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Introducción a easyGTD
http://web.easygtd.com/
¿Qué es easyGTD?
 easyGTD es un producto de gestión personal de tareas
  orientado a ejecutivos y empresas, que implementa la
           metodología de productividad GTD

                           easyGTD te permite :

                            Organizarte con eficiencia.
                            Trabajar enfocado, concentrado y
                           motivado.
                            Disminuir el estrés y mejorar tu
                           rendimiento personal y de tu
                           equipo.
¿Para qué sirve?
 easyGTD a través de su plataforma online en modalidad SAAS
 te permite recopilar y vaciar tus pensamientos dónde
 estés, registrando todas aquellas acciones pendientes de hacer
 a través de Internet, para luego organizarlas a través de un
 sistema sofisticado y presentándolas en un formato fácil y
 orientado a la productividad.


 GTD es la sigla de Getting Things Done, y constituye una metodología de
 productividad personal mundialmente reconocida por su alta efectividad en el
 cumplimiento de objetivos. La metodología GTD fue creada por David Allen, y en la
 actualidad es utilizada por importantes empresas e instituciones como Yahoo!, IBM,
 General Electric.
Software de gestión
Funciona a través de un modelo sencillo de 5 pasos:

1.   Capturar, permite registrar todas las tareas que tenemos en la cabeza
2.   Clarificar/procesar, permite identificar qué es cada tarea y clasificarla
3.   Organizar, permite pensar y ordenar el trabajo a realizar
4.   Hacer, permite enfocarnos 100% a la ejecución de tareas
5.   Revisar, permite mantener nuestro sistema de tareas ordenado

 A continuación veremos en detalle cada uno de estos conceptos.
Paso 1. Capturar

Capturar es el proceso de recopilar y vaciar tu mente de todos los
pensamientos, acciones, y cosas en general que tengas pendientes de
hacer, tanto del ámbito profesional como personal, y se logra registrando
todos los pendientes en una bandeja de entrada.

Esto permite que pongas toda tu energía en el trabajo y no estés
preocupado por cosas que pueden ser olvidadas, liberándote de aquellos
elementos que de forma consciente o inconsciente te mantienen
preocupado.




                       web.easygtd.com                5
Paso 1. Capturar
Para capturar un pendiente en easyGTD
debes hacer clic en el botón que dice
“Capturar” que esta justo debajo del menú
superior de la pantalla.
Haciendo clic en el botón capturar se mostrará una ventana para agregar
un pensamiento, para lo cuál debes ingresar un Nombre a la tarea, una
descripción y si quieres adjuntar un archivo.


                                                 Siguiendo este mismo
                                                 procedimiento podrás
                                                 crear en el sistema
                                                 toda la lista de tus
                                                 pendientes


                       web.easygtd.com              6
Paso 1. Capturar
 Una vez que hayas capturado todos tus pendientes estos quedarán
 registrados en la bandeja de entrada del sistema, la cual puedes consultar
 en la primera opción del menú superior llamada “Bandeja de Entrada”.



Las acciones registradas se
listarán según la fecha de
creación desde la más antigua
a la más reciente, esto para
favorecer el paso 2 llamado
“Clarificar” que veremos a
continuación.



                        web.easygtd.com               7
Paso 2. Clarificar
Clarificar se le llama al proceso de organizar la lista de pendientes. Esto
permite convertir tus pensamientos en acciones concretas y planificar su
ejecución para resolver con determinada prioridad, tiempos y recursos.

Los tipos de acciones son:
•
  Para hacer cuanto antes
•
  Delegadas
•
  Planificadas

Las acciones se asocian a un contexto:
•
  Ordenador
•
  Casa
•
  Recados
•
  Llamadas

Los criterios de organización son:
•
  Energía requerida
•
  Tiempo necesario
•
  Prioridad
                             web.easygtd.com            8
Paso 2. Clarificar
Para clarificar tu lista de pendientes en easyGTD debes hacer clic en la
segunda pestaña del menú “Clarificar”.

A continuación se desplegará un formulario con el primer pensamiento de
la lista, el cual contiene en el encabezado la información ingresada al
capturar dicho pensamiento.

La primera pregunta a responder es ¿Es accionable?
es decir si puedes hacer algo en concreto con este pensamiento.




                        web.easygtd.com                9
Paso 2. Clarificar
Los tipos de acciones son:
•
    Delegada, es decir que la vas a delegar en otra persona
•
    Para hacer cuanto antes, es decir completar la tarea apenas puedas
•
    Planificada, es decir completarla en una fecha en concreto.

     Si la tarea la debes completar apenas puedas asegurate de ingresar
     los criterios de organización adecuados ya que en base a estos
     criterios luego se te desplegará la acción.


Importante: Todas aquellas acciones que duren menos de 2 minutos
debes hacerla inmediatamente, esto ayuda a reducir tu lista de pendientes
considerablemente.


