Cierre presupuestario y tesorería municipal
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Cierre presupuestario y tesorería municipal

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"Cierre presupuestario, contable y de tesorería del ejercicio en los municipios" es una guía para la elaboración de estados financieros en los municipios de Bolivia. PADEM, Ministerio de Autonomía,......

"Cierre presupuestario, contable y de tesorería del ejercicio en los municipios" es una guía para la elaboración de estados financieros en los municipios de Bolivia. PADEM, Ministerio de Autonomía, Contraloría General-CENCAP. 2012

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  • 1. IntroducciónEl presente documento “CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DELEJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS” tiene el propósito de constituirse en una herramientapráctica y de utilidad para facilitar, a los técnicos de las municipalidades, la elaboración deestados financieros en el marco de las normas vigentes. Esta herramienta, introduce yproporciona un conjunto de elementos de análisis financiero, que aprovechan al máximo lainformación generada por la municipalidad, para determinar la situación financiera del municipioy agilizar la toma de decisiones. Asímismo, la aplicación de esta herramienta pretende contribuira la transparencia municipal a través de la difusión sencilla y comprensible de la informaciónrelevante.Para facilitar la aplicación de este documento, el contenido se organizó de la siguiente manera:• En la primera parte, se abordan los aspectos relacionados a las actividades previas al cierre.• En la segunda parte, se desarrolla el ajuste integral.• En la tercera parte, se desarrolla en detalle la preparación de los estados financieros y cómo deben ser presentados al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.La Paz, enero de 2012. 3
  • 2. CONTENIDO FASE 1 ACTIVIDADES PREVIAS AL CIERRE 1.1 UNIDAD PROGRAMACIÓN DE CIERRE 7 1.1.1. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL PROGRAMA DE CIERRE? 7 1.1.2. ¿CÓMO SE APRUEBA Y COMUNICA EL PROGRAMA DE CIERRE? 8 1.2 UNIDAD ANÁLISIS DE CONSISTENCIA 9 1.2.1 ¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA? 9 1.2.2 ¿QUIÉNES DEBEN REALIZAR EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA? 9 1.2.3 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD PATRIMONIAL? 9 1.2.4 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA? 11 1.2.5 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD DE TESORERÍA? 14 1.2.6 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CUENTA AHORRO INVERSIÓN FINANCIAMIENTO? 15 1.2.7 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA ENTRE LOS ESTADOS DE CONTABILIDAD, TESORERÍA, PRESUPUESTOS Y LA CUENTA AHORRO INVERSIÓN FINANCIAMIENTO (CAIF)? 16 1.2.8 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA ENTRE CONTABILIDAD Y EL PRESUPUESTO DE GASTOS? 18 1.2.9 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA EN LA APERTURA PROGRAMÁTICA 99 “PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS”? 20 1.2.10 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA CUANDO SE EFECTUAN TRASPASOS PRESUPUETARIOS ENTRE FUENTES DE FINANCIAMIENTO Y ORGANISMOS FINANCIADORES? 20 1.3 UNIDAD DEVENGADO DE RECURSOS Y GASTOS PREVIOS AL CIERRE DE GESTIÓN 21 1.3.1 ¿QUÉ ES EL DEVENGADO? 21 1.3.2 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE DEVENGAN LOS RECURSOS CORRESPONDIENTES PREVIO AL CIERRE? 21 1.3.3 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE DEVENGAN LOS GASTOS CORRESPONDIENTES PREVIO AL CIERRE? 24 1.4 UNIDAD CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Y/O PAGAR 27 1.4.1 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CONCILIAN LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO? 27 1.4.2 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CONCILIAN LAS CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO? 29 1.5 UNIDAD CIERRE DE CUENTAS TRANSITORIAS 31 1.5.1. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE LOS FONDOS ROTATIVOS, FONDOS EN AVANCE Y CAJAS CHICAS? 31CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICION EN LOS MUNICIPIOS 1.5.2. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE CIERRA EL FONDO ROTATIVO? 31 1.5.3. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE CIERRA CAJA CHICA O FONDO FIJO? 53Texto original elaborado por: César Quelca 1.5.4. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CIERRAN LOS FONDOS EN AVANCE? 40 1.5.5. ¿CÓMO SE PREPARA ES ESTADO AUXILIAR DE OTRAS CUENTAS A COBRAR PRODUCTOVersión 2011 ajustada por: Camilo Nina Machaca y Rolando Yujra Segales durante la gestión del DE LA CONVERSIÓN DE LOS FONDOS EN AVANCE? 43 Lic. Gabriel Herbas Camacho, Contralor General del Estado a.i., 1.5.6. ¿EXISTE RESPONSABILIDAD POR LA NO RENDICIÓN DE CUENTAS? 44 bajo la coordinación del CENCAP en la gestión 2011. 1.6. UNIDAD REGULARIZACIÓN DE ACTIVOS Y PASIVOS DIFERIDOS 44Versión 2012 revisada en el marco de la Red Interinstitucional de Capacitación Municipal compuesto por: 1.6.1. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE REGULARIZAN LOS ACTIVOS DIFERIDOS? 44 1.6.2. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE REGULARIZAN LOS PASIVOS DIFERIDOS? 45MINISTERIO DE AUTONOMÍAS 1.7. UNIDAD AJUSTE A LOS ANTICIPOS A CORTO PLAZO 46 1.7.1. ¿CÓMO SE PREPARA EL ESTADO AUXILIAR DE ANTICIPOS FINANCIEROS A CORTO PLAZO? 46CONTROLORÍA GENERAL DEL ESTADO -CENCAP 1.8. UNIDAD ARQUEO DE CAJA Y CONCILIACIONES BANCARIAS 48 1.8.1. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA EL ARQUEO DE CAJA? 48AOS PADEM 1.8.2. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA CONCILIACIÓN BANCARIA? 50 1.9. UNIDAD RENTA DIGNIDAD Y LA CONCILIACION DE COMISIONES BANCARIAS CON EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS PUBLICAS DEL ESTADO PLURINACIONAL 52Impresión apoyada por la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación, COSUDE. 1.9.1. ¿CÓMO SE REGISTRAN LAS COMISIONES BANCARIAS REMITIDAS POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS? 52 1.9.2. ¿CÓMO SE REGISTRAN LAS TRANSFERENCIAS DE LA RENTA DIGNIDAD? 53Impreso en Bolivia 1.10. UNIDAD AJUSTE AL PATRIMONIO POR ORÍGENES Y DESTINO DE LOS RECURSOS 54 1.10.1. ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR RECURSOS CORRIENTES? 55 1.10.2. ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR RECURSOS DE CAPITAL? 64 1.10.3. ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA SI LOS RECURSOS DE CAPITAL, FINANCIAN ESTUDIOS Y CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO? 66 1.10.4. ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA SI LOS RECURSOS DE CAPITAL, FINANCIAN GASTOS CORRIENTES Y LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS? 69 5
  • 3. 1.10.5. 1.10.6. ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR PASIVOS QUE FINANCIAN BIENES DE DOMINIO PÚBLICO? ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR PASIVOS QUE FINANCIAN BIENES DE DOMINIO PRIVADO? 70 72 FA S E 1 1.11.UNIDAD AJUSTE A ESTUDIOS Y CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINO PRIVADO Y PÚBLICO 74 A C T I V I DA D E S P R E V I A S A L C I E R R E 1.11.1. ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA A LOS ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO Y PÚBLICO? 74 1.11.2. ¿QUÉ ES Y QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA A LAS CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO? 75 1.11.3. ¿QUÉ ES Y QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA A LAS CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO? 76 1.12. UNIDAD ACTA DE CIERRE DE CONTABILIDAD 78 1.1 UNIDAD PROGRAMACIÓN DE CIERRE 1.12.1. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL ACTA DE CIERRE? 78 FASE 2 AJUSTE INTEGRAL 1.1.1 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL PROGRAMA DE CIERRE? 2.1. UNIDAD AJUSTE A INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES 79 El programa de cierre contable, presupuestario y de tesorería, es el documento en el cual se definen 2.1.1. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AJUSTAN LOS INVENTARIOS? 79 anteladamente actividades, responsables, plazos e instrumentos a ser utilizados para el proceso de 2.1.2. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AJUSTAN LOS ACTIVOS REALES? 81 2.1.3. ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AMORTIZAN LOS ACTIVOS INTANGIBLES? 87 cierre presupuestario, contable y de tesorería en el marco del reglamento específico y del instructivo de cierre emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Públicas del Estado 2.2. UNIDAD AJUSTE Y REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 2.2.1. ¿CUÁL ES LA UNIDAD DE MEDIDA PARA LA REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS? 88 88 Plurinacional, para la presentación de Estados Financieros. 2.2.2. ¿CÓMO SE AJUSTAN LOS ACTIVOS Y PASIVOS EN MONEDA EXTRANJERA? 88 2.2.3. ¿CÓMO SE ACTUALIZAN LAS INVERSIONES “ACCIONES Y PARTICIPACIONES DE CAPITAL”? 89 A continuación se presenta una propuesta de carácter indicativo y no limitativo el programa de 2.2.4. ¿CÓMO SE REALIZA LA CONVERSIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA DE LARGO PLAZO A DEUDA DE CORTO PLAZO? 2.2.5. ¿CÓMO SE REALIZA LA PREVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES? 89 91 cierre, debiendo adecuar las Municipalidades, según sus requerimientos y en anexo un modelo del 2.2.6. ¿CÓMO SE REALIZA LA ACTUALIZACIÓN DEL PATRIMONIO? 91 instructivo de cierre. 2.3. UNIDAD ASIENTO DE CIERRE 93 MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE 2.3.1. ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL ASIENTO DE CIERRE? 93 PROGRAMA DE CIERRE DE GESTIÓN PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA 2010 2.4. ¿QUÉ DOCUMENTACIÓN RESPALDA EL ASIENTO DE CIERRE? 93 Plazo Nº Actividad Responsables Instrumento Seguimiento Observaciones Inicio Conclusión FASE 3 PREPARACIONES Y ORGANIZACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A ACTIVIDADES PREVIAS AL CIERRE 3.1. UNIDAD ESTADOS FINANCIEROS 95 1 ANÁLISIS DE CONSISTENCIA I 15-dic-XX 15-dic-XX Contador 3.1.1. ¿QUÉ REPORTES DE CONTABILIDAD DEBEN PREPARARSE? 95 3.1.2. ¿QUÉ REPORTES DE PRESUPUESTO DEBEN PREPARARSE? 99 2 DEVENGADO DE INGRESOS Y GASTOS 01-ene-XX 05-ene-X1 Resp. Ingresos 3.1.3. ¿QUÉ REPORTES DE TESORERÍA DEBEN PREPARARSE? 102 3.1.4. ¿QUÉ REPORTES ECONÓMICOS DEBEN PREPARARSE? 104 CONCILIACIONES DE CUENTAS POR COBRAR Y 3 PAGAR 05-ene-X1 10-ene-X1 Resp. Tesorería 3.1.5. ¿CÓMO SE ELABORAN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS? 106 ARQUEOS DE CAJA (CAJA GENERAL), Resp. Caja, audi- 4 CONCILIACIONES BANCARIAS 20-dic-XX 31-dic-XX tor interno 3.2. UNIDAD ESTADOS FINANCIEROS A SER REMITIDOS AL MINISTERIO DE ECONOMIA CIERRE DE CAJA CHICA, FONDOS AVANCE, Y FINANZAS PÚBLICAS PUBLICAS DEL ESTADO PLURINACIONAL 106 5 15-dic-XX 28-dic-XX ROTATIVOS 3.2.1. ¿POR QUÉ DEBEN REMITIRSE LOS ESTADOS COMPARATIVOS? 106 3.2.2. ¿QUÉ ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS DEBEN PRESENTARSE? 108 6 ACTAS DE CIERRE 30-dic-XX 30-dic-XX 3.2.3. ¿QUÉ REPORTES COMPLEMENTARIOS DEBEN REMITIRSE? 117 3.2.4. ¿CÓMO SE ENVÍA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN ARCHIVOS ASCII A LA CONTADURÍA? 121 B AJUSTE INTEGRAL INVENTARIO DE VALORES, ALMACENES, ACTIVOS 27-dic-X1 ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE CIERRE CONTABLE, PRESUPUESTARIO Y DE TESORERÍA 2010 125 7 8 FIJOS. REGULARIZACIÓN DE ACTIVOS Y PASIVOS 27-dic-XX 02-ene-XX DIFERIDOS 10-ene-X1 ANEXO 2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 129 ACTUALIZACIÓN DE BIENES DE CONSUMO, 9 ACTIVOS FIJOS, INTANGIBLES. 02-dic-XX 10-ene-X1 ACTUALIZACIÒN DE ACTIVOS Y PASIVOS EN 10 MONEDA EXTRANJERA 02-dic-XX 05-ene-X1 12 AJUSTE DEL PATRIMONIO NETO 05-ene-XX 15-ene-XX 13 ANÁLISIS DE CONSISTENCIA II 31-dic-XX 5-ene-X1 14 NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS 05-dic-X1 15-ene-X1 PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ESTADOS C FINANCIEROS PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ESTADOS 15 FINANCIEROS 15-ene-X1 15-ene-X1 REMISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTADOS 16 FINANCIEROS A AUDITORIA INTERNA, COMITÉ DE 15-ene-X1 15-ene-X1 VIGILANCIA, CONCEJO MUNICIPAL ESTADOS FINANCIEROS A SER REMITIDOS AL 17 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS 16-ene-X1 15-feb-X16 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 7
  • 4. 1.1.2 ¿CÓMO SE APRUEBA Y COMUNICA EL PROGRAMA DE CIERRE? 1.2 UNIDAD ANÁLISIS DE CONSISTENCIA El programa de cierre debe ser aprobado por el Alcalde Municipal, mediante resolución 1.2.1 ¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA? administrativa, la misma debe comunicarse a todos los servidores públicos responsables del cierre presupuestario, contable y de tesorería, remitiéndose una copia de la resolución. Es un procedimiento mediante el cual se analiza la información registrada y reportada en un sistema integrado de contabilidad (ej. SINCON) para identificar y corregir inconsistencias existentes, de tal Modelo de resolución administrativa de aprobación de cierre forma que los registros, reportes por cada módulo estén integralmente afectando a los módulos contabilidad, presupuesto y tesorería, además de verificar el cumplimiento de normas legales, MODELO DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE CIERRE técnicas y principios de contabilidad del sector público para la preparación de Estados Financieros. RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA No. _ _ _ _ En esta unidad se expone algunos procedimientos de análisis y verificación de consistencia por módulos, estas son de carácter indicativo, sin embargo pueden realizarse otros tipos de análisis de CIUDAD, _ _ DE DICIEMBRE DE 2010 acuerdo a las características propias de la Municipalidad. 1.2.2 ¿QUIÉNES DEBEN REALIZAR EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA? VISTOS Y CONSIDERANDO: Los responsables del registro y preparación de la información financiera en el SINCON deben realizar por lo menos mensualmente este análisis, porque los Estados Financieros que se remiten Que la Ley Nº 031 Ley Marco de Autonomías y Descentralización en su Art. 34 concordante con el a las instancias citadas por ley, se constituyen en información oficial y válida para coadyuvar la Art. 283 de la Constitución Política del Estado, establece que el órgano ejecutivo municipal está toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios de esta información, por lo tanto el Alcalde presidido por el Alcalde o Alcaldesa. Municipal también es responsable de la veracidad de la información contenida, así como de la Que la Ley Nº 2042 de Administración Presupuestaria, establece que la Máxima Autoridad Ejecutiva contratación de profesionales idóneos para el ejercicio de la función contable. es responsable de programar y ejecutar el cierre presupuestario, contable y de tesorería al 31 de diciembre de cada año. 1.2.3 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD PATRIMONIAL? Que el instructivo para el cierre presupuestario, contable y de tesorería aprobada mediante a) Verificar el cumplimiento de la ecuación contable de partida doble en el Balance General; que Resolución Ministerial N° 502, de fecha 5 de noviembre de 2010, establece que las Municipalidades los saldos finales de la anterior gestión sean los mismos del Balance Inicial. deben elaborar su programa de cierre de gestión, tomando en cuenta las normas legales, normas técnicas y los procedimientos establecidos en el instructivo y otras de acuerdo a las características ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO propias del ente. Que la Municipalidad, con el propósito de elaborar y presentar estados financieros XXXX, Haga un clic con el mouse en el icono BG que se encuentra en la pantalla principal del SINCON cumpliendo todos los requisitos legales y técnicos, ha elaborado el programa de cierre contable y elija las siguientes opciones: “Tipo: Balance General; Nivel: Título” y el reporte que emite es el presupuestario XXXX. siguiente: POR TANTO: El Alcalde Municipal, en uso de sus atribuciones conferidas por Ley: RESUELVE: PRIMERO.- Aprobar el “Programa de cierre presupuestario, contable y de tesorería del ejercicio fiscal XXXX”, el mismo que forma parte de la presente resolución. SEGUNDO.- El Oficial Mayor Administrativo Financiero y todos los servidores públicos identificados como responsables en el programa de cierre, deberán acatar y presentar resultados en las fechas previstas, caso contrario serán pasibles a sanciones establecidas en disposiciones vigentes. Regístrese, comuníquese y cúmplase8 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 9
  • 5. MODULO ACTIVO PASIVO PATRIMONIO DIFERENCIA 1.2.4 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD Saldo Final 2008 * 30.000,00 10.000,00 20.000,00 0,00 PRESUPUESTARIA? Saldo Inicial 2010 30.000,00 10.000,00 20.000,00 0,00 a) Equilibrio presupuestario entre Gastos y Recursos en los Momentos del Devengado, Pagado Saldo Final 2010 16.837,80 8.331,00 8.506,80 0,00 y Percibido. Ingrese a la opción Reportes, elija la opción Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y En caso de existir inconsistencias las mismas deben ser revisadas y corregidas estas pueden seleccione el menú Contaduría – ASCII (Envío de datos) y haga un click en el icono Equilibrio: y deberse a registros incompletos validados, igualación forzada entre cuentas patrimoniales y cuentas obtendrá el siguiente reporte en pantalla de orden, y otras. * Esta información debe obtenerse de los Estados Financieros de la gestión fiscal anterior (2010) b) Verificar que el “Resultado del Ejercicio” del Estado de Recursos y Gastos Corrientes sea el mismo importe del Balance General. Haga un clic con el mouse en el icono ER que se encuentra en la pantalla principal del SINCON y elija las siguientes opciones: “Tipo: Estado de Resultados; Nivel: Título” y el reporte que emite es el siguiente: Deben existir los equilibrios presupuestarios en los siguientes momentos: Devengado de Gastos = Devengado de Recursos Pagado de Gastos = Percibido de Recursos En caso de existir inconsistencias las mismas deben ser revisadas y corregidas estas pueden deberse a registros incorrectamente contabilizados, registros que no igualan entre débitos y créditos, y otras, se puede verificar las diferencias por mes, haciendo cortes por fechas, hasta identificar la falencia y revisar la transacción. DEV.GAST. DEV.REC DIF. PAGADO PERCIBIDO DIF. ESTADO DE REC. Y GTOS CUENTA BALANCE GENERAL DIFERENCIA CORRIENTES ANUAL 167.671,29 167.671,29 160.766,96 160.766,96 0 31520 Resultado del Ejercicio 4.210,00 4.210,00 0,00 En caso de existir inconsistencias las mismas deben ser revisadas y corregidas estas pueden b) Consistencia en la ejecución presupuestaria de recursos y gastos en las Partidas/ Rubros deberse a ajustes contables inadecuadamente registrados, donde la cuenta resultado del ejercicio Presupuestarios y Financieros fue afectada. Igualación forzada entre la cuenta resultado del ejercicio y cuentas de orden, y otras, porque el SINCON acepta realizar este tipo de transacciones. Por tanto se recomienda que algunos Ingrese al menú principal del SINCON e imprima el reporte de ejecución presupuestaria gastos G ajustes que tengan afectación al resultado del ejercicio, sean analizados sus efectos de cada uno y recursos R neteada, utilizando los iconos de acceso directo y verifique que los montos sean de ellas emitiendo los reportes que correspondan. iguales entre los saldos pendientes de pago del gasto (tipo bruto) con el incremento de pasivos del10 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 11
  • 6. recurso (tipo financiera) que se ejecuta por el movimiento de los saldos. EJECUCIÓN DE RECURSOS Código Descripción Devengado Regla Percibido 12000 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 147.712,30 147.712,30 12200 Venta de Servicios de las Administraciones Públicas 147.712,30 147.712,30 13000 INGRESOS POR IMPUESTOS 57.789.488,70 57.789.488,70 13300 Impuestos Municipales 57.789.488,70 57.789.488,70 13310 Impuesto a la Propiedad de Bienes Inmuebles 38.636.593,00 38.636.593,00 13330 Impuesto a la Propiedad de Vehículos Automotores 9.753.638,00 9.753.638,00 13360 Impuesto Municipal a la Transferencia de Inmuebles 8.778.117,24 8.778.117,24 13370 Impuesto Municipal a la Transferencia de Vehículos Automotores 620.573,00 620.573,00 13390 Otros 567,46 567,46 15000 TASAS, DERECHOS Y OTROS INGRESOS 21.424.564,89 21.419.527,03 15100 Tasas 12.683.984,03 12.681.732,23 15300 Patentes y Concesiones 4.759.818,80 4.759.692,80 15340 Patentes Municipales 4.759.818,80 4.759.692,80 15900 Otros Ingresos 3.980.762,06 3.978.102,00 15910 Multas 994.644,57 >ó= 994.644,57 15990 Otros Ingresos no Especificados 2.986.117,49 2.983.457,43 35000 DISMINUCIÓN DE OTROS ACTIVOS FINANCIEROS 10.902.872,97 10.902.872,97 MODULO MOMENTO RECURSOS GASTOS DIFERENCIAS 35100 Disminución del Activo Disponible 0,00 0,00 35110 Disminución de Caja y Bancos 0,00 0,00 39000 Incremento de otros pasivos... 3.143,77 Disminución de Cuentas y Documentos por Cobrar y Otros Activos Financie- 35200 10.049.913,03 10.049.913,03 ros a Corto Plazo Presupuestos Saldo pendiente de pago(momento pagado opción 3.143,77 35210 Disminución de Cuentas por Cobrar a Corto Plazo 250.575,29 250.575,29 saldo) Disminución de Documentos por Cobrar y Otros Activos Financieros a Corto 35220 9.799.337,74 9.799.337,74 Total 3.143,77 3.143,77 0,00 Plazo Disminución de Cuentas y Documentos por Cobrar y Otros Activos Financie- 35300 852.959,94 852.959,94 ros a Largo Plazo 35310 Disminución de Cuentas por Cobrar a Largo Plazo 19.676,39 19.676,39 Disminución de Documentos por Cobrar y Otros Activos Financieros a Largo 35320 833.283,55 833.283,55 Plazo Si el análisis efectuado anteriormente en el inciso a) del equilibrio entre recursos y gastos en los 39000 INCREMENTO DE OTROS PASIVOS Y APORTES DE CAPITAL 9.246.067,49 2.405.808,64 momentos devengado, pagado/ percibido no igualan, este desequilibrio afectará directamente a 39100 Incremento de Cuentas por Pagar a Corto Plazo 0,00 78.494,64 otros análisis de consistencia. 39130 Incremento de Cuentas por Pagar a Corto Plazo por Sueldos y Jornales 39.961,79 0,00 39150 Incremento de Cuentas por Pagar a Corto Plazo por Retenciones 38.532,85 0,00 ESTE INCREMENTO ES CONSECUENCIA DE LA DEUDA FLOTANTE GENERADA EN LOS GASTOS (TOTAL DEVENGADO MENOS TOTAL PAGADO)12 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 13
  • 7. EJECUCIÓN DE GASTOS Diferencia Código Descripción Compromiso Devengado Regla Pagado Dev-Pag 10000 SERVICIOS PERSONALES 33.647.031,54 33.640.163,09 33.561.668,45 78.494,64 11000 Empleados Permanentes 25.727.070,46 25.724.299,46 25.661.974,11 62.325,35 11200 Bono de Antigüedad 635.964,73 635.964,73 605.535,08 30.429,65 11220 Otras Instituciones 635.964,73 635.964,73 605.535,08 30.429,65 11400 Aguinaldos 2.163.780,54 2.163.565,54 2.163.565,54 0,00 11600 Asignaciones Familiares 373.120,00 373.120,00 341.440,00 31.680,00 11700 Sueldos 22.554.205,19 22.551.649,19 22.551.433,49 215,70 >ó= DÉFICIT (-) MODULO MOMENTOS FINANCIAMIENTO DIFERENCIAS 12000 Empleados No Permanentes 4.168.400,30 4.168.400,30 4.152.231,00 16.169,30 SUPERÁVIT (+) 12100 Personal Eventual 4.168.400,30 4.168.400,30 4.152.231,00 16.169,30 Tesorería Pagado y Percibido 905.200,48 -905.200,48 0,00 13000 Previsión Social 3.751.560,78 3.747.463,33 3.747.463,33 0,00 13100 Aporte Patronal al Seguro Social 3.204.210,49 3.200.344,33 3.200.344,33 0,00 13110 Régimen de Corto Plazo (Salud) 2.737.797,25 2.735.601,40 2.735.601,40 0,00 En caso de existir inconsistencias, estas pueden deberse entre otras, a registros con afectación al 13120 Régimen de Largo Plazo (Pensiones) 466.413,24 464.742,93 464.742,93 0,00 módulo de tesorería que por alguna falencia no se registró el código OEC (operaciones efectivas de caja) correspondiente, o se apropió incorrectamente. Los reportes de este estado son utilizados 13200 Aporte Patronal para Vivienda 547.350,29 547.119,00 547.119,00 0,00 por la Unidad de Programación Fiscal (UPF) dependiente del Viceministerio del Tesoro y Crédito Público. DIFERENCIA ENTRE TOTAL DEVENGADO GASTOS – TOTAL PAGADO GASTOS = DEUDA FLOTANTE 1.2.6 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CUENTA AHORRO (SE MOSTRARÁ EN LA EJECUCIÓN DE RECURSOS COMO INCREMENTO DE PASIVOS, ESPECÍFICAMENTE COMO INCREMENTO DE CUENTAS POR PAGAR) INVERSIÓN FINANCIAMIENTO? a) Igualdad del déficit o superávit con financiamiento 1.2.5 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA EN LA CONTABILIDAD DE El análisis de consistencia de los reportes en la cuenta ahorro inversión financiamiento (CAIF) verifica la igualdad del déficit o superávit con el financiamiento (preparado en base devengado de TESORERÍA? las ejecuciones presupuestarias de recursos y gastos) pero con signo cambiado y la diferencia Previo al análisis de consistencia, es necesario hacer notar que el Flujo de Efectivo que reporta el debe ser igual a cero. Para realizar este análisis haga un clic en el icono CA del menú principal IF SINCON está elaborado por el método directo, de acuerdo a la Resolución Suprema N° 227121, del SINCON y elija las siguientes opciones: que incluirá actividades de operación, inversión y financiamiento. a) Verificar que los montos sean iguales del Déficit /Superávit con el Financiamiento en el Flujo de Efectivo El análisis de consistencia de los reportes en la contabilidad de tesorería verifica la igualdad del déficit o superávit con el financiamiento pero con signo cambiado y la diferencia debe ser igual a cero. Para el efecto ingrese al icono de acceso directo del menú principal del SINCON y elija las siguientes opciones: Reporte flujo por OECs (UPF) MODULO DÉFICIT /SUPERAVIT FINANCIAMIENTO DIFERENCIAS Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento 951.761,48 -951.761,48 0,00 Tesorería OEC 905.200,48 -905.200,48 0,0014 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 15
  • 8. En caso de existir inconsistencias, estas pueden deberse, entre otras, a registros de partidas incorrectamente apropiadas, por ejemplo la partida 25800 (consultores para proyectos no capitalizables) utilizada en proyectos capitalizables o actividades, la partida 25200(consultores que Saldo inicial = 76.598.502,10 Saldo final = 82.530.457,78 forman parte de actividades) utilizada en proyectos; la detección de errores utilizando el Dr. SINCON, es de gran ayuda porque listará los comprobantes observados que ocasionan la diferencia, además el reporte CAIF comparativo es el que se debe remitir a las instancias correspondientes. En tesorería: 1.2.7 ¿CÓMO SE REALIZA EL ANÁLISIS DE CONSISTENCIA ENTRE LOS ESTADOS DE Se utiliza el reporte de flujo financiero. CONTABILIDAD, TESORERÍA, PRESUPUESTOS Y LA CUENTA AHORRO INVERSIÓN FINANCIAMIENTO (CAIF)? a) Igualdad en el movimiento del efectivo Verificar la variación del efectivo, comparando el saldo inicial con el saldo final y analizar su diferencia. Ejemplo Saldo inicial (SI) = 76.598.502,10 Saldo final (SF) = 82.530.457,78 Diferencia = Incremento de 5.931.955,68 Analizando la diferencia, el efectivo se incrementó en 5.931.955,68 correspondiendo a una aplicación, por lo tanto se debe verificar en la ejecución de gastos de la partida 57100 Incremento de Caja y Bancos. En presupuestos: Insumos. Se utiliza los reportes de contabilidad (balance de sumas y saldos), tesorería (flujo de efectivo), presupuestos (ejecución de recursos o de gastos) y la CAIF. Como el SI > SF entonces existe un incremento, el mismo que debe mostrarse en el reporte de ejecución de gastos en la partida 57100 Incremento de caja y bancos en el momento del Debe verificarse el cumplimiento de las siguientes igualdades: devengado por un importe de 5.931.955,68 en el Estado de cuenta, ahorro, inversión y financiamiento “CAIF”. Este importe debe ser el mismo en el momento del pagado del Estado Ejemplo. En la Municipalidad XX, debe verificar la consistencia de acuerdo con los datos de Flujo de Efectivo. proporcionados. En la CAIF: CONTABILIDAD TESORERIA PRESUPUESTOS CAIF EJECUCIONES BALANCE GENERAL FLUJOS DE EFECTIVO FINANCIAMIENTO PRESUPUESTARIAS Disponible Caja Bancos Gastos Recursos Usos Fuentes 31141 SI<SF SI>SF 57100 ∆ Caja y 35110 Caja y 32141 ∆ activo Saldo Inicial Saldo Final activo Incremento Disminución bancos bancos disponible disponible Dismin(-) Increm(+) En contabilidad: Ingrese a la opción reportes, Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (Ex Hacienda), Estados Financieros y el tipo de reporte del Balance General y tendrá el saldo disponible final y al imprimir el inicial. Analizaremos el saldo inicial y final del activo disponible.16 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 17
