Trabajo de gestion

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documento donde se presentan los detalles de la investigacion del proceso de servientrega de manera general, por motivos de seguridad interna de la empresa

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Trabajo de gestion

  1. 1. Estudio de la Teoría de la Gestión empleada en la empresa SERVIENTREGA S.A. Ricardo López1, Mateo Ramírez2, Cindy Estrada3. 1 2 3 yrlopezr@unal.edu.co ; matramirezmon@unalmed.edu.co ; cnestradaj@unalmed.edu.co . 21 de noviembre de 2012INTRODUCCIÓNEs posible que el correo o servicio postal surja a la par de la invención de la escritura, ya que nacede la necesidad de las personas de comunicarse e intercambiar información. El servicio se encargade transportar, además de documentos escritos, paquetes de tamaño pequeño o mediano,llamados encomiendas. En Colombia, la corona española estuvo a cargo del primer sistema decorreo, denominado ‘Correo Mayor de Indias’ que tuvo vigencia desde 1514 hasta 1768. Posteriora esto se han creado numerosas entidades y en la actualidad puede decirse que SERVIENTREGAS.A. es una de las empresas con mayor actividad en el país que presta el servicio postal.En este estudio se pretende analizar la forma de administración que se lleva a cabo enSERVIENTREGA S.A., teniendo como base las propuestas de administración de los autores vistos enla clase ‘Teoría de la Gestión’, impartida por el profesor Giovanni Pérez Ortega en la UniversidadNacional de Colombia, sede Medellín. 1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA SERVIENTREGA S.A. es una ‘sociedad anónima simplificada’ que se encarga de una amplia cadena de abastecimiento, brindando soluciones integrales en logística para lograr la recolección, transporte, almacenamiento, empaque y embalaje, y distribución de documentos y mercancías. No solo funciona a nivel nacional, pues presta también el servicio para toda clase de mercancías de importación y exportación por vía aérea, marítima, y terrestre incluyendo trámites de aduana y servicios de empaque, embalaje, transporte doméstico y almacenamiento. Los fundadores de la empresa fueron los hermanos Luz Mary y Jesús Guerrero, que el 29 de noviembre de 1982 logran reunir el capital inicial de la empresa para operar con destino a Cali y Buenaventura expandiéndose rápidamente a Barranquilla, Bucaramanga, Medellín, Cartagena, entre otros departamentos y regiones del país, llegando hoy en día a tener más de 2000 puntos de servicio.
  2. 2. El ‘Centro de Soluciones’ regional Antioquia, visitada cuenta con un total de 849 empleados, de los cuales 550 son coordinados por José Victor Valencia Lozano, la persona que fue entrevistada para la realización de este trabajo y que cumple con el papel de facilitador en logística. La sucursal se encuentra en la Cra 48 N° 18-29, sector Industriales, Medellín- Antioquia y el sitio web de la entidad es http://www.servientrega.com2. ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El tipo de organización presentada es de tipo funcional, las decisiones son tomadas por el departamento encargado, el departamento estructuralmente tiene una línea jerárquica con un líder y dentro de ese departamento hay comités primarios que toman decisiones con respecto a los proceso , alineadas con los direccionamiento nacionales, las decisiones vienen conectadas con “ Bogotá” , tiene una organización geográfica que posee independencias hasta cierto punto; las estrategias regionales son hechas según la región y van direccionadas con unos objetivos regionales (micro) que a su vez siguen los lineamiento nacionales (macro). La relación entre los departamentos es estrecha, tienen un funcionamiento muy relacionado, lo que hace un departamento influya de manera directa en el otro. La columna de la organización es la logística y cualquier departamento solicita apoyo a logística cuando van hacer un movimiento importante para la empresa (ejemplo cerrar un negocio); la logística deben tener la capacidad de prever lo improvisto, deben ser rápidos y eficientes a la hora de tomar una decisión; para afrontar los “imprevistos” se tiene planes de contingencia estandarizados para cada caso en particular (se va la luz, se vara un carro, esta empresa está sujeta a problemas de orden público) lo que impulsa la respuesta rápida y adecuada de cada uno de los departamentos
  3. 3. 2.1 ORGANIGRAMA GENERAL2.2 ORGANIGRAMA ESPECIFICO
