12/5/2014 Mejoramiento de la
Plataforma del Sistema
de Orbis
Instituto Tecnológico de Las
Américas (ITLA)
Eliddi J. Díaz G...
INDICE
 Módulo 1: Introducción a la Gerencia de
Proyectos…………….……..………….Pag. 3-7
 Módulo 2: Ciclo de vida del Proyecto…P...
Módulo 1: Introducción a la Gerencia de
Proyectos
SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO
 A usted se le ha encargado la selec...
1. ¿Cuáles fueron los principales desafíos que tuvo que enfrentar la
empresa?
Allí la coordinación era altamente sensible ...
 Describa de manera breve y precisa el PMI, funciones y
certificaciones
El Project Management Institute (PMI) es una orga...
 El Profesional en dirección de riesgos del PMI (PMI-RMP)®
es una
certificación de especialidad que demuestra la competen...
Gerencia de Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar
su naturaleza, utiliza las mismas bases metod...
Módulo 2: Ciclo de vida del Proyecto
Albor De Problemas
Efectos
Problemas
Centrales
Causas
Retraso a la hora de publicar l...
Albor De Objetivos
Fines
Medios
Mayor Eficiencia en el área académica
Estudiantes Satisfechos. Planificaciones Subida a
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Módulo 3: Influencia Organizacional y Proceso de
Planeación
 Creación de Project Chárter con la Solución seleccionada.
 ...
Proyect manager Lic. Mario Aurelino Brea 829-934-
2818
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Cliente/ usuario ITLA
 Objetivo general...
 Plan de Gestión de los Interesados
Stakeholder Interese/rol Nivel de
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Estrategia para
reducir obstáculo
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Ministerio de
Educación
Manejo de fondo
y avance de
proyecto
Alto Informe diarios de
los avances del
mismo.
 Plan de Gest...
Módulo 4: Gestión del Tiempo del Proyecto
 Plan de Gestión del tiempo del Proyecto: Implementación de
seguridad física de...
 Diagrama de Gantt
 PRACTICA DIAGRAMA DE GANTT
Una empresa automotriz desea implementar una nueva línea de
montaje para su nuevo modelo de l...
Actividad K: 2 dias
Se pide:
(a) Construir un Diagrama Gantt que muestre el análisis
descrito.
(b) ¿Cuántos días durará el...
Módulo 5: Gestión de los Costos del Proyecto
 Plan de Gestión de los costos del Proyecto
EQUIPOS DESCRIPCION CANTIDAD COS...
Módulo 6: Gestión de la Calidad del Proyecto
 Métricas de calidad
-Se harán reportes por cada día que pase del proyecto.
...
 Organigrama de gestión de calidad
Organigrama de gestion
de calidad
Gerente
de
calidad
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Gerente
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Módulo 7: Gestión de los Recursos Humanos del
Proyecto
 Plan de Recursos Humanos (Matriz RACI)
Productos entregables Resp...
Cierre de Proyecto Eliddi (GP) Eliddi (GP) Juana
(ACC)
Inauguración Eliddi (GP) Eliddi (GP) Juana
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 Organigrama del proyecto
Gerente de
Proyecto
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Adquisición
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Proyecto
Instituto Tecnológico de Las Américas (ITLA)
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1 Una vez concluido la ejecución del proyecto se hará una
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Módulo 9: Gestión de los Riesgos del Proyecto
 Identificación de posibles Riesgos con la matriz de
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 Gestión de los Riesgos del Proyecto
PLA DE RESPUESTAS A LOS RIESGOS
RIESGOS TIPOS SOLUCION RESPONSABLE
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sobre el proyecto
y las
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Módulo 10: Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto
 Cuáles criterios utilizaría usted para seleccionar los
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 Matriz de adquisición
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Costo
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Justificación del cambio: la falta de man...
Módulo 12: Proceso de Cierre del Proyecto
 PROCESO DEL CIERRE DE PROYECTO
 Lecciones aprendidas durante todo el trayecto...
