La macrovaloración funcional archivística. Estado de la cuestión
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Ponencia de defensa de trabajo de diploma que presenta un estudio del estado del arte del proceso de macrovaloración funcional archivística.
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- 1. Universidad de La Habana Facultad de Comunicación Departamento Ciencias de la Información Trabajo de Diploma La macrovaloración funcional archivística. Estado de la cuestión Autora: Dayana Pouza Castro Tutora: Dra. Mayra Marta Mena Mugica Ciudad de La Habana, junio 2010
- 2. Pregunta de investigación: ¿Cuál es el estado de arte de la macrovaloración funcional archivística? Objetivo General Determinar el estado de las propuestas de macrovaloración funcional en Archivística Objetivos específicos 1. Analizar los aspectos teórico-conceptuales necesarios para estudiar la valoración documental en Archivística. 2. Analizar las posiciones críticas sobre la valoración documental tradicional como antecedente de la macrovaloración funcional. 3. Comparar la valoración tradicional con la macrovaloración funcional. 4. Analizar la aplicación de iniciativas de macrovaloración funcional en la actualidad. Métodos y herramientas: Análisis documental clásico
- 3. Capítulo 1: Fundamentos teóricos de la valoración documental. Los presupuestos de Schellenberg Definición de valoración documental Theodore Schellenberg (1956): el acto de juzgar valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) que estipula los períodos de tiempo, durante los cuales estos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta el enlace esencial que hay entre el organismo o la persona a quien conciernen y los documentos de archivo que generan en el marco de sus actividades (p. 56)
- 4. Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988) “Función archivística básica que se ocupa de determinar la eventual disposición de los documentos teniendo en cuenta su valor archivístico. También conocida como evaluación, selección o retención selectiva” (p. 17).
- 5. Evolución de la valoración archivística Factores históricos • Revolución Francesa en el siglo XVIII • Transformaciones en las administraciones públicas durante los períodos de guerras mundiales Consecuencias Surgimiento de los Archivos Nacionales y la asunción de este modelo de archivo en todo el mundo Grandes acumulaciones documentales Soluciones prácticas Inglaterra: Valorar para eliminar Alemania: Valorar para Influencia de Jenkinson conservar (1922) Posición jerárquica del organismo productor
- 6. Estados Unidos: Menos documentos, igual información - Enfoque de gestión documental (record management) - Teoría del Ciclo de Vida (Brooks, 1940) Fundamentos teóricos - Teoría de los Valores (Schellenberg, 1956) valoración archivística Valores primarios: “ Reflejaban la importancia de los documentos para su creador original’’ (Schellenberg, 1956, p. 162) Valores secundarios Valor evidencial: los documentos que contienen la prueba de la existencia y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo. Valor informativo: los valores que se relacionan a los documentos por motivo de la información que contienen sobre personas, cosas, o fenómenos con los que trate el cuerpo gubernamental. (Schellenberg, 1956, p. 164). PREMISA FUNDAMENTAL: ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS DE LOS
- 7. Capítulo 2. Posiciones críticas a los presupuestos Schellenberianos Principales voces críticas Hans Booms (1987) Helen W. Samuels (1986) Terry Cook (1990) Terry Eastwood (1993) ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS ≠ REFLEJO DE LA SOCIEDAD CREADORA DE LOS DOCUMENTOS. Nuevos enfoques de valoración Hans Booms (1987) - Papel activo de la sociedad en el proceso de valoración -Análisis de las funciones de los creadores de los los documentos archivísticos - Base fundamental: Principio de Procedencia Valores sociales fundamento valoración archivística
- 8. Helen Samuels (1986) Estrategia de documentación Análisis funcional institucional - Esfuerzo cooperativo para - Enfoque en las funciones de asegurar la retención archivística la institución archivística de la documentación - Comprensión del contexto de creación de los documentos archivísticos CONTEXTO FUNCIONAL INSTITUCIONAL Terry Eastwood (1993) La sociedad elemento esencial para determinar las funciones y actividades para la creación de los documentos archivísticos
- 9. Resultados de los diferentes enfoques sobre valoración - Necesidad de reflejar la interacción entre los individuos, las organizaciones y la sociedad. -Necesidad de determinar el valor del contexto de creación de los documentos archivísticos MACROVALORACIÓN FUNCIONAL ARCHIVÍSTICA (COOK, 1990) - Evaluar el valor social del contexto funcional – estructural de creación de los documentos archivísticos - Evaluar relación público – contexto funcional – estructural
- 10. Criterio para la retención archivística de la documentación Valoración tradicional - Análisis de los contenidos - Valores primarios y secundarios de los documentos Macrovaloración funcional - Análisis funcional del contexto de creación de los documentos - Combinación de función, estructura y ciudadano Microvaloración: Análisis de los documentos íntegramente APLICACIÓN MACROVALORACIÓN FUNCIONAL EN DIFERENTES INSTITUCIONES ARCHIVÍSTICAS A NIVEL MUNDIAL
- 11. • Canadá: proyecto Multi – Year Disposition Plans (MYDPs) 1. Documentar la funcionalidad del Gobierno de Canadá en su papel como administrador público, 2. Analizar su evolución como cuerpo gobernante de la nación, 3. Determinar el impacto que sus políticas, programas y servicios tienen en los ciudadanos canadienses, y la responsabilidad social del Gobierno ante el Parlamento y el público” (Cook, 2005, p. 267). Finalidad: Describir relación entre funciones de negocio y las estructuras administrativas. - Comprensión de la interacción ciudadano – Estado Aplicación 1. Todo el Gobierno de Canadá, 2. Cada Departamento o Agencia gubernamental, y 3. Dentro de cada programa funcional principal, en cada Departamento o Agencia” (Cook, 2005, p. 133).
