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Guía municipal para la rendición de cuentas. Padem, Ministerio de Autonomía y Ministerio de Transparencia. Bolivia. 2011

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  1. 1. 2da Edición año 2012
  2. 2. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTASTabla de contenidos1. PRESENTACIÓN 52. ¿QUÉ ES LA RENDICIÓN DE CUENTAS MUNICIPAL? 83. ¿PARA QUÉ SIRVE LA RENDICIÓN DE CUENTAS MUNICIPAL? 84. ¿LA RENDICIÓN DE CUENTAS ES UN DERECHO O UNA OBLIGACIÓN? 105. ¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS? 116. ¿CÓMO SE ARTICULA LA RENDICIÓN DE CUENTAS AL CICLO DE GESTIÓN MUNICIPAL? 127. ¿QUIÉNES RINDEN CUENTAS? 15 7.1. Actores 15 7.2. Roles 168. ¿EN QUÉ CONSISTE EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS? 17 8.1. Principios 17 8.2. Características del proceso 18 8.3. Proceso 189. ¿CÓMO REALIZAR LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS? 2110. ¿QUÉ NORMAS REGULAN LA TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS? 2211. ANEXOS: Herramientas para el manejo de la información y rendición de cuentas 23 3
  3. 3. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 4
  4. 4. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 1. PRESENTACIÓNEl gobierno municipal, como parte de la estructura del Estado, es el gobierno que está máscerca de la gente y de sus necesidades. Por eso mismo, las personas perciben con mayorfacilidad una buena o mala gestión. Estamos más cerca de las obras y de las políticas públicasque ejecuta nuestra alcaldía, que de las obras y políticas públicas del gobierno departamentalo del gobierno nacional.Y sin embargo, esto no es suficiente. En el nuevo modelo constitucional, la participaciónciudadana va más allá de mirar los resultados de una gestión. La participación tiene quever con ser parte de los procesos de planificación y evaluación. Tiene que ver con acordaruna visión plural del desarrollo de nuestro municipio. Tiene que ver con informaciónoportuna, suficiente y transparente. Tiene que ver con un gobierno municipal y con unagestión municipal que se construye desde abajo hacia arriba.La rendición de cuentas municipal, más allá de ejercer control sobre el trabajo de nuestrasautoridades, es parte de una serie de mecanismos que asegura una relación constructiva,inclusiva y efectiva entre la estructura municipal y las ciudadanas y ciudadanos.La legitimidad de las autoridades municipales es apenas un resultado más de los procesosparticipativos y la rendición de cuentas. Otros resultados son, por ejemplo, autoridadesmunicipales cercanas a la gente y sus problemas, políticas públicas acordes a las necesidadesy tiempos de la población, personas que trabajan junto a su alcaldesa o alcalde fortaleciendola cohesión social.No cabe duda de que la gestión municipal es compleja y enfrenta grandes retos. Por eso esmejor no andar solas ni solos. Es mejor ir bien acompañados. Así, el camino resulta másancho, la marcha más amena, y la victoria, más dulce y satisfactoria. Claudia Peña Claros MINISTRA DE AUTONOMÍAS 5
  5. 5. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 6
  6. 6. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS INTRODUCCIÓNLa presente guía para la Rendición de Cuentas, es una herramienta técnica queintenta mejorar la planificación de la gestión pública municipal, generando trans-parencia y cumpliendo con obligaciones legales.La Constitución Política del Estado establece como obligación de cada autoridadpública el rendir cuentas, siendo ésta una evaluación constante en todas las insti-tuciones públicas. El Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra laCorrupción, a través de la Política Nacional de Transparencia y Lucha Contra laCorrupción, crea herramientas técnicas y metodológicas para implementar estaobligación constitucional.En la gestión 2007, cinco fueron las entidades que implementaron el proyecto pilo-to del programa de transparencia. En 2008 fueron 34 entidades que implementa-ron la rendición de cuentas en su gestión, 74 entidades en la gestión 2009 ingre-saron a este proceso, incluidos los 20 ministerios del Órgano Ejecutivo que por pri-mera vez en la historia de Bolivia hicieron conocer sus resultados de gestión deforma directa a las organizaciones sociales y sociedad civil. En la gestión 2011 yahan rendido cuentas públicamente 114 gobiernos municipales, sumándose a estaobligación constitucional.El 22 de julio del año 2009, es publicada la Política Nacional de Transparencia yLucha Contra la Corrupción, creando ejes o áreas de acción preventiva y antico-rrupción, siendo una de estas el fortalecimiento a la participación ciudadana, ins-taurando las audiencias públicas para la rendición de cuentas de los actores públi-cos.La rendición pública de cuentas fortalece la gobernabilidad, da a conocer a lapoblación las actividades, acciones, dificultades y decisiones tomadas, genera con-fianza entre autoridades y población, fortifica el derecho a la participación y brin-da información sobre aspectos económicos, administrativos, técnicos y políticos. Carlos Camargo Ticona VICEMINISTRO DE PREVENCIÓN, PROMOCIÓN DE ÉTICA Y TRANSPARENCIA 7
  7. 7. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS2.¿QUE ES LA RENDICIÓN DECUENTAS MUNICIPAL?La rendición de cuentas municipal es un proceso que contempla un conjunto deacciones planificadas, acerca de temas económicos, sociales, técnicos yadministrativos, con la finalidad de informar a la población acerca de las accionesy los resultados de la gestión municipal.La rendición de cuentas es una práctica de buen gobierno, que reune a todoslos sectores sociales del municipio para fomentar la transparencia en la gestiónpública y promover la participación ciudadana.3.¿PARA QUÉ SIRVELA RENDICIÓN DECUENTAS MUNICIPAL?Los actores locales que desarrollan acciones de rendición de cuentas contribuyena la consolidación de la gobernabilidad democrática en el municipio, a partir dela conformación de espacios de diálogo y de encuentro entre la población y sugobierno local. 8