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  1. 1. 12/5/2014 Mejoramiento de la Plataforma del Sistema de Orbis Instituto Tecnológico de Las Américas (ITLA) Eliddi J. Díaz Galay 2013-1720
  2. 2. INDICE  Módulo 1: Introducción a la Gerencia de Proyectos…………….……..………….Pag. 3-7  Módulo 2: Ciclo de vida del Proyecto…Pag.8-7  Módulo 3: Influencia Organizacional y Proceso de Planeación………….……………..…Pag. 10-13 Módulo 4: Gestión del Tiempo del Proyecto……………………………Pag. 14-17 Módulo 5: Gestión de los Costos del Proyecto……………………………...…Pag. 18 Módulo 6: Gestión de la Calidad del Proyecto…………………………….Pag. 19-20 Módulo 7: Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto…………………………….Pag. 21-23 Módulo 8: Gestión de las Comunicaciones del Proyecto………………………..……Pag.24-25  Módulo 9: Gestión de los Riesgos del Proyecto ………………………………………Pag. 21-23 Módulo 10: Gestión de las Adquisiciones del Proyecto………………...……...……Pag.24-25 Módulo 11: Control Integrado de Cambios……………………………...Pag.26-28 Módulo 12: Proceso de Cierre del Proyecto…….…………………........Pag. 29-31
  3. 3. Módulo 1: Introducción a la Gerencia de Proyectos SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO  A usted se le ha encargado la selección del Gerente de la Unidad responsable por la ejecución de un Proyecto. Usted debe elaborar un Menú de Habilidades que servirá de base para la selección.  Liste las 10 principales habilidades que a su juicio debe poseer un buen Gerente de Proyecto. Asígneles valor de importancia, así: Valor 10 a la más importante, 9 a la segunda... y así sucesivamente, hasta valor 1 a la menos importante. Nombre del proyecto: Remodelación del diseño de red del centro comercial Iberia. 10- Actitud de liderazgo 9- Comunicativo 8- Comprometido 7- Organizado 6- Respetuoso 5- Eficiente 4- Integro 3- Hábil 2- Laboral 1- Valores éticos y morales  Analice el caso que se encuentra en el siguiente link: https://americalatina.pmi.org/latam/KnowledgeCenter/~/media/C18737324 B6844C3AC127F0DFAB1BA7A.ashx
  4. 4. 1. ¿Cuáles fueron los principales desafíos que tuvo que enfrentar la empresa? Allí la coordinación era altamente sensible desde la fase de planificación hasta la de finalización, debido a aproximadamente 300 puntos de conexiones entre las plantas existentes dentro del área compleja del gas del PTT. Otro desafío ocurrió en setiembre del 2009, cuando la Suprema Corte de Tailandia dio la orden de suspender el proyecto GSP-6, junto con otros 65 proyectos de la región, a fin de realizar una evaluación de la salud y del medio ambiente. Esto resultó en una interrupción de 11 meses. Mientras tanto, Samsung Engineering estaba trabajando en varios otros proyectos importantes en Tailandia los cuales requerían muchos recursos. 2. Cuáles fueron las principales soluciones y sus resultados? El equipo del proyecto del GSP-6 superó esos obstáculos mediante la aplicación de técnicas de ingeniería concurrente para acortar el proceso de ingeniería, el cual les permitió comenzar antes con la construcción. Aprovechando las áreas de conocimiento de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®), el equipo también implementó los siguientes métodos de integración: Combinó los equipos del proyecto GSP-6 y de otros proyectos, para minimizar las discrepancias sus interacciones, las cuales son comunes cuando se trata con múltiples proyectos adyacentes. Integró varios contratos y subcontratistas de construcción, incluyendo equipamiento compartido, lugares de fabricación, y mano de obra para aumentar la eficiencia. Integró la fuerza de trabajo de la construcción con el personal de operaciones de sus instalaciones para formar una fuerza de trabajo que permitiera que las operaciones de las instalaciones adyacentes sean ininterrumpidas durante el período de construcción y durante las fases del servicio y previas a ellas. El 25 de enero del 2011, el proyecto del GSP-6 se completó exitosamente en tiempo y por debajo del presupuesto, luego de 19.304.700 horas de trabajo sin accidentes. La planta es ahora la planta de separación de gas más grande del mundo en términos del número de producción a través de las unidades de fraccionamiento.
