handleiding voor 1e jaars bacheloropleiding om agendabeheer in Outlook 2010 te leren met als kapstok "mijn studieplanning".

1. Hoe word je een goede
timemanager met hulp van
Microsoft Office Outlook?
WAAROM is het zinvol om te plannen? HOE krijg je meer grip op je tijd? HOE bepaal
je je prioriteiten? HOE leer je je tijd realistisch inschatten? HOE plan je op korte en
lange termijn? Al deze vragen krijgen in deze handouts een antwoord met Microsoft
Office Outlook 2010.
13-9-2012 Deraedt Ann & Van Damme Helena

2. Inleiding
Dat een goede timemanager zijn belangrijk is, wordt in het recente artikel uit De
Morgen van maandag 11 september 2012 nog eens vermeld. Samengevat: je tijd
goed beheren verhoogt je slaagkansen met 16% en je hebt het zelf in handen!
Ieder van ons beschikt over een laptop, al dan niet nog aangevuld met smartphone
en/of tablet. Een persoonlijke digitale agenda die tevens planning en
samenwerkingstool is, is op deze platformen gemakkelijk te gebruiken. Hiermee
vaardig omgaan is een vereiste in jouw toekomstige professionele omgeving: het
Nieuwe Werken.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 1

3. Situering in de opleiding
Time management wordt wel eens
omschreven als “gesystematiseerd
uitstellen”. Een vreemde definitie? Uit
onderzoek blijkt dat de helft van de
werk- (of studie-)tijd besteed wordt
aan “tussendoorklussen” als e-mailen,
telefoneren, “dringende kleine
vragen”, … Daarnaast moet er ook
nog tijd vrijgemaakt worden voor
talloze vergaderingen. Gemiddeld
schiet er op die manier vaak maar 2
uur meer over voor “het echte werk”. Met effectief taken plannen en opvolgen, of,
anders gezegd: met een goed time management, kun je de efficiëntie van je werk
verhogen.1
Van bij het begin van het academiejaar leren we je enkele tips & tricks om je eigen
studietijd efficiënter te managen. Een slim gebruik van Outlook kan je al een eind op
weg zetten. Verder maken we van deze lessen ook gebruik om jullie te leren hoe je in
een handomdraai je studietijd kan registreren. Elk semester zal je immers voor enkele
opleidingsonderdelen de bestede studietijd in kaart moeten brengen. Zo kunnen wij
inschatten of de werklast die met de opleiding gepaard gaat al dan niet
beantwoordt aan de norm.
Uiteraard zullen we je geen theoretisch examen “time management” voorschotelen.
Wel is het de bedoeling dat je de tips & tricks het hele semester stipt toepast. Voor
wie snel vergeet is er rond de herfstvakantie nog een opfrissingssessie rond deze
thema’s voorzien. Tijdens de mentoraatsgesprekken en via je portfolio zullen we
nagaan hoe efficiënt jij bent in het plannen van je studietijd.
1 Bron van figuur http://blogimages.bloggen.be/elinexlisaforever/1912809-f9748d2456a4520d1b62e7a9d8199429.JPGl
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 2

4. Inhoudsopgave
Inleiding ........................................................................................................................................1
Situering in de opleiding ............................................................................................................2
Inhoudsopgave ...........................................................................................................................3
1. Redenen om (digitaal) te plannen ..................................................................................5
10 redenen om in te plannen ...........................................................................................5
8 redenen om met een digitale agenda te werken.....................................................6
2. Krijg meer grip op je tijd! ....................................................................................................7
Studeren in Howest..............................................................................................................7
Oefening “zo ben ik zo werk ik” ....................................................................................7
Digitale tools kiezen.............................................................................................................7
3. Bepaal je prioriteiten met het Eisenhower-principe ......................................................8
De prioriteitenmatrix ............................................................................................................8
Oefening: prioriteiten voor de bosbrand ....................................................................8
Praktijk: prioriteiten in Outlook .......................................................................................9
4. De eerste try-out ..................................................................................................................9
Studeersnelheid berekenen ..............................................................................................9
En wat doe je met taken? .................................................................................................9
5. Tijd om te plannen ............................................................................................................10
Praktijk: de Outlook Agenda verkennen ...................................................................10
Oefening: categorieën/kleurschema instellen ........................................................13
Oefening: je eigen vaste activiteiten inplannen .....................................................13
Dagplanning ......................................................................................................................14
Waarom en hoe ................................................................................................................14
Oefening: een dagplanning in de Outlook agenda maken ................................14
Weekplanning ....................................................................................................................15
Een goede organisator denkt vooruit ...........................................................................15
Praktijk: Je lesrooster inplannen in je Outlook agenda ...........................................15
Oefening: van en naar het werk inplannen .............................................................20
Oefening: inplannen controle lesrooster wijziging...................................................20
De semesterplanning brengt de verre toekomst dichtbij ..........................................20
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 3

5. Een academiejaar ............................................................................................................20
Praktijk: de academische kalender ...........................................................................20
Examenplanning ................................................................................................................23
Praktijk: semester planning...........................................................................................23
6. Hoe zorg je voor ‘motiverende’ deadlines? ................................................................24
Splits je doelen op .............................................................................................................24
Praktijk: deeltaken inplannen in Outlook ..................................................................24
Oefening: planning schoonmaak verzekeringskantoor .........................................25
Oefening: tussentijdse testen voor Algemene economie inplannen ..................25
7. De kenmerken van een goede planning .....................................................................25
Wekelijkse studietijdmeting ..............................................................................................26
Praktijk: Uren tellen in de Outlook agenda via Excel ..............................................27
8. Een slimme planner is ‘SMART’ ........................................................................................29
Oefening: Bachelor TRM: taken SMART inplannen in Outlook ..............................30
9. Help, mijn planning faalt? ................................................................................................31
Oefening: Werkt mijn planning? Enkele scenario’s implementeren ....................31
Falen of slagen? ................................................................................................................33
Oefening: Mijn tijdrovers ...............................................................................................34
Studiehulp in Howest .........................................................................................................34
Praktijk: Excel dashboard .............................................................................................35
10. Bibliografie ..........................................................................................................................36
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 4

6. 1. Redenen om (digitaal) te plannen
10 redenen om in te plannen
Naarmate je ouder wordt, krijg je zelf steeds meer verantwoordelijkheid om alles in
goede banen te leiden, zowel voor je dagelijkse leven als voor je studies. Dat is leuk
omdat je zelf kunt bepalen wanneer je studeert en wanneer je iets anders wilt doen.
Heb je echt geen zin om te studeren, dan is er niemand die je daartoe verplicht. Er is
echter ook een keerzijde. Die vrijheid kan er ook voor zorgen dat je hopeloos in de
knoei komt doordat je alle taken op het allerlaatste nippertje nog moet afwerken. Je
moet een goede balans zien te vinden. Een studieplanning helpt je om alle taken en
andere activiteiten op een doeltreffende manier te verdelen over de beschikbare
tijd. We sommen alvast nog enkele redenen op:
 Een studieplanning geeft je een duidelijk overzicht van wat je moet doen.
 Je merkt meteen welke taken de hoogste prioriteit hebben.
 Een goede planning helpt je om onverwachte problemen tot een minimum te
beperken.
 Je bent minder ongerust over wat je nog allemaal te wachten staat. Bijgevolg
kun je veel rustiger werken en je optimaal concentreren.
 Met een studieplanning laat je de dingen minder vlug over aan het toeval. Als je
zomaar van de ene taak naar de andere ‘fladdert’, is de kans vrij groot dat je
wordt afgeleid. Heb je echter vooraf een bepaalde periode gereserveerd om de
leerstof te verwerken, dan besteed je die tijd niet zo gauw aan iets anders.
 Een studieplanning zorgt voor regelmaat. Zo begin je studeren als een vaste
gewoonte te ervaren.
 Als je voor voldoende afwisseling zorgt in je planning, wordt studeren niet alleen
efficiënter, maar ook leuker.
 Met een planning krijg je een beter inzicht in je eigen leerproces. Zo kun je
bijsturen als dat nodig is.
 Vrije tijd wordt iets waarvoor je echt gewerkt hebt. Je geniet er veel meer van
omdat je het gevoel krijgt dat je het verdiend hebt.
 Een planning is geen tijdverlies! De tijd die je investeert in het opstellen van een
planning, verdien je meer dan dubbel terug.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 5

