Administracion y control de inventarios

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Administracion y control de inventarios

  1. 1. Agosto 2011 José Antonio Juárez Sosa
  2. 2.  MANTENER APAGADO EL CELULAR RESPETAR OPINIONES PARTICIPACION EN ORDEN PUNTUALIDAD Lic. Jose Antonio Juárez
  3. 3. Lic. Jose Antonio Juárez
  4. 4.  30 MINUTOS EXAMEN DE PREDIAGNOSTICO 15 Lic. Jose Antonio Juárez
  5. 5.  Los objetivos de la administración de inventarios Los niveles del inventario-objetivos Técnicas del control de inventario I Técnicas de control de inventario II La importancia de mantener buenos datos de lo almacenado Aplicación del procesamiento electrónico de datos para el control de inventario. Evaluación de la administración de inventario y revisión de técnicas para su mejoramiento. Lic. Jose Antonio Juárez
  6. 6. Los participantes lograran disminuir laspérdidas en un almacén, aplicando, demanera eficaz, principios y técnicas decontrol de inventarios, a través de unaadecuada planeación, organización yevaluación de los mismos, así comoMantener al mínimo las inversiones eninventarios y cumplir con los requerimientosde producción y demanda del mercado. Lic. Jose Antonio Juárez
  7. 7.  Influir positivamente en los resultados de la empresa apoyando el servicio a clientes y en reducciones de costos operativos y financieros Planear las actividades en el almacén apoyado en el trabajo en equipo Establecer medidores de desempeño alineados con la estrategia empresarial Mejorar el proceso interno del almacén e inventario logrando mayor rotación de los mismos. Elevar el nivel de servicio a clientes internos y externos Eficientar el espacio en almacén Mantener integridad de los registros por medio de la exactitud físico –libros Mejora de la identificación y acomodo de materiales
  8. 8. La función de planificar en una organización se lleva a cabo para decidirhoy el lugar donde se requiere ocupar a corto, mediano y largo plazo, dondelos resultados dependerán de la clara definición de objetivos, estrategias yrecursos destinados para el logro de las mismas. La función de almacenajepor su importancia competitiva para las empresas está teniendo formacreciente un lugar importante en la planeación estratégica.El proceso de planificación, los cambios en la estructura organizacional, losestilos de liderazgo y los sistemas de verificación de resultados sonelementos administrativos necesarios para llevar a cabo con éxito la funciónde almacenaje.Los Sistemas de Trabajo, y todas las actividades de un Departamento deAlmacenes deben estar orientados a cumplir con su Misión que es lasatisfacción de las necesidades de sus clientes, sean estos internos oexternos.
  9. 9. El por qué de los medidores?  Para Saber donde estamos  Para saber a donde vamos  Para motivar comportamientos positivos  Para inducir hacia resultados empresarialesLos medidores deben impactar y motivar elcomportamiento de los integrantes de las organizaciones
  10. 10. Medidores de las áreas alineados con medidores empresariales Servicio Operación Comunicación Respuesta Mejora Rentabilidad  Con otras Integral en Entrega áreas el proceso CostosRecursos Disponibilidad Operativos del Con ClientesHumanos almacénLiderazgo Internos Nivel de Mejora InventarioMotivación en Externos procesos Rotación de operativosTrabajo en Equipo Inventario en generalClima Laboral
  11. 11.  Calidad en el servicio a clientes Objetivos y estrategias  Productividad operativa y financieraorganizacionales  Relaciones saludables con autoridades fiscales
  12. 12. OBJETIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS•Tiempos de entrega oportunos•Amortiguar incertidumbre en la demanda Servicio al cliente•Disponibilidad de productosRacionalizar el nivel de inventariosMejorar la rotación de los inventarios CostosMejorar las decisiones de cuando y cuantopedirProcesos de información para efectos fiscales Información FiscalDatos de inventario exactos
  13. 13.  ANOTE LOS OBJETIVOS RELACIONADOS CON LAESTRATEGIA EMPRESARIAL, QUE A SU JUICIO SE DEBEN TENER EN UN ALMACÉN  ANOTE LAS ACCIONES QUE PODRÍA EN PRÁCTICA PARA LOGRAR REDUCIONES DE COSTOS EN EL ALMACÉN
  14. 14. Importancia del Desarrollo Humano y Tecnológico El nuevo paradigma de desarrollo tecnológico•Proceso de globalización •La información es el principal•Avances tecnológicos en sistemas de impulsor del cambioinformación y cómputo (ERP, MRP, -AmpliaDRP, EDI, CÓDIGO DE BARRA, etc.) -Tiempo Real•Paradigma vigente: Velocidad - Disponible•Justo a tiempo - Bajo costo•Calidad total •Las redes toman importancia - Colaboración - Globales - Relaciones Ganar-Ganar
