Dokumen tersebut membahas tentang fungsi perencanaan dalam manajemen. Perencanaan adalah proses penentuan sasaran, strategi, dan rencana untuk mencapai tujuan organisasi. Terdapat berbagai jenis rencana seperti rencana strategis, operasional, jangka panjang, pendek, serta prosedur dan program. Perencanaan bermanfaat untuk mengurangi ketidakpastian, memfokuskan pada tujuan, dan mencapai tujuan secara ef

1. FUNGSI PERENCANAAN
DALAM MANAJEMEN
Ipah Ema Jumiati, S.Ip., M.Si.

2. Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan
kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa
yang harus dilakukan, kapan, bagaimana,
dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat
dicapai dengan mempertimbangkan kondisi
di waktu yang akan datang dalam mana
perencanaan dan kegiatan yang diputuskan
akan dilaksanakan, serta periode sekarang
pada saat rencana di buat. (Handoko, 2003:
77-78)
PENGERTIAN PERENCANAAN

3. Perencanaan adalah penentuan sasaran yang
ingin dicapai, tindakan yang seharusnya
dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat
untuk mencapainya dan orang-orang yang
bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan
yang akan dilaksanakan
(Kadarman&Udaya, 1997:54)
Jadi perencanaan menyangkut pembuatan
tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana
melakukannya, kapan melakukannya dan
siapa yang akan melakukan
PENGERTIAN PERENCANAAN

4. Suatu proses yang melibatkan penentuan
sasaran atau tujuan organisasi, menyusun
strategi menyeluruh untuk mencapai
sasaran yang ditetapkan, dan
mengembangkan hierarki rencana secara
menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan kegiatan.
(Robbins&Coulter, 1999:200)
MERENCANAKAN

5. 1. Mengurangi atau mengimbangi
ketidakpastian dan perubahan-perubahan
di waktu yang akan datang
2. Memusatkan perhatian kepada sasaran
3. Mendapatkan atau menjamin proses
Pencapaian tujuan terlaksana secara
ekonomis
4. Memudahkan pengendalian.
PENTINGNYA PERENCANAAN

6. 1. Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan
dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan
EMPAT TAHAP DASAR
PERENCANAAN

7. Terdapat dua alasan dasar perlunya
perencanaan:
1. “Protective benefits” yang dihasilkan
dari pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan;
2. “Positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian tujuan
organisasi.
ALASAN-ALASAN PERLUNYA
PERENCANAAN

8. 1. Membantu manajemen untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan;
2. Membantu kristalisasi persesuaian pada
masalah-masalah utama;
3. Memungkinkan manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas;
4. Membantu penempatan tanggung
jawab lebih tepat;
MANFAAT PERENCANAAN

9. 5. Memberikan cara pemberian perintah
untuk beroperasi;
6. Memudahkan dalam melakukan
koordinasi di antara berbagai bagian
organisasi;
7. Membuat tujuan lebih khusus,
terperinci dan lebih mudah dipahami;
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti;
9. Menghemat waktu, usaha dan dana.
MANFAAT PERENCANAAN

10. 1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan;
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi
manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi;
4. Kadang-kadang hasil yang baik didapatkan
oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah
tersebut terjadi;
Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang
tidak konsisten.
KELEMAHAN PERENCANAAN

11. Sifat hakiki perencanaan dpt dilihat dari 4 prinsip
utama:
1. Kontribusi kepada tujuan dan sasaran;
2. Aspek primer dari perencanaan (Primary of
planning)-perencanaan mendahului pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen lainnya.
3. Aspek daya serap perencanaan (Pervasiveness of
Planning)-berubah sesuai dengan otoritas manajer
dan dengan sifat kebijakan dan rencana top manager.
4. Efisiensi rencana
Diukur berdasarkan rasio normal input dan output
dlm arti uang, jam kerja, unit produksi yg digunakan
utk memberikan nilai kepuasan individu dan
kelompok.
HAKIKAT PERENCANAAN

12. Hasil dari proses perencanaan (planning)
adalah rencana (plan). Kita mengenal
beberapa jenis rencana, yaitu :
1. Maksud/Tujuan dan Misi
Maksud (purpose) adalah tujuan luas
yang berlaku bukan hanya bagi organisasi
tertentu tetapi berlaku bagi semua
organisasi yang sejenis. Misi (mission)
suatu organisasi dari organisasi lain yang
sejenis.
JENIS-JENIS RENCANA

13. 2. Sasaran
Sasaran (objective) adalah target yang harus
dicapai oleh suatu organisasi dalam rangka
mencapai tujuan. Jadi sasaran lebih spesifik
daripada misi.
3. Strategi
Strategi (Strategy) adalah penentuan tujuan
utama yg berjangka panjang dan sasaran-sasaran
serta pemilihan cara-cara bertindak dan
pengalokasian sumber daya yg diperlukan utk
mewujudkan tujuan organisasi agar dalam
jangka waktu panjang tidak kalah bersaing.
JENIS-JENIS RENCANA

14. 4. Kebijakan
Kebijakan (policy) adalah pernyataan-pernyataan
umum yg merupakan
pedoman di dalam berfikir dan bertindak
dalam pengambilan keputusan.
5. Prosedur
Prosedur (procedure) adalah rencana
yang merupakan metode yang biasa
dalam menangani kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan.
JENIS-JENIS RENCANA