  5. 5.  Describa de manera breve y precisa el PMI, funciones y certificaciones El Project Management Institute (PMI) es una organización sin fines de lucro que avanza la profesión de la dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de comunidades de colaboración, de un extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional. Sus principales funciones entre tantas son:  Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.  Generar conocimiento a través de la investigación.  Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. Actualmente el Project Management Institute ofrece seis tipos de certificación entre estos:  El Profesional en dirección de proyectos (PMP)® es la certificación para directores de proyecto más reconocida a nivel mundial y es validada independientemente. La misma es perfecta si Ud. ha demostrado experiencia y competencia liderando equipos de proyectos.  El Técnico certificado en dirección de proyectos (CAPM)® es una gran certificación para quienes ingresan en la profesión, trabajan en equipos de proyectos, o están decidiendo qué camino tomar en su carrera.  El Profesional en dirección de programas (PgMP)® está diseñada para quienes dirigen proyectos múltiples y complejos para alcanzar los resultados estratégicos o de la organización.  El Profesional en dirección de tiempos del PMI (PMI-SP)® es una certificación de especialidad para los profesionales que desean enfocarse en el desarrollo y el mantenimiento de los cronogramas del proyecto.
  6. 6.  El Profesional en dirección de riesgos del PMI (PMI-RMP)® es una certificación de especialidad que demuestra la competencia para gestionar y evaluar los riesgos del proyecto, mitigar sus amenazas y capitalizar sus oportunidades.  Practicante certificado por PMI en enfoques ágiles (PMI-ACP)SM es una certificación para quienes usan prácticas ágiles en sus proyectos, o quienes trabajan en organizaciones que están adoptando enfoques ágiles para dirigir proyectos.  Importancia de los estándares en los proyectos  Constituyen en una guía para la dirección y gestión de proyectos de diversos campos  Proporcionan una visión panorámica de todo el proyecto; es decir, permiten visualizar todos y cada uno de los aspectos que intervienen en un proyecto.  La aplicación de estándares en un proyecto permite trabajar de forma ordenada y sistematizada.  Periten evitar fracasos y errores respectivos, a través de la aplicación de as “lecciones aprendidas”  Permiten definir estrategias adecuadas para lograr el éxito de un proyecto mediante la aplicación de conceptos básicos estandarizados.  Breve Origen de la gerencia de proyectos En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con métodos y técnicas informales, basados en los gráficos Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. En los años 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemáticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales. En 1969, se formó el PMI (Project Management Institute, Instituto de
  7. 7. Gerencia de Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas. Es esta organización la que dicta los estándares en esa materia.  Enumere algunos megaproyectos de la historia de la humanidad Las “Tres gargantas” chinas la presa de las Tres gargantas es también la planta hidroeléctrica y la fuente de generación de energía renovable más grande creada por el hombre en toda su historia. También es la construcción más cara, con un coste de 25 mil millones de dólares (mdd), requirió el trabajo de 40 mil personas durante más de 10 años. Ampliación del aeropuerto JFK de Nueva York (2001) el aeropuerto JFK quizás sea uno de los más atractivos del mundo. Hace ya una década se le sometió a una expansión faraónica para absorver todo el tráfico de pasajeros que llegaban a Nueva York. La ampliación incluyó nuevas terminales y la construcción de una línea de tren (AirTrain) para facilitar el transporte público al aeropuerto. Estación espacial internacional en el proyecto participan cinco agencias del espacio: la NASA, la Agencia Espacial Federal Rusa, la Agencia Japonesa de Exploración Espacial, la Agencia Espacial Canadiense y la Agencia Espacial Europea (ESA). Está considerada como uno de los logros más grandes de la ingeniería. Está situada en órbita alrededor de la Tierra, a una altitud de aproximadamente 360 kilómetros, un tipo de órbita terrestre baja. La altura real varía en un cierto plazo por varios kilómetros debido a la fricción atmosférica y a las repetidas propulsiones. Realiza una órbita alrededor de la Tierra en un período de cerca de 92 minutos. Se utiliza como laboratorio de física, biología y astronomía. A lo largo de su historia han pasado por ella astronautas de todo el mundo. Túnel del canal de la mancha (1994) el Túnel del Canal de La Mancha es una línea ferroviaria transfronteriza y de alta velocidad que conecta Francia y Reino Unido. También conocido como Eurotúnel, parte del continente desde la localidad de Calais y termina su recorrido en la británica Folkestone. El trazado se compone en su mayor parte de un doble túnel ferroviario de vía única y ancho internacional, complementado además por un tercer tubo intermedio destinado a evacuación y servicio situado entre los dos tubos principales.