7. 8 redenen om met een digitale agenda te werken
 BYOD: Bring your own device. Vroeger had je op het werk betere spullen
(computers, telefoons) dan thuis, inmiddels zijn gadgets zo populair en
toegankelijk dat het steeds vaker voorkomt dat mensen thuis nu betere
(nieuwere) spullen hebben dan op het werk. De BYOD neemt de productiviteit
toe (je werkt tenslotte op een device waarmee je zelf het prettigst werkt), voor
de IT afdelingen is het vaak wel een probleem omdat er geen richtlijnen zijn voor
(illegaal) geïnstalleerde software.
 CoIT: consumerization of IT. Jij, student, bent opgevoed met slimme technologie,
beschikt vaak over coole gadgets en je weet goed hoe jij technologie slim kunt
toepassen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat studenten de sterkste voorkeur
hebben ten aanzien van CoIT2.
 Samenwerken in school, met studenten en/of docenten, later met bedrijven is
een verruiming tegenover je studentenwereld in het secundair onderwijs. Het is
dan handiger om direct de beschikbaarheid te zien van de mensen met wie je
afspraak wenst te maken, dan per e-mail te vragen wanneer de verschillende
mensen vrij zijn. Een digitale agenda maakt tools als Doodle.com in de toekomst
overbodig.
 Familieplanner: Wanneer je deel uit maakt van een gezin, dan is het handig als
de gezinskalender een digitale versie is die iedereen deelt. Elk kan vanaf zijn
werkplek of waar dan ook deze agenda bijwerken. Of is de planner aan de frigo
onontbeerlijk omdat ie zo leuk is?
 iCalendar is een computer bestandsformaat die het mogelijk maakt om
vergaderverzoeken en taken over het Internet heen te versturen. De
bestandsextensie is ICS.3
 Flexibiliteit wordt van jou vereist. Zicht hebben op jouw (en eventueel
andermans) afspraken en de impact kunnen inschatten wat een wijziging daarin
betekent, is een enorme tijdswinst en comfort.
 Afdrukken kan nog altijd om gemakkelijk te kunnen overstappen van je papieren
tijdperk naar je digitale versie. Voordeel is dan weer dat je dag, week of maand
weergaves kunt afdrukken, naargelang het doel van het papiertje.
 Rapportering Als je dan je agenda invult om gemakkelijk samen te werken en je
planning op te volgen, dan krijg je een extra mogelijk om een analyse te maken
achteraf. Bijvoorbeeld om te factureren, om je stress gevoel te
bevestigen/ontkrachten, om een studiebelasting door te geven, enz.
2 Bron http://www.microsoft.com/netherlands/het-nieuwe-werken/blogs/consumerization-of-it.aspx
3 Bron http://en.wikipedia.org/wiki/ICalendar
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 6

8. 2. Krijg meer grip op je tijd!
Hoe staat het met jouw vaardigheden om je tijd goed te besteden? Heb je zeeën
van tijd over of kom je er voortdurende te kort? Heb je het gevoel dat je de hele tijd
studeert, maar geen vorderingen maakt? Slaag je er telkens in om je deadlines niet
te halen? Dan is een logboek iets voor jou!
Studeren in Howest
Je ben nu gestart in Howest. Voor de meesten onder jullie betekent dit ook in een
nieuw leven stappen, waar je nog geen ervaring in hebt. Voor het ene
opleidingsonderdeel heb je een dikke cursus te studeren, in een ander
opleidingsonderdeel verwacht de docent dat je wekelijks presteert. Aan de hand
van je persoonlijke situatie en je studie situatie, kun je een agenda bijhouden, waarin
je enerzijds plant, en anderzijds tijd meet.
Oefening “zo ben ik zo werk ik”
Maak de oefening “zo ben ik zo werk ik”. Het resultaat van de score geeft weer of je
eerder een chaotisch dan een super gestructureerd iemand bent. Op basis daarvan
kun je je tools beter inzetten.
Digitale tools kiezen
Al deze gegevens houd je bij op een plaats: een agenda. Hierna volgen instructies
om te werken met Microsoft Outlook – ook wel PIM personal Information Manager
genoemd - als centrale werkplek. In Howest staat je mailbox op een Microsoft
Exchange server, niet bijvoorbeeld niet op Google Drive of Microsoft Live of VMware
Zimbra.
Ook een smartphone of tablet consolideert verschillende ICS formaten, maar werken
in de cloud betekent nu nog – in 2012 – dat sommige functies minder diepgaand zijn
uitgewerkt of nog niet mogelijk zijn.
Aangezien je beschikt over Microsoft Office 2010, en omdat in je toekomstige
werkomgeving nog altijd het merendeel met deze software werkt, willen we jullie
alvast voorbereiden op die sfeer.
Met een beetje creativiteit kun je ook een ander software als jouw PIM kiezen. Het
komt er op neer, hoeveel mailboxen de software kan integreren. Enkele bronnen:
 Mobile guide op http://www.mobileguide.be/nl/index.cfm/het-abc-van-de-gsm
 Een smartphone kiezen http://www.zdnet.be/help/130616/welke-smartphone-kies-je-/
 De tablets rukken op http://www.zdnet.be/techzone/128539/de-tablets-rukken-op/
 Het nieuwe werken http://www.leerwiki.nl/Wat_wil_je_weten_over_het_nieuwe_werken
Op de website van Howest vind je onder de rubriek “Office 365, wat je als Howest
student moet doen en weten” alle technische informatie die je nodig hebt om
Outlook of je smartphone of tablet te configureren.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 7

9. 3. Bepaal je prioriteiten met het Eisenhower4-principe
De prioriteitenmatrix
Met je logboek heb je een duidelijk overzicht van je huidige tijdsindeling. De
volgende stap is nagaan of al die activiteiten ook bijdragen tot de realisatie van je
doelen, en of de tijd die je eraan besteedt in verhouding staat tot de mate waarin
ze bijdragen tot je doelen. In ieder geval zijn er activiteiten waar je niet van onderuit
kunt en waar je aan de totale tijdsduur weinig kunt veranderen zoals je lessen, de
verplaatsingen naar school enz.. Bij andere verplichte activiteiten heb je de tijdsduur
wel zelf in de hand zoals slapen, eten, enz.. Ten slotte heb je de activiteiten die niet
verplicht zijn, maar wel ‘wenselijk’ zoals studeren, sociale verplichtingen enz. Daar
komt het op aan om de hoofd- en bijzaken van elkaar te leren onderscheiden. De
dingen die je zeker moet doen, komen helemaal bovenaan in je takenlijst terecht!
Maar hoe weet je wat je zeker moet doen?
Belangrijk Minder belangrijk
 Toets Frans (morgen)  Verjaardagsfeestje
 Oefeningen wiskunde organiseren
Dringend
(morgen)  Kamer opruimen
 Concerttickets betalen  Boodschappen
 Lectuurlijst afwerken
 Televisiekijken
 Tussentijdse toets Frans voor-
 Mijn allereerste liefje nog eens
bereiden (2 weken)
Minder dringend opbellen
 Presentatie afwerken (volgende
 Wegdromen over die heerlijke
week)
zomervakantie
 Examenplanning opstellen
Oefening: prioriteiten voor de bosbrand
Maak de oefening “de bosbrand” om dringendheid en belangrijkheid in te oefenen.
4 Meer over deze matrix op http://timegt.com/2010/07/14/what-is-the-eisenhower-matrix/
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 8

