son marcas registradas certificadas de Microsoft Corporation. • IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®, RS/6000®, AIX®, S/390®, AS/400®, OS/390® y OS/400® son marcas registradas certificadas de IBM Corporation. • ORACLE® es una marca registrada certificada de ORACLE Corporation. • INFORMIX®-OnLine para SAP y INFORMIX® Dynamic ServerTM son marcas registradas certificadas de Informix Software Incorporated. • UNIX®, X/Open®, OSF/1® y Motif® son marcas registradas certificadas de Open Group. • Citrix®, Citrix logo, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®, MultiWin® y otros nombres de productos Citrix referidos aquí son marcas registradas de Citrix Systems, Inc. • HTML, DHTML, XML, XHTML son marcas registradas o marcas registradas certificadas de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. • JAVA® es una marca registrada certificada de Sun Microsystems, Inc. • JAVASCRIPT® es una marca registrada certificada de Sun Microsystems, Inc., utilizada bajo licencia para tecnología desarrollada e implementada por Netscape. • SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mySAP.com Logo y mySAP.com son marcas registradas o marcas registradas certificadas de SAP AG en Alemania y en otros países en todo el mundo. Todos los otros productos mencionados son marcas registradas o marcas registradas certificadas de sus respectivas empresas. Declaración de renuncia SAP DISTRIBUYE ESTE MATERIAL SOBRE UNA BASE "AS IS" Y NO SE HACE RESPONSABLE EXPRESAMENTE, DE FORMA DIRECTA NI INDIRECTA, INCLUYENDO SIN RESTRICCIÓN LAS GARANTÍAS DE COMERCIABILIDAD E IDONEIDAD PARA UN OBJETIVO PARTICULAR, EN LO QUE CONCIERNE A ESTE MATERIAL Y AL SERVICIO, LA INFORMACIÓN, EL TEXTO, GRÁFICOS, LINKS O CUALQUIER OTRO MATERIAL Y PRODUCTOS AQUÍ CONTENIDOS. EN NINGÚN CASO SAP SE RESPONSABILIZARÁ DE CUALQUIER DAÑO DIRECTO, INDIRECTO, ESPECIAL, SECUNDARIO, CONSIGUIENTE, O PUNITIVO DE CUALQUIER CLASE, INCLUIDOS SIN LIMITACIÓN INGRESOS O GANANCIAS PÉRDIDAS, QUE PUEDAN SER RESULTADO DEL EMPLEO DE ESTOS MATERIALES O COMPONENTES DE SOFTWARE INCLUIDOS.
  3. 3. Sobre este manual La función de este manual es complementar la presentación del instructor de este curso y servir como fuente de referencia. Este manual no está pensado para el estudio autodidacta. Convenciones tipográficas En esta guía se utilizan las siguientes convenciones tipográficas. Estilo de tipo Descripción Texto de ejemplo Palabras o carácteres que aparecen en la pantalla. Aquí se incluyen nombres de campos, títulos de pantallas, pulsadores así como nombres de menús, vías de acceso y opciones. También se usan como referencia a otra documentación tanto interna (en esta documentación) como externa (en otros lugares, como SAPNet). Texto de ejemplo Palabras o frases acentuadas en textos principales, títulos de gráficos y tablas TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Aquí se incluyen nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacciones, nombres de tablas y algunas palabras claves de un lenguaje de programación cuando se encuentran en el texto principal, por ejemplo SELECT e INCLUDE. Texto de ejemplo Salida en pantalla. Aquí se incluyen nombres de archivos y directorios y sus vías de acceso, mensajes, nombres de variables y parámetros y párrafos del texto fuente de un programa. Texto de ejemplo Entrada exacta de usuario. Son palabras y carácteres que se introducen en en el sistema exactamente como aparecen en la documentación. <Texto de ejemplo> Entrada variable de usuario. Las entradas entre corchetes indican que se deben sustituir estas palabras y carácteres con entradas apropiadas. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. iii
  4. 4. Sobre este manual AC805 Iconos en el texto principal En este manual se utilizan los siguientes iconos. Icono Significado Para más información, sugerencias o detalles Nota o más explicaciones sobre el punto anterior Excepción o precaución Procedimientos Indica que el objeto está visualizado en la presentación del instructor. iv © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  5. 5. Contenido Resumen del curso ...................................................... vii Metas del curso ........................................................vii Objetivos del curso.....................................................vii Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería ................. 1 Resumen de Gestión de caja.........................................2 Vista de aplicación: Posición de tesorería......................... 10 Customizing: Posición de tesorería ................................ 25 Capítulo 2: Registros manuales individuales ..................... 41 Vista de aplicación: Registros manuales individuales ........... 42 Customizing: Registros manuales individuales................... 53 Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro ................... 63 Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro ......... 64 Customizing: Presentación de cheques al cobro................. 79 Capítulo 4: Extracto de cuenta manual ............................. 89 Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual.................. 90 Customizing: Extracto de cuenta manual ........................107 Capítulo 5: Extracto de cuenta: Registro electrónico..........123 Vista de aplicación: Registro electrónico de extractos de cuenta..............................................................124 Customizing: Registro de extractos de cuenta electrónicos ...142 Capítulo 6: Clearing de cuentas.....................................149 Vista de aplicación: Clearing de cuentas .........................150 Clearing de cuentas: Customizing.................................156 Capítulo 7: Previsión de liquidez....................................169 Vista de aplicación: Previsión de liquidez ........................170 Previsión de liquidez: Customizing................................183 Capítulo 8: Reports de verificación, transferencia de datos y reorganización...........................................................193 Programas de verificación ..........................................194 Reorganización y transferencia de datos .........................202 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. v
  6. 6. Contenido AC805 Apéndice 1: Hoja de datos .........................................209 Apéndice 2: Plan de cuentas: ..................................... 211 Índice.......................................................................213 vi © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  7. 7. Resumen del curso En este curso se tratan las funciones de Gestión de caja. En concreto, trata de la supervisión de la liquidez a corto y medio plazo. Este curso no trata de la planificación financiera a largo plazo. Grupo destino Este curso está dirigido a los siguientes grupos destino: • Integrantes del equipo de proyecto • Responsables del sistema • Empleados del departamento técnico Prerrequisitos para el curso Conocimientos necesarios • Practical knowledge from SAP Financial Accounting Conocimientos recomendados • AC010 - Financial Accounting and Reporting Metas del curso Este curso le permitirá: • Comprender cómo y cuándo podrá utilizar la Gestión de caja de SAP • Obtener conocimientos detallados sobre la supervisión de la liquidez y sus condiciones previas necesarias. Objetivos del curso Al finalizar este curso podrá: • Describir cómo y dónde puede utilizarse la Gestión de caja SAP • Crear las estructuras necesarias para la supervisión de la liquidez a corto y medio plazo en su empresa • Describir las diferentes opciones disponibles para integrar datos bancarios externos en la Gestión de caja de SAP • Definir las parametrizaciones del sistema necesarias para controlar el procesamiento interno 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. vii
  8. 8. Resumen del curso AC805 Información de los componentes de software de SAP La información de este curso se refiere a los siguientes componentes de software de SAP: viii © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  9. 9. Capítulo 1 Gestión de caja/Posición de tesorería Resumen del capítulo En esta unidad se proporciona un resumen de la Gestión de caja y de sus herramientas, es decir, la posición de tesorería y la previsión de liquidez. La posición de tesorería se explica de forma detallada. Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor. Contenido del capítulo Lección: Resumen de Gestión de caja .........................................2 Ejercicio 1: Resumen de Gestión de caja..................................7 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería......................... 10 Ejercicio 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería ................. 19 Lección: Customizing: Posición de tesorería ................................ 25 Ejercicio 3: Customizing: Posición de tesorería ........................ 33 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 1
  10. 10. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Lección: Resumen de Gestión de caja Resumen de la lección Esta lección trata sobre los requisitos de Gestión de caja y las dos herramientas de Gestión de caja: la posición de tesorería y la previsión de liquidez. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. Ejemplo empresarial Se ha pedido al equipo de proyecto que defina los requisitos de un nuevo sistema de gestión de caja. El equipo desea averiguar cuáles son las herramientas disponibles para garantizar la liquidez a corto y medio plazo. Ud. forma parte de un equipo de proyecto cuya tarea consiste en facilitar información sobre los movimientos de liquidez a los responsables con poder de decisión de su empresa. Problemas y Objetivos La mayoría de empresas tienen demasiadas cuentas bancarias en demasiados bancos distintos. Esto dificulta el mantenimiento de una visión general de los saldos de cuentas correspondientes. Dado que los bancos envían extractos a diario, la contabilidad por fecha valor a menudo no es precisa. Las empresas no obtienen unos beneficios completos de sus instrumentos de inversión porque no disponen de la información de fecha valor. Los pagos se efectúan a menudo sólo desde una cuenta sin tener en cuenta si ésta contiene fondos suficientes. Las tareas de un sistema de gestión de caja son: • Analizar las operaciones financieras con períodos contables acordados. • Identificar y reproducir movimientos futuros en la planificación de tesorería de la forma más precisa posible. 2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  11. 11. AC805 Lección: Resumen de Gestión de caja Gráfico 1: Herramientas de Gestión de caja de SAP La Gestión de caja de SAP ofrece las siguientes herramientas, diseñadas para compensar flujos de caja: • La posición de tesorería, que ilustra los movimientos de las cuentas bancarias a corto plazo • La previsión de liquidez, que también ilustra los movimientos a medio plazo de la contabilidad auxiliar La posición de tesorería ilustra las tendencias de las cuentas bancarias en los próximos días. La previsión de liquidez, por otra parte, ilustra los cambios de liquidez en las cuentas auxiliares. También se soportan funciones que le permiten obtener información relevante sobre los flujos de pagos previstos. Esta información aparece en forma de registro individual en la posición de tesorería, o como partidas plan en la previsión de liquidez. La planificación de tesorería, que es la vista del flujo de caja a largo plazo (comparación plan/real) a nivel de cuenta de mayor, es un componente del planificador de liquidez y no de Gestión de caja de SAP. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 3
