U. A. G. R. M.
    UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENE MORENO
    FACULTAD POLITÉCNICA – UNIDAD DE POSTGRADO




          D...
Trabajo Final del Módulo.


1.- NOMBRE DEL PROYECTO:

       Gestión Documental del Archivo Central de SAGUAPAC

2.- RESUM...
9.- RESPONSABLE DEL PROYECTO

Nombre                         Cargo                             Firma
                     ...
entrada y salida de la información, que permitan la rápida identificación del proceso y
responsable generador.

Aprovecham...
Actualmente el Archivo Central de SAGUAPAC           construcción de capacidades internas en la
posee una estructura funci...
Anteriormente, hasta el año 1998, la documentación correspondiente a los socios era
ordenada y empastada por asunto, es de...
Rediseñar la estructura administrativa, buscando una mayor
Gestión Administrativa      eficiencia en el desempeño de las f...
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Trabajo Final Modulo Informatica

1.482 visualizaciones

Publicado el

Doc Word
7 pag

0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
1.482
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
2
Acciones
Compartido
0
Descargas
22
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Trabajo Final Modulo Informatica

  1. 1. U. A. G. R. M. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENE MORENO FACULTAD POLITÉCNICA – UNIDAD DE POSTGRADO DIPLOMADO BIBLIOTECOLOGÍA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SANTA CRUZ DE LA SIERRA ‘SAGUAPAC’. TRABAJO FINAL MODULO AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS Alumna : Dilza Moreno Docente : Ing. Juan Carlos Peinado Santa Cruz, 28 de noviembre de 2009 1
  2. 2. Trabajo Final del Módulo. 1.- NOMBRE DEL PROYECTO: Gestión Documental del Archivo Central de SAGUAPAC 2.- RESUMEN DEL PROYECTO Implementar un sistema efectivo de búsqueda de Gestión Documental, del Archivo Histórico de SAGUAPAC. (Fase I) 3.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Los procesos documentales inherentes al Archivo Central de SAGUAPAC deben ser estandarizados, de manera que permita la NO dependencia de los recursos humanos que allí laboramos. La agilización de las búsquedas y recuperaciones de la información, y la conservación efectiva de los activos documentales de nuestra Cooperativa es primordial en el Archivo Central de SAGUAPAC. 4.- ÁMBITO O COMPETENCIA 1. Infraestructura física buena, con elementos de trabajo acordes a la archivística moderna. 2. Compra de Sistema Informático de Préstamo y Búsqueda de la Información. 3. Educación al usuario para el uso del sistemas informáticos de préstamo. 5.- PROPÓSITO DEL PROYECTO Realizar un estudio del estado actual de la Gestión Documental en el Archivo Central de SAGUAPAC, para luego presentar un Modelo de Organización Documental (MOA) que satisfaga las necesidades de dicho Centro de Información. 6.- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO Instalaciones del Archivo Histórico Central de SAGUAPAC. 7.- AREA DE DEPENDENCIA Gerencia General. 8.- UNIDAD DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL (UCI) Unidad de Secretaría General. 2
  3. 3. 9.- RESPONSABLE DEL PROYECTO Nombre Cargo Firma JEFE ARCHIVO CENTRAL Dilza Moreno Menacho SAGUAPAC 10.- JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. Desde su creación hace 29 años ha logrado posicionarse como una la Cooperativa más importante del País. La Cooperativa de Servicios Públicos SAGUAPAC, está estructurada en varios niveles de organización y dirección. Una de las políticas establecidas con el Sistema de Archivos, fue la homogenización y estandarización de los procesos de archivos, así como la salvaguarda de la memoria documental y la dignificación de los archivos en un contexto institucional. 11.- BREVE DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO El fondo no tiene lenguaje de clasificación, ni procedimientos de gestión de archivo. El alto volumen documental, sin herramientas de control su amenaza es: o Fuga y/o pérdida de información, a o Alta dependencia de los recursos humanos. o Alta duplicidad de información, e o El crecimiento indiscriminado del fondo y el alto índice de uso de infraestructura. 12.- DESARROLLO DEL PROYECTO El Diagnóstico de estado se obtiene a partir del levantamiento y análisis de datos referenciales de los procesos documentales y operativos que realiza el Archivo central por lo que se aplicarán los siguientes métodos de investigación: 1. Observación Directa del flujo de procesos. 2. Encuesta aplicada a trabajadores y usuarios potenciales del Archivo Central SAGUAPAC. 3. Entrevista estructurada a entidades internas responsables de los procesos operativo– documentales. Los aspectos que integran el Diagnóstico de Estado son: 4. Aspectos Archivísticos: Elementos que caracterizan las variables documentales del Acervo SAGUAPAC. 5. Clases de Agrupación. Categorización. 6. Tipos Documentales y Campos de Descripción Documental. 7. Identificación de los Procesos Operativos Documentales. 13.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Diseñar una Gestión Documental de Archivo a partir lenguajes documentales no complejos y sistemas de control moderados y básicos enfocados a los procesos documentales de 3
