Documentación de un  Sistema de Gestión   Ing. Alejandro Alborino Bariloche,  Mayo de 2011
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<ul><li>Contenidos programáticos </li></ul><ul><li>Documentación.  </li></ul><ul><li>Propósito de la documentación. </li><...
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¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMAS?
TIPO DE DOCUMENTOS <ul><li>OBLIGATORIOS </li></ul><ul><li>Aquellos que explícitamente están indicados en el sistema de ges...
Sistema de Gestión Documentado POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS REGISTROS Y DATOS
TIPOS DE DOCUMENTOS <ul><li>Manual de Gestión:  describe el sistema de gestión de una Organización. </li></ul><ul><li>Proc...
<ul><li>“ La documentación del sistema de gestión debe incluir: </li></ul><ul><li>a) la política y los objetivos; </li></u...
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<ul><li>NOTA 1: </li></ul><ul><li>Cuando aparece el término “procedimiento documentado” dentro de esta Norma Internacional...
<ul><li>NOTA 2   </li></ul><ul><li>La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de ...
Documentación ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requieren   Un Sistema de Documentos Un Sistema documentado  y   NO
ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001   Control de  los registros <ul><li>Deben ser legibles, identificables, recuperables </...
¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA DE GESTIÓN?
<ul><li>Los documentos requeridos por el sistema de gestión se deben controlar.  </li></ul><ul><li>Los registros son un ti...
<ul><li>La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: </li></ul><ul><ul><li>ap...
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<ul><li>Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: </li></ul><ul><li>aprobar...
<ul><li>asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, </li></ul><ul><li>asegurarse de ...
<ul><li>Actividad 1 </li></ul><ul><li>Identificar : </li></ul><ul><li>Procedimientos documentados </li></ul><ul><li>Docume...
¿ COMO DOCUMENTAR  UN SISTEMA DE GESTION ?
Jerarquía de documentos Política, Objetivos Manual  Procedimientos Documentos Registros 1er nivel 2do nivel 3er nivel 4to ...
La POLÍTICA de la CALIDAD debe ... Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los clientes Incluir compromiso de...
Objetivos de gestión documentados <ul><li>En las funciones y niveles pertinentes </li></ul><ul><ul><ul><li>Medibles </li><...
Manual de Gestión Es único para cada organización Su estructura, formato, contenido (excepto los mínimos indicados en al A...
MANUAL DE GESTIÓN <ul><li>Documento que enuncia las políticas de gestión y describe el Sistema de Gestión de una organizac...
Propósitos del Manual de Gestión <ul><li>Comunica la Política  </li></ul><ul><li>Define la estructura de documentos </li><...
Estructura y Contenido del Manual de Gestión <ul><li>Objetivo y Alcance </li></ul><ul><li>Tabla de contenidos y Estado de ...
PROCEDIMIENTOS E  INSTRUCCIONES DE TRABAJO <ul><li>Describen las actividades que realiza una organización en relación a lo...
Estructura y contenido  de un procedimiento <ul><li>Objetivo </li></ul><ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Abreviaturas y de...
<ul><li>Objetivo:  describe brevemente el motivo del documento </li></ul><ul><li>Alcance:  Define a qué Partes / Productos...
<ul><li>Responsabilidades:  definir las responsabilidades de c/ función involucrada en el procedimiento documentado. </li>...
<ul><li>Desarrollo del Procedimiento </li></ul><ul><ul><li>Describe la secuencia de actividades del proceso  </li></ul></u...
<ul><li>Registros /Formularios/ Anexos. </li></ul><ul><li>Formatos de registros( formularios) </li></ul><ul><li>Fotos </li...
DIAGRAMA DE FLUJO:  REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE  INICIO TAREA A TAREA C TAREA B FIN
DIAGRAMA NORMALIZADO INICIO/FIN ACTIVIDAD PUNTO DE CONTROL TRANSPORTE CONECTOR ALMACENAMIENTO ESPERA REGISTRO
TIPOS DE SOPORTE PARA LA DOCUMENTACION <ul><li>PAPEL </li></ul><ul><li>INFORMÁTICO </li></ul><ul><li>OTROS </li></ul>
Ejemplo de Aprobación de Documentos GG GI GI GI JS JS JS JS JS JS Dirección Gerencias Intermedias Jefaturas de Sector MG P...
Modelo de distribución de documentación Centralizado  Descentralizado Gestión Áreas Sectores o Grupos
Modelo de distribución de documentación     Totalmente descentralizado
Recomendaciones a la hora de redactar... <ul><li>Seleccione la actividad a documentar  </li></ul><ul><li>Tenga claro qué e...