  12. 12. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 2: Resumen de actividades La gestión de caja de SAP tiene los mismos objetivos que los sistemas de gestión de caja convencionales, principalmente: • Garantizar la liquidez de la sociedad de manera que puedan cumplirse las obligaciones de pagos • Supervisar los flujos de pagos La Gestión de caja de SAP utiliza la posición de tesorería para reflejar movimientos en cuentas bancarias, mientras que los movimientos de la contabilidad auxiliar se representan mediante la previsión de liquidez. La previsión de liquidez se basa en los pagos detallados de/a deudores y acreedores, por partidas abiertas. Dado que la planificación para pagos recibidos y efectuados cubre un marco temporal más amplio, la probabilidad de que los pagos tengan lugar en el día indicado es menor que en la posición de tesorería. 4 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  13. 13. AC805 Lección: Resumen de Gestión de caja Gráfico 3: Conceptos de Gestión de caja de SAP El formato de la posición de tesorería y la previsión de liquidez está condicionado por dos características: Los dos informes contienen niveles. Éstos proporcionan información de alta calidad sobre las razones comerciales de un movimiento en una cuenta, es decir, explican cómo se obtuvieron el saldo inicial y el final. Por ejemplo, los niveles ofrecen información sobre si un saldo de una cuenta bancaria es el resultado de una contabilización bancaria o de un registro individual introducido manualmente. También pueden clasificarse en función del nivel de seguridad del recibo (por ejemplo, por registro individual confirmado o no confirmado). En la posición de tesorería, las cuentas (bancarias y de compensación bancaria) proporcionan información sobre el saldo actual. La previsión de liquidez contiene grupos en lugar de cuentas. Los acreedores y los deudores se asignan a un grupo de planificación por medio de una entrada en los datos maestros. Cada grupo refleja ciertas características, procedimientos o riesgos. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 5
  14. 14. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 4: Procedimiento para la planificación día a día Las tareas principales del gestor de fondos son: • Actualizar la liquidez de la sociedad • Compensar coberturas insuficientes • Invertir los excedentes de forma beneficiosa 6 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  15. 15. AC805 Lección: Resumen de Gestión de caja Ejercicio 1: Resumen de Gestión de caja Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Hable sobre las dos herramientas de Gestión de caja: posición de tesorería y previsión de liquidez. Ejemplo empresarial El departamento técnico explicará cómo utilizar la posición de tesorería y la previsión de liquidez. Deben explicarse los conceptos. Tarea: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es válida para la previsión de liquidez o la posición de tesorería? 1. La previsión de liquidez funciona con fechas valor bancarias. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. □ Correcto □ Falso 2. El marco temporal de la posición de tesorería suele ser de 1 a 2 días. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. □ Correcto □ Falso 3. El objetivo principal de la posición de tesorería es garantizar la liquidez de la empresa. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas. □ Correcto □ Falso 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 7
  16. 16. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Solución 1: Resumen de Gestión de caja Tarea: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es válida para la previsión de liquidez o la posición de tesorería? 1. La previsión de liquidez funciona con fechas valor bancarias. Respuesta: Falso La posición de tesorería utiliza fechas valor bancarias. La previsión de liquidez, por otra parte, funciona con grupos de deudores y acreedores. 2. El marco temporal de la posición de tesorería suele ser de 1 a 2 días. Respuesta: Correcto 3. El objetivo principal de la posición de tesorería es garantizar la liquidez de la empresa. Respuesta: Falso El objetivo principal de la posición de tesorería es facilitar una vista general actual y corregir por fecha valor el desarrollo a corto plazo de sus cuentas bancarias. El objetivo principal de la posición de tesorería, por otra parte, es garantizar la liquidez de empresa. 8 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  17. 17. AC805 Lección: Resumen de Gestión de caja Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 9
  18. 18. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Resumen de la lección Esta lección trata sobre la aplicación de la posición de tesorería. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. Ejemplo empresarial En primer lugar, debe crearse un instrumento para obtener información útil acerca de sus cuentas bancarias. Para ello, utilice la posición de tesorería, teniendo en cuenta, en primer lugar, sus propiedades y aspectos de integración concretos. Para poder utilizar la posición de tesorería de manera efectiva, primero debe preparar sus cuentas bancarias de FI según una estructura determinada y configurarlas debidamente. Este capítulo analiza las opciones flexibles de configuración disponibles en la posición de tesorería. Gráfico 5: Características de la posición de tesorería La posición de tesorería es el resultado del registro por fecha valor de todos los pagos en un horizonte temporal determinado. 10 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  19. 19. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Existen tres fuentes de datos para la posición de tesorería: • Contabilizaciones de FI a cuentas de mayor correspondientes a la gestión de caja. • Registros individuales registrados manualmente. • Flujos de caja procedentes de operaciones empresariales gestionadas con el componente FSCM. Utilice la clasificación para preparar la visualización. Gráfico 6: Integración de la posición de tesorería Después de contabilizar los extractos de cuenta en Gestión financiera, se pueden visualizar los movimientos de cuenta en la posición de tesorería. Los saldos de las cuentas bancarias, que pueden visualizarse mediante la posición de tesorería, forman la base para la planificación de decisiones. Las operaciones de tesorería también pueden visualizarse en la posición de tesorería en determinadas circunstancias. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 11
  20. 20. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 7: Organización de cuentas bancarias La contabilidad bancaria proporciona una cuenta bancaria (real) para cada moneda y, para cada cuenta, cuentas de compensación (cuenta transitoria bancaria) por tipo de tratamiento a nivel inferior. Las cuentas de compensación pueden adaptarse a las necesidades de su negocio. Objetivos • Las cuentas pueden reconciliarse en cualquier momento • La moneda extranjera y la local se gestionan de forma paralela • Pueden gestionarse por fecha valor • Puede calcularse el interés • Es posible analizar las partidas individuales • Puede supervisarse un pasivo eventual • Las partidas se contabilizan automáticamente mediante operaciones de pago automáticas • Desglose automático mediante operaciones bancarias electrónicas Solamente las operaciones que, de acuerdo con el extracto de cuenta están activas, se contabilizan en las cuentas bancarias (actuales). 12 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  21. 21. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Gráfico 8: Condiciones previas para la Contabilidad bancaria El usuario desea implementar la Gestión de caja de SAP y debe configurar el plan de cuentas. Siempre que sea posible será necesario crear una cuenta de mayor por moneda para cada una de las cuentas activas de las que se disponga en el banco. Además, necesitará crear cuentas bancarias de compensación para cada cuenta bancaria, también según monedas siempre que sea posible. SAP recomienda utilizar la siguiente clasificación: • 113100 Banco 1 (cuenta corriente - interna- moneda EUR) • 113101 Banco 1 (cheques emitidos) • 113102 Banco 1 (transferencia bancaria emitida, interna) • 113103 Banco 1 (transferencia bancaria emitida, externa) • 113104 Banco 1 (depósito automático) • 113105 Banco 1 (otras contabilizaciones internas) • : • 113108 Banco 1 (cheques recibidos) • 113109 Banco 1 (entradas de caja de deudor) Secuencia de tratamiento 1. Los pagos se contabilizan contra cuentas de compensación mediante el programa de pagos. 2. Los extractos de cuenta compensan los asientos contra la cuenta bancaria. 3. La Gestión de caja visualiza o supervisa contabilizaciones con la ayuda de varias clasificaciones. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 13
  22. 22. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 9: Cuentas bancarias Las cuentas bancarias deben estar configuradas de manera que las contabilizaciones bancarias se incluyan en la planificación. Si desea derivar el saldo hacia la posición de tesorería, siempre gestionada según la fecha valor, también deberá gestionar las cuentas bancarias (corrientes) según la fecha valor. Los datos se almacenan en la moneda de la cuenta de mayor. Todas las cuentas (corrientes) bancarias deberían estar asignadas a un único nivel de tesorería en el que se representen los extractos de cuentas y, con ellos, el saldo bancario actual. Por otra parte, las cuentas bancarias de compensación deberían gestionarse sobre una base de partidas abiertas. Por ejemplo, pueden clasificarse según el importe de moneda local. Según la clase de cuenta bancaria de compensación, un nivel de tesorería se asigna, por ejemplo, para: • 113102 - Banco 1 (transferencia bancaria emitida, interna), nivel B2 • 113109 - Banco 1 (entradas de caja de deudor), nivel B9 14 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  23. 23. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Gráfico 10: Niveles de tesorería Los niveles de tesorería explican los saldos iniciales y finales de una cuenta y proporcionan información acerca de sus causas. Pueden definirse en una tabla Customizing. En el registro maestro de las cuentas bancarias y de compensación debe fijarse el campo Nivel de tesorería como campo obligatorio. Los saldos se visualizan en el nivel adecuado en la posición de tesorería. Gráfico 11: Posición de tesorería: Visualización La clasificación se utiliza para definir la visualización de los datos. Determina los niveles y las cuentas que se visualizarán para la posición de tesorería. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 15