  8. 8. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS La rendición de cuentas no consiste en un acto público para juzgar a las autoridades municipales, es un proceso en el que los actores involucrados realizan una evaluación conjunta de su desempeño. Este proceso tiene la finalidad de fortalecer las instituciones locales en su relación con la población. Llevar adelante el proceso de rendición de cuentas conlleva múltiples beneficios, entre ellos: Fortalece la gobernabilidad local, se fortalece la acción conjunta entre las autoridades, los/as representantes de las organizaciones sociales y la población en general para plantear y proponer soluciones a los problemas del desarrollo. Contribuyendo de esta manera a la gobernabilidad democrática y a la confianza entre las instituciones públicas y la población. Contribuye a mejorar la gestión local del desarrollo. Mediante los aportes se contribuye al mejoramiento de la gestión pública en la toma de decisiones, el manejo de los recursos, y la provisión de servicios, entre otros. La gestión es más eficiente y eficaz cuando se conocen los aportes y las prioridades de la población y la articulamos en la gestión local. Mejora la comunicación entre autoridades y población. Los espacios públicos de rendición de cuentas permiten que las autoridades informen sobre los resultados de su gestión y sobre los problemas y limitaciones que enfrentan para no cumplir con las metas, con lo que logran reconocimiento de la población. Mejora la legitimidad de las autoridades. Con la rendición de cuentas mejora la credibilidad y confianza de las autoridades, a partir de prácticas de transparencia y gestión democrática que promueve compromisos entre las autoridades y la población. 9
  9. 9. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS Resumiendo, el proceso de rendición de cuentas promueve la corresponsabilidad de autoridades y población respecto a la gestión municipal, fortalece vínculos entre actores y facilita el ejercicio transparente de la gestión pública municipal.4.¿LA RENDICIÓN DE CUENTASES UN DERECHO O UNAOBLIGACIÓN?El proceso de rendición de cuentas implica obligaciones y derechos para todoslos actores.Los actores que rinden cuentas tienene la obligación de: Promover la participación ciudadana Ordenar y preparar información actualizada Brindar información actualizada Convocar de manera amplia a todos los sectores del municipio Atender consultas sobre la información generada Atender sugerencias para mejorar la gestiónLos derechos de los actores involucrados son: Acceder a la información municipal 10
  10. 10. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS Analizar la información municipal Socializar la información municipal en sus comunidades y/o organizaciones de base Asistir y participar activamente de las audiencias públicas Proponer, recomendar, opinar en base a la información municipal acciones o iniciativas para mejorar la gestión municipal, como ciudadano o desde el rol del control social 5. ¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS? El objetivo es extraer lecciones aprendidas desde un balance del año que pasó, un avance al año en curso e identificar los retos del siguiente año. De esta manera la rendición de cuentas tendrá un fin evaluativo y proyectivo, para mejorar y rectificar. De acuerdo a la norma, se debe rendir cuentas al menos dos veces al año1, de tal manera de informar sobre todas las áreas en las que el municipio tiene responsabilidad. Ajustando esta obligación al ciclo de gestión municipal, es recomendable realizar al menos las siguientes rendiciones de cuentas: En junio, con la finalidad de informar los resultados del primer semestre de la gestión fiscal. Informe necesario para iniciar el proceso de planificación participativa para que permita conocer los avances y proyectar el cierre de gestión.1 Ley Marco de Autonomías yDescentralización, Nº 031 de 19 dejulio de 2010, Artículo 141º En enero-febrero, con la finalidad de dar a conocer los resultados de la gestión en relación a las metas anuales propuestas y verificar 11
  11. 11. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS los impactos de la gestión municipal en términos del mejoramiento en la calidad de vida de la población.En algunos municipios, el número de audiencias públicas de rendición de cuentashan sido trimestrales o cuatrimestrales. El número dependerá de la autoridadmunicipal, sin descuidar que estos espacios contribuyan a informar y sean debeneficio para la población.6.¿CÓMO SE ARTICULA LARENDICIÓN DE CUENTAS ALCICLO DE GESTIÓNMUNICIPAL?Los espacios de rendición de cuentas no constituyen eventosaislados de la gestión municipal, más bien representan procesos queestán estrictamente articulados a la gestión municipalparticipativa. Por cuanto su contenido se relaciona directamentecon la información de los resultados de la gestión municipal, tantode los resultados parciales como los finales.El ciclo de gestión municipal considera como principio laparticipación y la transparencia, en este esquema el proceso de rendición decuentas contribuye y alimenta el eje de control a la gestión municipal (Ver gráficoNº1). Los espacios de rendición de cuentas considerados como espacios deencuentro, discusión y análisis permiten brindar información acerca de losresultados de gestión desde el ejecutivo municipal, el concejo municipal, lossectores educación y salud, y desde el propio control social. 12