10. Praktijk: prioriteiten in Outlook
Ook in de Outlook agenda kun je
een code toekennen om
dringendheid (=urgentie) aan
te duiden. Hoe belangrijk iets
is, is niet voorzien. Je kunt
hiervoor wel een categorie
aan toekennen. Meer hierover
onder puntje 5 Tijd om te
plannen.
4. De eerste try-out
Studeersnelheid berekenen
Je weet nu wat je moet uitvoeren. Maar hoeveel tijd heb je daarvoor nodig? Als je
ervan uitgaat dat je meer dan honderd pagina’s op één uur tijd kunt lezen en
studeren, dan loopt het zeker slecht af. Het is belangrijk dat je je tijd realistisch leert
inschatten. Hoe bepaal je nu hoeveel uren je nodig hebt om een hoofdstuk door te
nemen?
Als je uit ervaring al weet dat je ongeveer een uur nodig hebt om tien pagina’s door
te nemen (=je studeersnelheid) en als je er zeker van bent dat de moeilijkheidsgraad
van alle leerstof ongeveer gelijk is, dan kun je de totale ‘studeertijd’ gemakkelijk
berekenen. Deel het totale aantal pagina’s dat je moet instuderen door je
studeersnelheid en je weet meteen hoeveel tijd je moet voorzien.
 Studeersnelheid = aantal pagina’s/uur
 Totale studeertijd = totaal aantal pagina’s / studeersnelheid
Het wordt iets moeilijker als je nog geen ervaring hebt met de leerstof. Dan is een
vuistregel:
 Try-out ongekende leerstof = totale studeertijd x PI5.
En wat doe je met taken?
Ook voor taken geldt dat principe. Ga na wat er precies wordt verwacht, wat je nog
En natuurlijk bouw je een veiligheidsmarge in . Zo moet je niet meteen je hele
planning overhoopgooien omdat een bepaalde taak toch iets langer duurt dan
verwacht. Oefeningen hierop vind je onder puntje 8 Een slimme planner is ‘SMART’.
5 PI is leuker om te onthouden dan 3. Gezien het een richtgetal is PI goed genoeg.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 9

11. 5. Tijd om te plannen
Nu je weet hoe je prioriteiten moet bepalen, en kunt inschatten hoeveel tijd je nodig
hebt om elke taak af te werken, kun je aan de slag om je planning op te stellen.
Eerst gaan we ons werkinstrument uittesten. Daarna vertellen we je hoe je een
planning op korte termijn moet opstellen. Ten slotte nemen we de studieplanning op
lange termijn onder handen.
Praktijk: de Outlook Agenda verkennen
Je dagplanning kun je in om het even welke elektronische agenda maken. Howest
kiest voor een Microsoft oplossing in de Cloud, Office 3656. Deze kalender kun je
vanaf verschillende plaatsen invullen: via het web, een smartphone, een tablet,
Windows of Mac applicatie, al dan niet van Microsoft Office. Wat hierna volgt, is
beschreven om in Microsoft Office Outlook 2010 de dagplanning te maken. Maar
niks belet je om met een ander toestel te werken. Aangezien je hoofdtaak “slagen in
je studies aan Howest” is, gaan we de agenda die Howest ter beschikking stelt in de
mailbox van je account, als hoofdagenda gebruiken. Eén van de voordelen is, als je
later moet samenwerken, je ook je agenda kunt delen.
De Outlook agenda
We beginnen met onze persoonlijke
activiteiten in te geven. Bij iedereen is
dit verschillend. De manier waarop je
dat inplant, is wel gelijkaardig.
In de Outlook agenda zijn er 3 type
items:
Een afspraak inplannen
 Definitie: een afspraak is een activiteit die begint op een bepaald tijdstip en
eindigt op een ander moment.
 Voorbeelden: wekelijkse voetbal training, dansoptreden, volleybal wedstrijd,
toneelles, tandarts bezoek, fuif, eten, je weekplanning opmaken
 Opmerking: een afspraak kan een herhalingspatroon vertonen, bv iedere dag
gedurende 1 maand, om de 14 dagen, 1 keer in de maand, …
Een gebeurtenis noteren
 Definitie: een gebeurtenis staat in jouw Outlook agenda bovenaan en de
beschikbaar is vrij.
 Voorbeelden: een verjaardag, een verlofdag, herfstvakantie, een beurs, een
deadline van een taak.
 Opmerking: een gebeurtenis kan ook een herhalingspatroon vertonen typisch
is dit jaarlijks.
6 Definitie “in de Cloud” zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 10

12. Een vergadering plannen
 Definitie: een vergadering is een afspraak die zowel in jouw Outlook agenda
als in de agenda van de genodigden staat. De organisator stuurt een
vergaderverzoek uit, genodigden reageren op dit verzoek met een gepaste
actie.
 Voorbeelden: een mentoraat, een monitoraat, een afspraak met een
docent, werken aan een groepswerk met enkele medestudenten.
 Opmerking: een vergadering kan ook een herhalingspatroon vertonen.
Tip: Nog nooit met een elektronische agenda gewerkt? Dan raad ik je als start aan
 het youtube filmpje Het maken van afspraken in de agenda van Microsoft
Outlook 2010, geüpload door Vanduurenmedia7 aan (duur = 6u38).
 Je kunt ook een Microsoft training volgen: Inleiding tot Outlook-agenda.
Je beschikbaarheid
Aan iedere activiteit is een
beschikbaarheidsstatus gekoppeld: vrij,
bezet, afwezig of tijdelijk bezet (=ingepland).
De beschikbaarheid is uitermate interessant
bij planning en in een samenwerkings
context, onder andere bij instant software
zoals Lync, de professionele Live Messenger.
Deze laatste is voor jou nu nog niet
belangrijk; de planning wel hé.
Een speciaal item hierbij is een item in je agenda als
persoonlijk markeren. Dit betekent dat in een
samenwerkingscontext, bij het delen van je kalender, enkel
je beschikbaarheidsstatus getoond wordt (een privé
afspraak).
Kalender weergave
7 TBron http://www.youtube.com/watch?v=-i38HN55Al0
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 11

13. Een kalender is niks anders dan een lijst met activiteiten die op verschillende
manieren kan bekeken worden: één dag, één (werk)week of één maand.
Je kunt ook zoeken naar
een activiteit in je kalender.
Het resultaat is een
lijstweergave.
Klikken op het kruisje naast
het zoekwoord, toont weer
de “normale” agenda
weergave.
Agenda opties
Een software moet je naar je hand zetten. Durf veranderen in de
opties zodat het aangenaam werken is. Wees kritisch en als je
denkt, dat werkt niet gemakkelijk, dan is er misschien een
instelling die voor jou niet goed staat.
 Herinneringstijd
 Kleur
 Feestdagen
 Werkuren (beperk je tot de uren waarop je wakker bent)
 Tijdseenheid
Outlook categorieën instellen
Categorieën zijn aan kleuren verbonden. Welk
kleur je kiest, speelt geen rol maar hou je eraan.
In de oefening hieronder vind je een. Hulpmiddel:
kies kleuren in eenzelfde palet voor gelijksoortig
werk: bv rood = les op locatie 1, paars = les op
een andere plaats, geel voor examen en oranje
voor een toets, ….
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 12

14. Oefening: categorieën/kleurschema instellen
Om te starten kun je onderstaand kleurschema overnemen:
Categorienaam Kleur
Les
Examen
Toets
Groepswerk
Leerstof
Opdracht
Vrije tijd activiteit
Vaste activiteit
Naar school heen/terug
Enkele definities die ook in de studietijdmeting gebruikt worden:
Leerstof: tijd die wordt besteed om de leerstof persoonlijk te verwerken (dit houdt
o.a. in: oefeningen maken, schema's en samenvattingen maken, cursus lezen,
studeren, zich voorbereiden op het examen, ...). Het betreft hier de tijd die aan de
studie van het opleidingsonderdeel of het partim werd besteed buiten de voorziene
lestijden en de verplichte opdrachten.
Opdracht: tijd die wordt besteed aan verplichte opdrachten buiten de contacttijd
(voorbeelden: een paper schrijven, een lezing bijwonen met het inleveren van een
samenvatting, een vergadering bijwonen met inleveren van een verslag, een
projectwerk maken, ...).
Oefening: je eigen vaste activiteiten inplannen
 Noteer de vaste activiteiten die je nu al kent.
 Vul je vrije tijd activiteiten in. Meestal vertonen die een herhalings-
patroon. Maak daar gebruik van. Als er een afspraak niet
doorgaat in een reeks, kun je die ene afspraak uit de reeks
gemakkelijk schrappen.
 Heb je al zicht op ontspanning? Noteer die alvast8.
 Noteer ook een half uur “TRM: planning maken” met een wekelijks
herhalingspatroon tot het einde van het semester.
8 Bron van figuur http://selfhelpeditor.files.wordpress.com/2011/08/4838428297_01a66ee42e.jpg?w=610
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 13

