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Paperless Office Project
Subsecretaría de Educación Media Superior
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información

Resumen Ejecutivo
El alto consumo de papel y la poca gestión de la
información dentro de la Subsecretaría de Educación
Media Superior provocan gastos excesivos en la
compra de material y demás servicios relacionados a
la impresión documental.
El diseño de una solución informática permitirá a la
Subsecretaría eficientar sus procesos de gestión
documental y provocar un ahorro sustancial en
costos relacionados al uso de papel.

 Se tiene un sistema administrado de
servicios el cual es sumamente honeroso.
($405,000 al mes)
 27 dispositivos de Impresión distribuidos
en todas las áreas.
 Sin atributos de seguridad para la
impresión sin limites.
 Se tienen estadísticas que indican
que 1 sólo documento se copia hasta
en 12 ocasiones.
 Se tiene un porcentaje de alrededor
del 20% de la información
almacenada en forma digital.
 La poca información digitalizada no
es accesible a todo el personal.
 Se tienen 3 almacenes con grandes
volúmenes de papel en constante
crecimiento.
Descripción de la Problemática

Objetivo General
Diseñar una solución informática que gestione
y controle el acervo documental existente y el
posterior en las diversas áreas administrativas
de la SEMS, misma que contribuya a un mejor
acceso, seguridad y eficiencia de la
información que se maneja.
Esto debe permitir entre otras cosas:
 Implementar un modelo de oficina sin
papel en la que coadyuve con el acuerdo
de austeridad y reduzca significativamente
el consumo de papel en la institución
 Mejorar el proceso actual de gestión
documental en la Subsecretaría e
identificar vicios existentes

Alcance del producto
Diseñar una solución informática que permita a
la Subsecretaría dar cumplimiento a lo
establecido en el DECRETO en el que se “regulan
las medidas para el uso eficiente, transparente y
eficaz de los recursos públicos, y las acciones de
disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto
público, así como para la modernización de la
Administración Pública Federal”, particularmente
en materia de reducción de papel a través de la
utilización de la gestión electrónica de
documentos.

Principales actividades por fase

Planeación 29 17/09/2013 28/10/2013 $104,725
Análisis 70 30/10/2013 11/02/2014 $149,889
Diseño 15 07/02/2014 27/02/2014 $27,392
Desarrollo 55 28/02/2014 16/05/2014 $59,282
Implementación 18 13/05/2014 05/06/2014 $134,375
Entrega 5 28/05/2014 05/06/2014 $16,272
Etapas y Costos del Proyecto
Duración
En
Días
CostoFecha
De
Inicio
Fecha de
Fin

WBS

Situación deseada
Autentificación

Conclusiones
Beneficio1
Ahorro en
Almacenamiento
de la Información.
Beneficio2
Beneficio3
Seguridad e
integridad de los
documentos
digitales.
Resguardo
Efectivo de la
información
Previniendo
Desastres
Beneficio4
Ahorro sustancial
en el gasto
derivado del uso
eficiente de papel
y gestión
documental.
67 % en Total
IR A DEMO ->

Sección de preguntas
http://www.slideshare.net/duran_carlos/proyect-paperless-office
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