  12. 12. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS Gráfico Nº 1 13
  13. 13. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTASLa gestión municipal en el año fiscal se inicia con la conformación de un primerespacio de rendición de cuentas, con la finalidad de brindar información sobrelos resultados de la gestión precedente en el mejoramiento de la calidad de vida.Este informe de gestión es cualitativo y complementario al informe financieroque arroja el proceso de elaboración de estados financieros (Balance general,estado de resultados). Ambos permiten analizar e interpretar de manera integrallos resultados de la gestión.El segundo momento de rendición de cuentas es aquel que permite informarsobre los avances de la gestión fiscal; es decir, los resultados parciales en relacióna las metas y objetivos anuales. El propósito de informar sobre los avances dela gestión contribuye en gran medida al inicio del proceso de planificaciónoperativa anual para la siguiente gestión, por cuanto brinda información esencialpara conocer los resultados de los temas programados y también sobre aquelloque falta por ejecutar. En este espacio se conocen y analizan los resultadosparciales de gestión para proyectar su ejecución total en caso de uncumplimiento satisfactorio y también permitirá realizar los ajustes necesariossea cuantitativos o cualitativos, con la finalidad de cumplir con las metas hastafin de año. 14
  14. 14. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS7.¿QUIÉNES RINDEN CUENTAS?En la rendición de cuentas, los diferentesactores y la población conocen y analizan lainformación proporcionada, con el objeto devigilar el uso de recursos públicos, brindarrecomendaciones y propuestas que mejorenla gestión municipal.7.1 ActoresEn el municipio rinden cuentas diferentes actores: El/la alcalde/sa municipal: en su calidad de máxima autoridad del órgano ejecutivo municipal Los/as concejales/as municipal: en calidad de integrantes del órgano legislativo municipal Responsables municipales de los sectores: salud y educación Comité de Vigilancia : en calidad de representantes de los vecinos Representantes de las organizaciones sociales: mujeres, jóvenes, comunidades campesinas, asociaciones de productores y otros Población en generalEl éxito de todo proceso de rendición de cuentas radica en el compromiso yresponsabilidad compartida de todos los actores, para lo cual es necesario queexista voluntad de diálogo de los actores. 15
  15. 15. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS7.2 Roles El/la alcalde/sa municipal debe ser el actor que lidera el proceso de rendición de cuentas, debe proveer la información sobre la gestión municipal y sus resultados, y además de promover la participación activa de las organizaciones sociales y de la población en general. El alcalde convoca a todos los actores involucrados y a la población a participar del acto público y brinda información a la población sobre el sentido de la rendición de cuentas. Este actor organiza el proceso de rendición de cuentas, prepara la información, elabora la agenda del acto público, conduce el acto público, presenta la información, anota las participaciones, registra las recomendaciones, atiende las consultas y elabora la memoria del evento. Los/as concejales/as municipales son los actores que, en su rol de fiscalización, deben preparar y presentar la información sobre los resultados de su gestión de fiscalización a la gestión municipal y sobre los resultados de su gestión legislativa (ordenanzas, resoluciones aprobadas y en curso, propuestas e iniciativas legislativas de la población). Responsables municipales de salud y educación, son los actores que en su rol de encargados de estos sectores deben preparar y presentar la información sobre los resultados de los servicios de salud y de educación en relación a los planes del sector aprobados. Control Social, en su rol de vigilantes de la gestión municipal deben preparar y presentar información sobre los resultados de sus acciones de control social a la gestión del municipio. 16
  16. 16. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS Representantes de las organizaciones sociales y población en general, tienen la responsabilidad de recibir, conocer y analizar la información sobre la gestión municipal que se les brinda en la rendición de cuentas. Asimismo, tienen la responsabilidad de promover la participación de sus organizaciones de base en el proceso de rendición de cuentas, promocionar la convocatoria, canalizar las propuestas o iniciativas de sus representados en el acto público y difundir los resultados de la rendición de cuentas entre sus representados.8.¿EN QUÉ Matriz Informe deCONSISTE EL de gestión información Convocatoria PROCESO rendición de cuentasDERENDICIÓNDE CUENTAS?8.1 PrincipiosEl proceso de rendición de cuentas debe garantizar: Acceso a la información Transparencia Participación Igualdad Respeto a la población 17
