วิชาการจัดการธุรกิจด้วยคอมพิวเตอร์ ผู้สอน ดร.ประภาพร บุญปลอด

1. การจัดการงานเลขานุการ
และธุรการด้วยคอมพิวเตอร์
(Computer Application In
Secretarial Management)

2. ความหมายของ
“เลขานุก าร ”
คือ ผูท ี่ม ห น้า ที่เ กี่ย วข้อ งกับ
้ ี
หนัง สือ ตามที่ผ ใ หญ่ส ง
ู้
ั่
(ความหมายตามพจนานุก รมฉบับ
ราชบัณ ฑิต ยสถาน )

3. “เลขานุก าร ”
คือ บุค คลซึ่ง ทำา หน้า ที่ท ั่ว ไปเกี่ย ว
กับ งานสารบรรณ และงานอืน ๆ
่
เพื่อ แบ่ง ภาระของผูบ ง คับ บัญ ชา
้ ั
(ความหมายตามพจนานุก รมว่า
ด้ว ยอาชีพ ต่า งๆ )

4. เลขานุก ารจะต้อ งปฏิบ ต ิห น้า ที่เ กี่ย ว
ั
กับ เอกสารทุก ประเภทของหน่ว ยงาน
บริห ารงานเอกสารให้ม ป ระสิท ธิภ าพ
ี
ไม่ว ่า จะเป็น งานโต้ต อบจดหมาย การ
เก็บ การทำา ลาย
การบัน ทึก หรือ อืน ใดซึง เป็น งานใน
่
่
หน้า ที่ และแล้ว แต่ผ บ ง คับ บัญ ชาจะสัง
ู้ ั
่
เป็น ครั้ง คราวนอกจากงานประจำา
ยิ่ง ไปกว่า นัน ยัง ต้อ งทำา งานอื่น ๆ ที่ม ิ
้
อาจแยกรายละเอีย ดได้เ ป็น การ
แน่น อน

5. ประเภทของเลขานุก าร
1. เลขานุการส่วนตัว หรือเลขานุการส่วน
บุคคล ได้แก่
1.1 typist
1.2 Shorthand-Typist
1.3 Secretary Shorthand-Typist
1.4 Private
1.5 presonal Assistant

6. 2. เลขานุการสำานักงาน ได้แก่
2.1 Business Secretary
(เลขานุการหน่วยงานธุรกิจทัวไป)
่
2.2 Routine Secretary
(เลขานุการสามัญหรือทัวไป)
่
2.3 Executive Secretary
(เลขานุการบริหาร)
2.4 Organizeation Secretary
(เลขานุการองค์การ)

7. คุณ วุฒ ิข องเลขานุก าร
1.
2.
3.
4.
5.
Good General Education
Proficiency in Shorthand and Typewriting
Good Practical Grounding in Accounts
Knowledge of Secretarial Procedure
Interest in Current Affairs and a Good
Standard of General Knowledge
6. Apprenticeship

8. คุณ สมบัต ิข องเลขานุก าร
1. ความสุขุมรอบคอบและความจงรักภัคดี
(Discretion and Loyalty)
2. มีเชาว์ปัญญาแนบเนียนถูกต้องตามกาลเทศะ มี
ความสุภาพอ่อนโยน
3. ความเป็นระเบียบเรียบร้อย (Orderliness)
4. ตรงต่อเวลา (Punctuality)
5. มีสามัญสำานึก (Common Sense)
6. ความจำาดี (Good Memory)
7. ความรับผิดชอบสูง (Ability to take
Responsibility)
8. มีความกระตือรือร้นในการทำางาน (Enthusiasm
for work)

9. มาตรฐานการปฏิบ ต ง านของ
ั ิ
เลขานุก าร
• จดตามคำาบอกและการถอด
ข้อความ
• การพิมพ์ดีด หรือพิมพ์งาน
• การติดต่อทางโทรศัพท์
• การติดต่อสือสารโดยวิธีต่าง ๆ
่
• มีการปฏิบัติกิจกรรมด้านอื่นทั่วไป

