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MANDATO DEL PROYECTO
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Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
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Capacitación del personal administrativo del
Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de
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ofimáticas

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  1. 1. ACONBA CONSULTORES MANDATO DEL PROYECTO “Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas” Información del documento Status del documento Iniciado Versión 1.0 Fecha 21 de Noviembre del 2013 Nombre del documento Mandato del Proyecto
  2. 2. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Índice Mandato del proyecto .............................................................................................. 1 Planteamiento del problema .................................................................................... 3 Objetivos ................................................................................................................. 4 Alcances .................................................................................................................. 5 Entregables propuestos ........................................................................................ 11 Calendario ............................................................................................................. 12 Informes provisionales y definitivos ....................................................................... 14 Exclusiones ........................................................................................................... 15 Restricciones ......................................................................................................... 16 Contactos y direcciones ........................................................................................ 17 Tipo de proyecto.................................................................................................... 18 Riesgos de no llevar a cabo el proyecto ................................................................ 19 Beneficios .............................................................................................................. 20 Revisión no. 2 Página 2 de 20
  3. 3. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Planteamiento del problema Debido al gran desarrollo de tecnologías hoy en día y dado que el Instituto Tecnológico de Tuxtepec es una institución vanguardista que ofrece carreras en sistemas e informática, el personal con el que cuenta y que labora en dicha institución debe estar bien capacitado. En una organización, todo el equipo de trabajo es importante (sin importar su nivel jerárquico) pero es fundamental que el departamento administrativo se encuentre en sintonía con el uso e implementación de las tecnologías de información, ya que a través de estos medios facilitan su desempeño laboral y por ende benefician a la institución agilizando procesos y desarrollando actividades de forma sistematizada. La falta de uso e implementación de las TIC`s evita que los procedimientos de desarrollo de actividades del personal administrativo (secretarias) sea agilizado. Se estima que de una población de treinta (30) secretarias que laboran en la institución en el diseño de documentación a través de equipos de cómputo y principalmente utilizando la paquetería de office, en una encuesta realizada a veinte (20) del total antes mencionado, logramos saber que el 75% (15) de las personas encuestadas, no conocen por completo todas las herramientas con que cuenta el editor de textos (Word), el editor de hojas de cálculo (Excel), así como el generador de correspondencia (Outlook). En base a las actividades que desempeñan pudimos constatar que solo están familiarizadas con Microsoft Word y Excel aunque no al cien por ciento. Debido a que el personal de secretarias en conjunto no cuenta con el conocimiento adecuado sobre la ofimática, desconocen los beneficios de dicha paquetería así como el gran número de herramientas o aplicaciones que les permitirían desarrollar actividades de forma eficiente y sistemáticamente. Revisión no. 2 Página 3 de 20
  4. 4. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Objetivos Objetivo General Capacitar al personal administrativo (secretarias) del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas. Objetivos Específicos Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas propias del Instituto Tecnológico de Tuxtepec. Agilizar la captura de datos del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec. Desarrollar el crecimiento laboral del personal administrativo y con ello, las oportunidades para que éste sea tomado en cuenta en otras funciones. Fomentar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en la utilización de las ofimáticas y otras herramientas de apoyo. Eliminar los temores a la incompetencia o ignorancia laboral. Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas. Revisión no. 2 Página 4 de 20
  5. 5. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Alcances Organizativo La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas abarca a todas las secretarias de la institución, por lo tanto, nuestro proyecto tiene un alcance a nivel institucional. Funcional Módulo 1. Ofrecer un curso de nivel medio-avanzado en el uso del procesador de textos: “Microsoft Office Word”. 1.1 Introducción a Microsoft Office Word En este apartado iniciaremos con una descripción rápida de los elementos básicos que componen a Word (barra de herramientas, barra de tareas, menús, combinación de teclas, etc.), así como las operaciones básicas de edición, y cómo utilizar „Ayuda de Word‟ como apoyo. 1.2 Administración de Documentos Este apartado abarcará la creación de documentos, cómo guardar los documentos, abrirlos desde el programa, crear carpetas, trabajar con varios documentos de manera simultánea, renombrar documentos, cerrar documentos y la aplicación, y eliminar documentos. 1.3 Edición de textos y formato de caracteres y párrafos Revisión no. 2 Página 5 de 20