<ul><li>Actividad 2 </li></ul><ul><li>Actividad grupal </li></ul><ul><li>Análisis de los modelos de documentación presenta...
<ul><li>Actividad 3 </li></ul><ul><li>Seleccionar un proceso y realizar un procedimiento documentado utilizando el modelo ...
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    1. 1. Documentación de un Sistema de Gestión Ing. Alejandro Alborino Bariloche, Mayo de 2011
    2. 2. <ul><li>Objetivos: </li></ul><ul><li>Adquirir los conocimientos necesarios para desarrollar la documentación de un SGI que cumpla con los requisitos de la norma y adecuada a las necesidades de cada Organización. </li></ul>
    3. 3. <ul><li>Contenidos programáticos </li></ul><ul><li>Documentación. </li></ul><ul><li>Propósito de la documentación. </li></ul><ul><li>Documentación del SGI. </li></ul><ul><li>Tipos de documentos: </li></ul><ul><li>Política. </li></ul><ul><li>Objetivos. </li></ul><ul><li>Manual de Gestión. </li></ul><ul><li>Procedimientos. Instructivos. </li></ul><ul><li>Identificación de la documentación mandatoria y necesaria de un SGI. </li></ul><ul><li>Formas de documentar: Diagramas de flujo. Mapas de proceso. </li></ul>
    4. 4. <ul><li>Según la norma ISO 9000 </li></ul><ul><ul><li>Información y su medio de soporte </li></ul></ul><ul><ul><li>Información: datos que poseen significado </li></ul></ul><ul><ul><li>papeles, fotografías, planos, ... </li></ul></ul>¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?
    5. 5. ¿POR QUÉ DOCUMENTAR? <ul><li>Para asegurar uniformidad y comunicación </li></ul><ul><li>Lograr la conformidad con los requisitos </li></ul><ul><li>Obtener repetibilidad y trazabilidad </li></ul><ul><li>Proveer la formación adecuada </li></ul><ul><li>Para demostrar de que manera se realizan las actividades </li></ul><ul><li>Evaluar la eficacia y adecuación del Sistema </li></ul>
    6. 6. ¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMAS?
    7. 7. TIPO DE DOCUMENTOS <ul><li>OBLIGATORIOS </li></ul><ul><li>Aquellos que explícitamente están indicados en el sistema de gestión aplicable y las normas de referencia. </li></ul><ul><li>NECESARIOS </li></ul><ul><li>Aquellos requeridos para asegurar el control de los riesgos operacionales de calidad, seguridad y medio ambiente </li></ul>
    8. 8. Sistema de Gestión Documentado POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS REGISTROS Y DATOS
    9. 9. TIPOS DE DOCUMENTOS <ul><li>Manual de Gestión: describe el sistema de gestión de una Organización. </li></ul><ul><li>Procedimientos: establecen cómo se hacen las cosas . </li></ul><ul><li>Instructivos: establece requisitos específicos. </li></ul><ul><li>Registro: refleja los resultados obtenidos y evidencias. </li></ul>
    10. 10. <ul><li>“ La documentación del sistema de gestión debe incluir: </li></ul><ul><li>a) la política y los objetivos; </li></ul><ul><li>b) la descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO; </li></ul><ul><li>c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de S y SO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados; </li></ul>SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.4 Documentación
    11. 11. <ul><li>d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta norma OHSAS, y </li></ul><ul><li>e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO / aspectos ambientales significativos. </li></ul><ul><li>Nota: Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos concernientes y que se mantenga al mínimo requerido para que sea eficaz y eficiente” </li></ul>SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.4 Documentación
    12. 12. <ul><li>La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: </li></ul><ul><li>a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, </li></ul><ul><li>b) un manual de la calidad, </li></ul><ul><li>c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, y </li></ul><ul><li>d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación
    13. 13. <ul><li>NOTA 1: </li></ul><ul><li>Cuando aparece el término “procedimiento documentado” dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. </li></ul><ul><li>Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. </li></ul><ul><li>Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento. </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación
    14. 14. <ul><li>NOTA 2 </li></ul><ul><li>La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a: </li></ul><ul><li>el tamaño de la organización y el tipo de actividades, </li></ul><ul><li>la complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal. </li></ul><ul><li>NOTA 3 </li></ul><ul><li>La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio. </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación
    15. 15. Documentación ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requieren Un Sistema de Documentos Un Sistema documentado y NO
    16. 16. ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 Control de los registros <ul><li>Deben ser legibles, identificables, recuperables </li></ul><ul><li>Procedimiento documentado para asegurar : </li></ul><ul><ul><li>identificación </li></ul></ul><ul><ul><li>almacenamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>protección </li></ul></ul><ul><ul><li>recuperación </li></ul></ul><ul><ul><li>tiempo de retención </li></ul></ul><ul><ul><li>disposición </li></ul></ul>
    17. 17. ¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA DE GESTIÓN?