10. คอมพิว เตอร์ก ับ งานสำา นัก งาน
คอมพิวเตอร์มบทบาทในสำานักงานมากในปัจจุบัน
ี
และเพิ่มมากขึ้นทุกวัน
โดยได้ขยายบทบาทเข้าไปถึงชีวิตประจำาวันของแต่ละคน
เนืองจากเป็นเครื่องสมองกลอิเล็กทรอนิกส์ ทีประดิษฐ์ขึ้น
่
่
มา ให้สามารถรับข้อมูลที่ป้อนเข้าไปพร้อมกับคำาสัง
่
(data and programs) แล้วเครื่องจะปฏิบัติการจัดทำา
ผลลัพธ์ทต้องการตามคำาสั่งนันออกมาในรูปแบบต่าง ๆ
ี่
้
ด้วยความรวดเร็วสูงและแม่นยำา ลำาพังเครื่องเองนั้นไม่มี
ความคิดริเริ่มใด เป็นแต่เพียงปฏิบัติตามคำาสั่งหรือ
โปรแกรมทีได้รับการป้อนเข้าไปของผู้ใช้เครื่อง ซึ่งจะ
่
เป็นผู้วางแผนการทำางานทั้งหมด

11. บุค คลสำำ คัญ ในกำรปฏิว ัต ิก ำรใช้ง ำน
คอมพิว เตอร์
ชำร์ลส์ แบบเบจ (Charles Babbage)
ถือว่ำเป็นบิดำของเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น
ศำสตรำจำรย์ทำงคณิตศำสตร์มหำวิทยำลัยเคมบริดจ์
ประเทศอังกฤษ ได้สร้ำงเครื่องหำผลต่ำง (difference
enging) ในปี คศ. 1822 ใช้ในกำรคำำนวณและพิมพ์
ตำรำงค่ำของตรีโกณมิติและพีชคณิตต่ำง ๆ ทำง
คณิตศำสตร์ทสำมำรถแทนด้วยสมกำรโพลีโนเมียล ซึ่ง
ี่
เครื่องคำำนวณแบบทีเรียกกันว่ำ “mechanical
่
calculator” ในปัจจุบัน เช่น เครื่องคิดเลข และยัง
สร้ำงเครื่องวิเครำะห์ โดยแบ่งกำรทำำงำนออกเป็น 3
ส่วน ได้แก่

12. เอดำ ออกุสตำ (Ada Augusta)
ได้รับกำรยกย่องว่ำเป็นโปรแกรมเมอร์คนแรก
เพรำะเป็นผู้ทเข้ำใจเครื่อง Analytical Enging เป็นอย่ำง
ี่
ดี และเขียนวิธีกำรใช้เครื่องนีเพื่อแก้ปัญหำทำง
้
คณิตศำสตร์ชั้นสูง ซึ่งต่อมำได้ตีพมพ์ใน นิตยสำร Taylor
ิ
Scientific Memories
จอร์จ บลู (George Boole)
เป็นชำวอังกฤษทีสร้ำงระบบพีชคณิต ซึ่ง
่
เป็นกำรวำงระบบฐำนทำงคณิตศำสตร์ให้กับกำรพัฒนำ
ไฟฟ้ำและอิเล็กทรอนิกส์ รวมทังกำรออกแบบทำง
้
ตรรกวิทยำของเครื่องคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ที่เกียวข้องกับ
่
ตัวเลขฐำนสอง คือ เลข 0 และ 1

13. ดร.เฮอร์แมน ฮอลเลอริธ (Dr.Herman Hollerith)
นักสถิติชำวเยอรมัน ได้คิดประดิษฐบัตรสำำหรับ
เก็บข้อมูล และสร้ำงเครื่องคำำนวณไฟฟ้ำให้สำมำรถอ่ำน
บัตรเจำะรูได้อีกด้วย โดยได้บริษัท IBM ได้เป็นผู้อุปถัมภ์
ในกำรประดิษฐคิดค้น
ศ.ดร. โฮเวิร์ด ไอย์เคน (Dr.Howard Aiken)
ศำสตรำจำรย์จำกม. ฮำวำร์ด ร่วมกับวิศวกรบริษท
ั
IBM ได้สร้ำงเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่อง
แรกทีทำำงำนอัตโนมัติทงเครื่อง ซึงจัดเป็นแบบดิจิตอลโดย
่
ั้
่
เป็นเครื่องมือที่ทำำงำนกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ คือไม่ได้ใช้ไฟฟ้ำ
ทังหมด มีกลไกบำงอย่ำงทีไม่ได้สั่งงำนด้วยไฟฟ้ำ
้
่

14. ศ.จอห์น มอชลี (John Mauchly) และ ศ.เปรสเปอร์
เอคเคิร์ด (Presper Eckert)
ร่วมกันสร้ำงเครื่องคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์
โดยใช้หลอดสุญญำกำศ ซึ่งเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์
อิเล็กทรอนิกส์เครื่องแรกของโลก โดยวงจรประกอบด้วย
หลอดสุญญำกำศมำกกว่ำ 19,000 หลอด ทำำงำนด้วย
ไฟฟ้ำทุกส่วน เมือเครื่องมือทำำงำนจะร้อนมำก จึงต้องติด
่
ตั้งในห้องที่มเครื่องปรับอำกำศ และได้รับกำรพัฒนำอย่ำง
ี
ต่อเนืองมำจนถึงปัจจุบัน
่