  24. 24. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 En la pantalla inicial se determinan las opciones de selección para la evaluación de cuentas siguiente: • Sociedad: Cuyos datos bancarios desea visualizar. • Posición de tesorería: X visualiza los datos bancarios (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación). • Clasificación: Vista especial para seleccionar las cuentas. • Visualizar por: Fecha de inicio (agregada) de la previsión de cuentas. • Moneda planificada: USD o EUR (según corresponda) • Visualizar en: Código de moneda que define cómo se convierten los importes (riesgo por cambio de divisas). • Incremento: Marco temporal de incremento (1-99) en días (D), semanas (S) o meses (M). • Tipo de visualización: Además de la visualización agregada, puede llamar entradas y salidas mediante una visualización delta. También puede especificarse los saldos inicial y final en la visualización delta. • Escala: Aquí puede especificarse el número de decimales de la visualización. Lo primero que ve el usuario es una selección parcial que muestra las entradas más importantes. Seleccione Todas las selecciones para visualizar también las otras selecciones. Utilice Variantes. Gráfico 12: Cuentas y niveles de la posición de tesorería El concepto de clasificación determina la integración de los datos por parte del sistema. 16 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  25. 25. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería La pantalla siguiente tras la pantalla inicial es una pantalla básica cuyo formato está determinado por los conceptos de clasificación y de integración registrados en el Customizing. A partir de este punto, puede ramificarse hacia los niveles, y desde allí hacia las cuentas correspondientes, o viceversa. Aparecerá información diversa según las parametrizaciones. El saldo bancario total se desglosa por: • Grupos (=cuentas) en los que se han realizado contabilizaciones. Se enumeran siempre con su código nemotécnico de cuenta (Customizing). Si se selecciona el parámetro Cuenta en lugar de denominación de cuenta, se visualizan las cuentas (números de cuenta) en lugar de los códigos nemotécnicos de las cuentas. • Niveles (=motivos) de una operación bancaria o contable. Puede ramificarse hacia las partidas individuales de FI (descendente). Consejo: Al migrar desde 4.5B a un release anterior, se debe reconstruir completamente la Gestión de caja dado que la lógica de actualización es diferente. En el caso de la cuenta de mayor no siempre se adopta la moneda de la cuenta de mayor; se utiliza la moneda de documento (para las cuentas de mayor gestionadas sobre partidas abiertas) o la moneda de la cuenta de mayor (para otras cuentas de mayor). Para borrar y reconstruir los datos de Gestión de caja, utilice Preparar datos en la nueva transacción FDFD. Véase el último capítulo de la documentación de este curso para los detalles. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 17
  26. 26. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 13: Visualización de moneda Los importes registrados se muestran en la moneda especificada por el usuario en el campo Visualizar en. En los campos de moneda se pueden visualizar riesgos por cambio de divisas. Por una parte, puede mostrarse la posición de tesorería partida por las monedas, según si las especificacionesregistradas en la pantalla inicial. Sin embargo, también puede visualizarse el alcance de la exposición a riesgo de la moneda desde la posición de tesorería. La cotización media se utiliza normalmente para la conversión de la moneda de planificación a la moneda de visualización. Si desea utilizar una tasa distinta para la cotización, especifíquelo debidamente en el campo Tipo de cambio . 18 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  27. 27. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Ejercicio 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Verificar cuentas de mayor y corregirlas en caso necesario. • Registrar contabilizaciones en cuentas de mayor para hacerlas visibles en la posición de tesorería. Ejemplo empresarial Para obtener un resumen de la estructura y de las posibilidades de visualización de la posición de tesorería, deberá registrar una cantidad de contabilizaciones en cuentas de mayor. Éstas muestran las contabilizaciones en las cuentas bancarias, que normalmente se crean al leer el extracto de cuenta. No se tendrán en cuenta las contabilizaciones previas. Tarea: 1. Verifique y corrija el contenido de los campos obligatorios para Gestión de caja (clave de clasificación, gestión de partidas abiertas, nivel de tesorería) en los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109 y 113200 de su sociedad. 2. Del extracto de cuenta actual se derivan las siguientes contabilizaciones en cuenta de mayor: Cheque emitido, acreedor: 30.000, fecha valor: hoy Transferencia de deudor: 50.000, fecha valor: hoy Contabilice en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (registros contables: Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). 3. Verifique las consecuencias de las entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANK-IST). Esta visualización contiene sólo las cuentas bancarias, sin cuentas de compensación bancaria. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 19
  28. 28. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Solución 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería Tarea: 1. Verifique y corrija el contenido de los campos obligatorios para Gestión de caja (clave de clasificación, gestión de partidas abiertas, nivel de tesorería) en los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109 y 113200 de su sociedad. a) Solución para verificar y corregir los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109, 113200 respecto a los contenidos de campo necesarios para la Gestión de caja. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. Introduzca el número de cuenta y la sociedad y, a continuación, verifique o modifique los valores. Seleccione Modificar o Visualizar. 113100, 113108, 113200 113101, 113109 AC## En la etiqueta Tipo/Denominación se visualiza la descripción de las cuentas. La cuenta se describe como cuenta de balance. En la etiqueta Datos de control se visualiza, entre otros, la moneda de la cuenta y los datos de gestión financiera obligatorios para la sociedad. A diferencia de las cuentas bancarias de compensación, las cuentas bancarias no se gestionan sobre la base de una partida abierta. Asimismo, la fecha valor debe utilizarse como clave de clasificación para las cuentas bancarias y como moneda local para las cuentas bancarias de compensación. En la etiqueta Entrada/Banco/Inter. se visualiza el nivel de tesorería y la asignación de Banco propio e ID de cuenta. Cuenta 113... .100 .101 .108 .109 .200 Datos de control Visualización partidas ind. X X X X X Continúa en la página siguiente 20 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  29. 29. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería Cuenta 113... .100 .101 .108 .109 .200 Gestión partidas abiertas - X X X - Cl.clasificación 027 005 005 005 027 Cuenta 113... .100 .101 .108 .109 .200 Entrada/Banco/Inter. Nivel de tesorería F0 B1 B8 B9 F0 Banco propio 1000 - - - 1200 ID de cuenta 1000 - - - 1200 2. Del extracto de cuenta actual se derivan las siguientes contabilizaciones en cuenta de mayor: Cheque emitido, acreedor: 30.000, fecha valor: hoy Transferencia de deudor: 50.000, fecha valor: hoy Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 21
  30. 30. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Contabilice en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (registros contables: Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). a) Solución para la contabilización en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento de cuenta de mayor – (sociedad AC##). (Si resulta necesario, seleccione Cambiar sociedad para modificar la sociedad). Introduzca los datos. Tenga en cuenta la moneda (EUR) y la especificación de fecha valor para las contabilizaciones del Debe y del Haber. Cheque emitido – acreedor: 113101 Debe 30.000 Fecha valor: Hoy 113100 Haber 30.000 Fecha valor: Hoy Transferencia – deudor: 113100 Debe 50.000 Fecha valor: Hoy 113109 Haber 50.000 Fecha valor: Hoy Continúa en la página siguiente 22 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  31. 31. AC805 Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería 3. Verifique las consecuencias de las entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANK-IST). Esta visualización contiene sólo las cuentas bancarias, sin cuentas de compensación bancaria. a) Solución para la verificación de entradas en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Introduzca los datos. Nombre de campo o tipo de datos Valores Sociedad AC## Clasificación ACBANK-IST Visualizar por . <hoy> Visualizar en EUR Seleccione Todas las selecciones. Puede realizar otras selecciones en este punto. Especifique el incremento necesario (por ejemplo, "diario") y seleccione Visualización delta con saldos como clase de visualización, de manera que pueda identificar sus contabilizaciones más fácilmente. Ejecute el programa. En este punto se visualiza sus contabilizaciones en la cuenta bancaria adecuada. Haga doble clic para navegar por la posición de tesorería. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 23
  32. 32. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Resumen de la lección Ahora podrá: • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. 24 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  33. 33. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Lección: Customizing: Posición de tesorería Resumen de la lección Ahora que le hemos presentado la aplicación de la posición de tesorería, esta sección trata del Customizing de la posición de tesorería. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor. Ejemplo empresarial Desea asignar un banco propio en Gestión de caja de SAP, es decir, un banco en el que tiene una cuenta y desde el que desea llamar información de extractos de cuenta. Posiblemente ya creó este banco al implementar Gestión financiera de SAP. Además debe crear las cuentas de mayor correspondientes en el sistema y configurarlas según determinados criterios. Para reproducir estas cuentas en la posición de tesorería, deberá atribuirles una denominación y asignarlas a un concepto de clasificación que sea responsable de la estructura de la posición de tesorería. Gráfico 14: Cuentas de mayor: Grupos de cuentas 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 25