  17. 17. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS8.2 Características del procesoEl proceso de rendición de cuentas es permanente e integral dentro de la gestiónmunicipal, todos los actores involucrados deben contribuir a que se cumplan lassiguientes características: El proceso de rendición de cuentas dura todo el año, no se reduce sólo al evento de la audiencia pública de rendición de cuentas, todo el proceso contempla actividades antes, durante y después de la audiencia pública. Se brinda información de la gestión municipal, esto implica facilitar información no sólo de la ejecución del presupuesto sino aquella concerniente a la gestión en general: resultados, impactos en la calidad de vida, debilidades y dificultades. Se prepara información amplia y oportuna, esto significa que la información que se entrega en la rendición de cuentas debe responder a las demandas y expectativas de la población. Por lo que el análisis y la preparación de la información debe ser, sobre la contribución de la gestión municipal al mejoramiento de la calidad de vida de la población. La rendición de cuentas busca mejorar la gestión municipal, mediante la participación de todos/as para alcanzar un desarrollo que recoja las expectativas y necesidades de la población, particularmente de aquella tradicionalmente excluida o discriminada.8.3 ProcesoComo se ha señalado, la rendición de cuentas es un procesopermanente, que contribuye al carácter transparente de lagestión municipal a lo largo de todo el año fiscal. Elproceso tiene diferentes acciones encadenadas ycontinuas que se describen a continuación: 18
  18. 18. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS1. Organización de la información Ordenamiento de la información pública de la gestión municipal: registro de los documentos de sustento conforme a las matrices de información. (Anexos 1, 2 y 3). Selección y edición de la información pública para rendición de cuentas Articular con los actores involucrados en el proceso de rendición de cuentas Preparar convocatoria amplia e inclusiva a la audiencia pública de la rendición de cuentas. (Anexo 9).2. Difusión de la información de la gestión municipal Brindar acceso a la información de la gestión municipal en base al detalle de las matrices de información. Difundir ampliamente el proceso de rendición de cuentas3. Análisis de la información Conformar en el municipio espacios de análisis y de determinación de resultados sobre la información municipal de las diferentes áreas, con los técnicos municipales y actores involucrados. Preparar los informes de gestión conforme a los Anexos 4 (Ejecutivo Municipal), 5 (Educación), 6 (Concejo Municipal), 7 (Control Social) y 8 (Salud). Elaborar con los actores involucrados la agenda, metodología y reglas de juego 19
  19. 19. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS Conformar una comisión para la organización logística del evento 4. Rendición de cuentas Desarrollo de la audiencia pública: Conducción, diálogo, debate, y esclarecimiento sobre los diferentes aspectos de la gestión municipal; y sobre el cumplimiento de los compromisos y obligaciones de la población. Firma del Acta de la audiencia pública de rendición de cuentas (Anexo 10). Difusión de los resultados de la audiencia pública hacia la población en general. 5. Seguimiento Retroalimentar la gestión municipal con las iniciativas y recomendaciones de la población Promocionar la educación y participación ciudadana en el proceso de rendición de cuentas Promover que los actores locales cumplan con sus compromisos asumidos en el presupuesto participativo. Definir en el ejecutivo municipal las responsabilidades para el monitoreo y seguimiento del proceso Mantener informada a la población sobre el desarrollo de la gestión municipalEn este esquema, la primera y segunda acción hacen a la transparencia de lagestión municipal, son acciones para brindar información de la gestión en todomomento. La tercera, cuarta y quinta acción hacen a la apertura del gobiernomunicipal por evaluar la gestión y asimismo recoger propuestas, sugerenciaspara mejorarla. 20
  20. 20. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 9. ¿CÓMO REALIZAR LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS?Estos espacios que constituyen momentos de encuentro entre las autoridadesmunicipales y la población, demandan concentrarse en actividades antes,durante y después de la audiencia pública.Antes Diseñar y difundir una amplia convocatoria Articular y comprometer la participación de los actores involucrados con el proceso de rendición de cuentas Elaboración de la agenda, preparación de materiales a ser difundidos, definir la metodología y reglas de juego de la audiencia pública Preparación de la logística del eventoDurante Registro de los participantes Puesta en marcha de la audiencia pública conforme a la agenda Exposición de la información preparada sobre la gestión municipal Espacio para el intercambio, comentarios, preguntas y aportes Registro de las participaciones, comentarios, recomendaciones de todas las intervencionesDespués Difundir los resultados Realizar el seguimiento de las recomendaciones 21
  21. 21. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 10. ¿QUÉ NORMAS REGULAN LA TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS?El proceso de rendición de cuentas busca ser parte de la cultura y prácticademocrática en la gestión de los distintos niveles de gobierno, por ello quedaestablecido como derecho de la población en la Constitución Política del Estado. Artículo 21º, numeral 6 Las bolivianas y los bolivianos tienen derecho a acceder a la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera individual o colectiva. Artículo 235º, numeral 4 Rendir cuentas sobre las responsabilidades económicas, técnicas, políticas y administrativas en el ejercicio de la función pública. Artículo 241º numerales I y II El pueblo soberano, por medio de la sociedad civil organizada, participará en el diseño de las políticas públicas. La sociedad civil organizada ejercerá el control social a la gestión pública en todos los niveles de Estado… Artículo 242º numeral 4 La participación y el control social implica, además de las previsiones establecidas en la Constitución y la ley:4. Generar un manejo transparente de la información y del uso de los recursosen todos los espacios de la gestión pública. La información solicitada por elcontrol social no podrá denegarse, y será entregada de manera completa, veraz,adecuada y oportuna.5. Política Nacional de Transparencia y Lucha contra la Corrupción D.S. 0214. 22
