Modeloplan sendm

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Modeloplan sendm

  1. 1. 1 establecidos en la ley 675 con relación a losDiseño: Efraín parámetros de obligatorio cumplimientoDelgado G PROPUESTA TECNICA (PLAN DETRABAJO) EN PROPIEDAD HORIZONTAL OBJETIVO Programar actividades en desarrollo de lasfunciones del Administrador, con el fin deestablecer procedimientos básicos, actividades, entareas y tiempos, susceptibles algunas de ellas devaloración económica, con el fin de que los entesinvolucrados en el proceso (Consejo deAdministración, Administrador) establezcan puntosde control y evaluación y con base en resultadosreales opten por la toma de determinaciones en prode la comunidad,buscando racionalización,eficiencia y economía. Direccionar la gestión de la administracióna un enfoque de servicio; para entender lasnecesidades y expectativas de los copropietarios,residentes y demás usuarios de la agrupación. Los procesos relacionados en este modeloson generales, considerando que cada copropiedadtiene características específicas, los procesos yprogramas a implementar corresponderán a esasparticularidades, analizándose igualmente laproblemática que pueda generarse en el sector enque se ubica la copropiedad, como invasión delespacio público, desatención de parámetros detránsito que afecten a la comunidad algunos deellos en detrimento de la seguridad como parqueode vehículos en áreas no permitidas, inseguridadgeneral, etc, con el fin de intervenir ante lasautoridades correspondientes. Dependiendo de la problemática sediseñan programas o estrategias específicas. Inicialmente, para conocer el estadointerno de la copropiedad se analizan tres aspectosque dan la medida para el diseño de estrategias yalternativas: análisis administrativo, operacionalyfinanciero. CUMPLIMENTO LEGALOBJETIVO: Determinar el cumplimiento derequerimientos legales de conformidad con laLey675/2001,Establecer los medios y mecanismos para deliberary decidir válidamente las determinacionesnecesarias para que la persona jurídica cumpla consus fines.Análisis de la Reforma deReglamentoVerificar cumplimiento de requerimientos
  2. 2. determinados en la Norma, (Coeficientes, Módulos, deberían encontrarse.registros, Quórums, programación y desarrollo deAsambleas Ordinarias y Extraordinarias, reuniones, Determinado el punto de equilibrio se procede aconformación del Consejo de Administración, del analizar, en el evento de diferencias significativas,Comité de Convivencia, toma de decisiones con lasmayorías requeridas, Seguros, etc).Se evaluará con Contabilidad la observancia de losparámetros suministrados por el ConsejoTécnico de la Contaduría Pública conrelación a la Propiedad Horizontal y elcumplimiento de las Obligaciones Fiscales ante laDian.Análisis del Régimen de Convivencia, o elaboracióndel proyecto para consideración de Consejo ytrámite de aprobación por Asamblea.Comprobación física de la teneduría y registro delibros oficialeso Registro oficial de Copropietarios (ley 675de 2001),o Libros de Contabilidad debidamenteregistradoso Libros Actas Asamblea yConsejo.ANALISISFINANCIEROCon base en los documentos de contabilidad,Balance General y Estado de Resultados elaboroAnálisis Financiero con el fin de determinar lospuntos débiles y/o fortalezas en el aspectofinanciero. Se establecen las relaciones resultantesde los análisis vertical y horizontal, igualmente seestablecen índices de interés, punto de equilibrio,comportamiento de ingresos, tendencias de cartera,con el fin de que Consejo de Administración yAdministración puedan diseñar medidas paracorregir falencias, si existen, y/o planear lasacciones a emprender si no se han creado.Punto de equilibrio:Determinación de costosfijosDeterminación de costosvariablesInformación sobre montoingresosSe establece estimativo del Punto de equilibrio conel fin de determinar si el valor de los ingresos seaproxima o concluye en que el monto es suficientepara atender los requerimientos de la copropiedad.Las copropiedades deben estar en capacidad deatender sus requerimientos sin tener que acudir enlo posible a fuentes externas cuya utilizaciónincidiría en un incremento de los pasivos y unaumento en la diferencia entre las expensascomunes realmente percibidas y el monto en que
  3. 3. 2las razones que dan origen a esta situación, ANALISIS DE CARTERAalgunas de las cuales pueden ser: bajo recaudo delas expensas proyectadas, incremento Dependiendo del resultado del análisis financiero,desproporcionado del valor de la cartera, utilización se prevén cambios o mantenimiento dede recursos externos no previstos, bajo estimativo procedimientos relativos al manejo de la cartera.presupuestal, resultados incipientes en gestiones o Restricción de servicios no esenciales dede cobro y recaudo, etc. conformidad con la ley y la Jurisprudencia o Análisis y seguimiento procesos en jurídica o Verificación presencial en juzgados del estadoDel Activo: de los casos reportados por los abogados.Tomado como base el total de los activos = 100%,Establezco la relación porcentual de cada unade las partidas que lo componen con el fin PROGRAMA DE CARTERAde establecer el peso que