Simple presentation to help IT guys to convert a low tech team from Microsoft Outlook to Google for work Best practice, Migration, and simple case studies

1. Formation Google Apps !
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Fev 2014

2. Architecture
Client Serveur et donc client webmail ou client lourd
Outlook ou Gmail en webmail
Sur chrome (mieux)
Ou Mozilla Firefox
Ou ie (pas une super idée)

3. ZERO INBOX
Zero inbox = archivage systématique

4. ZERO INBOX
Zero inbox = archivage systématique
Qu’est ce qu’archiver un mail ?
Aller voir le dossiers tous les messages
Archiver tous vos messages qui ne vont pas
donner lieu à une action.
Si besoin : Il existe des outils pour les faire disparaitre puis
réapparaitre après.

5. ZERO INBOX
Boite de réception = lieu de stockage temporaire = boite au lettre
Archives = va soit vers un dossier soit vers tous les messages
Poubelle = Poubelle (dif de spam)
Dossier = Ranger
Libellés = Dossier augmenté
Archiver ce n'est pas jeter,
c'est dire que ce mail ne va plus donner lieu à une action de ma
part

6. LIBELLES
Un libellé c’est un dossier
on peut s’en servir exactement comme un dossier
Par exemple si vous continuez à utiliser outlook tout marche pareil
Mais il y a aussi possibilité de rajouter des
fonctionnalités

7. LIBELLES
Dessin boite de reception
La boite de réception est un dossier
UN nouveau mail arrive = il est dans la boite de réception
Je lui ajoute un libellé = il va être aussi dans le dossier ET dans tous les
message
Je l’archive = il n’apparaît plus dans la boite de reception mais est dans le
dossier et tous les messages, si je n’ai pas appliqué de libellé il est dans tous
les messages
Je peux appliquer X libellés, dans ce cas là le message est vu dans tous
les dossiers

8. LIBELLES
Créer un nouveau libellé
A la lecture d’un mail (en haut / créer)
Dans un sous dossier
(ie ajouter un sous libellé)
Modifier un libellé
Nom
Position / déplacer
Archiver

9. LIBELLES
Différentes manière d'appliquer un libellé :
• Drag and drop du mail lui même
• Drag and drop depuis les libellés
• Bouton libellés puis taper un bout du nom

10. FILTRES
Faire un filtre
Soit à partir d’un mail
Soit a partir de rien (aller dans paramètre/créer filtre)
Quand ???
pour un nouveau candidat ou incubes
ou prestataire ou réseau
Dans ce cas le faire à partir du nom de la boite ou du domaine
mail

11. AUTRES BOITES
Boite AGO
Boite DSI
Boite JER
Alias
C’est quoi
Comment s’en servir
Me contacter si besoin

12. Paramétrage de l’interface
Configurer la boite de réception
Mise en place des onglet
Ne pas utiliser le dernier social (groupe equipe)
Replacer un mail dans principale
Modifier affichage
Vue séparée
Densité affichage
Themes
Chat

13. Composer un mail
Destinataires
ajouter cc cci et modifier
Est ce que ma réponse est au dessus du texte.
Afficher les texte précédent pour le supprimer
Modifier l’objet de ma réponse de mail
Options de mise en forme
outils attaché image fichier mise en page
Insertion réponse ou non
Verifier orthographe
Appliquer directement un libellé

14. CONTACTS
Ajouter l’expéditeur à ma liste de contact
Option contact à la reception d’un mail (petite fleche)
Je reçois un mail de quelqu'un, je vous voir tous les mails de cette
personne
je vais voir à droite et je clique derniers messages
voulez vous ?
http://www.evercontact.com/
un fois sur le contact cliquer direct sur la petite enveloppe
Contact communs = boite ago pour l’instant

15. CHROME
paramètres chrome = me demander
si vous vous connectez à chrome vos favoris sont synchro sur toutes vos machines
Page au démarrage
Moteur de recherche
affichage police
OU vont les téléchargements fait via gmail!
Parametrage Chrome :
Afficher les favoris
Enregistrer les mots de passe
Se logger dans chrome
Ne pas afficher la barre de lancement rapide
Liens vers gmail drive et agenda
Cloud Print

16. BEST PRACTICES #1
Vider ses brouillons souvent
Des qu’on crée une réponse ou un mail pas besoin de sauver il crée
un brouillon
On peut donc assez vite avoir beaucoup de brouillons, il faut les effacer
souvent pour y voir clair
Utiliser la todo list de gmail et créer une tache associée à un mail
Lire ces Spams et les effacer
!
ZERO inbox
Utiliser l’agenda et les invitations de rdv

17. BEST PRACTICES #2
Faire des macro dossiers et les ouvrir en fonction de ce qu’on fait
Ne pas afficher tous les dossiers
Aller dans les options d’affichages pour se faire un dossier archive
Demander à david un export partiel de sa boite mail avant d’effacer ses mail
Utiliser les réponses types
lancer Outlook de temps en temps au cas ou si vous voulez vous en servir de temps en temps (laisser les
synchro se faire le soir)
language de requette de recherche
from:
to:
OR
niland has:attachment
regarder la ligne de recherche et la modifier
label:1---incubes-niland pia has:attachment

18. DRIVE ??? #1
Qu’est ce que Drive
un serveur de fichier
Va remplacer les dossier perso et le serveur en
un seul endroit
Concept de partage
dossier communs ago test drive = le vieux
serveur communs
le reste est le vieux dossier perso

19. DRIVE ??? #2
Enregistrer les fichiers joints dans gmail
Fleche vers le bas = télécharger sur son poste ou le vieux
serveur
sinon enregistrer dans drive = futur serveur
Cliquer sur l’image pour ouvrir sur gmail sans télécharger
Si on double clique sur le fichier joint il s'ouvre dans une fenetre
de previsualisation,
on peut alors avec les fleches passer en revus les différents
fichiers attachés.
On peut aussi cliquer en haut à droit pout TOUT
ENREGISTRER en une fois

20. CAS PRATIQUES
Cas pratique 1 : je recois un nouveau candidat
Je lis un nouveau mail.
Je réponds sans archiver
je crée un libbélé
je le tire sur le mail
j'archive
Sinon on peut aussi créer d’abord le libellés
puis l’appliquer avant de lire le mail

21. CAS PRATIQUES
Je veux afficher tous les messages d'un label bien caché.
Je fais une recherche par mot clés, j'ouvre un des messages,
je clique sur le libbelés, tous les messages s'affichent.
je veux déplacer les mails qui arrivent dans les mauvais onlget
Je veux changer ma signature
Je veux mettre un message d’abscence
Je veux enregistrer une ensemble de pièces jointes dans un
nouveau dossier de drive