Plan de trabajo Efrain Delgado

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Plan de trabajo Efrain Delgado

  1. 1. 1 determinados en la Norma, (Coeficientes, Módulos,Diseño: Efraín Delgado registros, Quórums, programación y desarrollo de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, reuniones, PROPUESTA TECNICA (PLAN DE conformación del Consejo de Administración, del Comité de Convivencia, toma de decisiones con lasTRABAJO) EN PROPIEDAD HORIZONTAL mayorías requeridas, Seguros, etc). OBJETIVO Se evaluará con Contabilidad la observancia de los parámetros suministrados por el Consejo Técnico Programar actividades en desarrollo de las de la Contaduría Pública con relación a lafunciones del Administrador, con el fin de Propiedad Horizontal y el cumplimiento de lasestablecer procedimientos básicos, actividades, en Obligaciones Fiscales ante la Dian.tareas y tiempos, susceptibles algunas de ellas devaloración económica, con el fin de que los entes Análisis del Régimen de Convivencia, o elaboracióninvolucrados en el proceso (Consejo de del proyecto para consideración de Consejo yAdministración, Administrador) establezcan puntos trámite de aprobación por Asamblea.de control y evaluación y con base en resultadosreales opten por la toma de determinaciones en pro Comprobación física de la teneduría y registro dede la comunidad, buscando racionalización, libros oficialeseficiencia y economía. o Registro oficial de Copropietarios (ley 675 de Direccionar la gestión de la administración a 2001),un enfoque de servicio; para entender las o Libros de Contabilidad debidamente registradosnecesidades y expectativas de los copropietarios, o Libros Actas Asamblea y Consejo.residentes y demás usuarios de la agrupación. Los procesos relacionados en este modeloson generales, considerando que cada copropiedad ANALISIS FINANCIEROtiene características específicas, los procesos yprogramas a implementar corresponderán a esas Con base en los documentos de contabilidad,particularidades, analizándose igualmente la Balance General y Estado de Resultados elaboroproblemática que pueda generarse en el sector en Análisis Financiero con el fin de determinar losque se ubica la copropiedad, como invasión del puntos débiles y/o fortalezas en el aspectoespacio público, desatención de parámetros de financiero. Se establecen las relaciones resultantestránsito que afecten a la comunidad algunos de de los análisis vertical y horizontal, igualmente seellos en detrimento de la seguridad como parqueo establecen índices de interés, punto de equilibrio,de vehículos en áreas no permitidas, inseguridad comportamiento de ingresos, tendencias de cartera,general, etc, con el fin de intervenir ante las con el fin de que Consejo de Administración yautoridades correspondientes. Administración puedan diseñar medidas para Dependiendo de la problemática se corregir falencias, si existen, y/o planear lasdiseñan programas o estrategias específicas. acciones a emprender si no se han creado. Inicialmente, para conocer el estadointerno de la copropiedad se analizan tres aspectos Punto de equilibrio:que dan la medida para el diseño de estrategias yalternativas: análisis administrativo, operacional y Determinación de costos fijosfinanciero. Determinación de costos variables Información sobre monto ingresos CUMPLIMENTO LEGAL Se establece estimativo del Punto de equilibrio conOBJETIVO: Determinar el cumplimiento de el fin de determinar si el valor de los ingresos serequerimientos legales de conformidad con la Ley aproxima o concluye en que el monto es suficiente675/2001, para atender los requerimientos de la copropiedad.Establecer los medios y mecanismos para deliberary decidir válidamente las determinaciones Las copropiedades deben estar en capacidad denecesarias para que la persona jurídica cumpla con atender sus requerimientos sin tener que acudir ensus fines. lo posible a fuentes externas cuya utilización incidiría en un incremento de los pasivos y un aumento en la diferencia entre las expensasAnálisis de la Reforma de Reglamento comunes realmente percibidas y el monto en que deberían encontrarse.Verificar cumplimiento de requerimientosestablecidos en la ley 675 con relación a los Determinado el punto de equilibrio se procede aparámetros de obligatorio cumplimiento analizar, en el evento de diferencias significativas,
  2. 2. 2las razones que dan origen a esta situación, ANALISIS DE CARTERAalgunas de las cuales pueden ser: bajo recaudo delas expensas proyectadas, incremento Dependiendo del resultado del análisis financiero,desproporcionado del valor de la cartera, utilización se prevén cambios o mantenimiento dede recursos externos no previstos, bajo estimativo procedimientos relativos al manejo de la cartera.presupuestal, resultados incipientes en gestiones o Restricción de servicios no esenciales dede cobro y recaudo, etc. conformidad con la ley y la Jurisprudencia o Análisis y seguimiento procesos en jurídica o Verificación presencial en juzgados del estadoDel Activo: de los casos reportados por los abogados.Tomado como base el total de los activos = 100%,Establezco la relación porcentual de cada una delas partidas que lo componen con el fin de PROGRAMA DE