  34. 34. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Cada cuenta de mayor está asignada a un grupo de cuentas. Esto determina la estructura de la pantalla de datos maestros y debe tener el formato del status de campo. Cada grupo de cuentas dentro de un plan de cuentas puede tener diferentes status de campo. Gráfico 15: Status de campo y fecha valor (documentos) El grupo de status de campo es el responsable del formato del documento si se está contabilizando una cuenta en concreto. Por esta razón, debe definir el grupo de status de campo adecuado para la cuenta bancaria. Para gestionar contabilizaciones bancarias por fecha valor, deberá indicar la fecha valor en todas las contabilizaciones de la cuenta bancaria. A continuación puede configurar el grupo de status de campo relevante de tal modo que el campo Fecha valor sea una entrada necesaria. Puede hacer que el sistema considere automáticamente la fecha del día como fecha valor. Esto facilita las cosas en los cursos de formación y las demostraciones del sistema, pero no en su uso comercial porque surgen errores con demasiada frecuencia. 26 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  35. 35. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Gráfico 16: Configuración de la cuenta de balance bancario El control de las cuentas bancarias determina la asignación de los movimientos de cuentas en la posición de tesorería: • Gestión de partidas abiertas en compensación/cuentas transitorias • Visualización de partidas individuales en cuentas de balance bancario y cuentas de compensación bancaria • Clave de clasificación 005 (importe en moneda local) o 027 (fecha valor) • El nivel de tesorería se copia al documento desde el registro maestro, es una característica de asignación y califica el movimiento de cuentas En la Gestión de caja, la correspondencia con los bancos se dispara mediante los bancos propios y las identificaciones de cuentas (clearing de cuentas). 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 27
  36. 36. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 17: Bancos propios: Bancos de correspondencia Los bancos propios para cada sociedad se almacenan bajo una clave libremente definible (máximo cinco caracteres). Todas las especificaciones de los bancos propios (dirección, datos de control, etc.) se actualizan en el directorio bancario. Gráfico 18: Cuentas bancarias 28 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  37. 37. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Para los bancos propios que se han definido se definen las cuentas bancarias asociadas en la sociedad, bajo una ID de cuenta. El número de cuenta externa y su moneda se introducen con el banco, junto con el número de cuenta de mayor relevante, lo que garantiza que las contabilizaciones llegan a las cuentas correctas. Para cada cuenta bancaria se crea un registro maestro de cuenta de mayor. En el registro maestro de cuenta de mayor, es posible introducir la clave del banco propio y la identificación de cuenta, de manera que se tenga acceso desde el libro mayor al almacenamiento de direcciones para el banco propio. Esto es necesario para la correspondencia bancaria, por ejemplo, durante el clearing de cuentas: El sistema utiliza la identificación de banco y de cuenta para obtener la información desde el directorio bancario. Si se actualizan cuentas en divisas, la clave de moneda en el registro maestro de cuenta de mayor debe ser idéntica a la moneda de la cuenta de divisas. Gráfico 19: Niveles de tesorería Defina un nivel de tesorería en el registro maestro de la cuenta de mayor, de modo que las contabilizaciones a esta cuenta puedan visualizarse en la posición de tesorería. Los niveles de tesorería informan sobre la clase y la causa de un movimiento de cuenta. Se pueden definir libremente. El indicador de origen verifica que los datos del nivel especificado están autorizados en la posición de tesorería. El símbolo fuente BNK sirve para definir que los niveles de tesorería que se le han asignado se visualizan en la posición de tesorería y no en la previsión de liquidez. Se puede definir nuevos niveles de tesorería marcando y copiando las entradas estándar o indicando un nivel completamente nuevo. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 29
  38. 38. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Gráfico 20: Código nemotécnico de la cuenta En la Gestión de caja, el nombre de la cuenta de gestión de caja es una denominación nemotécnica que sustituye al número de cuenta. El nombre de cuenta es único en cada sociedad. Dentro de la Gestión de caja, se permite diferenciar entre los mismos números de cuentas en sociedades diferentes. La denominación mnemotécnica de la cuenta se utiliza en todas las operaciones e informes (por ejemplo, la posición de tesorería) en lugar del número de cuenta. La posición de tesorería incluye un nuevo parámetro: Cuenta en lugar de denominación de cuenta. Al seleccionarlo, el sistema visualiza las cuentas (números de cuenta) en lugar de los códigos nemotécnicos de cuenta. Es aconsejable utilizar códigos nemotécnicos de cuenta si se realiza la planificación en varias sociedades. Deben introducirse cuando se trabaja con registros individuales manuales o con clearing de cuentas. Gráfico 21: Estructura de clasificación 30 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  39. 39. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Las clasificaciones se utilizan para combinar cuentas y asignarles conceptos de integración. Los saldos se pueden visualizar por cada cuenta o de modo acumulado. La visualización puede restringirse a una sociedad concreta y plan de cuentas. Los criterios de agrupación se pueden definir libremente. Esto significa que puede adaptarse la visualización de la posición de tesorería a sus necesidades concretas. Los niveles seleccionados aparecen en la visualización. El tipo indica si se visualiza los niveles (N) o los grupos (G). En cada clasificación, debe configurarse al menos una partida de la clase N y una de la clase G. La selección determina los niveles (2 dígitos) o grupos (10 dígitos) que se agrupan. Es posible configurar máscaras o máscaras parciales para valores individuales. Los grupos deben tener 10 caracteres, añadiendo ceros a la izquierda si fuera necesario. El concepto de integración determina si se visualizará el valor individual o el valor acumulado. Cuando se crean nuevos registros de clasificación deben definirse títulos nuevos. Gráfico 22: Función de clasificación Mediante criterios de clasificación se agrupan cuentas y se visualizan de manera acumulada o como valores individuales. Los enmascaramientos parciales son posibles en cualquier momento. Al definir clasificaciones para el clearing de cuentas puede introducir una cuenta de integración y una sociedad de integración. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 31
  40. 40. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 32 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  41. 41. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Ejercicio 3: Customizing: Posición de tesorería Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear un nuevo banco propio. • Crear las cuentas de mayor adjuntas y sus códigos nemotécnicos de cuenta. • Añadir las nuevas cuentas de mayor a sus clasificaciones. Ejemplo empresarial A continuación desea instalar un banco propio en el sistema. Un banco propio es un banco en el que se dispone de una cuenta de terceros para la que se recibe datos bancarios externos (por ejemplo, vía extracto bancario electrónico). Normalmente, los bancos propios se crean como parte del proyecto FI. No obstante, puede que se vea obligado a integrar bancos propios nuevos tras la entrada en productivo. Ha registrado nuevos datos bancarios para su sociedad (banco propio GR##, ID cuenta CURR). Utilice este banco para tratar operaciones en curso y verifique los pagos. Tarea: Cree las cuentas de mayor que necesitará más tarde e integre su banco propio. 1. Decide reservar las cuentas 11##00 y 11##01 para este banco. Cree las cuentas de mayor adecuadas, teniendo en cuenta 113100 y 113101 como guía. Verifique y modifique los campos relevantes para la Gestión de caja en la cuenta corriente (ID bancaria: GR##, ID de cuenta: CURR). Borre los números de cuenta alternativos. 2. Añada los nuevos datos bancarios (ID de banco: GR##, ID de cuenta: CURR) a los bancos propios de su sociedad, con las entradas existentes como base. Tenga en cuenta que también debe especificar la cuenta de mayor 11##00 al crear la cuenta asociada. 3. Añada las cuentas bancarias nuevas (para su sociedad) a los códigos nemotécnicos de cuenta. 4. Añada sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST, utilizando las entradas existentes como base. 5. El primer extracto de cuenta para su nueva cuenta muestra un cargo para un cheque emitido. Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 33
  42. 42. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Contabilice esta operación (11##01/11##00). 6. Llame sus nuevas cuentas en la posición de tesorería. Seleccione la clasificación ACBANK-IST y, a continuación, ACBANKEN. 34 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  43. 43. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería Solución 3: Customizing: Posición de tesorería Tarea: Cree las cuentas de mayor que necesitará más tarde e integre su banco propio. 1. Decide reservar las cuentas 11##00 y 11##01 para este banco. Cree las cuentas de mayor adecuadas, teniendo en cuenta 113100 y 113101 como guía. Verifique y modifique los campos relevantes para la Gestión de caja en la cuenta corriente (ID bancaria: GR##, ID de cuenta: CURR). Borre los números de cuenta alternativos. a) Solución para la creación de nuevas cuentas de mayor. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual. Cree de forma centralizada: La cuenta de balance bancario 11##00 en su sociedad (con la cuenta de referencia 113100) La cuenta de compensación bancaria 11##01 en su sociedad (con la cuenta de referencia 113101) Ahora introduzca los datos (11##00, por ejemplo) y seleccione Con modelo. Utilice como modelo las cuentas 113100 y 113101. Modifique la denominación a Banco GR##, por ejemplo. En Datos de control, borre el Número alternativo de cuenta y verifique las entradas de gestión de cuentas. En Banco, modifique la ID de banco propio y la ID de cuenta para la cuenta actual y verifique las entradas del Nivel de tesorería. Puede introducir su identificación de banco propio (GR##) y de cuenta (CURR) en este punto, aunque aún no los haya definido. Para omitir el mensaje de advertencia, pulse Intro. Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 35