- 12. Etapas de la macrovaloración funcional Determinar funciones principales análisis de una metodología Gobierno, Agencias, Oficinas Explicación de los resultados de la primera etapa para transferir los documentos. Análisis concreto de los documentos archivísticos • Australia: método Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Macrovaloración funcional Teoría del record continuum canadiense australiana
- 13. Etapas de DIRKS 1. La investigación hacia el significado comparativo de las funciones del gobierno Conocer impacto de las funciones del Gobierno en la sociedad Identificación 25 funciones Análisis comparativo de primer nivel Resultado: 5 funciones principales 273 funciones de segundo 25 funciones de segundo nivel nivel 2. la validación de los resultados de la primera etapa, investigando a través de los stakeholders y la consulta de la comunidad (Cunningham y Oswald, 2005, p. 175).
- 14. • Holanda: Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT) Estudio del contexto de creación Identificación esferas gubernamentales Descripción de las funciones y productos de una esfera - Valorar funciones ejecutivas - Identificar los documentos de valor permanente Propósito fundamental - Evaluar interacción entre el gobierno y la sociedad PREMISA: VALORACIÓN ENFOCADA EN LAS FUNCIONES ESENCIALES = ESFERA FUNDAMENTAL Programa de retención (BSD)
- 15. Conclusiones El movimiento crítico surgido a partir de la década de los 80 del siglo XX condujo a un cambio en el sustento práctico de la valoración archivística tradicional de un análisis centrado en el contenido de los documentos a uno enfocado hacia el contexto funcional de creación de los mismos. Los enfoques de valoración archivística surgidos bajo el movimiento crítico se orientaron hacia la importancia de la imagen social y la interacción ciudadano – Estado que debían reflejar los documentos archivísticos. La macrovaloración funcional archivística se expone como una perspectiva teórico – metodológica enfocada hacia el análisis de las funciones y actividades de transacción organizacionales cuyo producto es el documento archivístico que mejor refleje la interacción de los ciudadanos con el Estado y la sociedad en general.
- 16. El proyecto Multi – Year Disposition Plan (MYDP) desarrollado en Canadá dio a los archiveros una visión de las funciones principales del gobierno y las Agencias para identificar los documentos que serian conservados de forma permanente. En Australia, la metodología Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) se enfocó hacia el modelo de macrovaloración funcional canadiense con el objetivo de determinar los requerimientos de recordkeeping en las funciones y actividades de negocio. El análisis comparativo de las funciones del gobierno identificó aquellas principales que condicionaban los programas y actividades del gobierno australiano para generar los documentos archivísticos, que reflejaran la evidencia del impacto de estas funciones en la sociedad.
- 17. El Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT) desarrollado en Holanda tenía como lineamientos principales de trabajo la Investigación Institucional (RIO) donde se identificaban las funciones fundamentales para cada esfera del gobierno; y la Retención de Documentos (BSD), que definía la evidencia contenida en los documentos archivísticos en relación con sus funciones gubernamentales. En Nueva Zelandia las Agencias eran los organismos priorizados para la valoración archivística. El modelo de macrovaloración funcional canadiense tuvo notable influencia para la identificación y análisis de estas Agencias, pero no se cumplían los demás objetivos de dicho modelo. En este país se le prestó más atención al desarrollo de los sistemas de recordkeeping que a las funciones organizacionales.
- 18. Se pudo determinar cómo la mayoría de los países que actualmente desarrollan nuevas estrategias de valoración archivística se basan en las experiencias del modelo de macrovaloración funcional canadiense. Con el objetivo de determinar inicialmente el contexto de creación de los documentos archivísticos estos países identifican a lo “canadiense” las funciones y actividades de negocio organizacionales cuyo producto final es el documento que refleja la evidencia de la sociedad para la cual ha sido creado.
