Factuurverwerking is 'appeltje-eitje' geworden voor VCK Logistics met de implementatie van Basware en modules van ICreative. VCK Logistics is in een eeuw ontwikkeld tot een toonaangevende logistieke dienstverlener ter land, ter zee en in de lucht. Met 60.000 inkoopfacturen was de afdeling Financial Administration vroeger veel tijd kwijt. “Als de inkoper zijn werk netjes heeft gedaan, is de klus tegenwoordig zo geklaard. Gescande factuur, matchen, goedkeuren en betalen: appeltje-eitje” aldus Cleon Oud.

1. Referentie Case
ICreative bv
Oortlaan 2, Ede
info@icreative.nl
+31 (0) 318 493 150
Na de groei en bloei van de VOC in de zeventiende eeuw heeft Nederland zich
ontwikkeld tot een solide handelsnatie met veel logistieke expertise. Het is
daarom niet verwonderlijk dat er anno 2014 veel bedrijven zijn die zich binnen
het Nederlandse havenbedrijf volledig toeleggen op het transport van goederen.
VCK Logistics is typisch zo’n organisatie. Met het vizier op de toekomst is het
afhandelen van inkoopfacturen in een korte periode vereenvoudigd. “ICreative
verdient een groot compliment”, aldus Cleon Oud, Controller bij VCK Logistics.
Gekozen producten:
Basware, ED Ontvangt,
Fastscan Freeform, ED
Verzendt
ERP:
CODA
Inkomende facturen:
60.000
Crediteurenmedewerkers:
6
Goedkeurders:
61
1 | Pagina

2. DE DIGITALE FACTURENSTROOM VAN VCK LOGISTICS: VOLLE VAART VOORUIT
Aan het begin van de twintigste eeuw staken twee cargadoors de koppen bijeen en bundelden de krachten:
Het Verenigd Cargadoorskantoor, kortweg VCK, was geboren. Cleon Oud, Controller bij VCK Logistics, vertelt:
“In een eeuw heeft VCK Logistics zich tot een toonaangevende logistieke dienstverlener ter land, ter zee en
in de lucht ontwikkeld. Oorspronkelijk eerst in de haven van Amsterdam, maar daarna als forwarder in zee-en
luchtvracht. Op dit moment hebben we in Amsterdam twee terminals en zijn we in Rotterdam met VCK
Logistics Ocean Freight en op Schiphol met VCK Logistics Airfreight als forwarder actief. Onze core business is
het verplaatsen van goederen. Daarnaast bestaat de VCK Groep ook uit VCK Travel, VCK Cruises, All-In Logistics
én Compass Logistics in Duitsland.”
De goederen die dagelijks bij VCK Logistics binnenkomen, variëren. Maar er is een duidelijke specialisatie in
paper, forest products en metalen. “Daarnaast ontvangen wij veel ‘roro’-stukgoederen, goederen die rollend
het schip afkomen. Denk daarbij aan machines met wielen of producten op trailers die niet gecontaineriseerd
zijn. Deze dagelijkse activiteiten brengen veel administratie met zich mee waar elf tot twaalf FTE’s op de
afdeling Financial Administration zich over buigen. Door de constante groei van het bedrijf is de papier- en
documentstroom in de loop der tijd aanzienlijk groter geworden.”
AUTONOOM
Het aantal inkoopfacturen nam jaarlijks toe, en
Cleon Oud voelde op zijn afdeling de noodzaak
de situatie nader te bekijken. “Omdat onze
administraties decentraal zijn ingericht, werden
documenten dagelijks per post van locatie naar
locatie gestuurd. Voor de afdeling Financial
Administration was deze omslachtige werkwijze
vaak de reden waarom het lang duurde voordat
een rekening kon worden betaald. Allereerst
kwamen facturen uit alle windstreken binnen in
Rotterdam, op de twee Amsterdamse terminals
of op locatie Schiphol om vervolgens per koerier
naar ons hoofdkantoor in Amsterdam verstuurd te
worden. Bij VCK Logistics staat autonomie hoog in
het vaandel: onze verschillende bedrijven runnen
autonoom hun eigen business. Er heerst geen
cultuur om alle zaken te centraliseren. Het lokale
management bepaalt het succes en heeft daarbij
graag overzicht over eigen financiële stukken en
PZ-aangelegenheden.”
Voor de afdeling FA in Amsterdam wilde Cleon Oud
graag afstappen van deze decentrale inrichting: ook
een organisatie als VCK Logistics dient zich namelijk
voor de toekomst klaar te maken. “In 2004 kenden
we nog een afsluitcyclus van drie maanden. Bij het
optimaliseren van organisatorische processen kun
je je ‘eigen’ organisatie goed hebben ingericht,
maar wanneer blijkt dat een andere tak van het
bedrijf liever aan zijn ‘vertrouwde’ werkmethodiek
vasthoudt kun je nooit je eigen ambities realiseren.
Hierdoor bleef onze afdeling telefoontjes krijgen
van leveranciers die om een betaling vroegen
terwijl de facturen bijvoorbeeld nog in Rotterdam
lagen. Mijn mensen waren veel tijd aan onnodig
werk kwijt. Kortom: gedateerde werkmethoden, en
niet meer in lijn met de huidige tijdsgeest.”
2 | Pagina