15. Dagplanning
Waarom en hoe
Om je dagtaken efficiënt te organiseren, stel je best een dagplanning op. Veel tijd
neemt dat niet in beslag. Maak er een gewoonte van om het meteen na schooltijd
te doen.
1. Begin met een nauwkeurige beschrijving van alle taken die je moet uitvoeren.
Neem zeker ook de lessen van die dag nog eens kort door. Zo vermijd je dat je
geheugen alles vergeet wat je die dag hebt bijgeleerd, een trucje dat je te
dankten hebt aan Ebbinghaus.
2. Probeer voor elke taak in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om ze uit te
voeren. De optelsom vertelt je hoelang je vandaag aan je bureau moet zitten.
Als je goed doorwerkt, haal je misschien net je favoriete tv-programma. Een extra
reden om niet te treuzelen!
3. Bepaal de volgorde waarin je de taken zult uitvoeren.
a. Begin steeds met je lesnotities van die dag te overlopen.
b. Vermijd dat je gelijkaardige vakken na elkaar plant. Zo kan er verwarring
of interferentie ontstaan..
c. Leuke taken of dingen waar je goed in bent, doe je het best als laatste.
Dan heb je nog iets om naar uit te kijken.
4. Las na 50 minuten intensief werken een korte pauze in. Ontspan je even of haal
iets om te eten of te drinken.
5. Heb je nog tijd over nadat je alle taken voor morgen hebt afgewerkt? Neem dan
je weekplanning en kijk er of er een opdracht op langere termijn is waarmee je
vandaag al kunt starten.
Oefening: een dagplanning in de Outlook agenda maken
De 5 punten hierboven kun je als volgt in Outlook implementeren. Hierna volgt een
oefening om de taken concreet in te plannen.
1. Zet het beeld van je agenda in de dagweergave.
 Noteer een 1e geplande taak “Outlook agenda aanvullen” in een tijdslot voor
deze avond (klik en tik).
 Noteer een 2e taak “Studiefiches uitzoeken” voor deze avond.
2. In Outlook is 30 minuten een goede tijdseenheid om mee te werken. De
tijdsblokken overlappen elkaar dan niet, en op die manier is er marge
ingebouwd. Geschatte tijd = markeren als “tijdelijk bezet”. Om jezelf te
controleren pas je achteraf de tijd aan (in half uren rekenen) en markeer je die
als “bezet”.
 Verplaats de taak “Outlook agenda aanvullen” naar morgen (slepen naar de
kalendernavigator). Markeer als bezet en verander de duur naar 1 uur.
3. Je zet taakblokjes eventueel naast elkaar. De volgorde kun je bepalen door de
taakblokjes te verplaatsen.
 Verplaats ook de taak “Studiefiches uitzoeken” naar morgen via de
kalendernavigator.
 Schik de taken volgens rekening houdend met de reeds voorziene, geplande
activiteiten.
4. In een tijdsblok van 1 uur (of 2 keer 30 minuten) zit automatisch ook je pauze tijd
verwerkt. Pauzetijd hoef je NIET apart te noteren, tenzij die uit de hand loopt, en
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 14

16. eerder een half uur dan 5 minuten in beslag neemt.
 Voeg een 3e activiteit toe “half uur pauze” tussen de 2 ingevoerde taken.
 Welke taak schuift op naar een half uur later?
5. Zet je agenda in de weekweergave en verplaats een taakblokje van een andere
dag naar vandaag.
 Herschik de 3 activiteiten zoals die voor jou het best zouden passen deze
week.
Weekplanning
Een goede organisator denkt vooruit
Om het overzicht en de greep op je activiteiten te vergroten, is het aangewezen om
een weekplanning op te stellen. Daarom kun je de belangrijke maar minder
dringende taken van daarnet alvast een plaats geven. Zo merk je onmiddellijk welke
opdrachten je die week nog te wachten staan. Bovendien sluit een weekplanning
beter aan bij je lessenrooster en andere activiteiten. Ook die keren meestal terug
volgens hetzelfde wekelijkse patroon.
Praktijk: Je lesrooster inplannen in je Outlook agenda
Een weekplanning in Howest is te vinden in een lesrooster applicatie:
https://lesroosters.howest.be In het begin van het academiejaar worden de
lesweken voor alle opleidingen daarin beschikbaar gesteld. Indien er in de loop van
de weken wijzigingen zijn, dan vind je die hier. Je kan ook een abonnement nemen
op deze kalender in jouw Outlook.
Een handleiding van het Howest lesrooster lees je onder de help:
https://lesroosters.howest.be/help
1. Je abonneren op het Howest lesrooster
Volg het stappenplan hieronder om vanuit Outlook je lesrooster te kunnen
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 15

17. raadplegen en zo je dagplanning op te maken.
 Surf naar
https://lesroosters.howest.be
of klik op het Leho portaal
Howest Lesroosters aan.
 Meld je aan met je Howest
e-mail adres
 Kies in het dialoogvenster
“Rooster toevoegen” voor
Studentengroep toevoegen.
 Selecteer je opleiding en
kies je studentengroep.
 Klik op Studentengroep
toevoegen aan profiel.
 Je krijgt een bevestiging.
 Klik sluiten.
 Klik rechts op exporteren
 Kies een abonnement
nemen
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 16

18.  Kies Microsoft Outlook
 Klik op een aantal
beveiligingsissues
bevestigend verder.
2. Meerdere agenda’s raadplegen
Je
hebt nu al 2 agenda’s in Outlook, namelijk je eigen persoonlijke agenda en het
lesrooster van je klasgroep. Je kunt beide aanvinken en ofwel naast elkaar ofwel
boven elkaar plaatsen.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 17

19. 3. Het lesrooster kopiëren naar je persoonlijke kalender
Om je weekplanning op te maken, is het als beginnende timemanager,
eenvoudiger om het lesrooster naar je eigen agenda te kopiëren. Je kan op vrijdag
de komende week kopiëren als je veel wijzigingen verwacht, maar je kan direct het
ganse semester in je persoonlijke agenda kopiëren. Ga als volgt te werk:
 Klik met de rechtermuisknop
op de kalender en kies
“openen in nieuw venster”.
 Selecteer de weergave Lijst
 Kies groeperen op
“categorieën”.
 Selecteer de groepstitel
“Categoriën: (geen)” door
te klikken.
 Sleep deze titel naar de
agenda in de linker kolom.
 Je muis krijgt een +
markering (betekent kopie
nemen)
 Laat de muis los. Je items zijn
gekopieerd.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 18

20.  Sluit dit Outlook venster
 Controle: Open je
persoonlijke agenda en
controleer.
Nu je het lesrooster gekopieerd hebt, kun je de gepaste kleur/categorie toekennen.
Ga als volgt te werk:
 Selecteer de weergave Lijst
 Kies groeperen op
“categorieën”.
 Selecteer de groepstitel
“Categoriën: (geen)” en klik
met de rechtermuis, kies
categoriseren en kies Les (in
de schermafdruk
contactuur).
 Selecteer terug de normale
weergave “agenda” en
controleer de kleuren.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 19