cada una deellas representa en el total del Activo. o OBJETIVO: Reducir los montos por conceptoConsidero de primordial importancia propender por de “Administraciones en mora”, incrementar elel mantenimiento razonable de porcentajes dentro número de residentes que cancelan susde lo normal de conceptos tales como el de expensas dentro del período corriente paraDeudores que nos da la medida de la incidencia de contar con recursos suficientes oportunamente.este rubro dentro del Activo. El concepto Deudoresamerita análisis detallado para igualmente sopesar o Diseño del programa sujeto a las característicascada una de sus subpartidas, dentro de las cuales propias de la agrupación que contemplará:vamos a determinar qué valor y qué porcentaje o -Pre jurídico en Administración:tienen por ejemplo, las cuotas deadministración, los intereses de mora. Cuotas de o -Circularizaciónparqueadero, parqueaderos de visitantes, otros o -Etapa de conciliación y acuerdos de pagoingresos por cobrar, trabajadores, etc. o -Restricciones de servicios no esenciales deDe igual manera como se analiza el concepto conformidad con la ley y la JurisprudenciaDeudores, dependiendo del Balance General y de o -Remisión de cuentas a Jurídica.las características de la copropiedad se analizanlos demás ítems que conforman el Activo, tanto el o -Seguimiento, control y evaluación de procesoscorriente como el no corriente, efectivo, bancos, ylas partidas que conforman Propiedad planta y o Adicionalmente, se verifica la certeza de losequipos y las depreciaciones. informes que hayan rendido los abogados, en algunas oportunidades se llevarán a caboDel Pasivo: confrontaciones contra los certificados de tradición para constatar que efectivamente losEstablecidos los porcentajes de cada uno de los embargos que según los Jurídicos se hanconceptos del pasivo, igualmente se analiza el peso practicado, se encuentren debidamentede cada uno de los conceptos con relación al total registrados en la Oficina de Registro.de los pasivos, con el objeto de determinartendencias y peso de cada ítem. Este análisis nos o De igual forma, en los juzgados se verifica lapermite tomar determinaciones sustentadas para certeza de los informes observando losrestringir o disminuir conceptos que rebasan los expedientes a los que se tiene acceso en calidad de Representante Legal.estimativos o los porcentajes normales. De igualforma que para el activo, por un períododeterminado se analiza el movimiento periódico de o Los ingresos por concepto de acuerdos delos egresos lo que suministra a la Administración pago suscritos con los abogados también sony al Consejo de Administración bases para corregir materia de seguimiento con el fin de que losdesviaciones significativas que inciden en el reintegros sean hecho oportunamente a laresultado general Administración, que los honorarios cobrados a los morosos se encuentren dentro de lo normal, etc.
  4. 4. 3CONTRATACION:Análisis legal, operativo, de garantías, cumplimiento • Cumplimiento de las reglamentacionesy económico de cada uno de los contratos que lacopropiedad haya suscrito para servicios yadquisiciones. Igualmente se evalúa el costo de loscontratos frente al mercado.EXPENSASo Módulos de contribucióno Verificar cumplimiento de requisitos establecidos por la Ley.o Cobro de expensas por coeficienteConstatar la conformación del Fondo deImprevistos ordenado por la ley 675 de 2001, y laexistencia física de los recursos en cuenta especial.PROCEDIMIENTOSAnalizar los actuales con el fin de implementarmejoras tendientes a incremento de efectividad yutilización de los recursos disponibles.1ºADMINISTRATIVOS: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN:-Establecer el cumplimiento del Reglamento deP.H., en cuanto a periodicidad de reuniones,aprobaciones, quórum, etc.-Constatar el cumplimiento del ReglamentodelConsejo deAdministración.-Verificar la publicidad de las actuacionesdelConsejo.2º. CAJA-TESORERIA Sistemas de recaudo establecidos.• Análisis de seguridad• Medios de pago• Determinar posibilidad de ampliación• Control Interno• Verificar ejecución activa (presupuesto)• Pólizas de amparo del efectivo3º, EGRESOSAnálisis delprocedimiento• Autorizaciones, montos, requisitos, presupuesto y contabilidad• Cumplimiento de los parámetros existentes• Cajas menores
  5. 5. ESTUDIO DE implementar correcciones y concluir en eficiencia.SEGURIDADo Conocimiento deláreao Revisión de encerramientos (estado, reparaciones requeridas)o Sistemas de comunicación enoperación.o Sistemas de seguridad instalados enlos accesos a los interiores (cantoneras, brazos hidráulicos, porteros parlantes)o Equipos de monitoreo enfuncionamientoo Relojes decontrol.o Iluminación.o Empresa prestadora delServicio:• Revisión del Contrato suscrito• Resoluciones de la Superintendencia de Vigilancia, información sobre sanciones o multas.• Cláusulas y garantíascontractuales.• Pólizas aportadas (vigencia,montos)• Análisis de tarifas (con relación a las autorizadas por la Superintendencia y frente a las del mercado de empresas de vigilancia).• Determinación de condiciones específicas contractuales y verificación de cumplimiento.• Verificación de procedimientos de supervisión implementados, asignación de turnos, equipos de comunicación en operación, dotaciones.• Determinar cumplimiento de obligaciones laborales con el personal.• Valores agregados alservicio.ProcedimientosVigilanciaAnálisis del Manual de Vigilancia y Seguridadpropuesto por la Empresa prestadora del Servicio,de conocimiento del personal de servidores y deresidentes.Liderar los temas en materia de seguridad de lasunidades de vivienda como de las zonas comunesOTROSPROCEDIMIENTOSPara labores tales como: Aseo, Jardinería,Mantenimiento, se detallan los procedimientos quevienen siendo utilizados, con el fin de detectarduplicidades, tiempos muertos, operaciones nosincronizadas, mano de obra innecesaria, etc, para
