1. CUSTODIA E GESTIONE DI ARCHIVI CARTACEI
I locali attigui al caveau di DSS sono dotati di impianto di rilevazione fumi collegato a un sistema di
spegnimento automatico a gas che permette di agire più velocemente dei sistemi ad acqua in modo
assolutamente inerte per i materiali contenuti nei locali e non necessita di alcun intervento manuale.
Sono sottoposti al controllo 24h/24h di istituto di vigilanza che gestisce, in tempo reale, lo stato e il
corretto funzionamento dei sistemi di allarme antintrusione e rilevazione fumi e spegnimento
automatico di cui sono muniti.
L’accesso ai locali, protetto da ingressi accessibili con chiavi elettroniche, è consentito solo al
personale autorizzato.
All’interno dei locali attrezzati sono custoditi esclusivamente supporti magnetici o documenti
cartacei. DSS non custodisce oggetti di valore o simili, allo scopo di tutelare maggiormente sia il
personale di archivio che i documenti custoditi all’interno dei locali.
Le scaffalature sono state progettate perché possano accogliere solo due scatole in verticale, in modo
da preservare al massimo l’integrità dei contenitori e del contenuto.
STRUMENTI DI GESTIONE DEGLI ARCHIVI
La giacenza ed i movimenti in ingresso o in uscita dagli ambienti protetti delle unità di archivio è
tracciato e gestito da un software applicativo di proprietà, sviluppato per ottemperare alle esigenze
presenti e soddisfare le vostre future necessità.
Il software di “gestione archivi” (S.G.A.) garantisce una gestione informatizzata dei contenitori
conservati presso la struttura DSS, siano essi scatole contenenti documentazione, supporti magnetici
o cassette di back up.
Per assicurare un elevato livello di sicurezza, tutti i dati registrati sono costantemente ridondati su
server dislocati presso le sedi di Data Storage Security S.r.l..
Ogni unità di archivio è rappresentato da un record contenente diversi campi, tabelle e sottotabelle
che identificano univocamente il cliente, l’unità di archivio, il tracking di dette unità, e il processo di
macerazione della documentazione obsoleta.
Il cliente autenticato tramite user-id e password può facilmente accedere alla situazione dei propri
supporti archiviati presso i depositi Data Storage Security S.r.l. ed eseguire delle query per ottenere
reportistica prodotta in formati agevolmente importabili; in alternativa è possibile fornire output
personalizzabili secondo i criteri consultivi personalizzati.
Il sistema di indicizzazione e numerazione dei supporti utilizza la codifica bar code al fine di
agevolare le operazioni di gestione dei supporti magnetici.
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