- 19. Recomendaciones Realizar estudios similares que faciliten la comprensión y la localización de la bibliografía sobre el método de macrovaloración funcional archivística. Investigar con profundidad el surgimiento de otros enfoques de valoración archivística que tengan como fundamento básico la macrovaloración funcional.
Notas del editor
- Dentro de los profundos cambios ocurridos en Archivística a partir de la década del 80 del siglo XX la valoración sobresale por sus aportes teóricos y sus soluciones prácticas. En los ultimos años se ha venido gestando una reflexión teórica crítica sobre la valoración archivística. A partir de los postulados de la valoración basados en las ideas de Theodore Schellenberg, que consideran como fundamento de la misma el análisis de los contenidos de los documentos, se produjo desde fines de la década del 80 del siglo XX, un fuerte movimiento crítico que consideró subjetivos los puntos de vista Schellenberianos, y que sus resultados no proporcionaban una selección de documentos que reflejara los valores reales de la sociedad contemporánea. El resultado de estas críticas condujo a la aparición de nuevas propuestas de valoración basadas en el análisis de las funciones de los sujetos productores para determinar la selección de los documentos. El motivo de este estudio es estudiar el grado de desarrollo de estas propuestas, por lo cual se formuló la siguiente pregunta de investigación : ¿Cuál es el estado de arte de la macrovaloración funcional en la Archivística? Por lo que se han propuesto los siguientes objetivos: (DECIR LOS OBJETIVOS) El método utilizado para la recopilación de la información fue el analisis documental clasico. Este tipo de metodo permitió identificar y analizar las fuentes bibliográficas relacionadas al objeto de estudio, y se pudo tener conocimiento sobre los principales puntos de vista dirigidos a la aplicación práctica de la macrovaloración funcional archivística. Resultados esperados. Los resultados que se esperan con esta investigación es ofrecer una visión más amplia de los diferentes enfoques de valoración archivística surgidos a partir de la década de los 80 del siglo XX, esencialmente de la macrov funcional. Estructura capitular En el capitulo 1 se analizan las formas de aplicación de la valoración en diferentes países en el siglo XIX y principios del XX, y se expone el fundamento teórico de la valoración archivística desarrollado por Theodore Schellenberg. En el capítulo 2 se analizan los principales enfoques críticos surgidos a partir de la década del 80 del siglo XX. En el capítulo 3 se estudia la aplicación práctica de la estrategia de macrovaloración funcional en la actualidad.
- Desde su concepción como proceso de tratamiento de los archivos, muchos han sido los autores que han tratado de definir la valoración documental. Estas definiciones conceptuales han estado condicionadas por el desarrollo de la valoración dentro de diferentes contextos, y de enfoques emergentes adoptados en la interacción de la teoría y la práctica archivística. La mayoría de las ideas formuladas en los conceptos de valoración son el resultado de los puntos de vista elaborados por Schellenberg en su libro Archivos Modernos: Principios y técnicas (1956), donde el autor define a la valoración como: “el acto de juzgar valores que presentan los documentos de archivos (valor primario y secundario) que estipula los períodos de tiempo, durante los cuales estos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta el enlace esencial que hay entre el organismo o la persona a quien conciernen y los documentos de archivo que generan en el marco de sus actividades” (Schellenberg, 1956, pag. 56). Así todas las definiciones del proceso de Valoración archivística aparecidas después 1956 se asientan en la teoría de los valores de Schellenberg.
- Por lo cual, El Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988) define la valoración como la “Función archivística básica que se ocupa de determinar la eventual disposición de los documentos teniendo en cuenta su valor archivístico. También conocida como evaluación, selección o retención selectiva” (p. 17). Tradicionalmente la valoración archivística ha sido vista como la fase que permite una conservación adecuada de la documentación, impidiendo el incremento de documentos que dificulten la labor del archivero, sin perder información valiosa para la construcción de la memoria colectiva.