  8. 8. Módulo 2: Ciclo de vida del Proyecto Albor De Problemas Efectos Problemas Centrales Causas Retraso a la hora de publicar la oferta académica Constantes quejas de estudiantes Dificultad para subir la planificación de los docentes. Incidentes para realizar inscripciones Dificulta para la publicación de materia Equipos Deficientes Dificultad para el buen desenvolvimiento del docente. Servidores Obsoletos Falta de mantenimientos a los equipos tecnológicos
  9. 9. Albor De Objetivos Fines Medios Mayor Eficiencia en el área académica Estudiantes Satisfechos. Planificaciones Subida a Tiempo Inscripciones realizadas a Tiempo óptimos Materia publicada a Tiempo Eficiencia en los equipos Excelente desenvolvimiento de los docentes Servidores actualizados Constante Mantenimientos En los Equipo
  10. 10. Módulo 3: Influencia Organizacional y Proceso de Planeación  Creación de Project Chárter con la Solución seleccionada.  Stakeholders Cargo Nombre/Organizació n Teléfono E-mail Representante del Sponsor Ing. Eliddi J. Díaz Galay 829-905- 3120 Ejdiazgalay@hot mail.com Program manager Ing. Angel Mora Tati 829- 4367705 Amora@hotmail. com  Descripción del proyecto: Nombre del proyecto: Mejoramiento de la eficiencia de los servicios de la plataforma de orbi. El proyecto consiste en buscar nuevos métodos para mejorar la plataforma de orbi para brindar a los usuarios de dicha plataforma un servicio de mayor calidad.  Responsables:  Gerente de proyecto: Angel Mora Tatis  Coordinadora: Eliddi Díaz Galay  Analista: Ramón Jiménez Rosario  Justificación: El presente proyecto buscará la forma más eficiente y asequible para que la plataforma del ITLA “orbi” pueda trabajar a un óptimo nivel mejorando así el servicio brindado a través del mismo.
  11. 11. Proyect manager Lic. Mario Aurelino Brea 829-934- 2818 Maurelinobrea@h otmail.com Cliente/ usuario ITLA  Objetivo general del proyecto: Hacer que el servicio brindado en esta plataforma sea de mayor eficiencia, logrando así una plana satisfacción en cada uno de los usuarios del mismo y de igual manera cumplir con las exigencias que el mismo demanda por sí solo.  Alcance -Mayor satisfacción en los interesados. -Implementación de las 5s por parte del personal de trabajo en general. -Implementación de las mejores prácticas de la PMI. -Se le brindará mantenimiento a los servidores cada 60 días.  Supuestos: -Implementación de nuevos servidores. -Actualización de la configuración de los servidores. -Capacitación al personal del área de soporte técnico. -Optimización de los recursos disponibles.  Restricciones: -Valor: actualmente se cuenta con un presupuesto de RD$300,000.00 -Tiempo: se estima que el proyecto debe de estar finalizado 14 de diciembre de 2014. -Falta de personal de trabajo. -Falta de tripulación capacitada.
  12. 12.  Plan de Gestión de los Interesados Stakeholder Interese/rol Nivel de impacto Estrategia para reducir obstáculo Estudiantes Desarrollo educativo Medio Mensajes informativos periódicos Docentes Trabajar con eficiencia Alto Mejora del área de trabajo local Sociedad Perspectiva de la institución Bajo Informes periodísticos leves Personal administrativo Nivel de calidad Alto Mejoramiento del desarrollo laboral Medios de comunicación Actualizar la sociedad Medio Información periódicos del proyecto  Organización del Proyecto: El proyecto estará dividido en 5 fases: -Inicio -Planificación -Control -Ejecución -Cierre (inauguración).
  13. 13. Ministerio de Educación Manejo de fondo y avance de proyecto Alto Informe diarios de los avances del mismo.  Plan de Gestión del Alcance del Proyecto  Propuesta Mejoramiento de la eficiencia de los servicios de la plataforma de orbi. Planeación -Caso de estudio para el mejoramiento del funcionamiento del sistema.. -Proyect chárter. -Aprobación del Proyect chárter. Ejecución -Planeación del proyecto (alcance, costos, riesgos, tiempo). -Elaboración del diagrama de Gantt del proyecto. -Presentación de lanzamiento del proyecto. Cierre -Contratación de personal capacitado. -Contratación del proveedor de software. -Formateo de pc. -Instalación y prueba de Software. -Adiestramiento del mismo a los usuarios. -Revisión de contrato. -Documentación del proyecto. -Cierre de contrato -Cierre de proyecto. -Inauguración.