21. Oefening: van en naar het werk inplannen
Noteer de tijd die je nodig hebt om je te verplaatsen naar en van school. Markeer
die in de toegekende kleur/categorie. Gebruik een herhalingspatroon of de
techniek slepen en neerzetten om snel die 12 weken in te vullen.
Oefening: inplannen controle lesrooster wijziging
Omdat je het lesrooster gekopieerd hebt naar je eigen persoonlijke agenda wordt
die NIET automatisch bijgewerkt als het lesrooster gewijzigd wordt. Controleer dus
regelmatig of er geen wijzigingen zijn. Plan “controle lesrooster wijzingen” wekelijks in
met een herhalingspatroon. In het voorbeeld hieronder is de groene kalender mijn
lesrooster. Op maandag is een wijziging gebeurd. Ik moet mijn agenda bijwerken.
De semesterplanning brengt de verre toekomst dichtbij
Een academiejaar
Een academiejaar is sneller voorbij dan je denkt. Terwijl je nog met heimwee
terugdenkt aan de voorbije vakantie, overstelpen je docenten je besprekingen,
onderzoeksopdrachten, presentaties of oefeningen. Bovendien komen de eerste
herhalingstoetsen eraan rond de herfstvakantie. Begin december worden de data
van de eerste examenperiode bekend gemaakt. Sommige studenten denken dat ze
een zee van tijd hebben en stellen hun taken steeds uit. Uiteindelijk laten ze zich
verrassen. Wanneer ze plots merken dat de examens of deadlines eraan komen,
beginnen ze plots in allerijl te lezen of als een bezetene te blokken om de schade te
beperken.
Praktijk: de academische kalender
De academische kalender 2012-2013 van Howest vind je op Leho in een Excel of PDF
formaat. Als je deze kalender functioneel wilt gebruiken, dan kun je die beter als een
gebeurtenis in je agenda plaatsen. Je kunt die natuurlijk overtikken of kopiëren,
maar we hebben er ook eentje in een ICS formaat staan. Een ICS bestand kun je als
een tweede agenda raadplegen vanuit jouw Outlook.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 20

22. Er zijn ook opleidingen die in deze academische kalender – vastgelegd voor gans
Howest - activiteiten plaatsen, specifiek voor hun studenten. Deze kalender staat op
een server waarop je een abonnement kan nemen. Als er wijzigingen in deze
kalender zijn, dan kun je die direct zien.
1. Je abonneren op je opleidingskalender
Volg het stappenplan hieronder om vanuit Outlook de opleidingskalender – inclusief
de academische kalender vanuit je Outlook te raadplegen en zo je dagplanning op
te maken.
 Surf naar
http://samenwerking.howest
.be/opleidingen/TRM
 Meld je aan
 Klik in de linker navigatie op
“TRM academische
kalender”
 Klik op de tab “Agenda” en
kies in het lint “Verbinden
met Outlook”
 Klik ja
 Klik eventueel ok op andere
security vragen.
 Resultaat in de linker
navigatie onder Agenda:
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 21

23. Op de website van Microsoft Office staat een training Start de cursus SharePoint
agenda verbinden met Outlook (15 min).
2. De opleidingskalender kopiëren naar je agenda
Omdat je een beginnende manager bent ;-) gaan we in eerste instantie een kopie
van de academische kalender in jouw persoonlijke agenda plaatsen. Ga als volgt te
werk:
 Klik met de rechtermuisknop op de
kalender en kies “openen in nieuw
venster”.
 Selecteer de weergave Lijst
 Kies groeperen op “categorie”.
 Selecteer de groepstitel “academische
kalender 2012-2013” door te klikken.
 Sleep deze titel naar de agenda in de
linker kolom
 Of kies rechtermuisknop >verplaatsen >
naar map kopiëren…
 Je muis krijgt een + markering (betekent
kopie nemen)
 Laat de muis los. Je items zijn gekopieerd.
 Sluit dit Outlook venster
 Controle: Open je persoonlijke agenda en
controleer of er wekelijks bovenaan een
gebeurtenis staat, begint met weeknr.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 22

24. Examenplanning
Enkele weken voor de start van een examenperiode, vind je op het adres van het
lesrooster, het examenrooster. Een examenrooster is vergelijkbaar met je lesrooster
maar vergt een meer uitgebreide dagplanning in de weken vooraf.
Praktijk: semester planning
Een semesterplanning helpt je vervelende situaties te voorkomen. Ze zorgt ervoor dat
je een goed overzicht hebt over wat je de komende weken en maanden te doen
staat. Zo hou je de situatie beter onder controle. Je vermijdt dat alles op een
gegeven moment dreigt samen te vallen. Met een semesterplanning kun je je rustig
voorbereiden op drukke tijden zoals de laatste week voor de wintervakantie of de
examenperiodes.
1. Taken in Outlook noteren
Ga na hoe de taken gecommuniceerd worden in de opleiding. Sommige
opleidingen kiezen voor 1 overzichtslijst, een rode draad. In sommige
opleidingsonderdelen staan de deadlines duidelijk in Leho, voor andere
opleidingsonderdelen staan de taken in het studiemateriaal. Wanneer er geen
deadlines gekend zijn, is werken met de takenlijst van Outlook aangewezen. Indien
je de deadlines kent, kun je die taken ook direct als gebeurtenis in je persoonlijke
agenda noteren.
2. Praktijk: met behulp van de takenlijst
Noteer alle opdrachten die je dit semester moet afwerken in je takenlijst. Kenmerken
van een taak:
 Gebruik de (kleur)categorieën die je vooraf toegekend hebt
 Het onderwerp van een taak begint met de naam van het
opleidingsonderdeel, bevat minstens een zelfstandig naamwoord en
werkwoord, zodat je direct weet wat je moet doen.
 Als de deadline gekend is, vul de einddatum in.
 Soms weet je dat in enkele weken een opdracht zal gegeven worden. Vul
dan de begindatum in.
Deze taken kan je nu via de weekplanning in je Outlook agenda noteren.
Zorg ervoor dat je de takenlijst ziet, hetzij onderaan de agenda, hetzij rechts. Pas
indien nodig de weergave aan, zodat je het voor jou comfortabel werken is.
Rechts kun je de taken zonder deadline zetten (!gevaarlijke items), Onderaan de
taken op einddatum noteren is handig om je weekplanning op te maken.
Vergeet een verstreken taak niet als voltooid aan te vinken. Anders wordt je takenlijst
niet meer bruikbaar, aangezien een niet afgewerkte taak in het rood komt te staan
en in de werklijst van vandaag opgelijst wordt.
Dat geeft ook een voldaan gevoel: een taak is afgewerkt en de lijst wordt korter 
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 23

25. 3. Praktijk: deadlines noteren in de Outlook agenda
Als taken een duidelijke deadline of einddatum hebben, kun je die ook direct in je
agenda als een gebeurtenis noteren.
Onder puntje 8 Oefening: Bachelor TRM: taken SMART inplannen in Outlook vind je
concrete opdrachten om dit in te oefenen. In de les oefenen we met het deadlines
noteren in de Outlook kalender.
6. Hoe zorg je voor ‘motiverende’ deadlines?
Soms is het moeilijk jezelf te motiveren als de deadline van je uiteindelijke doel nog
ver buiten je bereik ligt. Je denkt dat je nog meer dan voldoende tijd hebt en stelt
dan ook vaak uit om eraan te beginnen. Het gevaar is dat je een week voor de
deadline dan plots merkt wat je nog allemaal moet doen en in volle paniek de buit
tracht binnen te halen. Bovendien werkt het niet echt motiverend als je een
dergelijke berg werk voor je ziet liggen. Hoe vermijd je die situatie?
Splits je doelen op
Splits elke taak op in deeltaken waarvoor je telkens een deadline bepaalt die
dichterbij ligt. Zo ben je een pak gemotiveerder; Niet alleen is het gemakkelijker om
je doel te halen (het is minder werk), maar je bent ook minder geneigd om het uit te
stellen omdat de deadline niet zo veraf ligt. Door je doelen op te splitsen, maak je ze
meer verteerbaar en word je sneller beloond. Werk stap voor stap.
 Stap 1: leg je einddoel vast: wat moet je precies doen of wat wil je bereiken?
Bijvoorbeeld: ik moet op 8 november op school een presentatie geven in
Petcha Kutcha stijl over <<nieuwe soort dans yoga+thai chi+fitness. Naam
opzoeken>>.
 Stap 2: split je einddoel op in deeltaken. Rome werk ook niet in één dag
gebouwd.
 Stap 3: bepaal voor elke tussenstap hoeveel tijd je nodig hebt en noteer die
in je semesterplanning. Heb je hulp nodig van iemand anders of moet je
informatie opvragen, houd er dan rekening mee dat dit soms iets langer kan
duren.
 Stap 4: zorg voor controlemomenten om na te gaan of je op schema zit. Ben
je klaar met een deeltaak, duid dat dan ook aan! Zet de markering planning,
om in Bezet. Duurt het toch iets langer om een bepaald onderdeel uit te
werken, ben je een dag ziek of werkt je printer plots niet meer, dan stuurt dat
niet meteen je hele planning in de war.
Praktijk: deeltaken inplannen in Outlook
 Open de taak in je takenlijst of de afspraak, type deadline in agenda
waarvan je de deeltaken wilt opsplitsen.
 Noteer in het notitievak de deeltaken (=brainstorm ruimte), met inschatting
van benodigde tijd en einddatum.
 Sla de taak op.
 Kies de weergave weekplanning voor de komende week en klik in de
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 24