  • 9. Si elaboramos el cuadro de consistencia con los datos del ejemplo tendríamos: LIBRO DETALLADO DE AUXILIARES CONTABILIDAD TESORERIA PRESUPUESTOS CAIF DEL: 01/01/200X AL: 31/12/200X Unidad Ejecutora: DAF OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA BALANCE GENERAL FLUJOS DE EFECTIVO EJECUCIONES PRESUPUESTARIAS FINANCIAMIENTO Cuenta: 12361 Construcciones en proceso de bienes de Dominio Público Disponible Caja Bancos Gastos Recursos Usos Fuentes Código Auxiliar: 123613.001 Empedrado 3 calles zona Las Rocas SI<SF Incremento SI>SF Disminu- 57100 ∆ Caja y 35110 Caja y 32141 ∆ activo 31141 activo Saldo Inicial Saldo Final Inicial ción Final bancos bancos disponible disponible 76.598.502,1 82.530.457,8 76.598.502,10 82.530.457,78 5.931.955,68 5.931.955,7 Fecha Cbte CT Cheque Descripción Débitos Créditos Saldo 14/03/060019 10 Regularización del anticipo 6.400 0,00 6.400 Dismin(-) 14/03/060020 11 Registro del pago por avance 28.600 0,00 35.400 Increm(+) 5.931.955,7 5.931.955,68 Total movimiento por mes: 35.000 0,00 35.000 En caso de existir diferencias estas pueden deberse al uso de las cuentas del activo disponible CONTABILIDAD PRESUPUESTOS (caja, bancos, fondo rotatorio) con códigos que no tienen afectación en la tesorería o por alguna razón se realizó un ajuste contable con el código SINCON 24, para ello se debe revisar los mayores de las cuentas del activo disponible para verificar que no se hayan utilizado en códigos SINCON CTA DESCRIPCIÓN AUX. DESCRIPCION MONTO A.P. DESCRIPCIÓN MONTO diferentes de: 05, 09, 11, 14 y 15. 12353 Const. mejoras de bienes dom. Privado 1.2.8 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA ENTRE CONTABILIDAD Y EL Superv. Construc. mejoras de bienes PRESUPUESTO DE GASTOS? 12354 dom. Privado Empedrado 3 a) Análisis de consistencia de la contabilidad patrimonial “Activos” y la ejecución presupuestaria 12361 Const. proceso bienes dom. Público Empedrado 3 ca- 35.00 17000100 calles zona las 35.00 de gastos de “proyectos capitalizables”. lles zona las rocas rocas Superv. Construc. mejoras de bienes Los costos consignados en la ejecución presupuestaria (por ejemplo en proyectos de inversión) 12362 dom. Público deben ser iguales a los costos consignados en los auxiliares contables, esto asegura una correcta Estudios p/constr.bienes dominio baja de los proyectos, ajuste que se realiza afectando sólo a la contabilidad patrimonial. Para este 12371 privado fin se debe verificar la igualdad de los datos registrados en las aperturas programáticas correspondientes y los auxiliares contables. 12372 Estudios p/const.bienes domnio público Para el análisis utilizarlos reportes de ejecución de gastos (reportes - presupuesto - gastos - Construcciones en proceso adm. 12380 ejecutado - resumen por apertura programática) y los reportes de contabilidad (reportes - Propia contabilidad - análisis de cuentas - auxiliares - simples). Debe tenerse cuidado con los proyectos en continuación (de una gestión fiscal a otra), respecto a los costos de los estudios y con las supervisiones. Si existen diferencias pueden deberse a la incorrecta relación seleccionada al registrar una transacción, entre la apertura programática y su correspondiente auxiliar contable. Recomendaciones. Debe revisarse con mucho cuidado los auxiliares contables, si se cometió un error y éste es detectado a tiempo puede revertirse la transacción y volverla a realizar correctamente; si se detectó el error a destiempo, debe realizarse la corrección con el comprobante 24 Ajustes de contabilidad, para llevar los importes del auxiliar contable errado al auxiliar contable correcto.18 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 19
  • 10. 1.2.9 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA EN LA APERTURA PROGRAMÁTICA 99 “PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS”? Las partidas presupuestarias devengadas en ejercicios anteriores (presupuesto cerrado) y que se encuentren pendientes de pago para esta gestión fiscal, Ej. Sueldos de mes de diciembre, se deben inscribir inicialmente como gastos devengados no pagados en gestiones anteriores y estar inscritos en la apertura programática: “Partidas no asignables a programas”. En el análisis de consistencia se debe examinar que figuren sólo partidas de gasto que hayan sido devengados en gestión anterior y además correspondan a las partidas de gasto del grupo 66000 Gastos Devengados No Pagados – Otras Fuentes. Además se debe tener en cuenta que al momento de realizar un análisis del porcentaje de ejecución de gastos, las partidas que integran la apertura 99 no deben formar parte de la ejecución presupuestaria de gastos, los gastos devengados no pagados en gestiones pasadas, porque fueron ejecutados o realizados en la gestión fiscal anterior(ejecutando el presupuesto), y para esta gestión Estos errores se deben principalmente a que en los traspasos presupuestarios de gastos estos son son consideradas como pendientes de pago, su omisión dará lugar a una interpretación errónea del debido a que no se mantiene la fuente de financiamiento y organismo financiador, este error porcentaje de ejecución de gastos. desequilibra la igualdad del presupuesto de gastos y recursos por fuente de financiamiento y organismo financiador, para corregir estos errores se debe revisar cada uno de los comprobantes Ejemplo. La Municipalidad XXXX, tiene la siguiente estructura de gastos ejecutados: reportados y corregir con los registros que correspondan. El hecho de generar un reporte con el Dr. SINCON 2010, no significa que todos los comprobantes Apertura Descripción Inicial Ejecutado % listados se encuentren mal registrados. 00000001 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.200 1.000 20000100 GASTOS DE INVERSIÓN 2.700 2.000 99000001 PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGR. (FUN.) 350 300 1.3 UNIDAD 4.250 3.300 77,65% DEVENGADO DE RECURSOS Y GASTOS PREVIOS AL CIERRE DE GESTIÓN En este ejemplo, el porcentaje total ejecutado asciende al 77,65%, sin embargo esta apreciación es errónea, porque en la apertura programática 99 no se debía tomar en cuenta para fines de 1.3.1 ¿QUÉ ES EL DEVENGADO? análisis. El porcentaje de ejecución correcta es el siguiente: Es el método contable por el cual las transacciones y otros hechos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando se efectúa su cobro o su pago en efectivo o su equivalente). Apertura Descripción Inicial Ejecutado % 00000001 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.200 1.000 1.3.2 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE DEVENGAN LOS RECURSOS CORRESPONDIENTES PREVIO AL 20000100 GASTOS DE INVERSIÓN 2.700 2.000 CIERRE? 99000001 PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGR. (FUN.) 350 300 3.900 3.000 76,92% El devengado de los recursos, se produce cuando se crea una relación jurídica entre la entidad y terceros por la entrega de bienes o la prestación de servicios, en virtud del cual se origina un derecho Es decir el porcentaje de ejecución sería el 76,92% de cobro por parte de la entidad y una obligación de pago por parte de terceros. 1.2.10 ¿QUÉ ANÁLISIS DE CONSISTENCIA SE REALIZA CUANDO SE EFECTUAN TRASPASOS En los casos de donaciones o transferencias, por no existir contraprestación de bienes o servicios, PRESUPUETARIOS ENTRE FUENTES DE FINANCIAMIENTO Y ORGANISMOS ni derechos de cobro, el devengado es simultáneo a la percepción de los recursos. FINANCIADORES? En las Municipalidades, se emplea la base de efectivo fundamentalmente para el reconocimiento de los recursos de naturaleza tributaria, este procedimiento no contradice el principio del devengado Para este efecto ejecute el Dr. SINCON del SINCON 2010, haciendo doble clic sobre este icono y porque los recursos se contabilizan simultáneamente en momentos de devengado y percibido posteriormente elija la opción diagnosticar, previo a esta operación, cierre la ventana principal del cuando son efectivamente recaudados. SINCON. Las entidades públicas que reciben recursos transferidos por coparticipación, subsidios o subvenciones y otros de la misma naturaleza, no pueden devengar estos recursos. Tampoco pueden anticipar gastos con cargo a los mismos, mientras estos no sean efectivamente percibidos.20 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 21
  • 11. Los recursos… podrán ser devengados siempre y cuando exista una razonable certidumbre de su Beneficiario : ALQUILER DE EQUIPOS - OSCAR MENDEZ YANIQUEZ percepción, identificación plena del deudor y del monto de la operación. Cod. Transacción : 13 DEV Ingreso Devengado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Derecho de cobro a terceros, de la actividad principal de las instituciones públicas cuya ejecución Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION DE RESPALDO Comprobante No.: 0000024 se prevé dentro de 12 meses de su ejecución. Beneficiario : DEVENGAMIENTO DE RECURSOS No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Cod. Transacción : 13 Ingreso Devengado 1 11310 113100.001 1.000,00 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 2 12300 20 210 0 55700 415 1.000,00 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000032 1.000,00 1.000,00 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Glosa: Registro del devengamiento de recursos por el alquiler de equipos correspondiente al mes de diciembre de 2010. 1 11310 113100.002 2.010,00 2 12100 20 210 0 52100 450 500,00 Derecho de cobro a terceros, de las actividades u operaciones que no suelen suceder o hacerse costumbre o habitualmente en las instituciones públicas cuya ejecución se prevé dentro de 12 3 12200 20 210 0 52200 428 600,00 meses de su ejecución. 4 12300 20 210 0 55700 415 700,00 5 16110 20 230 0 55100 231 10,00 Beneficiario : DEVENGAMIENTO DE RECURSOS 6 16120 20 230 0 55200 236 20,00 Cod. Transacción : 13 Ingreso Devengado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 01/03/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53805 7 16130 20 230 0 55300 238 30,00 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000034 8 16200 20 230 0 55400 450 40,00 9 16300 20 230 0 55500 415 50,00 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 10 16400 20 230 0 55600 450 60,00 1 11322 113220.002 63,00 2 21110 20 230 0 12311 123110.001 452 10,00 2.010,00 2.010,00 3 21121 20 230 0 12312 123120.001 461 11,00 Glosa: Registro por el devengamiento de recursos según documentación adjunta 4 21200 20 230 0 12320 123200.001 451 13,00 5 21400 20 230 0 12500 479 14,00 13100 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo 6 21900 20 230 0 12340 479 15,00 12100 Venta de Bienes de las Administraciones Públicas 63,00 63,00 52100 Venta de Bienes 12200 Venta de Servicios de las Administraciones Públicas Glosa: Registro por el devengamiento de recursos no recurrentes según documentación adjunta 52200 Venta de Servicios 12300 Alquiler de Edificios y/o Equipos de las Administración Pública 11322 Otras cuentas a cobrar a corto plazo 55700 Alquiler de Edificios y/o Equipos 21110 Edificios 16110 Intereses por Depósitos 12311 Edificios 55100 Intereses por Depósitos 21120 Equipo de Oficina y Muebles 16120 Intereses por Valores 12310 Equipo de Oficina y Muebles 55200 Intereses por Valores 21200 Venta de Tierras y Terrenos 16130 Otros Intereses 12320 Tierras y Terrenos 55300 Otros Intereses 21400 Venta de Activo Intangible 6200 Dividendos 12500 Activo Intangible 55400 Dividendos 21900 Venta de Otros activos fijos 16300 Alquiler de Tierras y Terrenos 12900 Otros activos fijos 55500 Alquiler de Tierras y Terrenos 16400 Derechos sobre bienes intangibles 55600 Derechos sobre bienes intangibles22 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 23
  • 12. Procedimiento Beneficiario : SUELDOS Y DIETAS MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE Cod. Transacción : 07 DEV Compromiso-Devengado 1. La unidad o responsables de caja u otros, remitirán al responsable de contabilidad los ingresos Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53795 exigibles al 31 de diciembre de 2010 especificando: deudor o contribuyente, el importe a cobrar, Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 4 Comprobante No.: 0000008 documentación de respaldo legal del derecho de cobro, e indicar el medio de percepción. No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 2. El contador revisa y registra la operación. 1 1 11820 41 113 0000 61100 508 26.000,00 3. El contador adjunta al comprobante la documentación y archiva. 2 1 13110 41 113 0417 61210 769 2.600,00 3 1 13120 41 113 0000 61210 824 444,60 Ejemplo. Al 31 de diciembre de 2010, quedaron pendientes de cobro Bs 7.000 por concepto de alquiler de ambiente municipal, correspondiente al mes de diciembre. 4 1 13200 41 113 0000 61220 823 520,00 5 2 11700 41 113 0000 61100 500 56.037,20 Beneficiario : ALQUILER DE EDIFICIOS – ALAN BRITO DELGADO 6 2 13110 41 113 0417 61210 769 5.603,72 Cod. Transacción : 13 DEV Ingreso Devengado 7 2 13120 41 113 0000 61210 824 958,24 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION DE RESPALDO Comprobante No.: 0000024 8 2 13200 41 113 0000 61220 823 1.120,74 9 21130 72.020,46 10 21141 211410.001 8.203,72 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 11 21141 211410.002 1.640,74 1 11322 113220.001 7.000,00 12 21141 211410.003 1.402,84 2 12300 20 210 0 55700 400 7.000,00 13 21142 211421.001 10.016,74 7.000,00 7.000,00 93.284,50 93.284,50 Glosa: Registro del devengamiento de recursos por el alquiler de equipos correspondiente al mes de diciembre de 2010. Glosa: Registro del Devengado de Sueldos y Dietas correspondiente al mes de DICIEMBRE/2010, según Autorización de Pago No 4, planilla correspondiente, cálculo de aportes y documentación sustentatoria. 1.3.3 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE DEVENGAN LOS GASTOS CORRESPONDIENTES PREVIO AL CIERRE? 21000 Servicios Básicos (agua, teléfono, etc.) De acuerdo al art. 21 inc b) de las NB-SCI, el devengado de gastos, es el reconocimiento de una 22000 Servicios de Transporte y Seguros obligación de pago a favor de terceros, el cual puede producirse: 23000 Alquileres 24100 Mantenimiento y Reparaciones Por la recepción conforme de los bienes o servicios adquiridos por la entidad, 25000 Servicios Profesionales y comerciales Al vencimiento de la fecha de pago de una obligación, o 26000 Otros Servicios No Personales 30000 Materiales y Suministros Cuando por acto de una autoridad competente, se efectúa una donación o transferencia a 41000 Inmobiliarios terceros. 43000 Maquinaria y Equipo El devengado del gasto implica la ejecución del presupuesto y establece una obligación de pago 49000 Otros Activos Fijos (deuda flotante), este registro modifica la composición del patrimonio, y todo devengado debe contar 21100 Cuentas a pagar a corto plazo con los documentos que respalden el perfeccionamiento jurídico y económico de la operación. X 42000 Construcciones Entre otros pueden generarse los siguientes pasivos a corto plazo (obligaciones presentes) y cuya 46000 Estudios y proyectos liquidación se espera represente para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporen 21120 Contratistas a pagar a corto plazo beneficios económicos o un potencial de servicio: X 25900 Estudios e Investigaciones A continuación se describen registros de devengado de carácter indicativo y no limitativo. 25900 Estudios e Investigaciones 42000 Construcciones 46000 Estudios y proyectos 21120 Contratistas a pagar a corto plazo X24 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 25
  • 13. 10000 Servicios Personales 1.4 UNIDAD CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR Y/O PAGAR 21130 Sueldos y salarios a pagar a corto plazo 21141 Aportes patronales a pagar a corto plazo 1.4.1 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CONCILIAN LAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO? 21142 Retenciones a pagar a corto plazo Las cuentas por cobrar son derechos de cobro de la Municipalidad contra terceros para percibir 21190 Otras cuentas a pagar a corto plazo sumas de dinero y otros bienes y servicios, venta de bienes, servicios, tasas, alquileres, adelantos a proveedores o contratistas y otros, cuya realización se producirá dentro de los doce meses(corto Procedimiento plazo) de efectuada la transacción, la composición puede ser la siguiente: 1. Las unidades y/o responsables de la ejecución del presupuesto, remiten las obligaciones 11310 Cuentas a cobrar a corto plazo: Principalmente los realizados en el ejercicio fiscal por contraídas al 31 de diciembre de 2010, identificando al acreedor, el concepto, el documento de devengados de recursos relaciones a la prestación de servicios o venta bienes. respaldo y el importe. 11320 Otras cuentas a cobrar a corto plazo. 2. El contador revisa la documentación, verificando que esté asignado un presupuesto y devenga 11321 Cuentas a cobrar de gestiones anteriores. los gastos en caso de que corresponda. 11322 Otras cuentas a cobrar a corto plazo. 3. No se pueden devengar gastos para los cuales no tengan asignado un presupuesto, ni con Otros ingresos cargo a la siguiente gestión. Procedimiento 4. Se archiva y se deja constancia de que el mismo se encuentra pendiente de pago 1. Preparar el estado de cuentas por cobrar. Ejemplos. 2. Conciliar con los deudores, los saldos registrados. La DAF mediante hoja de ruta, remite a la unidad de contabilidad, los gastos por consumo de energía 3. Confirmar o realizar asientos de regularización. eléctrica Bs 2.000, agua Bs 500 e Internet Bs 3.000 de las unidades educativas correspondientes al mes de diciembre de acuerdo a facturas, solicitudes de pago, autorizaciones y otra documentación A continuación presentamos instrumentos de conciliación de cuentas, pudiendo utilizarse otros: adjunta. - Modelo de Estado de Cuentas a Cobrar Beneficiario : SERVICIOS BASICOS - MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE Cod. Transacción : 07 DEV Compromiso-Devengado - Modelo de Circularización para confirmar saldos de cuentas por cobrar, Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000025 En el SINCON, puede encontrar los auxiliares siguiendo la siguiente secuencia: No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Reportes 1 2 21200 41 113 0000 61410 537 2.000,00 Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Públicas (Hacienda) 2 2 21300 41 113 0000 61410 538 500,00 3 2 21600 41 113 0000 61410 536 3.000,00 Reportes Complementarios 4 21110 211100.001 2.000,00 Estado de Cuentas a Cobrar 5 21110 211100.002 500,00 Al 31 de diciembre de 2010 6 21110 211100.003 3.000,00 (Expresado en Bolivianos) 5.500,00 5.500,00 Glosa: Registro por le devengamiento de servicios básicos correspondientes al mes de diciembre de 2010 según documentación adjunta. ANTIGUEDAD Fecha CBTE Deudor 3 meses 6 meses 9 meses 12 meses Gest. Ant. TOTAL 21200 Energía Eléctrica 21300 Agua 21600 Servicios de Internet y Otros 61410 Costo de Servicios no Personales 21110 Cuentas a pagar a corto plazo26 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 27
  • 14. El procedimiento de circularización para confirmar saldos, debía de realizarse en cualquier momento, Conversión de cuentas a cobrar a corto plazo no es propio del cierre contable, si no del cumplimiento de un adecuado sistema de control interno de la Municipalidad. Las cuentas por cobrar y a pagar no debían de existir en las Municipalidades, Los importes de las cuentas a cobrar a corto plazo que no han sido efectivizados en la gestión, son salvo algunas excepciones, su naturaleza no es similar al de una empresa que presta servicios y/o ajustados, apropiándose a la cuenta “Cuentas a cobrar de gestiones anteriores” vende bienes. De: la cuenta 11310 “Cuentas a cobrar a corto plazo” A: la cuenta 11321 “Cuentas a cobrar de gestiones anteriores” MODELO DE CONFIRMACIÓN DE SALDO Ejemplo. Al 31 de diciembre de 2010, el estado de la cuenta 11310 Cuentas a cobrar a corto CUENTAS A COBRAR plazo, es el siguiente: MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE 11310 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo CITE: GMBAT 0001/2010 Auxiliar Razón Saldo Inicial Debe Haber Saldo Final 113100.003 Luis Rengel 5.000 1.000 6.000 113100.004 “La Estrella” 2.000 2.000 Señores: Asiento contable (conversión) Nombre del deudor Beneficiario : CONVERSION - CUENTAS A COBRAR A CORTO PLAZO Presente.- Cod. Transacción : 24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Distinguido señor: Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000042 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 11321 113210.001 6.000,00 La Municipalidad XXX, viene ejecutando el programa de cierre presupuestario y contable gestión 2 11321 113210.002 2.000,00 XXXX. 3 11310 113100.003 6.000,00 En los registros de la Cuenta “11310 Cuentas a cobrar a corto plazo”, figura su persona (institución) 4 11310 113100.004 2.000,00 al 31 de diciembre de 2010, como deudor, por ello precisamos sea confirmado, con el envío del talón 8.000,00 8.000,00 de la presente nota, en el cual usted deberá indicar, el saldo adeudado. Glosa: Registro por la conversión de cuentas a cobrar a corto plazo a cuentas a cobrar de gestiones anteriores según documentación adjunta Si considera necesario, adjunte información adicional. 11321 Cuentas a cobrar de Gestiones Anteriores 8.000 Con este motivo, saludo a usted atentamente, 113210.001 Sr Luis Rengel Moreno 6.000 113210.002 Empresa Constructora La Estrella 2.000 11310 Cuentas a cobrar a Corto Plazo 8.000 Sello y firma 113100.001 Sr Luis Rengel Moreno 6.000 113100.002 Empresa Constructora La Estrella 2.000 Si adeudamos a la Municipalidad el monto de Las otras cuentas a cobrar también deberán ser circularizadas (ej. conversión de fondos en avance), y utilizarse la circularización ciega, por las características propias de la Municipalidad, sin embargo Bs.-Observaciones:…………………………......................................................................................................…… no debía existir cuentas a cobrar por concepto de fondos en avance. 1.4.2 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CONCILIAN LAS CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO? Firma y sello Las cuentas por pagar a corto plazo, son obligaciones contraídas por la municipalidad cuyo vencimiento se producirá dentro de los doce meses de pactada la obligación. Las cuentas a ser conciliadas entre otras son las siguientes:28 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 29
  • 15. 21110 Cuentas a pagar a corto plazo. 1.5 UNIDAD 21120 Contratistas a pagar a corto plazo. Procedimiento CIERRE DE CUENTAS TRANSITORIAS 1. Preparar el estado de cuentas por pagar de las cuentas mencionadas. 1.5.1 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE LOS FONDOS ROTATIVOS, FONDOS 2. Conciliar con los acreedores, los saldos registrados. EN AVANCE Y CAJAS CHICAS? 3. Confirmar o realizar asientos de regularización Tal como establece el instructivo para el cierre presupuestario, contable y de tesorería del ejercicio A continuación se presenta modelos de estados de cuenta, de circularización para confirmar los fiscal 2010, emitida en fecha 05/11/2010, mediante Resolución Ministerial Nº 502 del Ministerio de saldos de cuentas a pagar, pudiendo utilizarse otros modelos. Economía y Finanzas Públicas, cuyo alcance incluye a las Municipalidades del país, señala textualmente lo siguiente: Estado de Cuentas a Pagar Al 31 de diciembre de 2010 A partir del día 10 de diciembre de 2010, deben limitarse las operaciones y desembolsos con (Expresado en Bolivianos) “Fondos Rotativos”, “Fondos en Avance”, “Cajas Chicas” y similares, a lo estrictamente necesario, a objeto de proceder al cierre de los mismos a la finalización del ejercicio fiscal 2010, imputando los ANTIGUEDAD gastos de acuerdo a las respectivas rendiciones de cuentas, en las partidas presupuestarias Fecha CBTE Acreedor 3 meses 6 meses 9 meses 12 meses TOTAL correspondientes y devolviendo los montos no utilizados, en las cuentas corrientes fiscales de origen, hasta el 20 de diciembre de 2010. Las Normas Básicas del Sistema de Presupuesto establecen que la vigencia del Presupuesto El modelo para confirmar saldos que puede utilizarse es el siguiente: Público comprende el período del 1 de enero al 31 de diciembre de cada gestión, en consecuencia los fondos que no sean objeto de rendición de cuentas dentro del ejercicio fiscal, deben ser MODELO DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS restituidos al Estado. CUENTAS POR PAGAR Por lo que a partir del 20 de diciembre debemos proceder al cierre de los fondos rotativos, fondos MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE en avance y cajas chicas. CITE: GMBAT 0004/2010 Además señala lo siguiente: Señores: Nombre del acreedor De acuerdo a los plazos fijados en el presente instructivo, los saldos no rendidos al 31 de diciembre Presente.- de 2010, de los “Fondos Rotativos”, “Fondos en Avance”, “Cajas Chicas” y similares, serán de responsabilidad directa de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de la entidad y por tal motivo, Distinguido señor: sujeto a sanciones establecidas en disposiciones legales en vigencia. La Municipalidad de XXX, viene ejecutando el programa de cierre de gestión presupuestario, contable 1.5.2 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE CIERRA EL FONDO ROTATIVO? y de tesorería correspondiente a la gestión 200_, para la preparación de Estados Financieros 2010. El fondo rotativo, es el desembolso anticipado de recursos financieros que es autorizado por el En los registros de la Cuenta “21110 Cuentas a pagar a corto plazo”, figura su persona (institución) Alcalde Municipal, está destinado a las subalcaldías u otros, para cubrir gastos menores emergentes como acreedor al 31 de diciembre de 2010, precisamos nos sea confirmado el monto que le de requerimientos prioritarios para el cumplimiento de las actividades de la Municipalidad. adeudamos en el talón de la presente nota, para lo cual deberá indicar el saldo adeudado. El fondo rotativo registra el movimiento de dinero a través de las cuentas fiscales bancarias a nombre Si considera necesario, adjunte información adicional. de una unidad administrativa, por adelantos de fondos destinados a determinados gastos; este fondo debe cerrarse al cierre del ejercicio fiscal, imputando los gastos de acuerdo a la respectiva Con este motivo, saludo a usted atentamente, rendición de cuentas, en las partidas presupuestarias correspondientes y depositando los montos no utilizados en las cuentas corrientes fiscales de origen. Firma y sello Su Municipalidad adeuda a mi persona (entidad) la suma de Bs.- _____________________, por lo Ejemplo: siguiente: En fecha 2 de enero la Municipalidad de MONTE VERDE, mediante la Dirección Administrativa Observaciones:…….....................................................................……… Financiera emite el siguiente Memorándum GMBAT/MEN-DAF/001/2010 designa como responsable de manejo de Caja Chica a la Sra. Raquel Mantilla Arrazola secretaria. Firma y sello30 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 31
  • 16. Beneficiario : CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA FACTURA Cod. Transacción : 05 TBA Pago (Traspaso Caja – Banco) Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 02/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53758 PROVEEDOR: DISMAR Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 1 Comprobante No.: 0000002 Nº FACTURA: 4568 FECHA : 2 de enero de 2010 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 11130 111301.001 3.000,00 DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO UNITARIO COSTO TOTAL 2 11124 111242.001 3.000,00 Paquetes de Papel Bond tamaño oficio 1 35,00 35,00 3.000,00 3.000,00 Paquetes de Papel Bond tamaño carta 2 30,00 60,00 Glosa: Registro por la apertura de Caja Chica Nº 1, con destino a gastos varios, mediante Autorización de Pago Nº 1 y Memorándum GMBAT/MEN- Sobres Manila tamaño doble oficio 5 1,60 8,00 DAF/001/2010 designación responsable de manejo de Caja Chica. Sobres Manila tamaño oficio 5 0,90 4,50 Pegamento UHU 1 8,50 8,50 11130 Fondos Rotativos Archivador de Palanca 1 17,00 17,00 111301.001 Caja Chica – Raquel Mantilla Arrazola 11124 Cuentas Fiscales y Otras en la Banca Privada M/N Folders amarillos c/fastenes 5 1,50 7,50 Caja grapas 24/6 10 2,50 25,00 Ejemplo: Caja diskettes TDK 1 20,00 20,00 Archivador Palanca 10 15,00 150,00 En fecha 5 de enero la encargada de Caja Chica Sra. Raquel Mantilla Arrazola, mediante nota con CITE: GMBAT/OF-ST-Nº 001/2010, solicita la reposición de fondos adjuntando la siguiente Libro de Actas 1 14,00 14,00 documentación: Clips Pequeños 32 Mm. (C/Cj.100 Pzs.) 12 1,80 21,60 Clips Medianos 50 Mm. (C/Cj.100 Pzs.) 6 5,50 33,00 Reglas 30 Cms. 12 2,50 30,00 Gomas De Borrar 12 1,00 12,00 Tajador Metálico Pequeño 12 1,50 18,00 Resaltadores 12 2,00 24,00 Lápiz Negro 12 1,00 12,00 Lápiz Bicolor 6 2,50 15,00 Bolígrafos Negro 12 1,50 18,00 Bolígrafos Rojo 12 1,50 18,00 Bolígrafos Azul 12 1,50 18,00 Micro punta color negro 6 5,00 30,00 Micro punta color azul 6 5,00 30,00 Marcadores Gruesos para pizarra acrílica 6 3,00 18,00 Pestañas Plásticas 1 14,00 14,00 Fólderes (Oficio) 50 1,00 50,00 Fólderes plástico 50 3,50 175,00 Libreta Bancaria 7 20,00 140,00 Post It Pequeño 12 4,00 48,00 Post It Grande 12 5,50 66,00 Engrampadora Mediana Novus 6 25,00 150,00 TOTAL 1.290,1032 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 33
  • 17. MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE Beneficiario : CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA Cod. Transacción : 05 TBA Pago (Traspaso Caja – Banco) RENDICION CAJA CHICA N° 1 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 05/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53764 (DEL 01/01/2011 AL 05/01/2011) Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 1 Comprobante No.: 0000002 (EXPRESADO EN BS.) No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER FECHA BENEFICIARIO N° VALE FACTURA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDO 1 11130 111301.001 2.840,10 RAQUEL MANTILLA 02-01-10 CAJA CHICA. No. 1 3.000,00 3.000,00 ARRAZOLA 2 11124 111242.001 2.840,10 02-01-10 Eddy Rodríguez Gonzales 1 4568 Compra de material de escritorio 1.709,90 1.290,10 2.840,10 2.840,10 Secretario del Concejo 03-01-10 2 789138 5 Tarjetas de Entel de Bs 50 1.459,90 Municipal 250,00 Secretario del Concejo Compra de gasolina para la movilidad Glosa: Registro de la reposición de Caja Chica Nº 1, según Autorización de Pago Nº 2, vales Nº 001-007 CITE: GMBAT/OF-ST-Nº 001/2010 y 03-01-10 3 11137 1.109,90 documentación respaldatoria. Municipal CM 350,00 Compra de refrigerios para el personal 04-01-10 Gonzalo Flores Linares 4 31110 859,90 EM 250,00 1.5.3 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE CIERRA CAJA CHICA O FONDO FIJO? Compra de gasolina para la movilidad 04-01-10 José Velásquez Luna 5 2260045 409,90 EM 450,00 Se denomina caja chica porque existe movimiento de dinero en poca escala, y fondo fijo por que 04-01-10 Roberto Yaniquez Méndez 6 3970489 3 Tarjetas de Entel de Bs 50 259,90 150,00 se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible no sufre variación, salvo cuando Compra de refrigerios para el personal 04-01-10 Jesús Mamani Orellana 7 8971234 CM 100,00 159,90 la misma sea autorizada. La caja chica está destinada a cubrir gastos de emergencia y de mínima Total: 2.840,10 cuantía, está apropiada en la cuenta contable 11130 Fondos rotativos, la entrega de fondos se la realiza a un servidor público formalmente autorizado con cargo rendición de cuentas. PREPARADO POR: Raquel Mantilla Arrazola La administración de caja chica, está normado por el reglamento de “Caja Chica”, el mismo que La Paz 5 de enero de 2010 establece el límite máximo de gasto, prohibiciones, instrumentos para su manejo, niveles de autorización, procedimientos de apertura, reposición y cierre. Realizar el comprobante de contabilidad por la reposición de fondos de Caja Chica, con la información anterior: Todos los gastos efectuados por el responsable de caja chica, necesariamente deben estar inscritos en el presupuesto y estar respaldados por documentación pertinente, la misma que acredite la Beneficiario : CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA apertura programática, la partida, el importe, el concepto y la fecha de pago. Cod. Transacción : 09 Compromiso-Devengado-Pagado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 05/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53764 Procedimiento de arqueo de caja chica para su cierre Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 2 Comprobante No.: 0000003 Se denomina Arqueo de Caja Chica al procedimiento contable realizado periódicamente para No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER evidenciar la adecuada utilización de los recursos asignado a Caja Chica. Los pasos a seguir son: 1 1 21400 41 113 0000 61410 536 250,00 1. Revisión de la documentación existente en Caja Chica. 2 1 31110 41 113 0000 61420 590 100,00 3 1 32100 41 113 0000 61420 587 30,00 2. Recuento del efectivo existente en Caja Chica. 4 1 34110 41 113 0000 61420 591 350,00 3. Efectuar la suma total de la documentación y del total efectivo. 5 2 21400 41 113 0000 61410 536 150,00 6 2 31110 41 113 0000 61420 590 250,00 4. Cerrar Caja Chica. 7 2 32100 41 113 0000 61420 587 65,00 8 2 34110 41 113 0000 61420 591 450,00 Para el Cierre de Caja Chica, primero se realiza el descargo de los gastos efectuados por ésta. 9 2 39500 41 113 0000 61420 587 1.195,10 Una vez depositado el efectivo en la cuenta bancaria, se procede al asiento de cierre. 10 11130 111301.001 2.840,10 Ejemplo. En fecha 20 de diciembre se procede a cerrar Caja Chica, como indica en el instructivo 2.840,10 2.840,10 de cierre 2010, teniendo en cuenta que la última reposición efectuada a la Sra. Raquel Mantilla Arrazola, responsable de Caja Chica, fue el 5 de enero de 2010, el monto asignando fue de Bs Glosa: Registro de la reposición de Caja Chica Nº 1, según Autorización de Pago Nº 2, vales Nº 001-007 CITE: GMBAT/OF-ST-Nº 001/2010 y documentación respaldatoria. 3.000, la documentación existente en poder de la responsable de Caja Chica es la siguiente:34 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 35
