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La presente Guía tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autónomos...

La presente Guía tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autónomos
municipales en la ejecución de proyectos de inversión con montos entre
20.000 y 1.000.000 de bolivianos, tomando en cuenta la normativa
existente en Bolivia. PADEM 2012

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  • 1. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.Participó en la construcción: – Grover AlvarezParticipó en la revisión: – Ludmila Santa CruzEdición: – Isabel MercadoEste documento se imprimió con el apoyo técnico y financiero de AOS PADEM© PADEM 2012Esta publicación es propiedad del Programa de Apoyo a la Democracia Municipal. Se autoriza su reproducción,total o parcial, a condición de citar la fuente y la propiedad.Impreso en Bolivia
  • 2. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.Contenidos 1. INTRODUCCIÓN 5 2. PREPARACIÓN 7 2.1. Perfiles de Proyecto 7 2.2. Estudios a diseño final 8 2.3. Planos Tipo 13 2.4. Especificaciones técnicas 14 2.5. Precios Unitarios 15 3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO 15 3.1. Planillas parametrizadas 17 4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA 17 4.1. Asignación de recursos al proyecto 18 4.2. Registro del proyecto en el SISIN-WEB 19 4.3. Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión pública municipal 19 4.4. Modificaciones presupuestarias. 19 5. CONTRATACIÓN 20 5.1. Actividades previas 21 5.2. Evaluación y Adjudicación 24 5.3. Suscripción de Contrato 25 6. EJECUCIÓN 25 6.1. Inicio de obra 26 6.2. Boletas y Pólizas de garantía 26 6.3. Libro de Órdenes de Trabajo 30 6.4. Cronograma 31 6.5. Cómputos Métricos 32 6.6. Planillas de Avance de Obra o Certificados de Avance de Obra 33 6.7. Ampliaciones de Plazo 34 6.8. Rutinas de supervisión de obras 36 6.9. Informes del Supervisor 37 6.10. Informes del fiscal municipal 38 6.11. Modificaciones al Contrato 38 6.12. Recepción provisional 40 6.13. Recepción definitiva 41 6.14. Multas 43 3
  • 3. USO INTERNO DE LAS AMDEs7. CIERRE DE PROYECTO 448. ANEXOS (CD ADJUNTO) ANEXO 1 Guías de perfiles del VIPFE ANEXO 2 Guías de perfiles de FPS ANEXO 3 Reglamento básico de preinversión ANEXO 4 Guías para la elaboración de proyectos a diseño final del FPS ANEXO 5 Guía técnica de diseño de proyectos de agua potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes ANEXO 6 Guía para la elaboración de proyectos de riego menores ANEXO 7 Planos tipo elaborados para el sector salud, educación, saneamiento básico ANEXO 8 Especificaciones técnicas de proyectos de agua potable y saneamiento básico para poblaciones menores a 10.000 habitantes ANEXO 9 Precios unitarios del Viceministerio de Vivienda ANEXO 10 Precios unitarios del Gobierno Municipal de La Paz ANEXO 11 Proceso de formulación presupuestaria ANEXO 12 Procedimiento de registro de proyectos en el SISIN-WEB ANEXO 13 Procedimiento de modificaciones presupuestarias ANEXO 14 Decreto Supremo Nº 181 Contrataciones del Estado ANEXO 15 Modelo de acta de inicio de obra ANEXO 16 Modelo de acta de recepción provisional con y sin observaciones ANEXO 17 Modelo de acta de recepción definitiva ANEXO 18 Principales actores del ciclo del proyecto
  • 4. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 1. INTRODUCCIÓN La presente Guía tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autónomos municipales en la ejecución de proyectos de inversión con montos entre 20.000 y 1.000.000 de bolivianos, tomando en cuenta la normativa existente en Bolivia. Los proyectos de este rango concentran una gran parte de la inversión municipal. En su mayoría son financiados con recursos municipales y contratados bajo la modalidad de apoyo a la producción y empleo de la norma boliviana de adquisiciones1. La ejecución de proyectos se entiende como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, destinadas a lograr un objetivo, en un tiempo determinado con un conjunto definido de recursos, en base a un proceso denominado ciclo del proyecto, independientemente del tema a que se refiera, a la duración del proceso y a los actores que intervienen en el mismo. Los proyectos municipales atraviesan por varias etapas desde la preparación, evaluación, inscripción, contratación hasta la ejecución. En cada una de las etapas se producen documentos inherentes al proyecto. La elaboración de estos en las distintas etapas está normada y son de1Decreto supremo Nº 0181, aplicación obligatoria; en las etapas que no existen normas, la presenteModalidad de Apoyo a laProducción y Empleo de las Guía coadyuva con ciertos instrumentos para el uso referencial. La guíaNormas Básicas del Sistema deAdministración de Bienes y procedimental operativa en base al ciclo del proyecto detalla cada unoServicios. 5
  • 5. USO INTERNO DE LAS AMDEsde los procesos, con los respectivos formularios e indicando si son deuso obligatorio o referencial. CICLO DEL PROYECTO Preparación Ejecución Evaluación Contratación InscripciónLa etapa de preparación comprende la elaboración del estudio a diseñofinal, comenzando por la elaboración del perfil y posteriormente,aplicando la guía genérica del VIPFE o las guías específicas desarrolladaspor los distintos sectores2.Para facilitar este proceso es posible utilizarinformación desarrollada por entidades y sectores nacionales referida a:planos tipo, especificaciones técnicas y precios unitarios.La etapa de evaluación del proyecto, se realiza mediante el cálculo devarios indicadores socioeconómicos como: el valor actual neto (VAN),valor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valoractual neto privado (VANP). Estos pueden calcularse a través delpaquete informático desarrollado por el VIPFE denominado PlanillasParametrizadas. A partir de los resultados de los indicadores se decideejecutar, reformular o abandonar el proyecto.La siguiente etapa consiste en inscribir el proyecto en el PresupuestoGeneral del Estado, cuando éste es aprobado por la AsambleaLegislativa, se aprueba el uso de recursos municipales. Los pasos previos 2 Guía técnica de diseño de proyectos de agua potable paraa la inscripción se refieren a la priorización participativa de los proyectos poblaciones menores a 10.000, elaborada por el Viceministerio dea nivel local, la inscripción en el POA y presupuesto municipal y su Agua Potable y Saneamientosposterior registro en el SISIN WEB. Básico. ha desarrollado la 6
  • 6. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. Siguiendo el ciclo del proyecto, una vez inscrito el proyecto se realiza la contratación de un proveedor o contratista para la ejecución del proyecto. En proyectos de este rango el proceso de contratación debe sujetarse con carácter obligatorio a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y comprende varias actividades desde la preparación de los documentos base de contratación hasta la adjudicación y firma del contrato. La siguiente etapa es la ejecución misma del proyecto que comienza con el inicio de obra pasando por la recepción provisional y definitiva de la obra hasta el cierre del proyecto. 2. PREPARACIÓN La preparación de los proyectos se inicia con la preinversión en la que se elaboran dos tipos de estudios: perfiles de proyectos y estudios a diseño final. Los estudios de preinversión pueden ser elaborados de dos maneras: • En forma directa por los funcionarios del municipio, cuando éste tiene la suficiente capacidad técnica. • Mediante la contratación a profesionales externos. En ambos casos, la preinversión debe sujetarse a las estipulaciones técnicas y operativas establecidas en las guías sectoriales, en los casos en que no hayan estas guías se debe utilizar el Reglamento Básico de Preinversión. 2.1 Perfiles de Proyecto Los perfiles de proyectos son documentos que permiten realizar una preselección de potenciales proyectos a apoyar, si estos son aceptados, se pueden desarrollar los estudios a diseño final. Los 7