26. navigatiekalender met de control toets ook de dag aan waarop je de
deadline van de taak hebt genoteerd.
 Sleep met de muis en de control-toets ingedukt, deze taak naar het tijdstip
waarop je werkt aan de taak. Je muis aanwijzer krijgt dan een +, wat duidt
op een kopie nemen.
Oefening: planning schoonmaak verzekeringskantoor
Maak de oefening “schoonmaak verzekeringskantoor” om deeltaken in te plannen.
Oefening: tussentijdse testen voor Algemene economie inplannen
In de studiefiches (http://www.howest.be/ects) van het opleidingsonderdeel
“Algemene economie” staat dat er 2 testen zijn, nl in week 7 en week 11.
 Plan beide testen in als een deadline, de dag voor de les “Algemene
economie: test”. Noteer in de omschrijving “materie overlopen en materiaal
studeerklaar maken”
 Maak hier een taak met de duur van 2 uur de dag voor de les. Pas de
categorie aan.
 Kopieer deze taak naar andere tijdstippen waar je denk om dit te studeren
(30 minuten zo dicht mogelijk na de wekelijkse les).
 Detailleer de omschrijving waar mogelijk. Bv hoofdstuk 3 tem 5, oefening 8
maken, … Tip: vul deze (belangrijke) details aan tijdens de les wanneer de
docent(e) ze communiceert.
7. De kenmerken van een goede planning
Om zo efficiënt mogelijk te kunnen plannen, sommen we nog een aantal belangrijke
voorwaarden op om rekening mee te houden.
 Je brein houdt van regelmaat. Probeer je studieperiodes zo in te plannen dat
ze elke dag op hetzelfde tijdstip beginnen.
 Hou er rekening mee dat je planning haalbaar is. Het heeft geen zin om
bepaalde activiteiten in te plannen als je vooraf weet dat je er te weinig tijd
voor hebt om ze te realiseren. Elk doel dat je voorop stelt, moet “SMART” zijn.
Wat we hiermee bedoelen, lees je zo dadelijk.
 Onverwachte gebeurtenissen (ziek zijn, onverwacht
bezoek, …) kunnen je planning danig in de war sturen.
Het is mogelijk dat je meer tijd nodig hebt dan voorzien
of dat een docent een extra opdracht meegeeft.
Houd elke week een aantal reserve-uren achter de
hand. Heb je toch alles kunnen realiseren binnen de
voorziene tijd, dan kun je jezelf belonen door in die
reserve-tijd iets leuks in te plannen9.
 Zorg voor evenwicht. Verdeel je werkuren evenredig.
Het is riskant om alle werkuren naar het weekend door
te schuiven.
9 Bron van figuur http://nl.elle.be/var/elle_be_nl/storage/images/media/images/p_computer-crash/246652-1-dut-NL/p_computer-crash_large.jpg
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 25

27.  Zorg dat er voldoende afwisseling is tussen de taken die je inplant. Wissel
studeren af met oefeningen maken.
 Plan de leukste taken als laatste. Begin met de taken die je het minst graag
doet. Zo is de kans minimaal dat je ze aan de kant schuift.
 Plan niet teveel studie-uren na elkaar. Je bent geen studierobot.
 Een planning is er niet alleen voor jezelf. Breng ook je nauwe omgeving (FFF:
Family, Friends, Fools) op de hoogte. Als zij weten wanneer j e moet studeren,
kunnen ze er rekening mee houden.
 Een planning is pas nuttig als je ze gebruikt en opvolgt! Kijk tijdens de week
regelmatig na of je erin slaagt om ze uit te voeren. Als dat lukt, zit je goed!
Hapert er tijdens de eerste weken nog wat aan het evenwicht van je
planning, stuur dan bij.
 Oefening baart kunst. Laat je niet ontmoedigen als je planning de eerste
keren niet verloopt zoals je het had voorzien. Je moet geleidelijk aan je eigen
methode ontwikkelen.
 Praktijk outlook: categorie kleuren. We weten nu de verschillende bronnen
voor jouw semesterplanning. Om die aangenaam te maken en overzichtelijk,
maken we gebruik van kleuren, categorieën genoemd. Kleur beïnvloedt je
gemoed. Wanneer je dus een weekweergave bekijkt, dan zie je in één
oogopslag wat er te doen valt, en hoe zwaar die voor jou is. Aarzel niet om
een ander kleur toe te kennen, als je je persoonlijke agenda niet aantrekkelijk
vindt.
Wekelijkse studietijdmeting
Vanuit het kwaliteitsvol werken in Howest, zal de
kwaliteitsmedewerker van een aantal opleidingsonderdelen
vragen om de studietijd wekelijks bij te houden. Op het Leho
portaal (http://leho.howest.be) vind je een link naar die
Howest Studietijdmeting. Wekelijks meld je je aan en voor de
aangeduide opleidingsonderdelen, kopieer je je logboek
data over in deze studietijdmeting applicatie. Op het einde
van het semester wordt onderzocht, of de opgegeven
studietijd uit de studiefiche10 in overeenstemming is met wat
jullie loggen.
Een voorbeeld van zo’n resultaat voor 1 bepaald opleidingsonderdeel uit je
opleiding zie je in de grafiek hieronder “Vergelijking begrote en bestede studietijd”.
De grafiek toont aan dat studenten meer hebben gewerkt (=bestede tijd), dan wat
de opleiding ingeschat had voor dat opleidingsonderdeel (les volgen, oefeningen
maken, studeren, ….)
10 Studiefiches vind je op Leho of je surft naar www.howest.be/ects
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 26

28. Dit eindresultaat, wordt bekomen na het uitmiddelen van de logboeken van alle
studenten die dit opleidingsonderdeel volgen. De grafiek hieronder toont aan dat
de studenten vooral vanaf week 13 gewerkt hebben voor dit opleidingsonderdeel.
Praktijk: Uren tellen in de Outlook agenda via Excel
Normaal gebruik je je Outlook agenda in de agenda weergave. Je kunt ook een lijst
weergave opvragen om deze dan bijvoorbeeld naar Excel te kopiëren. Als je de
agenda systematische en consequent invult, gebruik je dezelfde onderwerpen.
Bijvoorbeeld voor alle werk die ik doe om deze cursus te schrijven en te geven, staat
“timemanagement” in het onderwerp. Noteer een afkorting of de naam van de
partim in het onderwerp van wat je in de agenda schrijft.
De kwaliteitsmedewerker heeft voor jullie de volgende opleidingsonderdelen/partims
aangeduid om op te volgen in het eerste semester:
 Touroperating: Inleiding touroperating, Productkennis III en Toeristische software I
 Productkennis I
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 27