  44. 44. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 2. Añada los nuevos datos bancarios (ID de banco: GR##, ID de cuenta: CURR) a los bancos propios de su sociedad, con las entradas existentes como base. Tenga en cuenta que también debe especificar la cuenta de mayor 11##00 al crear la cuenta asociada. a) Solución para agregar un banco propio nuevo (ID bancaria: GR##) y datos bancarios nuevos (ID de cuenta: CURR). Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Cuentas bancarias → Definir bancos propios. Introduzca AC## como sociedad. Introduzca los datos. Seleccione Entradas nuevas. Introduzca el banco propio GR##, el país del banco DE y, a continuación, una clave bancaria de 8 dígitos. Cree los datos de dirección. Si el directorio del banco en Gestión financiera ya ha sido importado y se registra un número bancario existente, el sistema registra la dirección relevante automáticamente. Seleccione Grabar. Haga doble clic en Cuentas bancarias. Seleccione Entradas nuevas para introducir la cuenta bancaria. Seleccione la identificación de cuenta CURR como cuenta bancaria asociada, introduzca un número de cuenta de 6 dígitos, la moneda EUR y la cuenta de mayor 11##00 que acaba de crear. Seleccione Grabar. 3. Añada las cuentas bancarias nuevas (para su sociedad) a los códigos nemotécnicos de cuenta. a) Solución para añadir las nuevas cuentas bancarias a los códigos nemotécnicos de cuenta. Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Estructuración → Tesorería manual → Definir código nemotécnico de cuenta. Introduzca AC## como sociedad. Añada un nuevo código nemotécnico de cuenta (##CURR para 11##00 y ##check para 11##01, por ejemplo) a las nuevas cuentas de la sociedad y una descripción. Seleccione Grabar. Continúa en la página siguiente 36 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  45. 45. AC805 Lección: Customizing: Posición de tesorería 4. Añada sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST, utilizando las entradas existentes como base. a) Solución para añadir sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST. Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Estructuración → Clasificaciones → Actualizar estructura. Ahora añada las nuevas cuentas a las clasificaciones (ACBANKEN: 11##00, 11##01 y ACBANK-IST: 11##00). Utilice para ello las funciones de copia. Seleccione, por ejemplo, ##Bank, como concepto de integración. No olvide los ceros iniciales para la cuenta de mayor. Seleccione Grabar. 5. El primer extracto de cuenta para su nueva cuenta muestra un cargo para un cheque emitido. Contabilice esta operación (11##01/11##00). a) Solución para la contabilización de la operación (11##01/11##00). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento de cuenta de mayor. Introduzca AC## como sociedad. Introduzca los datos (11##01/11##00). Debe para un cheque emitido 11##01 Debe 20.000 Fecha valor: hoy 11##00 Haber 20.000 Fecha valor: hoy 6. Llame sus nuevas cuentas en la posición de tesorería. Seleccione la clasificación ACBANK-IST y, a continuación, ACBANKEN. a) Solución para la visualización de los datos en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Introduzca sus selecciones (ACBANK-IST y ACBANKEN). 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 37
  46. 46. Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería AC805 Resumen de la lección Ahora podrá: • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor. 38 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  47. 47. AC805 Resumen del capítulo Resumen del capítulo Ahora podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 39
  48. 48. Resumen del capítulo AC805 40 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  49. 49. Capítulo 2 Registros manuales individuales Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre los registros manuales individuales y las parametrizaciones de Customizing necesarias. Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales ........... 42 Ejercicio 4: Registros manuales individuales ............................ 47 Lección: Customizing: Registros manuales individuales................... 53 Ejercicio 5: Customizing: Registros manuales individuales ........... 57 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 41
  50. 50. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales Resumen de la lección Esta lección trata sobre la aplicación de los registros manuales individuales. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. Ejemplo empresarial Después de haber aprendido a reproducir contabilizaciones bancarias reales en la planificación, desea saber cómo pueden visualizarse en las cuentas bancarias las entradas y salidas de pagos planificadas que no resulten de contabilizaciones bancarias reales. También desea averiguar cómo se tratan los registros individuales introducidos y cómo puede llamarse una lista de algunos o de todos los registros individuales. Gráfico 23: Planificación manual Los registros individuales manuales pueden utilizarse para incluir información suplementaria (es decir, suplementaria a la información de liquidez del sistema) en la planificación a corto plazo. 42 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  51. 51. AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales Esta información adicional implica la emisión y el recibo de pagos que no promueven contabilizaciones reales en la Gestión de caja. Gráfico 24: Creación de registros individuales Los registros individuales de gestión de caja pueden introducirse como registros individuales o mediante el registro rápido. El proceso de registro consta de tres pasos: 1. Datos de tesorería (fecha, cuenta – código nemotécnico de cuenta, fecha de vencimiento si se requiere) 2. Datos sobre el importe (moneda, tipo de cambio, tipo de cotización, etc.) 3. Información adicional (asignación, características, descripción, etc.) La clase de documento de tesorería determina, a través del Customizing, el nivel de entrada, la pantalla y el vencimiento. La fecha de vencimiento muestra durante cuánto tiempo se incluirá el aviso de pago en la planificación. Sólo deberían ser modificables en casos excepcionales, como el aviso de pago de clearing. También es posible definir las características libremente. Le ayudarán a identificar registros rápidamente. La clase de operación agiliza la comparación de avisos de pago y extractos de cuenta. La clase de tesorería es una característica de clasificación única, introducida en todos los registros individuales manuales. Controla el nivel al que se envía un registro individual. Es posible seleccionar tanto un tipo de cambio como un tipo de cotización. Si no se realiza ninguna especificación, el sistema utiliza una cotización media. Puede utilizarse el control de selección de campos para mostrar u ocultar el campo de tipo de cambio. No olvide introducir un signo - para los avisos de pago emitidos. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 43
  52. 52. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Gráfico 25: Modificación de registros individuales mediante listas Los avisos de pago a tratar pueden modificarse, archivarse o reactivarse (=convertirse). Una amplia gama de opciones de selección facilita la búsqueda selectiva de avisos de pago. En la planificación ya no se incluyen los avisos de pago archivados. La clase de documento de tesorería (p. ej., AsC) determina el archivo (p. ej., A) en el que se almacenó el aviso de pago. La clase de archivo puede definirse libremente en el Customizing de la Gestión de caja. Las diferentes clases se diferencian por su tiempo de permanencia. Normalmente, un archivo es suficiente. El tiempo de permanencia indica cuántos meses permanece un registro de datos en el sistema antes de que pueda borrarse por motivos de reorganización. Consejo: Si se modifica la clase de documento de tesorería, el sistema crea un nuevo registro individual y archiva el original. 44 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  53. 53. AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales Gráfico 26: Carga de registros individuales externos Al cargar el programa Registros individuales TR-CM de ficheros a R/3 (en la aplicación, Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Cargar del fichero) se importan los avisos de pago creados fuera del Sistema SAP y se crean en el Sistema SAP. Los datos pueden almacenarse en el servidor de aplicación o en el servidor de presentación. Los avisos de pagos provienen de la estructura FDES_IMPORT. La función Crear estructura para avisos externos (en la aplicación, seleccione Gestión de caja → Herramientas → Crear estructura para avisos externos) puede utilizarse para crear esta estructura como un modelo. Se soportan los siguientes formatos de fichero: XLS (Excel), CSV, TXT, ASCII. Si utiliza el formato de fichero de Microsoft Excel, este programa debe estar instalado en el servidor de presentación. Para importar datos de avisos al Sistema SAP, debe especificar sólo el nombre de archivo y el formato. Consejo: En el caso de la cuenta bancaria, debe introducir el número de cuenta , no el código nemotécnico de cuenta. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 45
  54. 54. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Gráfico 27: Diario de avisos de pago En el diario de avisos, el sistema edita los avisos de pago en listas según los criterios de selección especificados. Puede imprimirse el diario. A diferencia de lo que ocurre en el pool de trabajo, los registros activos y archivados pueden visualizarse en una lista individual. El programa se ha convertido al SAP List Viewer. Puede configurar la lista de salida para que se adapte a sus necesidades específicas. Al hacerlo, puede utilizar las siguientes funciones de SAP List Viewer: • Mostrar u ocultar columnas • Modificar columnas • Determinar criterios de clasificación • Insertar o eliminar totales intermedios Es posible grabar la variante de visualización de lista actual. Podrá utilizarlo otra vez la próxima vez que utilice este programa. 46 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  55. 55. AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales Ejercicio 4: Registros manuales individuales Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Registrar entradas y salidas de pagos notificadas manualmente de manera que sean visibles en la posición de tesorería • Tratar, archivar y seleccionar avisos de pago. Ejemplo empresarial No sólo desea visualizar en la posición de tesorería las contabilizaciones bancarias reales, sino también los datos planificados. Por lo tanto, si en el transcurso del día recibe una llamada de su banco comunicándole que hoy ha entrado un importe de caja elevado, podrá registrar esta operación en forma de aviso de pago aunque aún no haya tenido lugar ninguna contabilización en cuenta de mayor. Tarea: En esta sección se ofrece una descripción más detallada sobre el uso de los registros individuales. 1. A las 10:15, recibe una llamada de su banco (##CURR), que le informa que han recibido 250.000 EUR con hoy como fecha valor. Utilice la clase de documento de tesorería adecuada (BV) para tratar esta información. Al poco tiempo, recibe una llamada del departamento interno de patentes para comunicarle que una comisión de patente de 500.000 EUR vence como muy tarde mañana. Planifique este importe en su cuenta DBGIRO. 2. Verifique sus entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). 3. Desea archivar un registro individual. Llame una lista de las entradas (Tratar registro individual mediante lista). Archive un registro manual individual y analice cómo afecta a la posición de tesorería. Ahora desea llamar sólo este registro archivado (Tratar registro individual mediante lista, clase de archivo A). 4. Reactive el registro y verifique las incidencias en la posición de tesorería. 5. Desea tratar/modificar un registro individual. Por ejemplo, modifique la fecha de planificación para una fecha en el futuro y verifique sus entradas otra vez en la posición de tesorería. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 47
