El documento trata sobre la parametrización de la retención en la fuente en el sistema de información de recursos humanos del Ministerio de Educación Nacional de Colombia. Explica que los pagos retroactivos deben distribuirse en los meses correspondientes a efectos de cálculo de retención. También menciona algunas consideraciones sobre la liquidación de la retención en la fuente de acuerdo a la normativa legal colombiana.

1. s w u educación
Bogotá, D. C
- --- - --
MINISTERIODE EDUCACION NACIONAL 07-12-2011 02:46:06
Al Contestar Cite este Nro.: 2011EE71951 O 1 Fo1:l Anex:O
Origen: Sd:3625 - SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL
Destino: FECODE 1 LUlS EDUARDO VARELA
Asunto. ER-105338 RETENCION EN LA FUENTE
1
~
Señor Docente Observ: ANEXO LO ENUNCIADO
- - - - l
LUlS EDUARDO VARELA REBELLÓN
Secretario General
FEDERACION COLOMBIANA DE EDUCADORES
Carrera 13 A Numero 34 - 54
Ciudad w d . u)
Asunto: Respuesta comunicacion 201 1ER 105338 Consideraciones
parametrización Retención en la Fuente sistema de Información de Gestión
de Recursos Humanos.
Apreciado Señor Varela:
Acusamos recibo de su comunicacion de la referencia relacionada con los descuentos que se aplican en diciembre por
concepto de retención. Al respecto le informamos que su solicitud fue remitida al equipo de modernización de secretarias
de educación para que se tuvieran en cuenta sus planteamientos y su articulación con lo parametrizado en el sistema de
nómina. Le anexamos los principales apartes de la respuesta enviada por el gerente del proyecto, doctor Luis Guillermo
Gómez.
"Dando respuesta a los temas relacionados con el proceso de liquidación de Retención en la Fuente que usted plantea en
la comunicación 20llER 105338 , nos pemitimos iniciar éste oficio recordando que el articulo 127 del Código Sustantivo
del Trabajo, establece que "Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que
se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras,
valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones",
Adicionalmente, en los Artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario Colombiano, se establecen los conceptos sujetos a
retención en la fuente, dentro de los cuales se encuentran, entre otros, "los ingresos salariales desprendidos de toda
relación laboral, distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, y establecen la obligatoriedad de aplicar
retención en la fuente a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho,
las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentar;al', y
definen las tablas y escalas Oadas para la retención de acuerdo con los montos percibidos, convertidos en Unidades de
Valor Tributario.
Así mismo, en el Artículo 206 del Estatuto Tributario Colombiano se establecen los conceptos que se exceptúan de la
obligatoriedad tributaria, los cuales enumeramos a continuación:
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. Colombia
Conmutador: (057) (1) 222 2800 - Fax (057) (1) 222 4963
www.mineducacion.gov.co

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Educací~nNacionaf
Reoública de Colombia
P Indemnización .por accidente de trabajo o enfemedad o que impliquen protección a la maternidad,
> Gastos de entierro del trabajador.
P Gastos de representación de funcionarios oficiales.
P Exención para miembros fuerzas armadas.
P Pagos indirectos que realice el Patrono por efectos de Salud o Educación de Empleados.
Ahora bien, con base en las normas anteriormente citadas y respondiendo a los puntos que enuncia en su comunicación,
me permito precisalle que el software de Gestión de Recursos Humanos, Humano @, realiza la liquidación de la
retención en la fuente para ingresos laborales con total apego Código Sustantivo del Trabajo y al Estatuto Tributario
Colombiano , realizando el cálculo de conformidad con los períodos de causación y no exclusivamente con el período de
pago. Para el caso paríicular que usted menciona y al que puntualmente hacen referencia los conceptos de la DIAN, le
manifestamos que cuando se realizan pagos retroactivos de un factor, que por diversas razones no se pagó en el mes
correspondiente, el procedimiento indica que se distribuyan los pagos que realiza el empleador, por efecto de acumulación
de estos factores, en los meses en los cuales debieron ser cancelados, con el fin de no inflar, para efectos de retención, el
mes en que se realiza el pago, y determinar si en los meses de causación del pago se constituyó base para aplicar
Retención en la fuente. Es decir pagos tales como horas extras y bonificaciones que las Secretarías pagan de manera
acumulada por situaciones diversas, no deben ser aplicados al mes de pago, sino que deben ser distribuidos, en el
somare de Recursos Humanos, de acuerdo con su causación, y por lo tanto, la secretaría de educación debe velar por el
cargue adecuado de dicha información.
De otra paríe, es necesario aclarar que el único concepto que siendo base para retención en la fuente, pero que no se
debe sumar con los demás emolumentos del mes, es la Prima de Navidad, la cual se calcula por separado en el mes
correspondiente y que para efectos prácticos en el Sistema de Información se trabaja como un proceso independiente,
buscando que no constituya base de Retención del mes de diciembre.
Es necesario reiterar que la actual parametrización del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos,
HumanoB, está fundamentada en las normas arriba mencionadas, sin embargo pueden existir prácticas de uso del
sistema en las secretarías de educación que deben ser revisadas cuando se presenten inconsistencias en la liquidación
de la nómina en las secretarias de educación, y las cuales procedemos a enunciar
f . Cargue en el mismo mes, por parte de las Secretarías, de novedades de pago por valores retroactivos (horas
extras, bonificaciones, sobresueldo), sin discriminar los meses de causación que generan este pago acumulado.
Lo que afecta la base del período.
2. Errores en los procesos de liquidación, generada a partir de la rotación de personal al interior de la Secretarías
sin los debidos empalmes, capacitación, o sin contar con personal que cumpla el perfil requerido. En este
sentido, el Ministerio dispone de personal de apoyo por mesa de ayuda y asistencia técnica dispuesta a
solucionar las 24 horas las dudas de las Secretarías de Educación.
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. Colombia
Conmutador: (057) (1) 222 2800 - Fax (057) (1) 222 4963
www.mineducacion.gov.co

