1. PENGAWALAN Asas Pengurusan
PENGAWALAN
Objektif Pembelajaran : Mengaitkan fungsi kawalan dengan fungsi-fungsi
pengurusan yang lain.
Hasil Pembelajaran : Di akhir unit ini ,pelajar dapat:
• Mendefinisikan kawalan.
• Mengenalpasti keperluan terhadap pengawalan.
• Mengaitkan fungsi kawalan dan perancangan.
• Mengenalpasti langkah-langkah dan teknik-teknik pengawalan.

2. PENGAWALAN Asas Pengurusan
PENGAWALAN
10.0 Pengenalan
Daripada unit-unit sebelum ini kita telah mempelajari beberapa fungsi di dalam
pengurusan dan fungsi terakhir adalah pengawalan. Fungsi inilah yang kita akan
pelajari sekarang. Pengawalan adalah amat penting bagi sesebuah organisasi
dalam menjayakan strategi perancangan mereka ke arah mencapai matlamat
yang telah ditetapkan.
10.1 Definisi
Terdapat beberapa definisi yang telah dikenal pasti, di antaranya:
a) Pengawalan ini boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus
memastikan aktiviti yang sebenar ( yang dijalankan) sama sepertimana yang
telah dirancangkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi memperbaiki
kesilapan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan.
b) Mengikut Robert J Mockler ( 1972 ) kawalan pengurusan adalah suatu
usaha yang sistematik untuk menetapkan piawai-piawai prestasi agar selari
dengan rancangan matlamat, untuk mereka bentuk sistem Maklum balas.

3. PENGAWALAN Asas Pengurusan
10.2 Keperluan Pengawalan
Terdapat empat sebab kenapa pengawalan perlu dilakukan di dalam sesebuah
organisasi.
a) Perubahan dalaman dan luaran organisasi.
Organisasi sentiasa berubah di sebabkan oleh perubahan-perubahan yang
berlaku dipersekitaran luaran. Kos pembuatan dan buruh sentiasa berubah,
pasaran kerap berubah, citarasa pengguna berubah, barang baru sentiasa
muncul yang menyebabkan pengurus mesti peka terhadap perubahan-
perubahan tersebut. Pengurus dan kakitangan sentiasa bertukar, peraturan
baru dikeluarkan dan pelbagai perubahan lagi yang berlaku dalam organisasi
memerlukan pengurus sentiasa mengawasi perubahan-perubahan tersebut.
b) Kekusutan
Semakin besar dan berkembang organisasi tersebut akan menyebabkan
kakitangan semakin ramai dan kerja-kerja akan bertambah. Ini akan
meyukarkan tugas pengurus dan memerlukan kawalan dilakukan supaya
semua aktiviti berjalan dengan lancar dan tiada pertindihan tugas berlaku.
Faktor pemencaran juga memerlukan kawalan dilakukan supaya tidak
berlakunya penyalahgunaan kuasa.
c) Kesilapan
Semua manusia tidak lepas daripada melakukan kesilapan. Disebabkan oleh
kelemahan yang ada pada setiap manusia maka pengurus tidak boleh
mengandaikan semua pekerja tidak akan melakukan kesilapan. Dengan
adanya kawalan pengurus dapat memperbaiki kesilapan yang mungkin
dilakukan oleh pekerja dan kesilapan tersebut mestilah diperbaiki sebelum
ianya menjadi bertambah besar dan tidak mungkin dapat diperbaiki lagi.