- Atendiendo al auge que estaban tomando las ideas sobre valoración documental, los factores históricos de primer orden que influyeron en su surgimiento y desarrollo fueron: El surgimiento de los archivos nacionales en Francia como consecuencia de la Revolución Francesa en el siglo XVIII La asunción de este modelo de archivos en todo el mundo Las profundas transformaciones ocurridas en las administraciones publicas durante los periodos de guerras mundiales, que trajeron como consecuencia grandes acumulaciones documentales. El desarrollo de estos eventos sirvió como punto de partida para la búsqueda de una solución práctica en pos de enfrentar la enorme cantidad de documentos que se generaron en las administraciones y que no eran atendidos por los tradicionales archivos históricos inspirados en el modelo francés. La necesidad de conservar la memoria documental de la sociedad condujo a la aparición de practicas de eliminación de los documentos de una manera controlada. Puede considerarse que los países que inicialmente se preocuparon por las dificultades relacionadas con el crecimiento exponencial de su documentación y buscaron diferentes soluciones prácticas a este problema fueron Alemania, Inglaterra y Estados Unidos, desde principios del siglo XX. Inglaterra comenzó evaluando los documentos con el propósito de eliminarlos. Se preocupaban por los intereses administrativos que presentaba la conservación a corto plazo. El trabajo de los archiveros en este país estuvo muy influenciado por los puntos de vistas de Hilary Jenkinson quien defendió los documentos archivísticos como evidencia imparcial situada en el registro de los actos del creador de los documentos archivísticos, y se opuso a cualquier intervención de los archiveros en el proceso de selección de los documentos. En Alemania los archiveros se interesaron por los aspectos patrimoniales que por los administrativos, y por la conservación a largo plazo de los documentos. En este país a partir de 1926 comienzan a cuestionarse las propuestas de Jenkinson enfocadas en los creadores como entes dedicados a la eliminación de los documentos y se enfocan en la sustancia del sujeto productor. Por lo cual Karl Otto Muller , en 1926 propone enfocar la valoración desde el nivel en el que se sitúa el organismo productor de los documentos, donde determina tres grandes niveles de administración uno central, intermedio y local, con los que relaciona el valor de los archivos. Otro autor que hace sus contribuciones en este aspecto es Heinrich Otto Meisner, cuando en 1937 agrega nuevos plazos para los inventarios, y propone “tres consideraciones básicas para la evaluación de los archivos: la edad de los documentos, su contenido y la posición jerárquica del organismo productor” (Meisner, 1939, citado por Couture, 1999). La consideración mas defendida por los archiveros alemanes en esta etapa fue la última, la cual se consideraba fundamental para poder realizar una correcta valoración. Los diferentes enfoques desarrollados por los alemanes dieron al traste con la posibilidad de analizar los documentos siempre con la finalidad de conservación. Estos puntos de vista sobrepasan los criterios ingleses que solo divisaban la valoración para eliminar. Además, los archiveros alemanes intentaron buscar soluciones precisas interesados por los aspectos patrimoniales que presentaban los documentos, algo que los ingleses ni siquiera habían señalado.
- Otro país preocupado por la valoración archivística fue Estados Unidos . Las acumulaciones de documentos producidos por la Administración norteamericana desde el siglo XVIII, y el surgimiento tardío del Archivo Nacional de los Estados Unidos en 1934, fueron los factores fundamentales para el surgimiento del enfoque de gestión documental ( record management) y la reorientación de la profesión archivística en este país. El enfoque de la gestión documental tuvo resultados satisfactorios en la búsqueda de nuevos métodos para enfrentar la transferencia desmedida de documentos al Archivo Nacional. Se inició una tendencia a controlar la creación de los documentos y la forma de tramitación de estos, donde queda demostrada la experiencia que habían adquirido los archiveros norteamericanos. En el enfoque de gestión documental, el trabajo de archiveros y gestores permitió establecer una cooperación mutua para el tratamiento oportuno de los documentos archivísticos, lo que posibilitaba la a tención de la administración de documentos desde su creación hasta su conservación. Otra teoría que se concreta desde la formulación del enfoque de la gestión documental es la teoría del ciclo de vida expuesta por Brooks en 1940, la cual se convierte junto a la Teoría de los Valores de Schellenberg en el fundamento teórico de la valoración archivística. El ciclo de vida determina las etapas o fases por las que transitan los documentos archivísticos: “la fase de creación, la fase de mantenimiento y uso y la fase de disposición o expurgo Con la implementación del mismo, el archivero tendría una comprensión clara de cómo los documentos han sido creados y manejados en las relaciones entre las organizaciones, permitiendo que la valoración se realizara con el fin de mantener la menor cantidad de documentos posibles, pero sin perder información necesaria. Teoría de los Valores de Schellenberg A mediados de los años 50 del siglo XX, las formulaciones