    18. 18. <ul><li>Los documentos requeridos por el sistema de gestión se deben controlar. </li></ul><ul><li>Los registros son un tipo especial de documentos y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4 </li></ul>SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos
    19. 19. <ul><li>La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: </li></ul><ul><ul><li>aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; </li></ul></ul><ul><ul><li>revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente </li></ul></ul><ul><ul><li>asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; </li></ul></ul>SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos
    20. 20. <ul><ul><li>asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; </li></ul></ul><ul><ul><li>asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; </li></ul></ul><ul><ul><li>asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución, </li></ul></ul><ul><ul><li>prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón </li></ul></ul>SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos
    21. 21. <ul><li>Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos
    22. 22. <ul><li>Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: </li></ul><ul><li>aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, </li></ul><ul><li>revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, </li></ul><ul><li>asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, </li></ul><ul><li>asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos
    23. 23. <ul><li>asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, </li></ul><ul><li>asegurarse de que los documentos de origen externo, se identifican y que se controla su distribución </li></ul><ul><li>prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. </li></ul>SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos
    24. 24. <ul><li>Actividad 1 </li></ul><ul><li>Identificar : </li></ul><ul><li>Procedimientos documentados </li></ul><ul><li>Documentos </li></ul><ul><li>Registros </li></ul><ul><li>OHSAS 18001/ ISO 9001/ISO 14001 </li></ul>
    25. 25. ¿ COMO DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTION ?
    26. 26. Jerarquía de documentos Política, Objetivos Manual Procedimientos Documentos Registros 1er nivel 2do nivel 3er nivel 4to nivel Establecen el rumbo de la organización, su propósito, futuro y descripción general del sistema y de su aplicación Describen el Cómo, Donde, Quién y Cuando para aquellos procedimientos que pide la norma Describen la forma de operación de la organización Formularios, archivos, discos magnéticos, proveen evidencia de lo actuado
    27. 27. La POLÍTICA de la CALIDAD debe ... Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los clientes Incluir compromiso de cumplir con los requerimientos y con la mejora continua Proveer el marco para establecer y revisar los objetivos Ser comunicada, entendida e implementada Ser revisada para su adecuación continua
    28. 28. Objetivos de gestión documentados <ul><li>En las funciones y niveles pertinentes </li></ul><ul><ul><ul><li>Medibles </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Realizables </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Alineados con la política </li></ul></ul></ul>
    29. 29. Manual de Gestión Es único para cada organización Su estructura, formato, contenido (excepto los mínimos indicados en al Ap. 4.2.2 de ISO 9001) y método de presentación son flexibles y deben adaptarse a las necesidades de cada organización
    30. 30. MANUAL DE GESTIÓN <ul><li>Documento que enuncia las políticas de gestión y describe el Sistema de Gestión de una organización </li></ul><ul><ul><li>En general no contiene detalles sino lineamientos </li></ul></ul><ul><ul><li>Refiere a documentos de “nivel” inferior o los contiene </li></ul></ul><ul><ul><li>Define el alcance del sistema </li></ul></ul><ul><ul><li>Describe la secuencia e interacción de los procesos del sistema </li></ul></ul><ul><ul><li>Es revisado y aprobado por la Dirección </li></ul></ul>
    31. 31. Propósitos del Manual de Gestión <ul><li>Comunica la Política </li></ul><ul><li>Define la estructura de documentos </li></ul><ul><li>Proporciona la base del Sistema de Gestión </li></ul><ul><li>Presenta al Sistema para fines externos </li></ul><ul><li>Demuestra la adecuación del Sistema a la norma aplicable </li></ul>
