P e r f i l d e l BUEN
A D M I N I S T R A D O R
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Perfil buen administrador

  1. 1. P e r f i l d e l BUEN A D M I N I S T R A D O R
  2. 2. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 2 P e r f i l d e l B U E N A D M I N I S T R A D O R El administrador o gerente debe ser un líder integro, que delega, guía y planea. Para lograr sus objetivos ha de ser un estratega para su empresa. Debe actuar como emplea- do y como gerente, y sobresalir como éste último. Por otra parte, su experiencia y ca- pacidad de trabajo, aunadas al correcto enfoque del estudio de las ciencias comer- ciales modernas, le permitirán llevar con éxito su almacén. Son pocos los comerciantes que se preguntan si su perfil cumple los requisitos que debe poseer un buen gerente o administrador de almacén. En nuestro medio se considera una buena inversión comprar o alquilar un local comercial, instalar allí una venta de productos y esperar que el público compre o lo visite. Generalmente el dueño de estos establecimientos es al mismo tiempo el gerente, el vendedor y el jefe de compras. También cuida de la publicidad, la exhibi- ción, las promociones y están bajo su responsabilidad los cobros, aprobar créditos, contratar personal y planificar prácticamente toda la actividad de la tienda. Con el paso de los meses, este hombre aprende lo esencial y lo difícil del negocio. A pesar de toda esta “capacidad”, muchos de estos administradores son negligentes en examinar el futuro de su establecimiento. Los pequeños comerciantes generalmente no analizan más allá del cercano día de pago, la próxima venta de temporada o el pago de tal o cual cheque. En tanto los grandes comerciantes miran el próximo balance general, las futuras inversiones, analizan y estudian el comportamiento del mercado, examinan su organización, planifican nuevas estrategias de ventas, contactan nuevos y mejores proveedores e investigan, casi con lupa, a la competencia, etc. Pero esta falta de previsión de los administradores le pequeños establecimientos debe cambiar. Con mayor frecuencia los dueños de almacenes se darán cuenta que para triunfar en el futuro y competir sanamente con las grandes cadenas de almacenes
  3. 3. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 3 deben aprender a anticiparse al comportamiento de la misma economía y de los consumidores, que son su más vital fuente de sostenimiento económico. Muchos han comenzado a prepararse y han comprendido la importancia de ser unos auténticos gerentes de sus empresas y no los simples dueños de un almacén. El comerciante o el administrador debe estar familiarizado con los procesos contables y las finanzas, debe tener conocimientos sobre organización, mercadeo, publicidad, economía, marketing, atención a clientes, técnicas de ventas y dominar áreas específicas que tienen que ver con el manejo del negocio. ¿Cómo ha de ser el perfil de este exitoso comerciante? Así como todo almacén requiere de revisiones periódicas en su estructura comercial, también todo comerciante debe evaluar y examinar si su preparación actual está acorde a las necesidades de su negocio, para evitar dificultades posteriores en su labor y el desvío de su objetivo principal. Veamos los puntos débiles de algunos establecimientos y las recomendaciones sugeridas, como elementos claves en la formación de gerentes, las cuales deben ser tenidas en cuenta para mejorar el perfil del administrador. Hemos seleccionado 4 debilidades del aspecto administrativo que son responsabilidad del gerente y sugerimos las mejores soluciones. DELEGAR FUNCIONES Un punto débil en la organización de pequeños y medianos almacenes es no saber delegar. Un comerciante organiza su empresa y cree “saber más que ninguna otra persona”, y este parece ser el estilo del hombre de negocios independiente de ahora: toda su experiencia y preparación las pone en función de su negocio para pro- teger su inversión. La dificultad del comer- ciante para delegar autoridad y funciones se pone de manifiesto cuando todos los empleados encuentran necesario consultar la solución a un problema, por pequeño e insignificante que sea, al gerente de la tienda. El mismo gerente se lamenta de la falta de tiempo y del excesivo trabajo en su almacén, que le impiden dedicar tiempo a otras actividades administrativas, gerenciales o de planeación a favor de su negocio.