hechas por Theodore Schellenberg, dieron lugar a la difusión y consolidación de los enfoques existentes hasta el momento en materia de valoración. En primer lugar, este autor critica los planteamientos de Jenkinson sobre el papel del archivero, adjudicándole la ventaja de que los mismos están competentemente preparados para determinar los valores históricos de los documentos. Schellenberg retomó el concepto de evidencia de Jenkinson explicándolo desde su Teoría de los Valores. Desde la óptica de dicho autor los documentos archivísticos tienen valores primarios y secundarios. Para Schellenberg (1956) “el valor primario reflejaba la importancia de los documentos para su creador original” (p.162). Este tipo de valor, a su vez, vincula los aspectos legales, fiscales y administrativos, los cuales constituyen la base sobre la cual se apoya la estructura gubernamental. Cuando los documentos archivísticos dejan de ser activos para la administración y sus valores primarios han disminuido, prevalecen en ellos valores que sirven como fuente para la historia y que son utilizados por los ciudadanos para la investigación. Estos valores nombrados valores secundarios se dividen en dos tipos: Valor evidencial : los documentos que contienen la prueba de la existencia y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo. Valor informativo : los valores que se relacionan a los documentos por motivo de la información que contienen sobre personas, cosas, o fenómenos con los que trate el cuerpo gubernamental. (Schellenberg, 1956, p. 164). El valor evidencial que Schellenberg declaraba en su teoría estaba enfocado desde una perspectiva completamente diferente al concepto de evidencia establecido por Jenkinson. Estos valores estaban determinados mediante el análisis y la investigación de los archiveros, no por los administradores. Los documentos con este tipo de valor documentaban las funciones, políticas, programas y procedimientos del creador, reflejando así la importancia para la investigación. Por su parte el valor informativo se interesaba por los contenidos que presentaban los documentos . El análisis de los contenidos fue la premisa fundamental de Schellenberg como criterio de valoración . Sus consideraciones reafirman la defensa por un proceso de valoración provisto de juicios que impliquen el conocimiento substancial del archivero y la perfecta delimitación de los diferentes valores presentes en los documentos. Los puntos de vista Schellenberianos construyeron los cimientos de una base teórica para la valoración archivística, y por mucho tiempo fueron desarrollados sin cuestionamiento alguno.
- Ahora bien, desde mediados de los 80 del siglo XX aparecieron un conjunto de ideas que se opusieron a las formulaciones sobre la valoración archivística de Schellenberg. Estas se reenfocaron en la valoración basada en la identificación de los procesos de negocio y en la importancia del concepto de evidencia. Las voces críticas fundamentales a favor de un cambio de enfoque en la valoración archivística fueron Hans Booms (1987), Helen W. Samuels (1986), Terry Cook (1991), entre otros, quienes insistieron en el peligro que conllevaba determinar los valores informativos de los documentos en una era donde la información era tan cambiante y compleja. Los mismos aseguraron que los métodos de valoración resultantes del análisis de los contenidos Schellenberianos impedian que los documentos reflejaran de forma adecuada la complejidad y diversidad de la sociedad que los creaba y de la cual ellos eran evidencia. Además suponían que era necesario documentar cada actividad gubernamental, lo que traería como consecuencia duplicación de la información y excesivo trabajo para los archiveros. Como consecuencia de las nuevas transformaciones ocurridas a raíz de la era de la información, los seguidores de estos cambios divisaron el contexto social organizacional y funcional de creación y mantenimiento de los documentos como el elemento esencial para el continuo desarrollo de la disciplina y en especial de la valoración. Por esto se desarrollaron nuevos enfoques de valoración con perspectivas mucho mas amplias que implicaban el análisis de las actividades de las instituciones archivísticas dentro de la sociedad. Uno de estos enfoques fue el elaborado por el archivero aleman Hans Booms en 1987, donde defendía los valores sociales como fundamento de la valoración archivística. Booms consideraba que solo la sociedad que originó los documentos, podría proporcionar las herramientas necesarias para evaluar los eventos que continúan repercutiendo en el presente. Además remitió su metodología a los pilares de la ciencia archivística, tomando como base fundamental el principio de procedencia, argumentando que los documentos no pueden separarse de su contexto de creación, sin importar el enfoque de valoración que se esté siguiendo. En el transcurso de sus investigaciones, desde 1972 hasta 1991, Booms concluyó que los valores sociales deben definirse a través de un enfoque muy concreto en la procedencia de los documentos, expresado a través de la funcionalidad de sus creadores. Su amplia visión se convirtió en referencia obligada para que otros teóricos desarrollaran sus ideas en diversos criterios. Defendió un proceso de valoración capaz de brindar testimonio de todos los componentes de la sociedad con el archivero como máximo protagonista.