  15. 15. El nuevo paradigma de desarrollo humano•El cambio es permanente •Mentalidad empresarial•Presiones de inventarios •Personas dispuestas a ofrecer calidad•Administración del conocimiento e en servicio a clientesinnovación •Flexibilidad•Personal altamente capacitado •Personas con alto nivel de autoestima•Trabajo en equipo •Personas asertivas•Personas motivadas •Personas positivas•Mentalidad innovadora •Personas productivas•Personas facultadas
  16. 16. PRODUCCIÓND N C S FINANZAS LIR ALMACÉN Y PRESTADORES IE RECURSOS HUMANOS TRÁFICO DE SERVICIO EC NC TI COMPRAS EÓ VENTAS OBJETIVO SERVICIO RENTABILIDAD
  17. 17.  ANOTE SUS PRINCIPALES CLIENTES (INTERNOS Y EXTERNOS) Y LASNECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN ( CLIENTE / NECESIDADES )  ANOTE LAS ACCIONES QUE PONDRÍA EN PRÁCTICA PARA DAR UN SERVICIO DE EXCELENCIA A SUS CLIENTES
  18. 18. Una nueva Visión en el AlmacenajeEl mundo de los negocios esta sufriendo cambios cada vez mas acelerados, donde lasexigencias de los mercados obligan a las empresas a ser más y más competitivas parasatisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.La manera de administrar los negocios en el siglo XXI presenta retos que solo aquellos quetengan una visión del cambio podrán sortear.El futuro plantea una gran oportunidad para aquellas empresas que administrenadecuadamente la información interna y de su entorno, además de orientar todas susactividades a ofrecer un alto nivel de servicio a sus clientes.En pocas palabras el siglo XXI será la época de la información y del servicio.Una adecuada administración de los almacenes, inventarios y la distribución de productos,permitirá a las empresas reducir sus costos al mismo tiempo que se incrementa laproductividad y el nivel de servicio.
  19. 19. Red electrónica que permite transmitir información de negocios de un sistema de computo a otro EMPRESAPROVEEDORES CLIENTES AGENTE TRANSPORTISTAS ADUANAL
  20. 20. El código de Barras en el almacén RECEPCION OPERACION SURTIDO Y EMBARQUE ALMACENA POR  EXACTITUD Y  VELOCIDAD PARALOCALIZACION EN RAPIDEZ PARA LOCALIZAR, SURTIR Y TIEMPO REAL MANTENER , EMBARCAR LOCALIZAR Y RASTREA RASTREAR AUMENTA LAINVENTARIO POR PRODUCTOS PRODUCTIVIDAD Y EL PEPS SERVICIO RAPIDEZ Y ADMINISTRA EXACTITUD EN FECHAS DE CONTEOS CADUCIDAD
  21. 21. Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén  Recepción y envíos  Almacenaje Área de  Mantener gestión en Registros almacenes  Manejo Eficiente y Control Físico  Exactitud por Medio de Auditorias Físicas
  22. 22. Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén  Liderazgo  Planeación Nuevo  Fuerza de Trabajo Pensamient Capacitada y Flexible oy  Trabajo en Equipo Requisitos  Orientación al Servicio para el Cambio  Mayor Rotación de Inventarios
  23. 23. Manejo de Espacio en el AlmacénUno de los principios básicos con que debe contar un almacén es el lay-out, queoptimiza los procesos de manejo de materiales y sistemas de almacenaje paraobtener un flujo continuo de materiales e información entre los procesos y, almismo tiempo, maximizar el espacio disponible y el área cubica del edificio. El Espacio cuesta…...la rotación de inventarios disminuye costos
  24. 24. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN EL DISEÑO DEL LAY-OUT DEL ALMACENA mayor movimiento, entonces mayor cercanía, menor alturaPermitir flujo en línea rectaNo permitir pasillos con extremos muertosProveer áreas de recepción/surtido correctamente dimensionadasProveer pasillos con dimensiones suficientes para circulación ( montacargas, personas )Proveer espacio para futuras expansionesUtilización de áreas y aprovechamiento de cubosPermitir pasillos principales con circulación doble
  25. 25. CLASIFICACION DEL MATERIAL EN ALMACENLa clasificación o acomodo de material dentro del almacén es muy importante y estedebe ser de acuerdo a los movimientos y/o necesidades de cada empresa.Existe un tipo de clasificación que es el mas común y efectivo dentro del medio, laclasificación ABC.Esta se divide en tres clases, de acuerdo a su valor y uso.ABC = utilización anual por el costo unitario Clasificación A Representa el 80% del costo y el 20% de los artículos Clasificación B Representa el 15% del costo y el 30% de los artículos Clasificación C Representa el 5% del costo y el 50% de los artículos
  26. 26. Pasos para efectuar un análisis ABCDeterminar el uso anual en piezasMultiplicar por el costo unitarioOrdenar el resultado de mayor a menor uso en unidades monetariasObtener el porcentaje individualObtener el porcentaje acumuladoAsignar categorías aplicando la ley de pareto ( 80-20)Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmulamatemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observandoque el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que sonel conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de losrecursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos,agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de másalta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.