29.  Selecteer je agenda.
 Zoek naar een partim, bv
“timemanagement”
 Afhankelijk van de weergave
waaruit je bent vertrokken, krijg
je een ander resultaat.
 Voor alle resultaten: klik
“Probeer opnieuw te zoeken in
Alle agenda-items”.
 Controleer de weergave:
groepering per map
kolom onderwerp, categorie,
duur, begin
 Een weergave kun je
aanpassen via Beeld
 Het resultaat is een lijst die je
via copy/paste naar Excel kunt
overbrengen.
 Via sorteren of filteren, kun je
dan de studietijdmeting
invullen.
 Tel op voor categorie Leerstof
en voor categorie Opdracht.
 Vul voor beide categorieën de
uren in voor de 1e week.
 Klik op “bewaar en sluit af.”
 Tik een volgende zoekterm in
of Sluit in Outlook het
zoekvenster om terug te keren
naar de normale weergave.
Wat je verder ook nog kan doen met je gegevens uit de Outlook agenda, leren we
in een tweede deel “Excel dashboard”.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 28

30. 8. Een slimme planner is ‘SMART’
Als je je voorneemt dat je deze week wel een
beetje Frans zult leren, stimuleer je jezelf niet om
onmiddellijk in actie te schieten. Doe je het
vandaag? Morgen? Wat is bovendien een beetje?
Enkele pagina’s? Eén hoofdstuk? Nog meer?
Doelen worden vaak te vaag en te vrijblijvend
geformuleerd. Daardoor inspireren ze je ook niet
meteen om tot actie over te gaan.11
Om je echt tot actie aan te sporen, is het belangrijk
dat je je doelen krachtig en helder formuleert. Het
SMART-principe kan je hierbij helpen. SMART is een letterwoord en staat voor
Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdgebonden.
 Specifiek: formuleer je doel duidelijk en zo concreet mogelijk. Hoe preciezer je
doel, hoe groter de kans dat je het bereikt. Zeg niet “Ik ga dit weekend veel
werken”, maar wel “ik ga zaterdag werken aan mijn project Frans”.
 Meetbaar: bepaal vooraf hoeveel je wilt doen! Stel dat je als doel
“aardrijkskunde samenvatten” hebt genoteerd in je planning. Wanneer ben je
dan klaar? Al na enkele pagina’s of pas na een volledig hoofdstuk? Formuleer je
doel beter als volgt: “Ik wil vanmiddag het eerste hoofdstuk van aardrijkskunde
samenvatten.” Zo weet je precies wat je moet doen om je doel te realiseren.
 Aanvaardbaar: stel je doel zodanig op dat het aanvaardbaar of aantrekkelijk is
voor jou. Als je een opdracht niet ziet zitten, is de kans klein dat je ze uitvoert.
Koppel je doel aan een concrete actie en zorg ervoor dat je het positief
formuleert. Zeg dus niet “ik mag niet zo veel televisie kijken” maar wel “ik kijk
voortaan dagelijks een uur minder televisie”.
 Realistisch: het heeft geen zin om bepaalde activiteiten in te plannen als je
vooraf al weet dat je te weinig tijd hebt om ze te realiseren of dat het buiten je
mogelijkheden ligt. Als je de lat te hoog legt, is de kans groot dat je er niet aan
begint of dat je vlug opgeeft. Is je doel te eenvoudig, dan verslapt je aandacht
en is elk excuus goed om iets anders te doen. Je kunt de klus gemakkelijk later
nog klaren. Voor je motivatie is het dus belangrijk dat je uitdagende maar
haalbare doelen stelt. Je kunt dat doen door de lat net iets hoger te leggen dan
je normaal zou doen. Zeg dus niet “ik lees vandaag die roman van 300 pagina’s
helemaal uit” maar wel “ik lees vandaag de eerste 50 pagina’s”.
 Tijdsgebonden: kleef op elk doel een concrete start- en eindtijd. Zo kun je achter
meteen nagaan (meetbaarheid) of je erin geslaagd bent om je doel binnen de
vooropgestelde tijd te realiseren. Voor je motivatie is het belangrijk een
startdatum te kiezen die zo dicht mogelijk bij het heden ligt om uitstel van je doel
te vermijden. Hoe vaak heb je jezelf al wijsgemaakt dat je morgen aan een taak
begint, om ze vervolgens keer op keer uit te stellen? Zeg gewoon: ik begin er
meteen aan! Formuleer ook een duidelijke deadline. Wat betekent “het einde
van deze week?” Is dat vrijdag, zaterdag of is dat op zondagavond net voor
middernacht?
11 Bron figuur http://www.tibbenwerkt.nl/tag/procrastinatie/
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 29

31. Oefening: Bachelor TRM: taken SMART inplannen in Outlook
1. Onderzoek de studiefiches en/of Leho
Wat weten we over de verschillende werkvormen en het werk die eraan verbonden
is gedurende het academiejaar?
Taalopleidingsonderdelen
 Gegeven: leerstof bijhouden (grammatica instuderen + oefeningen maken)
 Timing: controleer in de verschillende taalopleidingsonderdelen
Theoretische vakken
 cursus nalezen, structureren, de actualiteit volgen
 het materiaal studieklaar maken
Oefeningen
 Groepswerk
 Oefeningen maken gedurende de week
Plaats in je agenda een afspraak “SMART objectieven maken” en noteer het
resultaat van onderstaande opdracht in het omschrijvingsvenster.
Surf naar http://www.howest.be/ECTS en selecteer je opleiding. Vraag voor ieder
opleidingsonderdeel van het 1e semester (=trajectschijf 1) de studiefiche op en
noteer de URL zodat je later snel de informatie terugvindt. Bijvoorbeeld:
Frans I http://www.howest.be/BamaflexWeb/BMFUIDetailxOLOD.aspx?a=53301&b=5&c=1
Algemene economie http://www.howest.be/BamaflexWeb/BMFUIDetailxOLOD.aspx?a=54209&b=5&c=1
Vul deze lijst zelf verder aan….
2. Maak SMART objectieven
Start Excel op en maak een tabel. We gaan van ieder opleidingsonderdeel de link
opnieuw openen en de evaluatie informatie noteren die we dan gebruiken om
1) onze planning te controleren op het einde van de rit en
2) onze agenda in te vullen. Bijvoorbeeld:
Lijnnr Opleidingsonderdeel Evaluatievorm Aandeel in het punt
1. Frans 1 Groepswerk 15%
2. Mondeling examen 40%
3. Schriftelijk examen 45%
4. Algemene economie Permanente evaluatie 20%
5. Schriftelijk examen 80%
Vul deze lijst zelf verder aan….
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 30

32. We gaan opnieuw iedere studiefiche openen en de tabel verder aanvullen met
studietijd informatie.
Lijnnr Opleidingsonderdeel Studie Studietijd Tijdsbesteding Deadline
omvang
1. Frans 1 3 75 uren +/- 10 uren Tussentijdse evaluatie:
week na herfstvakantie.
Indienen: laatste les (check
uurrooster)
2.
3.
4. Algemene economie 3 ½ van 150 Test in week 7 en week 11
uren
5.
Vul deze lijst zelf verder aan….
3. Plan deeltaken in
We gaan één voor één de bovenste 5 items inplannen in de Outlook agenda
volgens de eerder gemaakte afspraken (onderwerp, categorie, beschikbaarheid).
Hieronder een voorbeeld van analyse om de afspraken in je agenda te kunnen
noteren.
Lijnnr deeltaak
1. Laatste les: Kijk in het lesrooster wanneer jouw lessen doorgaan. Noteer de dag ervoor een
deadline12 in je agenda.
+/- 10 uren: Plan 3 keer 2 uren in vóór het eerste evaluatiemoment. Noteer in je wekelijkse
afspraak “TRM: planning maken”, dat je de komende 5 uur inplant op basis van de feedback
die je gekregen hebt.
2.
3.
4. Algemene economie. Theoretisch vak, dus 30 minuten voorzien na iedere les met onderwerp
“studieklaar maken” en categorie “leerstof”
5.
Vul deze lijst zelf verder aan en doe de acties verder in de Outlook agenda.
Wanneer je conflicterende taken hebt ingepland, zal je moeten afwijken van de
regels die je vooropgesteld hebt, om het haalbaar te maken.
9. Help, mijn planning faalt?
Oefening: Werkt mijn planning? Enkele scenario’s implementeren
Hierna volgen 10 scenario’s die we inplannen in het eerste semester. Voor ieder
scenario die we inplannen begint het onderwerp met “scenario:” zodat we achteraf
gemakkelijk deze oefening kunnen verwijderen. Om de 10 activiteiten ingepland te
12 Vergeten hoe je een deadline inplant? kijk onder puntje 5 Praktijk: semester planning
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 31