  22. 22. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS 11. ANEXOS Herramientas para el manejo de la información y rendición de cuentas¿Cómo están estructuradas las tengan los 4750 comprobantes determinados en la columna (3), y que los respaldos magnéticos coincidan con lamatrices de información? información remitida al Ministerio de Economía y Finanzas. Responsabilidad. Establece la unidad organizacional y el Cada matriz cuenta con diez columnas: funcionario responsable de la documentación encontrada. 7. Unidad Organizacional. Se registra la unidad organizacional1. Control. Expone la existencia o no del documento. Si se en la que se encuentra el documento. En el ejemplo este cuenta con el documento parcial o total se incluye el campo podría indicar Dirección Administrativa Financiera o carácter “ ”, la inexistencia se refleja con “ ”. Por ejemplo: Unidad de Contabilidad. en entrevista se establece que los manuales de 8. Nombre del Funcionario y Cargo. Esta columna establece procedimientos debieran ser 14 y sólo se cuenta qué funcionario es responsable de la custodia de la físicamente con 5; en la columna (1) se registrará “ ” a información encontrada y el cargo. Continuando el ejemplo, pesar de no contar con todos los manuales, si no se indicará Juana Pérez-Contadora. encontrara ninguno de los 14 documentos se llenará el cuadro con “ ”. 9 Estado del Documento: I=Incompleto. C=Completo. Define la situación de cada ítem en el proceso de obtención de los2. No. Numeración correlativa. Establece el número de documentos. Básicamente se llena en función a la diferencia referencia del archivo o documento en cada matriz. entre unidades establecidas (4) y las unidades físicas Es importante que cuando se organice la información, el verificadas (5), es decir, se asume que un ítem es completo número de matriz y este número de ítem se escriba o se cuando se ha verificado la existencia de todas las unidades pegue en cada documento recopilado. Ejemplo: las libretas establecidas. bancarias nombradas en la matriz 1, ítem 17.g. se Dependiendo de la importancia que se le dé a la copia codificarán con “1-17.g” para facilitar su ubicación. digital, la columna (6) podría incidir en la calificación. En el3. Archivo/Documento. Denominación del documento a ser ejemplo de comprobantes contables es fundamental que se verificado. Al final de cada matriz se describe el cuente con los respaldos magnéticos, su carencia calificaría Archivo/Documento y su referencia normativa. de Incompleto “I” al ítem. En cambio, si analizamos las Ordenanzas Municipales, el hecho de contar con todas las Organización de la Información. Registra la cantidad de unidades físicas verificadas, califican de Completo “C” el documentos establecidos, el número de documentos físicos ítem, sin que importe el número de unidades digitales verificados y su versión digital. encontradas.4. Unidades Establecidas. Determina la cantidad de 10 Observaciones. Permitirá describir entre otros aspectos: el documentos que deberían existir para cada ítem. Ejemplo: criterio de calificación de la columna de Estado del si se tiene la numeración correlativa de comprobantes de Documento (9). Considerando que las autoridades actuales contabilidad de la gestión 2005 del 1 al 850, del 2006, del y electas requieren información resumida gerencial, la 1 al 910, del 2007 del 1 al 980, del 2008 del 1 al 990 y del redacción de las observaciones debe ser breve. Si se 2009 del 1 al 1020 se asume que el número de unidades requiriera ampliar las observaciones, se derivará al Informe establecidas debiera ser la suma de todos los de asistencia técnica, mediante “notas”. Para finalizar el comprobantes: 4750, este es el dato que se registra en el ejemplo esta columna podría indicar: “Incompleto: no se campo (4). tienen 325 comprobantes físicos de la gestión 2005. Ver5 Unidades Físicas Verificadas. Establece los documentos Nota Nº” y la nota en el informe de asistencia técnica dirá: encontrados y verificados para cada ítem. Siguiendo con el “Nota Nº: el desglose por años del ítem Comprobantes ejemplo, se estableció que se debía contar con 4750 contables establecidos es el siguiente: 2005 del 1 al 850; comprobantes contables para los cinco años de gestión, sin 2006 del 1 al 910; 2007 del 1 al 980; 2008 del 1 al 990; y embargo en la verificación a detalle se encontró que de la 2009 del 1 al 1020, haciendo un total de 4750, no se gestión 2005 solo se tenían 325 comprobantes. El dato que encontraron 325 comprobantes de la gestión 2005: corresponde incorporar en la columna (5) es de 4425. números x,y,z,”.6 Unidades Digitales Verificadas. En este ítem se registra la Al final de cada matriz, se indicará la fecha de elaboración y existencia de la versión digital de cada documento formal. firmará el Asistente Técnico y todos y cada uno de los En el ejemplo, se debieran recabar y verificar que los Responsables de la custodia de la información extractados de la “backups” del SINCON (Sistema Integrado de Contabilidad) columna (8). 23