                          web.easygtd.com               10
Paso 2. Clarificar
 Contexto. Esta relacionado con indicar el lugar donde deberás realizar
la tarea, el sistema te listará una serie de opciones típicas por ejemplo
Ordenador, Calle, etc. Y adicionalmente tu podrás agregar tus propios
criterios de lugares dónde debes hacer la acción.
Es muy importante que estos criterios estén correctamente relacionados
a la acción dado que en en base a ellos luego el sistema te mostrará
cuando, dónde y cómo debes hacer una acción.




                       web.easygtd.com                11
Paso 2. Clarificar
Criterios de organización. Esta relacionado con definir el tiempo
necesario para resolver la tarea, nivel de energía necesaria y prioridad con
la que tengo que abordar la tarea.




                       web.easygtd.com                12
Paso 3. Organizar
En esta fase el objetivo es organizar el trabajo pendiente:
•
  Crear, modificar y borrar proyectos
•
  Clasificar acciones en proyectos
•
  Decidir qué acciones vamos a ejecutar esta semana
•
  Mover acciones y proyectos no inmediatos a la lista de algún día / quizás
Paso 3. Organizar
 easyGTD te permite crear todos
 los proyectos que quieras, a
 través de la opción “Agregar
 nuevo proyecto” del menú
 superior.


 Los proyectos están pensados para que puedas agrupar varias acciones
 que tienen algo en común, por ejemplo todo lo relacionado a un área de
 responsabilidad tuya.




                     web.easygtd.com               14
Paso 4. Acciones por hacer
Te permite cada día acceder a una lista de trabajo con las acciones
concretas por hacer, aportando una vista organizada y priorizada de las
tareas.
El menú de la izquierda te permitirá ver las tareas por:
•
    Hoy, tareas con fecha limite de resolver en el día
•
    Por hacer, lista de todas las tareas registradas
•
    Delegadas, tareas delegadas a otras personas
•
    Con fecha, tareas con una fecha específica
Paso 5. Revisión semanal
En esta fase revisaremos todo nuestro sistema de modo que se
  mantenga confiable para nuestro cerebro. Este paso se debe hacer
  semanalmente, y consiste en una serie de tareas sencillas:
•
    Poner todos los papeles y notas en la bandeja de entrada
•
    Clarificar las bandejas de entrada (easyGTD, correo, bandeja física, etc.)
•
    Revisar todas las acciones delegadas
•
    Revisar calendario
•
    Revisar proyectos
•
    Revisar acciones
•
    Revisar lista de algún día / quizás
•
    Vaciar el cerebro (mediante un ejercicio detallado en la herramienta)


      Esto te permitirá identificar nuevas posibles acciones que olvidado
          previamente, y hacer un control adecuado de tus pendientes,
              facilitando el vaciado de pensamientos en tu mente.
http://web.easygtd.com/