33. krijgen, zal je waarschijnlijk reeds ingeplande taken zoals “leerstof” en “opdracht”
moeten verplaatsen.
Bedoeling is dat je achteraf controleert of het realistisch is om de 10 activiteiten uit te
voeren zonder dat je hoofddoel “slagen in semester 1” in het gedrang komt.
Enkele tips:
 let op de notatie van het onderwerp (belangrijk voor analyse achteraf)
 noteer telkens de locatie,
 plan eventuele verplaatsingstijd in,
 plak URLs of meer info in de omschrijving,
 markeer de juiste categorie (kleur),
 selecteer een correcte beschikbaarheid
 hang waar nodig een herinnering aan.
 Indien informatie te kort: noteer bijvoorbeeld “details volgen”, of “nader te
bepalen”
De 10 scenario’s om in te plannen. xxx betekent dat je zelf verder detailleert indien
nodig.
1. Scenario vrije tijd Stuvo
Info Kijk op www.stuvo-howest.be en plan 2 vrije tijd activiteiten in.
Onderwerp Scenario: Stuvo: xxx
2. Scenario extra opleiding Psywest
Info Kijk op www.psywest.be en plan 2 cursussen in uit hun aanbod.
Onderwerp Scenario: psywest: xxx
3. Scenario fijnproeversarrangement
Info Kijk op www.vlaanderen-vakantieland.be en plan het gratis
aangeboden fijnproeversarrangement in.
Onderwerp Scenario: fijnproeversarrangement: xxx
4. Scenario inventaris opnemen
Info De ouders van een vriend vragen of je 1 dag meetelt aan de
inventaris tussen 15 en 21 oktober 2012 .
Onderwerp Scenario: inventaris
5. Scenario gemeenteraadverkiezingen
Info Je bent opgeroepen om te tellen voor de verkiezingen op zondag
14 oktober. Daaraan verbonden is een voorbereidende vergadering
op vrijdag 12 oktober om 19u in je gemeente in. Vergeet het
stemmen zelf ook niet ;-)
Onderwerp Scenario: verkiezingen
6. Scenario centen voor studenten
Info Zoek een bijbaan om je komende vakantiereis te financieren.
JOS is enkel toegankelijk via een wachtwoord die je krijgt bij
Sovowes. Kijk nu op www.studentenjobs.be
Onderwerp Scenario: studentjob
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 32

34. 7. Scenario verhuizen en kuisen
Info Je vriend(in) moet verhuizen voor het einde van het jaar.
Jullie plannen een geschikt weekend daarvoor.
Onderwerp Scenario: verhuis
8. Scenario studentenvertegenwoordiging
Info Je bent lid van de studentenraad. Iedere 2e donderdagmiddag
van de maand is StutenCafé.
Onderwerp Scenario: studentenraad
9. Scenario jij in stereo op radio Quindo
Info Je werkt gedurende het 1e semester iedere week een half uur
mee aan een programma op radio www.Quindo.be
Onderwerp Scenario: Quindo
10. Scenario jaarlijks tandarts bezoek
Info Oeps, bijna vergeten. December is de laatste maand voor het
jaarlijks verplichte tandarts bezoek.
Onderwerp Scenario: tandarts
Hoe controleer je deze oefening:
 Stel de agenda in op weekweergave (inclusief weekend).
 Blader per week en controleer dubbele boekingen.
 Controleer of je “leerstof” en “opdracht” nog aansluiten bij de lessen.
 Waar en wanneer komen deadlines in het gedrang?
Falen of slagen?
Ga ook telkens na of je de vooropgesteld
taken hebt afgewerkt binnen de
vooropgestelde tijd. Als dat lukt, zit je goed.
Je bent een gediplomeerd planner! De kans
bestaat echter dat je de eerste weken af en
toe nog iets hapert aan het evenwicht van
je planning. Hoe stuur je bij? Een kleine
afwijking van je gemakkelijk op tijdens de
reserve-uren. Zelfs een grotere afwijking is
niet meteen een reden tot wanhoop.
Probeer na te gaan wat de oorzaak is, zodat
je gepast kunt bijsturen. Plannen met je
leren13.
 Heb je te veel hooi op je vork genomen? Als je planning niet realistisch is, ben
je gedoemd om te falen.
 Studeer je wel op een efficiënte manier? Heb je niet te veel oog voor details
waardoor je heel traag vooruitgaat? Zijn je schema’s kopieën van je
lesnotities?
13 Figuur bron http://mariagaardeschoolkrant.blogspot.be/2011_05_01_archive.html
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 33

35.  Staat het aantal werkuren wel in verhouding tot de uren die je als
ontspanning hebt voorzien?
 Houdt je planning rekening met de momenten waarop je je goed kunt
concentreren? Ervaring leertje wat voor jou de beste momenten zijn om te
studeren of om je te ontspannen. Het heeft geen zin om ’s avonds laat nog
werkuren te plannen als je weet dat je brein op dat moment al aftelt naar
bedtijd.
 Zijn er externe facturen die je planning in de war sturen (gillende zussen, een
lawaaierige doe-het-zelver als buurman, enz.) ?
Oefening: Mijn tijdrovers
Maak de oefening “mijn tijdrovers” om meer succes te hebben in het slagen van
een opgesteld planning. De vragen zijn geformuleerd in een bedrijfscontext maar
ongetwijfeld kun je die omzetten naar jouw leefwereld: student zijn.
Studiehulp in Howest
Een planning kan door verschillende oorzaken verkeerd lopen. In Howest vind je op
je Leho portaal enkele links naar externe hulp:
 De mentor in je opleiding
 De studiebegeleider op de campus
 Psywest
Tevens vind je op Leho.howest.be onder de cursus Studie-en studentenbegeleiding
(STIP) concrete adviezen en hulp.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 34

36. Praktijk: Excel dashboard
In puntje 8 heb je een eerste aanzet van een Excel dashboard gemaakt, met
datgene wat je in de studiefiches gevonden hebt. We gaan dit dashboard SMART
uitwerken en kijken of de planning overeenkomt met wat we als objectief hadden.
Opmerking: Hoe je een Excel dashboard kunt maken, vind je in een tweede
document terug.
Deze infographic heb ik gevonden op http://visual.ly/how-do-college-students-use-
their-time Stemt dit plaatje overeen met jouw dagplanning? Laat het ons
onderzoeken in het volgende deel.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 35

37. 10. Bibliografie
De instructies voor het opstellen van een efficiënte
studieplanning komen uit het boek “leren. Hoe? Zo!”, Tommy
Opgenhaffen & Sandrine Allegaert. Lannoo Campus, Tielt. 2011.
www.lerenhoezo.be
Inleiding tot Microsoft Outlook 2010 agenda.
http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/inleiding-tot-
outlook-agenda-HA010354961.aspx?CTT=1
15 minuten training kennismaking met Outlook-agenda:
http://office.microsoft.com/nl-nl/training/kennismaking-met-
outlook-agenda-RZ001171956.aspx
Op deze website vind je studiemateriaal door Microsoft ter beschikking gesteld: help,
artikelen, trainingen en demo’s helpen je het hoe uit te vinden van de software.
Vaardig worden in Microsoft Office Outlook 2010 kan
ook via een online cursus op www.gratiscursus.be.
Psywest is een samenwerkingsverband van
de studentenvoorzieningen van de
K.U.Leuven campus Kortrijk, Howest en
Katho. Je vindt een divers aanbod van
groeps-trainingen, waaronder een training
timemanagement. www.psywest.be
GTD staat voor een systeem van vijf fundamentele
principes die je op allerlei manieren kunt invullen:
verzamel, verwerken, organiseren, nakijken, doen. Het is
ontwikkeld door David Allen, die er ook een boek over
heeft geschreven: “Getting things done” of “Doe het
nu!”. Meer info op Wikipedia.
Hoe word je een goede timemanager met Outlook? 36