Actividad Archivistica

1. TEORIA ARCHIVISTICA I
ANGELA MARCELA HERNANDEZ MORENO
FLOR EDITH SANCHEZ
DIANA MARCELA GARCIA GARCIA
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN,
DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
2012

2. TEORIA ARCHIVISTICA I
ANGELA MARCELA HERNANDEZ MORENO
FLOR EDITH SANCHEZ
DIANA MARCELA GARCIA GARCIA
PRESENTADO A:
MARIA NANCY URIBE CUELLAR
DOCENTE
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
2012

3. CONTENIDO
•Introducción
•Objetivos
•Desarrollo taller
•Conclusiones

4. INTRODUCCIÓN
De los diferentes centros de manejo de información que se
conocen, nos parece pertinente indagar un poco mas sobre
dos casos particulares que están en nuestro entorno: Es el
caso especifico de el archivo de Leasing de Occidente y la
Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia.
El manejo de la información en estos dos casos, tiene
diferencias fundamentales basadas en la tipología
documental que cada uno maneja y el usuario final al cual
esta destinado su servicio.

5. OBJETIVOS
• Poner en practica lo aprendido en la unidad.
•Reconocer diferencias básicas entre un archivo y
una Biblioteca.
• Conocer los puntos de vista de los códigos tanto
penales como de comercio que cobijan la gestión
documental.

6. Ciudad: Bogotá D.C
Dirección: Carrera 13 N. 26-45 Edificio Corficolombiana Piso 10
Banco de Occidente Unidad de Leasing – Administrado por Outsourcing

7. IDENTIFICACIÓN
Clase de archivo:
Archivo centralizado de
Gestión.
Archivo activo del sector
financiero Privado vigilado por la
Superfinanciera.
Tipología Documental:
En este archivo se administran
documentos transaccionales de
carácter bancario y financiero.

8. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Al visitar este archivo podemos
clasificar sus unidades
documentales de
almacenamiento así:
Carpeta multifolder que
almacenan Créditos bancarios
aprobados por el Banco de
Occidente.
Carpeta multifolder que
almacenan contratos Leasing
aprobados por el Banco de
Occidente.

9. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Carpetas de yute café con los
casos de reclamaciones
jurídicas.
Bolsa de acetato que
almacena los documentos de
los créditos negados.
Carpeta de yute blanco que
almacenan los casos de la
unidad de normalización de
activos.

10. LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL CENTRO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Esta organizado numéricamente
ascendentemente por el
consecutivo asignado por los
auxiliares de archivo que
administran esta unidades de
información.
Las unidades de información se
clasifican según el área generadora
del Banco de Occidente y se
organizan internamente según las
especificaciones de cada área.

11. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
GUIAS O ROTULOS:
Las unidades de conservación se
encuentran marcadas con rótulos
de archivo donde se especifica la
descripción de la unidad: nombre
del cliente, nit, fechas
extremas, numero de consecutivo
de la carpeta, código de barras y
serie documental. Y se codifica
con códigos de barras asignados
por el área encargada del archivo.

12. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
INVENTARIO:
Se maneja una descripción global sistematizada. Para la
administración y descripción documental de cada unidad de
almacenamiento manejan un software (base de datos) el cual es
alimentado por el auxiliar de archivo que captura todos los datos
requeridos, entre ellos:
•Código de barras
•Descripción carpeta
•Alterno
•Estado de la unidad
•Serie documental
•Fechas desde y hasta
•Consecutivo de carpeta asignado

13. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Las
unidades documentales son
guardadas consecutivamente en
orden ascendente en la estantería de
módulos rodantes de consulta
permanente.
BACKUP DE CONSULTA: Exportaciones
a medios magnéticos de consulta.

14. SERVICIOS QUE OFRECE EL CENTRO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DEL
BANCO DE OCCIDENTE
•Recepción de información (documentos sueltos)
•Clasificación de documentos
•Ordenación de documentos
Insertar documentos en las unidades de
conservación
•Armar, codificar, enganchar y crear unidad de
conservación en el inventario o base de datos.
•Facilitación de la información: Préstamo y rearchivo
de unidades de conservación.
•Digitalización de folios.
•Atención de centro de correspondencia de la unidad
de Leasing de Occidente: Radicación y distribución
de correspondencia.

15. BIBLIOTECA SELECCIONADA
Ciudad: Bogotá D.C
Dirección: Dirección: Av. Caracas No. 37-63.

16. IDENTIFICACIÓN
La Biblioteca de la Universidad
Cooperativa de Colombia es una
unidad de información que
suministra recursos informáticos
basados en el préstamo de material
bibliográfico (libros, revistas) y
bases, catalogo OPAC (ALEP 500).
El sistema Nacional de Bibliotecas de
la Universidad Cooperativa de
Colombia esta conformado por 18
bibliotecas y 32 sub- bibliotecas a
nivel nacional, para atender las
necesidades de información
académica en todas las áreas.

17. TIPO
Biblioteca Universitaria

18. SERVICIOS
•Portafolio
•Capacitación al lector
•Orientación a la comunidad
universitaria
•Catálogo
•Bases de datos
•Biblioteca Columbus
•Biblioteca digital
colombiana
•Revistas indexadas

19. SERVICIOS
Es sistema de búsqueda de material bibliográfico de las
colecciones físicas, se realiza por medio de software ALEP
500, uno de los mas reconocidos mundialmente, y que aun es
un proyecto ya que se esta implementando o alimentando
únicamente para el ingreso de material bibliográfico y para la
búsqueda del mismo.
Mientras que para el ingreso de registros de usuarios, aun
implementamos el sistema winisis.