- Otra voz que emerge a favor de un cambio de enfoque para la valoración archivística fue la norteamericana Helen W. Samuels en 1986. Con su propuesta del enfoque de “estrategia de documentación,” Samuels intentaba buscar una solución al problema que caracterizó la etapa clásica de la Archivística; la noción de considerar documentos archivísticos, solamente a aquellos emanados de las instituciones oficiales del Estado. Este concepto integró en su análisis tanto los documentos oficiales, como otros institucionales con información personal, información publicada, material gráfico, entre otros. Estaba basado en un esfuerzo cooperativo para asegurar la retención archivística de la documentación. Su trabajo argumentaba que los archiveros debían comenzar sus actividades de selección con una comprensión amplia del contexto en el cual los documentos fueron creados. También desarrolló el método de análisis funcional institucional el cual ofreció como una nueva herramienta para complementar la práctica archivística y reformarla. Dicho concepto sugería el atractivo de iniciar el proceso de selección enfocándose primero en las funciones de la institución para asegurar la documentación adecuada. Samuels defendió que el análisis funcional era el primer paso para establecer a un nivel superior la “estrategia de documentación,” es decir, sugería analizar primero las funciones de las instituciones archivísticas, las cuales iban a reflejar el contexto de creación de las mismas. Por lo cual aunque eran técnicas separadas que se desarrollaron en diferentes niveles, el análisis funcional y la estrategia de documentación se complementaban mutuamente. El contexto funcional institucional constituía el factor fundamental para proporcionar la información necesitada por los archiveros en la formulación de sus propias políticas de selección. Estos elementos permitirían al archivero encontrar una solución a la demanda de documentos generados por la sociedad contemporánea, y la valoración sería más concreta en concepción y estrategia. Dichos métodos demostraron que los intentos para desarrollar una teoría de valoración eficaz continuaban llevándose a cabo. Otro autor importante fue el canadiense Terry Eastwood . La contribución esencial de este autor fue sostener y argumentar el concepto sociedad como un elemento imprescindible para determinar las funciones y actividades que condujeron a la creación de los documentos archivísticos.
- Los puntos de vista planteados anteriormente demostraron la madurez teórico – metodológica adquirida por los archiveros para reenfocar los supuestos esenciales de la valoración archivística hacia nuevas perspectivas, que mostraran la realidad existente. Así la valoración comenzó a reflejar la necesidad de relacionarse con los factores que abarcaban los puntos más fuertes de una interacción necesaria para lograr la efectividad de dicho proceso: aquella manifestada entre los individuos, las actividades organizacionales y la sociedad. Las preguntas que se formularon con respecto al tema, coincidían en la necesidad de reforzar el valor atribuido al contexto de los documentos archivísticos, y la búsqueda por una estrategia de valoración capaz de traspasar las barreras estructurales que rodeaban la documentación moderna. Estos elementos se manifestaron en la nueva estrategia de valoración formulada por Terry Cook a finales de los años 80 y principios de los 90 en Canadá: la macrovaloración funcional archivística. Este enfoque surgió como una alternativa para resolver las limitaciones del enfoque estructural – funcional desarrollado por Schellenberg a mediados de los años 50, y como una solución al problema de los cortos periodos de retención, con el objetivo de reducir los costos de almacenamiento de la inmensa cantidad de documentación moderna generada. La macrovaloración se encarga de evaluar el valor social del contexto funcional – estructural en que los documentos son creados y usados por sus creadores, y la relación de los ciudadanos, los grupos, las organizaciones, es decir el público, con ese contexto funcional – estructural.
- Por lo cual, la diferencia fundamental entre este enfoque emergente y la valoración tradicional desarrollada en la etapa de la Archivística clásica, está determinada por el criterio establecido para la retención de la documentación en cada uno de ellos. Mientras la valoración archivística tradicional designaba el valor a largo plazo a través del analisis de los contenidos de los documentos, la macrovaloración evalúa la importancia del contexto de creación de los mismos. Por lo tanto, la meta de un método tal sería lograr una reflexión comprensiva de las funciones sociales más importantes dentro del documento archivístico, de sus creadores y de sus procesos de creación. Se puede considerar que la macrovaloración se enfoca en los procesos por los cuales la sociedad se forma de acuerdo a sus valores sociales, los cuales están reflejados a través de los documentos archivísticos. Por lo cual, el resultado de los procesos de la macrovaloración es el documento archivístico como la evidencia final de los actos y transacciones de las instituciones, así como las interacciones sociales de los ciudadanos y el Estado. Ahora bien, una vez concluido el analisis a nivel macro, estaban las condiciones creadas para desarrollar los pasos de valoración tradicionales (es decir, determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, y otros criterios generales como extension, accesibilidad, etc). A este proceso de analizar los documentos íntegramente Cook lo llamó microvaloración, lo que quiere decir que la valoración tradicional continuó siendo importante para el analisis de los documentos. Pero esto no significa que en esta fase se determinara el documento archivistico que iba a ser eliminado o conservado. Esa decision ya habia sido tomada en consideracion en la etapa de macrovaloracion. Así la esencia de la macrovaloración está en un enfoque basado en el analisis funcional del contexto de creacion de los documentos, el cual implicaba la combinación de funcion, estructura y ciudadano para reflejar el funcionamiento del Estado, el impacto de los programas o actividades y el papel activo de los ciudadanos dentro de la sociedad.