  • 7. USO INTERNO DE LAS AMDEs perfiles de proyectos se elaboran en base a especificaciones técnicas elaboradas por el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo (VIPFE) y el Fondo de Inversión Productiva y Social (FPS). Guías de Perfiles del VIPFE El VIPFE ha desarrollado una serie de guías de perfiles para distintos tipos de proyectos como: vías, salud, riego, agua, alcantarillado, mercados, educación y caminos. En el Anexo Nº 1 (CD adjunto) se pueden encontrar cada uno de estos perfiles. Guías de Perfiles del FPS El FPS plantea un concepto básico de perfil de proyecto3:“Se entiende por perfil de proyecto una descripción del problema o la necesidad de la demanda social. Además de definir el propósito, la pertinencia y toda la información necesaria que sustente el perfil. El perfil ayuda a asegurar que las prefecturas, municipios, y miembros de la comunidad comprendan: sus objetivos, las posibles implicaciones de su propuesta en términos de inversión, costos operativos, de mantenimiento y otros factores. El perfil del proyecto permitirá en primera instancia definir la pertinencia, elegibilidad y viabilidad de la idea de proyecto, antes de elaborar y presentar estudios a diseño final completos o de requerir financiamiento para la etapa de pre inversión”. En el Anexo Nº 2 (CD adjunto) se presentan las guías elaboradas por el FPS para los proyectos siguientes: infraestructura educativa, salud, infraestructura de agua y saneamiento básico, infraestructura de transporte, apoyo a la producción, transformación y comercialización, y microriego.2.2 Estudios a diseño final Cuando los perfiles de proyectos son aceptados, es posible desarrollar propuestas más completas como el Estudio de 3 Guía de elaboración de proyectos del FPS. 8
  • 8. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. Identificación (EI) y el Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA). El Reglamento Básico de Preinversión4 (RBP) es de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades del sector público, éste establece que el EI y el TESA son los dos tipos de estudios a diseño final en la fase de preinversión. No obstante este reglamento, desde varias instituciones y sectores se han desarrollado reglamentos específicos en base al RBP, estas herramientas han sido aprobadas por el VIPFE. En la actualidad, se cuentan con guías de proyectos a diseño final del FPS, guías sectoriales del Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Básico y del Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego. 2.2.1 Estudio de Identificación (EI) El Reglamento Básico de Preinversión aprobado por el VIPFE define el EI como: La relación problema-proyecto, a través de la elaboración del diagnóstico de una situación objetivo basado en indicadores y necesidades técnicas, sectoriales y beneficiarios locales; en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND), planes departamentales y municipales. El RBP es una guía general de uso obligatorio para proyectos cuyo monto de inversión es menor a Bs. 1.000.000 (un millón de bolivianos), que se aplica en la elaboración de proyectos de preinversión donde no existen guías específicas. El EI se concentra en el planteamiento de las alternativas de solución al problema, es un estudio incremental del proyecto; es decir, debe realizarse comparando la situación4 Resolución Ministerial No. sin proyecto y la situación con proyecto. El contenido del29/2007 de 26 de febrero de2007 que aprueba el Reglamento EI es el siguiente:Básico de Preinversión, elaboradopor el Viceministerio de InversiónPública dependiente delMinisterio de Planificación del • Diagnóstico. • Estudio de mercado.Desarrollo. 9
  • 9. USO INTERNO DE LAS AMDEs• Tamaño y localización.• Situación sin proyecto.• Análisis de ingeniería.• Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales.• Ficha ambiental.• Evaluación socioeconómica. En el Anexo Nº 3 (CD adjunto) se expone inextenso el Reglamento Básico de Preinversión donde se describe el contenido de un Estudio de Identificación. 2.2.2 Proyectos a diseño Final del FPS Los municipios y otras entidades que deseen solicitar financiamiento al FPS para la ejecución de proyectos de inversión deben aplicar la Guía para Proyectos a Diseño Final del FPS, para determinados sectores específicos. Según el FPS el estudio a diseño final es el resultado final de la etapa de preinversión de un proyecto de inversión perteneciente a un sector determinado, identificado para satisfacer alguna demanda social. El mismo para llegar a esta etapa necesariamente cumple criterios de elegibilidad y es priorizado por sobre otros proyectos, aspecto que define su importancia. El objetivo principal del estudio a diseño final del FPS, es contar con criterios integrales (técnicos, sociales, económicos y ambientales) que permitan evaluar la viabilidad y factibilidad del proyecto, de tal manera que permita tomar decisiones objetivas respecto al proyecto, a fin de asignar eficientemente los recursos destinados a su inversión. El consultor o técnico municipal procederá con la elaboración del estudio de diseño final, técnico, 10
  • 10. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. económico, social y ambiental, siendo responsable por el trabajo establecido en el estudio. El contenido mínimo del estudio de diseño final establecido en la Guía del FPS, está estructurado y formulado en el marco de las Normas Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). Por lo que puede ser usada de manera opcional al Estudio de Identificación. El alcance que se describe en la Guía del FPS tiene carácter enunciativo y no limitativo, pudiendo el consultor o técnico municipal ampliar y sustanciar donde y cuando lo considere necesario, empero sin modificar el objetivo principal, ni la norma mencionada. En el Anexo Nº 4 (CD adjunto) se expone la guía desarrollada para los siguientes sectores: infraestructura educativa, salud, saneamiento básico, infraestructura vial y microriego. 2.2.3 Guía Técnica de Diseño de Proyectos de Agua Potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes El Viceministerio de Agua Potable y Saneamientos Básico ha desarrollado la Guía Técnica de Diseño de Proyectos de Agua Potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes, con el objetivo de mejorar la cobertura de los servicios de agua potable en el área rural y poblaciones menores; y direccionar las acciones necesarias para la reposición y/o ampliación de sistemas de agua existentes. La Guía se ha elaborado tomando como base la Norma Boliviana (NB-689): Instalaciones de Agua – Diseño para Sistemas de Agua Potable y sus respectivos Reglamentos Técnicos editados en el año 2005. La guía establece criterios técnicos para el diseño de sistemas de agua 11
  • 11. USO INTERNO DE LAS AMDEs potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes, considerando los parámetros establecidos por la Norma y Reglamentos de Diseño para Sistemas de Agua Potable vigentes. La Guía es un instrumento de apoyo a los profesionales del sector y a los gobiernos municipales en la elaboración de estudios de preinversión para sistemas de agua potable. Contiene un conjunto de documentos técnicos desarrollados por el PROAGUAS que incluyen: planos de diseño tipo, especificaciones técnicas y costos referenciales para sistemas de agua potable. En el Anexo 5 (CD adjunto) se expone la guía que contiene los siguientes capítulos:• Parámetros básicos de diseño.• Captación de agua superficial.• Captación de agua subterránea.• Captación de agua de lluvia.• Aducción de agua por gravedad.• Aducción de agua por bombeo.• Estaciones de bombeo.• Plantas potabilizadoras de agua.• Desinfección en sistemas de agua potable.• Tanques de almacenamiento de agua.• Redes de distribución.• Bombas manuales.• Válvulas, tuberías y accesorios.• Obras especiales en sistemas de agua potable. 2.2.4 Guía para la elaboración de proyectos de riego menores El Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego ha elaborado la Guía para la elaboración de proyectos de 12
  • 12. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. riego menores. La mayoría de estos proyectos son de baja inversión con un costo menor a un millón de bolivianos, en general se trata de proyectos de menor complejidad y se acepta que el estudio de evaluación defina la pertinencia de continuar o no con el EI, en base a la Ficha de Identificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV). Todos los proyectos de riego, sin importar su tamaño, deben comenzar con el llenado de la ficha FIV, el cual debe ser necesariamente realizado por un ingeniero civil y un ingeniero agrónomo, ambos con experiencia en proyectos de riego. Sus conclusiones permitirán identificar los factores de riesgo que amenazan al proyecto, y definir si es conveniente continuar con la siguiente etapa de los estudios. Una vez definida con la FIV la necesidad de continuar con los estudios a diseño final, se elabora el estudio EI, en el caso de proyectos menores con estudios equivalentes al nivel de diseño final, y en el caso de proyectos mayores, con estudios equivalentes al nivel de factibilidad, siguiendo los alcances establecidos en las presentes guías. En el Anexo 6 (CD adjunto) se presenta la Guía para la Elaboración de Proyectos de Riego Menores que contiene lo siguiente: • Instructivo de uso de las Guías de Riego. • Ficha de Identificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV). • Estudio de Identificación (EI) de un Proyecto de Riego Menor. • Anexos a la Guía. 2.3 Planos Tipo Con el objeto de disminuir los costos de la preinversión, desde diferentes ministerios se han desarrollado planos tipo de proyectos 13
