El documento describe un proyecto para desarrollar una base de datos en Excel para Millartex, una empresa que fabrica insumos para la confección. Actualmente, la empresa usa métodos manuales como libros físicos para llevar registros de clientes, proveedores, pedidos y contabilidad. El proyecto propone digitalizar esta información en una base de datos para agilizar los procesos y facilitar el acceso a los datos.

1. PROYECTO INTEGRADOR Fabrica de Insumos para la confección Integrantes: Alexandra Gaviria Echavarría Estefanía Álzate Patiño Isabel Yurany González

2. Millartex, es una empresa unifamiliar dedicada a la elaboración de insumos para la confección en el gremio textil, pertenece al sector industrial, está conformada por las siguientes áreas de gestión: Recursos Producción y logística Ventas La organización está ubicada en el Área Metropolitana, con única sede en la calle 33ª n.102-16. Los medios comunicativos internos son personalizados y vía telefónica, los externos se manejan por medio del correo electrónico (millartex@une.net.co), el correo puerta a puerta y el telefax. ANTECEDENTES

3. Las empresas en la actualidad se hacen más competitivas dentro de su ramo y cada vez adoptan más estrategias a fin de garantizar el éxito. Estas organizaciones están empleando herramientas de optimización, basadas en las tecnologías de la información y la comunicación, para la implementación de Calidad y Gestión del Servicio, a fin de alcanzar el éxito a corto, mediano y largo plazo con el propósito de establecerse metas que permitan el alcance de los Planes Estratégicos del Negocio, enfocados al cumplimiento de la Visión, Misión, y objetivos empresariales. Elementos que conjugados comprometen tanto a empleados como supervisores a la identificación con la organización, a través de un sentimiento de compromiso para alcanzar los objetivos de la misma. El presente proyecto se basa precisamente en estas tecnologías, y contiene objetivos fundamentales para la puesta en práctica de la teoría comprendida dentro del plan de estudios nivel uno (1); en el programa Tecnología de Sistemas. Lo cual permite al estudiante ampliar conocimientos y desarrollar habilidades acorde al nivel profesional; facilitando definir los análisis a requerimientos y permitiendo habilidades para el proceso de la solución. Indudablemente el objeto de estudio adquiere beneficios, principalmente accederá a las nuevas tecnologías de la información fundamentada en el despliegue de su principal necesidad, una base de datos para la documentación; se reflejarán allí garantías, facilidad y agilidad en el manejo de la información que fluye dentro de la empresa, para la entrega y compilación de la informes. JUSTIFICACIÓN

4. Al investigar la estructura de datos en la microempresa, se encontró una organización que sólo se basa en prácticas manuales por medio de libros físicos para la elaboración de sus registros. Por tanto hay demoras en los procesos, principalmente el Área de Recursos que emplea esta técnica para la anotación de registros de datos para clientes, proveedores, toma de pedidos, manejos de agenda, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y asientos contables. Finalmente, la facturación, digitación de cartas y solicitudes de información son realizados por medio de una máquina de escribir. Para desarrollar una estructura en solución a este requerimiento será necesaria la utilización de un equipo de cómputo, donde se diseñe, desarrolle, apruebe y despliegue el esquema previo del análisis. Por último, en cuanto a su alcance, esta investigación abrirá nuevos caminos para empresas que presenten situaciones similares a la que aquí se plantea, sirviendo como marco referencial a estas. ALCANCE Y PRODUCTOS

5. Para el alcance de los objetivos propuestos en este proyecto, se realizó una secuencia de eventos: en primera instancia se visitó las instalaciones de la organización para conocer las Áreas de Gestión y Métodos de Información, mediante la investigación. Además se entrevistó a la persona encargada del Área de Recursos, el también Administrador de la empresa. Por medio de esta entrevista se obtuvo un informe detallado de todas las actividades en cada Área de Gestión, donde se identificaron los tipos de entradas, procesos y salidas de mercancías y su documentación. Se determinaron los requerimientos a la principal necesidad situada en el campo de Gestión de Recursos en la microempresa, para la formulación de este proyecto. Finalmente, se tomó evidencia de la situación por medio de fotografías en el lugar de trabajo. METODOLOGÍA