  14. 14. Módulo 4: Gestión del Tiempo del Proyecto  Plan de Gestión del tiempo del Proyecto: Implementación de seguridad física de la empresa XXXX
  15. 15.  Diagrama de Gantt
  16. 16.  PRACTICA DIAGRAMA DE GANTT Una empresa automotriz desea implementar una nueva línea de montaje para su nuevo modelo de lujo, con el fin de disminuir ciertos costos innecesarios que se han estado incurriendo. Luego de realizar los análisis correspondientes, la empresa decidió proceder de la siguiente manera: Se comenzará con la tarea A, la que durará 10 días. Luego de realizar esta actividad, seguirán las actividades B y D. La actividad C es paralela de la Tarea A y dura 6 dias. Por su parte, la tarea F (la que durará 4 dias) se iniciará una vez que se termine con la actividad C, no sin antes haya concluido la actividad E (3 dias). Una vez concluida la Actividad F, inicia la Actividad G. Se iniciara con la Actividad I al mismo tiempo que concluya la actividad G, siempre y cuando se haya terminado la tarea H, la cual dura 6 dias. La tarea J iniciará tres dias despues de haber concluido H. K inicia despues de J. Los análisis realizados entregaron los siguientes tiempos de duración para cada tarea: Actividad A= 10 dias Actividad B= 3 días Actividad C= 6 días Actividad D= 4 días Actividad E= 3 días Actividad F: 4 dias Actividad G= 6 días Actividad H: 4 dia Actividad I= 6 días Actividad J= 4 dias
  17. 17. Actividad K: 2 dias Se pide: (a) Construir un Diagrama Gantt que muestre el análisis descrito. (b) ¿Cuántos días durará el montaje del modelo de lujo?
  18. 18. Módulo 5: Gestión de los Costos del Proyecto  Plan de Gestión de los costos del Proyecto EQUIPOS DESCRIPCION CANTIDAD COSTOS UNITATRIOS COSTOS TOTAL SERVIDORES Cisco UCS C220 M3 Rack Server 1 $103,071.00 $103,071.00 Contratación de personal Técnicos en tic 2 $20,000.00 $40,000.00 Cableado estructurado Cable par trenzado cat. 6a 1 $30,00.00 $30,000.00 Capacitador de tecnología Dar capacitación a personal de institución 1 40,000.00 40,000.00 Fondo monetario Manejo de riesgos 30,000.00 30,000.00 Total $243,071.00  Política de Control de Costos  Los desembolsos deben de ser aprobados por el gerente de finanzas.  Los cambios en el presupuesto deben de ser justificados y aprobados por el gerente del proyecto.  El departamento del área administrativa desarrollara un plan de gestión de los gastos realizados durante el proyecto.  Los gastos generados durante el proyecto no podrán excederse a un mas del 10% dispuesto para el mismo y mucho menos podrá ser reducido a mas de un 25%.  El gerente del proyecto tendrá la obligación de velar para que ningún cambio fuera de control sea realizado o afecte el proyecto.  Cada compra debe ser justificado por medio de comprobantes de importes.
  19. 19. Módulo 6: Gestión de la Calidad del Proyecto  Métricas de calidad -Se harán reportes por cada día que pase del proyecto. -Los gastos no pueden excederse al presupuesto estipulado y mucho menos puede reducirse a mas de un 10%. -El proyecto será concluido en un tiempo de 30 días laborales con 10 días de prórroga. -El proyecto será sometido a constantes supervisiones, para controlar el desarrollo de calidad del mismo. -Se creará un plan de gestión de riesgos para prevenir problemáticas durante el desarrollo de la “actualizar el cableado de la red proyecto. -La actualización del cableado se realizará con visión futurista de continuar con el mejoramiento del mismo. -El proyecto será culminado con una documentación sellada y firmada por el gerente de proyecto de todas las fases del proyecto.