  • 18. MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE RENDICION CAJA CHICA N° 2 (DEL 01/01/2011 AL 05/01/2011) (EXPRESADO EN BS.) FECHA BENEFICIARIO N° VALE FACTURA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDO 05-01-10 RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA CAJA CHICA. No. 2 3.000,00 3.000,00 Compra de 5 paquetes hojas TC c/u 02-01-10 Eddy Rodríguez Gonzales 8 79813 150,00 2.850,00 Bs. 30 Compra de 20 archivadores de 03-01-10 Secretario del Concejo Municipal 9 548938 400,00 2.450,00 Palanca Compra de gasolina para la 05-05-10 Secretario del Concejo Municipal 10 7811137 350,00 2.100,00 movilidad CM Compra de refrigerios para el 06-06-10 Gonzalo Flores Linares 11 8313109 550,00 1.550,00 personal EM Compra de gasolina para la 08-08-10 José Velásquez Luna 12 2260045 450,00 1.100,00 movilidad EM 10-10-10 Roberto Yaniquez Méndez 13 3970489 3 Tarjetas de Entel de Bs 50 450,00 650,00 Compra de refrigerios para el 25-11-10 Jesús Mamani Orellana 14 8971234 100,00 550,00 personal CM Total: 2.450,00 PREPARADO POR: Raquel Mantilla Arrazola La Paz 20 de diciembre de 2010 El efectivo en poder de la responsable de Caja Chica, presenta la siguiente composición: Billetes de Bs. 200,00 2 Unidades Billetes de Bs. 100,00 1 Unidades Billetes de Bs. 50,00 1 Unidades Billetes de Bs. 20,00 5 Unidades Billetes de Bs. 10,00 10 Unidades36 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 37
  • 19. Registro de las compras efectuadas por Caja Chica encontradas en el Arqueo de Caja Chica con la documentación sustentatoria. Beneficiario : CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA Cod. Transacción : 09 Compromiso-Devengado-Pagado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 20/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.95 UFV : 1.56198 Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 12 Comprobante No.: 0000012 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 1 31110 41 113 0000 61420 590 100,00 2 1 34110 41 113 0000 61420 591 350,00 3 1 39500 41 113 0000 61420 587 400,00 4 2 21400 41 113 0000 61410 536 450,00 5 2 31110 41 113 0000 61420 590 550,00 6 2 32100 41 113 0000 61420 587 150,00 7 2 34110 41 113 0000 61420 591 450,00 8 11130 111301.001 2.450,00 2.450,00 2.450,00 Glosa: Registro de las compras efectuadas con Caja Chica Nº 3, según Autorización de Pago Nº 12, vales Nº 009-011 CITE: GMBAT/OF-ST-Nº 003/2010 y documentación respaldatoria. Registro del depósito en efectivo realizado por la encargada de Caja Chica Sra. Raquel Mantilla Arrazola, según recuento físico realizado mediante Arqueo de Caja realizado en fecha 20 de diciembre según instructivo de cierre 2010: Beneficiario : CIERRE DE CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA Cod. Transacción : 05 TBA Pago Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 20/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.95 UFV : 1.56198 Doc.de Respaldo : ARQUEO DE CAJA Comprobante No.: 0000013 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 11124 111242.001 550,00 2 11130 111301.001 550,00 550,00 550,00 Glosa: Registro del deposito de sobrantes de Caja Chica según Arqueo de Caja y documentación adjunta, según instructivo de cierre presupuestario 2010. Diferencia en arqueo Las diferencias que se presenten en el arqueo de caja de chica, pueden dar como resultado faltante o sobrante, en el caso de faltantes en su mayor parte, es de responsabilidad del encargado de caja chica, en este caso debe imputarse como deudor e iniciar proceso administrativo. El registro contable a practicarse es el siguiente.38 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 39
  • 20. Beneficiario : CIERRE DE CAJA CHICA - RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA En caso de identificarse fondos entregados que no fueron objeto de rendición de cuentas en el Cod. Transacción : 05 TBA Pago plazo establecido según reglamento de cada entidad o resolución administrativa que ordene su Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 20/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.95 UFV : 1.56198 entrega y rendición, el responsable del área Administrativa Financiera mediante la Máxima Autoridad Doc.de Respaldo : ARQUEO DE CAJA Comprobante No.: 0000013 Ejecutiva, deberá remitir la documentación e información relativa a dichos fondos a la unidad de auditoría interna, para que esta determine si las mismas, serán consideradas en el examen de No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER confiabilidad de los registro y Estados Financieros o en la ejecución de una auditoría especial específica, sin perjuicio de iniciar el proceso administrativo interno. La Unidad de Auditoría Interna 1 11124 111242.001 350,00 ejecutará el examen especial previa consideración del Instructivo Nº I/CI-015 “Tareas a ser aplicadas 2 11130 111301.001 350,00 por las unidades de Auditoría Interna, ante los indicios de responsabilidad por la función pública 350,00 350,00 identificados en las auditorías realizadas”, aprobado por la Contraloría General de la República, actual Contraloría General del Estado, con Resolución Nº CGR/140/2008 del 1 de julio de 2008. Glosa: Registro del deposito de sobrantes de Caja Chica según Arqueo de Caja y documentación adjunta, según instructivo de cierre presupuestario 2010. Las entregas de recursos para comisiones de viaje que no sean rendidas en el plazo de cinco días, 11124 Cuentas Fiscales y Otras en la Banca Privada M/N serán pasibles a la sanción fijada en el artículo 26ª del Decreto Supremo Nº 21364 de 13 de agosto 11300 Fondos Rotatorios de 1986, (Reglamento de la Ley de Presupuesto de la gestión 2010). 113001.001 Caja Chica – Raquel Mantilla Arrazola El artículo 26 del DS 21364 señala textualmente “los funcionarios declarados en comisión de servicio Beneficiario : CUENTAS POR COBRAR A CARGO POR FALTANTE DE CAJA CHICA - al interior de la República, deben presentar informe escrito a la autoridad superior competente en RAQUEL MANTILLA ARRAZOLA el plazo máximo de 5 días, caso contrario, estos desembolsos serán considerados como gastos Cod. Transacción : 05 TBA Pago particulares y deducidos de los haberes de los comisionados en el mes siguiente. Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 20/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.95 UFV : 1.56198 Doc.de Respaldo : ARQUEO DE CAJA Comprobante No.: 0000013 Las entidades que desarrollan actividades permanentes en el área rural, podrán fijar niveles de viáticos diarios menores a los establecidos en la escala aprobada por el Ministerio de Economía y No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Finanzas Públicas, en función de sus actividades específicas de acuerdo a sus disponibilidades financieras. Los viáticos asignados a estos funcionarios, en su cómputo mensual, en ningún caso 1 11320 113201.001 200,00 podrán exceder al equivalente de 3 veces su remuneración mensual de la planilla. Para la 2 11130 111301.001 200,00 percepción de estos viáticos el funcionario necesariamente debe desarrollar actividades en la zona 200,00 200,00 rural durante el mes” Glosa: Registro del cargo por el faltante de Caja Chica según Arqueo de Caja y documentación adjunta, según instructivo de cierre presupuestario 2010. El reglamento de fondos en avance de cada Municipalidad, establece el plazo máximo para los descargos correspondientes. Los responsables del área financiera deben exigir el cumplimiento 11320 Otras cuentas por cobrar a corto plazo mediante notas internas. Antes de la entrega de fondos en avance debe registrase el compromiso. 11300 Fondos Rotatorios 113001.001 Caja Chica – Raquel Procedimiento Mantilla Arrazola Los servidores públicos que hubieren recibido fondos en avance, están obligados a efectuar 1.5.4 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE CIERRAN LOS FONDOS EN AVANCE? rendición de cuenta documentada, los descargos deben ser aprobados por la autoridad competente y presentar su descargo al responsable del área financiera. Si por alguna razón no se efectuará el Los fondos en avance son la entrega de recursos a servidores públicos autorizados con cargo a gasto y existieren saldos no utilizados, éstos deberán ser depositados en la cuenta bancaria rendición de cuentas, para cumplir propósitos específicos relacionados con las actividades propias correspondiente o en caja general en los plazos establecidos en el instructivo de cierre 2010. de la Municipalidad; se hallan bajo la responsabilidad del Alcalde Municipal. Son registradas en el activo exigible. Quién los recibe debe responder mediante rendición de cuentas documentada y Beneficiario : JAVIER ANTEZANA LLAVE - CONTADOR depositar el efectivo no utilizado en el período fiscal en el que se efectuó la entrega, para que de Cod. Transacción : 02 Compromiso esta manera se ejecute el presupuesto de gastos y se afecten los resultados del ejercicio. Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 07/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53768 Doc.de Respaldo : MEMORANDUM GMBAT/OF-DAF-001/2010 Comprobante No.: 0000004 A partir del día 10 de diciembre de 2010, deben limitarse las operaciones y desembolsos con “Fondos Rotativos”, “Fondos en Avance”, ”Cajas Chicas”, y similares, a lo estrictamente necesario, a objeto de proceder al cierre de los mismos a la finalización del ejercicio fiscal 2010, imputando los No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER gastos de acuerdo a las respectivas rendiciones de cuentas, en las partidas presupuestarias 1 2 22210 41 113 0000 546 1.000,00 correspondientes y devolviendo los montos no utilizados, en las cuentas corrientes fiscales de 1.000,00 origen, hasta el 20 de diciembre de 2010. Los fondos que no sean objeto de rendición de cuentas dentro del ejercicio fiscal, deben ser restituidos al Estado (Tesoro General de la Nación). Glosa: Registro por la reserva del crédito presupuestario por la emisión de la orden de viaje para el Contador con cargo a rendición de cuentas.40 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 41
  • 21. Beneficiario : FERNANDO CORNOS MONTAÑO – ASESOR LEGAL Beneficiario : JAVIER ANTEZANA LLAVE Cod. Transacción : 02 Compromiso Cód. Transacción : 10 OAN Devengado (Regularización Operación Anticipada) Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 07/07/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.54243 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 15/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53779 Doc.de Respaldo : MEMORANDUM GMBAT/OF-DAF-004/2010 Comprobante No.: 0000004 Doc.de Respaldo : INFORME GMBAT-CO-N° 001/2010 Y FACTURAS Comprobante No.: 0000006 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 2 22210 41 113 0000 546 2.000,00 1 2 22210 41 113 0 61410 546 1.000,00 2.000,00 2 41 113 11390 113900.001 1.000,00 1.000,00 1.000,00 Glosa: Registro por la reserva del crédito presupuestario por la emisión de la orden de viaje para el Asesor Legal con cargo a rendición de cuentas. Glosa: Registro de la rendición de fondos en avance entregados al Contador por concepto de Viáticos, según informe GMBAT-CO-N° 001/2010 y facturas correspondientes. Beneficiario : JAVIER ANTEZANA LLAVE - CONTADOR Cod. Transacción : 05 OAN Pago (Operación Anticipada) Cierre de fondos en avance Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 10/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53774 Beneficiario : FERNANDO CORNOS MONTAÑO - ASESOR LEGAL No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Cod. Transacción : 24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad 1 41 113 11390 113900.001 1.000,00 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 20/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.95 UFV : 1.56198 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 000 2 11124 111242.001 1.000,00 1.000,00 1.000,00 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Glosa: Registro por la entrega de fondos en avance con cargo a rendición de cuentas por parte del Contador por concepto de viáticos 1 11322 113220.001 2.000,00 2 11390 113900.001 2.000,00 Beneficiario : FERNANDO CORNOS MONTAÑO – ASESOR LEGAL (EFA) Cod. Transacción : 05 OAN Pago (Operación Anticipada) 2.000,00 2.000,00 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 07/07/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.54243 Doc.de Respaldo : AUTORIZACION DE PAGO N° 3 Comprobante No.: 0000005 Glosa: Registro del cierre de los Fondos en Avance dando cumplimiento al instructivo de cierre 2010 aprobado. 1.5.5 ¿CÓMO SE PREPARA EL ESTADO AUXILIAR DE OTRAS CUENTAS A COBRAR PRODUCTO No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER DE LA CONVERSIÓN DE LOS FONDOS EN AVANCE? 1 41 113 11390 113900.002 2.000,00 2 11124 111242.001 2.000,00 A continuación presentamos un modelo de estado auxiliar de fondos en avance que debe estar en 2.000,00 2.000,00 las notas a los Estados Financieros. Glosa: Registro por la entrega de fondos en avance con cargo a rendición de cuentas por parte del Contador por concepto de viáticos Estado Auxiliar de Otras Cuentas a Cobrar a Corto Plazo producto de la conversión de cuentas a cobrar de gestiones anteriores La unidad o responsable del área financiera revisa los descargos y procede al descargo. (Al 31 de diciembre de 2010) Ejemplo. Al 31 de diciembre la cuenta fondos en avance presenta los siguientes saldos: Expresado en Bolivianos Auxiliar Cuenta Razón Saldo Documento 113900.001 11390 Javier Antezana 1.000 Fecha Cbte. Cheque Beneficiario Cargo que ordena Monto Cbtes. Importe Saldo pendiente descargo 113900.002 11390 Fernando Cornos 2.000 su pago xx/x6 254 10 Alan Brito Tesorero Memo 1.000 360 600 400 Al 31 de diciembre sólo el servidor público Javier Antezana Llave, presentó su descargo de viaje, xx/x6 600 20 Caro Brillo Alcalde Resolución 1.500 700,750 0 1.500 debidamente aprobado. xx/x0 700 70 Esteban Quito Ex-Concejal Ninguna 7.000 0 7.000 En el caso de los fondos rotativos y fondos de caja chica, también se tendrán que preparar los mismos auxiliares en caso de quedar saldos pendientes de cobro.42 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 43
  • 22. 1.5.6 ¿EXISTE RESPONSABILIDAD POR LA NO RENDICIÓN DE CUENTAS? Beneficiario : LA BOLIVIANA CIA CRUZ DE SEGUROS & REASEGUROS Cod. Transacción : 05 OAN Pago Sí, tal como establecen las normas básicas del sistema de presupuesto los fondos que no sean Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 01/02/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53796 objeto de rendición de cuentas dentro del ejercicio fiscal, deben ser restituidos al Estado. En este Doc.de Respaldo : POLIZA DE SEGUROS N° 98764/2010 Comprobante No.: 0000014 entendido es obligatorio la rendición de cuentas por parte de los servidores públicos de la Municipalidad antes del cierre de gestión, considerándose que la cuentas transitorias “Fondos en No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Avance” deben realmente quedar con saldo cero “0”, tal como establece el instructivo de cierre de 1 41 113 11610 10.000,00 gestión 2010. 2 11124 111242.001 10.000,00 Ejemplo. El Dr. Fernando Cornos Montaño; funcionario de la Municipalidad procedió al cobro del 10.000,00 10.000,00 Cheque N° Nº 12 en fecha 07/07/2010 y que actualmente no procedió a la rendición de cuentas, tendrá indicios de la responsabilidad por la función pública, así como las firmas que autorizaron el Glosa: Registro del pago por la adquisición de una póliza de seguros (Activos Diferidos) en fecha 1 de febrero de 2010 hasta el 31 de enero de 2011 pago del cheque y el comprobante, porque debían haber solicitado la rendición de cuentas, en este entendido las firmas que autorizaron el pago así como la persona que procedió al cobro del cheque Se pide regularizar al 31 de diciembre la información contable. tendrán indicios de responsabilidad por la función pública establecidos en la Ley N° 1178. Beneficiario : LA BOLIVIANA CIA CRUZ DE SEGUROS & RESASEGURO Cod. Transacción : 10 ROA Devengado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 1.6 UNIDAD Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000020 REGULARIZACIÓN DE ACTIVOS Y PASIVOS DIFERIDOS No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 2 22500 41 113 0000 61410 549 9.150,68 1.6.1 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE REGULARIZAN LOS ACTIVOS DIFERIDOS? 2 41 113 11610 116100.001 9.150,68 Los activos diferidos son gastos pagados por adelantado que van a incidir en los resultados de los 9.150,68 9.150,68 próximos doce meses, tales como seguros, alquileres, intereses y otros; los activos diferidos son regularizados en función del importe consumido hasta una fecha. Glosa: Registro por la amortización del activo diferido pagado por el periodo de 11 meses hasta el 31 de diciembre de 2010, según Cálculos auxiliares: 1 Febrero – 31 diciembre = 334 días/365 días * 10.000 = 9.150,68 Ejemplo. El 1 de febrero la Municipalidad de MONTE VERDE procedió al anticipo de Bs 10.000, 1.6.2 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE REGULARIZAN LOS PASIVOS DIFERIDOS? por concepto de seguros cuya cobertura abarca hasta el 31 de enero del siguiente año. Se pide regularizar al 31 de diciembre la información contable. Los pasivos diferidos son ingresos percibidos por adelantado, cuyo devengado ocurrirá dentro de los doce meses de recibido el recurso. Beneficiario : LA BOLIVIANA CIA CRUZ DE SEGUROS & REASEGUROS Cod. Transacción : 02 Compromiso Ejemplo. El 15 de noviembre de 2010, la Municipalidad de MONTE VERDE, concedió una oficina Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 01/02/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53796 en alquiler por dos meses al Sr. Juan Peralta Muñoz, cobrándose por adelantado Bs 4.000 (total del Doc.de Respaldo : CONTRATO N° 15456 Comprobante No.: 0000013 contrato), el importe fue depositado en la cuenta fiscal de recursos específicos. Se pide regularizar No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER al 31 de diciembre la información contable. 1 0002 22500 41 113 0000 549 10.000,00 Beneficiario : ALQUILER DE OFICINAS - JUAN PERALTA MUÑOZ 10.000,00 Cod. Transacción : 14 OAN Ingreso de Caja Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 15/11/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.55528 Glosa: Registro por la firma de contrato N° 15456 por la adquisición de una póliza de seguros para todos los activos fijos de la Municipalidad de MONTE VERDE según contrato adjunto y listado de Activos Fijos Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000017 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 11124 111241.001 4.000,00 2 20 210 21300 213000.001 4.000,00 4.000,00 4.000,00 Glosa: Registro del pasivo diferido obtenido por el alquiler de oficinas al Sr. Juan Peralta Muñoz según documentación adjunta44 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 45
  • 23. Asiento contable: Regularización de alquileres cobrados por adelantado el importe real del anticipo, y en caso de sobrevaluación disminuir la diferencia hasta el importe real del anticipo, antes de registrar cualquiera de las transacciones se debe realizar un análisis de Beneficiario : ALQUILER DE OFICINAS - JUAN PERALTA MUÑOZ consistencia entre las cuentas contables y las partidas de gasto del presupuesto. Cod. Transacción : 13 Ingreso Devengado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Ejemplo 1 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000018 Resultado del análisis de consistencia se determinan las siguientes diferencias: No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 20 210 21300 213000.001 3.067,00 Auxiliar 113700.001 Anticipos financieros al Sr.xxx sobrevaluado Bs 100 Auxiliar 113700.002 Anticipos financieros al Sr. yyyy subvaluado Bs 100 2 12300 20 210 0000 55700 557000.001 400 3.067,00 Asiento contable 3.067,00 3.067,00 Glosa: Registro para regularizar los alquileres cobrados por adelantado por concepto de alquiler de oficinas al Sr. Juan Peralta Muñoz según Beneficiario : ANTICIPOS FINANCIEROS SOBREVALUADO - SUBVALUADO documentación adjunta y cálculos adjuntos: 15 nov al 14 enero = 46días/60 días * 4.000 = 3.067 Cod. Transacción : 24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000035 1.7 UNIDAD No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 11370 113700.001 100,00 AJUSTE A LOS ANTICIPOS A CORTO PLAZO 2 11370 113700.002 100,00 1.7.1 ¿CÓMO SE PREPARA EL ESTADO AUXILIAR DE ANTICIPOS FINANCIEROS A CORTO 100,00 100,00 PLAZO? Glosa: Registro para regularizar los anticipos sobrevaluados y subvaluados según documentación y cuadro adjunto La elaboración del estado auxiliar de anticipos financieros facilita entre otras la comprensión para Momento de registro: Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON 24 coadyuvar la toma de decisiones, refleja de manera directa la relación que existe entre el comprobante de contabilidad y su documentación de respaldo, y es un medio de verificación que Ejemplo 2 permite determinar si los saldos presentados en el Balance General están sobreestimados, subestimados, etc., debido a diferentes causas como registros contables duplicados, Revisando el contrato entre la Municipalidad y la Empresa xxx, establece en una de sus cláusulas inadecuadamente apropiados, auxiliares no registrados, etc. que el anticipo otorgado será del 15% del total del contrato, así como la póliza de garantía consta por el monto de Bs 15.000 (equivalente al 15% del total del contrato). El anticipo otorgado en efectivo A manera de sugerencia se presenta el siguiente estado de carácter indicativo. a la Empresa xxx es de Bs 20.000 según los comprobantes contables. ESTADO DE ANTICIPOS FINANCIEROS A CORTO PLAZO Asiento contable (Al 31 de diciembre de 2010) Importe Nº Cbte. Beneficiario : ANTICIPOS FINANCIEROS Nº contrato Beneficiario Objeto Fecha Anticipo contrato Plazo días Anticipo Bs.- SINCON Observación Cod. Transacción : 24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad La orden de Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 xx/xx/x1 Empresa xx Construc. xx 01/11/X1 200.000 60 40.000 1250 proceder... Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000035 El cbte xx xx/xx/x2 Contratista xx Manto. xx 15/11/X1 100.800 90 20.160 1290 (1er pago) 31/01/x2 fueron xx/xx/x3 Sociedad xx Provisión xx 01/12/X1 700.000 60 140.000 1240 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER entregados... TOTAL ANTICIPOS A CORTO PLAZO 200.160 1 11322 113220.001 5.000,00 2 11370 113700.002 5.000,00 En caso de corresponder los registros de ajuste contables serán los siguientes: 5.000,00 5.000,00 Registros duplicados: Proceder a la reversión del registro duplicados Glosa: Registro para regularizar los anticipos sobrevaluados y subvaluados según documentación y cuadro adjunto Registros inadecuadamente apropiados: Apropiar a la cuenta contable que corresponda Registros subvaluados o sobrevaluados: En caso de subvaluación incrementar la diferencia hasta46 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 47
  • 24. 11322 Otras cuentas a cobrar a corto plazo 113220.001 Empresa XXXX 11370 Anticipos a corto plazo 113700.002 Empresa XXXX 1.8 UNIDAD ARQUEO DE CAJA Y CONCILIACIONES BANCARIAS 1.8.1 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA EL ARQUEO DE CAJA? ¿A qué se denomina Caja? Se denomina caja porque permite el movimiento y control de efectivo libre de restricciones, sirve para realizar operaciones en forma inmediata. Los objetivos principales son: Recibir, controlar y utilizar el efectivo de las recaudaciones de recursos específicos. Contar con recursos de inmediata disponibilidad para la realización de operaciones. Cobertura de pagos inmediatos de obligaciones en ausencia de cuentas bancarias. Para un mejor control debe utilizarse “caja general” como receptora y casi todos los pagos deben efectuarse mediante el giro de cheque. Arqueo de caja Se denomina arqueo de caja al procedimiento contable realizado diariamente, para evidenciar el adecuado control y utilización de dinero. Un arqueo de caja normalmente se divide en dos partes: Documentación existente en caja. Recuento de efectivo. Ejemplo. El movimiento de caja al 23 de diciembre presenta la siguiente información: Saldo en efectivo del último arqueo Bs10.000 Fecha 15/12/XXX ingreso por Impuestos a la propiedad de bienes inmuebles Bs20.000 Fecha 16/12/XXX ingreso por Impuestos a la propiedad de vehículos automotores Bs15.000 Fecha 22/12/XXX deposito en cuenta corriente Bs35.000 Concluido el arqueo, se realiza el registro contable de los ingresos percibidos y de los depósitos efectuados en banco.48 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 49
  • 25. 1.8.2 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA CONCILIACIÓN BANCARIA? En ambos casos puede darse que los conceptos sean: montos de una conciliación anterior que no se limpiaron durante el periodo, o montos originados en el periodo. Se denomina conciliación bancaria al procedimiento a través del cual se logra igualar el saldo de la cuenta banco con el saldo proporcionado por la entidad bancaria en su extracto bancario. 3. Con los conceptos pendientes de pareo, se procederá a elaborar el cuadro de conciliación bancaria correspondiente, previa elaboración de la hoja de trabajo que permita introducir los Las conciliaciones bancarias de todas las cuentas corrientes fiscales de la Municipalidad deben de conceptos faltantes al sistema de registro. prepararse al 31 de diciembre de 2010 a objeto de proporcionar información veraz y oportuna, referida al saldo de los fondos de libre e inmediata disponibilidad que posee la Municipalidad en 4. Corregir mediante asiento de regularización errores u omisiones que se hubieran convertido en cuenta corriente de un banco. el registro contable de la municipalidad, justificando y evidenciando convenientemente cada una de estas operaciones. En muchos casos, los saldos proporcionados por la contabilidad y por el extracto bancario coincidirán, pero en otros no, debido principalmente a las diferencias de tiempo en el cómputo de Ejemplo. Si el saldo del extracto bancario de la cuenta N° 201-215242 Participación Popular al 31 ambas entidades (banco y municipalidad) las causas para que no haya coincidencia podrían ser las de diciembre es de Bs 53,723.00; y el saldo de la cuenta “11124 Cuentas fiscales y otras en la siguientes: banca privada M/N auxiliar “111241.001 Participación Popular”, según el SINCON, es de Bs 51,196.00. En base a la siguiente hoja de trabajo, realizar la conciliación bancaria. Cheques en tránsito. Los cheques en tránsito son registrados contablemente por la municipalidad en el momento de su entrega al beneficiario, pero debitados por el banco una MUNICIPALIDAD MONTE VERDE vez que se presenten en ventanilla para su cobranza. PAPEL DE TRABAJO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA Notas de débitos y de créditos. Son registrados por el banco en el momento de su emisión, (EN BOLIVIANOS) pero la municipalidad recién las contabiliza cuando las recibe, lo que puede suceder algunos días después. Cuenta Corriente N° Depósito en tránsito. Los depósitos son contabilizados por la municipalidad, en la fecha en Registrados en libros pero no en bancos Registrados en Bancos pero no en Libros Fecha Concepto que son efectuados, pero cuando se trata de valores que deben pasar por cámaras Cargos Abonos Cargos Abonos compensadoras, el banco acredita estas operaciones en sus registros contables, uno o más 10/12/XXXX Cheque Nro. 0069 1.000,00 días después. 05/12/XXXX Cheque Nro. 0081 150,00 Así como puede existir demora en el registro de estas operaciones en la contabilidad, es también 20/12/XXXX Cheque Nro. 0083 998,00 posible que en la Municipalidad, como en el banco se produzcan errores u omisiones, que motiven 23/12/XXXX Cheque Nro. 0088 429,00 discrepancias en los datos procesados por los sistemas contables de ambos entes, a una fecha 25/12/XXXX Comisiones bancarias 50,00 determinada. TOTAL 0,00 2.577,00 50,00 0,00 Las causas mencionadas son conceptos de conciliación entre saldos según banco y según la municipalidad. Municipalidad XXX Procedimiento Conciliación Bancaria 1. Cotejar (o parear) el extracto bancario con el auxiliar correspondiente de la cuenta 11124 (Al 31 de diciembre de 2010) Cuentas fiscales y otras en la banca privada M/N, la igualdad debe cumplirse en: Expresado en Bolivianos Extracto bancario = Auxiliar de la Cuenta 11124 Cuenta corriente: 207 - 77555559 Banco: Mercantil Saldo s/g extracto bancario al 31-12-XXXX 53.723,00 2. Analizar los montos pendientes. Como resultado del procedimiento anterior, se obtendrá Menos: conceptos no pareados (que no tiene su par respectivo). Éstos importes pueden ser: Abonos registrados por la Municipalidad y no registrados por el banco 2.577,00 Conceptos pendientes a la fecha en que se practica la conciliación, por ejemplo, un cheque Cheques pendientes de cobro emitido el último día del periodo y no presentado para su cobro. Cheque Nº XXX 1.000,00 Conceptos pendientes a la fecha de conciliación anterior, es decir, aquellos que se Cheque Nº XXX 150,00 consideraron durante el periodo anterior al que corresponda el actual cotejo, por ejemplo, un Cheque Nº XXX 998,00 depósito del último día del periodo anterior que el banco acredita el primer día del nuevo año. Cheque Nº XXX 429,0050 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 51