  • 13. USO INTERNO DE LAS AMDEs sectoriales de uso recurrente. Estos planos facilitan el diseño de proyectos, ya que contienen dibujos elaborados en Autocad5 con detalles constructivos y algunos cuentan con los respectivos cómputos métricos. Estos, pueden ser utilizados por los gobiernos municipales para la elaboración de proyectos, sin embargo, se debe tener el cuidado de adaptarlos a las condiciones propias del lugar del emplazamiento para obtener un diseño más personalizado. Los sectores que tienen planos tipo son los siguientes:• Salud.• Educación.• Agua Potable.• Saneamiento Básico.• Riego y Microriego.• Caminos Vecinales. En el Anexo Nº 7 (CD adjunto) se exponen los planos tipo elaborados por cada sector.2.4 Especificaciones técnicas Las especificaciones técnicas son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras. En nuestro país sólo el Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Básico ha publicado el documento “Especificaciones Técnicas de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento Básico para Poblaciones Menores a 10.000 habitantes”. Este documento puede facilitar y mejorar la calidad de los proyectos de preinversión e inversión del sector apoyando el trabajo de los municipios. 5 Programa informático para elaboración de dibujos de ingeniería 14
  • 14. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. El contenido de este documento es el siguiente: • Descripción de los materiales primarios. • Actividades comunes. • Especificaciones técnicas de saneamiento y alcantarillado. • Especificaciones de agua potable . • Glosario de términos. En el Anexo Nº 8 (CD adjunto) se puede ver este documento. 2.5 Precios Unitarios Una manera de calcular los costos de las obras es a través de los precios unitarios. Estos establecen el costo por unidad de cada una de las actividades que se ejecutarán en la obras. Al multiplicar estos precios unitarios por las cantidades de las actividades se obtendrá el importe total de la actividad. La suma de los importes de todas las actividades nos da el presupuesto de la obra que se quiere analizar. Los precios unitarios descomponen el precio total en sus diferentes componentes: materiales, equipos, mano de obra, costos indirectos, utilidad e impuestos. Los precios unitarios se acostumbran a presentar en planillas especialmente diseñadas para el efecto. Dos instituciones públicas tienen precios unitarios, el Viceministerio de Vivienda y el Gobierno Municipal de La Paz. Ambos documentos pueden ser útiles como referencia para la elaboración de proyectos de inversión municipal, estos se encuentran en el Anexo Nº 9 y Anexo Nº 10 (CD adjunto). 3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO6 Reglamento Básico de La evaluación de proyectos con monto entre 20.000 y 1.000.000 dePreinversión del VIPFE, CapítuloIV: Criterios para la toma de bolivianos se debe realizar mediante indicadores socioeconómicos6:decisiones. 15
  • 15. USO INTERNO DE LAS AMDEsvalor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valoractual neto privado (VANP).• El VANS representa la equivalencia presente de los beneficios netos futuros y presentes de un proyecto expresado a precios cuenta de eficiencia. Si el VANS es positivo, el proyecto es rentable y genera un aumento en la riqueza de la sociedad por lo que se recomienda su ejecución; cuando el VANS es negativo, el proyecto no es rentable lo que implica una pérdida en la riqueza de la sociedad y no se recomienda su ejecución. Cuando el VANS es igual a cero, se gana el costo de oportunidad de los recursos y, por tanto, el proyecto puede realizarse.• El CE representa el costo promedio por unidad de beneficio de una alternativa. Expresa los costos de un equivalente anual, que distribuye las salidas de efectivo uniformes en el flujo de caja, por unidad de servicio, producto y/o beneficiarios. Si los beneficios de los proyectos no pueden ser cuantificados y/o valorados, se establecerá el indicador CE, en tal caso, se elegirá la opción que tenga el CE comprendido en el rango establecido por los Parámetros Costo Eficiencia (PCE).• El VANP representa la equivalencia presente de los ingresos netos futuros y presentes de un proyecto expresados a precios de mercado. Una vez determinada la conveniencia socioeconómica de ejecutar el proyecto según lo establecido por el Reglamento Básico de Preinversión (artículos 15 y 16), la decisión debe complementarse con la determinación de la sostenibilidad operativa del mismo, que mide la capacidad del proyecto basada en el VANP: – Cuando el VANP del proyecto es mayor o igual a cero, se recomendará la ejecución del mismo y su licitación al sector privado. 16
  • 16. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. – Cuando el VANP del proyecto es negativo, pero la diferencia del valor actualizado de los beneficios y costos de operación es mayor que cero, se subsidiará la inversión. 3.1 Planillas parametrizadas Los indicadores socioeconómicos para la evaluación de un proyecto pueden calcularse mediante el uso de las Planillas Parametrizadas. Las Planillas Parametrizadas Sectoriales son un complemento a las Metodologías Sectoriales de Preparación y Evaluación de Proyectos desarrolladas por el VIPFE con la finalidad de apoyar la preparación y ejecución de proyectos de inversión pública. Las planillas son libros de Excel con macro funciones para la generación de indicadores de evaluación. Este archivo se dividen en ocho hojas que son las siguientes: preparación, alternativas, evaluación privada, evaluación socioeconómica, indicadores, análisis de sensibilidad, financiamiento, finalmente, conclusiones y recomendaciones. Luego de hacer correr las planillas parametrizadas se obtiene como resultado una batería de indicadores de evaluación en dos categorías: los indicadores de costo y rentabilidad (VANS, VANP); y, los Indicadores costo eficiencia (CE). 4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA Cuando el proyecto de inversión evaluado es aprobado, debe continuar con el proceso de formulación del presupuesto de inversión pública municipal: con la asignación de recursos en el POA municipal; el registro del proyecto en el SISIN WEB; la inscripción en el presupuesto de inversión pública municipal con aprobación del Concejo Municipal; la emisión del dictamen por parte del Alcalde que aprueba el proyecto en 17
  • 17. USO INTERNO DE LAS AMDEsel SISIN –WEB y lo remite al VIPFE para su incorporación en elanteproyecto del presupuesto general del Estado. En el Anexo Nº 11(CD adjunto) se detalla el proceso de formulación presupuestaria. Fuente: VIPFE4.1 Asignación de recursos al proyecto De acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal (PDM) y la priorización realizada por la población del municipio en los espacios de participación, se seleccionan los proyectos de inversión pública que serán inscritos en el POA municipal. Los montos de los proyectos ya deben estar previamente calculados de acuerdo a las Guías de proyectos mencionadas anteriormente. Si el GAM no elaboró previamente el proyecto, se puede hacer una estimación de su costo. Sin embargo, existe el riesgo de que el monto estimado sea mayor o menor al monto real para ejecutar la obra. Si el monto estimado es menor, se tiene que realizar una modificación presupuestaria para asignar mayores recursos de otro proyecto municipal, este trámite presupuestario conlleva un tiempo que puede retrasar el inicio de la obra. Si es mayor, el recurso en exceso debe ser asignado a otro proyecto. Si este último trámite no se realiza disminuye la ejecución presupuestaria anual del municipio en base a su programación inicial. 18
  • 18. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 4.2 Registro del proyecto en el SISIN-WEB En el Sistema Nacional de Inversión Pública se establece que el Reglamento Básico de Operaciones del SISIN-WEB es de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades del sector público. Por ello, todos los proyectos deben ser registrados en este sistema. El procedimiento y forma de registro de proyectos en el SISIN- WEB se explica en el Anexo Nº 12 (CD adjunto). 4.3 Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión pública municipal La elaboración del presupuesto de inversión pública municipal se elabora una vez al año. El proceso comienza en el mes de julio del año anterior, a partir del proceso municipal de planificación participativa. La MAE elabora el presupuesto municipal que es puesto a consideración del Concejo Municipal para su aprobación. Una vez aprobado, se emite el Dictamen en el formulario del SISIN WEB y se remite al VIPFE para su incorporación en el presupuesto de inversión pública del presupuesto general del Estado (PGE), el mismo que es consolidado y enviado a la Asamblea Legislativa para su aprobación mediante Ley. Una vez que el PGE es aprobado los gobiernos autónomos municipales pueden ejecutar los proyectos que estén inscritos en este presupuesto. Si durante la gestión existe la necesidad de ejecutar un proyecto nuevo, este debe ser inscrito en el SISIN – WEB, luego se deberá realizar una modificación presupuestaria para asignarle recursos y pueda ser ejecutado. 4.4 Modificaciones presupuestarias. Como se señaló arriba, si durante la gestión se demandan nuevos proyectos o se modifica el presupuesto de los que se encuentran inscritos en el PGE, se deben realizar modificaciones 19