  56. 56. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Solución 4: Registros manuales individuales Tarea: En esta sección se ofrece una descripción más detallada sobre el uso de los registros individuales. 1. A las 10:15, recibe una llamada de su banco (##CURR), que le informa que han recibido 250.000 EUR con hoy como fecha valor. Utilice la clase de documento de tesorería adecuada (BV) para tratar esta información. Al poco tiempo, recibe una llamada del departamento interno de patentes para comunicarle que una comisión de patente de 500.000 EUR vence como muy tarde mañana. Planifique este importe en su cuenta DBGIRO. a) Solución para la creación de registros manuales individuales. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Crear. Introduzca BV (avisos confirmados) como clase de documento de tesorería y seleccione Intro o Entrada individual. Seleccione la fecha actual o fecha del día siguiente como fecha valor. Introduzca el código nemotécnico de cuenta y un importe. Atención: Recuerde utilizar signos negativos cuando resulte necesario. Desde la posición de tesorería también puede crear un registro individual: Seleccione Entorno → Crear registro individual o Registro individual. Introduzca los valores siguientes: Entrada de fondos BV Fecha valor: hoy 250.000 ##CURR Salida de fondos BV Fecha valor: mañana 500.000 - DBGIRO Continúa en la página siguiente 48 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  57. 57. AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales 2. Verifique sus entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). a) Solución para la verificación de entradas en la posición de tesorería (clasificación “ACBANKEN”). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Clasificación: “ACBANKEN” 3. Desea archivar un registro individual. Llame una lista de las entradas (Tratar registro individual mediante lista). Archive un registro manual individual y analice cómo afecta a la posición de tesorería. Ahora desea llamar sólo este registro archivado (Tratar registro individual mediante lista, clase de archivo A). a) Solución para el archivo de un registro individual. Visualizar las entradas en forma de lista: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y ejecute el programa. A continuación seleccione el aviso de pago a archivar y pulse Convertir. Tenga en cuenta el mensaje que le informa acerca del archivo de un registro individual. Visualización del registro archivado: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y la clase de archivo A, a continuación ejecute el programa. Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 49
  58. 58. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 4. Reactive el registro y verifique las incidencias en la posición de tesorería. a) Solución para la reactivación de registros manuales individuales Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y la clase de archivo A, a continuación ejecute el programa. A continuación seleccione el aviso de pago que desea reactivar y pulse Traslado de cuenta. Tenga en cuenta el mensaje que le informa acerca de la reactivación de un registro individual. Visualización de los efectos en la posición de tesorería: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Continúa en la página siguiente 50 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  59. 59. AC805 Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales 5. Desea tratar/modificar un registro individual. Por ejemplo, modifique la fecha de planificación para una fecha en el futuro y verifique sus entradas otra vez en la posición de tesorería. a) Solución para la edición/modificación de registros individuales. Modificación de datos: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y ejecute el programa. Seleccione y marque el aviso de pago necesario. Seleccione Visualizar registro individual (F2) y, a continuación, Modificar registro individual (F6). Introduzca y grabe los datos nuevos (F11). Visualizar el registro modificado: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. A continuación, introduzca el rango de datos necesario (Fecha valor de ... a ...) y ejecute el programa de nuevo. Visualización de los efectos en la posición de tesorería: Seleccione SAP Easy Access – Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 51
  60. 60. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Resumen de la lección Ahora podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. 52 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  61. 61. AC805 Lección: Customizing: Registros manuales individuales Lección: Customizing: Registros manuales individuales Resumen de la lección Ahora que se ha explicado la función de los registros manuales individuales en la aplicación, esta lección trata del Customizing. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático Ejemplo empresarial Antes de poder trabajar con avisos de pago manuales, deben realizarse determinadas parametrizaciones en el Customizing. Al crear clases de documentos de tesorería que identifican los avisos de pago individuales, se realizan varias asignaciones simultáneas. Gráfico 28: Clases de documentos de tesorería La clase de documento de tesorería o el aviso de pago pueden definirse libremente. Esto determina otras características de los registros individuales (nivel, clase de archivo, posiblemente también vencimiento, rango de números y selección de campo). Es la característica de clasificación más importante. Es posible utilizar diferentes clases de documentos de tesorería para indicar la probabilidad de aparición de las operaciones. El nivel le permite realizar un análisis cualitativo del valor de una partida plan. Debería existir una relación 1:1 con la clase de documento de tesorería, de manera que la clase de registro individual esté compensada. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 53
  62. 62. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 La clase de archivo determina el tiempo de permanencia de una partida planificada manualmente en el archivo antes de su reorganización/eliminación. El indicador Vencimiento automático determina si los registros manuales de una clase de documento de tesorería vencen automáticamente ("X") al alcanzar la fecha de vencimiento. También se debe definir el intervalo de números con anterioridad. El rango de números controla la asignación de números para registros individuales. La barra de selección de campos se utiliza para controlar los campos que están listos para la entrada. Gráfico 29: Tiempo de permanencia del archivo La clase de archivo puede definirse libremente en el Customizing. El tiempo de permanencia se indica en meses. Los registros individuales que han permanecido en el archivo superando el tiempo de permanencia se eliminan durante la siguiente ejecución de reorganización. Normalmente, un archivo es suficiente. Gráfico 30: Ejemplos 54 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  63. 63. AC805 Lección: Customizing: Registros manuales individuales 1) El aviso de pago puede archivarse manualmente o puede reorganizarse cuando haya transcurrido la duración del archivo (es el escenario más habitual). 2) El aviso de pago ya no se incluye en la posición de tesorería cuando la fecha CPU es posterior a la fecha de vencimiento. Puede archivarse manualmente o reorganizarse: - Después de llegar a la fecha de vencimiento - Después de vencer la duración del archivo 3) La reorganización no es posible; se efectúa después de llegar a la fecha de vencimiento. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 55
  64. 64. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 56 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  65. 65. AC805 Lección: Customizing: Registros manuales individuales Ejercicio 5: Customizing: Registros manuales individuales Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar la nueva clase de tesorería Ejemplo empresarial Las clases de documento de tesorería proporcionadas por SAP no cubren todas sus necesidades. Por este motivo, desea crear una nueva clase de documento de tesorería. Tarea: 1. Cree el nivel de tesorería ## (registro individual GR##) para la posición de tesorería y la clase de documento de tesorería ## (registro individual GR##) (## = el número de su grupo). Sólo debería ser posible una ejecución de archivo (sin vencimiento automático.) Utilice la clase de archivo A. Debe poder introducir texto en el campo de texto (status de campo). 2. Hacia las 10:15 recibe la llamada de un cliente comunicándole que ha autorizado un pago de 1.000.000 a su cuenta bancaria (11##00) y que está a la espera de recibir un abono el día siguiente. Registre este abono con la nueva clase de documento de tesorería. 3. Visualice este trabajo de planificación en la posición de tesorería (clasificación “ACBANKEN”). 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 57
