Case Documentar: Unidade de Gestão do Conhecimento

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

Gestão do Conhecimento
Case Documentar

Elisângela
Elisangela Aganette
Consultora Técnica

©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

A Documentar
Prestação de serviços de Gestão de
Documentos, Gestão da Informação, Gestão
do Conhecimento, Consolidação de Sistemas
Normativos e Modelagem de Processos

Mais de 23 anos de atuação, considerada
ão 2007/08 Gestão do
referência em Gestão de Documentos Conhecimento
Corporativo

Carteira constituída por grandes clientes 2005

Gestão física e eletrônica
Empresa visionária e precursora nesse 2000 de conteúdos informacionais .
segmento corporativos
.
Metodologia reconhecida 1995
pelo mercado

1985 Organização de Documentos
Empresa premiada


A Documentar

O que motivou

Equipe Interdisciplinar

Grande volume de projetos

Dispersão geográfica da equipe

Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao
conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma mais
precisa, ágil e integrada;

Necessidade de recuperar o CONHECIMENTO Organizacional;


Gestão do Conhecimento na Documentar

O que é
Gestão do Conhecimento é um processo sistemático,
articulado e intencional, apoiado na geração, codificação,
disseminação e apropriação de conhecimentos, com o
propósito de atingir a excelência organizacional.
Wikipédia 2008


Objetivos da Gestão do Conhecimento na Documentar

Acesso e reutilização das informações geradas em
projetos já executados
Registro e compartilhamento do conhecimento e
lições aprendidas
Efetivação do processo colaborativo
Potencialização da geração de inovação de valor
Fomento e criação de novos conhecimentos
Otimização da inteligência corporativa


Metodologia utilizada para implantação da GC

Por onde começar?

O primeiro passo para a implantação da Gestão do Conhecimento na
Documentar foi criar, em outubro de 2006, a Unidade de Gestão de
Conteúdo e Conhecimento – UGC.


Metodologia utilizada para implantação da GC

O planejamento para a implantação da Gestão do Conhecimento baseou-se nos
oito critérios do prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de
excelência em Gestão do Conhecimento, que são parâmetros criados e utilizados
mundialmente pela The KNOW Network, na certificação deempresas e pessoas.

Identificação
Validação

Geração

Disseminação

Uso
Fomento


Prêmio Make

Mais de 60 prêmios de Qualidade, em 100 países
EUA, Índia, Japão, Inglaterra, Alemanha, Holanda, etc.

MAKE – Está em mais de 20 países promovendo
um único prêmio de Gestão do Conhecimento


Projetos realizados para implantação da GC

1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores
2. Estruturação do Conhecimento
3. Implantação da tecnologia i4BS (*)
4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS
5. Investimento em melhorias do site Documentar
6. Implementação de práticas de Gestão do Conhecimento
7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias
8. Desenvolvimento do Portal Documentar alcançados com a Gestão
(*) Tecnologia desenvolvida pela Documentar


Projetos

1. Sensibilização e incentivo à participação dos colaboradores

Concurso para criação do Slogan da UGC

Criação da Logo UGC

“Disseminando Informação colhendo conhecimento”


Projetos

2. Estruturação do Conhecimento

Organização e registro das informações técnicas (internas e externas)

Gestão Terminológica:

Glossário Técnico
Taxonomia Corporativa

Desenvolvimento da Base do Conhecimento utilizando o i4BS


Projetos

3. Implantação da tecnologia i4BS

A solução i4BS é uma tecnologia que
possibilita implementar a gestão integrada de
recursos informacionais nas organizações e
disponibiliza serviços automatizados para
gerenciamento, busca e disseminação seletiva
de informações, que podem ser integradas a
soluções de BPMS e Portal.

Esta solução faz o tratamento das informações de forma integrada com o
ambiente de trabalho do usuários e de forma mais natural possível, porém sem
perder a qualidade da governança.


Projetos

4. Inserção da Base do Conhecimento na tecnologia i4BS

I4BS Web/WebPart:
• Busca por Dossiê Eletrônico
• Busca por Conteúdo
(Fulltext/Fuzzy search).
• Busca pela Estrutura de Pastas
• Busca Avançada
• Busca por Tipo de Documento
• Busca por Perspectivas
(Taxonomias)

Comum para todas as interfaces
disponibilizadas pelo Agente
Local.