  6. 6. 4 eficiente respaldada en la Jurisprudencia.PROGRAMA SOLUCION DECONFLICTOSAnte la necesidad de implementar en MecanismosAlternos en la Solución de Conflictos, se planteanlas siguientes alternativas:1º.INTERVENCIÓN DE COMITÉ DECONVIVENCIAo Presentación de alternativas de solución amigables, beneficiosas para las partes. Si la gestión del Comité no concluye en acuerdo, se acude a las otras instancias:2º.UNIDADES DE MEDIACIÓN DE LALOCALIDAD.o Asesoría y orientación en el manejo de conflictos:-Individuales-Familiares y grupales-Procesos desistibles por delitos ocontravenciones.3º. CENTROS DE CONCILIACIÓN YARBITRAJE o Ante centros autorizados por el Ministerio de Justica, Cámara de comercio, etc o Conciliación (en derecho o en equidad) y arbitramento.4º. JUSTICIAORDINARIA.La gran mayoría de los programas o actividades arealizar, bajo supervisión y anuencia del consejo deadministración son medibles en tiempo y enrecursos a asignar, lo que permite en cualquiermomento, evaluarlos, y/o aplicar correctivos en elevento de detectar desviacionesUna vez detectadas las necesidades prioritarias dela copropiedad, se pueden elaborar los programasespecíficos para atenderlas, los programas aquíexpuestos son generalidades y modelos de lo quese debe llevar a cabo en administración depropiedad horizontal, aplicando los conocimientos yexperiencias adquiridas profesionalmente.Como resultado de las demandas deinconstitucionalidad y tutelas presentadas porterceros quienes se sintieron afectados ovulnerados en sus derechos por la ley 675 de 2001,se han producido Sentencias de la Corte muchasde las cuales son herramientas que puede utilizarla administración en procura de una gestión
  7. 7. Con base en la evaluación o diagnóstico inicialde la copropiedad en los diferentes aspectos quese miden, con base igualmente en directrices delConsejo de Administración, Asamblea ynecesidades de la comunidad, se planearán lasacciones a emprender, para las que seimplementarán acciones de supervisión, control yevaluación.Igualmente se implementará el cumplimiento de losrequerimientos tributarios de conformidad con losúltimos conceptos de la DIAN, con el fin de evitarfuturas sanciones a la agrupación.Relaciones con laComunidadSe garantiza la atención al personal de residentesdentro de los parámetros de calidad total, lo queimplica que se mantendrá una política de puertasabiertas para la recepción de inquietudes, quejas oreclamos, sugerencias y solicitudes que a bientenga formular la comunidad.Establezco mecanismos de comunicación ycontacto oportunos con todo el personal y lasolución de emergencias en horarios fuera delpactado para la atención normal.Adicionalmente, se programan actividades decapacitación a la comunidad, algunas de ellasimpartidas por la Administración, como elconocimiento de la ley 675 de 2001, normas deconvivencia, y otras capacitaciones tramitadas conlos entes correspondientes como laCapacitación en atención de emergencias dictadapor el Depto de Atención y Prevención de desastres, especialmente enpreparación de los planes de contingencia por laeventualidad de sismos..5º. GESTIONES RECIBO ZONAS Y BIENESCOMUNES EN AGRUPACIONES NUEVAS.Objetivo: Orientar profesionalmente de acuerdoa las especificaciones técnicas, y lo debido por laley y el código de construcción, el empalme derecepción de zonas comunes entre laconstructora y la AgrupaciónEn copropiedades nuevas, mi compromisoprofesional incluye el diseño de protocolos pararecibo de zonas comunes, aplicación de lanormatividad vigente (Retie, Parques vecinales, debolsillo, etc), en el evento de reclamaciones anteconstructoras los trámites ante entidadesoficiales, y organización general dela administración. Sistemas de recaudo,contabilidad, archivo, etc..
  8. 8. 56º. PAGINA WEB – INFORMATICASe propende por la implementación de lainformática, con utilización de los recursos actualespara mejorar la comunicación con el personal deresidentes, tendiendo a modernizar sistemas yprocedimientos en uso, incluyendo diseño depágina web para servicio del conjunto y lacomunidad.La reingeniería aplicada redunda en la prestaciónde servicios eficientes a costos razonables para elbeneficio general.Efraín Delgado GarcíaC.C.: 17.186.159 BogotáTels : 5607871- 5602448310- 5656017 317-7045142Calle 2 A No. 28-29 Bogotá.D.C.efradega@gmail.com / efradega@yahoo.com

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