  27. 27. Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmulamatemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observandoque el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que sonel conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de losrecursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos,agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de másalta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.
  28. 28. Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:ARTICULO USO ANUAL COSTO USO ANUAL EN PIEZAS UNITARIO $ A 4,000 70 B 19,500 110 C 400 100 D 10,000 50 E 200 140 F 24,000 70 G 1,600 80 H 8,000 60 I 1,000 70 J 500 90
  29. 29. Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:ARTICULO USO ANUAL $ % % ACUMULADO CLASIFICACION B 2,145,000 F 1,680,000 D 500,000 H 480,000 A 280,000 G 128,000 I 70,000 J 45,000 C 40,000 E 28,000 TOTAL 5,396,000
  30. 30. Aplicaciones practicas del ABCConteos cíclicosPolíticas de reordenamientoNiveles de existencia de seguridadManejo físico de materialesNegociaciones y evaluaciones de proveedoresSeguimiento de ordenes
  31. 31. Funciones del analista de inventarios, supervisor, jefe de almacénDefine los artículos que serán contadosVerifica las variaciones de los conteosDetermina cuando se deben de hacer recuentosReconcilia los errores con los registrosDetermina causasRecomienda política o procedimientosReporta el desempeñoInteractúa con contabilidad
  32. 32. Fuentes típicas de errorDescuidoObtención de partes erróneasSustitución de materialesIdentificación incorrectaAlmacenamiento descontroladoRobo, disminuciónErrores al escribirError en la unidad de mediciónSimplemente conteos incorrectosMal control de documentosFalta de procedimientosFalta de capacitación
  33. 33. Personal y seguridad en el almacén  Ser líder es una oportunidad de servir no de lucirse….REGLAS BASICAS PARA EL MANEJO DE PERSONAL1. Establezca objetivos claros y accesibles2. Cuente con un plan bien desarrollado para desempeñar los objetivos del departamento3. Reporte los progresos4. Desarrolle la técnica de tratar a cada persona como un ser individual5. Mantenga la disciplina, aceptando únicamente el mejor esfuerzo6. Reconozca los logros, particularmente el desempeño relevante7. Verifique los proyectos con un programa regular de seguimiento8. Propicie un ambiente de motivación y conviértase en líder9. Desarrollo de habilidades de empleados (colaboradores)10. Fomentar motivación y recompensas en el ambiente de trabajo
  34. 34. Seguridad en el Almacén Como se puede mejorar la prevención de accidentes de trabajo? El orden y limpieza Uniforme de trabajo Condiciones de las instalaciones y el equipo La capacitación --Lo que si se debe hacer y lo que no se debe hacer La administración --Lleve estadísticas y haga un reporte de todos los accidentes, incidentes y posibles perdidas
  35. 35. Seguridad del personal1. Políticas de seguridad en el almacén2. Reducción de costos3. Mini cursos por el personal4. Tranquilidad y salud empresarial5. Estadísticas de accidentes / incidentes6. Equipo de seguridad y emergencias7. Incentivos8. Condiciones del equipo de trabajo y de seguridad9. Grupo de observadores

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