  • 26. Abonos registrados por el banco y no registrados por la municipalidad Ejemplo Abonos bancarios Depósito xxx El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, ha publicado el siguiente resumen en el portal antes Más: mencionado. Cargos registrados por el banco y no registrados por la municipalidad 50,00 Cargos bancarios Líquido Comisiones Líquido IDH Comisiones Líquido IDH Ni- Comisiones Comisiones Emisión de chequeras Participación Bancarias PP Coparticipación Bancarias IDH velación Bancarias IDH Líquido HIPC II Bancarias Mantenimiento de cuenta 50,00 Popular Devolución de cheque ajeno Enero 200.000,00 1.000,00 150.000,00 200,00 90.000,00 70,00 30.500,00 10,00 Cargos registrados por la municipalidad y no registrados por el banco Febrero 210.000,00 800,00 130.000,00 180,00 85.000,00 60,00 30.000,00 10,00 Depósitos en transito Reembolso solicitud Nro.xxx Marzo 180.000,00 700,00 160.000,00 150,00 92.000,00 50,00 31.000,00 10,00 Saldo s/g libros de la municipalidad al 31-12-2010 51.196,00 Se pide el registro contable por las comisiones bancarias correspondiente al mes de enero. Beneficiario : COMISIONES Y GASTOS BANCARIOS MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE El Modelo de Conciliación Bancaria expuesto está establecido por el Ministerio de Economía y Cod. Transacción : 18 Gasto Comprometido Devengado - Pagado - Ingreso Devengado - Finanzas Públicas Publicas, si bien no proporciona el saldo real a la fecha que sería de más utilidad, Percibido es el sugerido por el órgano rector. Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 Doc.de Respaldo : ESTADO DE COMISIONES Comprobante No.: 01000029 Los saldos bancarios al cierre del período, no comprometidos con cheques en tránsito, podrán financiar gastos del siguiente ejercicio, si los mismos han sido incorporados en sus presupuestos de la gestión 2010. No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER 1 2 25300 41 113 0000 61410 655 1.000,00 1.9 UNIDAD 2 34000003 25300 41 119 0000 61410 87A 270,00 3 34000003 25300 44 115 0000 61410 87A 10,00 RENTA DIGNIDAD Y CONCILIACION DE COMISIONES BANCARIAS CON EL 4 19212 41 113 0099 57200 384 1.000,00 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS 5 19212 41 119 0099 57200 382 200,00 6 19211 41 119 0099 57200 363 70,00 1.9.1 ¿CÓMO SE REGISTRAN LAS COMISIONES BANCARIAS REMITIDAS POR EL MINISTERIO 7 23211 44 115 0099 31130 487 10,00 DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS? 1.280,00 1.280,00 Las Municipalidades, reciben transferencias de recursos del Tesoro General de la Nación, los cuales son abonados en las cuentas corrientes fiscales de las Municipalidades, estos recursos son: Glosa: Registro de las comisiones bancarias correspondiente al mes de Enero de la gestión 2010 según documentación adjunta Impuesto Directo a los Hidrocarburos 1.9.2 ¿CÓMO SE REGISTRAN LAS TRANSFERENCIAS DE LA RENTA DIGNIDAD? Participación Popular por Coparticipación Tributaria De acuerdo a la Ley de la Renta Dignidad, las Municipalidades deben aportar en un porcentaje Cuenta Especial Dialogo 2000 determinado para el pago de la renta antes citada. La Bancas Privadas Banco de Crédito, Banco Mercantil – Santa Cruz, Banco Unión, en las cuales El importe debitado a cada Municipalidad, debe ser recabado del Ministerio de Economía y Finanzas las Municipalidades tienen las cuentas corrientes fiscales, administran los recursos antes citados, Públicas Publicas. por los cuales cobran comisiones, en este entendido mensualmente remite el importe por concepto de comisiones bancarias al Tesoro General de la Nación, el cual debita el monto entre todas las Municipalidades del país, de acuerdo al reglamento del Vice Ministerio de Tesoro. Para registrar estas comisiones se debe acudir a obtener información correspondiente a comisiones bancarias en el portal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas: http://vmpc.hacienda.gov.bo/coparticipacion.asp?tipo=152 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 53
  • 27. Ejemplo: El importe correspondiente a la Renta Dignidad asciende a Bs120.000, cuya composición es: Ejecución de Recur- Banco Transf. de Capital Banco Transf. de Capital Banco Transf. de Capital sos Coparticipación Tributaria Bs 70.000 Const. en Proceso Const. En Proceso Subsidios y Subvenciones Bs 50.000 C Ejecución del gasto Bienes Dom. Pú- Banco Bienes Dom. Banco Gasto Corriente Banco A blico Privado Beneficiario : RENTA DIGNIDAD P Resultados Acumu- I Ajuste al Patrimonio Transf. de Capital Patrimonio Público Transf. de Capital Capital Institucional Transf. de Capital lados de Ejercicio Cod. Transacción : 18 Gasto Comprometido Devengado - Pagado - Ingreso Devengado - Percibido T Anteriores Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 A Const. en Proceso Baja de Construcc. Const. Proceso Bs. Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 0000030 L en Proceso Patrimonio Público Dominio Público Edificios Bienes Dom. Pri- vado No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Cuentas de Orden Deudoras Acreedoras 1 98000001 73100 41 119 0000 65200 780 120.000,00 2 19211 41 119 0099 57200 363 50.000,00 3 19212 41 119 0099 57200 382 70.000,00 1.10.1 ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR RECURSOS CORRIENTES? 120.000,00 20.000,00 Los recursos corrientes (recursos recurrentes), comprende los diversos ingresos que se obtienen Glosa: Registro del pago de la Renta Dignidad según informe recabado del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Publicas en las actividades inherentes de competencia municipal estos pueden ser: ingresos de operación, venta de bienes y servicios, transferencias y donaciones corrientes y, los derivados de la potestad de la Municipalidad de establecer gravámenes, tales como tributos y tasas. 1.10. UNIDAD Los recursos corrientes forman parte del estado de recursos y gastos corrientes en el estado de recursos y gastos corrientes, en el balance general parte del patrimonio como el resultado del AJUSTE AL PATRIMONIO POR ORÍGENES Y DESTINO DE LOS RECURSOS ejercicio, en la ejecución presupuestaria de recursos parte del grupo 10000 Ingresos Corrientes al Igual que en el estado económico Cuenta Ahorro Inversión y Financiamiento. Es importante realizar los ajustes al patrimonio contable de la Municipalidad, para reflejar los valores reales invertidos, reflejando el origen de los recursos que financiaron la ejecución presupuestaria Los bienes de dominio público son bienes de uso irrestricto por la comunidad, dentro de estos del gasto pudiendo estar ser recursos corrientes, recursos de capital, o la obtención de préstamos, bienes están los puentes, las carreteras, las plazas, las áreas verdes, etc. a continuación se presenta una hoja resumen del procedimiento a seguir que será desarrollado en las siguientes páginas. Constituyen activos de la municipalidad durante el período de su construcción o mejoramiento, una vez terminados deben darse de baja y registrarse en cuentas de orden. A continuación presentamos un resumen de cuando corresponden los asientos de ajuste: No constituyen bienes rentables y aun cuando lo fueren tienen siempre un fin distinto al lucro o Bienes de Dominio Público Corresponde Ajuste actividad del mercado privado de los bienes económicos. Los bienes de dominio público no se Bienes de Dominio Privado Corresponde Ajuste deprecian, ni se actualizan. Los bienes de dominio público no pueden ser enajenados, ni adquiridos Gastos Corrientes (Activos) Corresponde Ajuste por derecho, tienen valor de uso (su fin es prestar un servicio medible cualitativamente) y no así valor Gastos Corrientes (Puros) No corresponde de cambio (no son sujetos de intercambio en el mercado). Por tanto, no pueden ser incluidos en el activo de la institución una vez que éstos hayan sido concluidos, ni formar parte de su patrimonio. BIENES DOMINIO PÚBLICO BIENES DOMINIO PRIVADO GASTO CORRIENTE Igual tratamiento corresponde a toda inversión que represente una mejora de los mismos. DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER Ejecución de POR ESTUDIOS Y CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Banco Transf. Corriente Banco Transf. Corriente Banco Transf. Corriente Recursos Por el financiamiento de estudios y construcción de bienes de dominio público con recursos C Const. en Proceso Const. En Proceso O Ejecución del Gasto Bienes Dom. Pú- Banco Bienes Dom. Banco Gasto Corriente Banco corrientes, deben registrarse los siguientes asientos: R blico Privado R Resultados Afecta- REGISTROS INICIALES I Ajuste al Patrimonio dos a Bienes de Patrimonio Público E Dom. Público N Baja de Construcc. Const. en Proceso Const. en Proceso Ejemplo: T Patrimonio Público Bienes Dom. Edificios Bienes Dom. Pri- en Proceso E Público Resultados Acumu- vado Resultados Acumu- La Municipalidad de MONTE VERDE, ha recibido transferencias corrientes por coparticipación Cuentas de Orden Cuentas de Orden Cuentas de Orden lados de ejercicios Capital Institucional lados de ejercicios Capital tributaria, por Bs 5.000.000 Capitalización Deudoras Acreedoras Institucional anteriores anteriores54 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 55
  • 28. Beneficiario : MUNICIPALIDAD DE MONTE VERDE 31530 Resultados afectados a construcciones bienes de dominio público Cod. Transacción : 15 Ingreso Devengado - Percibido 32000 Patrimonio Público Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/01/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.97 UFV : 1.53795 Doc.de Respaldo : REPORTE SIIM Comprobante No.: 0000007 ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de público, se activan 1 11124 111242.001 5.000.000,00 durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente 2 19212 41 113 0099 57200 384 5.000.000,00 cargado a la construcción en proceso. 5.000.000,00 5.000.000,00 ESTUDIOS VIABLES Glosa: Registro de los ingresos por la recaudación de impuestos a la propiedad de bienes inmuebles, Transferencias de recursos HIPIC II, Participación Popular, SUMI e IDH correspondientes al mes de enero de 2010 Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que La Municipalidad de MONTE VERDE, con los recursos recibidos ha financiado la ejecución de un generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios bien de dominio público por Bs 20.000.- públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital. Beneficiario : CONSTRUCCION DE BIEN DOMINIO PUBLICO - PUENTE Ejemplo Cod. Transacción : 09 Compromiso-Devengado-Pagado Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 La Municipalidad de MONTE VERDE ha concluido el estudio de la apertura de camino en la Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000037 comunidad XXX, con un costo de Bs3.000, el mismo recomienda su viabilidad. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER Construcciones de Bs de Dominio Público 2.500 1 18000200 42310 44 115 0000 12361 854 20.000,00 Estudios… p/ const.bienes dominio público 2.500 2 11124 111243.003 20.000,00 ESTUDIOS NO VIABLES 20.000,00 20.000,00 Glosa: Registro por el pago por la Construcción de Bienes de Dominio Público según planilla única Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que corresponden a estudios de dominio público, deben darse de baja contra el patrimonio público. 42310 Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Público Ejemplo 12361 Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público La Municipalidad XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con un costo de 11124 Patrimonio Público Bs5.000, el mismo recomienda abandonar el proyecto por su inviabilidad. AJUSTES AL PATRIMONIO Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 La Municipalidad de MONTE VERDE, ha concluido la construcción del bien de dominio público con recursos corrientes (Puente peatonal en el Quine), el costo total asciende a Bs 20.000.- RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 32000 Patrimonio público 5.000 Beneficiario : AJUSTE BIENES DE DOMINIO PUBLICO - RECURSOS CORRIENTES 12372 Estudios y proyectos p/ const.bienes Cod. Transacción : 24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad dominio público 5.000 Unidad Ejecutora : DAF Fecha : 31/12/2010 Moneda : BBS Dólar : 6.94 UFV : 1.56451 123721.001 Estudio apertura camino en XX Doc.de Respaldo : DOCUMENTACION ADJUNTA Comprobante No.: 1000036 No Apertura Gasto Recurso FF OF ET CUENTA AUXILIAR OEC DEBE HABER BAJA DE CONSTRUCCIONES EN PROCESO BIENES DE DOMINIO PÚBLICO 1 31530 20.000,00 En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad 2 32000 20.000,00 Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de 20.000,00 20.000,00 dominio Público, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, en las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público debitando el Patrimonio Público. Glosa: Registro del ajuste por la conclusión de Construcción de un Bien de Dominio Público financiado con recursos corrientes. La baja de los bienes de dominio o uso público, por la entrega de los mismos a la comunidad, por parte de la institución pública que los adquirió o construyó, se realiza con débito a la cuenta del56 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 57
  • 29. patrimonio público, creado durante el proceso de su construcción. El patrimonio público se establece Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 en la proporción de la inversión en las construcciones de bienes de dominio público, a través de asientos de ajuste que debitan las transferencias de capital o los resultados del ejercicio. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 81930 Obras concluídas 480.200 Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio público, se dan de baja al 819301.006 Apertura de camino XXX momento de la desincorporación de los bienes; para la baja de estos bienes es necesario contar 82930 Mantenimiento de Obras Concluidas 480.200 con las actas de recepción definitiva. 829300.001 Junta de Vecinos XXX Ejemplo ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Al 15 de diciembre de XXXX, la Empresa HH, ha concluido la apertura del camino en XXX, la misma Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de público, se activan fue entregada a la Municipalidad mediante acta de recepción definitiva N° 562/200X. Los estados durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto de de cuenta auxiliar presentan el siguiente saldo: inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente cargado a la construcción en proceso. Se pide el registro contable por la baja ESTUDIOS VIABLES Cuenta: Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 60.000 400.200 00 460.000 públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital. Cuenta: Supervisión de Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Público Ejemplo AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo La Municipalidad XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con un costo de 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 00 20.000 00 20.000 Bs3.000, el mismo recomienda su viabilidad. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Construcciones de Bs de Dominio Público 2.500 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Estudios… p/ const.bienes dominio público 2.500 32000 Patrimonio Público 480.200 12361 Construc. en proceso de bienes de dominio público 460.200 ESTUDIOS NO VIABLES 123610.001 Apertura Camino XX 460.200 12361 Supervis. de construcción de bienes dominio público 20.000 Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que 123610.01 Apertura Camino XX 20.000 corresponden a estudios de dominio público, deben darse de baja contra el patrimonio público. CUENTAS DE ORDEN Ejemplo Las cuentas de orden habilitadas para su uso en las Municipalidades es la siguiente: La Municipalidad XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con un costo de Bs5.000, el mismo recomienda abandonar el proyecto por su inviabilidad. 81930 – Obras Concluidas 81940 – Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 81950 – Activo Fijo- Proyectos de Inversión 81960 – Activo Intangible – Proyectos de Inversión Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 82930 – Mantenimiento de Obras Concluidas 32000 Patrimonio público 5.000 82940 – Responsabilidad Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión 12372 Estudios y proyectos p/ const.bienes dominio público 5.000 82950 – Responsabilidad por Activo Fijo - Proyectos de Inversión 123721.001 Estudio apertura camino en XX 82960 – Responsabilidad por Activo Intangible – Proyectos de Inversión BAJA DE CONSTRUCCIONES EN PROCESO BIENES DE DOMINIO PÚBLICO En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de dominio Público, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, en las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público debitando el Patrimonio Público.58 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 59
  • 30. La baja de los bienes de dominio o uso público, por la entrega de los mismos a la comunidad, por POR ESTUDIOS YCONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO parte de la institución pública que los adquirió o construyó, se realiza con débito a la cuenta del patrimonio público, creado durante el proceso de su construcción. El patrimonio público se establece Por el financiamiento de estudios y construcción de bienes de dominio privado con recursos en la proporción de la inversión en las construcciones de bienes de dominio público, a través de corrientes, deben registrarse los siguientes asientos de ajuste. asientos de ajuste que debitan las transferencias de capital o los resultados del ejercicio. REGISTROS INICIALES Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio público, se dan de baja al momento de la desincorporación de los bienes; para la baja de estos bienes es necesario contar Ejemplo: con las actas de recepción definitiva. La Municipalidad XX, ha recibido transferencias corrientes por coparticipación tributaria, por Bs5000 Ejemplo Al 15 de diciembre de XXXX, la Empresa HH, ha concluido la apertura del camino en XXX, la misma fue entregada a la Municipalidad mediante acta de recepción definitiva N° 562/200X. Los RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber estados de cuenta auxiliar presentan el siguiente saldo: Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 5.000 Transferencias Corrientes 5.000 Se pide el registro contable por la baja. La Municipalidad XX, con los recursos recibidos ha financiado la ejecución de un bien de dominio Cuenta: Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público privado (Centro de Salud Quime) por Bs5000. AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 60.000 400.200 00 460.000 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Construcciones de Bs de Dominio Privado 5.000 Cuenta: Supervisión de Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Público Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 5.000 AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 00 20.000 00 20.000 ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de dominio privado, se activan durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente 32000 Patrimonio Público 480.200 cargado a la construcción en proceso. 12361 Construc. en proceso de bienes de dominio público 460.200 123610.001 Apertura Camino XX 460.200 ESTUDIOS VIABLES 12361 Supervis. de construcción de bienes dominio público 20.000 123610.01 Apertura Camino XX 20.000 Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios CUENTAS DE ORDEN públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital. Las cuentas de orden habilitadas para su uso en las Municipalidades es la siguiente: Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de dominio privado, se activan durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto 81930 – Obras Concluidas de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente 81940 – Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión cargado a la construcción en proceso. 81950 – Activo Fijo- Proyectos de Inversión 81960 – Activo Intangible – Proyectos de Inversión Ejemplo 82930 – Mantenimiento de Obras Concluidas 82940 – Responsabilidad Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión La Municipalidad XXX ha concluido el estudio del Centro de Salud XXX, con un costo de Bs2.000, 82950 – Responsabilidad por Activo Fijo - Proyectos de Inversión el mismo recomienda su viabilidad. 82960 – Responsabilidad por Activo Intangible – Proyectos de Inversión Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 12353 Const… de otros bs de dominio privado 2.000 81930 Obras concluidas 480.200 123531.002 Construcción centro de salud en XX 819301.006 Apertura de camino XXX 12371 Estudios… const.bienes dominio privado 2.000 82930 Mantenimiento de Obras Concluidas 480.200 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX60 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 61
  • 31. ESTUDIOS NO VIABLES Asiento contable Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que Momento de registro: Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 corresponden a estudios para bienes de dominio privado se dan de bajo contra resultado del ejercicio. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 12311 Edificios 330.000 Ejemplo 123110.002 Sector salud XX 12354 Supervisión de construcciones y La Municipalidad XXX ha concluido el estudio para la construcción del centro de salud en XXX con mejoras de otros bienes de dominio privado 30.000 un costo de Bs3.000, el mismo ha demostrado que no es viable su construcción. 123540.002 Construcción centro de salud XX 12353 Const… de otros bs de dominio privado 300.000 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 123531.002 Construcción centro de salud XX RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 31510 Resultados acumulados 3.000 31510 Resultados Acum de Ejercicios Anteriores 330.000 12371 Estudios y proyectos… bienes dominio privado 3.000 31110 Capital Institucional 330.000 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX POR GASTOS CORRIENTES Y POR LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS AJUSTES AL PATRIMONIO En las Municipalidades, en el programa inversión tenemos lo siguiente: ALTA DE CONSTRUCCIONES EN PROCESO BIENES DE DOMINIO PIVADO a) Los proyectos de inversión capitalizables pueden ser bienes de dominio público o bienes de En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad dominio privado, el tratamiento contable ya fue desarrollado, y ente grupo no existen gastos Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de corrientes, todos los gastos tienen destino a formar el capital. Dominio Privado, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, con el Acta Definitiva de recepción y entrega; incorporando al Patrimonio Institucional los Bienes de Dominio Privado. b) Los proyectos de inversión no capitalizables, significaran la no formación bruta de capital en el conjunto del proyecto, pero en el caso de que el proyecto pase a ser administrado por la Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio privado, se activan hasta la Municipalidad y no de la Comunidad, este puede contar con algunos bienes activos. conclusión de los bienes, debiendo incorporarse estos costos al valor de los activos supervisados, es decir, que cuando la supervisión corresponda a la construcción de bienes de dominio privado, Las normas básicas del sistema de contabilidad integrada señalan textualmente “Los bienes de los costos de supervisión se contabilizan en el activo respectivo. dominio privado… Además, integran este tipo de bienes las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Privado, las mismas que a su conclusión son incorporadas al Patrimonio Institucional. Ejemplo Mientras dura la construcción de estos bienes, no son sujetos de depreciación. El 20 de diciembre se realiza la recepción definitiva del Centro de Salud en XXX. Para ser consistentes con lo citado, los activos fijos que son administrados por la Municipalidad o sus unidades ejecutoras deben formar del Patrimonio Institucional. Los auxiliares proporcionan la siguiente información: c) Las actividades son el conjunto de tareas destinadas a cumplir los fines de la Programación de Cuenta: Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público Operaciones, si dentro de estas está la adquisición de activos, estas también deberán formar parte del patrimonio institucional, tal como señalamos anteriormente. AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo 123530.001 CENTRO SALUD XX 00 300.000 00 300.000 RECURSOS CORRIENTES QUE FINANCIAN GASTOS CORRIENTES Cuenta: Supervisión de Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Privado En el caso de gastos corrientes (que no son activos), no corresponde ningún tipo de ajuste. AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo 123540.001 CONST.CENTRO SALUD 00 30.000 00 30.000 RECURSOS CORRIENTES QUE FINANCIAN ACTIVOS El tratamiento contable de ajuste para los incisos b) y c) será el siguiente: RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 31510 Resultados Acum de Ejercicios Anteriores XX 31110 Capital Institucional XX62 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 63
  • 32. El importe asignado corresponderá al total de los activos adquiridos durante la gestión fiscal 2010, Ejemplo con recursos corrientes que formen parte de actividades de o proyectos no capitalizables. La Municipalidad XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con un costo de RECURSOS CORRIENTES QUE FINANCIAN GASTOS CORRIENTES Bs3.000, el mismo recomienda su viabilidad. En el caso de gastos corrientes (que no son activos), no corresponde ningún tipo de ajuste. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Construcciones de Bs de Dominio Público 3.000 1.10.2 ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR RECURSOS DE CAPITAL? Estudios… p/ const.bienes dominio público 3.000 Por el financiamiento de estudios y construcción de bienes de dominio público con recursos ESTUDIOS NO VIABLES corrientes, deben registrarse los siguientes registros. Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que REGISTROS INICIALES corresponden a estudios de dominio público, deben darse de baja contra el patrimonio público. Ejemplo: Ejemplo La Municipalidad XX, ha recibido transferencias de capital por los recursos HICP II, Bs3.000 La Municipalidad XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con un costo de Bs5.000, financiado con recursos de capital el mismo recomienda abandonar el proyecto por su RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber inviabilidad. Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 3.000 Transferencias y Donaciones de Capital 3.000 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 La Municipalidad XX, con los recursos recibidos ha financiado la ejecución de un bien de dominio RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber público por Bs3.000. 32000 Patrimonio público 5.000 12372 Estudios y proyectos p/ const. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber bienes dominio público 5.000 Construcciones de Bs de Dominio Público 3.000 123721.001 Estudio apertura camino en XX Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 3.000 BAJA DE CONSTRUCCIONES EN PROCESO BIENES DE DOMINIO PÚBLICO AJUSTES AL PATRIMONIO En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad La Municipalidad XX, ha concluido la construcción del bien de dominio público, con recursos de Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de capital (Puente peatonal en el Quime), el costo total asciende a Bs3.000. dominio Público, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, en las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público debitando el Patrimonio Público. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON 24 La baja de los bienes de dominio o uso público, por la entrega de los mismos a la comunidad, por RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber parte de la institución pública que los adquirió o construyó, se realiza con débito a la cuenta del 31130 Transferencias y Donaciones de capital 3.000 patrimonio público, creado durante el proceso de su construcción. El patrimonio público se establece 32000 Patrimonio Público 3.000 en la proporción de la inversión en las construcciones de bienes de dominio público, a través de asientos de ajuste que debitan las transferencias de capital o los resultados del ejercicio. ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio público, se dan de baja al Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de público, se activan momento de la desincorporación de los bienes; para la baja de estos bienes es necesario contar durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto de con las actas de recepción definitiva. inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente cargado a la construcción en proceso. Ejemplo ESTUDIOS VIABLES Al 15 de diciembre de XXXX, la Empresa HH, ha concluido la apertura del camino en XXX, la misma fue entregada a la Municipalidad mediante acta de recepción definitiva N° 562/200X. Los estados Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que de cuenta auxiliar presentan el siguiente saldo: generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital.64 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 65
