Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante un crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante el ERP.

1. IMPLANTACION DE
SISTEMA ERP
CASO EMPRESA S.A.

2. LOS SISTEMAS EN EMPRESA S.A.
En los últimos 5 años, Empresa S.A. ha
adquirido 3 sistemas Administrativos
Financieros Contables, los mismos que
Contables,
por razones de inherencia directa al
software, han fracasado o cumplieron su
vida útil en muy poco tiempo, tal es el
tiempo,
caso del actual sistema Contable que por
su arquitectura, no cumple con los
arquitectura,
requisitos necesarios ya que la compañía
está experimentando un crecimiento
acelerado.
acelerado.

3. ERP Enterprise Resource Planning
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para
la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por
diferentes partes integradas en una única aplicación.
Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
producción, ventas, compras, logística, contabilidad,
gestión de proyectos, GIS (sistema de información
geográfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc.
Solo podemos definir un ERP como la integración de
todas estas partes. Lo contrario sería como considerar
un simple programa de facturación como un ERP por el
simple hecho de que una empresa integre únicamente
esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un
ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo
necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan sólo se integra uno o una pequeña
parte de los procesos del negocio. La propia definición
de ERP indica la necesidad de que “Disponibilidad de
toda la información para todo el mundo todo el tiempo”.

4. OBJETIVOS
Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma
confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).
La posibilidad de compartir información
entre todos los componentes de la
organización.
Eliminación de datos y operaciones
innecesarias (o redundantes).
Reducción de tiempos y de los costos de los
procesos (mediante procesos de
reingeniería).
Control de todos los procesos que posee la
compañía.

5. PROPOSITO DEL ERP
El propósito fundamental de un ERP
es otorgar apoyo tanto a los clientes
internos o externos de la compañía,
tiempos rápidos de respuesta a sus
problemas, así como un eficiente
manejo de información que permita
la toma oportuna de decisiones y
disminución de los costos totales de
operación.

6. VENTAJAS DE UN ERP
BASES DE DATOS CENTRALIZADAS
INFORMACION EN TIEMPO REAL
INDICADORES DE GESTION
BALANCED SCORE CARD (BSC)
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI)
DOCUMENTACION DE PROCESOS
(FACILITARÁ LA OBTENCION DE UNA
CALIFICACIÓN ISO)

7. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS BI
La Inteligencia de Negocios, es una alternativa
tecnológica y de administración, que permite
manejar la información para la toma de decisiones
acertadas en todos los niveles de la organización
En el ámbito empresarial, las decisiones se toman
en alguno de los tres niveles organizacionales:
estratégico,
estratégico, táctico u operativo. Las decisiones
operativo.
estratégicas se centran en la dirección del negocio
a largo plazo siendo labor de los ejecutivos de la
alta gerencia. Las decisiones tácticas
corresponden a los gerentes de nivel medio y se
enfocan en la planeación, análisis y producción de
proyectos; a nivel operativo los empleados toman
decisiones cotidianas que se requieren para
convertir los planes en acción.

8. BI ESTRATEGICO
Con la Inteligencia de Negocios, a nivel
estratégico, los ejecutivos de la alta gerencia de la
compañía pueden analizar y evaluar tendencias,
patrones y relaciones del negocio, anticipar
problemas potenciales y hacer los correctivos
necesarios, convirtiendo las decisiones inteligentes
en una ventaja competitiva.
En el nivel estratégico estas herramientas
comprenden métricas, indicadores de desempeño,
tableros de control, entre otros, que ayudan al
mejoramiento del desempeño de la empresa a
través de: la alineación de la planeación
estratégica de la empresa con la actividad real del
negocio, la visualización y el rastreo del
cumplimiento de indicadores, la asignación de
metas a usuarios y la comunicación de resultados
a lo largo de las áreas funcionales de la empresa.

9. BI TACTICO
Las soluciones de Inteligencia de Negocios
útiles a nivel táctico de la compañía son
básicamente herramientas de consulta y
análisis, que permiten a los analistas y cargos
medios interactuar con información y responder
preguntas de negocio por sí mismos, sin
intervención del departamento de Sistemas,
con un mínimo conocimiento de las fuentes y
estructura de datos empresariales. Un gran
segmento de usuarios empresariales, desde
analistas experimentados hasta usuarios de
negocio, pueden fácilmente crear consultas y
desarrollar cálculos sin tener que entender los
complejos lenguajes de desarrollo de informes
y sus estructuras.