    32. 32. Estructura y Contenido del Manual de Gestión <ul><li>Objetivo y Alcance </li></ul><ul><li>Tabla de contenidos y Estado de revisión </li></ul><ul><li>Información general sobre la Organización </li></ul><ul><li>Política </li></ul><ul><li>Descripción de la Organización, responsabilidades y autoridades </li></ul><ul><li>Descripción de los procesos del Sistema . Referencia a documentos de nivel inferior </li></ul><ul><li>Definiciones </li></ul><ul><li>Anexos ( mapa de procesos, organigramas, listado de documentos, etc.) </li></ul>
    33. 33. PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO <ul><li>Describen las actividades que realiza una organización en relación a los requisitos normativos. </li></ul><ul><li>Definen las responsabilidades y autoridades para llevar a cabo dichas actividades. </li></ul><ul><li>Los instructivos son de carácter especifico y detallan aspectos técnicos de las actividades que describen. </li></ul>
    34. 34. Estructura y contenido de un procedimiento <ul><li>Objetivo </li></ul><ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Abreviaturas y definiciones </li></ul><ul><li>Responsabilidades </li></ul><ul><li>Referencias </li></ul><ul><li>Desarrollo del Procedimiento </li></ul><ul><li>Registros / Formularios / Anexos </li></ul>
    35. 35. <ul><li>Objetivo: describe brevemente el motivo del documento </li></ul><ul><li>Alcance: Define a qué Partes / Productos y/o Servicios de la organización resulta aplicable el documento. </li></ul><ul><li>Abreviaturas y definiciones : qué es lo que se quiere expresar cuando se usa una palabra o una abreviatura </li></ul>Estructura y contenido de un procedimiento
    36. 36. <ul><li>Responsabilidades: definir las responsabilidades de c/ función involucrada en el procedimiento documentado. </li></ul><ul><li>Referencias : </li></ul><ul><li>procedimientos e instructivos del SG que estan relacionados con el procedimiento que se esta documentando, </li></ul><ul><li>normas de referencia (evite lo obvio). No incluya las normas de gestión. </li></ul><ul><li>Requisitos legales y/o normativas aplicable (cuando corresponda) </li></ul>Estructura y contenido de un procedimiento
    37. 37. <ul><li>Desarrollo del Procedimiento </li></ul><ul><ul><li>Describe la secuencia de actividades del proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>Hágalo simple, corto y fácil de interpretar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Evite el lenguaje no comprensible. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si ayuda, incluya esquemas o gráficos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Analice la gestión actual; luego establezca la gestión mejorada incluyendo la opinión y sugerencia de los involucrados. </li></ul></ul><ul><ul><li>Siga un orden secuencial. </li></ul></ul><ul><ul><li>Comience por la entrada, describa el proceso e identifique la salida. </li></ul></ul>Estructura y contenido de un procedimiento
    38. 38. <ul><li>Registros /Formularios/ Anexos. </li></ul><ul><li>Formatos de registros( formularios) </li></ul><ul><li>Fotos </li></ul><ul><li>Diagramas de flujo </li></ul><ul><li>Croquis </li></ul><ul><li>Tablas </li></ul>Estructura y contenido de un procedimiento
    39. 39. DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE INICIO TAREA A TAREA C TAREA B FIN
    40. 40. DIAGRAMA NORMALIZADO INICIO/FIN ACTIVIDAD PUNTO DE CONTROL TRANSPORTE CONECTOR ALMACENAMIENTO ESPERA REGISTRO
    41. 41. TIPOS DE SOPORTE PARA LA DOCUMENTACION <ul><li>PAPEL </li></ul><ul><li>INFORMÁTICO </li></ul><ul><li>OTROS </li></ul>
    42. 42. Ejemplo de Aprobación de Documentos GG GI GI GI JS JS JS JS JS JS Dirección Gerencias Intermedias Jefaturas de Sector MG PG Instrucciones de Trabajo
    43. 43. Modelo de distribución de documentación Centralizado Descentralizado Gestión Áreas Sectores o Grupos
    44. 44. Modelo de distribución de documentación Totalmente descentralizado
    45. 45. Recomendaciones a la hora de redactar... <ul><li>Seleccione la actividad a documentar </li></ul><ul><li>Tenga claro qué es lo que pretende lograr </li></ul><ul><li>Defina el alcance del documento </li></ul><ul><li>Decida las responsabilidades involucradas (busque consenso) </li></ul><ul><li>Asegure cumplir con lo que la Norma pide </li></ul><ul><li>Escriba para que los demás lo entiendan </li></ul><ul><li>Tenga en cuenta entrada –salida y proceso involucrado </li></ul>
    46. 46. <ul><li>Actividad 2 </li></ul><ul><li>Actividad grupal </li></ul><ul><li>Análisis de los modelos de documentación presentados por el instructor </li></ul>
    47. 47. <ul><li>Actividad 3 </li></ul><ul><li>Seleccionar un proceso y realizar un procedimiento documentado utilizando el modelo de diagrama de flujo </li></ul>

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