  • 33. Se pide el registro contable por la baja Ejemplo: Cuenta: Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público La Municipalidad XX, ha recibido transferencias de capital de los recursos de la cuenta especial dialogo 2000, por Bs80.000 AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 60.000 400.000 00 460.000 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 80.000 Cuenta: Supervisión de Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Público Transferencias y Donaciones de Capital 80.000 AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo La Municipalidad XX, con los recursos recibidos ha financiado la ejecución de un bien de dominio 123610.001 AP. CAMINO EN XX, 00 20.000 00 20.000 privado (Centro de Salud Quime) por Bs80.000 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 PartidaFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Construcciones en proceso de bienes.privado 80.000 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 80.000 32000 Patrimonio Público 480.200 12361 Construc. en proceso de bienes de dominio público 460.200 ESTUDIOS Y PROYECTOS PARA CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO 123610.001 Apertura Camino XX 460.200 12361 Supervis. de construcción de bienes dominio público 20.000 Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de dominio privado, 123610.01 Apertura Camino XX 20.000 se activan durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente CUENTAS DE ORDEN cargado a la construcción en proceso. Las cuentas de orden habilitadas para su uso en las Municipalidades es la siguiente: ESTUDIOS VIABLES 81930 – Obras Concluidas Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que 81940 – Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios 81950 – Activo Fijo- Proyectos de Inversión públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital. 81960 – Activo Intangible – Proyectos de Inversión 82930 – Mantenimiento de Obras Concluidas Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de dominio privado, 82940 – Responsabilidad Acciones Telefónicas – Proyectos de Inversión se activan durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en un proyecto 82950 – Responsabilidad por Activo Fijo - Proyectos de Inversión de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser contablemente 82960 – Responsabilidad por Activo Intangible – Proyectos de Inversión cargado a la construcción en proceso. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Ejemplo RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber La Municipalidad XXX ha concluido el estudio del Centro de Salud XXX, con un costo de Bs2.000, 81930 Obras concluídas 480.200 el mismo recomienda su viabilidad. 819301.006 Apertura de camino XXX 82930 Mantenimiento de Obras Concluidas 480.200 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 829300.001 Junta de Vecinos XXX RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 1.10.3 ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA SI LOS RECURSOS DE CAPITAL, FINANCIANESTUDIOS Y 12353 Const… de otros bs de dominio privado 2.000 CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO? 123531.002 Construcción centro de salud en XX 12371 Estudios… const.bienes dominio privado 2.000 Por el financiamiento de estudios y construcción de bienes de dominio privado con recursos de 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX capital, deben registrarse los siguientes asientos de ajuste. ESTUDIOS NO VIABLES REGISTROS INICIALES Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que corresponden a estudios para bienes de dominio privado se dan de bajo contra resultado del ejercicio.66 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 67
  • 34. Ejemplo CAPITALIZAMOS LA ALTA DEL ACTIVO La Municipalidad XXX ha concluido el estudio para la construcción del centro de salud en XXX con Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON 24 un costo de Bs3.000, el mismo ha demostrado que no es viable su construcción. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 31130 Transferencias y donaciones de capital 82.000 31110 Capital Institucional 82.000 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 82.000 31510 Resultados acumulados 3.000 12371 Estudios y proyectos… bienes dominio privado 3.000 1.10.4 ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA SI LOS RECURSOS DE CAPITAL, FINANCIAN GASTOS 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX CORRIENTES Y LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS? AJUSTES AL PATRIMONIO En las Municipalidades, en el programa inversión tenemos lo siguiente: ALTA DE CONSTRUCCIONES EN PROCESO BIENES DE DOMINIO PRIVADO a) Proyectos de inversión capitalizables b) Proyectos de inversión no capitalizables En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad c) Actividades Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Privado, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, con el Acta Definitiva de recepción a) Los proyectos de inversión capitalizables pueden ser bienes de dominio público o bienes de y entrega; incorporando al Patrimonio Institucional los Bienes de Dominio Privado. dominio privado, el tratamiento contable ya fue desarrollado, y ente grupo no existen gastos corrientes, todos los gastos tienen destino a formar el capital. Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio privado, se activan hasta la conclusión de los bienes, debiendo incorporarse estos costos al valor de los activos supervisados, b) Los proyectos de inversión no capitalizables, significaran la no formación bruta de capital en el es decir, que cuando la supervisión corresponda a la construcción de bienes de dominio privado, conjunto del proyecto, pero en el caso de que el proyecto pase a ser administrado por la los costos de supervisión se contabilizan en el activo respectivo. Municipalidad y no de la Comunidad, este puede contar con algunos bienes activos. Ejemplo Las normas básicas del sistema de contabilidad integrada señalan textualmente “Los bienes de dominio privado… Además, integran este tipo de bienes las Construcciones en Proceso de La Municipalidad XXX, ha realizado la recepción definitiva del centro de salud en XXX (Bienes de Bienes de Dominio Privado, las mismas que a su conclusión son incorporadas al Patrimonio dominio privado), el mismo costó Bs 80.000, fue financiado con recursos HIPC II. La supervisión de Institucional. Mientras dura la construcción de estos bienes, no son sujetos de depreciación. acuerdo tuvo un costo de Bs2.000 Para ser consistentes con lo citado, los activos fijos que son administrados por la Municipalidad Los auxiliares proporcionan la siguiente información: o sus unidades ejecutoras deben formar del Patrimonio Institucional Cuenta: Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público c) Las actividades son el conjunto de tareas destinadas a cumplir los fines de la Programación de AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo Operaciones, si dentro de estas está la adquisición de activos, estas también deberán formar 123530.001 CENTRO SALUD XX 82.000 00 82.000 parte del patrimonio institucional, tal como señalamos anteriormente. Cuenta: Supervisión de Construcciones y Mejoras de Bienes de Dominio Privado El tratamiento contable de ajuste para los incisos b) y c) será el siguiente: AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo LOS RECURSOS DE CAPITAL FINANCIAN GASTOS CORRIENTES 123540.001 CONST.CENTRO SALUD 00 5.000 00 5.000 Ejemplo. La Municipalidad XXX, realizó la compra de insumos para los Centros de Salud por Bs Momento de registro: Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 4.000, los mismos fueron financiados con recursos HIPC II – Salud. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Registros iniciales realizados en el proceso de recepción de los recursos y ejecución de gastos 12311 Edificios 82.000 (compra de insumos para el Centro de Salud) 123110.002 Sector salud XX 12354 Supervisión de construcciones y RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber mejoras de otros bienes de dominio privado 2.000 Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 4.000 123540.002 Construcción centro de salud XX Transferencias y Donaciones de Capital 4.000 12353 Const… de otros bs de dominio privado 80.000 123531.002 Construcción centro de salud XX68 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 69
  • 35. RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber —- 4 —- Código SINCON 24 Costo de Mat. y Suministros (gasto corriente) 4.000 Cuentas Fiscales en la Banca Privada M/N 4.000 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Patrimonio Público 2.800 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON 24 12361 Construcciones en proceso de bienes… público 2.800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber ASIENTO ORIGEN – RECURSOS CORRIENTES 31130 Transferencias y donaciones de capital 4.000 31510 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores 4.000 Por la obtención de recursos corrientes para el pago de la deuda externa LOS RECURSOS DE CAPITAL QUE FINANCIAN LA ADQUISICIÓN DE ACTIVOS —- 5 —- Código SINCON 15 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 31130 Transferencias y Donaciones de Capital XX 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 800 31110 Capital Institucional XX 19212 Recursos de Coparticipación Tributaria 800 El importe asignado corresponderá al total de los activos adquiridos durante la gestión fiscal 2010, Por la amortización de la deuda con recursos corrientes (1er pago) con recursos de capital que formen parte de actividades de o proyectos no capitalizables. —- 6 —- Código SINCON 09 1.10.5 ¿QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR PASIVOS QUE FINANCIAN BIENES DE PartidaFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber DOMINIO PÚBLICO? 62600 41/113/0099 Amortización de la deuda pública externa 800 El ajuste al patrimonio por pasivos que financian bienes de dominio público es el siguiente: 22320 Deuda Pública Externa 11124 Cuentas Fiscales en la Banca Privada 800 ASIENTOS ORIGEN ASIENTOS DE AJUSTE – RECURSOS CORRIENTES Por la obtención del préstamo en efectivo Por el ajuste a los bienes de dominio público —- 1 —- Código SINCON 15 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Los asientos de ajuste 3 y 4 corresponden al ajuste con recursos corrientes por el pago de la deuda. 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 2.800 37211 Obtención de Préstamos del Exterior - Monetizable 2.800 ASIENTOS ORIGEN – RECURSOS DE CAPITAL 22320 Deuda Pública Externa Por la obtención de recursos de capital para el pago de la deuda externa Por la ejecución de la obra (Bien de Dominio público) —- 7 —- Código SINCON 15 —- 2 —- Código SINCON 09 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 800 42310 12361 Construcciones en proceso 23211 Transferencias y Donaciones de Capital 800 de bienes… público 2.800 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 2.800 Por la amortización de la deuda con recursos de capital (2do pago) —- 8 —- Código SINCON 09 ASIENTOS DE AJUSTE PartidaFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Por la conclusión de la obra (Bien de Dominio público) 62600 41/113/0099 Amortización de la deuda pública externa 800 —- 3 —- Código SINCON 24 22320 Deuda Pública Externa 11124 Cuentas Fiscales en la Banca Privada 800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Resultados Afectados a Bienes de Dominio Público 2.800 ASIENTOS DE AJUSTE – RECURSOS DE CAPITAL Patrimonio Público 2.800 Por el ajuste a los bienes de dominio público70 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 71
  • 36. —- 9 —- Código SINCON 24 —- 5 —- Código SINCON 09 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber PartidaFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 31130 Transferencias y Donaciones de Capital 800 62600 41/113/0099 Amortización de la deuda pública externa 800 31530 Resultados Afectados a Bienes de Dominio Público 800 22320 Deuda Pública Externa 11124 Cuentas Fiscales en la Banca Privada 800 1.10.6 ¿QUÉ AJUSE SE EFECTÚA AL PATRIMONIO POR PASIVOS QUE FINANCIAN BIENES DE DOMINIO PRIVADO? ASIENTOS DE AJUSTE – RECURSOS CORRIENTES El ajuste al patrimonio por pasivos que financian bienes de dominio privado es el siguiente: Por el ajuste a los bienes de dominio privado ASIENTOS ORIGEN —- 6 —- Código SINCON 15 Por la obtención del préstamo en efectivo RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 800 —- 1 —- Código SINCON 15 19212 Recursos de Coparticipación Tributaria 800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber —- 7 —- Código SINCON 15 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 2.800 37211 Obtención de Préstamos del Exterior - Monetizable 2.800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 22320 Deuda Pública Externa 31510 Resultados Acumulados Ejercicios Anteriores 800 31110 Capital Institucional 800 Por la ejecución de la obra (Bien de Dominio privado) ASIENTOS ORIGEN – RECURSOS DE CAPITAL —- 2 —- Código SINCON 09 Por la obtención de recursos de capital para el pago de la deuda externa RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 42230 12353 Construcciones en proceso de bienes… privado 2.800 —- 8 —- Código SINCON 15 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 2.800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber ASIENTOS DE AJUSTE 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 800 23211 Transferencias y Donaciones de Capital 800 Por la conclusión de la obra (Bien de Dominio privado) Por la amortización de la deuda con recursos de capital (2do pago) —- 3 —- Código SINCON 24 —- 9 —- Código SINCON 09 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Edificios 2.800 PartidaFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 12353 Construcciones en proceso de bienes… privado 2.800 62600 41/113/0099 Amortización de la deuda pública externa 800 22320 Deuda Pública Externa ASIENTO ORIGEN – RECURSOS CORRIENTES 11124 Cuentas Fiscales en la Banca Privada 800 Por la obtención de recursos corrientes para el pago de la deuda externa ASIENTOS DE AJUSTE – RECURSOS DE CAPITAL —- 4 —- Código SINCON 15 Por el ajuste a los bienes de dominio público RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber —- 10 —- Código SINCON 24 11124 Cuentas Fiscales en la banca Privada 800 19212 Recursos de Coparticipación Tributaria 800 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 31130 Transferencias y Donaciones de Capital 800 Por la amortización de la deuda con recursos corrientes (1er pago) 31110 Capital Institucional 80072 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 73
  • 37. 1.11 UNIDAD Ejemplo. La Municipalidad ha concluido el estudio para la construcción del centro de salud en XXX con un costo de Bs30.000, el mismo ha demostrado que no es viable su construcción. AJUSTE A ESTUDIOS Y CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINO Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 PRIVADO Y PÚBLICO Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber En cumplimiento a los artículos 29º y 30º de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, 31510 Resultados acumulados de ejercicios anteriores 3.000 los Estudios para Proyectos de Inversión y las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio 12371 Estudios y proyectos p/ const.bienes dominio privado 3.000 Privado y Público, una vez concluidas, deben ser dadas de baja, con el Acta Definitiva de recepción 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX y entrega; incorporando al Patrimonio Institucional los Bienes de Dominio Privado; y en el caso de las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Público debitando el Patrimonio Público. Una copia Ejemplo. La Municipalidad de XXX ha concluido el estudio de la apertura de camino en XXX, con del Acta Definitiva de recepción y entrega a la conclusión de los Proyectos de Inversión correspondiente un costo de Bs.- 5.000, el mismo recomienda abandonar el proyecto por su inviabilidad. a los organismos de la Administración Central, debe ser presentada a la Dirección General de Contaduría, para efectuar el seguimiento y registro de ajustes contables respectivos. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 1.11.1 ¿QUÉ AJUSTE SE REALIZA A LOS ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN PARA Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PRIVADO Y PÚBLICO? 32000 Patrimonio público 5.000 12372 Estudios y proyectos p/ const.bienes dominio público 5.000 Los costos de estudios e investigación se capitalizan cuando existe la suficiente certeza de que 123721.001 Estudio apertura camino en XX generarán bienes de capital, los que permitirán a futuro el mejoramiento o la prestación de servicios públicos. Deben estar presupuestados como proyectos de formación bruta de capital. 1.11.2 ¿QUÉ ES Y QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA A LAS CONSTRUCCIONES DE BIENES DE Cuando estos costos no cumplen los requisitos señalados anteriormente, deben constituirse en un DOMINIO PRIVADO? gasto de la gestión y deben estar inscritos en el presupuesto como proyectos de inversión social. Los bienes de dominio privado están constituidos por activos materiales o inmateriales de uso de Los costos de estudios e investigación para proyectos de inversión en bienes de dominio privado y la entidad, cuyo derecho propietario está registrado a nombre de la misma. Contribuyen a la público, se activan durante el período de su desarrollo. Cuando el estudio ha sido concretado en prestación de servicios públicos. un proyecto de inversión, al inicio de las obras civiles vinculadas a dichos estudios, éste debe ser Los costos de depreciación, amortización o agotamiento registrados, se consideran para la contablemente cargado a la construcción en proceso. determinación del resultado del ejercicio. Estos activos corresponden a edificios, instalaciones, Cuando los estudios e investigación no se concretan en proyectos de inversión de capital, los que equipo y muebles, patentes, licencias, etc. corresponden a estudios de dominio público, deben darse de baja contra el patrimonio público y los Los bienes de dominio privado están sujetos a depreciación, revalorización y actualización de que corresponden a estudios para bienes de dominio privado se dan de baja contra el patrimonio acuerdo a disposiciones establecidas para el efecto. Además, integran este tipo de bienes las institucional. construcciones en proceso de bienes de dominio privado, las mismas que a su conclusión son Ejemplo. Concluida la licitación pública para la construcción del centro de salud en XXX, la incorporadas al patrimonio institucional. Mientras dura la construcción de estos bienes, no son Municipalidad firma contrato el 15 de abril para la ejecución de la obra. El estudio tuvo un costo de sujetos de depreciación. Bs2.000, como muestra en el siguiente estado de cuentas. Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio privado, se activan hasta la ESTADO DE LAS CUENTAS AUXILIARES conclusión de los bienes, debiendo incorporarse estos costos al valor de los activos supervisados, es decir, que cuando la supervisión corresponda a la construcción de bienes de dominio privado, Cuenta: 12371 De Dominio Privado S. Anterior Debe Haber Saldo los costos de supervisión se contabilizan en el activo respectivo. 123710.001 Estudios construcción centro de salud XX 20.000 0,00 0,00 20.000 Saldo total de la cuenta 20.000 Ejemplo, el 20 de diciembre se realiza la recepción definitiva del centro de salud en XXX. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 12353 Construcciones y mejoras de otros bienes de dominio privado 2.000 123531.002 Construcción centro de salud en XX 12371 Estudios y proyectos p/ const.Bienes dominio privado 2.000 123711.001 Estudio construcción centro de salud en XX74 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 75
  • 38. El estado de la cuenta auxiliar construcciones presenta el siguiente saldo. Asiento contable Momento de registro: Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 El Estado de la cuenta auxiliar supervisión presenta el siguiente saldo. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 12311 Edificios 300.000 123110.002 Sector salud XX 12354 Supervisión de construcciones y mejoras de otros bienes de dominio privado 300.000 123540.002 Construcción centro de salud XX 1.11.3 ¿QUÉ ES Y QUÉ AJUSTE SE EFECTÚA A LAS CONSTRUCCIONES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO? Asiento contable - Baja de construcciones en proceso de bienes de dominio público Los bienes de dominio público son bienes de uso irrestricto por la comunidad, dentro de estos bienes están los puentes, las carreteras, las plazas, las áreas verdes, etc. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Constituyen activos de la municipalidad durante el período de su construcción o mejoramiento, una Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber vez terminados deben darse de baja y registrarse en cuentas de orden. 32000 Patrimonio Público 480.200 12361 Construc. en proceso de bienes de No constituyen bienes rentables y aun cuando lo fueren tienen siempre un fin distinto al lucro o dominio público 460.200 actividad del mercado privado de los bienes económicos. Los bienes de dominio público no se 123610.001 Apertura Camino XX 460.200 deprecian, ni se actualizan. Los bienes de dominio público no pueden ser enajenados, ni adquiridos 12361 Supervis. de construcción de bienes por derecho, tienen valor de uso (su fin es prestar un servicio medible cualitativamente) y no así valor dominio público 20.000 de cambio (no son sujetos de intercambio en el mercado). Por tanto, no pueden ser incluidos en el 123610.01 Apertura Camino XX 20.000 activo de la institución una vez que éstos hayan sido concluidos, ni formar parte de su patrimonio. Igual tratamiento corresponde a toda inversión que represente una mejora de los mismos. Registro en cuentas de orden de los bienes de dominio público, cuando se desincorpora el bien entregándolo a la comunidad. La baja de los bienes de dominio o uso público, por la entrega de los mismos a la comunidad, por parte de la institución pública que los adquirió o construyó, se realiza con débito a la cuenta del Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 patrimonio público, creado durante el proceso de su construcción. El patrimonio público se establece en la proporción de la inversión en las construcciones de bienes de dominio público, a través de Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber asientos de ajuste que debitan las transferencias de capital o los resultados del ejercicio. 81900 Otras cuentas de orden deudoras 480.200 819901.006 Apertura de camino XXX Los costos de supervisión de las inversiones en bienes de dominio público, se dan de baja al 82990 Otras cuentas de orden acreedoras 480.200 momento de la desincorporación de los bienes; para la baja de estos bienes es necesario contar 829900.001 Bienes de dominio público con las actas de recepción definitiva. Ejemplo. Al 15de diciembre de XXXX, la empresa el Hormigón Armado, ha concluido la apertura del camino en XXX, la misma fue entregada a la Municipalidad mediante acta de recepción definitiva N° 562/200X.76 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 77
  • 39. 1.12 UNIDAD ACTA DE CIERRE DE CONTABILIDAD FA S E 2 1.12.1 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL ACTA DE CIERRE? AJUSTE INTEGRAL El acta de cierre es el documento que formaliza el cierre de las operaciones contables de ingresos, 2.1 UNIDAD AJUSTE A INVENTARIOS Y ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES gastos, emisiones de cheques y movimientos de almacenes de la Municipalidad. El día 29 de diciembre de 200X, el jefe de contabilidad de cada Municipalidad, debe proceder a 2.1.1 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AJUSTAN LOS INVENTARIOS? elaborar el acta de cierre, en el citado documento se registran los últimos comprobantes de gastos, Son los bienes adquiridos o de producción propia que serán utilizados de manera directa en las recursos, ingresos y salidas de almacenes y el último cheque emitido para cada una de las cuentas actividades específicas de la Municipalidad. corrientes fiscales de la Municipalidad, con base en la numeración correlativa y prenumerada de los comprobantes correspondientes. El jefe de contabilidad de la Municipalidad, bajo responsabilidad del Alcalde Municipal, deben elaborar el inventario físico y valorado de Activos Fijos reales, activo intangible, materiales y El día 29 de diciembre de 200X, es la fecha límite para la programación y realización de pagos con suministros y otros, hasta el 31 de diciembre de 200X. cargo al ejercicio fiscal 200X. Las existencias de almacenes de materiales y suministros son valuadas a su costo histórico A continuación se presenta actas de cierre de carácter indicativo y no limitativo: específico, por el método de primeras entradas primeras salidas (PEPS) de acuerdo al Art. 33 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada. Las variaciones del valor de la moneda MODELO DE ACTA DE CIERRE que modifican estas cifras del costo, son ajustes a la expresión numérica de los respectivos costos. MUNICIPALIDAD DE XXX a) Método de primeros en entrar y primeros en salir ACTA DE CIERRE El método se basa en la presunción de que los primeros artículos comprados, son los primeros En la ciudad de XXX, a los treinta días del mes de diciembre de dos mil ocho años, el Jefe de en consumirse, y los artículos que permanecen en almacenes son los que corresponden contabilidad (nombre), en presencia del auditor interno (nombre) procedió al cierre siendo los: normalmente a las últimas compras. Ejemplo Últimos comprobantes de gasto TARJETA VALORADA PARA CONTROL DE EXISTENCIAS N° de Cbte. Fecha Beneficiario Concepto Importe CODIGO: 01-M01-00152 TARJETA N°: 1 ARTÍCULO: ARTÍCULO 1 EXISTENCIA MÍNIMA : 10 UBICACIÓN: PLAZA CENTRAL EXISTENCIA MÁXIMA: 500 UNIDAD DE MEDIDA: PIEZA MÉTODO DE VALUACIÓN: P.E.P.S. Últimos comprobantes de recurso DOCUMENTO ENTRADA SALIDA SALDO N° de Cbte. Fecha Beneficiario Concepto Importe FECHA DETALLE DE C/U RESPALDO CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR 1/2/XX Compra 1 Cbte. 4 20,00 100 2.000,00 100 2.000,00 Últimos ingresos y salidas de almacenes 1/3/XX Compra 2 Cbte. 15 22,00 110 2.420,00 210 4.420,00 1/4/XX Compra 3 Cbte. 60 25,00 110 2.750,00 320 7.170,00 DOCUMENTO ENTRADA SALIDA FECHA DETALLE DE C/U 5/4/XX Salida 1 Cbte. 90 20,00 100 2.000,00 220 5.170,00 RESPALDO CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR 22,00 100 2.200,00 120 2.970,00 15/4/XX Compra 4 Cbte. 115 26,00 50 1.300,00 170 4.270,00 30/11/0X Compra 110 Cbte. 1524 26,00 50 1.300,00 24/12/0X Salida 340 Cbte. 2102 22,00 10 220,00 20/4/XX Salida 2 Cbte. 210 22,00 10 220,00 160 4.050,00 25,00 90 2.250,00 70 1.800,00 En constancia firmamos al pie de la presente acta de cierre. Fecha 31 de diciembre de XXXX 370 8.470,00 300 6.670,00 Sello y firma Sello y firma 300 6.670,00 Jefe de contabilidad Quién presenció 70 1.800,0078 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 79
  • 40. Por la aplicación del método de valuación de primeras entradas primeras salidas, puntualizaremos Asiento contable actualización de inventarios lo siguiente: Momento de registro: Código SINCON: 24 Asiento de ajuste a la contabilidad El Inventario del artículo 1, al cierre del ejercicio presenta la siguiente composición: RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 20 unidades cada una a Bs 25,00 equivalente a Bs 500,00 11510 Inventarios de materias primas, materiales 150,32 50 unidades cada una a Bs 26,00 equivalente a Bs 1.300,00 115100.001 Artículo 1 70,32 115100.002 Artículo 2 20,00 El saldo físico de fin de ejercicio de los materiales y suministros, deben ser el resultado del inventario 115100.003 Artículo 3 60,00 inicial, más la ejecución de recursos y gastos presupuestarios de la gestión 2010 y otros 41000 Resultados por Exposición a la Inflación 150.32 movimientos patrimoniales, menos el costo de los materiales y suministros consumidos. c) Previsión para pérdidas de inventario b) Actualización de valores Son previsiones establecidas sobre los saldos de las existencias de inventarios, que permiten La actualización de valores es un procedimiento contable, a través del cual se reconoce los compensar las pérdidas de inventario, por destrucción, deterioro, obsolescencia y otras efectos de la inflación en función a las fluctuaciones de la Unidad de Fomento a la Vivienda causas que se relacionan con las operaciones ordinarias de la entidad; son previsiones (UFV). para cubrir quebrantos donde no exista responsabilidad funcionaria. MUNICIPALIDAD XX Al cierre del ejercicio fiscal, previo establecimiento de responsabilidades cuando corresponda, y dada la naturaleza de los bienes de almacén, se establecen las previsiones por concepto de Detalle de materiales y suministros obsolescencia, merma y otros, las mismas que inciden en el resultado del ejercicio, con base Al 31 de diciembre de 200X en la experiencia y evidencia confiables disponibles al momento de determinar las estimaciones. (Expresado en bolivianos) Ejemplo. La Municipalidad después del recuento físico en almacenes, pudo evidenciar que 5 Material y Suministro: Artículo 1 unidades del material 1 se encuentran en estado de obsolescencia. UFV AL 31/12/XXX = 1.144290 Código: Procedimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Efectuar la actualización de valores Descripción Fecha de T/C UFV Costo Unitario Cantidad Costo Total Factor Actuali- Valor Actualiza- Incremento por 2. Registrar la provisión Incorporación zación ción 31/12/05 Actualización Compra 3 01-04-05 109,959 25,00 20 500,00 1,040,651,516 520,33 20,33 Costo actualizado (Bs1, 870.32 / 70 unidades) = Bs26.72 * 5 = Bs133.59 Compra 4 15-04-05 110,191 26,00 50 1300,00 1,038,460,491 1350,00 50,00 Total Material y 26,72 70 1800,00 1870,32 70,32 Suministro Asiento contable previsión para pérdidas de inventarios Momento de registro: Código SINCON: 24 MUNICIPALIDAD XX RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Inventario de materiales y suministros actualizado 64120 Previsión para pérdidas de inventario 133,59 Al 31 de diciembre de 200X 11540 (Previsión para pérdidas de inventarios) 133.59 (Expresado en bolivianos) 2.1.2 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AJUSTAN LOS ACTIVOS REALES? 1 2 3 4 Los bienes de uso o activos fijos son todo los bienes o propiedades físicamente tangibles y de Código Descripción Valor Actualizado 31/12/05 Incremento por Actualización naturaleza relativamente permanente; comprende los bienes materiales como inmuebles, equipo de Material 1 1.870,32 70,32 oficina y muebles, maquinaria y equipos y, semovientes adquiridos, producidos por la entidad o Material 2 600,00 20,00 recibidos por donación o transferencia, que tienen vida útil superior a los doce meses es decir no Suministro 1 780,00 60,00 se agotan en su primer uso, y su incorporación a la entidad se realiza con el propósito de ser TOTALES 3.250,32 150,32 empleados en las operaciones propias de la entidad. UFV AL 31/12/200X =80 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 81