10. BI A NIVEL OPERATIVO
Las personas en el nivel operativo de la
organización son responsables de acceder a
información crítica del negocio y tener la
capacidad de distribuir dicha información a los
diferentes niveles de la organización y usuarios,
para asegurar la toma de decisiones basada en
información exacta, confiable y oportuna que
puede impactar el desarrollo y el éxito del
negocio.
Los requerimientos de información en este nivel
de la organización, en las diferentes áreas
funcionales, están basados en reportes
operativos que respondan básicamente preguntas
predefinidas de la actividad del negocio en un
período determinado de tiempo.

11. BALANCE SCORE CARD
El Balance Score Card es una metodología
de trabajo que ayuda a las organizaciones
a traducir la estrategia en términos de
mediciones, de modo que impulse el
comportamiento y el desempeño de las
personas hacia el logro de los objetivos
estratégicos.
Es la Organización Enfocada en la
Estrategia.

12. IMPLANTACION DE UN ERP
Para que la implantación de un ERP tenga
un 100% de éxito, es necesario el
compromiso por parte de los más altos
ejecutivos de la empresa y formar un
equipo con personal altamente conocedor
del área a la que representa, es decir
comprometer directamente a los jefes de
cada una de las secciones de la empresa.
Con este requerimiento, el equipo
quedaría conformado de la siguiente
manera:

13. EQUIPO EMPRESA S.A.
Director
Ejecutivo
Director
de Proyecto
Secretaría del
proyecto
Directores por
área funcional
Usuarios Clave
por área
funcional
Usuarios Finales

14. FUNCIONES DIRECTOR EJECUTIVO
Es el principal agente del cambio asociado con el nuevo
sistema, inicia el proyecto y promueve el compromiso de
la empresa, asegura la obtención de los recursos
humanos y financieros necesarios y designa los
miembros claves del equipo de trabajo. Esta función se
asigna a la persona de más alto rango de la empresa.
Sus funciones durante la ejecución del Proyecto son a
tiempo parcial (5%):
Participar en el desarrollo de la Definición del Proyecto.
Participar en las reuniones del Comité Ejecutivo.
Nombrar al Director del Proyecto del CLIENTE y apoyarle
en sus funciones durante la ejecución del proyecto.
Si las circunstancias ameritan, asignar recursos
adicionales al Proyecto y/o involucrar a la alta gerencia
del CLIENTE.
Coordinar los trabajos que requieren la intervención de
personal interdepartamental de su empresa.

15. DIRECTOR DEL PROYECTO
Ejecutivo de la empresa; amplio conocedor del giro del negocio; será
responsable de la planificación, control, coordinación de actividades del
equipo de trabajo, asignación de recursos y administración cotidiana del
proyecto. Es el responsable de la ejecución del mismo. Sus funciones dentro
del proyecto son a tiempo completo, y es responsable de:
Promover el éxito del proyecto con su apoyo en la toma de decisiones
importantes, en la especificación de objetivos y prioridades y en la
asignación de recursos humanos y económicos.
Formará parte del Comité Ejecutivo y será el máximo responsable por el
éxito del proyecto.
Prepara, con el ASESOR el Plan de Trabajo definitivo, dirige y controla su
desenvolvimiento.
Conforma y dirige sus Equipos de Trabajo.
Es la máxima autoridad operativa de su empresa durante el Proyecto y el
personal que conforma sus equipos de trabajo, deberán reportarse a él.
Establece los horarios y fechas de reuniones y labores a realizarse.
Pormenoriza el plan durante su ejecución con suficiente anticipación, para
asignar los trabajos a realizarse por parte de cada miembro de sus equipos
de trabajo.
Coordina y controla la relación con el ASESOR. Está en continuo contacto
con el ASESOR y se preocupa que el trabajo en equipo logre los mejores
beneficios para el proyecto.
Prepara la agenda y dirige las reuniones del Comité Ejecutivo.
Califica la preparación de los Equipos de Trabajo para arrancar cada fase y
determina el momento de inicio de los procesos en vivo.