Projetos

5. Investimento em melhorias no site Documentar

Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:

Banco do Conhecimento
Noticias e Destaques Documentar
Versões em português e inglês
Blog Corporativo Documentar


Projetos

6. Implementação de práticas de Gestão
do Conhecimento

Criação do Espaço do Conhecimento

Criação do Fórum do Conhecimento

Criação do espaço de trabalho exclusivo para conteúdo do Circuito do
Conhecimento, evento que é realizado quinzenalmente na Documentar.

Inteligência Competitiva
Levantamento de concorrentes e fornecedores da Documentar a partir de pesquisas
realizadas em revistas e na internet constantemente.


Projetos

7. Lançamento do Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”

O projeto tem como objetivo desenvolver um sistema voltado para o incentivo, a
gestão e o aproveitamento das idéias inovadoras surgidas na Documentar.

Etapas do projeto:

Sugestão de uma nova idéia
Recebimento da nova idéia
Análise
Discussão
Implementação
Premiação

A implementação contou com a colaboração de todas as áreas da empresa, com
o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e análise de produtos/serviços
a partir da contribuição de idéias.


Projetos

8. Desenvolvimento do Portal Documentar

Ambiente de colaboração corporativo que permitiu:

Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do
Conhecimento
Criação de canais de comunicação
Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna

Tecnologias utilizadas


Conheça um pouco do Portal Documentar !!!


Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento

Otimização do processo de inovação
Agilidade e precisão na tomada de decisão
Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
Redução de retrabalho
Fomento à criação e disseminação do conhecimento
Automação do processo de registro e recuperação de informações
Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
Fomento à elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”


Resultados alcançados com a Gestão do Conhecimento

Conhecimento Conhecimento
Compartilhamento
Individual da empresa

A Gestão do Conhecimento contribui
A Gestão do Conhecimento contribui
para o crescimento de todos.
para o crescimento de todos.


Depoimentos de colaboradores Documentar

“Considero que o processo de Gestão do Conhecimento na Documentar foi um “salto” muito
importante para o crescimento da empresa e valorização das pessoas. Entendo que o
conhecimento é a informação interpretada, ou seja, o que cada informação significa e quais
impactos em um determinado contexto cada informação pode causar, de modo que possam
ser utilizadas para importantes ações e tomadas de decisões. Desta maneira poderemos
antever as mudanças e posicionar de forma a obter vantagens bem sucedidas nos objetivos a
que se propõe, atingindo a Excelência Organizacional.”
Aline Dias de Almeida
Consultora Técnica

“As iniciativas introduzidas pela UGC em nosso dia a dia, além de agregarem valor ao nosso
trabalho, contribuem para que tenhamos um conhecimento mais amplo que o requerido na
execução dos projetos em nossa área de atuação”.
Ana Maria Mamede
Consultora Técnica


Depoimentos de colaboradores Documentar

“A atuação da UGC é extremamente importante para que tenhamos “conhecimento” sobre as
ações que são tomadas em torno de tema tão importante e ao mesmo tempo tão pouco
valorizado nas organizações de hoje em dia: INFORMAÇÃO! Infelizmente muitas empresas
ainda têm a concepção de que “informação é poder”, desde que esta informação não seja
disseminada abertamente para seus clientes internos e externos. Esse tipo de pensamento
faz com que o conhecimento se concentre nas mãos de poucos, engessando a organização e
impedindo seu crescimento.

A Documentar, por intermédio da UGC não só se preocupa em disseminar o conhecimento,
como se preocupa em “organizar” estas informações para que cheguem ao seu publico de
uma forma orientada e classificada. Além de estimular a troca e o compartilhamento,
estimulando, naturalmente, a criatividade de seus colaboradores.
Em 18 anos de vida profissional é a primeira vez que tenho a oportunidade de atuar em uma
Organização que não só se preocupa em disseminar o conhecimento, como também meios e
recursos para que isso ocorra de uma forma eficaz e facilitada.”
Luciana Lott de Almeida Cunha
Consultora Técnica


Utilize nosso conhecimento como seu UGC - Disseminando informação,
diferencial competitivo. colhendo conhecimento.

Obrigada!!!

elisangela.aganette@documentar.com.br
conhecimento.ugc@documentar.com.br


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