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Introducción a easyGTD

  • 2. ¿Qué es easyGTD? easyGTD es un producto de gestión personal de tareas orientado a ejecutivos y empresas, que implementa la metodología de productividad GTD easyGTD te permite : Organizarte con eficiencia. Trabajar enfocado, concentrado y motivado. Disminuir el estrés y mejorar tu rendimiento personal y de tu equipo.
  • 3. ¿Para qué sirve? easyGTD a través de su plataforma online en modalidad SAAS te permite recopilar y vaciar tus pensamientos dónde estés, registrando todas aquellas acciones pendientes de hacer a través de Internet, para luego organizarlas a través de un sistema sofisticado y presentándolas en un formato fácil y orientado a la productividad. GTD es la sigla de Getting Things Done, y constituye una metodología de productividad personal mundialmente reconocida por su alta efectividad en el cumplimiento de objetivos. La metodología GTD fue creada por David Allen, y en la actualidad es utilizada por importantes empresas e instituciones como Yahoo!, IBM, General Electric.
  • 4. Software de gestión Funciona a través de un modelo sencillo de 5 pasos: 1. Capturar, permite registrar todas las tareas que tenemos en la cabeza 2. Clarificar/procesar, permite identificar qué es cada tarea y clasificarla 3. Organizar, permite pensar y ordenar el trabajo a realizar 4. Hacer, permite enfocarnos 100% a la ejecución de tareas 5. Revisar, permite mantener nuestro sistema de tareas ordenado A continuación veremos en detalle cada uno de estos conceptos.
  • 5. Paso 1. Capturar Capturar es el proceso de recopilar y vaciar tu mente de todos los pensamientos, acciones, y cosas en general que tengas pendientes de hacer, tanto del ámbito profesional como personal, y se logra registrando todos los pendientes en una bandeja de entrada. Esto permite que pongas toda tu energía en el trabajo y no estés preocupado por cosas que pueden ser olvidadas, liberándote de aquellos elementos que de forma consciente o inconsciente te mantienen preocupado. web.easygtd.com 5
  • 6. Paso 1. Capturar Para capturar un pendiente en easyGTD debes hacer clic en el botón que dice “Capturar” que esta justo debajo del menú superior de la pantalla. Haciendo clic en el botón capturar se mostrará una ventana para agregar un pensamiento, para lo cuál debes ingresar un Nombre a la tarea, una descripción y si quieres adjuntar un archivo. Siguiendo este mismo procedimiento podrás crear en el sistema toda la lista de tus pendientes web.easygtd.com 6
  • 7. Paso 1. Capturar Una vez que hayas capturado todos tus pendientes estos quedarán registrados en la bandeja de entrada del sistema, la cual puedes consultar en la primera opción del menú superior llamada “Bandeja de Entrada”. Las acciones registradas se listarán según la fecha de creación desde la más antigua a la más reciente, esto para favorecer el paso 2 llamado “Clarificar” que veremos a continuación. web.easygtd.com 7
  • 8. Paso 2. Clarificar Clarificar se le llama al proceso de organizar la lista de pendientes. Esto permite convertir tus pensamientos en acciones concretas y planificar su ejecución para resolver con determinada prioridad, tiempos y recursos. Los tipos de acciones son: • Para hacer cuanto antes • Delegadas • Planificadas Las acciones se asocian a un contexto: • Ordenador • Casa • Recados • Llamadas Los criterios de organización son: • Energía requerida • Tiempo necesario • Prioridad web.easygtd.com 8
  • 9. Paso 2. Clarificar Para clarificar tu lista de pendientes en easyGTD debes hacer clic en la segunda pestaña del menú “Clarificar”. A continuación se desplegará un formulario con el primer pensamiento de la lista, el cual contiene en el encabezado la información ingresada al capturar dicho pensamiento. La primera pregunta a responder es ¿Es accionable? es decir si puedes hacer algo en concreto con este pensamiento. web.easygtd.com 9
  • 10. Paso 2. Clarificar Los tipos de acciones son: • Delegada, es decir que la vas a delegar en otra persona • Para hacer cuanto antes, es decir completar la tarea apenas puedas • Planificada, es decir completarla en una fecha en concreto. Si la tarea la debes completar apenas puedas asegurate de ingresar los criterios de organización adecuados ya que en base a estos criterios luego se te desplegará la acción. Importante: Todas aquellas acciones que duren menos de 2 minutos debes hacerla inmediatamente, esto ayuda a reducir tu lista de pendientes considerablemente. web.easygtd.com 10
  • 11. Paso 2. Clarificar Contexto. Esta relacionado con indicar el lugar donde deberás realizar la tarea, el sistema te listará una serie de opciones típicas por ejemplo Ordenador, Calle, etc. Y adicionalmente tu podrás agregar tus propios criterios de lugares dónde debes hacer la acción. Es muy importante que estos criterios estén correctamente relacionados a la acción dado que en en base a ellos luego el sistema te mostrará cuando, dónde y cómo debes hacer una acción. web.easygtd.com 11
  • 12. Paso 2. Clarificar Criterios de organización. Esta relacionado con definir el tiempo necesario para resolver la tarea, nivel de energía necesaria y prioridad con la que tengo que abordar la tarea. web.easygtd.com 12
  • 13. Paso 3. Organizar En esta fase el objetivo es organizar el trabajo pendiente: • Crear, modificar y borrar proyectos • Clasificar acciones en proyectos • Decidir qué acciones vamos a ejecutar esta semana • Mover acciones y proyectos no inmediatos a la lista de algún día / quizás
  • 14. Paso 3. Organizar easyGTD te permite crear todos los proyectos que quieras, a través de la opción “Agregar nuevo proyecto” del menú superior. Los proyectos están pensados para que puedas agrupar varias acciones que tienen algo en común, por ejemplo todo lo relacionado a un área de responsabilidad tuya. web.easygtd.com 14
  • 15. Paso 4. Acciones por hacer Te permite cada día acceder a una lista de trabajo con las acciones concretas por hacer, aportando una vista organizada y priorizada de las tareas. El menú de la izquierda te permitirá ver las tareas por: • Hoy, tareas con fecha limite de resolver en el día • Por hacer, lista de todas las tareas registradas • Delegadas, tareas delegadas a otras personas • Con fecha, tareas con una fecha específica
  • 16. Paso 5. Revisión semanal En esta fase revisaremos todo nuestro sistema de modo que se mantenga confiable para nuestro cerebro. Este paso se debe hacer semanalmente, y consiste en una serie de tareas sencillas: • Poner todos los papeles y notas en la bandeja de entrada • Clarificar las bandejas de entrada (easyGTD, correo, bandeja física, etc.) • Revisar todas las acciones delegadas • Revisar calendario • Revisar proyectos • Revisar acciones • Revisar lista de algún día / quizás • Vaciar el cerebro (mediante un ejercicio detallado en la herramienta) Esto te permitirá identificar nuevas posibles acciones que olvidado previamente, y hacer un control adecuado de tus pendientes, facilitando el vaciado de pensamientos en tu mente.