4. PENGAWALAN Asas Pengurusan
d) Delegasi
Meskipun pengurus mengagihkan kuasa dan tanggungjawabnya kepada
pekerja tetapi ia tidak boleh lepas tangan kerana mereka masih lagi
bertanggunggan ke atas setiap tugas yang dilakukan oleh pekerja. Bagi
memastikan setiap pekerja melaksanakan tugas yang telah diserahkan
dengan sempurna maka pengurus perlu mengawasi tugas-tugas yang
dilakukan supaya tidak lari daripada yang telah dirancangkan. Pengurus tidak
akan dapat mengawasi pekerjanya tanpa adanya satu sistem pengawalan
yang berkesan.
Untuk melaksanakan sistem pengawalan yang berkesan pengurus perlu
mengetahui tahap kawalan betul yang perlu dikenakan ke atas setiap pekerja.
Tahap kawalan yang betul amat diperlukan kerana ia mempunyai kesan yang
negatif apabila pengurus mengenakan kawalan yang terlalu ketat atau
longgar.
Kawalan Ketat Kawalan Longgar
1. Pekerja memberontak Pekerja membuat kerja
sambil lewa
2. Pekerja tertekan Disiplin pekerja merosot
3. Produktiviti rendah Produkiviti rendah
4. Hubungan antara pekerja dengan Prestasi kerja merosot
pengurus rendah. (tiada komunikasi
berlaku)
5. Berlaku gangguan emosi Kerugian atau pembaziran
sumber
6. Prestasi kerja merosot Masalah-masalah sosial
10. 3 Hubungan Pengawalan dan Perancangan

5. PENGAWALAN Asas Pengurusan
Fokus utama setiap organisasi ialah mencapai objektif yang telah ditetapkan
dalam perancangan. Untuk memastikan objektif ini dicapai maka pengurus perlu
sentiasa mengawal aktiviti-aktiviti yang dilakukan supaya tidak menyimpang
daripada perancangan dan jika adanya penyimpangan atau kesilapan maka
ianya dapat diperbetulkan dengan segera dan ini dapat membantu pencapaian
objektif. Kawalan tidak dilakukan jika tiada perancangan kerana jika tiada
perancangan maka tiada objektif yang hendak dicapai.
10.4 Proses Pengawalan
Untuk menjayakan sesuatu pengawalan kita perlu mengikuti proses yang
ditetapkan. Terdapat 4 proses yang perlu dipelajari dan diikuti:
Langkah 1: Menetapkan piawaian atau standard
Piawaian merupakan tahap ukuran bagi sesuatu perkara yang ingin dikawal. Di
sini kita mesti tahu apakah standard yang perlu ditetapkan. Sebagai contoh
piawaian bagi markah lulus untuk setiap pelajar adalah 50%.
Sekiranya pencapaian pelajar adalah di bawah 50% maka prestasi pelajar
tersebut dianggapkan lemah.Terdapat beberapa cara untuk menetapkan
piawaian :-
a) Berdasarkan pengalaman yang lepas.
b) Atas budi bicara pengurus
c) Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
d) Berdasarkan kepada kelengkapan
e) Berdasarkan kepada belanjawan (budget)
Terdapat beberapa faktor dalam menetapkan piawaian:

6. PENGAWALAN Asas Pengurusan
a) Tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah.
Kalau standard yang ditetapkan adalah terlalu terlalu tinggi berkemungkinan
semua pekerja tidak dapat mencapainya. Manakala sekiranya piawaian
yang ditetapkan terlalu rendah akan mencerminkan kualiti yang rendah atau
tiada kualiti.
b) Mestilah melambangkan kepada kualiti.
Piawaian yang ditetapkan bukan sahaja dapat memperbanyakkan kuantiti
tetapi juga dapat meningkatkan kualiti.
c) Mestilah jelas atau diterima oleh setiap individu yang terlibat.
Piawaian yang telah ditetapkan itu mestilah difahami oleh setiap pekerja
dan mereka mengetahui apa yang sepatutnya mereka capai.
d) Bergantung kepada objektif organisasi
Sekiranya objektif organisasi berkehendakkan kualiti yang tinggi maka
piawaian yan ditetapkan juga mestilah menekankan kepada peningkatan
kualiti.
Langkah 2: Mengukur prestasi sebenar.
Pengurus perlulah membuat pengukuran ke atas prestasi pekerja secara
berterusan bagi memastikan tiada kesilapan yang dilakukan sepanjang
aktiviti dijalankan.
Contohnya mengukur prestasi pelajar melalui kuiz, ujian, tugasan dan
projek secara berterusan daripada awal sehingga akhir semester.