  23. 23. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTASAnexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA CONTROL GUBERNAMENTALGESTIÓN:.................................................... PERIODO DE LA REVISIÓN: DE.......................................................................... HASTA.......................................................................... 1. Resoluciones Administrativas: Emitidas para aprobar disposiciones internas al gobierno municipal, como ser reglamentos, estrategias, modificaciones presupuestarias u otras propias del ejecutivo municipal. (Ley 2028, Artículo 44º numeral 4). 2. Reglamentos de Control Gubernamental: Procedimientos de control posterior elaborados por la Unidad de Auditoría Interna de la municipalidad o de la mancomunidad (Ley 1178). Organización de la Información Responsabilidad Estado del Documento 3. Informes SAYCO y Auditoria: Documentos de auditoría en general, de auditoría SAYCO, del cumplimiento de las Control Nº ARCHIVO / DOCUMENTO Observaciones Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto recomendaciones, observaciones y compromisos del gobierno municipal. (Ley 1178, Artículo 15º y 16º). (1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10) (4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9) 4. Auditorias operativas de recursos IDH: Los gobiernos municipales beneficiarios de estos recursos deben presentar los estados financieros auditados sobre las ejecución de los recursos institucionales y auditorias operativas sobre el CONTROL GUBERNAMENTAL cumplimiento de sus programas operativos anuales, con pronunciamiento expreso sobre la utilización y destino de los recursos provenientes del IDH (D.S. 28421). 1 Resoluciones Administrativas ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 2 Reglamentos del Sistema de Control Gubernamental 5. Reglamento específico del Sistema de Administración de Personal: Reglamento para el funcionamiento del sistema de administración de personal en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del 3 Informes SAYCO y de Auditoria Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo 6º inciso i). 6. Organigrama del gobierno municipal: Estructura organizacional del gobierno municipal aprobado por Resolución. 4 Auditorias operativas de recursos IDH (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055, Numeral 15). 7. Manual de Organización y Funciones: Instrumento de descripción de cargos y funciones basado en la estructura ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS organizacional del gobierno municipal. (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055, Numeral 15). 5 Reglamento especifico del Sistema de Administración de Personal 8. Manual de procesos: Documento operativo para la administración de personal, aprobado por Resolución Administrativa. (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055, Numeral 15). 6 Organigrama del gobierno municipal 9. Carpetas de los procesos de reclutamiento y selección del personal: Comprende todo el proceso desde requerimiento de personal hasta la contratación. (Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo 7 Manual de Organización y Funciones 18º, numerales I y II). 8 Manual de Procesos 10. Información de Recursos Humanos: Información del personal permanente, como ser, files individuales del personal, planillas de sueldos, aportes e impositivos, inventario del personal y otras que se consideren importantes. (Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo 45º incisos del a al d). 9 Carpetas de los procesos de reclutamiento y selección del personal ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Información de recursos humanos: 11. Reglamento específico del Sistema de Crédito Público: Reglamento para el funcionamiento del sistema de crédito público, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución a. - Files del Personal y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Crédito Público R.S. 218041, Artículo 9º). 10 b.- Planillas de sueldos, aportes patronales e impositivos 12. Reglamento de Operaciones de Tesorería: Reglamento para el funcionamiento de las operaciones del sistema de tesorería, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Tesorería, c.- Inventario del personal Artículo 7º inciso b). 13. Reglamento específico del Sistema de Contabilidad: Reglamento para el funcionamiento del sistema de contabilidad, ADMINISTRACIÓN FINANCIERA en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Contabilidad 11 Reglamento específico del Sistema de Crédito Público Integrada R.S. 222957, Artículo 14º inciso b.). 14. Reglamento específico del Sistema de Presupuestos: Reglamento para el funcionamiento del sistema de presupuestos, 12 Reglamento de Operaciones de Tesorería en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Presupuestos 13 Reglamento especifico del Sistema de Contabilidad R.S. 225558, Artículo 10º inciso b.). 15. Manual de Procedimientos de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería: Procedimientos relacionados a pagos, fondos de 14 Reglamento especifico del Sistema de Presupuestos avance, viáticos, sueldos y aguinaldos, aportes patronales, indemnizaciones, beneficios sociales, caja general, caja chica, anticipos, reembolsos del SUMI, Fondo de Control Social y otros (Normas Básicas de los Sistema de Contabilidad Integrada R.S. 222957, Artículo 4º, numeral 6, Sistema de Presupuestos R.S. 225558, Artículo 4º inciso b y Ley 1178 15 Manuales de procedimientos de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería Artículo 13 º inciso a). 16 Contratos y convenios de financiamiento 16. Contratos y convenios de financiamiento: Suscritos con organismos financiadores o de la cooperación internacional ordenados cronológicamente (Ley 2028, Artículo 115º). 24 - 25