  66. 66. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Solución 5: Customizing: Registros manuales individuales Tarea: 1. Cree el nivel de tesorería ## (registro individual GR##) para la posición de tesorería y la clase de documento de tesorería ## (registro individual GR##) (## = el número de su grupo). Sólo debería ser posible una ejecución de archivo (sin vencimiento automático.) Utilice la clase de archivo A. Debe poder introducir texto en el campo de texto (status de campo). a) Solución para la creación del nivel de tesorería ## y la clase de documento de tesorería ##. Definir nivel de tesorería: Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Datos maestros → Cuentas de mayor → Definir niveles de tesorería. Copie o introduzca los datos nuevos. Seleccione el nivel ## y la denominación Partida individual GR##. Utilice el símbolo de origen BNK (contabilidad bancaria). Definir clase de documento de tesorería: Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Estructuración → Tesorería manual → Definir clases de documento de tesorería. Copie o introduzca los datos nuevos. Para la clase de documento de tesorería, seleccione la misma denominación del nivel de tesorería (##). El registro individual sólo debe archivarse (no marque un vencimiento automático). Introduzca la clase de archivo A y el rango de números 01. Definición de status de campo puede utilizarse para fijar el status de visualización de los campos de entrada individuales (por ejemplo, fijar el texto en “Entrada obligatoria”). Tenga en cuenta que cuando el sistema copia las clases de documento de tesorería existentes, también copia su status de campo. Si selecciona Entradas nuevas, deberá fijar el status de campo completo desde cero. Continúa en la página siguiente 58 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  67. 67. AC805 Lección: Customizing: Registros manuales individuales 2. Hacia las 10:15 recibe la llamada de un cliente comunicándole que ha autorizado un pago de 1.000.000 a su cuenta bancaria (11##00) y que está a la espera de recibir un abono el día siguiente. Registre este abono con la nueva clase de documento de tesorería. a) Solución para el registro de un registro individual. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Crear. Introduzca los datos (código nemotécnico de cuenta: ##CURR; clase de documento de tesorería ##, fecha valor mañana). Desde la posición de tesorería también puede crear un registro individual. 3. Visualice este trabajo de planificación en la posición de tesorería (clasificación “ACBANKEN”). a) Solución para la visualización de los datos en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 59
  68. 68. Capítulo 2: Registros manuales individuales AC805 Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático 60 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  69. 69. AC805 Resumen del capítulo Resumen del capítulo Ahora podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 61
  70. 70. Resumen del capítulo AC805 62 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  71. 71. Capítulo 3 Presentación de cheques al cobro Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre el procedimiento de presentación de cheques al cobro y las actividades de Customizing necesarias. Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro • Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. • Crear y ejecutar juegos de datos batch input • Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores). • Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. • Crear variantes de pantalla. Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro ......... 64 Ejercicio 6: Presentación de cheques al cobro.......................... 71 Lección: Customizing: Presentación de cheques al cobro................. 79 Ejercicio 7: Customizing: Presentación de cheques al cobro ......... 83 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 63
  72. 72. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Resumen de la lección Esta lección trata sobre el procedimiento de presentación de cheques al cobro. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro • Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. • Crear y ejecutar juegos de datos batch input • Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores). Ejemplo empresarial Se presenta al cobro una serie de cheques en su empresa, que deben compensarse en la entrada en contabilidad de deudores. El usuario decide trabajar con la herramienta de presentación de cheques al cobro de manera que las partidas abiertas en deudores se compensen inmediatamente. Gráfico 31: Presentación de cheques al cobro: Procedimiento Puede utilizarse la función de presentación de cheques al cobro en Gestión de caja de SAP para registrar los cheques recibidos por la empresa. 64 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  73. 73. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro La presentación manual de cheques al cobro es una “herramienta de entrada rápida” que reduce considerablemente el trabajo manual que implica la entrada de cheques. Sólo se registran los cheques recibidos, pero no los registros de contabilizaciones. El sistema realiza automáticamente las contabilizaciones en la cuenta bancaria de compensación y en la cuenta de deudor junto con la compensación de pagos. A continuación dispone de dos opciones: • Contabilización inmediata • Crear y, a continuación, ejecutar un juego de datos batch input El tratamiento posterior también es diferente en función de la opción que seleccione. Al finalizar el registro de los cheques, hay funciones adicionales disponibles para poderlos tratar posteriormente. Por ejemplo, es posible imprimir una lista de presentación de cheques al cobro y presentarla en el banco junto con los cheques. La lista de presentación de cheques al cobro está escrita, pero no contabilizada, después de grabar los cheques en la base de datos. Pueden realizarse cambios en la lista mientras ésta mantenga el status actual. Cuando se ha iniciado el proceso de contabilización ya no es posible realizar modificaciones. Gráfico 32: Imputación 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 65
  74. 74. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Procedimiento: 1. Registrar cheques. Recuerde que debe incluir información para compensaciones. Crear un juego de datos batch input 2. Ejecutar el modo libro auxiliar. Contabilizaciones en cuentas bancarias de compensación (cheques entrantes) y a la contabilidad auxiliar (compensación de deudor). 3. Imprima la lista de presentación de cheques al cobro y preséntela en el banco junto con los cheques. 4. Importe el extracto de cuenta: contabilizaciones bancarias (compensando las cuentas de compensación si es necesario). Gráfico 33: Proceso de presentación de cheques al cobro: Pantalla de entrada | Esta pantalla aparece la primera vez que se introduce un extracto de cuenta. A continuación, estipule la variante de imputación. Esta es la variante de inicio y determina los campos que se visualizan cuando se introducen cheques realmente. La variante de imputación puede modificarse en cualquier momento a lo largo del tratamiento. La variante de inicio especifica la variante de imputación para las contabilizaciones individuales. Puede utilizarse el Customizing para crear pantallas de entrada (variantes) propias. Si se selecciona la determinación de bancos interna, el sistema identifica el banco mediante la denominación interna en lugar del código bancario y número de cuenta externo. Puede utilizarse cualquiera de los dos, en función de las preferencias de la empresa. Los IDs de matchcode "D" así como el contenido de los campos Matchcode de deudores en la pantalla siguiente crean el matchcode de las cuentas de deudor buscadas por el sistema (determinación de cuentas para la compensación de pago). 66 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  75. 75. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Otra clase de tratamiento determina si las contabilizaciones del juego de datos batch input se realizan online o como job de fondo. Fecha valor de operación: La fecha valor de la entrada de cheque se copia en las contabilizaciones. Especifique una identificación de formulario si desea utilizar un formulario que difiera del formulario estándar para la lista de cheques presentados al cobro. Gráfico 34: Proceso de presentación de cheques al cobro: Pantalla de entrada II Indique los datos siguientes en la imagen inicial: Grupo: Este indicador se utiliza para diferenciar entre listas de cheques presentados al cobro. Por ejemplo, pueden combinarse cheques entrantes dentro de las agrupaciones por banco propio. El grupo es un concepto a elegir libremente para diferenciar entre las distintas listas de cheques presentados al cobro (básicamente, un “nombre” para la lista de cheques presentados al cobro), por cuenta bancaria, nombre de la persona que efectuó el registro, hora. Operación: La operación controla la contabilización. Las reglas se introducen cuando el sistema se ha adaptado a las necesidades específicas del cliente. Fecha contabilización: Introduzca de los documentos que se contabilizarán. Fecha valor: Introduzca la fecha prevista en el extracto de cuenta (puede trasladarse a los documentos que se contabilizarán). Nota: Debido a los distintos métodos de asignación de fecha valor es preciso crear una lista propia por moneda (o por fecha valor). 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 67
  76. 76. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Gráfico 35: Lista de cheques presentados al cobro Las variantes de imputación (variantes iniciales) determinan los campos que se visualizan durante la entrada. En la imagen de entrada aparecen diferentes campos de imputación en función de las variantes de imputación que se estén utilizando. Entre otras cosas, el número de campos de imputación de una variante regula si hay 1, 2 o 3 líneas disponibles para cada registro individual. Defina las variantes del Customizing y podrá modificarlas en cualquier momento durante el tratamiento. Si se utilizan más campos de imputación de los que están disponibles en la variante actual, se mostrará en un campo adicional. Por ejemplo, es posible registrar varios números de documento y diferentes importes de factura para un registro individual. Esto resulta útil si un deudor utiliza un cheque para compensar varias facturas. Un campo de imputación para el que se ha indicado más de un valor quedará resaltado en la visualización. 68 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  77. 77. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Gráfico 36: Presentación cheques al cobro: Impresión y resumen La lista de cheques presentados al cobro puede imprimirse directamente desde la pantalla de entrada. También puede imprimirse una lista de totales que cubra varios cheques presentados al cobro. La opción Imprimir permite visualizar el formulario para su impresión. Puede utilizarse el resumen para obtener una visión general de sus cheques presentados al cobro. Contiene los datos siguientes: • Fecha introducida • Introducidos por • Nombre de grupo • Sociedad y moneda • Importe total • Status de tratamiento Pueden observarse los progresos de la contabilización de cheques presentados al cobro mediante el status de tratamiento.. Si se han realizado tanto las contabilizaciones como las contabilizaciones de compensación, el status será Contabilización completa. El status de contabilización incompleto aparecerá sólo si se han realizado las contabilizaciones de cuenta bancaria. Si no ha tenido lugar ninguna contabilización, el status será Creado. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 69