7. PENGAWALAN Asas Pengurusan
Langkah 3: Buat perbandingan antara prestasi dengan piawaian yang telah
ditetapkan.
Setelah mengetahui prestasi sebenar yang telah dicapai ianya harus
dibandingkan dengan piawaian yang telah ditetapkan . Ini bertujuan untuk
mengetahui samada prestasi yang ditunjukkan mencapai piawaian yang
ditetapkan atau tidak. Jika telah mencapai piawaian maka bolehlah
dikatakan organisasi itu adalah di bawah kawalan. Sekiranya tidak
mungkin terdapat kesilapan yang perlu diperbetulkan.
Contohnya, markah kerja kursus pelajar yang mendapatkan markah 35
maka prestasinya dikatakan cemerlang dan melebihi piawaian, jika
markah 25, prestasinya adalah memuaskan, dan mereka yang mendapat
markah kurang dari 20, maka prestasinya di anggap lemah.
Setelah membuat perbandingan, kita dapat tahu 3 keadaan :-
a) Prestasi sama dengan piawaian.
b) Prestasi melebihi apa yang ditetapkan dalam piawaian.
c) Prestasi kurang daripada piawaian yang ditetapkan.
Langkah 4: Memperbetulkan kesilapan.
Sekiranya organisasi tidak mencapai tahap piawaian yang telah ditetapkan
maka pengurus perlu mengenal pasti punca-punca yang menyebabkan
berlakunya keadaan tersebut.
Pengurus boleh mengatasi keadaan ini berdasarkan kepada beberapa
cara.
a) Menyemak dari segi piawaian.
Mungkin piawaian terlalu tinggi menyebabkan pekerja tidak boleh capai.
b) Memperbaiki kesilapan.
Samada memperbaiki kesilapan mesin @ memperbaiki kesilapan pekerja.

8. PENGAWALAN Asas Pengurusan

9. PENGAWALAN Asas Pengurusan
AKTIVITI 10A
Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya. Sila semak
jawapan anda pada Maklum balas di halaman berikutnya.
Arahan: Bulatkan jawapan yang betul bagi soalan di bawah.
10.1 Pengawalan dilihat sebagai elemen yang positif kerana ia dapat
membantu pengurus mengelakkan daripada berlakunya
A. Perubahan
B. Kesilapan
C. Kompleksiti
D. Penolakan perubahan
E. Kecekapan organisasi
10.2 Langkah terakhir dalam proses pengawalan ialah
A. Menentukan standard
B. Membetulkan kesilapan
C. Membandingkan prestasi dengan standard
D. Mengukur prestasi

10. PENGAWALAN Asas Pengurusan
E. Kawalan kualiti
10.3 Pekerja menolak kepada perubahan kerana
A. Kepercayaan terhadap matlamat
B. Fokus kepada perkara yang tidak penting
C. Ganjaran yang banyak
D. Integrasi dengan perancangan
E. Hubungan dengan pengawalan
10.4 Satu teknik untuk mengatasi halangan kepada pengawalan ialah
A. PMO
B. Kebertanggungjawaban
C. Memperbanyakkan kawalan
D. Status
E. Melantik seorang pengawal
Soalan esei
Bincangkan kesan keatas pekerja jika pengurus mengenakan kawalan yang
terlalu ketat atau terlalu longgar

11. PENGAWALAN Asas Pengurusan
MAKLUM BALAS AKTIVITI
AKTIVITI 10A
Betul / Salah
10.1 B
10.2 B
10.3 B
10.4 A
Soalan esei
10.5
Kawalan yang ketat Kawalan longgar
 memberontak  kerja sambil lewa
 tidak berpuashati  pembaziaran sumber
 masalah disiplin organisasi
 masalah disiplin

12. PENGAWALAN Asas Pengurusan
10.5 Prinsip-prinsip kawalan yang berkesan:
Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang
menentukan sesuatu kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut
adalah:
a) Fleksibeliti
Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia boleh
diubahsuai dari semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan
mengikut keadaan dari masa ke semasa. Contohnya fleksibeliti ke atas
menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan ataupun
merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada
masa tersebut.
b) Ketepatan
Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai.
Kita juga tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang
salah untuk mendapatkan kawalan yang berkesan. Contohnya pengurus perlu
menerangkan kepada pekerja apa yang perlu dilakukan, apa yang telah
dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk
kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu
dengan tepat untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.