6. descripciÓn del negocio RAZÓN SOCIAL Millartex. NIT. 70.062.778-1 UBICACIÓN Calle 33ª 102-17 Belencito (Área Metropolitana) ORGANIGRAMA Gerente Carlos Enrique Arango Administrador Carlos Alberto Arango Asistente Administrativo Sandra Mejía Operario Libia Inés Osorio Bodega Carlos Alberto Arango Máquinas Ventas Recursos

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ÁREAS DEL NEGOCIO Recursos Se estructura por la atención telefónica, registro de pedidos, manejo de la agenda, datos de clientes y proveedores, pagos en general, funciones contables, solicitudes de registros, cartas y manejo del fax, entre otros. Producción y logística Lo rige la transformación de la materia prima, inventario, revisión y empaque. Ventas Esta área se basa en la facturación, solicitudes y entregas de pedidos, cobros y llamadas de mercadeo. MISIÓN Fabricamos insumos para la confección bajo estándares de calidad, prestando una completa asistencia y asesoría a nuestros clientes, garantizando la satisfacción y fidelidad del consumidor; además ofrecemos diseños innovadores acorde a las tendencias del momento, mejorando continuamente todos nuestros procesos de calidad productiva y competitiva. VISIÓN Posicionarnos en el mercado departamental y nacional, mediante la investigación, el desarrollo de productos, la actualización en tendencias y demandas del mercado, diferenciándonos por nuestra competitividad, implementación tecnológica, personal constantemente capacitado y especializado para satisfacer las necesidades del cliente final.

8. PROBLEMA DETECTADO Evidentemente, la carencia de registros sistematizados es un inconveniente para la agilidad de trámites en la empresa, la información general de esta organización es digitada en libros físicos y hay que acudir a ellos para consultar datos generales de clientes como: nombres, apellidos, números telefónicos, celulares, direcciones, datos de la empresa, mercancía que consume, costos, descuentos entre otros. PROPUESTA DE SOLUCIÓN Dado el diagnóstico del problema, el equipo de trabajo formuló la siguiente propuesta: Recolectar los datos generales de clientes y proveedores, para ser digitados en una base de datos (en Excel) con estas descripciones: nombres, apellidos, cédula, dirección, teléfono, celular, cuidad, nombre empresa. Además se creará un campo especial para tomar los pedidos, el cual constará de fecha, hora, producto, referencia, costo y total. Esta propuesta está basada en la futura ampliación de un sistema general a mediano o largo plazo. FUNCIONES DEL SISTEMA La base de datos al momento de ser generada tendrá la opción de actualizarse cada vez que sea necesario, además se generaran nuevos campos de datos si así lo requiere la empresa, finalmente se guardará y protegerá la información. RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR LA POSIBLE SOLUCIÓN. Es necesaria la utilización de un equipo de cómputo para el posible desarrollo de la solución frente al problema, el cual está a completa disposición dentro de la empresa; finalmente, es vital la función del recurso humano para la ejecución del proyecto por medio de la persona encargada del área específica de recursos. descripciÓn del sistema

9. En el desarrollo del proyecto, se ejecutó el siguiente blog de contenido con toda la información de la investigación que requería el presente proyecto: www.pinmillartexaei.blogspot.com BLOG DEL PROYECTO

10. AYALA, Jaime y JARAMILLO, Luis. TECNOS “Guía de Gestión de Proyectos de Investigación y Desarrollo”. Editorial Guadalupe Ltda. Bogotá: 1998 HERNÁNDEZ, Roberto; FERNÁNDEZ, Carlos y BAPTISTA, Pilar “Metodología de la Investigación”. Tercera Edición. Chile, McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. 2004 ICONTEC, Presentación y referencias bibliográficas. Sexta actualización. Bogotá: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC. 2008 MAYOR, Alberto. La recolección de la información. Modulo 3. Serie: Aprender a investigar. Primera Versión. BIBLIOGRAFÍA