  • 41. Se incluyen también las construcciones en proceso y los gastos por estudios y proyectos Los bienes de uso se depreciarán desde el momento en que comienza su utilización efectiva, que serán objeto de capitalización una vez que se inicie el proceso de construcción de los las obras de arte, joyas, piezas arqueológicas y afines no se deprecian. activos. El valor contable neto se obtiene deduciendo al valor bruto de las cuentas del activo fijo, el monto de la depreciación acumulada. e) Método de la línea recta La diferencia física y valorada entre los inventarios al 31 de diciembre de 2008 y 31 de diciembre Conocido también como método lineal o método porcentual, consiste en prorratear o distribuir de 2010 debe considerar; la ejecución presupuestaria de recursos y gastos de la gestión 2010, el costo actualizado del bien en partes o fracciones iguales durante sus años de vida útil otros movimientos patrimoniales y el informe de altas y bajas de la unidad encargada de activos fijos estimados. reales. Formula: Depreciación = Costo actualizado del bien / Años de vida útil a) Actualización de activos fijos Factor de depreciación = 1 / años de vida útil El costo actualizado del bien está constituido por la reexpresión del valor en función de la Unidad El valor residual del bien debe ser 1, para que de esta manera no se elimine de los registros de Fomento a la Vivienda (UFV). contables y mantener así el control de este bien, para su posterior revalorización o baja. b) Valor de desecho Ejemplo. Conocido también como valor de salvamento o valor de rescate, es el importe mínimo del bien, Incorporación de activos fijos gestión X1: después de cumplir los años de vida (en general el valor mínimo del bien es 1). En fecha 25/01/20X1 se realizó la recepción definitiva del palacio consistorial con un valor de c) Depreciación de activos fijos Bs120.000. En fecha 15/07/20X1 se adquirió un vagoneta a Bs40.000. La depreciación es la distribución sistemática a cada período contable, del importe depreciable En fecha 04/04/20X1 se adquirió un escritorio de madera roble de 4 cajas a Bs6.000. de un activo durante su vida útil estimada. Los activos depreciables son los bienes que: Incorporaciones de activos fijos gestión 20X2: Se espera que sean usados durante más de un período contable y en varios procesos productivos. En fecha 08/08/20X2 se adquirió un estante de madera roble con 8 divisiones a Bs4.000. En fecha 06/04/20X2 se adquirió un escritorio de madera roble 2 cajas a Bs8.000. Tienen una vida útil limitada mayor a un año. En fecha 30/07/20X2 se adquirió un sillón metálico giratorio a Bs3.500. Posee la Municipalidad para usarlos en la producción o prestación de bienes y servicios. Tienen un valor mínimo razonable. MUNICIPALIDAD XX Los estados financieros deben revelar para cada clase principal de activos depreciables: ESTADO DE ACTIVOS FIJOS SIN AJUSTE La depreciación total asignada al período. Al 31 de diciembre de 20X1 El importe total del activo depreciable y la depreciación acumulada respectiva. (Expresado en Bolivianos) d) Métodos de depreciación 1231 Activo Fijo en Operación Depreciación es la asignación sistemática del monto depreciable de un activo sobre su vida útil Cuenta Descripción Saldo Inicial Debe Haber Saldo Final y se constituyen en transacciones patrimoniales sin incidencia en los módulos de presupuesto y tesorería. 12311 Edificios 124.910,47 124.910,47 El método establecido para la depreciación de los bienes de uso de acuerdo al Art. 31 de las 12312 Equipo de Oficina y Mueble 6.194,75 15.500,00 21.694,75 Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada es el de línea recta, salvo en casos 12314 Equipo de Transporte Tracción y 40.821,37 40.821,37 especiales debidamente fundamentados, esta debe ser consistente de un período a otro, a Elevación menos que diferentes circunstancias justifiquen un cambio. TOTAL 171.926,59 15.500,00 0,00 187.426,59 En ausencia de valores a depreciar sobre bienes de características especiales utilizados en el sector público, no comprendidos en las normas citadas, se debe acudir a criterios técnicos expuestos en normas de reconocida validez, tales como la NICSP 17.82 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 83
  • 42. 124 (Depreciación Acumulada del Activo Fijo) Acumulada al Valor Neto 20.435,93 5.388,46 7.703,84 3.424,97 3.918,66 (9-14) 15 Cuenta Descripción Saldo Inicial Debe Haber Saldo Final Depreciación 1241 (Edificios) -2.925,98 -2.925,98 (11+12+13) 31/12/X2 1.139,21 2.069,77 615,40 151,89 163,28 14 1242 (Equipo de Oficina y Mueble) -461,64 -461,64 (Equipo de Transporte Tracción 1244 -3.802,54 -3.802,54 Depreciación y Elevación) 1.583,32 Gestión 652,76 615,40 151,89 163,28 13 TOTAL -7.190,16 0,00 0,00 -7.190,16 Depreciación Actualización Acumulada al Depreciación Acumulada 24,81 24,81 0,00 0,00 0,00 12 Actualizar y depreciar los activos fijos Nota: La actualización o reexpresion, procede únicamente cuando se aplique lo establecido en la Norma Contable Nº 3 emitido por el Consejo técnico de 31/12/X1 461,64 461,64 Auditoria y Contabilidad, que dispone lo siguiente: 0,00 0,00 0,00 11 % Deprecia- ción Anual CRITERIO BÁSICO PARA LA REEXPRESION 10% 10% 10% 10% 10 Valor Actuali- 22.505,71 31/12/X2 12312 EQUIPO DE OFICINA Y MUEBLES 6.527,67 8.319,24 3.576,86 4.081,94 zación (5+8) Detalle Muebles y Enseres de Oficina Esta Norma establece la tasa anual (doce últimos meses) de inflación de 9 aproximadamente 12% o más, calculada en base a un “Índice General de Precios” Al 31 de diciembre de 20X2 (Expresado en Bolivianos) confiable o, en circunstancias especiales la variación de la moneda nacional con MUNICIPALIDAD DE XX Factor Actua- Incr. x Actua- lización 332,92 319,24 810,96 relación a una moneda extranjera relativamente estable, para considerar que los 76,86 81,94 8 estados financieros requerirán reexpresión. Al respecto, para la aplicación del ajuste de estados financieros a moneda constante, este Consejo necesariamente debe 1,053,741,954 1,039,904,397 1,021,961,240 1,020,484,786 pronunciarse, mediante una resolución en forma oportuna, mientras tanto los lización 7 estados financieros no serán reexpresados. Vida útil 10 10 10 10 6 Costo Histó- 21.694,75 6.194,75 8.000,00 3.500,00 4.000,00 rico 5 1,085,930 1,100,380 1,121,320 1,119,700 T/C UFV 4 Descripción Fecha Inicial 31/12/20X1 1M1 C35 021 2 Puertas Co- 06/04/20X2 30/07/20X2 1M1 C06 094 8 Divisiones 2 08/08/20X2 3 120x0723x030 Sillón metálico Total Muebles Madera Roble Madera Roble Madera Roble 034x160x135 giratorio tapiz rredizas Dim. y Enseres de Puertas Dim. 4 Cajas Dim. Escritorio de Escritorio de Estante de felpa color 070X110 Oficina verde 2 1M1 C06 073 1M1 C05 012 Código 184 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 85
  • 43. El control, actualización y depreciación de activos fijos manualmente es muy moroso, para facilitar la administración de activos fijos, se tiene disponible el Sistema de Información de Activos Fijos 125.249,58 176.090,77 Valor Neto 20.435,93 30.405,26 (SIAF), proporcionado por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas de forma gratuita, el (7-13) 14 mismo que proporciona información sobre la actualización de activos fijos, actualización de la depreciación y depreciación de la gestión, para realizar posteriormente los ajustes correspondientes Acumulada al Depreciación deberá imprimir los reportes a nivel de grupo contable “resumen de activos fijos por grupo” al (9+11+12) 12.609,93 21.053,53 31/12/05 6.373,82 2.069,78 31/12/20X2. 13 Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 ción Depre- Actualización Depreciación Depreciación de la Gestión 13.476,96 3.290,59 1.583,33 8.603,04 12 ACTUALIZACIÓN DEL ACTIVO FIJO RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Actualiza- Incremento por Acumulada 12311 Edificios 6.712,93 157,25 204,35 386,41 24,81 11 123110.003 Administración municipal 12312 Equipo de oficina y muebles 810,96 123120.003 Administración Municipal Acumulada 3.083,23 4.006,89 7.576,57 ciación 12314 Equipo de transporte tracción y elev. 2.193,82 486,45 10 123140.003 Administración municipal 41000 Resultados por exposición a la inflación 9.717,71 Depreciación Acumulada 31/12/ 2004 2.925,98 3.802,54 7.190,16 461,64 9 ACTUALIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Valor Actuali- Incremento Valor Actuali- Altas y Bajas zado Inicial Actualización zado 31/12/05 del Ejercicio Al 31 de diciembre de 20X1 15.500,0 15.500,0 (Expresado en Bolivianos) Resumen de Activos Fijos 41000 Resultados por exposición a la inflación 386,41 0,00 8 MUNICIPALIDAD XX 12410 (Edificios) 157.25 12420 (Equipo de oficina y muebles) 24,81 131.623,40 197.144,30 22.505,71 43.015,19 12440 (Equipo de transporte tracción y elevación) 204,35 (5+6) 7 REGISTRO DE LA DEPRECIACIÓN 6.712,93 2.193,82 9.717,71 810,96 RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 6 61710 Depreciación Activo fijo 13.476,96 12410 (Depreciación acumulada Edificios) 3.290,59 124.910,47 187.426,59 21.694,75 40.821,37 12420 (Dep. acumulada equipo de oficina y muebles 1.583,33 5 12440 (Dep. acumulada equipo de trans. tracción y elevación) 8.603,04 2.1.3 ¿QUÉ SON Y CÓMO SE AMORTIZAN LOS ACTIVOS INTANGIBLES? Vida Útil 40 10 4 5 UFV AL 31/12/200X = El activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física, que se posee para ser utilizado en la producción o suministro de bienes y servicios al Municipio, para Costo Total ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administración de la entidad. Si los 120000 181500 Grupo 21500 40000 3 activos intangibles no generan beneficio a la Municipalidad, deberán imputarse contra resultados. El registro el activo intangible debe contar con el detalle de su composición y su correspondiente Cantidad amortización, además de las validaciones de saldos. 2 1 4 1 6 COMUNICACIONES Amortización acumulada del activo intangible EDUCACIONAL Y AUTOMOTORES COMPUTACIÓN ENSERES DE RECREATIVO EQUIPOS DE VEHÍCULOS MUEBLES Y EQUIPO DE TOTALES Contable OFICINA EQUIPO Grupo La amortización del activo intangible integra los montos determinados en los sucesivos ejercicios 1 fiscales por concepto de la aplicación al costo o a los resultados, de la cuota del valor de los activos amortizables, durante el período de uso establecido contractualmente o su vida útil estimada.86 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 87
  • 44. Ejemplo Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 La Municipalidad XXX, adquirió en Bs 20.000 el 1 de julio un programa informático integral. POR LA REEXPRESIÓN DE VALORES EN MONEDA EXTRANJERA La amortización de programas informáticos, de alta obsolescencia, debe ser determinada con base Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber a criterios técnicos debidamente sustentados. Por lo que, la amortización de estos activos intangibles 22310 Deuda Pública Interna 31.840,80 puede darse en períodos menores a lo establecido en normas legales. 54700Ganancias en operaciones cambiarias 31.840,80 256.000 * 7.04/8.08 = 224.159,20 = -31.840,80 Asiento contable 2.2.3 ¿CÓMO SE ACTUALIZAN LAS INVERSIONES “ACCIONES Y PARTICIPACIONES DE POR LA ACTUALIZACIÓN DEL ACTIVO INTANGIBLE CAPITAL”? Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 La norma contable Nº7 del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad, del Colegio de Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Auditores de Bolivia, señala que “las inversiones en las cuales la inversión no influye en la decisión 12500 Activo Intangible 536,06 de la entidad origen, deben ser reexpresados los montos invertidos”. 41000 Resultados por Exposición a la inflación 536,06 El instructivo de cierre contable, presupuestario y de tesorería 2010, señala que los activos y pasivos POR LA AMORTIZACIÓN DEL ACTIVO INTANGIBLE que hayan sido contratados en moneda extranjera, deben ser reexpresados en la moneda pactada Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 y al tipo de cambio oficial de compra. Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Ejemplo 61720 Amortización Activo Intangible 2.053,61 12600(Amortización acumulada del Activo Intangible) 2.053,61 La Municipalidad XXX, al 31 de diciembre de 2007, tiene sus inversiones en COTEL, por $us.- 3.000 dólares estadounidenses: Valor de adquisición Bs18.000 2.2 UNIDAD Saldo al 31/12/2010 Bs20.200 La inversión equivale a 2 acciones telefónicas, de los cuales cada una tiene líneas gemelas. Para AJUSTE Y REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS el cierre de gestión se procedió a la remisión de una carta a la Cooperativa de Teléfonos La Paz (COTEL) a objeto de conocer el valor de mercado de cada certificado de aportación. La Cooperativa 2.2.1 ¿CUÁL ES LA UNIDA DE MEDIDA PARA LA REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS? respondió de la siguiente forma, mediante un certificado alodial: Las entidades del Sector Público para la reexpresión de sus Estados Financieros a moneda Titular $us 378 * 2 = 756 constante, al cierre de gestión deben tomar en cuenta el Índice de la Unidad de Fomento a la Gemela $us 176 * 2 = 352$us 1.108 Vivienda (UFV). La reexpresión de activos y pasivos que hayan sido contratados en moneda T/c al 31 de diciembre del Dólar Estadounidense es de Bs 7.04 extranjera, se realizará en la moneda pactada y al tipo de cambio oficial de compra. En todos los $us.- 3.000 * 7.04 = 21.120 casos, se efectuarán en base a la información oficial proporcionada al 31 de diciembre de 2010, por el Banco Central de Bolivia. POR LA REEXPRESIÓN DE VALORES EN MONEDA EXTRANJERA 2.2.2 ¿CÓMO SE AJUSTAN LOS ACTIVOS Y PASIVOS EN MONEDA EXTRANJERA? Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Todos los activos y pasivos en moneda extranjera deben ser reexpresados en función de las 64200 Pérdidas en operaciones cambiarias 536,06 fluctuaciones del dólar (o de la moneda pactada) respecto al boliviano. Podemos mencionar como 12211 En empresas privada nacionales 536,06 ejemplos, los derechos y obligaciones pactados en moneda extranjera, acciones y participación de 122110.001 COTEL capital en empresas privadas nacionales en moneda extranjera y otras cuentas. 2.2.4 ¿CÓMO SE REALIZA LA CONVERSIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA DE LARGO PLAZO A Ejemplo. Las deudas al Fondo Nacional de Desarrollo Regional FNDR, alcanzan a $us.- 256.000 DEUDA DE CORTO PLAZO? el cual fue contraída al tipo de cambio de 8.08 por unidad de dólar estadounidense al cierre del ejercicio fiscal 2010 el tipo de cambio por 1 $us es 7.04. Deuda pública, es el conjunto de obligaciones efectivamente contraídas y generadas por la efectivización o concreción de las operaciones de crédito público, sean internas o externas, de corto o largo plazo.88 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 89
  • 45. Deuda pública a corto plazo, es el conjunto de operaciones de crédito público con acreedores Cuenta: 22310 Deuda Pública Interna internos o externos, cuyos plazos para su reembolso son inferiores a un año. AUXILIAR DESCRIPCIÓN Saldo Debe Haber Saldo Deuda pública a largo plazo, es el conjunto de operaciones de crédito público con acreedores 223100.001 FNDR 485.333 00 485.333 internos o externos, cuyos plazos para su reembolso son superiores a un año. Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 La conversión de la deuda de largo plazo a deuda de corto plazo se origina por el devengado de Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber cuotas vencidas. 22310 Deuda Pública Interna 83.333.- 223100.001 FNDR 21171 Amortización de la Deuda Pública interna 83.333.- 211711.001 FNDR 2.2.5 ¿CÓMO SE REALIZA LA PREVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES? Sólo corresponde a las empresas públicas, no corresponde a los Gobiernos Municipales La cuenta Previsión para Incobrables a Corto Plazo, representa estimaciones de contingencias de monto incierto, que pueden afectar el patrimonio de la entidad como consecuencia de la no recuperación de ciertas deudas, tiene incidencia en los resultados del ejercicio. Esta cuenta es aplicable sólo a las Empresa Públicas, en el caso de las Municipalidades a las Empresas Públicas Municipales, que prestan bienes o servicios. Se sugiere el siguiente registro contable sólo para Empresas Públicas: Ejemplo RubroFF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber 64110 Previsiones para pérdidas por cuentas incob. XXXX La Municipalidad XXX, en 30 de junio de 2003, realizó una operación de crédito público con el 11400 (Previsión para Incobrables a Corto Plazo) XXXX FNDR para la construcción del Alcantarillado Sanitario, de acuerdo a las siguientes condiciones financieras: 2.2.6 ¿CÓMO SE REALIZA LA ACTUALIZACIÓN DEL PATRIMONIO? Monto: Bs500.000 Interés: 6% ANUAL Periodo de gracia: 2 AÑOS Plazo: 8 años El ajuste global de patrimonio, emerge únicamente como consecuencia de reconocer los efectos de la inflación que afectan al patrimonio, en función de las fluctuaciones de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV). Periodo Años Amortización Interés Cuota Saldo 0 500.000 El patrimonio institucional está conformado por las siguientes cuentas: 1 30-06-03 -0.861111111 0 15.000 15.000 500.000 31 Patrimonio institucional 2 01-01-04 -0.645833333 0 30.000 30.000 500.000 311 Capital 3111 Capital institucional 3 01-01-05 -0.516666667 41.667 30.000 71.667 458.333 3112 Aportes de capital 4 01-01-06 -0.430555556 83.333 27.500 110.833 375.000 3113 Transferencias y donaciones de capital 3114 Afectaciones patrimoniales 5 01-01-07 -0.369047619 83.333 22.500 105.833 291.667 6 01-01-08 -0.322916667 83.333 17.500 100.833 208.333 312 Reservas 313 Reservas por Revalúos Técnicos de Activos Fijos 7 01-01-09 -0.287037037 83.333 12.500 95.833 125.000 314 Ajuste Global de Patrimonio 8 01-01-10 -0.258333333 83.333 7.500 90.833 41.667 315 Resultados 9 01-01-11 -0.454545455 41.667 1.250 42.917 0 3151 Resultados acumulados de ejercicios anteriores 3152 Resultados del ejercicio TOTAL 500 163.750 665.000 3153 (Resultados afectados a construcciones de bienes de dominio público) 3154 Resultados afectados por inversiones no capitalizables90 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 91
  • 46. Por la naturaleza y comportamiento del patrimonio se actualizan todas las cuentas, excepto la Asiento de ajuste de la contabilidad Código SINCON: 24 cuenta resultados del ejercicio. Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber Los valores patrimoniales existentes al cierre del ejercicio anterior, expuestos en Balance General 41000 Resultados por exposición a la I. 182.895,79 deben ser reexpresados al cierre del ejercicio actual, tomado como parámetro las fluctuaciones de 31400Ajuste global del patrimonio 182.895,79 la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV). Rubro FF/OF/ ET OE C Cuenta Descripción Debe Haber El total de la actualización de las cuentas patrimoniales se carga a resultados por exposición a la 41000 Resultados por exposición a la 182.895,79 inflación y se abona a la cuenta Ajuste Global de Patrimonio. 31510 Resultados Acumulados de E.A. 182.895,79 Ejemplo. Efectuar el Ajuste Global de Patrimonio en la Municipalidad XXXX, la misma que presenta la 2.3 UNIDAD siguiente composición de cuentas del patrimonio. MUNICIPALIDAD XXXX ASIENTO DE CIERRE Actualización del Patrimonio Institucional 2.3.1 ¿QUÉ ES Y CÓMO SE ELABORA EL ASIENTO DE CIERRE? Al 31 de diciembre de 200X El asiento de cierre es el último comprobante del ejercicio fiscal, tiene como objetivo impedir registros (Expresado en Bolivianos) contables posteriores e incorporar el resultado del ejercicio al balance general. UFV AL 31/12/2004 =1,085930 Antes de proceder al asiento de cierre, se recomienda realizar el análisis de consistencia de acuerdo UFV AL 31/12/2005 =1,144290 a lo desarrollado en la segunda unidad de la parte 2. 4 Ejemplo. Al 31 de diciembre la Municipalidad de MONTE VERDE, realiza el asiento de cierre. Incremento Valor Actualización Cuenta Grupo Contable Valor Inicial Actualización 31-12-08 Asiento de Cierre Código SINCON: 23 Rubro FF/OF/ ET OEC Cuenta Descripción Debe Haber CAPITAL 52200 Venta de servicios 25.000 311 CAPITAL INSTITUCIONAL 54100 Tasas 18.000 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES DE CAPITAL 3111 RESERVAS 3.051.970,11 164.018,84 (2+3) 54300 Patentes y concesiones 22.000 31130 312 RESERVAS POR REVALUÓ TÉCNICO DE ACTI- 405.819,77 65.432,00 21.809,55 3.215.988,95 54500 Multas 1.500 313 VOS FIJOS AJUSTE GLOBAL DE PATRIMONIO 3.516,44 427.629,32 68.948,44 54900 Otros 3.500 314 RESULTADOS 55700 Alquiler de edificios y/o equipos 8.000 315 57200 Del sector público no financiero 362.000 58200 Donaciones Externas 81.000 61100 Sueldos y salarios 55.000 61210 Aportes patronales al seguro social 6.200 4.299,36 84.299,36 3151 RESULTADOS ACUMULADOS DE EJERCICIOS 80.000,00 -6.449,03 -126.449,03 61220 Aportes patronales para vivienda 1.000 31530 ANTERIORES -120000 61410 Costo de servicios no personales 45.000 (RESULTADOS AFECTADOS A CONSTRUCCIO- NES DE BIENES DE DOMINIO PÚBLICO 61420 Costo de materiales y suministros 58.000 62220 Otros 13.000 31520 Resultados del ejercicio 342.800 TOTALES 3.483.221,88 187.195,15 3.670.417,03 2.4 ¿QUÉ DOCUMENTACIÓN RESPALDA EL ASIENTO DE CIERRE? Actualización de capital, reservas y ajuste global de patrimonio El asiento de cierre al constituirse en el último registro contable, debe ser respaldado con una resolución administrativa emitida por el Alcalde Municipal. El modelo de resolución administrativa es como sigue:92 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 93
  • 47. MODELO DE APROBACIÓN DEL ASIENTO DE CIERRE FA S E 3 RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA No. XXX P R E PA R A C I O N E S Y O R G A N I Z A C I Ó N D E E S TA D O S F I N A N C I E R O S CIUDAD, XX DE DICIEMBRE DE 2010 VISTOS Y CONSIDERANDO: 3.1 UNIDAD Que la Ley Nº 2028 de Municipalidades, concordante con el Art. 201 de la CPE, ESTADOS FINANCIEROS establece que el Alcalde es la Máxima Autoridad Ejecutiva de la municipalidad. Que la Municipalidad, mediante Resolución Administrativa N° XXX, aprobó el 3.1.1 ¿QUÉ REPORTES DE CONTABILIDAD DEBEN PREPARARSE? programa de cierre presupuestario y contable de la gestión 2010. Los reportes de contabilidad más importantes que la municipalidad prepara para su análisis interno Que el Oficial Mayor Administrativo Financiero, informa haber concluido con el son: proceso de cierre presupuestario y contable de acuerdo a lo programado. Balance general POR TANTO: Estado de recursos y gastos corrientes Estado de cambio en el patrimonio neto El Alcalde Municipal, en uso de sus atribuciones conferidas por Ley: a) Balance general RESUELVE: Muestra a una fecha determinada la situación y cuantificación de los bienes y derechos, ARTICULO ÚNICO.- Aprobar el “Cierre de la contabilidad integrada, correspondiente expresado en cuentas del activo corriente y no corriente. Las obligaciones a favor de terceros a la gestión 2010”, como pasivos corrientes y no corrientes y el correspondiente patrimonio que revela la participación del estado en las entidades públicas y el patrimonio de la comunidad a través del Patrimonio Público Regístrese, comuníquese y cúmplase Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú: A través de la barra de herramientas puede elegirse el botón correspondiente para imprimir el estado financiero:94 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 95
  • 48. Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde pueden elegirse A través de la barra de herramientas puede elegirse el botón correspondiente para imprimir el muchas posibilidades. estado financiero: El SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo. Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde puede elegirse muchas posibilidades. Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, porque es el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera: Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera: b) Estado de recursos y gastos corrientes Es un resumen analítico de los hechos que, durante el período al que corresponden, dieron lugar a un aumento o disminución de los recursos económicos netos; por lo tanto, muestra el resultado de la gestión por las operaciones de recursos y gastos corrientes, realizadas en el ejercicio fiscal. Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú:96 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 97
  • 49. c) Movimientos en el patrimonio neto 3.1.2 ¿QUÉ REPORTES DE PRESUPUESTO DEBEN PREPARARSE? Muestra las modificaciones ocurridas en el ejercicio, de las cuentas que componen el patrimonio Los reportes de presupuestos más importantes de uso de los ejecutivos municipales y técnicos neto, incluyendo los ingresos y gastos de capital. son: Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú: Estado de ejecución del presupuesto de recursos Estado de ejecución del presupuesto de gastos a) Estado de ejecución presupuestaria de recursos Muestra los recursos estimados, las modificaciones presupuestarias, el presupuesto vigente, la ejecución acumulada como devengado, lo percibido y el saldo por percibir, a nivel institucional, para cada rubro aprobado en el presupuesto. Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú: Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde pueden elegirse muchas posibilidades. Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde puede elegirse muchas posibilidades. Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, porque es el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera: Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON.98 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 99
  • 50. También se puede realizar esta elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando: Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde puede elegirse muchas posibilidades. El reporte se mostrará de la siguiente manera: Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. b) Ejecución presupuestaria de gastos El reporte se mostrará de la siguiente manera: Muestra el presupuesto aprobado por Ley, las modificaciones presupuestarias, el presupuesto vigente, los compromisos, el saldo no comprometido, el presupuesto ejecutado o devengado, el saldo del presupuesto no ejecutado, las partidas pagadas del presupuesto y el saldo por pagar, a nivel institucional para cada una de las partidas aprobadas en el presupuesto. Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú: También se puede realizar está elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando:100 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 101
  • 51. 3.1.3 ¿QUÉ REPORTES DE TESORERÍA DEBEN PREPARARSE? El reporte se mostrará de la siguiente manera: El reporte de tesorería identifica las fuentes y usos del efectivo o equivalentes empleados por la entidad. Este estado muestra el flujo de efectivo según las actividades que las originan, sean éstas: de operación, de inversión o de financiamiento, mediante el método indirecto y la base de caja. Los reportes de tesorería que se pueden emitir en el SINCON son los flujos de caja por operaciones efectivas de caja (OEC) que se presenta a la Unidad de Programación Fiscal (UPF) y el flujo de caja estándar que es de uso de la municipalidad. a) Flujo de caja de operaciones efectivas de caja (OEC) Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú: b) Flujo de caja estándar Para este caso en el cuadro de diálogo debe marcarse la opción estándar. También se puede realizar esta elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando: Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde pueden elegirse muchas posibilidades. Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde pueden elegirse muchas posibilidades. Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en En la anterior opción se eligió “Por OEC´s (UPF)”, pulsando el botón imprimir, se tendrá el papel debe elegirse tamaño carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, por el formato SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera: que tienen por defecto los reportes del SINCON.102 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 103
  • 52. También se puede realizar esta elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando: Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde pueden elegirse muchas posibilidades. Seguidamente, se imprimirá, el resumen del flujo. Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera: 3.1.4 ¿QUÉ REPORTES ECONÓMICOS DEBEN PREPARARSE? Cuenta ahorro inversión financiamiento (CAIF) Muestra el ahorro o desahorro generado en la cuenta corriente, el superávit o déficit en la cuenta de capital y la magnitud del financiamiento del ejercicio. Para su emisión en el SINCON debe elegirse la siguiente opción en el menú:104 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 105