  4. 4. 3. ANÁLISIS DE PROCESOS3.1 General La organización tiene una línea jerárquica (presidencia, gerencia, operarios) , una política de la empresa es incentivar que las personas dentro de la empresa crezcan a nivel profesional y vallan subiendo de cargos. Cuando hay vacantes siempre se hace primero una convocatoria interna para ver quien está en capacidad de ocupar el puesto, de las personas que se presentan deben pasar dos exámenes (entrevista y pruebas técnicas) y quien llene los requisitos se queda con el puesto (meritocracia), sino llenan los requisitos se hace por convocatoria externa.3.1.2 Permisos y excusas Los permisos por citas médicas, incapacidades y excusas de fuerza mayor son permisos obligatorios que debe dar la empresa (normas), otros permisos son opcionales, como los turnos de la empresa que pueden variar para colaborar con un horario de estudio; para dar estor permisos especiales la empresa prevé el comportamiento del empleado (horarios de trabajo y estudio) y teniendo en cuenta las rutinas y los procesos que se deben llevar a cabo en cada turno de trabajo se le asignan nuevos horarios al empleado que solicita el permiso para así poder cumplir con su labor sin que interfiera con su estudio.3.1.3 Normas Las normas son muy estrictas, este factor hace que haya alto nivel de rotación de personal, porque se toman decisiones disciplinarias constantes (despido del personal) por falta a la norma, entonces cuando se afecta el producto que es el préstamo de servicios se hacen despidos.3.1.4 Comunicación Otra forma de ser eficientes tanto externa como internamente es la comunicación que se da internamente por correo interno, correo personal y telefonía interna; para la atención al público se hace por internet, mediante su propia página web, donde resuelven dudas, responden preguntas y facilitan al cliente toda la operación de envió, también lo hacen y mediante el teléfono.3.1.5 Incentivos La empresa posee incentivos que generalmente son económicos y se hacen pagando por productiva, entre más productivo sea un departamento o una perna especifica se le pagará más al finalizar el mes; estos incentivos están dados por unas escalas que dicen que tan
  5. 5. productivo se puede llegar a ser en una jornada de trabajo, los empleados que sobrepasen el limite serán recompensados de manera económica.3.2 Especifico El proceso de estudio a fondo es el proceso de recibo y entrega de mercancías, está siendo la actividad vital de la empresa, este proceso se deriva en dos nombres de proceso o subprocesos los cuales los definiremos a seguir: Crossdocking, este es el proceso principal interno de la empresa de servientrega S.A. este a su vez se divide en varios pasos:  Entrada a regional: es el proceso de entrada de los envios a la regional de distribución o destino, en este paso se clasifican y se inventarían por mendio de sistemas internos.  Zonificacion: es la clasificación detallada de la mercancía, para poder realizar la distribución organizada por zonas previamente designadas por el departamento de logística.  Salida a zona: esta etapa lleva a cabo la tarea de distribuir la mercancía por todas las zonas de la ciudad o de la región para hacer entrega oportuna de los envíos, estos pueden ser de paqueteo (paquetes pequeños y estos van de 1 a 10 unidades) mercancía premier (mercancía por contrato a empresas estas pueden ser de grandes volúmenes o de cantidades que pueden exceder las mil unidades diarias) o masivos (estos son los envíos que exceden las 10000 unidades, facturas, volantes personalizados, documentos comerciales, etc… este servicio es más que todo prestado a zonas netamente locales, o urbanas de la regional, es muy escaso este servicio de cuidad a cuidad).  Entrada de zona: aquí es cuando vuelven los vehículos de reparto con mercancía recogida en los puntos de servico y cres.  Salida de regional: es la parte del proceso en la cual las mercancías salen de una regional a otra para su procesamiento y posterior entrega. Recibo de mercancias, proceso que consta de recoger mercancía en puntos de recibo o en CRES (centro de recibo externo), estos hay que denotarlos como el primer contacto del cliente con la empresa. La distribución de mercancías, en esta etapa se llega al cliente final o destinatario, cumpliendo asi la promesa empresarial primara de entregar la mercancía como se recibió, llevando asi a cabo la misión principal de las empresas encargadas de mensajería.