  • 19. USO INTERNO DE LAS AMDEs presupuestarias7 para asignar recursos a estos nuevos proyectos o para modificar el presupuesto de los que se encuentran inscritos en el PGE. Existen dos tipos de modificaciones presupuestarias. Las que modifican el PGE y las que no modifican el PGE. Las primeras son generalmente para inscribir un presupuesto adicional para las entidades públicas y las normas de aprobación varían desde la aprobación de una Ley hasta una Resolución Ministerial del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. Las segundas, a su vez, se dividen en dos tipos: modificaciones intrainstitucionales donde los traspasos, incrementos, o modificaciones se realizan al interior de la entidad pública, estas son de varios tipos y la norma de aprobación puede variar desde una Ley hasta una resolución de la máxima instancia resolutiva de la entidad. El segundo tipo son la interinstitucionales donde los traspasos y transferencias se realizan entre entidades públicas (por ejemplo proyectos que son cofinanciados por dos municipios y se delega a uno de ellos la ejecución) son aprobados mediante Decretos Supremos hasta la firma de convenios entre las dos entidades. En el Anexo Nº 13 (CD adjunto) se puede ver un detalle de los procedimientos para realizar las modificaciones presupuestarias de inversión pública. 7Decreto Supremo Nº29881 de 75. CONTRATACIÓN de enero de 2009 aprueba el Reglamento de Modificaciones Presupuestarias; y Ley 2042 de Administración Presupuestaria, Art. 4° establece que la Los proyectos que tienen un costo referencial entre 20.000 y asignación presupuestaria de gasto aprobada por Ley 1.000.000 de bolivianos deben ser contratados mediante las constituye límite máximo de gasto. Toda modificación Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y presupuestaria dentro de estos límites deberá efectuarse según Servicios8, en la modalidad Apoyo Nacional a la Producción y Reglamento. Empleo (ANPE), en el Anexo Nº 14 (CD adjunto) se expone dicha 8Decreto Supremo Nº 0181 de 28 norma. de junio de 2009. 20
  • 20. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. A continuación se describen las principales actividades de esta etapa del ciclo del proyecto9, así como de los actores que participan en cada una de ellas. Actividades Actividades Publicación de Evaluación y Contrato previas previas la convocatoria adjuficación opcionales 5.1. Actividades Previas Son aquellas acciones que se realizan antes de que se publique el proceso de contratación, y que deben ser realizadas por determinados actores del proceso: • La máxima autoridad ejecutiva (MAE) Es necesario resaltar que la MAE de cada entidad pública es responsable de todos los procesos de contratación desde su inicio hasta su conclusión. Como actividades previas debe designar o delegar mediante resolución expresa al responsable del proceso de contratación de apoyo nacional a la producción y empleo (RPA). • La unidad solicitante La unidad de solicita la contratación debe: 1. Calcular el precio referencial (PR) incluyendo todos los costos y tributos que incidan en el costo total. Este PR debe contar con la información de respaldo, y su antigüedad no debe ser mayor9 Para mayor información a cuatro meses. Este precio se pública posteriormente en el DBC.consultar el documento del CentroNacional de Capacitación de laContraloría General del Estado, El 2. Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia.proceso de contratación de bienesy servicios del EstadoPlurinacional. 21
  • 21. USO INTERNO DE LAS AMDEs 3. Definir el método de selección y adjudicación. 4. Verificar si se tiene saldo presupuestario suficiente, además si el proyecto está inscrito en el POA y PAC. 5. Solicitar la contratación del bien o servicio. 6. Diseño de la construcción debidamente aprobado y autorizado, con planos de construcción. 7. Cumplimiento de la regulación ambiental. 8. Derecho propietario del terreno donde se va a construir a nombre de la municipalidad.• La unidad administrativa Esta unidad debe realizar las siguientes actividades: 1. Realizar todos los actos administrativos del proceso de contratación y velar por el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos. 2. Elaborar el Documento Base de Contratación (DBC) incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia. Para la modalidad ANPE se tienen varios modelos de DBC10 de aplicación obligatoria, para la contratación de bienes, obras, servicios generales, servicios de consultoría, seguros y medicamentos. 3. Emitir la certificación presupuestaria. 10Resoluciones Ministeriales N° 262 de 15/07/09 y N° 347 de 07/09/09 de Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, aprueban los modelos de documentos base de contratación. 22
  • 22. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. • El responsable del proceso de contratación de apoyo nacional a la producción y empleo (RPA) El RPA debe realizar las siguientes actividades: 4. Verificar que la solicitud de contratación se encuentre inscrita en el POA y en el PAC y verificar la certificación presupuestaria. 5. Aprobar el DBC y autorizar el inicio de la contratación. 6. Designar al responsable de evaluación o a los integrantes de la comisión de calificación, y rechazar o aceptar las excusas presentadas. • Publicación de la convocatoria El proceso de contratación debe ser publicado en la Mesa de Partes y en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Toda publicación que se realice en el SICOES (como el DBC) se constituye en la documentación oficial del proceso de contratación. Opcionalmente, para mayor trasparencia, se puede publicar en otros medios de comunicación alternativos de carácter público, tales como ferias de contrataciones estatales, radioemisoras, canales de televisión, medios de prensa escrito y otros. • Actividades opcionales previas a la presentación de propuestas Para la modalidad ANPE las siguientes son actividades previas opcionales a la presentación de propuestas: 1. Consultas escritas. 2. Inspección previa. 23
  • 23. USO INTERNO DE LAS AMDEs 3. Reunión informativa de aclaración. 4. Preparar, si corresponde, una aclaración a las especificaciones técnicas o términos de referencia.5.2. Evaluación y Adjudicación La comisión de calificación tiene que realizar las siguientes actividades en el proceso de la evaluación y adjudicación: 1. Cierre y recepción de propuestas. 2. Apertura pública y lectura de precios ofertados. 3. Evaluación en acto continúo de las propuestas presentadas. 4. Convocatoria a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaración de una o más propuestas. 5. Elaboración del informe de evaluación y recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. 6. Notificación. Para la evaluación de las propuestas, se pueden aplicar los siguientes métodos de selección y adjudicación: calidad, propuesta técnica y costo; calidad; presupuesto fijo; menor costo; y precio evaluado más bajo.5.3. Suscripción de Contrato 11 La Unidad Jurídica tiene que realizar las siguientes actividades: 1. Elaborar los contratos para los procesos de contratación. 11Ley 2028 de Municipalidades, artículo 12 numeral 11. 24
  • 24. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 2. Firmar o visar el contrato de forma previa a su suscripción, como responsable de su elaboración. 3. Revisar la legalidad de la documentación presentada por el proponente adjudicado para la suscripción del contrato. 6. EJECUCIÓN La fase de ejecución de la obra es el proceso clave del ciclo de proyectos; ésta se inicia cuando ya se han contratado los servicios de una empresa constructora y, además, ya se tiene contratado la supervisión de la obra. Comprende el periodo de tiempo desde el inicio hasta la recepción definitiva de la obra, este período también se conoce como de ejecución física de la obra. En este lapso de tiempo tienen lugar las planillas de avance de obra, también pueden surgir las ampliaciones de plazo, ordenes de trabajo, ordenes de cambio y contratos modificatorios. En forma simplificada se puede ver en el siguiente gráfico la etapa de ejecución. Ejecución de obra Recepción Contrato Inicio de Ejecución Recepción Recepción Cierre dede ejecución obra provisional definitiva proyecto de obra Plazo de ejecución de obra Las fases que se describen a continuación parten del modelo del Documento Base de Contratación para la contratación de obras con costos mayores a un millón de bolivianos (licitación pública), el que incluye el modelo de Contrato de Obra. Se utiliza esta herramienta porque contempla todas las etapas del ciclo del proyecto. De igual 25