13. PENGAWALAN Asas Pengurusan
c) Ketepatan masa
Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang
sesuai.
Maklumat diberi pada masa yang memerlukan.
“Do the thing at the right place and the right time”.
d) Fokus kepada perkara penting
Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :-
• Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja.
• Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku
yang baik.
e) Penerimaan oleh ahli organisasi
• Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi.
Contohnya masa bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang,
semua orang mesti bersetuju untuk datang bekerja pada waktu tersebut.

14. PENGAWALAN Asas Pengurusan
10.6 Teknik atau Mekanisma yang digunakan dalam pengawalan.
Apakah yang seringkali dikawal oleh organisasi? Terdapat dua perkara yang
selalunya dikenakan kawalan dalam organisasi :-
a) Kawalan output atau Kawalan prestasi
Kawalan ini digunakan untuk melihat hasil atau prestasi atau hasil sebenar yang
ditunjukkan oleh pekerja.
Mengukur dari aspek:
i) Kecekapan
Di mana melalui kawalan pengurus mendapat gambaran setakat mana
cekap pekerja-pekerja.
ii) Kualiti / mutu
Kawalan juga dapat mengetahui samada prestasi itu telah mencapai
kualiti yang telah ditetapkan.
Kawalan juga dapat menjaga mutu untuk menjamin standard yang telah
ditetapkan
iii ) Mendapat maklum balas dari pekerja
Dengan adanya kawalan pengurus dapat memastikan samada semua
aktiviti pekerja dapat berjalan dengan baik atau menghadapi masalah
semasa menjalankan aktiviti tersebut.

15. PENGAWALAN Asas Pengurusan
b) Kawalan tingkah laku
Ia dijalankan bertujuan untuk memastikan tingkah laku pekerja selaras
dengan apa yang ingin dibentuk oleh organisasi.
Ia dilaksanakan agar organisasi tidak menghadapi dengan pekerja yang
menimbulkan masalah atau mempunyai tingkah laku yang tidak diingini
seperti ponteng kerja, malas, datang lewat, kerja sambil lewa, tidak amanah,
dedahkan rahsia syarikat, selalu buat kesilapan atau cuai, tidur tempat kerja,
tidak bertanggungjawab, khayal masa kerja dan sebagainya.
Bagi melaksanakan kedua-dua kawalan tersebut kita perlu menggunakan teknik-
teknik yang tertentu seperti jadual di bawah:
Kawalan output atau prestasi Kawalan tingkah laku
1) Belanjawan 1) Penilaian prestasi
- di mana belanjawan yang lebih - kalau nilai prestasi automatik
besar, kita harapkan prestasi juga tingkah laku juga baik iaitu dari
adalah lebih baik, begitu juga dari yang tidak baik berubah kepada
segi mutu dan maklum balas. baik.
2) Kawalan Mutu 2) Peraturan
- membentuk satu disiplin diri
kepada pekerja-pekerja.
3) Kawalan Inventori 3) Penyeliaan
4) Penyata kewangan 4) Nisbah Prestasi
5) Reka bentuk operasi
- di mana pengurus hendak
merancang untuk menentukan
sesuatu kerja itu dihasilkan.

16. PENGAWALAN Asas Pengurusan
i. Apakah objektif anda memasuki MKM?
ii. Apakah teknik-teknik pengawalan yang telah anda
ambil bagi memastikan objektif anda tercapai?

17. PENGAWALAN Asas Pengurusan
AKTIVITI 10 B
Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya. Sila semak
jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.
Arahan: Isikan jawapan yang tepat bagi kenyataan yang diberikan.
10.6 Sistem kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan boleh
diubahsuai dari masa kesemasa.________________
10.7 Maklumat-maklumat yang benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai
__________________.
10.8 Maklumat tersebut diterima pada masa yang
tepat.___________________.
10.9 Kawalan dilakukan pada perkara-perkara yang penting
sahaja_________________
10.10 Semua ahli organisasi bersetuju dengan sistem kawalan yang
dilakukan._______________.