  24. 24. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTASAnexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA Organización de la Información Responsabilidad Estado del 17. Documentación en custodia de títulos y valores: Títulos valores como ser, bonos, pólizas de garantía, boletas deControl Nº ARCHIVO / DOCUMENTO Documento Observaciones garantía, letras de cambio, etc. (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo 32º inciso c). Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto (1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10) 18. Información presupuestaria, contable y de tesorería: documentos, archivos físico y magnético (Norma Básica del (4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9) Sistema de Contabilidad Integrada R.S. 222957, Artículo 14º inciso b). 17 Documentación en Custodia de Títulos y Valores a. Estados Financieros e información complementaria (a nivel de subcuenta) Estados Financieros e información complementaria: incluye Balance General, Estado de Recursos y Gastos Información presupuestaria, contable y de tesorería: Corrientes, Estado de Flujo de Efectivo (método directo), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Ejecución del Presupuesto de Recursos (resumen por rubros a nivel institucional), Estado de Ejecución del a.- Estados Financieros e información complementaria Presupuesto de Gastos (resumen por partidas a nivel institucional), Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento (CAIF). Las entidades que utilizan el Sistema Integrado de Contabilidad (SINCON) deben adicionar reportes de ejecución presupuestaria bruta de recursos y de gastos. b.- Ejecuciones presupuestarias mensuales de ingresos y gastos Desagregaciones c.- Programación de Flujos de Caja de recursos y gastos Inversiones financieras a corto plazo/largo plazo, exigible a corto plazo/largo plazo, obligaciones a corto/largo plazo, deuda pública, detalle de activos fijos (bienes de uso) y su depreciación, cuadro resumen de activos fijos y d.- Extractos bancarios de las cuentas fiscales cuadro resumen de bienes de consumo. Adjuntos 18 e.- Comprobantes de contabilidad de ingresos y gastos Notas a los estados financieros, informes de auditoría (interna y/o externa), conciliaciones bancarias de todas las cuentas registradas en el TGN a nombre del gobierno municipal y si corresponde libretas de la CUT al cierre del f.- Talón de chequeras ejercicio fiscal; balance de comprobación de sumas y saldo; e índice numerado y toda la documentación foliada (numerada). g.- Libretas bancarias Respaldo de la documentación presentada • Nota firmada por la máxima autoridad ejecutiva y/o el responsable del área administrativa financiera. h.- Nómina de los funcionarios autorizados a operar en los bancos • Resolución del Concejo Municipal de aprobación de los Estados Financieros, expresando en forma clara y pronunciamiento de la instancia de participación y control social. (D.S. 24447, Artículo 14º, parágrafos i.- POA y presupuestos anuales aprobados I y II, D.S. 26564, Artículo 7º). j.- Reformulaciones del POA y Presupuestos b. Ejecuciones presupuestarias mensuales de ingresos y gastos: En medio impreso a nivel institucional y en medio magnético en forma detallada desagregada por estructura programática, fuente de financiamiento, organismo financiador y modificaciones presupuestarias, por rubro y objeto de gasto, adjuntando conciliaciones bancarias, con Información de ingresos municipales: sus respectivas notas de remisión a la Dirección General de Contabilidad Fiscal del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (Reglamento de la Inmovilización de Recursos D.S. 27848, Artículo 4º; Resolución Ministerial Nº a.- Reglamento de Procedimientos de Cobranza 115, D.S. Nº 772). c. Programación de Flujos de Caja de recursos y gastos: Son los pronósticos de ingresos y egresos que se proyectan b.- Normativa municipal de tasas, patentes y contribuciones especiales ejecutar de manera mensual considerando el comportamiento histórico y esperado de los diferentes rubros y partidas de gasto (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo 27º). c.- Procedimientos para el cobro de ingresos no tributarios d. Extractos bancarios de las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo 19 23º). d.- Catastro Municipal e. Comprobantes de contabilidad de ingresos y egresos: comprobantes que deben estar respaldados con la documentación de las operaciones realizadas (Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. 222957, e.- Padrón de contribuyentes Artículo 24º). f. Talón de chequeras: De todas las cuentas fiscales del municipio (Norma Básica Sistema de Tesorería, Artículo 32º f.- Procesos de Fiscalización inciso b). g. Libretas bancarias: Detallando el movimiento de ingreso, salida y saldo de las cuentas bancarias (Norma Básica g.- Procedimiento del Plan de Pagos Sistema de Tesorería, Artículo 24º inciso c). h. Nómina de los funcionarios autorizados a operar en los bancos, indicando las atribuciones y firmas autorizadas ADMINISTRACIÓN BIENES Y SERVICIOS (Norma Básica Sistema de Tesorería, Artículo 180º). i. Programa de Operaciones Anual – POA y presupuesto: Documentos correspondientes a la gestión, incluidos 20 Reglamento específico del Sistema de Bienes y Servicios respaldos magnéticos del Sistema de Formulación Presupuestaria Municipal – SFPM, elaborados en el marco de las normas básicas, aprobados por el Concejo Municipal y con nota de presentación al Ministerio de Economía y 21 Manuales de procedimientos de contrataciones Finanzas Públicas. (Ley 2028, Artículo 44º numeral 10). j. Reformulaciones del POA y presupuesto: Son modificaciones o cambios al presupuesto anual aprobado y deben 22 Programa Anual de Contrataciones (PAC) contar con los respaldos de la reformulación. (Norma Básica Sistema de Presupuesto R.S. 225558, Artículo 28º). 23 Reporte de los procesos de adquisición y/o contratación de bienes y servicios 24 - 25