  • 25. USO INTERNO DE LAS AMDEsmanera, se utiliza el Manual de Supervisión y Fiscalización de Obras deInfraestructura del FPS, para complementar los conceptos de cadafase.6.1 Inicio de obraEs el momento en el que se inicia la construcción física de la obra;comienza con la firma del Acta de Inicio u Orden de Proceder, in situ.Este documento respalda la fecha de inicio oficial de obra y a partir deesta, se controla el plazo contractual establecido hasta la recepciónprovisional de la obras.Una vez suscrito el contrato, se convoca a una reunión en la queparticipan: el fiscal de obra, el supervisor de obra, el director o residentede obra y el representante social del Comité de Construcción, paraelaborar y suscribir el Acta de Inicio, que llevará la fecha y hora de lareunión convocada.En el Anexo Nº15 (CD adjunto) se expone un ejemplo de Acta de Iniciode obra elaborado por el FPS.6.2 Boletas y Pólizas de garantía La normativa vigente de contrataciones12 establece los tipos de garantías que deben ser renovables, irrevocables y de ejecución inmediata. Para los contratos hasta un millón de bolivianos la norma establece que el proponente debe decidir el tipo de garantía a presentar:• Boleta de garantía: emitida por cualquier entidad de intermediación financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la instancia competente.• Boleta de garantía a primer requerimiento: emitida por una entidad de intermediación financiera bancaria o no bancaria, regulada y 12Decreto Supremo 0181. autorizada por la instancia competente. 26
  • 26. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. • Póliza de seguro de caución a primer requerimiento: emitida por una empresa aseguradora, regulada y autorizada por la instancia competente. Las garantías según el objeto pueden ser: 6.2.1 Garantía de seriedad de propuesta Tiene por objeto garantizar que los proponentes participen de buena fe y con la intención de culminar el proceso. Se constituye por un monto equivalente al uno por ciento (1%) de la propuesta económica del proponente; para servicios de consultoría se constituye por el cero punto cinco por ciento (0.5%). La vigencia de esta garantía debe ser mayor en treinta (30) días calendario al plazo de validez de la propuesta establecida en el DBC. La garantía de seriedad de propuesta se devuelve al proponente adjudicado contra entrega de la Garantía de Cumplimiento de Contrato, y a los proponentes no adjudicados con anterioridad a su vencimiento, siempre que no haya sido objeto de ejecución por parte de la entidad convocante. En el caso de la modalidad ANPE, cuando la entidad lo requiera podrá solicitar la presentación de la Garantía de Seriedad de Propuesta, sólo para contrataciones con precio referencial mayor a Bs200.000.- (doscientos Mil 00/100 Bolivianos). Para la contratación directa de bienes y servicios prestados por empresas públicas, empresas públicas nacionales estratégicas, empresas con participación estatal mayoritaria y la contratación por excepción de entidades13Normas Básicas del Sistema de públicas13, no se requerirá la presentación de la Garantía deAdministración de Bienes y Seriedad de Propuesta.Servicios, artículo 65 incisos g) y h). 27
  • 27. USO INTERNO DE LAS AMDEs6.2.2 Garantía de cumplimiento de contrato Tiene por objeto garantizar la conclusión y entrega del objeto del contrato, y se constituye por un monto equivalente al siete por ciento (7%) del monto del contrato. En la modalidad ANPE, cuando se programan pagos parciales, en sustitución de la Garantía de Cumplimiento de Contrato, se podrá prever una retención del siete por ciento (7%) de cada pago. En contrataciones hasta un millón de bolivianos, las micro y pequeñas empresas, asociaciones de pequeños productores urbanos y rurales y organizaciones económicas campesinas presentarán esta garantía por un monto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del valor del contrato o se hará una retención del tres y medio por ciento (3.5%) correspondiente a cada pago cuando se tengan previstos pagos parciales. Para la contratación directa de bienes y servicios prestados por empresas públicas, empresas públicas nacionales estratégicas, empresas con participación estatal mayoritaria y la contratación por excepción de entidades públicas14, en reemplazo de la garantía de cumplimiento de contrato, la entidad contratante deberá efectuar una retención del siete por ciento (7%) de cada pago. La vigencia de la garantía será computable a partir de la firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de consultoría. Esta garantía o la retención, será devuelta al contratista una vez que se cuente con la conformidad de la recepción 14Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y definitiva. Servicios, artículo 65 incisos g) y h). 28
  • 28. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 6.2.3 Garantía adicional a la garantía de cumplimiento de contrato de obras El proponente adjudicado, cuya propuesta económica esté por debajo del ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial, deberá presentar una Garantía Adicional a la de Cumplimiento de Contrato, equivalente a la diferencia entre el ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial y el valor de su propuesta económica. EL contratista, tiene la obligación de mantener actualizada la Garantía de Cumplimiento de Contrato cuantas veces lo requiera el supervisor, por razones justificadas, quien llevará el control directo de vigencia de la misma en cuanto al monto y plazo, a efectos de requerir su ampliación al contratista, o solicitar a la entidad su ejecución. 6.2.4 Garantía de correcta inversión de anticipo Tiene por objeto garantizar la devolución del monto entregado al proponente por concepto de anticipo inicial. Se constituye por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado y deberá tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, computables a partir de la entrega del anticipo, debiendo ser renovada mientras no se deduzca el monto total. Conforme el contratista reponga el monto del anticipo otorgado, se podrá reajustar la garantía en la misma proporción. A solo requerimiento del gobierno municipal, el importe de las garantías citadas anteriormente serán ejecutadas en caso de incumplimiento contractual incurrido por el contratista, sin necesidad de ningún trámite o acción judicial. Cuando se proceda a la Recepción Definitiva de la obra dentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho 29
  • 29. USO INTERNO DE LAS AMDEs que se hará constar en el acta correspondiente, suscrita por las partes contratantes, las garantías serán devueltas después de la Liquidación del Contrato, juntamente con el Certificado de Cumplimiento de Contrato. La garantía de Cumplimiento de Contrato, Garantía Adicional a la Garantía de Cumplimiento de Contrato y de Correcta Inversión de Anticipo, estarán bajo custodia de la Unidad Administrativa del gobierno municipal hecho que no exime la responsabilidad del supervisor.6.3 Libro de Órdenes de Trabajo Es un instrumento legalmente habilitado por el contratista ante Notario de Fe Pública con páginas numeradas y dos copias en la fecha que se recibe la Orden de Proceder, para realizar el registro histórico de todas las actuaciones del proceso de construcción, efectuadas principalmente por el supervisor de obras y el director o residente de obras. En este libro el supervisor anotará las instrucciones, órdenes y observaciones impartidas al contratista, cada orden llevará fecha y firma del supervisor y la constancia firmada del director de obra como constancia de haberla recibido. Asimismo, el contratista está facultado para hacer conocer al supervisor mediante este libro, los aspectos del desarrollo de la obra que considere relevantes, como por ejemplo los días de lluvia que puedan el cronograma de ejecución de la obra, registrando el hecho en día para que el supervisor se pronuncie de forma objetiva. Todas las comunicaciones cursadas entre partes, sólo entrarán en vigor cuando sean efectuadas y entregadas por escrito, a través del Libro de Órdenes o notas oficiales. 30