  6. 6. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Éste tema contendrá las acciones de insertar, seleccionar y eliminar texto; deshacer errores, cortar y pegar, desplazarse por un documento, buscar, y buscar y reemplazar. También explicaremos el formato de los caracteres, el tipo de fuente, y funciones especiales. En los párrafos veremos sangrías, alineación, espaciado entre líneas y párrafos y tabulaciones. 1.4 Diseño, impresión y visualización de documentos Este tema contiene salto de página, configurar página, encabezados y pie de página, bordes de página, se explicará la utilización de las herramientas de edición y corrección, las distintas formas de ver un documento, vista preliminar, y cómo imprimir un documento. 1.5 Formato de Estilos, plantillas, columnas y tablas y manejo de gráficos En éste apartado hablaremos sobre el conocimiento, aplicación, modificación y creación de estilos, creación, utilización y modificación de plantillas, inserción, edición, presentación y barra de herramientas de tablas, así como la inserción y manipulación de imágenes y autoformas. Módulo 2. Aplicar en forma correcta las herramientas proporcionadas por “Microsoft Excel” para elaborar hojas de cálculo con fórmulas estándar básicas, incorporando gráficos con el formato adecuado. 2.1 Introducción a Excel Describiremos a manera de introducción, los elementos básicos que contiene Excel, el desplazamiento, selección, operaciones básicas y la información que se proporciona en la barra de estado. 2.2 Organización de documentos y formato de hojas de cálculo En ésta sección tocaremos los siguientes subtemas: Revisión no. 2 Página 6 de 20
  7. 7. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 o Crear un libro de trabajo o Abrir un libro de trabajo ya existente o Guardar un libro de trabajo o Copias de seguridad o Proteger libros de trabajo o Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación o Abrir varios libros de trabajo a la vez o formato de celdas: Fuente o Alineación del contenido de celdas o Bordes o Tramas o Formato de Números y texto o Protección de celdas o Formato de filas y columnas o Alto de fila o Auto ajustar o Ocultación de filas y columnas o Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas 2.3 Operaciones básicas de edición; ortografía y gramática; impresión Este apartado contendrá: o Operaciones básicas de Edición o Traslado de información. o Llenado de celdas y creación de series. o Borrado de contenido y formato de celdas. o Inserción de celdas, filas y columnas. o Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja. o Verificación de la ortografía y autocorrección. Revisión no. 2 Página 7 de 20
  8. 8. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 o Configurar página. o Imprimir. o Encabezado y pie de página. 2.4 Fórmulas y funciones Creación de fórmulas, referencia a celdas, nombres de celdas y rangos, corrección de errores, principales funciones y uso de funciones. 2.5 Gráficos y organización de información mediante listas o Creación y modificación de gráficos. o Formateado de los elementos de un gráfico. o Personalización de gráficos. o Edición de datos en gráficos. o Definición y mantenimiento de una lista. o Ordenar listas. o Validación de entrada de datos. o Uso de filtros dentro de una lista. Módulo 3. Capacitación en el uso del generador de correspondencia “Microsoft Outlook” 3.1 Introducción y conceptos básicos de Microsoft Outlook Explicaremos con detalle las barras de tareas, la barra de Outlook, la lista de carpetas, el visor de información, trabajar con las carpetas de Outlook, ver datos en el visor de información, cambiar vistas, introducir datos, utilizar formularios para introducir datos e imprimir en Outlook. 3.2 Utilización del correo electrónico Revisión no. 2 Página 8 de 20
  9. 9. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Éste tema será muy extenso y de demasiada práctica, contendrá los siguientes temas: o Cuentas de correo electrónico. o Crear y enviar correo electrónico. o Introducir direcciones de correo electrónico. o Seleccionar una libreta de direcciones y una dirección. o Introducir las direcciones manualmente. o Crear un contacto a partir de una dirección de correo electrónico. o Crear y utilizar listas de distribución (grupos). o Dar formato a mensajes. o Seleccionar un formato. o Configurar el formato. o Seleccionar fuentes. o Seleccionar fondo y fuentes de un mensaje de correo electrónico de Word. o Firmas personalizadas. o Inserta archivos y elementos en los mensajes. o Copia de un archivo. o Texto de un archivo. o Hipervínculo. o Crear y utilizar grupos para enviar y recibir. o Abrir y responder correo. o Reenviar mensajes. o Organizar mensajes de correo electrónico. o Correo no deseado y con contenido para adultos. Revisión no. 2 Página 9 de 20
  10. 10. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Temporal La capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec tendrá una duración aproximada de 54 días, sin contar los posibles retrasos que se puedan presentar por distintas causas. Costes El curso de capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec tendrá un costo de $2,500 por persona, es decir, $75,000 en total. Establecimos éste costo considerando los viáticos de los capacitadores, el temario, las prácticas y actividades de apoyo, los manuales que entregaremos por cada departamento, y la constancia del curso de capacitación que otorgaremos al término. Revisión no. 2 Página 10 de 20
  11. 11. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Entregables propuestos Al inicio del curso de capacitación proporcionaremos a los participantes un temario con todo lo que realizaremos durante el mismo. Durante el curso les daremos apuntes, prácticas de apoyo y actividades. Al finalizar la capacitación, se otorgará un manual digital en cada departamento, para cualquier duda que se pueda presentar posteriormente al curso de capacitación. Posteriormente, entregaremos una constancia del curso de capacitación, avalado por la empresa consultora y autoridades de la institución. Revisión no. 2 Página 11 de 20