  78. 78. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Gráfico 37: Creación de contabilizaciones Las contabilizaciones pueden generarse automáticamente o mediante juegos de datos batch input. La opción Contabilizar crea inmediatamente los juegos de datos batch input con las contabilizaciones para las cuentas de una contabilidad auxiliar. Puede ejecutar los juegos de datos por separado o en bloque, online o en proceso de fondo (batch). El log muestra la estadística del tratamiento así como posibles operaciones erróneas. Las operaciones incorrectas, que no se han tratado debido a una información para compensaciones inadecuada, deben tratarse posteriormente. Si se utilizan juegos de datos batch input, deberá volverlas a ejecutar de forma online. Si se utilizan contabilizaciones inmediatas, deberá tratar posteriormente los avisos de pago. 70 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  79. 79. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Ejercicio 6: Presentación de cheques al cobro Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Registrar una lista presentación de cheques al cobro en el sistema y contabilizarla. Ejemplo empresarial Su empresa tiene un volumen elevado de cheques recibidos. Por este motivo, ha decidido trabajar con la función de presentación de cheques al cobro manual. Tarea: Contabilice las siguientes operaciones 1. Contabilice una factura emitida: Fecha de documento: -11 días Fecha de contabilización: -10 días Deudor: T-F00B00 Importe: 10.000,- IVA repercutido: 16% - interior (AN) Condiciones de pago: a pagar de inmediato sin reducción (ZB00) Utilice la cuenta 800200 (ingresos, por ejemplo, sin transferencia a CO-PA) para la contabilización de contrapartida. Consejo: Apunte el número de documento. 2. El deudor paga con cheque (10.000) y especifica el número de documento. Seleccione la variante de entrada SAP01 y ejecute otros tratamientos en una sesión de batch input (creación online). Registre este cheque para su cuenta corriente mediante la Determ.bcos.interna (ID bancaria 1000, ID de cuenta 1000). Grupo: Nombre propio Fecha de contabilización: Hoy Fecha valor: Mañana Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 71
  80. 80. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Nombre del juego de datos: NEBU## Seleccione la operación 0002 Presentación de cheques al cobro directa. Especifique también el número de documento. 3. Cree el modo para la contabilidad auxiliar. 4. Llame la presentación preliminar de la lista de cheques presentados al cobro (dispositivo de salida LP01). 5. Ejecute el juego de datos batch input para actualizarlo. 6. Verifique las operaciones en la cuenta de deudores T-F00B00 o las cuentas bancarias. Apunte el número de documento en la cuenta 113108. 7. Observe cómo esto afecta a la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). 72 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  81. 81. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Solución 6: Presentación de cheques al cobro Tarea: Contabilice las siguientes operaciones 1. Contabilice una factura emitida: Fecha de documento: -11 días Fecha de contabilización: -10 días Deudor: T-F00B00 Importe: 10.000,- IVA repercutido: 16% - interior (AN) Condiciones de pago: a pagar de inmediato sin reducción (ZB00) Utilice la cuenta 800200 (ingresos, por ejemplo, sin transferencia a CO-PA) para la contabilización de contrapartida. Consejo: Apunte el número de documento. a) Solución para la contabilización de una factura emitida. Seleccione SAP Easy Access – Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura → Sociedad: AC##. Nombre de campo o tipo de datos Valores Deudor T-F00B00 Fecha de la factura <-11 días> Fecha contabilización -10 días Importe 10.000 EUR IVA repercutido 16% - Interior (A1) Calcular impuestos Fije el indicador Condiciones de pago a pagar de inmediato sin reducción (ZB00) Cuenta mayor 800200 Importe 10.000 EUR Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 73
  82. 82. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 2. El deudor paga con cheque (10.000) y especifica el número de documento. Seleccione la variante de entrada SAP01 y ejecute otros tratamientos en una sesión de batch input (creación online). Registre este cheque para su cuenta corriente mediante la Determ.bcos.interna (ID bancaria 1000, ID de cuenta 1000). Grupo: Nombre propio Fecha de contabilización: Hoy Fecha valor: Mañana Nombre del juego de datos: NEBU## Seleccione la operación 0002 Presentación de cheques al cobro directa. Continúa en la página siguiente 74 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  83. 83. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Especifique también el número de documento. a) Solución para el registro de una lista de cheques presentados al cobro. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Presentación cheques manual → Registrar. Introduzca los datos. Luego seleccione el número de documento y/o el nombre de deudor AC805 para compensar la partida abierta. Nombre de campo o tipo de datos Valores Determ.bcos.interna Fije el indicador Variante de inicio SAP01 Clase tratam.post. 1- como batch input Sociedad AC## Banco propio 1000 ID de cuenta 1000 Grupo <Denominación propia> Operación 0002 (presentación de cheques al cobro en cuenta) Fecha contabilización <hoy> Fecha valor <mañana> Moneda EUR NomJDatosContabAux NEBU## Importe 10.000,- Nº cheque 123 Número de documento <número de documento factura> Librador AC805 La grabación de la lista crea la lista de cheques presentados al cobro. Éstos se pueden modificar o añadir a la lista libremente. Continúa en la página siguiente 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 75
  84. 84. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 3. Cree el modo para la contabilidad auxiliar. a) Solución para la creación de los juegos de datos. Véase el menú de la solución 1-2. . . La grabación de la lista por segunda vez crea el modo auxiliar NEBU##. O bien, seleccione el siguiente menú: Seleccione → Operación de presentación de cheques al cobro → Contabilización → Lista individual. 4. Llame la presentación preliminar de la lista de cheques presentados al cobro (dispositivo de salida LP01). a) Solución para la visualización de la lista de cheques presentados al cobro. Véase el menú de la solución 1-2. . . Seleccione → Operación de presentación de cheques al cobro → Imprimir listas individuales (Dispositivo de salida LP01) → Presentación preliminar. 5. Ejecute el juego de datos batch input para actualizarlo. a) Solución para la actualización de los juegos de datos. Seleccione Sistema → Servicios → Batch Input → Carpetas → Seleccionar modo NEBU## → Ejecutar – Ejecutar visible. Los 10.000 EUR están contabilizados en la cuenta bancaria de compensación 113108 (cheque recibido), en el deudor T-F00B00, que se compensa al mismo tiempo. Continúa en la página siguiente 76 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  85. 85. AC805 Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro 6. Verifique las operaciones en la cuenta de deudores T-F00B00 o las cuentas bancarias. Apunte el número de documento en la cuenta 113108. a) Solución para verificar las operaciones en la cuenta de deudores T-TF00B00 o la cuenta bancaria. Cuenta deudor Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/Modificar partidas. Introduzca el número de cuenta. Marque “Partidas compensadas: Fecha de compensación fecha de hoy”. Cuenta mayor Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar/modificar partidas. Introduzca el número de cuenta 113108. Marque Partidas abiertas – Abiertas en fecha clave: hoy. 7. Observe cómo esto afecta a la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). a) Solución para la verificación de las consecuencias en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). Consejo: Véanse los ejercicios previos. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 77
  86. 86. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro • Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. • Crear y ejecutar juegos de datos batch input • Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores). 78 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2
  87. 87. AC805 Lección: Customizing: Presentación de cheques al cobro Lección: Customizing: Presentación de cheques al cobro Resumen de la lección Esta lección trata sobre el Customizing del procedimiento de presentación de cheques al cobro. Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. • Crear variantes de pantalla. Ejemplo empresarial Tras haber decidido utilizar la función de presentación de cheques al cobro en su empresa, es preciso efectuar las parametrizaciones del sistema necesarias. Gráfico 38: Proceso del Customizing – Operaciones / Reglas de contabilización En el primer paso se definen las reglas de contabilización (operaciones internas). Las reglas de contabilización representan las operaciones de contabilización típicas de la presentación de cheques al cobro. 2005/Q2 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 79
  88. 88. Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro AC805 La asignación de una regla de contabilización a una operación utilizada en la aplicación también posibilita la actualización de la operación para la presentación de cheques al cobro. La denominación de la operación puede definirse libremente. La denominación de la operación se define en el campo Operación de la imagen inicial de la presentación de cheques al cobro. Fecha valor de operación: Denominación de la regla que determina la fecha valor desde la fecha de contabilización (p. ej., fecha de contabilización + 2 días). La regla se define con las condiciones bancarias. La utilización de reglas de contabilización tiene efecto en la determinación de cuentas. El sistema utiliza la operación interna para determinar la información necesaria para la contabilización (claves de contabilización, cuentas, clase de documento, etc.). Las partidas de extractos de cuenta seleccionadas para compensación pueden contabilizarse en cuenta. Esto puede suponer una ventaja si se ha identificado el deudor de la compensación original y el pago puede contabilizarse en el libro de deudor para su posterior compensación. Además, se puede acceder a las cuentas bancarias de compensación dentro del sistema para la contabilización de cuentas. Gráfico 39: Determinación de cuentas y contabilizaciones Este gráfico muestra un ejemplo en el que, por razones organizativas, las contabilizaciones bancarias y auxiliares deberán generarse cuando se presente un cheque para el cobro. 80 © 2005 SAP AG. Reservados todos los derechos. 2005/Q2

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