  • 30. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. El original del Libro de Órdenes, será entregado al gobierno municipal a tiempo de la Recepción Definitiva de la obra, quedando una copia en poder del supervisor y la copia con el contratista. El contratista está obligado a mantener el Libro de Órdenes en el lugar de ejecución de la obra, salvo instrucción escrita del supervisor con conocimiento del fiscal de obra. 6.4 Cronograma El cronograma es parte de la propuesta aceptada y contratada, por lo que no puede ser modificada por el contratista, sin embargo en el inicio de las obras puede ser revisada con el propósito de ajustar el plan en base a mejores estrategias laborales, prioridades, condiciones climáticas, sociales y optimización de rendimientos. El cronograma ajustado debe ser aprobado por el supervisor de obras siempre y cuando no se afecte el plazo total contractual, el cual no puede ser alterado. El cronograma revisado y aprobado por el supervisor de obras no podrá ser modificado y regirá como sistema de control cronológico de la ejecución de obra. Cualquier modificación posterior procederá previo reconocimiento de Ampliaciones de Plazo que debe tramitarse y aprobarse formalmente, siempre y cuando las causales sean justificadas. El cronograma se elabora siguiendo el método de la Ruta Crítica que se esquematiza mediante barras en un diagrama de Gantt15. Es importante llevar un control diario del cronograma para planificar trabajos extraordinarios que permitan nivelar atrasos parciales. El supervisor de obra deberá advertir periódicamente al director o residente de obras sobre los atrasos que no hayan sido resueltos oportunamente. Los atrasos que inciden en el plazo total15Para esta labor es contractual de la obra, pueden constituirse en mora y por tantorecomendable utilizar el MSProject (MS Office), software que pasible a sanciones económicas previstas en el contrato.facilita la labor de programación ydiagramación considerando la rutacrítica o plazo total contractual. 31
  • 31. USO INTERNO DE LAS AMDEs Las ampliaciones de plazo por circunstancias y razones establecidas de manera oportuna, documental y formalmente conferidas, modifican el cronograma y el plazo total contractual. Es una mala práctica encubrir ineficiencias de la empresa contratista con ampliaciones de plazo, más aún si estas no son resueltas, postergando la conclusión de la obra con penalizaciones subestimadas que causan daño económico al municipio. La omisión o encubrimiento total o parcial de penalizaciones, puede derivar en responsabilidad penal. En caso de una paralización de obras debidamente justificada e instruida por el supervisor de obras acorde a las formalidades establecidas en los pliegos, afectan el cronograma será diferido en el número de días que dure la paralización hasta la orden de reinicio de la misma, manteniéndose la programación de actividades en vigencia al momento de la paralización.6.5 Cómputos métricos El cómputo métrico permite valorizar las obras, su implicación es de carácter financiero, por tanto justifica el gasto y debe realizarse con precisión, responsabilidad, ética y profesionalismo. Un error por exceso puede considerarse daño económico y lesivo a los intereses del municipio, por tanto susceptible de una acción penal en contra de los responsables por prácticas fraudulentas y/o dolo. Cualquier error por defecto, puede ser motivo de reclamo del contratista en cualquier momento hasta el cierre de la relación contractual, por cuanto éste tiene el derecho irrenunciable a los beneficios de su trabajo o prestación de servicios. El procedimiento para el cómputo métrico es el siguiente:• Notificación: la medición de la cantidad de obra ejecutada mensualmente debe ser notificada por el contratista al supervisor con dos (2) días hábiles de anticipación. 32
  • 32. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. • Elaboración de la planilla: los resultados de las mediciones y los cálculos respectivos se consignarán en una planilla que será elaborada por el contratista en dos ejemplares, debiendo entregar un ejemplar en la fecha, de manera definitiva al supervisor para su control y aprobación. • Elaboración del certificado de pago o planilla mensual: el contratista debe preparar la planilla mensual en función de las mediciones realizadas con el supervisor. Las obras deberán medirse netas, excepto cuando los documentos de contrato prescriban un procedimiento diferente. No se medirán volúmenes excedentes cuya ejecución no haya sido aprobada por escrito por el supervisor. 6.6 Planillas de avance de obra o certificados de avance de obra Es un documento técnico administrativo que certifica oficialmente los volúmenes de obra ejecutados en un periodo de tiempo, con el objeto de gestionar un pago parcial por avance de obras. Los pagos deben procesarse en correspondencia con el progreso de la obra. El procedimiento para elaborar la planilla de avance de obra es el siguiente: • Presentación de la planilla de avance de obra: dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes vencido el contratista presentará este documento al supervisor para su revisión en versión definitiva, acompañando los respaldos técnicos requeridos, citando la fecha y firmado por el superintendente de obra. La planilla consignará todos los trabajos ejecutados a los precios unitarios establecidos, de acuerdo a la medición efectuada en forma conjunta. Cuando el contratista no presente la planilla en el plazo previsto, los días de demora serán deducidos del tiempo que el gobierno municipal tiene para efectuar el pago de la citada planilla. • Aprobación o rechazo de la planilla: el supervisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de recibido el certificado o planilla de 33
  • 33. USO INTERNO DE LAS AMDEs avance de obra indicará por escrito su aprobación o rechazo, emitiendo criterio para que se enmienden las observaciones. El contratista, en este último caso, debe realizar las correcciones necesarias y volver a presentar la planilla, con la nueva fecha.• Autorización de pago: la planilla aprobada por el supervisor será remitida al fiscal de obra, quien en el término de tres (3) días hábiles subsiguientes a su recepción podrá solicitar aclaraciones que deberán ser resueltas en un plazo máximo de (5) días hábiles; caso contrario lo enviará al gobierno municipal para procesar el pago, con la firma y fecha respectivas. El área administrativa expedirá la orden de pago dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles computables desde su recepción.• Ejecución del pago de cada certificado o planilla mensual de avance de obra: se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de remisión por parte del fiscal al gobierno municipal para su pago. El contratista, recibirá el pago del monto certificado menos las deducciones que correspondiesen. Si el pago no se realizara dentro de este plazo (45 días hábiles) el contratista tendrá derecho a reclamar la ampliación de plazo por día de atraso por el lapso transcurrido desde el día cuarenta y seis (46) hasta el día en que se haga efectivo el pago. Si en ese lapso (45 días hábiles) el pago es parcial, el contratista podrá reclamar la compensación en tiempo por similar porcentaje al pago faltante. Cuando la demora de pago parcial o total, supera los sesenta (60) días calendario, computables desde la fecha de aprobación de la planilla de pago por el supervisor, el contratista podrá reclamar un interés equivalente a la tasa promedio pasiva anual del sistema bancario, por el monto no pagado16 como compensación económica, independiente del plazo.6.7 Ampliaciones de Plazo 16 Valor que se calcula dividiendo dicha tasa promedio pasiva anual del sistema bancario entre 365 Es toda modificación al plazo contractual por razones de fuerza días y multiplicándola por el número de días de retraso. mayor o caso fortuito debidamente solicitada, verificada, 34
  • 34. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. documentada, cuantificada y aprobada oportunamente. El supervisor tiene la facultad de calificar las causas de fuerza mayor y/o caso fortuito, que pudieran afectar el plazo de ejecución del contrato. Se entiende por fuerza mayor al obstáculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre y con tal medida impide el cumplimiento de la obligación (ejemplo: incendios, inundaciones y/o desastres naturales). Se entiende por caso fortuito al obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condiciones mismas en que la obligación debía ser cumplida (ejemplo: conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.). Para que la ampliación de plazo sea procedente, el contratista debe recabar del fiscal de obra un certificado de existencia del impedimento, dentro de los cinco (5) días hábiles de ocurrido el hecho, con este documento solicitará al supervisor la ampliación de plazo. Cuando la ampliación sea procedente, el plazo será extendido mediante una Orden de Cambio. Para el reclamo de ampliaciones de plazos, toda causal debe documentarse a través de: certificaciones de precipitación pluvial extraordinaria emitida por organismos oficiales y competentes (SENAMHI o AASANA), disposiciones legales que declaran zona de emergencia, desastre, publicaciones de prensa con cuantificación de daños y perjuicios, fotografías, videos y otro tipo de documentación que será valorada para considerarse suficiente o insuficiente. En ningún caso se considera como causa de fuerza mayor el mal tiempo que no sea notablemente fuera de lo común en el área de ejecución de la obra. Asimismo, tampoco se considerarán como fuerza mayor o caso fortuito, las demoras en la entrega en la obra de los materiales, equipos e implementos necesarios. 35