16. DIRECTORES POR AREA FUNCIONAL
Para cada uno de los procesos considerados en el proyecto, se deberá asignar un Director, el
mismo que establece los objetivos y prioridades del proceso a su cargo, y se responsabiliza
de la implementación del Sistema en su área. Dentro del proyecto, las funciones de los
Directores de Proceso son a tiempo parcial (30%), y sus responsabilidades incluyen:
Establecer los objetivos detallados de su proceso, enmarcados dentro de los objetivos
globales del proyecto. Fijar las prioridades, coordinar y dirigir el equipo de trabajo asignado a
su proceso por la duración del proyecto.
Asistir a las reuniones del Comité Ejecutivo y a los cursos para Ejecutivos.
Asistir, en lo posible, a los cursos detallados por módulo (APE), del proceso que dirige.
Participar en el desarrollo de los planes para los Prototipos y Simulacros y los Criterios de
Aceptación relacionados con su proceso.
Planificar, asignar y controlar la labor de su equipo de trabajo.
Desarrollar, conjuntamente con su equipo de trabajo y el CONSULTOR, la documentación
requerida para el buen manejo de su proceso, la misma que incluye:
Objetivos del Proceso y Factores de Medición de Desempeño
Definición y Resultados de Prototipos y Simulacros
Requerimientos y Definiciones para Programación
Flujo de Documentos y Manuales de Procedimientos
Controles de Auditoría y Definición de Parámetros del Sistema
Listados de datos estáticos
Diseño de Formularios y Criterios de Aceptación
Cualquier otro documento relacionado y preparado durante el transcurso del Proyecto
Mantener reuniones periódicos con el personal de su Equipo de Trabajo para tomar
decisiones, controlar el avance del proyecto y resolver problemas.
Participar activamente en las reuniones de discusión, especialmente inmediatamente después
de los Cursos y el Prototipo con el objetivo de establecer los procedimientos administrativos
requeridos.
Reporta al Director del Proyecto para todo asunto relacionado con el proyecto por la duración
del mismo.

17. USUARIOS CLAVE
Personal competente en la operación de cada una de las áreas, involucrados en la ejecución de las diversas
actividades programadas durante la implementación del nuevo sistema en su área específica, son los que
participan en la capacitación, levantamiento de información, revisión de las normas y procedimientos,
preparación y ejecución del prototipo y soporte a la implementación del Sistema. Las funciones de los
usuarios clave en el Proyecto son a medio tiempo (50%), y sus responsabilidades incluyen:
Asistir y aprobar los cursos detallados de los módulos a su cargo y en lo posible de los módulos directamente
relacionados.
Participar activamente en los Prototipos de los módulos a su cargo, desde la definición del prototipo hasta su
evaluación y aceptación.
Dirigir la preparación, validación e ingreso de los datos estáticos relacionados con sus módulos.
Preparar, ingresar y controlar los parámetros de sistema de sus módulos.
Participar activamente en el ó los Simulacros relacionados con sus módulos, desde su definición hasta su
evaluación y aceptación.
Participar en las reuniones del Equipo de Trabajo de su proceso.
Elaborar el Manual de Procedimientos de su Proceso en conjunto, con el resto de su Equipo de Trabajo
incluidos los ASESORES del área.
Identificar y documentar cambios administrativos y/o de programación requeridos para la implementación
exitosa de sus módulos dentro del proceso.
Adiestrar a los Usuarios Finales de su proceso en el correcto desempeño de sus funciones dentro del nuevo
ambiente de trabajo con el sistema, tanto en lo que se refiere al manejo operativo del sistema como en la
administración adecuada de su labor, en relación con los procedimientos.
Certificar, antes del arranque en vivo del proyecto:
• El buen funcionamiento técnico del Sistema y cualquier modificación o extensión en programación para el manejo del
módulos.
• La consistencia de los procedimientos, diseño y flujos de documentos desarrollados para la operación de sus módulos.
• La calidad y conocimientos en el manejo operacional del Sistema y la administración de los procedimientos.
• La calidad de los datos estáticos preparados previamente
Participar activamente en el arranque en vivo del proyecto y en su control y mejoramiento continuo
posterior.
Apoyar a los Usuarios Finales durante el proceso de arranque y posteriormente, para resolver cualquier
inquietud sobre el manejo y operación del sistema.
Reporta al Director del Proceso mientras dure el proyecto.