  4. 4. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 4 Solución 1 Delegar: Dar autorización limitada o ilimitada a una persona para que actúe en nombre de otro y al cual se le confían facultades y responsabilidades que son de su dignidad u oficio. Un comerciante puede delegar algunas funciones a aquellos empleados o vendedores más competentes y mejor preparados en algunas áreas como las exhibiciones, la preparación de vitrinas, los registros contables, el adiestramiento de otros vendedores, la gestión de cartera, manejo de caja, decoración interior, etc. Sí logra hacerlo mejora el interés de sus empleados y les proporciona un medio para recibir formación profesional. Recuerde que delegar funciones y autoridad es fundamental pata el funcionamiento de su empresa y es requisito para mejorar el crecimiento sostenido de la misma. Es necesario reconocer las enormes dificultades que se presentan cuando los empleados son incapaces de asumir decorosamente su nueva responsabilidad y lo traumático que resulta delegar su autoridad, pero suele ser algo necesario. No olvide, que la mejor manera de delegar funciones es preparar a las personas de confianza y supervisar continuamente su trabajo. Los verdaderos comerciantes han comprendido la importancia de ser unos auténticos gerentes de su almacén y no simplemente sus dueños. Un alto porcentaje han comenzado a prepararse en áreas que tienen que ver con el manejo de sus empresas como las finanzas, publicidad, ventas, contabilidad, mercadeo, etc. MODERNIZAR SU EMPRESA Muchos establecimientos comerciales se han rezagado tecnológicamente, quedándose atrás de los avances y ventajas que ofrece hoy la ciencia para mejorar e impulsar más las ventas. Los administradores de almacenes han descuidado la importancia que tienen las co- municaciones para contactar potenciales com- pradores, como el uso de catálogos impresos, volantes publicitarios, las ventas por teléfono y el uso del Internet. O por no ir más allá, no hacen uso de las innovaciones en equipos y sistemas para facilitar las labores del alma- cén, como computadoras y terminales P.O.S,
  5. 5. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 5 que mantienen al día los registros contables y los análisis financieros y estadísticos del almacén y permiten el manejo de inventarios, bases de datos de clientes y proveedores. Solución 2 Modernizar: Tomar la actitud de renovar, actualizar y poner al día un negocio de acuerdo a las tendencias, gustos y necesidades del hombre actual. La tecnología ha traído muchas ayudas para el comerciante. Los computadores y las terminales inteligentes ayudan en las transacciones con tarjetas de crédito y débito, en hacer las facturas, el manejo y control de inventarios, en tener al día las operaciones contables, el nutrir y actualizar la base de datos de clientes, etc. Estas ayudas tecnológicas proporcionan al comerciante las herramientas para facilitar su trabajo y mejorar la calidad de atención al cliente. El modernizar o actualizar tecnológicamente su negocio mejora el servicio, hace más eficiente la labor del personal y permite al comerciante estar al día con las novedades de la electrónica, puestas al servicio de los pequeños y medianos almacenes. SER UN GERENTE No todo comerciante actúa como un verdadero gerente dentro de su negocio. El perfil de algunos empresarios examinados no corresponde al ideal para cumplir tal cargo. Generalmente, cuando el dueño de un almacén se enfrenta a dificultades operativas o económicas, busca la asesoría de un administrador con experiencia que solucione la crisis, porque no encuentra posibilidad de darle pronta salida a ésta. En otras ocasiones permite que su esfuerzo de años se vaya a pique, por la incapacidad de dar un giro rápido y enderezar la embarcación. ¿Cuáles son estas dificulta- des? Las mismas que pueden presentarse en toda pequeña o mediana empresa: problemas laborales con los vendedores, mala elaboración de contratos, problemas de liquidez, pésima gestión de cartera, fallas en el manejo contable, problemas con impuestos, retraso en las obligaciones fiscales, afiliación de empleados a servicios médicos, mal manejo de las relaciones con clientes y proveedores, etc.
  6. 6. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 6 Solución 3 Gerente: Persona encargada del manejo, control y dirección de un negocio que cumple funciones de mejoramiento y éxito económico de una empresa. El empresario con visión para ser un buen gerente debe ser un líder integro, que delega, guía, planea y pone manos a la obra para lograr sus objetivos. A la medida que delega debe ser un estratega en su negocio. Debe actuar como empleado y como gerente y debe sobresalir como este último. Este trabajo ciertamente es el más difícil. Necesita tener visión general, objetividad y perspectiva a mediano y largo plazo para proyectar su negocio hacia el futuro. Por otra parte, necesita conocimiento detallado de su almacén, experiencia y capacidad para resolver rápidamente los problemas e involucrarse lo suficiente, como buen gerente, informándose cada día de las necesidades de sus clientes. SENCILLEZ EN LA ORGANIZACION Una organización administrativa sencilla dentro de un almacén contribuye a un mejoramiento de la eficiencia y calidad de la atención hacia los clientes. Cuántos establecimientos demoran innecesariamente al cliente dentro de la tienda, después de comprar por falta de una adecuada orga- nización interna. Esperar que el vendedor elabore la factura, que el cajero efectúe la operación, que el dependiente empaque la mercancía, que el gerente revise la factura (incluso que el vendedor busque la mercan- cía en bodega), etcétera, son pasos que impiden llegar a la eficiencia del almacén hacia el cliente. Esta incompetencia la sufren los proveedores cuando los comer- ciantes no cumplen oportunamente las obligaciones contraídas con ellos. Solución 4 Organización: Estructura que rige una empresa y dispone de un ordenamiento para su adecuado funcionamiento. Muchas veces los empleados no comprenden la estructura de la organización de un almacén y solamente el dueño o gerente es quien la conoce. Cuanto más sencilla sea una estructura, menores serán las posibilidades de error hacia los clientes y mayor la suma de éxitos logrados. Es necesario que el gerente presente un organigrama y un
  7. 7. C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C. Tel 57-1-3682099 * Fax: 57-1-2444383 * cidep@sanpablo.com.co 7 manual de funciones que permita a los dependientes conocer sus cargos, definir los mandos, fijar las políticas de ventas y establecer responsabilidades. Una organización administrativa sencilla, contribuye a la eficiencia y calidad del trabajo de los empleados del almacén. Organizar una estructura genera beneficios inmediatos al negocio y al empresario.

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