  4. 4. entrada y salida de la información, que permitan la rápida identificación del proceso y responsable generador. Aprovechamiento de la macro estructura documental existente organizada por Programas documentales precedentes al actual servicio y el bajo volumen de información, en dirección de la estandarización de los procesos documentales y la adecuación de las gestiones positivas o directas con las inversas que parten de los fondos actualmente semi procesados. 14.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN EN LA GESTION 2010 ACTIVIDADES / MESES EN FE MA AB MA JU JUL AG SE OC NO DI Diagnóstico, del estado de XX XX la información, Diseño de Gestión Documental (flujonometría de Procesos). Aplicación de Base de XX XX Datos en Access u otro sistema de gestión electrónica para el Procesamiento Técnico Documental Procesamiento Técnico XX XX XX XX XX XX XX XX Documental de la información Histórica y Aplicación del Diseño Estandarizado, implementación Código de Barras 15.- SITUACIÓN DE LA COOPERATIVA SIN Y CON PROYECTO SITUACIÓN SIN PROYECTO SITUACIÓN CON PROYECTO CANOFILE: Sistema Automatizado de Apoyo a los procesos operativos contables y administrativos y “UNA EMPRESA SIN HISTORIA Y SIN sistemas integrados de información a nivel corporativo. DOCUMENTOS QUE DEMUESTREN SU MANUALES: Sistema de control manual como ser: ACCIONAR, NO ES UNA EMPRESA Cuaderno de control en el cual se registra las EFICIENTE”. entradas de correspondencia. Las metas trazadas para el desarrollo Los procesos documentales actuales no cuentan archivístico en SAGUAPAC, se han venido con sistema automatizado que apoye los servicios básicos de archivo como son: Guarda, adelantando a través del proyecto de Almacenamiento, Localización, Búsquedas archivo diseñado para tal fin, esto con el Recuperación y los procesos de control. objeto de obtener un presupuesto para ello, cuyas actividades y procesos constituyen el Cada proceso operativo delimita un flujo de Programa de Gestión Documental que se documentos asociados al mismo y que responden a cada una de las actividades identificadas. desarrolla en concordancia con la 4
  5. 5. Actualmente el Archivo Central de SAGUAPAC construcción de capacidades internas en la posee una estructura funcional bien definida en búsqueda de la estandarización y cuanto a contenido – actividad – y responsabilidad documental. normalización de los procesos archivísticos. Flujo Operativo Actual P1: Recepción manual de Información Activa – Semiactiva. P2: Escaneo y Digitalización P3: Empastado P4: Préstamos y Servicios de Archivo Nota: P = Proceso. 16.- RESUMEN PLAN DE DESARROLLO DE LA COOPERATIVA 2003-2007. METAS PLAN QUINQUENAL 2003 – 2007 – ARCHIVO Y BIBLIOTECA Primera Meta: Adquisición de estantes movibles. JUSTIFICACIÓN Los documentos que genera la Cooperativa, no pueden ser tratados como documentos de una empresa privada; es decir las Ampliaciones e Instalaciones Domiciliarias de Agua Potable y/o Alcantarillado, los Contratos de Agua Potable, Alcantarillado y Asesoría Legal, las Ordenes de Pago, Comprobantes de Traspasos, los detalles mensuales de Cobranzas, los documentos Administrativos, y otros documentos, no se pueden eliminar nunca; entonces el Archivo siempre tiende a crecer; es por esto que necesitamos adecuar el espacio físico de la Sección Archivo, implementando muebles movibles, especiales para el manejo y protección de los documentos, ya que de otro modo nunca vamos a tener el espacio físico suficiente para los papeles. RESULTADO QUE SE ESPERA Conservar los documentos según el crecimiento de la Cooperativa. La Sección Archivo, está repleta de documentos importantes, y cada año crece más, sin un mueble adecuado para su almacenamiento y protección, por lo que se hace necesaria la implementación de estantes metálicos móviles, provistos de llave de seguridad y rieles que permitan una adecuada manipulación y optimización del espacio físico, ya diseñados para este fin . Con todos estos objetivos, tendremos un ambiente apropiado para el almacenamiento de documentos y la administración automática de cualquier documento necesario para cualquier funcionario autorizado de nuestra Cooperativa. 2da. META – Creación del Archivo por cada Socio-Usuario. (Se está programando la compra de 130.000 sobres, para la ejecución de esta meta) no es una cantidad dada alegremente, ha sido muy bien calculada, en base a lo que hay. JUSTIFICACIÓN Mantener por cada socio un file completo. 5
