Gestão documental x gestão da informação

APRESENTAÇÃO

ORGANIZAÇÃO Gestão Documental
ou
Gestão da Informação e do
PRODUTOS Conhecimento Corporativo ?

Por Rosália Paraíso Matta de Paula
Sócia Diretora da Unidade de Marketing e Relacionamento
Empresas Documentar

©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Exigência Competitiva

EXIGÊNCIA DE MAIOR TRANSPARÊNCIA NOS NEGÓCIOS –
GOVERNANÇA CORPORATIVA
Regulamentações como Sarbanes-Oxley, Resolução 2554 do Banco Central

EXIGÊNCIA DE MAIOR COMPETÊNCIA NA GESTÃO DOS
NEGÓCIOS
Gestão do Conhecimento, BI – Business Intelligence, IC – Inteligência Competitiva,
BPM – Business Process Management, ERP, CRM...
Certificações como ISO 9000, PNQ

EXIGÊNCIA DE MAIOR CONTROLE DO RISCO OPERACIONAL

São deficiências em sistemas de informação ou em processos internos que resultem em
perdas inesperadas
Normalmente associado a erro humano, falhas de sistemas, procedimentos indevidos e
controles inadequados
Comitê da Basiléia – 1994 - Risk Management Guideline
Resolução 3380 do Banco Central


Desafios dos Negócios

+Riscos +Perdas

+Custos


A organizações andam se
perguntando se realmente ainda é
necessário gerenciar documentos

???

O que é o conceito de documento na era
do conhecimento?

R: É qualquer suporte físico onde se possa registrar/
explicitar e transmitir uma informação ou um
conhecimento para outrem.
Ex.: documento digital, documento em papel, livro,
uma foto, vídeo, imagem de satélite, etc.

É um REGISTRO INFORMACIONAL


Como estamos lidando com este recurso
informacional de maneira a agregar valor para
os negócios?

R: As organizações ainda andam negligenciando o tratamento e
a gestão deste ativo organizacional, mas com os instrumentos
regulatórios atuais que impulsionam para a governança
corporativa, estão mudando este cenário aceleradamente


A falta de visão sistêmica pode levar a
organização tomar várias decisões erradas
e arriscadas !

Apresentação de
des do Microsoft Pow


Qual solução adotar ?

Por onde começar ?

União de Forças

METODOLOGIA + TECNOLOGIA


Que tipos de prestação de serviços,
metodologias, técnicas e tecnologias
estão sendo disponibilizadas pelo
mercado, para a realização da gestão
documental corporativa?


Visão Integrada de processos, documento,
informação e conhecimento


Gestão de Recursos Informacionais como
base para Gestão do Negócio
• Governança Corporativa
• Gestão do Conhecimento
• ISO 9000, PNQ, SOX,
Compliance, MAKE
• Business Inteligence/
Inteligência Competitiva
• Gestão de processos de
negócio e riscos


CPM (Corporate Performance
Management)
“Corporate performance management (CPM) é um termo amplo que
descreve as metodologias, métricas, processos e sistemas usados
para monitorar e gerenciar o desempenho de uma empresa.

Aplicações aderentes ao CPM traduzem informação estratégica em
planos operacionais e trazem resultados com alto valor agregado.
Elas possibilitam a disseminação e o compartilhamento de
informações, dentro e fora dos limites da empresa, para todos os
empregados, parceiros, acionistas e, mais importante ainda, para
os clientes.”
Gartner Group


CPM Aplications

+


Alinhando os conceitos aos negócios

Demanda:
Explicitação e registro da operação, melhoria operacional,
atendimento a regulamentações (Compliance, Sox, MAKE
– Most Admired Knowledge Enterprise e outras),
Implantação de ERP, etc.

Objetivo:
Tornar as operações das organizações mais precisas, seguras
e transparentes

Ação:
Organização, padronização e disseminação das diretrizes
normativas e dos processos operacionais das corporações


Demanda:
Pouca precisão na recuperação e controle de documentos, riscos
agravados e grande utilização de espaço para a guarda
Objetivo:
Racionalizar a organização, o controle e a recuperação de
documentos físicos e eletrônicos de forma segura
Ação:
Organização de documentos físicos e eletrônicos, TTD,
vocabulário controlado


Demanda:
Falta de integração sem visão corporativa e pouca
precisão na recuperação e associação de informações
para o negócio
Objetivo:
Maior precisão no controle e na recuperação de conteúdos
informacionais associados aos sistemas e processos organizacionais,
através do uso intensivo de tecnologias

Ação:
Implantação de soluções técnicas e tecnológicas para recuperação de
conteúdos informacionais associados a informações de sistemas e
aos processos de negócio da empresa.


Demanda:
Necessidade de registro, recuperação e compartilhamento do
conhecimento organizacional para aumento do capital intelectual e
do valor da organização.
Objetivo:
Incrementar o capital intelectual, motivar a inovação e promover a
valorização da marca.

Ação:
Definição e implementação de práticas para alavancar o
compartilhamento, a criação e o gerenciamento do conhecimento
organizacional.

Diferenciais competitivos a serem
identificados no mercado

Conhecimento Metodologia Compromisso


Metodologia GERIR


Existe mesmo gestão documental sob a ótica
corporativa?

R: Basta refletir como os ERP’s se transformaram numa “lei”
para gestão de negócios !
É porque não há outra forma segura de gerir um negócio sem
que se tenha a visão do todo e todas as variáveis
evidenciadas em registros informacionais que influenciam
seu curso!


Diferenciais competitivos a serem
identificados no mercado

Conhecimento Metodologia Compromisso

“Os benefícios foram enormes e determinantes para a estruturação da
BIOTRÓPICOS.
Os resultados obtidos através do projeto foram vitais e
imprescindíveis para a implementação de um modelo de gestão
moderna, dinâmica e eficiente, atendendo primorosamente nossas
expectativas de crescimento e atuação.”

Joaquim de Araújo Silva – Superintendente Técnico-Científico
Antônio Luiz de Freitas – Gerente Administrativo e Financeiro


Resultados de Negócio

A CVRD – Diretoria de Suprimentos conseguiu a certificação SOX a
partir da implantação do Modelo de Gestão de Recursos
Informacionais, que permitiu a definição do ciclo de vida dos
documentos, a padronização da forma de organização dos processos
de compra e a garantia de que os processos possuem toda a
documentação exigida pelas auditorias interna e da Sarbanes Oxley.


Resultados de Negócio

Com a fusão das empresas Brahma e Antártica, A AMBEV ficou vulnerável a uma
série de ações/autuações pela dificuldade de localização e acesso à
documentação fiscal, dispersa por todo o País.
Realizou-se em todas as unidades espalhadas pelo País, em tempo recorde, a
implantação de uma metodologia padronizada para a organização dos acervos
que eliminou os riscos do passado e mitigou os riscos futuros de fiscalização.


Obrigada

Esta apresentação estará disponível no
site www.documentar.com.br
a partir de sexta-feira dia 25/05/2007

Rua Barão de Macaúbas 460, 20o andar - 30350-090 – Belo Horizonte – MG (31) 3296 4405

www.documentar.com.br
documentar@documentar.com.br


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