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Educación Nacional
EL iÜ1YINO FfIRIL LII PROSPLRIDtlD República de Colombia
Libertod y Oiden
3. Falta de conocimiento de los procedimientos de retención establecidos en el Estatuto Tributario,
los cuales dependiendo de las condiciones del trabajador pueden ser benéficos en términos de
Tributación. Al respecto se ha indicado a las Secretarías de Educación, que con base en un
análisis de las condiciones de sus colaboradores se debe verificar la viabilidad del cambio, al
finalizar el año fiscal, de procedimientos 1 a procedimiento 2, situación que beneficiaría un amplio
espectro de los trabajadores al servicio de la educación
Igualmente señala que a lo largo del año y es especial se ha realizado capacitación en este sentido
funcionarios de las secretaria de educación y que durante los meses de noviembre y diciembre de 201 1
se intensifica el soporte en este sentido a las entidades nominadoras. De la misma forma se expidió la
Directiva Ministerial No,28 de la cual anexo copia.
Cordial saludo,
?
4
GLllLLERM RAMIREZ RAMIREZ
Subdire tor e Monitoreo y Control
Anexo lo enunciado
Revisó Maria Cristina Garcia
Proyectó Jeanette Sofía Rodriguez
Calle 43 No. 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.
PBX: (057) (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@rnineducacion.gov.co

4. W~WU educación Ministerio de
?4VW Educación Nacional
'y@ vk@ de calidad
IL Ci)mrn -M u RIOWERLD4D
, Republica ct' Colnrr:t,ia
DIRECTIVA MlNlSTERlAL N" 28
PARA: GOBERNADORES.ALCALDES Y SECRETARIOS DE EDUCACIQN BE
DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS CERTIFICADOS
DE: MINISTERIO DE EDUCACIIN
NACIONAL
ASUNTO' Proccdicniento para la Iiyuidacirin de descuentos por concepto de Iri
rfttcncri~rien la fuerite y devoluci6n de ví3iores retenidos en exceso, cr-i
pagos laborales.
FECHA:
- DIC. 2
m
Con base en los conceptos que en relación con el lema del asunto ha expedido la
Direccion de Impuestos y Adi~anasNacioriales, DIAN, teniendo en cuenta los acuerdos
alcanzados con la Federación Colombiana de Educadores FECODE, y con el fin de evitar
descuentos indebidos o en exceso en la Iiquidacion de la retención en la fuente sobre
pagos de carácter laboral, el Mnnistero de Educación Nacional recuerda lo s~guiente
? Desc~ento
para relencicrl e!? la fciente
La retención en lo ft~enteq:ie debe practicarse por salarios, se hace atentlrendo los
procedirnienfos previstos en los artículos 355 y 386 del Estdtuto Trrbutario y sus CeCretos
reglnmentarios, aplicando los porcerltales rndrcadoc p,irn el efecto
De acuerdo con tos conceptos 001 138 de 1993 y 047441 de 2005 emitidos por la DIAN,
"La iaeft?nclov;éi7 l;! fuente, c ~ a n d oSO pagat.; mesadas retroacti~/as.debe Iiquidarse
esfableciendo q i ~ eporceritaje del pago rerroactko corresponde a cada mes y 170
acurnulánd~ios para apl~car retencidn sobre dicho vabr. "
!a
De conforrri~dad con el artículo 6" del Decreto 1189 de 1988, "Cuan& se efectúen
retencior:es sor coticepto del impuesto sobre /a renta y tompiementarios. eri un valor
superlor al qrrc ha dt3b1d0 efectuarse el agede retenedor podrá relntecjrar los ValOff?S
rc?fer)aos exceso o ~ndebidamr?nte.previa sol!cltud escrrta del afectado CQP ¡a
!etencror?.acompariada de las pruebas, errando a ello hubiere lugar.
F I I el tn~snioperlodu o cl cual ci agente retenedor efecfuc e1 ~cspect:r/o
1 [e~ntcgro
podt-a
desco~?tar este va101 (Yt? las reter~c~ones la fi~enfe dectafar y co~is~gfiar.
en por Cunr?do ef

5. . r ueducación
cu Ministerio de
@uv de calidad
s.ryw Educación Nacional
CL C)IWLI(I D l R d (b-R1D4D Repubiica de Colotrbia
28
rnortlo de las retencior~essea insuficiente podrá efedrrar e/ descuento de/ saldo @67 los
períodos srgulenles.
Para que proceda el descuento. el retenedor deberá anular ei certiftcadv de ret~nción
ea,
la fuente. SI ya lo hnb~ereexpedido y conservarlo junlc con la soiiofud escrita del
interesado.
Cuando el reintegro so salicile c;rr el año fiscal s/guier!t@ aquel en ei cual se efectuó i
a a
rctcncion. el so!icitante deberd. ademas. rnon!feslar expresamepte en su petición que /a
retencttirr rlo /?asido ni sera Nnputada en /a declaración de rerita correspondicanfe.
"
En cons:deraciot~de lo aqiii serlalddo las aa~turid¿desr1ori-irnadcras dehen proceder a
efec!irdr las acciones perlineotes
3 que haya fuc;ar en cuwplrni~entode la normatividad
vigenlo
CAMPO SAAV DRA k
cacibn ivac~onal