15. 6. Peraturan
Peraturan (rule) adalah tindakan-tindakan
yang dituntut untuk dilakukan dan dipilih
dari beberapa alternatif yang ada. Suatu
peraturan menuntut dilaksanakan atau
tidak dilaksanakannya suatu tindakan
tergantung pada situasi
JENIS-JENIS RENCANA

16. 7. Program
Program (program) adalah gabungan dari
tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan,
prosedur-prosedur, peraturan-peraturan,
pemberian tugas-tugas, langkah-langkah
yang akan diambil, sumberdaya-sumberdaya
yang akan digunakan dan unsur-unsur lain
yang diperlukan untuk melaksanakan arah
tindakan tertentu. Program biasanya
didukung oleh modal dan anggaran belanja.
JENIS-JENIS RENCANA

17. 8. Anggaran
Anggaran (budget) adalah suatu rencana
yang menggambarkan hasil yang diharapkan
dan dinyatakan dalam bentuk angka-angka.
Jadi jenis-jenis rencana tsb bersifat
hierarkhis (berjenjang) Mulai dari
Tujuan atau misi, sasaran-sasaran,
Stategi-strategi, Kebijakan-kebijakan,
Prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan,
Program-program, Anggaran-anggaran.
JENIS-JENIS RENCANA

18. 1. Menyadari adanya peluang
2. Menentukan sasaran
3. Menentukan Premis (data yg diramalkan
dari sifat sesungguhnya)
4. Menentukan arah tindakan alternatif
5. Mengevaluasi arah tindakan alternatif
6. Memilih satu arah alternatif
7. Merumuskan rencana turunan
8. Mengurutkan rencana berdasarkan
anggaran
URUTAN LANGKAH PERENCANAAN

19. 1. Perencanaan yang terbukti tidak akurat
merupakan pemborosan waktu manajer.
Hasil akhir perencanaan hanyalah salah satu
dan maksud-maksud perencanaan itu. Proses
itu sendiri dapat berharga meskipun
andaikata hasilnya meleset dari target.
2. Perencanaan dapat melenyapkan
perubahan. Perencanaan utk mengantisipasi
perubahan-perubahan dan utk menyusun
tanggapan yg paling efektif terhadap
perubahan-perubahan itu.
PEMAHAMAN YANG SALAH
TENTANG PERENCANAAN

20. 3. Perencanaan mengurangi fleksibilitas.
Perencanaan menyiratkan komitmen, tetapi
ini hanya menjadi kendala apabila manajer
berhenti merencanakan setelah
melakukannya sekali. Perencanaan
merupakan kegiatan terus menerus. Fakta
bahwa perencanaan-perencanaan formal
yang telah dibahas dengan seksama dan
diungkapkan dengan jelas dapat membuat
rencana-rencana itu lebih mudah ditinjau
kembali.
PEMAHAMAN YANG SALAH
TENTANG PERENCANAAN

21. Cara paling populer untuk menjabarkan
rencana-rencana organisasi adalah
menurut:
1. Luasnya (strategis lawan operasional);
2. Kerangka waktu (jangka pendek lawan
jangka panjang);
3. Kekhususan (pengarahan lawan
khusus),;
4. Frekuensi penggunaan (dipakai sekali
lawan terus-menerus).
JENIS-JENIS PERENCANAAN

22. Jenis-jenis rencana menurut luasnya,
dibagi:
1. Rencana Strategis
Yaitu rencana-rencana yang berlaku bagi
seluruh organisasi, menentukan sasaran
umum organisasi tersebut, dan berusaha
menempatkan organisasi tersebut dalam
lingkungannya;
2. Rencana operasional
Yaitu rencana yang menetapkan rincian
tentang cara mencapai keseluruhan tujuan
organisasi.
JENIS-JENIS PERENCANAAN

23. Jenis-jenis rencana menurut Kerangka
Waktu:
1. Rencana Jangka Panjang
Rencana dengan kerangka waktu di atas
tiga tahun.
2. Rencana Jangka Pendek
Rencana yang mencakup satu tahun
kurang.
JENIS-JENIS PERENCANAAN

24. Jenis-jenis rencana menurut
Kekhususan:
1. Pengarahan/Rencana direksional
Yaitu rencana yang fleksibel yang
menetapkan pedoman umum.
2. Rencana-rencana khusus
Rencana yang sudah dirumuskan dengan
jelas dan tidak menyediakan ruang bagi
interpretasi.
JENIS-JENIS PERENCANAAN

25. Jenis-jenis rencana menurut Frekuensi
Penggunaan:
1. Rencana sekali pakai
Yaitu rencana yang digunakan sekali saja
yang secara khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi
khas dan diciptakan sebagai tanggapan
terhadap keputusan-keputusan yang tidak
terprogram yang diambil oleh para
manajer.
JENIS-JENIS PERENCANAAN

26. Jenis-jenis rencana menurut Frekuensi
Penggunaan:
2. Rencana Tetap
Yaitu: rencana yang
berkesinambungan yang menyajikan
panduan bagi kegiatan-kegiatan yang
dilakukan berulang dalam organisasi
dan merupakan rencana yang dibuat
berkenaan dengan keputusan yang
dibuat oleh para manajer
JENIS-JENIS PERENCANAAN

27. TERIMA KASIH