18. PENGAWALAN Asas Pengurusan
Soalan Esei
10.11 Bezakan di antara kawalan prestasi dan kawalan tingkahlaku.
10.12 Jelaskan bentuk kawalan prestasi yang digunakan oleh firma
MAKLUM BALAS
Isi tempat kosong
10.6 fleksibel
10.7 ketepatan maklumat
10.8 ketepatam masa
10.9 fokus kepada perkara penting
10.10penerimaan oleh ahli organisasi
Soalan esei
10.11 Kawalan prestasi adalah kawalan yang dibuat bagi melihat hasil atau mutu
kerja yang ditunjukkan oleh pekerja dari segi kecekapan, mutu kerja dan
tindakbalas dari pekerja manakala kawalan tingkahlaku merupakan
kawalan bagi memastikan tingkahlaku pekerja selaras dengan apa yang
diingini oleh organisasi dan tidak mendatangkan maslah kepada
organisasi.
10.12 Bentuk kawalan prestasi
1. Belanjawan
2. mutu kerja
3. inventori
4. penyata kewangan

19. PENGAWALAN Asas Pengurusan
5. rekabentuk organisasi.
PENILAIAN KENDIRI
Baik sekarang anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba soalan dalam
penilaian kendiri ini dan semak jawapan anda pada Maklum balas yang
disediakan. Jika anda menghadapi masalah sila berbincang dengan pensyarah
anda. Selamat Mencuba Semoga Berjaya!!!!!!!!
Isikan tempat kosong
1. Kawalan penting kepada organisasi kerana ia dapat membantu pengurus
mengatasi masalah __________________dan
__________________yang berlaku disamping dapat mengekalkan
prestasi organisasi.
2. Kawalan selepas tindakan dapat membekalkan______________kepada
organisasi dan boleh dijadikan sebagai ukuran bagi
pemberian_____________kepada pekerja.
3. Terdapat 4 langkah dalam proses pengawalan bermula
dengan__________________,___________________,_______________
dan akhir sekali________________.Jika prestasi pekerja adalah seperti
piawai yang ditetapkan maka ____________________tindakan akan
diambil.
4. Kawalan mempunyai perkaitan yang rapat dengan__________________.

20. PENGAWALAN Asas Pengurusan
Soalan esei
1. Berikan definisi kawalan.
2. Terangkan sebab-sebab kenapa kawalan dilakukan dalam organisasi.
3. Jelaskan kaedah-kaedah yang digunakan oleh pengurus dalam kawalan
kakitangan.
4. Terangkan mengenai teknik-teknik kawalan berikut:
i. kawalan belanjawan
ii. kawalan operasi
MAKLUM BALAS PENILAIAN KENDIRI
Isi tempat kosong
1. kesilapan, perubahan
2. maklumat, ganjaran
3. menetapkan piawai, mengukur prestasi, membandingkan prestasi dengan
piawai, membuat tindakan pembetulan, tiada tindakan
4. perancangan

21. PENGAWALAN Asas Pengurusan
Soalan esei
1. Definisi pengawalan-satu proses di mana pengurus memastikan aktiviti
sebenar adalah selaras dengan aktiviti yang dirancangkan dengan
mengambil tindakan pembetulan bagi mencapai objektif organisasi.
2. 4 sebab kenapa kawalan dilakukan
i. perubahan dalam dan sekitar organisasi
ii. kekusuatan yang berlaku dalam organisasi
iii. kesilapan yang dibuat oleh pekerja atau pengurus
iv. akibat delegasi
3. 2 kaedah mengawal pekerja
i. penilaian prestasi
 menilai prestasi pekerja dan pengurus
 individu dan juga kumpulan
ii. nisbah prestasi
 peratus guna tenaga dalam organisasi
 peratus pekerja yang berhenti,digantikan dan ketidakhadiran
4.
Kawalan belanjawan Kawalan operasi
 peruntukan pada masa akan  proses mengubah input sebelum
datang dalam bentuk ringgit barangan dihasilkan
atau ukuran kuantitatif yang lain  menentukan bagaimana tugas-
 untuk mengukur pretatsi tugas pekerja disusun
organisasi  kawalan mutu barangan
 penyelarasan sumber  menentukan bahan yang
 piawaian kawalan diperlukan bagi melicinkan
 panduan yang jelas perjalanan operasi firma