18. SECRETARIA DE PROYECTO
El CLIENTE debe asignar por lo menos una persona para desarrollar las
funciones de asistente durante el Proyecto. Las funciones se requieren casi
a tiempo completo (de 90 a 100%), e incluyen las siguientes
responsabilidades:
Distribuir las agendas de las reuniones del Comité Ejecutivo, preparadas por
los Directores de Proyecto.
Preparar las actas de las reuniones del Comité Ejecutivo y hacerlas firmar
por parte de los asistentes.
Coordinar las actividades internas de su empresa para lograr la óptima
participación de los Equipos de Trabajo en los cursos de capacitación:
Avisar, con anticipación, al Director del Proceso y al personal asignado
sobre las fechas, duración, horarios, ubicación y temario de los cursos a
dictarse.
Entregar al ASESOR la lista de asistentes a los cursos.
Recibir los medios magnéticos del ASESOR con la documentación sobre los
cursos y sacar las copias impresas necesarias antes del inicio de cada curso.
Recibir y registrar las evaluaciones de los cursos.
Archivar en forma ordenada toda la documentación que se prepara durante
la ejecución del proyecto (Carpeta de Proyecto).
Reporta al Director del Proyecto del CLIENTE para asuntos relacionados con
el proyecto.
Coordinar las asignaciones semanales de labores de los miembros de los
equipos de trabajo.
Apoyo en el desarrollo y documentación de los procedimientos.

19. EMPRESAS QUE PARTICIPAN EN LA LICITACION
COTIZACIONES ERP
COMUNICACIONE
PROVEEDOR PROGRAMA VALOR S OBSERVACIONES IMPLANTACIONES
EL PROGRAMA SE COMUNICA
POR MEDIO DE TERMINAL
SERVICES Y LOS REPORTES
POR MEDIO DE SE ALMACENAN EN UN
AAA ERP 1 $ 201.500,00 TERMINAL SERVIDOR AGROINDUSTRIAL
SERVICES DATAWAREHOUSE CON
DIFERENTES DATA MARTS
QUE SE ACTUALIZAN DE
ACUERDO A
PROGRAMACION.
SE PUEDE
PUBLICAR A ESCOGEMOS LOS REPORTES QUE
INTERNET SE INSTALAN EN UNA AGROINDUSTRIAL,
BBB ERP 2 $ 205.000,00 LOS PAGINA WEB. EL FLORICOLA
REPORTES PROGRAMA SE COMUNCA
QUE SE POR MEDIO DE TERMINAL
SOLICITE SERVICES.
SE PUEDE PARA COMUNICARSE CON
PUBLICAR A USUARIOS REMOTOS, EL
INTERNET PROGRAMA PUEDE
LOS UTILIZAR WEB PORTAL Y
REPORTES EMULAR TERMINAL
CCC ERP 3 $ 210.675,00 QUE SE SERVICES, PERMITIENDO A AGROINDUSTRIAL
NECESITEN LA APLICACIÓN UTILIZAR
O CON WEB LOS RECURSOS PROPIOS
PORTAL SE DE MAQUINA
PUBLICA DISMINUYENDO EL USO DE
TODA LA ANCHO DE BANDO DE
APLICACIÓN INTERNET.
POR MEDIO DE REPORTES LIMITADOS POR LA
DDD ERP 4 $ 95.000,00 TERMINAL ARQUITECTURA DEL INDUSTRIAL
SERVICES PROGRAMA

20. COSTOS DE ACTUALIZACION
ANUAL
LOS COSTOS DE ACTUALIZACION
ANUALES POR UPGRADE DE
SOFTWARE OSCILA ENTRE UN 20%
DEL COSTO DE LAS LICENCIAS.
(USD 15.000,oo ANUALES APROX.)

21. COSTOS OCULTOS
GENERALMENTE DESPUES DE UNA
COTIZACION DE SOFTWARE SIEMPRE
EXISTEN COSTOS OCULTOS, LOS
MISMOS QUE EN LA MAYORIA DE LAS
IMPLEMENTACIONES NO SON TOMADOS
EN CUENTA Y SON UNA ATENUANTE PARA
FINALIZAR LA IMPLEMENTACION DE UN
ERP. GENERALMENTE SE ESTIMA EN UN
15% DEL VALOR DEL SOFTWARE.

22. GRACIAS