  • 53. 3.1.5 ¿CÓMO SE ELABORAN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS? Auditores de Bolivia. El ajuste integral es un procedimiento mediante el cual se actualizan con base a la unidad de fomento de vivienda (UFV) y/o en la moneda pactada, las cuentas contables no De acuerdo a la Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada, adjunto a los estados monetarias y las monetarias con mantenimiento de valor o que expresan moneda extranjera, financieros, las entidades del sector público deben hacer las revelaciones o declaraciones afectadas por la inflación”. necesarias para facilitar la interpretación de la información contenida en los estados financieros básicos, mediante notas explicativas que forman parte integral de los mismos. El SINCON permite la emisión de estados financieros comparativos, para dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en la norma básica, como se pudo apreciar en todos los reportes que se emiten en Las notas a los estados financieros pueden presentarse: redactadas en forma narrativa (para el menú diseñado exclusivamente para el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. eventos de carácter teórico - conceptual) o compiladas en forma de planillas o cuadros (para ampliar y explicar los efectos cuantitativos de las cifras expuestas en los estados o producto de hechos Para la emisión de estados comparativos debe realizarse la siguiente tarea previa en el SINCON. importantes). Importar datos de la anterior gestión La existencia de las notas debe ser claramente señalada en los mismos estados, relacionándolas con los rubros o cuentas a las cuales se refieren; su contenido amplía la información relativa a: Esta tarea es la más importante ya que importa los datos de la gestión anterior que serán comparados con los de la gestión vigente. Esta tarea solo es posible si la institución utilizó en la Naturaleza de las operaciones de la entidad. gestión pasada el SINCON. Bases contables utilizadas y criterios de valuación de los principales componentes de los Estados financieros. Se sigue la siguiente secuencia de comandos: Restricciones sobre determinados componentes del balance general. Evolución (cambios de una fecha a otra) o composición, de acuerdo al grado de desagregación, de los componentes de los estados financieros. Acontecimientos posteriores relevantes que tengan implicancia en la interpretación de los estados financieros y que ocurran hasta la fecha de emisión de dichos estados. Naturaleza de los resultados obtenidos en cada ejercicio, tomando en cuenta que las entidades del sector público no buscan fines de lucro, excepto las empresas públicas. Explicaciones acerca del cumplimiento legal sobre el uso de los recursos destinados, a gastos corrientes o de funcionamiento e inversión real y social. En anexo se presentamos un modelo de carácter indicativo y no limitativo de Notas a los Estados Financieros Después de elegir esta opción el SINCON mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 3.2 UNIDAD ESTADOS FINANCIEROS A SER REMITIDOS AL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PÚBLICAS 3.2.1 ¿POR QUÉ DEBEN REMITIRSE LOS ESTADOS COMPARATIVOS? De acuerdo a lo determinado por la Norma Básica de Contabilidad Integrada, aprobada con Resolución Suprema Nº 222957 del 04 de marzo de 2005 artículo 45, indica que los estados financieros básicos, excepto los de ejecución presupuestaria de recursos y gastos, deben contener información de la gestión anterior. La información del año actual estará presentada en la columna a continuación de los conceptos que se informa y en la segunda columna la información de la gestión anterior, reexpresada a moneda de cierre de la gestión actual, es decir deben ser comparativos. Deben elegirse las cuatro opciones para importar los datos correspondientes al balance general (si En su artículo 38, referido a la reexpresión de estados financieros, indica: “la reexpresión de los al principio de gestión se realizó esta tarea, ya no se la debe ejecutar nuevamente), el estado de estados financieros de las entidades públicas a moneda constante se efectúa con base en la Norma recursos y gastos corrientes, CAIF y flujo de caja, para hacer cualquier verificación se pueden de Contabilidad Nº 3 del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad del Colegio de analizar los datos en Excel haciendo clic sobre el icono de esta hoja electrónica.106 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 107
  • 54. Esta tarea, permite al sistema elaborar estados comparativos para ser remitidos a la Dirección General de Contaduría dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. 3.2.2 ¿QUÉ ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS DEBEN PRESENTARSE? De acuerdo a las disposiciones legales vigentes deben presentarse los siguientes estados financieros básicos Balance general comparativo Estado de recursos y gastos corrientes comparativo Estado de cambios en el patrimonio neto comparativo Estado de flujo de efectivo comparativo Estado de ejecución del presupuesto de recursos (resumen a nivel institucional) Estado de ejecución del presupuesto de gastos (resumen a nivel institucional) Cuentas ahorro – inversión – financiamiento comparativo El usuario debe introducir las UFVs del 31 de diciembre de la gestión 2004 y del 31 de diciembre La información de la gestión anterior se reexpresa con el siguiente cálculo: de la gestión 2005, el sistema por defecto ya tiene datos, pero deben modificarse de acuerdo a lo que corresponda, sobre la base de estos datos el sistema operará internamente Ejemplo información de la gestión 2004: reexpresando los saldos de la gestión anterior. Importe de los saldos 2004 x ufv 31/12/2005 Eligiendo imprimir se muestra la siguiente pantalla interactiva: ufv 31/12/2004 En el SINCON 2005 todos los estados financieros a remitirse a la Dirección General de Contaduría se reportan en un solo menú (Ministerio de Hacienda). a) Balance general comparativo Para obtener en el sistema el balance general de la entidad se debe seguir los siguientes pasos: En el menú reportes / Ministerio de Hacienda se elige estados financieros, como se muestra a continuación: En esta pantalla debe introducirse en la columna “notas”, el código correspondiente (puede ser numérico o alfanumérico) a la referencia citada en las notas a los estados financieros. En el recuadro observaciones al balance se listará observaciones si existen falencias en la emisión del reporte por ejemplo: Si no se cumple con la ecuación básica de contabilidad ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Elegida la opción el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Si se mantienen comprobantes en borrador Si no se ha cerrado la gestión elaborando el comprobante de cierre con el código 23108 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 109
  • 55. Si existen estas falencias, el reporte saldrá como observado. El usuario debe reparar las observaciones si existiesen y posteriormente emitir el estado financiero correcto, dispuesto para la firma de los responsables. Si no existen observaciones al balance como es el caso del ejemplo, el sistema emitirá el reporte solicitado con el siguiente formato. El valor de la UFV del 31 de diciembre de 2005 y la del 31 de diciembre de 2004, deben ser introducidas por el usuario, para que el sistema pueda reexpresar los importes de la gestión anterior. El sistema emitirá el reporte en el siguiente formato: b) Estado de recursos y gastos corrientes comparativo En el menú reportes / Ministerio de Hacienda se elige estados financieros, como se muestra a continuación: c) Estado de cambios en el patrimonio neto En el menú reportes / Ministerio de Hacienda se elige “Estados financieros”, como se muestra a continuación: Elegida la opción el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo:110 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 111
  • 56. Elegida la opción el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde solo posibilita la elección de impresión. El valor de la UFV del 31 de diciembre de 2010 y la del 31 de diciembre de 2005, deben ser introducidas por el usuario, para que el sistema pueda reexpresar los importes de la gestión anterior. El reporte al imprimir será el siguiente: Debe el usuario modificar la UFV del 31 de diciembre de la gestión 2010 y del 31 de diciembre de la gestión 2004, para que el sistema pueda reexpresar los importes de la gestión anterior. Este reporte se utiliza cuando se remite los estados financieros anuales al Ministerio de Hacienda, tiene el siguiente formato. d) Estado de flujo de efectivo comparativo El reporte de flujo de caja para enviarse al Ministerio de Hacienda (Contaduría General del Estado), se obtendrá del siguiente menú:112 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 113
  • 57. e) Estado de ejecución del presupuesto de recursos f) Estado de ejecución del presupuesto de gastos Los reportes de presupuestos para contaduría deben emitirse en el siguiente menú: Eligiendo en el menú la opción reportes Ministerio de Hacienda Ejecución Presupuesto – Gasto - Recurso, se tendrá lo siguiente: Elegida la opción, el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Elegida la opción, el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Debe elegirse en periodo la opción ANUAL, para que el sistema imprima la ejecución de la Debe elegirse en periodo la opción ANUAL, para que el sistema imprima la ejecución de la gestión. gestión. El reporte a ser impreso será el siguiente: El reporte a ser impreso será el siguiente:114 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 115
  • 58. g) Cuenta ahorro inversión financiamiento CAIF comparativo 3.2.3 ¿QUÉ REPORTES COMPLEMENTARIOS DEBEN REMITIRSE? El reporte de la CAIF para enviarse al Ministerio de Hacienda (Contaduría General del Estado) Adicionalmente a los reportes que deben enviarse a Contaduría, se ha indicado que debe enviarse deberá emitirse con al siguiente secuencia en el menú. los estados de cuenta o información complementaria: Acciones y participaciones de capital. Cuentas a cobrar a corto plazo. Cuentas a pagar a corto plazo. Deuda pública. Detalle de activos fijos (bienes de uso) y su depreciación. Cuadro resumen de activos fijos. Cuadro resumen de bienes de consumo. Conciliación bancaria. En el SINCON se obtienen siguiendo en el menú la siguiente secuencia: Realizada la elección, el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde solo debe elegirse imprimir. Por ejemplo si se elige Cuentas a pagar a corto plazo, el SINCON presentará lo siguiente: El usuario debe modificar la UFV del 31 de diciembre de la gestión 2004 y del 31 de diciembre de la gestión 2005 según corresponda, para que el sistema pueda reexpresar los importes de la gestión anterior. Elegida la opción, el sistema presentará el siguiente reporte: El Sistema lista todas las cuentas a pagar a corto plazo, debe elegirse primero con clic en la cuenta, el sistema imprimirá los auxiliares de esa cuenta, eligiendo directamente imprimir, el sistema imprimirá los auxiliares de todas las cuentas.116 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 117
  • 59. El reporte será el siguiente: Si se introducen datos se verán de la siguiente manera: Para el ejemplo se introdujo la línea “Préstamos a corto plazo” y a la derecha los importes correspondientes a la gestión anterior y a la gestión actual, al grabar se darán de alta los datos. En el caso de la opción deuda pública, para obtener el formato de reporte exigido por el Ministerio de Hacienda, el usuario debe armar el mismo de la siguiente manera: Deben borrarse las líneas no utilizadas, con el botón borrar y el reporte se presentará de la siguiente manera: El SINCON presenta la estructura definida por el Ministerio de Hacienda. Para introducir los datos se debe hacer clic donde el sistema indica, si se llegara a necesitar más líneas que las que se disponen por defecto, debe hacerse clic en la línea por ejemplo de “Por acreedor”, se habilitará el botón nuevo, y el sistema insertará una nueva línea. Los reportes de detalle de activos fijos (bienes de uso), su depreciación y el cuadro resumen de activos fijos deben ser elaborados por la municipalidad y deben respetarse los formatos definidos por el Ministerio de Hacienda. Si se elige conciliación bancaria, el SINCON presentará lo siguiente:118 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 119
  • 60. Debe introducirse inicialmente con el botón de comando “Nuevo” el Nº de la cuenta corriente, posteriormente la razón social del Banco, el saldo correspondiente según extracto bancario al 31 de diciembre del periodo anterior a la conciliación bancaria a realizarse. Introducidos estos datos, registrar los datos del documento, el monto y elegir el grupo (debe elegirse el botón de comando 3.2.4 ¿CÓMO SE ENVÍA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN ARCHIVOS ASCII A LA “Nuevo” de la parte inferior). CONTADURÍA? Si llenamos los datos, por ejemplo, de cheques pendientes de cobro y de cargos bancarios, el Adjunto a los reportes impresos de estados financieros y ejecuciones presupuestarias, las cuadro se verá de la siguiente manera: municipalidades deben remitir de manera obligatoria la información en medio magnético en formato ASCII para las ejecuciones presupuestarias mensuales, y en Backup para enviar los estados financieros anuales. Para dar cumplimiento a este requerimiento el SINCON incluye una opción que realiza esta tarea. En el sistema la generación de ASCII se realiza siguiendo la siguiente secuencia en el menú reportes: Para que los datos se almacenen, se debe elegir el botón de comando “Guardar”. Eligiendo imprimir el reporte será el siguiente: Después de la elección se presenta la siguiente pantalla: Pestaña: Análisis de equilibrio y generación de ASCII120 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 121
  • 61. Para exportar los ASCII se debe hacer doble clic con el botón derecho del ratón o enter en la fila correspondiente al mes a exportar y el sistema marcará la columna con X (si su estado es OK) y eligiendo el botón ASCII se generará los archivos correspondientes. Donde: Todos los meses: Se utiliza cuando se desea generar ASCII para todos los meses de la gestión Un sólo Mes: Cuando se desea generar ASCII para un mes determinado Como se muestra en la anterior pantalla, se eligió exportar los meses de enero, febrero y marzo. Equilibrio: Verifica el equilibrio en la ejecución presupuestaria de los meses seleccionados. Al elegir ASCII el sistema procesará lo solicitado y al concluir mostrará lo siguiente: Exportar: Exporta los resultados del equilibrio a hoja Excel (útil para ver diferencias). ASCII: Genera archivos comprimidos (en formato RAR) que contienen archivos de texto (ASCII) en el disco duro para su envío al Ministerio de Hacienda (Contaduría). Al elegir equilibrio y después de elegir el/los meses a exportar se mostrará la siguiente pantalla: Eligiendo aceptar, inmediatamente el sistema preguntará si los archivos ASCII generados se copiarán a disquete o esta tarea se la realizará posteriormente en la opción (segunda pestaña) Copias de archivos ASCII. Pestaña: Copias de archivos ASCII En la última columna (Estado) se mostrará OK cuando la información esté equilibrada y “??” cuando no lo estén (en este caso debe verificarse la diferencia). Además de la igualdad por mes, presenta la de la gestión en la fila CON.122 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 123
  • 62. En esta pantalla el sistema muestra todos los archivos ASCII generados. A N E XO 1 Donde: MUNICIPALIDAD DE _____________ Archivo: Nombre del archivo comprimido (de los ASCII) INSTRUCTIVO DE CIERRE CONTABLE, PRESUPUESTARIO Y DE TESORERÍA 2010 Tamaño: Del archivo comprimido I. Objeto Fecha y Hora: Fecha y hora de generación del archivo comprimido Uno de los componentes del proceso del Control Interno Gubernamental son las Actividades del Control Interno, que establece la realización de controles directos de procesamiento, gerenciales e independientes Institución: Nombre de la Institución en las entidades del sector público. Para ejecutar tales actividades, la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Municipalidad XXX, presenta el siguiente documento que se constituye en un documento de aplicación Descripción: Detalles del (los) archivos ASCII que contiene el archivo comprimido obligatoria para la Municipalidad XXX, con el propósito de transmitir los procedimientos y plazos correspondientes para el cierre presupuestario, contable y de tesorería del ejercicio fiscal 2010 e inicio de Copiar a la Unidad de Destino: Drive donde se copiarán los archivos del disco duro a disquete (A actividades de la gestión 2010. o B). La opción enviar permitirá realizar la exportación al drive que se eligió, con la opción salir se II. Ámbito de Aplicación abandonará la intención. El presente instructivo es de aplicación y ejecución obligatoria por todas las unidades organizacionales de la Los archivos comprimidos en formato RAR contienen los siguientes archivos ASCII: Municipalidad XXX, para el proceso de cierre del ejercicio fiscal de la presente gestión. 15010105.GAS = Ejecución de los gastos del mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 III. Programa de Cierre 15010105.REC = Ejecución de recursos del mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 La Oficialía Mayor Administrativa, Hospitales Municipales, Sub-Alcaldías Municipales y todas las Unidades 15010105.MOG = Modificaciones en los gastos del mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 Ejecutoras de la Municipalidad XX, deben elaborar su propio Programa de Cierre específico, hasta el día 15010105.MOR = Modificaciones en los recursos del mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 viernes 12 de diciembre de 2010, tomando en cuenta los procedimientos generales establecidos en el presente 15010105.CAT = Apertura programática al mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 instructivo, sin perjuicio de aplicar normas legales y normas técnicas que sean de aceptación general en el 15010105.CYB = Saldos de caja y bancos del mes de enero 2005 de la municipalidad 1501 sector público boliviano y que estén de acuerdo a las características propias de la Municipalidad XXX. Cuya estructura es: IV. Control de Cierre La Unidad de Auditoría Interna de la Municipalidad XXX, verificará el cumplimiento del programa de cierre (en Código Institucional Mes Año Extensión el caso de los municipios categorías A y B, verificará la Unidad de Auditoría Interna de la Mancomunidad). Los 0 0 0 XXX resultados de la verificación deberán ser informados a la Máxima Autoridad Ejecutiva (Alcalde Municipal) y a la Contraloría General de la República de acuerdo a procedimientos establecidos por el sistema de control gubernamental. V. Alcance Para el cierre del ejercicio se considerará la totalidad de los recursos públicos generados por todas las fuentes de financiamiento y organismos financiadores aprobados en el Presupuesto de la Municipalidad y la Reformulación Presupuestaria para la gestión 2010. ACTIVIDADES DE CIERRE CONTABLE, PRESUPUESTARIA Y DE TESORERÍA 2010. Al 31 de diciembre de 2010, la Máxima Autoridad de la unidad administrativa – financiera (Oficial Mayor Administrativo, DAF, Contador) en el caso de la Oficina Central (Principal) y el Responsable Administrativo Financiero de las Unidades Ejecutoras de la Municipalidad XXX, deben proceder a elaborar el acta de cierre, en presencia de la Unidad de Auditoría Interna. En el citado documento se registrarán los últimos comprobantes de recursos y gastos, entradas y salidas de almacenes y los tres últimos cheques emitidos por cada una de las cuentas fiscales.124 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 125
  • 63. Para la ejecución de las actividades de control inherentes al cierre presupuestario, contable y de tesorería del hasta el 22 de diciembre de 2010, con toda la información necesaria, bono de antigüedad, bono ejercicio fiscal 2010, se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: de frontera, etc. El incumplimiento en la entrega de esta información en el plazo indicado será de entera responsabilidad del Responsable de Recursos Humanos. 1. A partir del 22 de diciembre de 2010, se suspenden las transferencias de fondos de la Oficina Central a las Unidades Ejecutoras (Hospitales Municipales, Sub Alcaldías...) 4. El 22 de diciembre de 2010 es la fecha límite para la emisión de cheques con cargo a la gestión 2010, el Oficial Mayor Administrativo en la oficina central (principal) y los responsables de las 2. Los descargos de fondos en avance, cajas chicas, fondos rotativos y otros deben ser unidades administrativas, deben tomar las previsiones del caso para regularizar hasta esta presentados hasta el 18 de diciembre de 2010, con las respectivas rendiciones de cuentas, fecha el pago de facturas atrasadas u otros conceptos de pago que impliquen la emisión de debidamente documentadas, afectando los gastos en las partidas presupuestarias cheques. correspondientes y depositando los montos no utilizados en las cuentas corrientes fiscales que correspondan. En lo referente a los tributos fiscales no liquidados correspondientes al último 5. Hasta el 17 de diciembre de 2010, el Oficial Mayor Administrativo y los jefes de unidades descargo de fondos, considerando que su ejecución presupuestaria correspondiente a la gestión administrativas, deben efectuar los arqueos de fondos entregados en presencia de auditoría 2010, deberá adjuntarse al mismo un informe en detalle de los impuestos por pagar, para el interna de la Municipalidad XXX en la oficina central y/o funcionario competente en las Unidades registro del devengado en los estados financieros 2010 y adjunta la boleta de depósito bancario Ejecutoras de la Municipalidad. por el importe determinado a pagar a Impuestos Nacionales en enero de la gestión 2010. 6. Con fecha 31 de diciembre de 2010 se deben preparar las conciliaciones bancarias de todas El procedimiento de entrega de fondos de la Municipalidad XXX, establece que los fondos se entregan en su las cuentas corrientes fiscales de la oficina central y Unidades Ejecutoras y su presentación totalidad y no se hace retención alguna en el momento de la entrega de fondos. hasta el 7 de enero de 2010, para asegurar que la información de gastos por comisiones y gastos bancarios estén disponibles en la Oficina Central (Principal) hasta esa misma fecha. Los saldos no regularizados hasta la fecha establecida, son de responsabilidad directa de los responsables de los fondos y de los encargados del cumplimiento del presente instructivo, los que deberán prever y tomar las acciones 7. El reconocimiento de obligaciones de pago por servicios básicos (agua, luz, teléfonos) necesarias de manera oportuna para hacer efectiva la presentación de los descargos y/o devoluciones en efectivo correspondientes al mes de diciembre de las Unidades Ejecutoras y Oficialía Mayor no utilizados por concepto de fondos rotativo, fondos en avance, caja chica y otros, por tal motivo estarán sujetos Administrativa, deben inscribirse en el proyecto de presupuesto 2010. a sanciones establecidas en disposiciones legales en vigencia. Asimismo, se considerará el devengamiento de otros gastos no considerados anteriormente, Los fondos entregados que no sean objeto de rendición de cuentas en el plazo establecido serán remitidos a la siempre y cuando hubieran sido solicitados en el Anteproyecto de Presupuesto 2010. Unidad Jurídica (Asesoría Legal) respectiva a objeto de ser recuperados a través de la vía judicial, sin perjuicio de iniciar el proceso administrativo interno que corresponda. 8. Las Ejecuciones Presupuestarias al 31 de diciembre de 2010 deben incluir todas las modificaciones presupuestarias realizadas en el presupuesto institucional durante la gestión, las Las entregas de recursos para comisiones de viaje que no sean rendidas en el plazo de cinco días de concluida la mismas que deben estar aprobadas en las instancias correspondientes de acuerdo a comisión, serán pasibles a la sanción fijada en el artículo 26 del Decreto Supremo Nº21364 de 13 agosto de 1986 disposiciones legales en vigencia (Resolución Administrativa del Alcalde Municipal para los (Reglamento de la Ley Financial). traspasos y Ordenanza o Resolución Municipal del Concejo Municipal en el caso de modificaciones presupuestarias). El informe de ejecución presupuestaria consolidado debe ser Art. 26ª.- Los funcionarios declarados en comisión de servicio al interior de la República, deben presentar informe presentado hasta el 10 de enero de 2010, a la Dirección General de Contaduría y al Alcalde escrito a la autoridad superior competente en el plazo máximo de 5 días, caso contrario, estos desembolsos serán Municipal, esta información una vez incorporada a los Estados Financieros será considerada considerados como gastos particulares y deducidos de los haberes de los comisionados en el mes siguiente. válida por tanto definitiva, no aceptándose bajo ningún concepto modificaciones o reemplazos. Las entidades que desarrollan actividades permanentes en el área rural, podrán fijar niveles de viáticos diarios 9. Hasta el 31 diciembre de 2010 la Oficialía Mayor Administrativa (Unidad de Activos Fijos y menores a los establecidos en la escala aprobada por el Ministerio de Finanzas, en función de sus actividades Almacenes) en la Oficina Central y los Responsables Administrativos, serán responsables de específicas de acuerdo a sus disponibilidades financieras. Los viáticos asignados a estos funcionarios, en su la elaboración del detalle de Inventarios de Activos Fijos, Materiales y Suministros, Valores, cómputo mensual, en ningún caso podrán exceder al equivalente de 3 veces su remuneración mensual de la planilla. Acciones y Participaciones de Capital con efecto al 31 de diciembre de 2010. El reporte de Para la percepción de estos viáticos el funcionario necesariamente debe desarrollar actividades en la zona rural estos inventarios para su inclusión en los Estados Financieros 2010 deberá ser presentado al durante el mes. Oficial Mayor Administrativo, este debe consolidarlo a Nivel Nacional (Oficina Central, Unidades Ejecutoras y Programas) hasta el día 10 de enero de 2010 indefectiblemente. Para el efecto, Las Unidades Ejecutoras (Hospitales, Sub Alcaldías…) para la presentación de los estados financieros de la gestión el responsable de la Administración de Bienes y Servicios deberá tomar las previsiones del 2010, deberán informar en detalle y de forma oficial sobre sus saldos deudores y acreedores de gestiones anteriores, caso para la presentación oportuna de estos reportes consolidados en la fecha fijada. considerando que las operaciones regulares de la gestión 2010 no deben existir dichos saldos, esta información deberá contar con datos sobre las acciones administrativas ejecutadas para la regularización de estos saldos según 10. Las Unidades Ejecutoras y programas hasta el 14 de enero de 2010 deberán presentar a la cada caso. Administración Central de la Municipalidad XXX, toda la información necesaria para su consolidación y presentación de los Estados Financieros con efecto al 31 de diciembre de 2010, 3. El Responsable de Recursos Humanos deberá entregar al Oficial Mayor Administrativo de la la información a remitirse deberá ser anteladamente objeto de depuración, verificación y análisis Municipalidad, las planillas de altas y bajas correspondientes al mes de diciembre de 2010126 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 127
  • 64. a cargo de las unidades administrativas, misma que será considerada válida y definitiva a objeto del Examen regular de Confiabilidad de los Estados Financieros a practicarse por la Unidad de A N E XO 2 Auditoría Interna de la Municipalidad XXX. El incumplimiento, dará lugar a sanciones establecidas en la reglamentación del Régimen Interno de la entidad. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Pruebas de Control de Calidad o Análisis de la Consistencia de la Información NOTA Nº1 MARCO LEGAL 11. La información de los inventarios de activos fijos, materiales y suministros, valores, acciones y El Gobierno Municipal de XXX, segunda sección de la Provincia XXX, a partir de la promulgación de la Nº1551 de participaciones de capital presentados por los funcionarios responsables deben ser procesados Participación Popular, recibe recursos de coparticipación tributaria del Tesoro General de la Nación, y recauda en los formatos establecidos por el Órgano Rector de los Sistemas Administrativos. impuestos, tasas y patentes de carácter municipal, administra los bienes inmuebles y muebles del sector educación, salud y Infraestructura del municipio de XXX. 12. Para la preparación de la información de inventarios de activos fijos, materiales y suministros, valores, acciones y participaciones de capital se deben aplicar los siguientes criterios: Las competencias están específicamente detalladas y tipificadas en la Ley Nº2028 de Municipalidades. En cumplimiento a la Ley 1178 prepara y presenta Estados Financieros en cada ejercicio fiscal. Activos Fijos. La diferencia física y valorada entre los inventarios al 31 de diciembre de 2010 y 31 de diciembre de 2010, deben coincidir con la ejecución presupuestaria del grupo 40000 NOTA Nº2 POLÍTICAS CONTABLES Activos Reales del Ejercicio 2010 y con el informe de altas y bajas de la unidad encargada de activos fijos. 2.1 Formulación de los Estados Financieros Los presentes estados financieros fueron formulados de acuerdo a las Normas Básicas de Materiales y Suministros. El saldo físico y valorado de fin de ejercicio debe ser el resultado Contabilidad Integrada, concordantes con los principios de contabilidad generalmente aceptados, del Inventario Inicial más las compras registradas en la gestión 2010 (ejecución presupuestaria y el Reglamento Específico de Contabilidad Integrada de la Municipalidad XXX, actualizado y del grupo 30000 Materiales y Suministros y otros movimientos patrimoniales), menos el costo compatibilizado por el Órgano Rector. de materiales y suministros consumidos. 2.2 Ejercicio Valores. El inventario final debe ser igual al inventario inicial, más los valores emitidos, menos los valores vendidos en la gestión 2010. El registró y control de inventario de valores debe La formulación de los Estados Financieros de la Municipalidad XXX, corresponden al ejercicio fiscal realizarse a través de Cuentas de Orden. 200X, el cual comprende el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre. Acciones y Participaciones de Capital. La diferencia entre los inventarios al 31 de diciembre 2.3 Reexpresión de los Estados Financieros de 2010 y al 31 de diciembre de 2010, debe coincidir con la ejecución presupuestaria del Subgrupo 51000 Compra de Acciones y Participaciones de Capital de la gestión 2010, más las La Municipalidad de XXX, para la re expresión de sus estados financieros a moneda constante, al altas menos las bajas. cierre de la gestión fiscal toma en cuenta la cotización del Índice de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV) como unidad de medida del reconocimiento de la Inflación. Estas diferencias de inventarios, debe conciliarse con los registro de la unidad encargada de control de inventarios. No se cuenta con activos y pasivos que hayan sido contratados en Moneda Extranjera, en su caso la reexpresión se realizará en moneda pactada, reconociendo los efectos de la Inflación según lo En todos los casos la información de los inventarios al 31 de diciembre de 2010, debe guardar establecido en la norma contable Nº3 del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad. la consistencia de sus saldos físicos con los valorados. 2.4 Criterios de valuación La unidad de medida utilizada es la UFV del 31 diciembre de 200X que es de 1.19326 y del 31 de Alcalde (sa) Municipal diciembre de 200X es de 1.28835, información proporcionada por el Banco Central de Bolivia, las diferencias de cambio resultantes de este procedimiento, se registran en la cuenta resultados por exposición a la inflación 2.5 Activos Fijos El cálculo de las actualizaciones, depreciaciones y los inventarios respectivos de los activos fijos al 31 de diciembre de 200X, fue efectuada por la unidad de contabilidad, por no contar con personal necesario que realice esta tarea, además se procedido a agrupar los auxiliares contables de gestiones anteriores en tres niveles de agrupación que son: Administración Municipal, Educación y Salud, sin embargo se hace importante realizar el revalúo de los activos fijos que determinen el valor real de los mismos y verificación física correspondiente.128 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 129