  • 35. USO INTERNO DE LAS AMDEs6.8 Rutinas de supervisión de obras Se refiere a las intervenciones rutinarias u ordinarias de trabajo del supervisor de obras, en favor del desarrollo de la construcción y dirigidas al director o residente de obras, las mismas que se pueden ser: escritas, con registro en el Libro de Órdenes sentando precedentes y antecedentes; y verbales, cuando son recomendaciones complementarias, ilustrativas y demostrativas a las registradas por escrito. Se ejerce inspección y control permanente en campo, exigiendo el cumplimiento de las especificaciones técnicas en todas las fases del trabajo y a lo largo o cualquier parte de la obra. El supervisor, tiene autorización para llamar la atención del contratista sobre cualquier discordancia del trabajo con los planos o especificaciones, asimismo para suspender los trabajos mal ejecutados y rechazar el material defectuoso. Las observaciones verbales de la supervisión deben ser ratificadas por escrito en el Libro de Órdenes. El contratista debe proporcionar sin cargo adicional, todas las facilidades razonables, mano de obra y materiales necesarios para las inspecciones y ensayos que sean efectuados, de tal manera que no se demore innecesariamente el trabajo. Ningún trabajo será cubierto o puesto fuera de vista sin aprobación previa de la supervisión. El contratista está obligado a solicitar la aprobación a la supervisión con la debida anticipación cuando los trabajos se encuentren listos para ser examinados. La infracción de esta condición obligará al contratista a realizar por su cuenta los trabajos que la supervisión considere necesarios para verificar la calidad de la obra cubierta sin previa autorización. El contratista debe cumplir con las especificaciones del contrato por lo que la presencia o ausencia extraordinaria de la supervisión en cualquier fase de los trabajos, no podrá exonerar al contratista de sus responsabilidades para la ejecución de la obra de acuerdo con el contrato. 36
  • 36. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 6.9 Informes del supervisor Son documentos oportunos de análisis técnico y documentado con recomendación de acciones a tomar, dirigidos al ejecutivo municipal, bajo determinadas circunstancias. El supervisor de obras debe desarrollar capacidades de 1) análisis, 2) síntesis y 3) propuesta de manera que un informe técnico refleje un buen manejo profesional de aptitudes mecánicas, conceptuales y gerenciales. Un Informe de Supervisión es un documento básico y relevante para respaldar la toma de decisiones, para facilitar procesos de control interno y para efectos de control posterior. Son informes de supervisión los siguientes: • Informe Técnico Inicial para mostrar las condiciones de trabajo en el inicio de las obras, certificando la verificación del proyecto y la suficiencia de documentación para la ejecución de obras; que deberá ser presentado a los 15 días de iniciadas las obras. • Informe Técnico Mensual sobre estado de las obras y/o el pago de planillas por avance de obras (si corresponde); que deberá ser presentado como máximo dentro los últimos 5 días del mes que termina. • Informe Técnico sobre Modificaciones de Obra (Órdenes de Trabajo u Órdenes de Cambio y Contrato Modificatorio); que deberá ser presentado proveyendo una gestión de 15 a 30 días calendario para su aprobación. • Informe Técnico sobre Ampliaciones de Plazo; que deberá ser presentado proveyendo una gestión de 15 días calendario para su aprobación. • Informe Técnico sobre Conclusión de Obras para proceder con la Recepción Provisional; que deberá ser presentado máximo a las 72 horas de recibida la solicitud de la empresa contratista. • Informe Técnico sobre Cierre de Contrato, Planilla de Avance de Obra de Liquidación Final, certificación de cumplimiento de las observaciones de la Recepción Provisional y Recepción Definitiva; 37
  • 37. USO INTERNO DE LAS AMDEs que deberá ser presentado dentro los 7 días antes de concluir los 90 días para la Recepción Definitiva.6.10 Informes del fiscal municipal Son informes que reporta el fiscal de obra al ejecutivo municipal con el objeto de aprobar o no las acciones del supervisor de obras y la empresa contratista. Son también informes que realiza el fiscal de obras a iniciativa propia para: 1) evaluar el trabajo del supervisor de obras, 2) sugerir determinadas conductas en relación al proyecto y 3) apoyar internamente gestiones y requerimientos del Concejo Municipal, Comité de Vigilancia, Auditoría Interna, etc., siempre a través del alcalde municipal.6.11 Modificaciones al Contrato 6.11.1 Orden de trabajo Cuando la modificación esté referida a un ajuste o redistribución de cantidades de obra, sin que ello signifique cambio sustancial en el diseño de la obra, en las condiciones o en el monto del contrato. Estas órdenes serán emitidas por el supervisor, mediante carta expresa o en el Libro de Órdenes, siempre en procura de un eficiente desarrollo y ejecución de la obra. La emisión de Órdenes de Trabajo, no dan lugar a la emisión posterior de Orden de Cambio para el mismo objeto. 6.11.2 Ordenes de cambio La orden de cambio se aplicará cuando la modificación a ser introducida implique una modificación del precio del contrato o plazos del mismo, donde se pueden introducir modificación de volúmenes o cantidades de obra (no considerados en la licitación), sin dar lugar al incremento de los precios unitarios, ni crear nuevos ítems. Una orden 38
  • 38. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. de cambio no puede modificar las características sustanciales del diseño. El incremento o disminución mediante Orden de Cambio (una o varias sumadas) solo admite el máximo del cinco por ciento (5%) del monto total de Contrato. El documento denominado Orden de Cambio que tendrá número correlativo y fecha del día de emisión, será elaborado por el supervisor con los sustentos técnicos y de financiamiento (disponibilidad de recursos) y será puesto a conocimiento y consideración del fiscal, quien con su recomendación remitirá al gobierno municipal para el procesamiento de su emisión. La Orden de Cambio será firmada por la misma autoridad (o su reemplazante si fuese el caso) que firmó el contrato original. 6.11.3 Contratos modificatorios Solo en caso extraordinario en que la obra deba ser complementada o por otras circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que determinen una modificación significativa en el diseño de la obra y que signifique un decremento o incremento independiente a la emisión de Ordenes de Cambio, el supervisor podrá formular el documento de sustento técnico financiero que establezca las causas y razones por las cuales debe ser suscrito este documento. Esta modalidad de modificación de la obra solo es admisible hasta el diez por ciento (10%) del monto original del contrato, e independiente de la emisión de Orden (es) de Cambio. Los precios unitarios producto de creación de nuevos ítems deberán ser consensuados entre el gobierno municipal y el contratista, no se podrán incrementar los porcentajes en lo referido a costos indirectos. En el caso que signifique una disminución en la obra, deberá 39