  25. 25. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTASAnexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA 19. Información de Ingresos Municipales Organización de la Información Responsabilidad Estado del DocumentoControl Nº ARCHIVO / DOCUMENTO Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto Observaciones a. Reglamento de Procedimientos de Cobranza: Establecen procedimientos de cobro de ingresos tributarios y no (1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10) tributarios de la Hacienda Pública Municipal. (Ley 2028, Artículo 44º numeral 4 y 5). (4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9) b. Normativa municipal de Tasas, patentes y contribuciones especiales: ordenanzas u otras disposiciones aprobadas 24 Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios por el Concejo Municipal. (Ley 2028, Artículo 12º, numeral 10; Ley 031, Artículo 33º párrafo I, numeral 3 inciso d). c. Procedimientos para el cobro de ingresos no tributarios: Resoluciones de aprobación de alquileres, contribuciones 25 Reglamento de Administración de Activos Fijos para la mejora, indemnizaciones por daños, multas u otros. (Ley 031, Artículo 105º, numeral 3 y 4). d. Catastro Municipal: registro catastral conforme a reglas técnicas y parámetros técnicos que los gobiernos Información de activos fijos: municipales llevan para organizar y administrar el catastro municipal. (Ley 031, Artículo 82º, parágrafo IV). e. Padrón de contribuyentes: para cobro de ingresos tributarios, incluidos respaldos digitales de sus sistemas de a.- Inventario de activos fijos administración tributaria SIIM, RUAT, otros. (Ley 2028, Artículo 103º). 26 b.- Revaluó de activos fijos f. Procesos de Fiscalización: Archivo con los procesos de fiscalización realizados. g. Procedimiento del Plan de Pagos. (Ley 2492, Artículo 55º). c.- Documentación de propiedad de inmuebles y vehículos ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 27 Reglamento de Administración de Almacenes 20. Reglamento específico del Sistema de Bienes y Servicios: Reglamento para el funcionamiento del sistema de bienes y servicios, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Información de almacenes: Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso e). 21. Manual de procedimientos de contrataciones: Documento operativo para la contratación de bienes y servicios, aprobado a.- Inventario de almacenes por Resolución Administrativa. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c). 28 22. Programa Anual de Contrataciones: Plan anual de compras de bienes y contratación de servicios de acuerdo al Programa b.- Ingreso y salida de almacenes de Operaciones Anual. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c). c.- Tarjetas kardex 23. Reporte de procesos de adquisición y/o contratación de bienes y servicios: Detallando la fecha de adjudicación, objeto, beneficiario, modalidad de contratación, garantías, monto, fecha de vencimiento de contrato y otros. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c). 24. Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios: Archivo de carpetas con documentación respaldatoria de cada proceso de contratación, que incluya desde la aprobación del inicio del proceso de contratación hasta el contrato firmado. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c). 25. Reglamento de Administración de Activos Fijos: Disposición sobre procedimientos de control, disponibilidad el uso y el FIRMA FIRMA FIRMA control de los activos fijos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 116º Numeral I inciso a). 26. Información de activos fijos: a. Inventario de activos fijos: archivos en medio físico y magnético (respaldo del SIAF u otro sistema), con codificación definida y estado de depreciación de los activos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 119º, RESPONSABLE DEL LLENADO DE LA MATRIZ DE JEFE INMEDIATO SUPERIOR H.ALCALDE MUNICIPAL DE numeral I). Se debe contemplar en forma separada o incluyente la información sobre Infraestructura y equipamiento INFORMACIÓN de los establecimientos de salud y de educación y deportes. (Ley 031, Artículo 81º, párrafo III, numeral 2, inciso c). b. Revaluó de activos fijos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 119º, numeral II inciso b) c. Documentación de propiedad de inmuebles y vehículos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 116º, numeral I inciso c) 27. Reglamento de Administración de Almacenes: Procedimientos que garanticen el control de los bienes de consumo NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 116º Numeral I inciso a). 28. Información de almacenes: a. Inventario de almacenes: codificados, clasificados según orden lógico. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y CARGO: CARGO: Servicios Artículo 136º, numeral II). b. Ingreso y salida de almacenes. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 128º, numeral I y Artículo 135º numeral I). c. Tarjetas kardex: como medida de control y movimiento de existencias. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 132º). 26 - 27
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