  • 65. 2.6 Patrimonio neto A continuación se presenta la composición de las cuentas bancarias y los saldos al 31 de diciembre de 2010. La Municipalidad XXX, ajusta el total del patrimonio de acuerdo a la variación de la Unidad de Fomento a la Vivienda (UFV) del 31 de diciembre de 2010 al 31 de diciembre de 2007. El ajuste No de CUENTA DENOMINACIÓN BANCO IMPORTES Bs correspondiente a las cuentas de Capital Institucional, Ajuste Global del Patrimonio y otras cuentas del capital, se registraran en la cuenta patrimonial “Ajuste Global del Patrimonio” mientras que el ajuste correspondiente a los Resultados Acumulados queda expuesto bajo esa denominación NOTA Nº3.- COMPOSICIÓN Y PRESENTACIÓN DE SALDOS CAJA Y BANCOS La cuenta recaudadora Nº 4030006143 en el Banco Mercantil, fue cerrada en el mes de agosto de 2010 y su reemplazo se ha habilitado la cuenta Nº51-50163356-395 del Banco de Crédito como Caja recaudadora a nivel municipal. Este cambio en la cuenta recaudadora, responde a la facilitada en el manejo de la información mediante Internet y la cobertura de servicios mediante ventanillas a los La Municipalidad XXX, maneja recursos en efectivo únicamente en el fondo de Caja Chica, cuyo usuarios por parte de Banco de Crédito, lo cual no ocurría con el Banco Mercantil. saldo al 31 de diciembre de 2010, en cumplimiento al Programa de cierre contable, presupuestario y de tesorería formulado para esta gestión concordantes con el “Instructivo para el Cierre contable, presupuestario y de tesorería del ejercicio fiscal 2010”, emitido por la Municipalidad XXX, es cero, Cuentas bancarias y saldos sobre las cuales la Municipalidad xxx, no tiene libre por cuanto el saldo no utilizado fue depositado en la cuenta corriente fiscal Nº 40300006105 disponibilidad. denominado Participación Popular de la Municipalidad XXX, en el Banco Mercantil. A continuación se presenta la composición de las cuentas bancarias con su respectivos importes sobre las cuales la Municipalidad XXX, no puede hacer uso o destinar a los fines distinto de los Cierre de Caja Chica cuque están expresamente establecidos en la normativa que legal los desembolsos y destinos e De acuerdo a lo dispuesto en el programa de cierre de la Municipalidad XXX, con concordante con dichos fondos. el Instructivo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, en fecha 17 de diciembre de 2010 se realizará el corte y cierre de los fondos de caja chica. La composición de la información para el No de CUENTA DENOMINACIÓN BANCO IMPORTES Bs cierre se presenta a continuación. Descripción Importes Total autorizado del fondo de caja chica 5.000,00 Total de gastos presentados al 18/12/2010 5.631,0 NOTA Nº4.- CUENTAS POR COBRAR GESTIONES ANTERIORES DE PASAJES Y VIÁTICOS. Saldo del efectivo al 18/12/2010 2.368,0 La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: El remanente del efectivo de Bs 2.368,20 fue depositado el 18 de diciembre de 2010 en la cuenta corriente fiscal denominado XXX, Municipalidad XXX, Nª 4030006104 del Banco Mercantil. Año origen Nº Descripción Importes 2002 1 135,70 Bancos 2003 2 140,00 La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010 es como sigue: El saldo de la cuenta al 31 de diciembre de 2010 surge como consecuencia de falta de descargos No de CUENTA DENOMINACIÓN BANCO IMPORTES Bs por fondos desembolsados por esta Municipalidad XXX, a favor de los funcionarios; en las gestiones 2002 y 2003, quienes no presentaron descargos para la correspondiente rendición de cuentas conforme al reglamento de pasajes y viáticos. La Unidad de Contabilidad, ha realizado el trabajo de análisis y revisión de esta cuenta formulando el Informe Nº019/06 de 2 de mayo de 2010. Las recomendaciones planteadas por Contabilidad Los importes detallados en el cuadro precedente surgen de los registros de mayor de contabilidad fueron remitidas a la Unidad Legal, instancia que mediante Informe M//DAJ/146/07, ha expresado y las conciliaciones bancarias al 31 de diciembre de 2010 efectuadas por Tesorería. que no es posible la publicación de los involucrados, por cuanto no existe normal legal que respalde este procedimiento sugerido por Contabilidad. Razón por la cual, la Unidad de Contabilidad ha Cuentas bancarias y saldos sobre los cuales la Municipalidad XXX, puede disponer en remitido el Informe Nº019/0X, el informe legal y la documentación de sustento a la Oficialía Mayor operaciones programadas y presupuestadas. Administrativa, para que sean enviados al despacho del Sr. Alcalde Municipal, y se instruye a la Unida de Auditoría Interna la realización de auditoría especial correspondiente.130 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 131
  • 66. NOTA No 5.- CUENTAS A COBRAR GESTIONES ANTERIORES POR RECURSOS DETALLE COMPOSICIÓN DE CUENTAS MAYORES A 10 AÑOS PENDIENTES DE DESCARGO QUE CUENTA CON DOCUMENTACIÓN (Expresado en bolivianos) La cuenta “Deudores con cargo de Cuenta Documentada”, hasta la gestión 2003, agrupaba en su registro los recursos que se entregaban por diferentes conceptos a organismos sindicales, Año de Acta Firma s funcionarios, consultores, venta de valores y otros. Nº Auxiliar Nombre Monto origen de Com- Respaldos de Autori- Observaciones promiso zación Desde la gestión 2005 se viene realizando el análisis y depuración de la cuenta “Cuentas a Cobrar 1 20.000 1994 V V V Existe Comprobante de Gestiones Anteriores por Recursos Pendientes de Descargo”, obteniéndose como resultado la Existe Comprobante y firma recep- siguiente composición: 2 ción de recursos 3 COMPOSICIÓN DE LA CUENTA “CUENTAS A COBRAR GESTIONES ANTERIORES POR RECURSOS 4 PENDIENTES DE DESCARGO” 5 Ct. 1132300 – al 31/12/10 TOTAL (Expresado en Bolivianos) Devolución No Detalle Importe Saldo al 31/12/06 Estado y Descargo En CITE: M/Nº 207/07 se solicita al Alcalde Municipal de la Municipalidad XXX, la realización A Personas Privada 603.578 -2.300 601.278 Proceso de Análisis de Auditoria Especial, con el propósito de establecer responsabilidades en contra de ex funcionarios por la omisión en el cumplimiento de funciones y recuperación de recursos del Proceso de Análi- B Personas Privadas Antiguos mayores a 10 años 84.578 84.578 sis Estado. Personas Privadas con antigüedad de 10 años Certificación C al 2005 sin documentación 206.059 206.059 cheque C. Personas Privadas con deudas Mayores a 10 años SIN Documentación D Ex Funcionarios 152.816 348 152.468 En la Presente Gestión se determinó la siguiente composición de la cuenta “Cuentas a Cobrar Procesos Gestiones Anteriores por Recursos Pendientes de Descargo” por las gestiones 1995 a 1999, Montos Menores 2.895 2.895 0 de Análisis de la siguiente manera. Baja E Consultores 125.358 125.358 Estados Financieros F Otros Deudores 51.130 326 50.803 Proceso de COMPOSICIÓN DE LA CUENTA DEUDAS MAYORES A 10 AÑOS QUE NO CUENTAN CON Análisis DOCUMENTACIÓN TOTAL 1.226.425 8.870 1.220.555 (Expresado en bolivianos) A. Personas Privadas. Para contar con el conocimiento preciso sobre las cuentas de activo REF. DETALLE IMPORTE Bs. OBSERVACIONES exigible es necesario contar con la información que pueda brindar los registros contables del Sistema Contable SINCON, fuente principal de información, que determina el número de A NINGUNA REFERENCIA 39.580 No existe número de compro- comprobante contable con los que se respaldan los desembolsos de estos recursos. Es así, bante y tampoco ubicación contando con la documentación del desembolso, se procede al análisis del registro contable, B SOLO COMPROBANTE 35.426 Sólo existe comprobante en ar- chivo, sin firmas. con el propósito de identificar a los responsables de la omisión en la presentación de los Existe Número de Comprobante, descargos. C SOLO 52.010 no así físicamente el NÚMERO DE COMPROBANTE Comprobante. B.- Personas Privadas, con cuentas Mayores a 10 años con Documentación. 206.059 En la Presente Gestión se determinó la siguiente composición de la cuenta “Cuentas a Cobrar Gestiones Anteriores por Recursos Pendientes de Descargo” por las gestiones 1990 a 1995, Se encuentra en etapa de análisis de la cuenta, mediante solicitudes de certificación de copias de la siguiente manera. legalizados de cheques.132 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 133
  • 67. D.- Ex Funcionarios NOTA Nº 6.- DOCUMENTOS Y EFECTOS A COBRAR A CORTO PLAZO COMPOSICIÓN DE EX FUNCIORISO DEL ESTADO ACTUAL DE LA CUENTA AL 31/12/2010 La composición de esta cuenta al 31de diciembre de 2010, es como sigue: (Expresado en bolivianos) Nº Descripción Año de origen Importes Año de origen: 1999 al 2004 1 Recaudaciones Enero 2000 Al 2004 29.900 2 Sub Alcaldía XXX 7.290 Grupo Detalle Importe Porcentaje 3 Empresa BOn 300 A Ex funcionarios que recibieron nota de solicitud de descargo 45.527 31.98% B Ex funcionarios que no se encontró su dirección 35.426 23.18% El saldo de la cuenta que se presenta al 31 de diciembre de 2010, tiene origen de los saldos Ex funcionarios en proceso de análisis de los cuales no existe pendientes de descargo de los envíos realizados por la oficina central a las Direcciones C documentación 52.010 34.04% Departamentales y Regionales de esta Municipalidad, los mismo que una vez realizada la venta de D Ex funcionarios en proceso de Auditoria Especial 16.503 10.80% dichos valores debieron efectuar los respectivos descargos mediante el sistema contable lo que no ha ocurrido, esto principalmente por la falta de seguimiento y control de estas cuentas por parte de TOTAL 152.468 100.00% la Unidad de Contabilidad y la Dirección Financiera durante las gestiones pasadas. La ausencia de una adecuada planificación y ejecución de las actividades de inventariación de las Por otra parte el resto de las cuentas de ex funcionarios se encuentran en proceso de obtención existencias de los formularios valorados y la baja correspondiente de los registros contables y de mayores elementos de juicio, con el propósito de recabar información que pueda tener efecto posterior conciliación de los saldos adeudados, y la falta de control de los descargos de los envíos al momento de efectivizar el cobro o devolución de recursos desembolsados por la de los valorados a las oficinas del interior del país durante las gestiones pasadas, ha originado que Municipalidad XXX. los estados financieros de la Municipalidad XXX presenten estos importes que a la fecha se encuentran en proceso de análisis y conciliación. NOMBRE CONSULTOR Año de origen MONTO 2003 6.000 Con el objeto de que de concluya con la depuración de los saldos deudores de esta cuenta, la 2003 500 Unidad de Contabilidad ha iniciado las actividades de análisis y ha presentado el cronograma de trabajo a nivel nacional mediante Informe DGAA-DF-C. Nº 010/07 ante la Oficialía Mayor Administrativa para su respectiva aprobación. Informe DGAA-DF-C. Nº 026/07 de fecha 12 de mayo de 2010, que presenta los resultados del análisis y revisión de la cuenta, las conclusiones y recomendaciones, fueron remitidas a la NOTA Nº7.- DEUDORES POR ENTREGA DE PASAJES Y VIATICOS Oficialía Mayor Administrativa con el propósito de obtener los argumentos legales para la toma de acciones, con referencia al pago de remuneraciones a los consultores sin contar con La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: presupuesto. F.- Otros Deudores Descripción Año de origen Importes Esteban Quito 2010 8.555 Nº Año de origen Nombre Concepto Monto Observación Alan Bruto 2010 8.923 1 1999 Zoila Vaca Garantía Inmueble 9.322 Proceso de Análisis TOTAL 17.479 2 2002 Consultora BDO Préstamo Impresión Diccionario 30.000 Proceso de Análisis Según comprobante contable Nº 2202 de fecha 12/12/2010 se efectúa la transferencia por gastos 3 2001 OEA Pago Pasajes Ottawa Canadá 6.600 Proceso de Análisis de representación y adquisición de pasajes aéreos de la agencia de viajes Marhina Tours SRL: Para viaje a Quito Ecuador de los Sres. Esteban Quito ex Alcalde Municipal y el Dr. Alan Bruto 4 2001 Programa Agro Préstamo viáticos con cargo a devolución 4.880 Proceso de Análisis Secretario General de la Municipalidad. 50.803 Con CITE: MT/DGAA-E- 763/06 de fecha 13 de diciembre de 2010, se comunica que por instrucciones del H. Concejo Municipal, se suspendieron el viaje a Quito Ecuador, en tal virtud se A la conclusión del presente informe, se viene procediendo con la depuración de cuentas solicita la devolución del costo de los Boletos Nº 20222501235406 y 2022250139592 de la agencia pendientes de descargo, con el propósito de identificar, a los responsables del cobro y desembolso de viajes ATHINA TOURS. En respuesta a dicha solicitud la agencia de viajes ATHINA TOURS pone de recursos del Estado, como también en la obtención de mayores elementos de juicio que puedan en conocimiento que la solicitud de devolución de los boletos electrónicos de TACA, fueron tener efecto al momento de la recuperación de adeudos pendientes de descargo. rechazados en razón a que es una tarifa no reembolsable, pero si emitirán un certificado con derecho134 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 135
  • 68. a uso con vigencia a tres meses a partir de su emisión en rutas internacionales previo descuento con el respectivo informe de auditoría especial Nº INF.UAI-012/07 de fecha 29 de diciembre de previo descuento de las penalidades y gastos administrativos. 2010, leída en fecha 21 de febrero de 2010. El importe del estado de cuentas no constituye en esencia, deudas pendientes de descargo de los Esta cuenta para la presentación adecuada de la cuenta en la presente gestión se reclasifica a los señores: Esteban Quito, y Alan Bruto en razón a las explicaciones formuladas en el párrafo anterior. activos no corrientes debido a la naturaleza del análisis y tratamiento posterior que efectuará la Oficialía Mayor Administrativa. NOTA Nº9 INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS NOTA Nº11.- CUENTAS POR COBRAR DE GESTIONES ANTERIORES EN PROCESO JUDICIAL. La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, tiene la siguiente relación de saldos de las existencias en los almacenes de la Municipalidad: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: Descripción Importe Nº Descripción Importes Año de origen Inventario de Materiales y Suministros 173.314 1 Pastos Arellano Chamba 11..230 1998 Inventario de valores 3.500 2 Félix Duran Montes 53.621 1998 La Municipalidad XX, ha obtenido la autorización de la Dirección General de Normas de Administración del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, Órgano Rector del Sistema de El saldo de la cuenta al 31 de diciembre de 2010, la misma que no tiene movimiento desde la gestión Contabilidad Integrada para el costeo de las existencias de almacenes mediante la aplicación del 2000 según el SINCOM de ese ejercicio; esta cuenta tiene origen en la gestión 1998 como proceso método Costo Promedio Ponderado (CPP) para la gestión 2010. El Costeo aplicado en la gestión que sigue la Municipalidad XXX, contra las personas indicadas en el cuadro anterior, por apropiación 2010 fue el PEPS, Primeras Entradas Primeras Salidas, de acuerdo a los lineamientos de las indebida, abuso de confianza, falsedad material, peculado y conducta antieconómica,, mismo que Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada vigentes. se encuentra radicado en el Juzgado de Partido Tercero en lo Penal del Distrito de La Paz, según informe MUN-M Nº 221/05 de fecha 12 de diciembre de 2005. El Inventario físico valorado de las existencias en los almacenes de este Ministerio al cierre del ejercicio fiscal 2010, se presentan de acuerdo a la información y documentación proporcionada por A solicitud escrita de la xxx, la Dirección xxx, ha remitido su pronunciamiento respecto al estado del almacenes dependiente de la Unidad Administrativa. proceso judicial mediante Informe UGJ/AGJ Nº 02/06 de fecha 27 de diciembre de 2010, documento en el que expresa que el proceso se encuentra en Etapa de Debates conforme al anterior Código NOTA Nº10.- CUENTAS A COBRAR A LARGO PLAZO de Procedimiento Penal, sin que se haya dictado sentencia, y que las posibilidades de que concluya con una sentencia favorable o desfavorable siempre están abiertas, por lo que su naturaleza nos e El saldo de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue puede asegurar categóricamente cuál va ser el veredicto final. Cuentas por cobrar al corto plazo Bs 18.682.875 Para la formulación de los estados financieros por la gestión, esta cuenta es reclasificada como Menos: activo no corriente, en razón a que el proceso judicial conforme al informe formulado por la Unidad Previsión para cuentas incobrables Bs 18.682.875 Jurídica, no está definido el veredicto final, encontrándose en proceso de debates. Valor actual de la cuenta por cobrar Bs 0 NOTA Nº12.- ACCIONES Y PARTICIPACIONES DE CAPITAL De acuerdo con los resultados del análisis presentado en el Informe Nº AC15/04 de fecha 237 de diciembre de 2004, formulado por el consultor en análisis de cuentas, Lic. XXX, y seguimiento y La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, de acuerdo a la información y actualización de este informe durante la gestión 2005 efectuado mediante Informe DGAA – DF –C. documentación remitidos por la Dirección Administrativa, es como sigue: Nº 49/05 formulado el 12 de septiembre de 2005 por el Lic. XXX, Responsable de Contabilidad, el saldo de esta cuenta surge principalmente como consecuencia de la falta de la observancia de las Nº Nº Contrato Nro. de Telf. Fecha de Registro $us Importes Importes normas de contabilidad de materia de registro de activos “cuentas por cobrar” y el “devengado de actualizados al actualizados al recursos en la Administración Municipal” por parte de los anteriores funcionarios del área de contabilidad. 31-12-10 31-12-10 1 71082663 2409338 31-12-04 1.500 12.000 11.895 Los informes antes señalados fueron aprobados por la Oficialía Mayor Administrativa y remitidos a 2 21029040 2407552 31-12-04 750 6.000 5.947 la Unidad Jurídica, esta ha emitido el informe legal correspondiente con la recomendación al Sr. TOTAL GESTIONES ANTERIORES Alcalde Municipal de que previamente se realice una auditoría especial respecto a la posibilidad de cobro y superar cualquier susceptibilidad en el futuro. El Sr. Alcalde Municipal, ha instruido a la Unidad de Auditoría Interna la ejecución de auditoría especial de esta cuenta. Auditoría Interna, ha ejecutado dicha actividad durante la gestión 200X136 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 137
  • 69. ADQUISICIONES DE LA GESTIÓN 2010 SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AL 25/01/2010 PARTIDA DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO EJECUTADO SALDO % EJECUCIÓN OBSERVACION 3 291/2010 serie iv 4628868 21-12-10 1.250 10.062,5 9.912.50 4 1427 8424127 21-12-10 1.400 11.270 11.402,00 TOTAL ADQUISICIONES 2010 TOTAL INVERSIONES AL 31/12/07 En la gestión 2010, el XXX ha recibido donaciones de activos fijos, cuya composición se presenta a continuación. Las adquisiciones de líneas telefónicas corresponden al contrato Nº 29/2010 serie IV Nº de teléfono INSTITUCIÓN DONANTE IMPORTE Bs TIPO DE ACTIVO 4628868 para la Oficina, y el Contrato Nº 1427, Nº de teléfono 8424127 para la Oficina. O.E.A. 19.650 EQUIPOS DE COMUNICACIONES DEFENSOR DEL PUEBLO 1.000 EQUIPO DE COMPUTACIÓN NOTA Nº 13.- ACTIVO FIJO EN OPERACIÓN EMPRESA XX LTDA. 926 IMPRESORA TOTAL 30.940 La composición y el movimiento de los activos fijos en operación al 31 de diciembre de 2010 son como sigue: El Fondo de Naciones Unidas Para la Infancia, UNICEF, ha reportado a la Municipalidad XXX COSTO TOTAL DONACIONES mediante nota Nº LP/345/08 de fecha 13 de febrero del 2010, un estado de ejecuciones de gasto GRUPO CONTABLE ACTUALI- INCORPORA- Y REPOSICIO- ACTUALIZA- BAJAS AL COSTO AC- en el Programa, dentro del cual presentan un importe de Bs 17.354,79 bajo la denominación de CIONES CIÓN 31/12/10 TUALIZ. ZADO2010 NES equipamiento de oficina, consistentes en donaciones de los siguientes activos: radio grabadora, EDIFICIOS cámara digital, retroproyector, sillas, escritorio y mesa de reuniones, las adquisiciones fueron MUEBLES realizadas por xxx en forma directa sin la participación del XXX. La Unidad de Contabilidad no ha MAQUINARIA efectuado el registro contable de donaciones de activos antes referidos, por cuanto no se cuenta COMUNICACIÓN con la documentación de sustento que valide la transferencia de los bienes en forma definitiva a EDUCACIONAL favor del Municipalidad XXX, una vez obtenida los documentos necesarios, se efectuará el registro TRANSPORTE de ajuste e incorporación de los bienes en los estados financieros y el inventario de activos fijos. HERRAMIENTAS COMPUTACIÓN El cálculo de las actualizaciones, deprecación y los inventarios respectivos de los activos fijos al 31 OTROS de diciembre de 2010, fue efectuado por la Unidad de Activos Fijos, dependiente de la Unidad OFICINA Administrativa, información y documentación que fue considera para el registro contable respectivo. TOTALES En la gestión 2010 se ha efectuado la adquisición de activos con recursos de contravalor Bolivia – NOTA Nº14.- FONDOS RECIBIOS EN CUSTODIA Japón, de acuerdo a Convenio Interinstitucional suscrito entre la Municipalidad XXX y el Durante la gestión 2010 el movimiento de esta cuenta ha tenido el siguiente comportamiento: Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo, aprobando el financiamiento para la ejecución del proyecto “Fortalecimiento Institucional Red Informática de la Municipalidad XXX”, Saldo inicial al 01/01/06 569.361,54 consistente en los siguientes bienes de uso: Mas: 192.437,69 Abonos de la gestión 474.462,64 El monto total del convenio de financiamiento alcanza a Bs 625.968, de este importe se ha ejecutado Menos: 287.336,59 Débitos de la gestión durante la gestión 2010 el importe de Bs 385.580 correspondiente el a61.60% de ejecución, el saldo Saldo final al 31/12/06 de Bs 240.- correspondiente al 38.40% del total presupuestado, es transferido a la gestión para su ejecución en la segunda y tercera fase de acuerdo al estado de seguimiento de la ejecución que se NOTA 15.- ALQUILERES DE EJERCICIOS ANTERIORES presenta a continuación. La vigencia del convenio de cooperación es del 08 de marzo de 2010 al 30 de junio de 2010. La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: RED INFORMÁTICA CIF (DAP/JAP/1060/2010) DETALLE AÑO ORIGEN IMPORTES PROYECTO: 0001 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Subalcadía centro 2003 1.020,00 ACTIVIDAD. 00 RED INFORMÁTICA DE LA MUNICIPALIDAD XXX Subalcaldía Sur 2003 1.500,00 ORGANISMO FINANCIADOR: 415 RECURSOS DE BID Subalcaldía Alto 2003 3.292,80 FUENTE DE FINANCIAMIENTO: 80 DONACION EXTERNA Subalcaldía 1 2003 2.346,00 Centro Urbano Municipalidad 2003 127.179,00 TOTAL 157.817,80138 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 139
  • 70. En CITE: M/DGAA Nº 640/09 se solicita a la Unidad Jurídica, opinión legal par ala bajo o castigo de NOTA Nº 18 APORTES PATRONALES A PAGAR A LARGO PLAZO la cuenta “Alquileres de Ejercicios Anteriores” que a la fecha se encuentran pendientes de pago, monto que asciende a Bs 28.9292,80. Importe que corresponde a aquellos que no son reclamados Al 31 de diciembre de 2010, esta cuenta con el respectivo importe surge de la reclasificación de la por los acreedores. Cuenta: Aportes Patronales a Pagar a Corto Plazo expuesto en el Grupo Pasivos Corrientes durante la gestión 2010. Entidad Concepto Año origen Importe Cbte. Observaciones La reclasificación de esta cuenta se efectúa debido a que la composición y tratamiento del saldo no Emprelpaz Alquileres por pagar 2003 780,00 1584 No existe reclamo ha tenido movimiento durante la gestión 2010, para la revisión, análisis y depuración se requiere de Emavías Alquileres por pagar 2003 784,00 1835 No existe reclamo recursos humanos destinados a esta actividad. La Unidad de Contabilidad no cuenta en la actualidad 1.564,00 con el personal suficiente para encarar las tareas de depuración de cuentas con saldos de gestiones anteriores al 2010. NOTA Nº 16.- DEUDAS PENDIENTES DE REGULARIZACIÓN CON MUNICIPALIDAD YYY MOVIMIENTO DE LA CUENTA La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: AÑO ORIGEN APERTURA DEBE HABER SALDO HABER 53.908,25 53.908,25 DETALLE IMPORTES AÑO ORIGEN 2000 - 2004 53.908,25 5.085,00 12.521,61 61.344,86 Escuela Miraflores 2.726,00 2000 2000 - 2004 61.344,86 156,24 21.553,97 82.742,59 Comprobante Preventivo Nº 309 17,40 2010 2000 - 2004 83.608,07 54.024,12 83.608,07 Comprobante 09 - 310 378,00 2010 SALDO AL 2010 83.608,07 83.608,07 Comprobante 1225 603,49 2010 Comprobante 1306 957,00 2010 Pedro Pavón 1548 290,00 2010 TOTAL 17.146,00 NOTA Nº 19.- RETENCIONES A PAGAR A LARGO PLAZO Como resultado del trabajo realizado, se ha establecido que en gestiones anteriores se solicitaban La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: recursos, fuente 20, a través de comprobantes físicos y mediante SINCON, para cubrir diversos Código Descripción Importes Año origen gastos como ser: pasajes, material de escritorio, mantenimiento, etc., de los cuales no se ejecutaba 121.941,15 1998 el 100% de lo solicitado, quedando saldos pendientes que no han sido conciliados y regularizados 3.151,74 1999 por parte de esta Municipalidad 11.783,80 2000 NOTA Nº17.- DEUDAS COMERCIALES DE GESTIONES ANTERIORES 35.398,00 2001 5.170,00 2001 La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2010, es como sigue: 3.164,00 2002 2.097,47 2003 DETALLE IMPORTES AÑO ORIGEN TOTAL 423.764,49 11.780,00 2000 12.10,00 2001 La composición y los movimientos de las cuentas que componen este grupo, tiene origen en las 122.000 2003 gestiones anteriores al 2010. 13.110,37 2001 TOTAL 311.484,62 NOTA 20.- CONCILIACIÓN PRESUPUESTARIA PATRIMONIAL Los saldos de estas en forma comparativa se presentan a continuación. INGRESOS CORRIENTES Durante la gestión 2010, se ha llevado a cabo la tarea de análisis y recopilación de documentación y antecedentes, que respalden los importes registrados en esta cuenta. ESTADO DE EJECUCIÓN DESCRIPCIÓN DIFERENCIA RESULTADOS PRESUPUEST. Como resultado de este trabajo, se han formulado los informes de los resultados obtenidos en VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 3.767.145,85 3.767.145,85 relación al análisis de cada una de las cuentas. OTROS INGRESOS CORRIENTES PROPIOS 1.344.499,39 1.346.663,29 DONACIONES CORRIENTES RECIBIDAS 794.460,21 794.460,21 TRANSFERENCIAS DEL TGN 7.824.710,28 7.824.710,28 TOTAL 13.730.815,73 13.732.979,63140 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS 141
  • 71. La diferencia registrada entre la ejecución presupuestaria de recursos y los montos expuesto en el estado de resultados en la parte del ingreso corriente, se presenta en el Informe Nº 02/09 de conciliación de estas cuentas, formulado por el encargado de registro contable, Sr. XXX, de fecha 27 de febrero de 2010. GASTO CORRIENTE ESTADO DE EJECUCIÓN DESCRIPCIÓN DIFERENCIA RESULTADOS PRESUPUEST. REMUNERACIONES 8.507.706,85 8.481.091,08 26615,42 COSTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS 1.158.550,72 1.251.366,51 -92.815,79 SERVICIOS NO PERSONALES 2.391.125,44 2.456.686,19 65.560,75 SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS 7.824.710,28 7.824.710,28 - CORRIENTES TOTAL 13.730.815,73 13.732.979,63 -131.761,12 La diferencia registra entre la ejecución presupuestaria de gasto y los montos expuestos en el estado de resultados en la parte del gasto corriente, se presenta en el Informe Nº 02/09 de conciliación de los saldos, formulado por el encargado de registro contable, Sr. XXX, de fecha 27 febrero de 2010. NOTA 21.- HECHOS POSTERIORES AL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL 2010 Mediante Resolución del Concejo Municipal de fecha 23 de enero de 2010, se designa Alcalde Municipal al Sr. XXX. Mediante Resolución Administrativa de fecha 6 de febrero de 2010, se designa Oficial Mayor Administrativo, a la Lic. XXX. En aplicación del Artículo 47 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada aprobada mediante Resolución Suprema Nº 222957 del 4 de marzo de 2005 y el Artículo 52 del Reglamento Específico de Contabilidad Integrada de esta Municipalidad, los estados financieros del Municipalidad XXX son firmados por las autoridades en ejercicio a la fecha de emisión de dichos estados. La información financiera, presupuestaria y patrimonial contenida en los estados financieros por el ejercicio fiscal 2010, corresponde a la gestión del Sr. XXX, Ex Alcalde Municipal de Municipalidad XXX y la LicXZZ Oficial Mayor Administrativa. Alcalde Municipal Director Administrativo Financiero Contadora142 CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DEL EJERCICIO EN LOS MUNICIPIOS