  12. 12. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Calendario EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) Actividades Tareas Tiempo de realización Quién lleva a cabo Evaluación de necesidades Llevar a cabo entrevistas a personal administrativo. 7 días Andrés Contreras, Daniela Balbuena Identificación del Problema Realizar entrevistas a jefes de departamento sobre los requerimientos que debe contener la capacitación. 3 días Andrés Contreras Escribir los objetivos En base a lo obtenido en el análisis, redactar los objetivos 2 días Andrés Contreras Basado en las entrevistas a jefes de departamento, elaborar el temario que se tomará en cuenta en la capacitación. 3 días Osvaldo Apolinar Planear la instrucción Ya con el temario, llevar a cabo la planeación del curso. 2 días Osvaldo Apolinar; Andrés Contreras Identificar los recursos En base a las entrevistas a jefes de departamento, identificar los recursos necesarios para realizar la capacitación (materiales, proyectores, computadoras, etc.). 2 días Daniela Balbuena; Osvaldo Apolinar Desarrollar el programa. Fases En base al temario, llevar a cabo el desarrollo del programa que se verá en la capacitación. 3 días Andrés Contreras Desarrollar prácticos. Verificar los ejercicios prácticos y las actividades que se realizaran durante la capacitación, en base al programa. 3 días Osvaldo Apolinar Análisis Desarrollar los evaluar temas a Diseño Desarrollo los ejercicios Revisión no. 2 Crear el ambiente aprendizaje. de Crear las condiciones adecuadas para la capacitación: acomodar el mobiliario, verificar la iluminación, ergonomía, y clima del lugar donde se llevará a cabo dicho evento. Página 12 de 20 2 días Osvaldo Apolinar
  13. 13. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Implementación Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Capacitación del personal administrativo. Encuestas a participantes Evaluación Evaluación conocimientos de Interpretación de los resultados de la evaluación Revisión no. 2 Llevar a cabo la capacitación 21 días Osvaldo Apolinar Realizar encuestas a los participantes del curso de capacitación de tal manera que obtengamos un resultado general de la capacitación impartida. 1 día Daniela Balbuena Aplicar una evaluación de los conocimientos adquiridos durante la capacitación. 1 día Osvaldo Apolinar Analizar los resultados de la evaluación. 3 días Andrés Contreras; Osvaldo Apolinar Página 13 de 20
  14. 14. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Informes provisionales y definitivos Provisionales Fecha de entrega Definitivos Fecha de Entrega Listas de asistencia Evaluaciones por módulo Reportes de avance a jefes de departamento 17 de Enero 28 de Enero 8 de Febrero 17 de Enero 28 de Enero Boleta de calificaciones (resultados de 18 de Febrero evaluaciones) y listas del 2014 de asistencia 8 de Febrero (Entregados cada semana) Revisión no. 2 Página 14 de 20
  15. 15. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Exclusiones Nuestro equipo de trabajo no se compromete a crear expertos en el manejo de la paquetería básica de Microsoft Office 2013(Microsoft Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook). Sin embargo, las personas que reciban el curso de capacitación aprenderán a manejarla de manera fácil y sin complicaciones y en caso de que exista algún problema, podrán solucionarlo. Revisión no. 2 Página 15 de 20
  16. 16. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Restricciones Cada participante del curso de capacitación deberá presentar una identificación, para avalar que es parte del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec. El personal que tome el curso de capacitación deberá contar con un equipo de cómputo que tenga instalada la paquetería de Microsoft Office 2013: Microsoft Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook. Revisión no. 2 Página 16 de 20
  17. 17. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Elaborado por: Contactos y direcciones Puesto Nombre Dirección Teléfono Correo Electrónico Jefe de Daniela Fracc. Lomas Altas Calle Proyecto Gpe. Lomas de San Juan no. 23 Balbuena dani- Tuxtepec, Oax. 2871118967 513@hotmail.com Saldivar Capacitador Centro, San José Chiltepec, González Andrés G. Calzada Víctor Bravo Ahuja s/n Fracc. Los Ángeles 1era. Antonio 2871107061 osvag_24@hotmail.c Oax. Contreras Revisión no. 2 Calle Pino Suárez no. 151 Col. Apolinar Analista Osvaldo Etapa, Tuxtepec Oax. om 2878873071 agca13@hotmail.com Página 17 de 20
  18. 18. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Tipo de proyecto Nuestro proyecto será de asesoría, cumpliendo adecuadamente con las actividades propias de una capacitación. Revisión no. 2 Página 18 de 20
  19. 19. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Riesgos de no llevar a cabo el proyecto De no ser posible que se lleve a cabo el proyecto de capacitación para el personal administrativo, el riesgo de que las actividades de captura, envío, consulta y distribución de datos sea ineficiente, será mayor. Además, impedirá el desarrollo de otras actividades, como la inscripción de alumnos, la administración de recursos, etc. Revisión no. 2 Página 19 de 20
  20. 20. Capacitación del personal administrativo del Instituto Tecnológico de Tuxtepec en el uso de ofimáticas Elaborado por: Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar Versión: 1.0 Beneficios La institución estará actualizada en el uso de tecnologías de información. Sistematización de procesos dentro de la institución. Agilizar el trabajo manual. Eficiencia en el servicio por parte del personal administrativo. Al aprobar el curso, los participantes quedan en condiciones de elaborar correctamente en Word documentos de texto de mediana complejidad, realizar cálculos y gráficos a través del manejo de datos en Excel, a generar y combinar correspondencia en Outlook, y a utilizar con eficiencia los comandos de uso más frecuente en dichos programas. Revisión no. 2 Página 20 de 20

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