  6. 6. Anteriormente, hasta el año 1998, la documentación correspondiente a los socios era ordenada y empastada por asunto, es decir los contratos de Agua Potable se empastaban por separado de los de Alcantarillado, así mismo los Cambios de Nombre, Compromisos de Pago, todos eran empastados por separado. A partir del año 1999, la Sección Archivo está ordenando estos documentos en un solo lugar todo lo que corresponde a un mismo código usuario; siendo nuestra meta llegar a guardar los documentos citados en un sobre que sirva de archivo. RESULTADO QUE SE ESPERA Disponer de la documentación en forma más ágil, para poder atender al Socio-Usuario con más eficiencia. 17.- MISIÓN DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS PÚBLICOS SANTA CRUZ LTDA. SAGUAPAC. 1. Contribuir, bajo la filosofía cooperativista, a mejorar la calidad de vida de los socios y usuarios proporcionando los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario en nuestra área de concesión. 2. Desarrollar nuestras actividades preservando el medio ambiente. 18.- ANÁLISIS FODA Fortalezas 1. Buenos recursos humanos, electrónicos y estructura. 2. Personal capacitado en gestión de archivo, para establecer o diseñar una buena gestión de archivo. 3. Bajos índices de resistencia al cambio, todos están capacitados. Debilidades 1. Diseño actual manual y con Flujos documentales altamente ramificados y sin canales establecidos. Individualización de criterios de agrupación a simple criterio usuario. 2. Desintegración, y descentralización de los canales de entrada – salida – circulación interna documental. 3. Ausencia de lenguajes, procedimientos y estándares documentales. Oportunidades 1. Aprovechar las fortalezas que se tienen. 2. Proyección de una Gestión Documental sólida aplicable a los niveles básicos elementales Amenazas 1. Crecimiento indiscriminado del fondo y un alto índice de uso de infraestructura. 2. Alta dependencia con el físico documental. 3. 19.- LINEAS DE ACCIÓN Y OBJETIVOS Y ESTRATÉGICOS DEL ARCHIVO DE SAGUAPAC. LINEAS DE ACCIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Modernización Institucional Reformar el Manual de Funciones y Competencias de los funcionarios del Archivo Central. 6
  7. 7. Rediseñar la estructura administrativa, buscando una mayor Gestión Administrativa eficiencia en el desempeño de las funciones; flexibilizando los procesos internos y la organización del trabajo. Seguir dotando al Archivo Central de nueva tecnología en materia Modernización Académica Archivística, que sean aptos para responder adecuadamente a las necesidades de la sociedad del conocimiento y la información. Equilibrio Financiero Lograr un equilibrio financiero entre el presupuesto y las necesidades en el Archivo, ayudando a fortalecer la estructura institucional, académica y administrativa. Informatización y Fortalecer el archivo central de SAGUAPAC en el manejo y Virtualización desarrollo de las tecnologías de la información, para optimizar los sistemas de gestión y complementar el proceso de profesionalización. La importancia de tener actualizado y organizado un Archivo Fortalecimiento de la Central en cualquier Organización, es trascendental. Ya que la Investigación y la Extensión estructura institucional no sería tal sin una buena organización de sus archivos, que en la mayoría de veces acaba siendo el depositario de no sólo la memoria de toda organización, sin más aún LA MISMA VIDA institucional. 20.- VINCULACIÓN ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EL PROYECTO. OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL OBJETIVOS DEL PROYECTO La importancia de tener El Archivo Central de SAGUAPAC posee un sistema de Gestión Documental básico. Sus actualizado y organizado un procedimientos de Guarda – Custodia y los Archivo Central en cualquier servicios generados de recuperación son Organización, es totalmente convencionales, sustentados en trascendental. Ya que la la memoria y la experiencia del personal que allí, actualmente trabaja. estructura institucional no sería tal sin una buena organización El presente trabajo, se enmarca en una de sus archivos, que en la investigación de tipo NO EXPERIMENTAL, mayoría de veces acaba su estructura tiene los lineamientos técnicos siendo el depositario de no que conlleva la organización archivística, basada en normas internacionales. sólo la memora de toda Identificar las fortalezas, oportunidades, organización, sin más aún LA debilidades, y amenazas actuales de la MISMA VIDA institucional. gestión de archivos aplicada a través de un Diagnóstico de Estado General del Archivo Central SAGUAPAC. Santa Cruz, Diciembre de 2009 7

×