CARTERAestablecer el peso que cada una de ellasrepresenta en el total del Activo. o OBJETIVO: Reducir los montos por conceptoConsidero de primordial importancia propender por de “Administraciones en mora”, incrementar elel mantenimiento razonable de porcentajes dentro número de residentes que cancelan susde lo normal de conceptos tales como el de expensas dentro del período corriente paraDeudores que nos da la medida de la incidencia de contar con recursos suficientes oportunamente.este rubro dentro del Activo. El concepto Deudoresamerita análisis detallado para igualmente sopesar o Diseño del programa sujeto a las característicascada una de sus subpartidas, dentro de las cuales propias de la agrupación que contemplará:vamos a determinar qué valor y qué porcentaje o -Pre jurídico en Administración:tienen por ejemplo, las cuotas de administración,los intereses de mora. Cuotas de parqueadero, o -Circularizaciónparqueaderos de visitantes, otros ingresos por o -Etapa de conciliación y acuerdos de pagocobrar, trabajadores, etc. o -Restricciones de servicios no esenciales deDe igual manera como se analiza el concepto conformidad con la ley y la JurisprudenciaDeudores, dependiendo del Balance General y de o -Remisión de cuentas a Jurídica.las características de la copropiedad se analizan losdemás ítems que conforman el Activo, tanto el o -Seguimiento, control y evaluación de procesoscorriente como el no corriente, efectivo, bancos, ylas partidas que conforman Propiedad planta y o Adicionalmente, se verifica la certeza de losequipos y las depreciaciones. informes que hayan rendido los abogados, en algunas oportunidades se llevarán a caboDel Pasivo: confrontaciones contra los certificados de tradición para constatar que efectivamente losEstablecidos los porcentajes de cada uno de los embargos que según los Jurídicos se hanconceptos del pasivo, igualmente se analiza el peso practicado, se encuentren debidamentede cada uno de los conceptos con relación al total registrados en la Oficina de Registro.de los pasivos, con el objeto de determinar o De igual forma, en los juzgados se verifica latendencias y peso de cada ítem. Este análisis nos certeza de los informes observando lospermite tomar determinaciones sustentadas para expedientes a los que se tiene acceso enrestringir o disminuir conceptos que rebasan los calidad de Representante Legal.estimativos o los porcentajes normales. De igualforma que para el activo, por un períododeterminado se analiza el movimiento periódico de o Los ingresos por concepto de acuerdos delos egresos lo que suministra a la Administración y pago suscritos con los abogados también sonal Consejo de Administración bases para corregir materia de seguimiento con el fin de que losdesviaciones significativas que inciden en el reintegros sean hecho oportunamente a laresultado general Administración, que los honorarios cobrados a los morosos se encuentren dentro de lo normal, etc.
  3. 3. 3CONTRATACION:Análisis legal, operativo, de garantías, cumplimiento ESTUDIO DE SEGURIDADy económico de cada uno de los contratos que lacopropiedad haya suscrito para servicios y o Conocimiento del áreaadquisiciones. Igualmente se evalúa el costo de los o Revisión de encerramientos (estado,contratos frente al mercado. reparaciones requeridas) o Sistemas de comunicación en operación.EXPENSAS o Sistemas de seguridad instalados en los accesos a los interiores (cantoneras, brazoso Módulos de contribución hidráulicos, porteros parlantes)o Verificar cumplimiento de requisitos o Equipos de monitoreo en funcionamiento establecidos por la Ley. o Relojes de control.o Cobro de expensas por coeficiente o Iluminación. o Empresa prestadora del Servicio:  Revisión del Contrato suscritoConstatar la conformación del Fondo de  Resoluciones de la Superintendencia deImprevistos ordenado por la ley 675 de 2001, y la Vigilancia, información sobre sanciones oexistencia física de los recursos en cuenta especial. multas.  Cláusulas y garantías contractuales.  Pólizas aportadas (vigencia, montos)PROCEDIMIENTOS  Análisis de tarifas (con relación a las autorizadas por la Superintendencia y frente aAnalizar los actuales con el fin de implementar las del mercado de empresas de vigilancia).mejoras tendientes a incremento de efectividad y  Determinación de condiciones específicasutilización de los recursos disponibles. contractuales y verificación de cumplimiento.  Verificación de procedimientos de supervisión1º ADMINISTRATIVOS: implementados, asignación de turnos, equipos CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: de comunicación en operación, dotaciones.  Determinar cumplimiento de obligaciones-Establecer el cumplimiento del Reglamento de laborales con el personal.P.H., en cuanto a periodicidad de reuniones,  Valores agregados al servicio.aprobaciones, quórum, etc.-Constatar el cumplimiento del Reglamento delConsejo de Administración.-Verificar la publicidad de las actuaciones del Procedimientos VigilanciaConsejo.2º. CAJA- TESORERIA Análisis del Manual de Vigilancia y Seguridad Sistemas de recaudo establecidos. propuesto por la Empresa prestadora del Servicio, Análisis de seguridad de conocimiento del personal de servidores y de Medios de pago residentes. Determinar posibilidad de ampliación Liderar los temas en materia de seguridad de las Control Interno unidades de vivienda como de las zonas comunes Verificar ejecución activa (presupuesto) Pólizas de amparo del efectivo OTROS PROCEDIMIENTOS3º, EGRESOS Para labores tales como: Aseo, Jardinería,Análisis del procedimiento Mantenimiento, se detallan los procedimientos que vienen siendo utilizados, con el fin de detectar Autorizaciones, montos, requisitos, presupuesto duplicidades, tiempos muertos, operaciones no y contabilidad sincronizadas, mano de obra innecesaria, etc, para Cumplimiento de los parámetros existentes implementar correcciones y concluir en eficiencia. Cajas menores Cumplimiento de las reglamentaciones