3. PROVEN TECHNOLOGY
VCK Logistics verwerkt per jaar ongeveer
60.000 papieren inkoopfacturen.
“We hebben een verzoek voor de
digitalisering van de factuurverwerking
bij de directie neergelegd. In maart
2011 heb ik drie leveranciers benaderd.
Zo sprak ik o.a. met een hands-on
onderneming die liet blijken dat zij
het allemaal met veel maatwerk kon
realiseren. Maar uiteindelijk wilden
we kiezen voor ‘proven technology’,
aangevuld met goede referenties die
ons zouden overhalen. Voordat ik
met ICreative in contact kwam, ben ik
bij KPMG langs geweest die ook van
Basware gebruikmaakt. Dit gesprek
én de mogelijke koppeling met CODA,
het financiële systeem dat binnen alle
entiteiten van VCK Logistics wordt
gebruikt, bleken de doorslaggevende
factoren. Aan ICreative merkte ik
vervolgens dat het conceptuele denkers
zijn. Aan hen heb je een luisterende in
plaats van een verkopende partij als
gesprekspartner. Een enorme plus waar
ze een compliment voor verdienen.
Uiteindelijk hebben we er in september
2011 een klap op gegeven.” In de
vervolggesprekken gaf VCK Logistics
duidelijk aan met wat voor organisatie
Basware en ICreative te maken zouden
krijgen. Een organisatie zonder lagen
of stuurgroepen: ‘gewoon doen!’ is het
credo. Nadat alle documenten waren
getekend, volgde in februari 2012 de
inrichting. Binnen tien dagen was alles
geïmplementeerd.
Naam:
Cleon Oud
Functie:
Controller
Klant sinds:
2011
3 | Pagina

4. Vervolgens dienden de VCK Logistics-medewerkers de nieuwe oplossing te leren kennen.
Niet alleen Accounts Payable, maar ook de dames van de receptie worden ingezet
voor het scannen en ‘veredelen’ van de facturen. “Op al onze locaties zitten clusters
van drie personen die bepaalde zaken uitvoeren. Het oorspronkelijke idee om alles
te centraliseren, hebben we laten varen. We hebben het bewust decentraal gehouden;
papieren facturen worden op locatie gescand en daar in mappen bewaard. We hebben
in Amsterdam overigens de mogelijkheid op afstand in het digitale archief van andere
locaties te kijken.
90% van de inkoopnota’s zijn dossiergerelateerd. De factuur wordt eerst gescand en
dan veredeld. De scansoftware van Basware, Fastscan Freeform, matcht de factuur met
het unieke referentie- of PO-nummer. Als de inkoper zijn werk netjes heeft gedaan, is de
klus zo geklaard. Gescande factuur, matchen, goedkeuren en betalen: appeltje-eitje. Bij
de inrichting van het nieuwe systeem hebben we bewust aangegeven geen toleranties
te willen. Oftewel: geen bandbreedte. Het moet matchen, anders wordt de rekening niet
betaald. Binnen een week liep alles op rolletjes. Alle gegevens zijn zo afgestemd dat
de margin for error helemaal is verdwenen. Met een druk op de knop kunnen we nu
kwartaalcijfers binnen een paar seconden inzichtelijk maken. Dat was in het verleden
wel eens anders.”
GEEN BANENVERLIES
Daarnaast maakt VCK Logistics gebruik van ED Ontvangt, een oplossing waar Cleon Oud
zeer blij mee is. “Deze digitale postbus waar iedereen zijn PDF naartoe kan sturen, is een
regelrechte uitkomst. En we verzoeken onze leveranciers dat ook in groten getale te doen.
In het begin stuurde 10% van onze leveranciers hun factuur naar ED Ontvangt, nu ligt
dat percentage al rond de 65%. De digitale vertaalslag heeft flinke tijdsbesparing voor
de collega’s op de FA opgeleverd. Deze goede mensen willen we wel voor VCK Logistics
behouden. Zo had de Afdeling Debiteuren behoefte aan personeel, en is in Rotterdam een
voormalig FA-medewerker aangenomen op een Verkoop Binnendienst-functie. Financial
Administration is in omvang wel afgenomen, maar het heeft niet tot banenverlies geleid.”
VCK Logistics maakt daarnaast gebruik van ED Verzendt om zelf digitale facturen te
verzenden.
DE TOEKOMST?
VCK Logistics onderzoekt met haar leveranciers hoe zij facturen in XML formaat kunnen
gaan aanleveren. De Basware omgeving is daar al klaar voor. Cleon Oud sluit af: “De ambitie
om alle leveranciers ‘om’ te krijgen en hun facturen digitaal aan te laten leveren, is voor
VCK Logistics niet realiseerbaar. Wij hebben diverse kleine of incidentele leveranciers
voor wie het soms lastig is geheel aan onze eisen te voldoen. Voor deze groep blijven we
coulant. Immers, in de logistiek draait het om goede samenwerking tussen alle schakels
in de keten. Het aanleveren van PDF-facturen via ED Ontvangt is natuurlijk een uitkomst,
maar in mijn optiek is 85% maximaal.
Momenteel kijkt onze Duitse zustermaatschappij naar de mogelijkheden om de
inkoopadministratie te digitaliseren. De eerste gesprekken met ICreative hebben al
plaatsgevonden.”
OVER ICREATIVE
ICreative is de Nederlandse Purchase-2-Pay en integraal Document Flow specialist
die multinationals, nationale bedrijven en instellingen bedient. Als Basware &
Kofax partner adviseert, implementeert en onderhoudt ICreative oplossingen
voor factuurverwerking, dynamisch document beheer, e-procurement,
e-invoicing, personeelsdeclaraties, budgetbeheer en gerelateerde financiële
processen. Dit doet ICreative met marktleidende oplossingen van Basware,
Kofax en EasyDistribution. Deze sterke en unieke combinatie, samen met de
jarenlang opgebouwde proces- en materiedeskundigheid, maakt ICreative de
belangrijkste leverancier in Nederland.
4 | Pagina