  • 39. USO INTERNO DE LAS AMDEs concertarse previamente con el contratista, a efectos de evitar reclamos posteriores. El supervisor, será responsable por la elaboración de las especificaciones técnicas de los nuevos ítems creados. El informe de recomendación y antecedentes deberán ser cursados por el supervisor al fiscal, quien luego de su análisis y con su recomendación enviará dicha documentación a la Oficialía Mayor Técnica, para el procesamiento de su análisis técnico legal y formulación del contrato17 previa suscripción. Recibida la recomendación e informe la MAE podrá instruir la conformación de una comisión técnica que analizará el informe y emitirá recomendación, considerando aspectos técnicos, financieros y de aprobación del Sistema Nacional de Inversión Pública. Aprobado el mismo la MAE instruirá el procesamiento de su emisión. El Contrato Modificatorio será firmado por la misma autoridad (o su reemplazante si fuese el caso) que firmó el contrato original.6.12 Recepción provisional Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión física” de las obras de conformidad a los volúmenes de obra contratados o los que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobados y ejecutados. El Acta de Recepción Provisional es el único documento legal que formalmente declara la “conclusión física de las obras”, por tanto sirve a objeto de “controlar los plazos de ejecución utilizados”. Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Provisional y para el Contratante de Recepción Provisional. 17 Decreto Supremo Nº 0181 de 28 de junio de 2009, de las La Recepción Provisional se iniciará cuando el Supervisor reciba la Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y carta de aceptación de la Entidad, en este caso tiene un plazo Servicios, artículo 89. 40
  • 40. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. máximo de tres (3) días hábiles, para proceder a dicha Recepción Provisional, de lo cual se dejará constancia escrita en Acta circunstanciada que se levantará al efecto, en la que se harán constar todas las deficiencias, anomalías e imperfecciones que pudieran ser verificadas en esta diligencia, instruyéndose sean subsanadas por el Contratista dentro del periodo de corrección de defectos, computables a partir de la fecha de dicha Recepción Provisional. El Supervisor deberá establecer de forma racional en función al tipo de obra el plazo máximo para la realización de la Recepción Definitiva, mismo que no podrá exceder de ciento ochenta (180) días calendario. La fecha de esta recepción servirá para efectos del cómputo final del plazo de ejecución de la obra. Si a juicio del Supervisor, las deficiencias y observaciones anotadas no son de magnitud y el tipo de obra lo permite, podrá autorizar que dicha obra sea utilizada. Empero las anomalías fueran mayores, el Supervisor tendrá la facultad de rechazar la recepción provisional y consiguientemente, correrán las multas y sanciones al Contratista hasta que la obra sea entregada en forma satisfactoria. En el Anexo Nº 16 (CD adjunto) se puede observar dos actas. La primera es el Acta de Recepción Provisional sin Observaciones y la segunda, con Observaciones elaborado por el FPS. 6.13 Recepción definitiva Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión física y financiera” de las obras de conformidad a las observaciones subsanadas de la Recepción Provisional y otras eventuales que pueden haberse producido desde la fecha que se realizó al Recepción Provisional. Cinco (5) días hábiles antes de que concluya el plazo previsto para la recepción definitiva, posterior a la entrega provisional, el Contratista mediante carta expresa o en el Libro de Órdenes, 41
  • 41. USO INTERNO DE LAS AMDEssolicitará al Supervisor el señalamiento de día y hora para laRecepción Definitiva de la obra, haciendo conocer que han sidocorregidas las fallas y subsanadas las deficiencias y observacionesseñaladas en el Acta de Recepción Provisional (si estas existieron).El Supervisor señalará la fecha y hora para el verificativo de esteacto y pondrá en conocimiento de la Entidad.La Comisión de Recepción realizará un recorrido e inspeccióntécnica total de la Obra y, si no surgen observaciones, procederá ala redacción y suscripción del Acta de Recepción Definitiva. Ningúnotro documento que no sea el Acta de Recepción Definitiva de laObra podrá considerarse como una admisión de que el contrato, oalguna parte del mismo, ha sido debidamente ejecutado, por tanto,no se podrá considerar que el contrato ha sido completamenteejecutado, mientras no sea suscrita el acta de recepción definitivade la Obra, en la que conste que la Obra ha sido concluida a enterasatisfacción de la Entidad, y entregada a esta institución.Si en la inspección se establece que no se subsanaron o corrigieronlas deficiencias observadas, no se procederá a la RecepciónDefinitiva hasta que la Obra esté concluida a satisfacción y en ellapso que medie desde el día en que debió hacerse efectiva laentrega hasta la fecha en que se realice, correrá la multa pertinente.Si el Supervisor no realizará el Acto de Recepción de la Obra en lostreinta (30) días hábiles posteriores a la notificación del Contratista,se aplicará el silencio positivo y se entenderá que dicha recepciónha sido realizada sin ninguna observación, debiendo la Entidademitir la certificación de recepción definitiva a requerimiento delContratista. Si la Entidad no elaborase el mencionado documento,la notificación presentada por el Contratista será el instrumentolegal que dará por concluida la relación contractual.Este proceso, desde la presentación de la solicitud por parte delContratista hasta el día de realización del acto, no debe exceder elplazo de diez (10) días hábiles. 42
  • 42. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. En el Anexo Nº 17 (CD adjunto) se puede ver un ejemplo de Acta de Recepción Definitiva elaborado por el FPS. 6.14 Multas Queda convenido entre las partes Contratantes, que una vez suscrito el presente contrato, el Cronograma de ejecución de obra propuesto será ajustado en función de la fecha de emisión de la Orden de Proceder, dentro de los quince (15) días calendario subsiguientes a la emisión de la Orden de Proceder y será presentado para su aprobación al Supervisor. Una vez aprobado por el Supervisor y aceptada por la Entidad, constituye un documento fundamental del presente Contrato a los fines del control mensual del Avance de la Obra, así como de control del plazo total. A los efectos de aplicarse morosidad en la ejecución de la obra, el Contratista y el Supervisor deberán tener muy en cuenta el plazo estipulado en el Cronograma para cada actividad, por cuanto si el plazo total fenece sin que se haya concluido la Obra en su integridad y en forma satisfactoria, el Contratista se constituirá en mora sin necesidad de ningún previo requerimiento de la Entidad obligándose a ésta última el pago de una multa por cada día calendario de retraso de acuerdo a la siguiente fórmula: 2 DM M= MT 3 DT Dónde: M = Multa DM = Número de Días de Mora DT = Número de Días pactado para la conclusión de contrato MT = Monto Total del contrato 43
  • 43. USO INTERNO DE LAS AMDEs De establecer el Supervisor que por la aplicación de multas por moras por no conclusión de obra dentro del plazo previsto y que se ha llegado al límite máximo del 10% del monto total del Contrato, comunicará oficialmente esta situación a la Entidad a efectos del procesamiento de la resolución del Contrato, si corresponde, conforme a lo estipulado en este mismo documento. Las multas serán cobradas mediante descuentos establecidos expresamente por el Supervisor, bajo su directa responsabilidad, de los Certificados o Planillas de pago mensuales o del Certificado de liquidación final, sin perjuicio de que la Entidad ejecute la garantía de Cumplimiento de Contrato y proceda al resarcimiento de daños y perjuicios por medio de la acción coactiva fiscal por la naturaleza del Contrato, conforme lo establecido en el Art. 47 de la Ley 1178.7. CIERRE DE PROYECTO El cierre de los proyectos se debe efectuar por etapas en sus distintos aspectos, con el propósito de garantizar que la documentación de cada proyecto sea acopiada de manera ordenada y oportuna. Las tres etapas de cierre, descritas brevemente en las siguientes líneas, pueden dar algunas pautas para un manejo adecuado de la documentación de los proyectos de inversión pública en general. 7.11 Primera Etapa, Cierre Legal Se inicia al término del proceso de adquisiciones. Reúne todos los documentos del proceso de contratación y, también, los documentos legales y técnicos de la fase de preinversión y evaluación. Los responsables de esta primera etapa es la Asesoría Legal del Municipio. 44
  • 44. GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs. 7.12 Segunda Etapa, Cierre Operativo Se inicia a la conclusión de la ejecución del contrato; es decir, al término del proceso de ejecución del ciclo del proyecto, y los contratos cuentan con acta de recepción provisional, acta de recepción definitiva y acta de entrega a la comunidad. Esta etapa debe ser realizada por la Oficialía Mayor Técnica del Municipio. 7.13 Segunda Etapa, Cierre Institucional Esta última etapa se inicia con la recepción, en archivos de la documentación que corresponde a las dos primeras etapas de cierre. Se debe incluir todos los Certificados de Desembolsos o Planillas de Pago incluidos los documentos de respaldo. El Cierre Institucional debe ser realizado por la Oficialía Mayor Administrativa. Los actores de todo el ciclo del proyecto están descritos en el Anexo Nº 18 (CD adjunto). 45