  4. 4. 4PROGRAMA SOLUCION DE CONFLICTOS Con base en la evaluación o diagnóstico inicial de la copropiedad en los diferentes aspectos que seAnte la necesidad de implementar en Mecanismos miden, con base igualmente en directrices delAlternos en la Solución de Conflictos, se plantean Consejo de Administración, Asamblea ylas siguientes alternativas: necesidades de la comunidad, se planearán las acciones a emprender, para las que se1º.INTERVENCIÓN DE COMITÉ DE implementarán acciones de supervisión, control yCONVIVENCIA evaluación.o Presentación de alternativas de solución amigables, beneficiosas para las partes. Si la Igualmente se implementará el cumplimiento de los gestión del Comité no concluye en acuerdo, se requerimientos tributarios de conformidad con los acude a las otras instancias: últimos conceptos de la DIAN, con el fin de evitar futuras sanciones a la agrupación.2º.UNIDADES DE MEDIACIÓN DE LALOCALIDAD. Relaciones con la Comunidado Asesoría y orientación en el manejo de conflictos: Se garantiza la atención al personal de residentes-Individuales dentro de los parámetros de calidad total, lo que-Familiares y grupales implica que se mantendrá una política de puertas-Procesos desistibles por delitos o abiertas para la recepción de inquietudes, quejas ocontravenciones. reclamos, sugerencias y solicitudes que a bien tenga formular la comunidad. Establezco mecanismos de comunicación y3º. CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE contacto oportunos con todo el personal y la solución de emergencias en horarios fuera del o Ante centros autorizados por el Ministerio pactado para la atención normal. de Justica, Cámara de comercio, etc o Conciliación (en derecho o en equidad) y Adicionalmente, se programan actividades de arbitramento. capacitación a la comunidad, algunas de ellas impartidas por la Administración, como el conocimiento de la ley 675 de 2001, normas de4º. JUSTICIA ORDINARIA. convivencia, y otras capacitaciones tramitadas con los entes correspondientes como la CapacitaciónLa gran mayoría de los programas o actividades a en atención de emergencias dictada por el Deptorealizar, bajo supervisión y anuencia del consejo de de Atención y Prevención de desastres,administración son medibles en tiempo y en especialmente en preparación de los planes derecursos a asignar, lo que permite en cualquier contingencia por la eventualidad de sismos.momento, evaluarlos, y/o aplicar correctivos en el .evento de detectar desviacionesUna vez detectadas las necesidades prioritarias de 5º. GESTIONES RECIBO ZONAS Y BIENESla copropiedad, se pueden elaborar los programas COMUNES EN AGRUPACIONES NUEVAS.específicos para atenderlas, los programas aquíexpuestos son generalidades y modelos de lo que Objetivo: Orientar profesionalmente de acuerdo ase debe llevar a cabo en administración de las especificaciones técnicas, y lo debido por la leypropiedad horizontal, aplicando los conocimientos y y el código de construcción, el empalme deexperiencias adquiridas profesionalmente. recepción de zonas comunes entre la constructora y la Agrupación En copropiedades nuevas, mi compromisoComo resultado de las demandas de profesional incluye el diseño de protocolos parainconstitucionalidad y tutelas presentadas por recibo de zonas comunes, aplicación de laterceros quienes se sintieron afectados o normatividad vigente (Retie, Parques vecinales, devulnerados en sus derechos por la ley 675 de 2001, bolsillo, etc), en el evento de reclamaciones antese han producido Sentencias de la Corte muchas constructoras los trámites ante entidades oficiales,de las cuales son herramientas que puede utilizar la y organización general de la administración.administración en procura de una gestión eficiente Sistemas de recaudo, contabilidad, archivo, etc.respaldada en la Jurisprudencia. .
  5. 5. 56º. PAGINA WEB – INFORMATICASe propende por la implementación de lainformática, con utilización de los recursos actualespara mejorar la comunicación con el personal deresidentes, tendiendo a modernizar sistemas yprocedimientos en uso, incluyendo diseño depágina web para servicio del conjunto y lacomunidad.La reingeniería aplicada redunda en la prestaciónde servicios eficientes a costos razonables para elbeneficio general.Efraín Delgado GarcíaC.C.: 17.186.159 BogotáTels : 5607871- 5602448310- 5656017 317-7045142Calle 2 A No. 28-29 Bogotá.D.C.efradega@gmail.com / efradega@yahoo.com

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