- Habiéndose desarrollado importantes formulaciones de corte teórico para la macrovaloración desde los años 90 del siglo XX, estas comenzaron a ponerse en práctica en diferentes instituciones archivísticas, tales como los archivos nacionales de Canadá y Australia, con el propósito de analizar su efectividad. El proyecto creado en Canadá para tratar con el Gobierno canadiense como un todo funcional, se denominó Multi – Year Disposition Plans (MYDPs) que abarcó la clasificación de todas las Agencias del National Archives of Canada Act. Por tanto la macrovaloración se enfocó en los siguientes aspectos: 1. Documentar la funcionalidad del Gobierno de Canadá en su papel como administrador público, 2. Analizar su evolución como cuerpo gobernante de la nación, 3. Determinar el impacto que sus políticas, programas y servicios tienen en los ciudadanos canadienses, y la responsabilidad social del Gobierno ante el Parlamento y el público” (Cook, 2005, p. 267). Por esto dicho proceso debia describir la relación entre las funciones o actividades de negocio y las estructuras administrativas, y hacer comprender cómo el gobierno federal interactuaba con el ciudadano a través de sus políticas, sus programas y sus procesos de toma de decisiones. Así la macrov se aplicó en Canadá en tres niveles apoyados por diferentes grados de análisis funcional: Todo el Gobierno de Canadá, Cada Departamento o Agencia gubernamental, y Dentro de cada programa funcional principal, en cada Departamento o Agencia” (Cook, 2005, p. 133).
- Puede considerarse dos etapas generales de macrovaloración en el Archivo Nacional de Canadá. Una inical encargada de determinar las funciones principales a nivel de Gobierno, Agencias y Oficinas. Analizadas dichas funciones y expuestas en una especie de plan de documentación se realizaba el analisis a un nivel estrategico, para poder explicar los resultados expuestos en la primera etapa con el fin de transferir los documentos archivisticos para la conservación permanente. Solo después de esto se podrían establecer los criterios pertinentes enfocados hacia el analisis concreto de los mismos. Se puede considerar entonces que la macrovaloración desarrollada en Canadá no enfatizaba en el valor potencial de los documentos para la investigación posterior, sino que sus valores actuales reflejaban la rica interacción del ciudadano y el estado. Australia En Australia la macrovaloración fue aplicada entre los años 1999 – 2000. La voluntad de renovar el proceso de valoración fue el elemento fundamental que condujo al Archivo Nacional a la utilización de la metodología de macrovaloración. Un aspecto particular de este modelo de valoración adoptado en Australia fue la cooperación mutua con agencias individuales, por lo que recibió el nombre de Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS), el cual reflejaba el pensamiento del análisis funcional de la macrovaloracion canadiense y la teoria del record continuum australiana. Este enfoque estaba destinado, sobre todo, a implementar una metodología que permitiera la identificación planificada y sistemática de las clases de documentos pertenecientes al gobierno.
- De esta forma, DIRKS se desarrolló en dos etapas: 1.La investigación hacia el significado comparativo de las funciones del gobierno; 2. la validación de los resultados de la primera etapa, investigando a través de los stakeholders y la consulta de la comunidad (Cunningham y Oswald, 2005, p. 175). En la primera etapa se buscaba conocer el impacto de las funciones del gobierno en la sociedad. Para esto se identificaron nueve indicadores de impacto mediante los cuales el Archivo Nacional de Australia logró identificar 25 funciones de primer nivel y 273 funciones de segundo nivel. Estas ultimas se asentaban dentro de cada una de las de primer nivel. Despues de un analisis comparativo de las funciones fueron consideradas las mas importantes solo 5 de ellas. Estas constituyen las funciones principales que condicionan las actividades y programas mas significativos desarrollados por el gobierno australiano. De las 273 funciones de segundo nivel se consideraron como las mas importantes 25 que se implementaban y tenían lugar a través de las funciones principales del gobierno. La clasificacion y analisis comparativo de las funciones sirvio para articular el analisis de las tendencias y las variaciones en el tiempo y significado de las mismas. Esto se hizo con el proposito de conocer las funciones que continuaban teniendo su significado para generar los documentos archivisticos. El proceso de validacion de las estrategias de investigacion de cada funcion identificada aun se está desarrollando en el Archivo Nacional de Australia.