15. ประเภทของเครื่อ งคอมพิว เตอร์
แบ่งตำมลักษณะต่ำงๆ ดังนี้
แบ่งตำมลักษณะของข้อมูล
• Analog Computer
• Digital Computer
• Hybrid Computer
แบ่งตำมวัตถุประสงค์กำรใช้งำน
• คอมพิวเตอร์แบบทัวไป (General
่
Purpose Computer)
• คอมพิวเตอร์แบบเฉพำะกิจ (Special
Purpose Computer)

16. แบ่งตำมขนำดของเครื่อง
• ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro
Computer)
• มินคอมพิวเตอร์ (Mini Computer)
ิ
• คอมพิวเตอร์ขนำดเล็ก (Small-Size
Computer)
• คอมพิวเตอร์ขนำดกลำง (Medium
Computer)
• คอมพิวเตอร์ขนำดใหญ่ (Large-Scale
Computer)
• คอมพิวเตอร์ขนำดใหญ่มำก (SuperSize Computer)

17. ประโยชน์ข องเครื่อ งคอมพิว เตอร์
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
ส่วนรำชกำรและรัฐวิสำหกิจ
ด้ำนกำรแพทย์
ด้ำนวิทยำศำสตร์
ด้ำนกำรศึกษำ
ด้ำนสถำบันกำรเงิน
ด้ำนกำรประกันภัย
ด้ำนตลำดหลักทรัพย์
ด้ำนธุรกิจทั่วไป
ฯลฯ

18. งำนหรือ กิจ กรรมของสำำ นัก งำนที่ต อ ง
้
ใช้ค อมพิว เตอร์
1. กำรบันทึกเสียงตำมคำำบอก (Dictation)
2. กำรพิมพ์ แก้ไขคำำผิด และดัดแปลงเอกสำร
(Text Editing)
3. ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail)
์
4. ไปรษณียเสียง (Voice Mail)
์
5. กำรประชุมทำงไกล (Tele-Conference)
6. แฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Filing)
7. กำรนัดหมำย (Calendaring)
8. กำรกำำหนดเวลำ (Scheduling)
9. กำรคำำนวณตัวเลข (Arithmetic
Computation)

19. 11. ตำรำงคำำนวณ (Spreadsheet)
12. ฐำนข้อมูล (Database)
13. ระบบสนับสนุนกำรตัดสินใจ (Decision
Support System)
14. กำรปฏิบัติงำนแบบผสมผสำน (Integrated
Tasks)
15. กำรเรียงพิมพ์ด้วยแสง (Phototype Setting)
16. กำรใช้ไมโครฟิล์ม (Micrographics)
17. กำรถ่ำยเอกสำร (Reprographics)
18. กำรทำำรูปแบบของเอกสำรต่ำง ๆ (Forms
Design)
19. กำรประชุมทำงไกลด้วยระบบคอมพิวเตอร์
(Computer Teleconference)

20. องค์ป ระกอบด้ำ นเทคโนโลยีห รือ
อุป กรณ์ส ำำ นัก งำน
1.
2.
3.
4.
5.
คอมพิวเตอร์และพรินซ์เตอร์
เครื่องโทรสำร
เครื่องถ่ำยเอกสำร
เครื่องถ่ำยและบันทึกไมโครฟิล์ม
เครื่องอ่ำนอักขระด้วยแสง

21. การใช้ค อมพิว เตอร์ก ับ งานด้า นการพิม พ์
ในสำา นัก งาน
งานด้านการพิมพ์เอกสาร เช่น จดหมาย
รายงาน บันทึก ประกาศและนามบัตร เป็นต้น
โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทใช้ในด้านการพิมพ์ เรียกว่า
ี่
โปรแกรมประมวลผลคำา หรือ เวริ์ดโปรเซสซิ่ง (word
Processing) โดยโปรแกรมทีนยมมากในสำานักงาน
่ ิ
คือ ไมโครซอฟต์เวิร์ด เนืองจากเป็นโปรแกรมที่ใช้
่
งานง่ายสะดวก จัดเอกสารได้สวยงาม และสามารถ
ประยุกต์ใช้กับงานเอกสารสำานักงานได้เกือบทุก
ประเภท

22. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft Word

24. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft Excel

26. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft Powerpoint

28. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft Access

30. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft FrontPage

32. การเข้า สูโ ปรแกรม
่
และส่ว นประกอบของหน้า ต่า งแรกของ
Microsoft Outlook