20. DIFERENCIAS ENTRE EL ARCHIVO DEL BANCO DE
OCCIDENTE Y LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
COOPERATIVA DE COLOMBIA
ARCHIVO BANCO DE OCCIDENTE BIBLIOTECA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA
En los tipos de soporte de se manejan En los tipos de soportes se manejan
ejemplares únicos. Manuscritos ejemplares múltiples impresos.
originales.
Se maneja una serie de documentos Se maneja una colección de
almacenados por fondos documentales documentos unido por un origen.
originados por cada área de origen.
La información que se almacena es La información que se almacena es
producida por el Banco de Occidente producida por una actividad humana,
entidad privada. individual o colectiva que se encuentra
por las replicas de ejemplares.

21. Los fines de la información que se produce En la Biblioteca cooperativa de Colombia
para la custodia en el archivo del Banco de tiene un objetivo artístico, recreativo,
Occidente tiene la finalidad legal o científico, educativo y técnico.
jurídica.
Los soportes documentales o folios que se Los libros o colecciones de consulta que se
almacenan en las unidades de información pueden adquirir en esta Biblioteca
tienen el objetivo de mantener el historial Universitaria es para instruir o informar al
de las pruebas crediticias de los clientes estudiante sobre temas de investigación y
que solicitan o adquieren créditos con el aprendizaje académico.
Banco de Occidente.
La información recibida para La información recibida para
almacenamiento se ingresa por medio de almacenamiento se clasifica, cataloga o se
registros, guías, ordenación, inventarios o organiza por ficheros.
base de datos y descripción.
La consulta de información la realiza o se La consulta o préstamo de esta
le presta a los funcionarios del Banco de información es al publico en general o
Occidente los cuales mismos generan, estudiantes de la Biblioteca Cooperativa
conocen y administran. de Colombia o cualquier usuario
investigador.
APARTES TOMADOS DE : http://www.slideshare.net/FABIANELADSCRIPTO/diferencias-entre-archivo-biblioteca-museo-y

22. CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO
PENAL
Que es Documento:
Concepto Penal de
"Documento".-
El concepto penal de documento
a la luz de las reformas
introducidas por la ley 26.388.-
Con la sanción de la ley 26.388 en
el mes de junio de 2008
(Adla, Bol. 17/2008, p. 4) se han
producido en nuestro país una
serie de modificaciones al Código
Penal.

23. PENAL
La primera modificación representación de actos o
procurada por esta nueva ley se hechos, con independencia
vincula con algunos conceptos del soporte utilizado para su
contenidos en la parte general fijación, almacenamiento, arc
del texto sancionatorio hivo o transmisión."
argentino. "Los términos "firma" y
En efecto, se han incorporado "suscripción" comprenden la
tres párrafos al artículo 77 del firma digital, la creación de
Código Penal, y paralelamente una firma digital o firmar
se ha derogado el art. 78 bis del digitalmente."
mismo catálogo punitivo. Los términos "instrumento
El nuevo texto dice lo siguiente: privado" y "certificado"
Art. 77: …"El término comprenden el documento
"documento" comprende toda digital firmado digitalmente".

24. CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO
COMERCIO
Que es Documento:
Concepto No. 2001039569-2.
Agosto 13 de 2001.
Síntesis: Conservación de
archivos y documentos en el
sector financiero. Medios
técnicos de conservación.
Destrucción de documentos.
Expedición y autenticación de
copias.

25. En primer término, sea del caso "Artículo 96. Conservación de
mencionar que es obligación de archivos y documentos. Los
todo comerciante "llevar establecimientos bancarios, las
contabilidad regular de sus corporaciones financieras, las
negocios conforme a las corporaciones de ahorro y
prescripciones legales" (Artículo vivienda, las compañías de
19, numeral 3 del Código de financiamiento comercial y las
Comercio). Al respecto se sociedades de servicios
pronunció la Sección Cuarta del financieros2 deben conservar
Consejo de Estado en Sentencia las constancias de sus asientos
del 30 de abril de definitivos y sus tiquetes de
1998, Expediente depósito por un período no
8790, Magistrado Ponente menor de seis (6) años, desde
Daniel Manrique Guzmán, que la fecha del último asiento".
sobre el particular expresó:

26. CODIGO PENAL Y CODIGO DE COMERCIO
Se resalta:
Así las cosas, se concluye que el
conjunto de libros y papeles del
comerciante de las entidades de
que trata el artículo 96 del Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero
puede destruirse a los seis (6)
años, desde la fecha del último
asiento, documento o
comprobante, observando eso si la
regla del artículo 60 del Código de
Comercio, en cuanto hace a la de
asegurar su reproducción por un
medio técnico adecuado".

27. PAPEL DEL ARCHIVISTA EN LA NORMAS
DEL CODIGO DE COMERCIO
Básicamente el papel de un archivista en cuento
al código de comercio es velar por el respectivo
soporte contable que produzca cada entidad
comercial en su debido almacenamiento y
conservación de 10 años a partir de su cierre.
Generalizando un archivista ocupa el papel más
importante en la conservación y respectiva
administración de los documentos; conservando
una ética integra en no flagear en la divulgación
de información acerca de los documentos que
administra, y vela por vigilar que si explota
ilegalmente la información debe denunciar ante
la Ley. En cuento a la generación de documentos
de un comerciante esta en la obligación de
generar los soportes contables los cuales un
archivista debe conservar adecuadamente por
más de 10 años.

28. CONCLUSIONES
• Pusimos en practica lo aprendido en la unidad.
•Reconocimos diferencias básicas entre un archivo y una
Biblioteca.
• Conocimos los puntos de vista de los códigos tanto
penales como de comercio que cobijan la gestión
documental.