- Otr o país que también introdujo el enfoque de macrovaloración funcional a su metodología de valoración archivística fue Holanda. Como en la mayoría de los países, el problema del creciente volumen de documentos producidos en las agencias estatales del gobierno, específicamente después de la Segunda Guerra Mundial, los cambios en la legislación y el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información aplicada a los archivos; fueron los factores de primer orden para la búsqueda de una nueva estrategia de valoración archivística en este país. De esta forma se creó en 1991 un proyecto para la retención de la documentación denominado Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT). El proposito de este proyecto se enfocó en disminuir la cantidad exponencial de documentos generados por administración holandesa, reduciendo los plazos de retención de los mismos. Se puede considerar que desde un primer momento la investigacion estuvo dirigida a un nivel macro, por lo cual se inició con el analisis del contexto de creacion de los documentos. En el marco de PIVOT las funciones del gobierno serian el objetivo principal de la valoracion , y sólo los documentos con valor evidencial eran el producto del valor de las funciones de las Agencias del gobierno. Antes de analizar las funciones, los archiveros investigaron las esferas gubernamentales que generaban las mismas. Estas esferas representaban los temas generales especificos que se trataban en cada uno de los Departamento. Asi se identificaron 174 esferas cubiertas por 15 departamentos. El proposito fundamental de la investigacion era valorar las funciones ejecutivas para identificar los documentos de valor permanente que ofrecen la evidencia de la legislacion, la toma de decisiones, y evaluar las politicas y la relacion e interaccion entre el gobierno y la comunidad. Por lo cual la premisa esencial de PIVOT era: la valoración para la preservación enfocada en las funciones esenciales para la esfera principal en materia. Cuando se estudiaba el contexto de creacion de los documentos, estaban las condiciones creadas para la elaboración del programa de retención, denominado BSD. El mismo ofrece un plan de disposición detallado para uno o más creadores de documentos que operan en la misma esfera. A pesar de sus aportes, PIVOT estuvo sometido a diversas críticas. Según los historiadores, dicho método podría traer consecuencias negativas, ya que los establecido en dicho proyecto no llevaba al análisis de los documentos en sí una vez analizado su contexto de creación. El proyecto meramente concluía con el establecimiento del plan de retención donde los archiveros establecían qué documentos eran transferidos de acuerdo a sus funciones correspondientes. Además sus seguidores se enfocaron demasiado en la importancia de las Agencias del gobierno, olvidando por completo que los usuarios buscaban diversidad de información en sus archivos, que se enmarcaba desde sus intereses por los organismos oficiales hasta los intereses y necesidades personales. A PIVOT se le dio una extensión hasta el año 2006.
- Analizados estos elementos se pudo llegar a las siguientes conclusiones: El movimiento crítico surgido a partir de la década de los 80 del siglo XX condujo a un cambio en el sustento práctico de la valoración archivística tradicional de un análisis centrado en el contenido de los documentos a uno enfocado hacia el contexto funcional de creación de los mismos. Los enfoques de valoración archivística surgidos bajo el movimiento crítico se orientaron hacia la importancia de la imagen social y la interacción ciudadano – Estado que debían reflejar los documentos archivísticos. La macrovaloración funcional archivística se expone como una perspectiva teórico – metodológica enfocada hacia el análisis de las funciones y actividades de transacción organizacionales cuyo producto es el documento archivístico que mejor refleje la interacción de los ciudadanos con el Estado y la sociedad en general.
- El proyecto Multi – Year Disposition Plan (MYDP) desarrollado en Canadá dio a los archiveros una visión de las funciones principales del gobierno y las Agencias para identificar los documentos que serian conservados de forma permanente. En Australia, la metodología Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) se enfocó hacia el modelo de macrovaloración funcional canadiense con el objetivo de determinar los requerimientos de recordkeeping en las funciones y actividades de negocio. El análisis comparativo de las funciones del gobierno identificó aquellas principales que condicionaban los programas y actividades del gobierno australiano para generar los documentos archivísticos, que reflejaran la evidencia del impacto de estas funciones en la sociedad.
- El Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT) desarrollado en Holanda tenía como lineamientos principales de trabajo la Investigación Institucional (RIO) donde se identificaban las funciones fundamentales para cada esfera del gobierno; y la Retención de Documentos (BSD), que definía la evidencia contenida en los documentos archivísticos en relación con sus funciones gubernamentales. En Nueva Zelandia las Agencias eran los organismos priorizados para la valoración archivística. El modelo de macrovaloración funcional canadiense tuvo notable influencia para la identificación y análisis de estas Agencias, pero no se cumplían los demás objetivos de dicho modelo. En este país se le prestó más atención al desarrollo de los sistemas de recordkeeping que a las funciones organizacionales.
- Se pudo determinar cómo la mayoría de los países que actualmente desarrollan nuevas estrategias de valoración archivística se basan en las experiencias del modelo de macrovaloración funcional canadiense. Con el objetivo de determinar inicialmente el contexto de creación de los documentos archivísticos estos países identifican a lo “canadiense” las funciones y actividades de negocio organizacionales cuyo producto final es el documento que refleja la evidencia de la sociedad para la cual ha sido creado.
- Por lo que se exponen las siguientes recomendaciones : Realizar estudios similares que faciliten la comprensión y la localización de la bibliografía sobre el método de macrovaloración funcional archivística. Investigar con profundidad el surgimiento de otros enfoques de valoración archivística que tengan como fundamento básico la macrovaloración funcional.