  6. 6. 4. Análisis estratégico Misión Satisfacer totalmente las necesidades de logística y comunicación integral de nuestros Clientes, a través de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de nuestros Líderes de Acción y el sentido de compromiso con nuestra familia y nuestro País. Vision Queremos que Servientrega sea un modelo de empresa líder en servicios de logística y comunicación, por seguridad, oportunidad y cubrimiento en América, con presencia competitiva a nivel mundial. Análisis misión Logística y comunicación integral de los clientes, excelencia del servicio desarrollo integral y compromiso con las familias y el país EL compromiso de servientrega es ser un centro de soluciones para los clientes evitándoles más problemas, para que los clientes se centren más en su trabajo y en su empresa dejándoles todo el problema de envió (recogida y distribución) a servientrega. En caso de que el cliente traspapele un envió, a un lugar dferente al que se desea enviar el resto del produco, no se devuelve al cleinte sino que se debe gestionar la entrega de ese envio a el lugar indicado, EL cumplimiento de su trabajo a la orden del día es la base de la excelencia, es el trabajo extra que entrega la empresa a los clientes, pues cuentan con muchos planes de contingencia para responder oportunamente a los posibles problemas que puedan surgir en todo el proceso, desde la recogida hasta la entrega, de esta manera se encuentran comprometido con las familias que hacen uso de sus servicios y manteniendo este compromiso de excelencia y responsabilidad se mantienen comprometidos con todo el país. Análisis visión Actualmente servientrega se encuentra medita en un proyecto que se llama reverdeciendo el mundo, plan por el cual se pretende internacionalizar y lograr los objetivos de crecimiento a gran escala. Esta se considera una
  7. 7. Política integral En Servientrega S.A., nos comprometemos a satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, colaboradores, proveedores, accionistas y demás partes interesadas, brindando soluciones integrales de logística, mediante: El mejoramiento continúo de los factores de competitividad y nuestro Estándar Gerencial Modelo “S”, basados en conceptos de productividad e innovación. La no participación en actividades ilegales. El cumplimiento de las normas de seguridad de la información preservando su confidencialidad, integridad y disponibilidad. La gestión integral de riesgos encaminada a evitar sucesos que afecten la continuidad del negocio. La prevención de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales. La implementación de la cultura de responsabilidad social empresarial. La disponibilidad de los recursos necesarios para el cumplimiento de la legislación y normatividad aplicable, la presente política y las directrices internas.5. ANÁLISI DE CONTEXTO Partiendo de la premisa de que Servientrega según censo es una de las empresas mas “queridas” por el pueblo colombiano, ya que es una empresa tradicional de nuestro país. Para la política esta empresa fue a su tiempo una competencia muy difícil de superar, ya que esta entre otras colaboraron en la desaparición de la empresa estatal de correo (aeropostal) convirtiéndose en una de las principales empresas de mensajería de Colombia, ya que esta se desarrollo a nivel nacional se han creado legislaciones reguladoras para esta practica empresarial promoviendo el mejoramiento de vías, y servicios de estas empresas. En cuestión económica es una empresa con gran solvencia ya que esta no ha tenido crisis en más de 55 años de existencia, esta también ha apoyado mucho al país en cuestiones de mejoramiento de sistemas de transporte mejorando la economía del país. Demográfica, históricamente esta empresa tiene sus comienzos en un pueblo pequeño del departamento de Boyacá llamado Jenesano, esta empresa fue creciendo muy rápido debido a una de sus políticas la cual es mantener y generar empleo, dicho por palabras de uno de los cofundadores “prefiero emplear mucha gente y pagar lo justo, que pagar demasiado a pocos y vetar el empleo de las personas”; esto propicio un crecimiento de familias las cuales quieren la empresa o preferirían trabajar ahí para proporcionar el crecimiento de esta. En parte Servientrega ha proporcionado no solo tecnologías para la industria de mensajería, sino que también ha proporcionado grandes avances en la “ciencia” de la logística, la cual
  8. 8. nació como una práctica militar permitiendo así incluirla como carrera en institutosespecializados; en custiones de tecnología esta empresa ha sido un motor de desarrollo parasistemas de control de inventarios rotativos y sistemas de codificación de mercancía.CONCLUSIONESEl organigrama muestra una estructura netamente funcional lo que ayuda a un constantemanejo eficiente de los servicios prestados por la empresa a favor siempre del buen majo delos tiempos.La empresa presta gran variedad de servicios respecto al envió y recogida de paquetes lo quefacilita un constante desarrollo de la empresa y poder enfocarse en ser cada vez más grandesin dejar de ser eficiente, apoyándose siempre en las normas implementadas para su correctofuncionamiento.El crecimiento tecnológico y científico en la empresa ha sido tan grande que se vio forzada ala creación de un nuevo departamento que se enfoque exclusivamente en este tema, es eldepartamento de investigación que hace parte del eje se apoyo a personal.La organización funcional le da a la empresa suficiente rendimiento y eficiencia para seguirexpandiéndose a nivel regional e internacional; al encontrarse lo bastante grande como deseadeberá enfrentar un cambio en la organización pasando de funcional a línea-staff.BIBLIOGRAFÍA-Notas de claseCIBERGRAFÍAhttp://www.mtc.gob.pe/portal/consultas/cid/Boletines_CID/26_setiembre/ARCHIVO/D%C3%8DA%20MUNDIAL%20DEL%20CORREO.pdfhttp://www.adpostal.gov.co/secs/corporativa/historia.htmhttp://www.servientrega.com/wps/portal/!ut/p/c5/04_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP0os_jAYEt_SydDRwN_Qz8DA8_QQCdffz9jYwMDA30v_aj0nPwkoEo_j_zcVP2C7EBFAK-Kqg4!/dl3/d3/L2dJQSEvUUt3QS9ZQnZ3LzZfRUlIVlRLRzEwMDAyMDBJMDFPUjIxSjMwNDc!/

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