  20. 20.  Organigrama de gestión de calidad Organigrama de gestion de calidad Gerente de calidad Auditor interno Gerente de proyecto especialis ta de cableado personal auxiliar personal IT miembros de la institución
  21. 21. Módulo 7: Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto  Plan de Recursos Humanos (Matriz RACI) Productos entregables Responsables responsable aprueba consultado informado Documentación requerida Crear comité de calidad Angel (AI) Eliddi (GP) Juana (ACC) Determinación de riesgos Angel (AI) Eliddi (GP) Ajuste de presupuesto Mariana (AF) Eliddi (GP) Carla (AFA) Pedro (AA) Tecnología requeridas Angel (AI) Eliddi (GP) Estimar costos Angel (AI) Eliddi (GP) Mariana (AF) Contratación de personal Angel (AI) Eliddi (GP) Juana (ACC) Adquirir equipos Identificación de proveedores Angel (AI) Eliddi (GP) Carla (AFA) Identificación de equipos Angel (AI) Eliddi (GP) Revisión de calidad de productos Eliddi (GP) Eliddi (GP) Pedro (AA) Carla (AFA) Aprobación de compras y equipos Mariana (AF) Eliddi (GP) Pedro (AA) Pedro (AA) Instalación de equipos Instalación de los Equipos Angel (AI) Eliddi (GP) Eliddi (GP) Configuración de los mismos Angel (AI) Eliddi (GP) Eliddi (GP) Instalación de Sofware Angel (AI) Eliddi (GP) Eliddi (GP) Prueba de Programas Guía de usuarios Angel (AI) Eliddi (GP) Eliddi (GP) Conclusión Revisión de Contrato Pedro (AA) Eliddi (GP) Juana (ACC) Documentación del Proyecto Angel (AI) Eliddi (GP) Juana (ACC) Cierre de Contrato Eliddi (GP) Eliddi (GP) Juana (ACC)
  22. 22. Cierre de Proyecto Eliddi (GP) Eliddi (GP) Juana (ACC) Inauguración Eliddi (GP) Eliddi (GP) Juana (ACC) GP: Gerente de Proyecto AI: Asistente en Informática AF: Asesor Financiero AFA: Asistente en Finanza y Adquisición AA: Asistente Administrativo ACC: Asistente Contable y en Contratos  Normas básicas de Trabajo -Los empleados deben de cumplir fielmente con el horario de trabajo. -Se debe de fomentar valores éticos y profesionales dentro del área de trabajo en cada uno de los empleados. -Cualquier situación imprevista en los empleados debe de ser justificada por medio de una carta. -En caso de conflictos dentro de los empleados se deberá acudir al departamento de recursos humanos. -Por motivos de seguridad los empleados deberán utilizar equipos de protección durante sus labores.
  23. 23.  Organigrama del proyecto Gerente de Proyecto Gerente del Dep. Finanza y Adquisición Asesor Financiero Gerente del Dep. de Informatica Soporte Tecnicos Asistente en Informatica Gerente del Dep. ontabilidad y Contratos Asistente Administrativo
  24. 24. Módulo 8: Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Instituto Tecnológico de Las Américas (ITLA) Acta de Reunión sobre la Instalación de Cableado del ITLA Con fecha de Vienes 07 de noviembre de 2014 y siendo las 3:00pm de la tarde, se dio inicio a la reunión extracurricular ordinaria de la instalación de cableado de la institución del ITLA, dicha reunión siendo presidida por Eliddi J. Díaz Galay (Gerente de Proyecto). Invitados Miembros del Comité Invitados Angel (Asistente Informático) Anónimos Juana (Asistente Contable y de Contratos) Mariana (Asistente Financiero) Carla (Asistente en Finanzas y Adquisición) Pedro (Asistente Administrativo) Orden Tema tratados 1 Presentación de Proyecto 2 Ejecución del Proyecto 3 Asignaciones de Responsabilidad 4 Medidas de Seguridad a Tomar 5 Tiempo de Ejecución de Proyecto 6 Herramientas y Equipos a Utilizar Compromiso Asignados Item Asunto Responsable 1 Instalación de los Equipos Angel (AI) 2 Configuración de los mismos Angel (AI) 3 Instalación de Software Angel (AI) 4 Prueba de Programas Angel (AI) 5 Guía de usuarios Angel (AI)
  25. 25. N. de Item Acuerdos Acordados 1 Una vez concluido la ejecución del proyecto se hará una inauguración del mismo. 2 Para el desarrollo del mismo se utilizaran cables UTP partrenzado cat. 6ª y servidores Cisco UCS C220 M3 Rack Server, 3 Estará como sub responsable de cada una de las actividades el Asistente Informático Angel Mora 4 Se establecerá como medida de seguridad primaria que cada uno de los empleados deberá utilizar un uniforme asignado para prevenir riesgos a mayor escala. 5 2 Meses y 15 días 6 Cualquier herramienta necesaria para dicho fines. Siendo las horas 6:00pm de la tarde Vienes 07 de noviembre de 2014 se levanta la sesión. Plan de Gestión de Comunicación Componentes Descripción Proceso a Desarrollar Para el proceso de la elaboración del Plan de Comunicación del Proyecto se hará una lista con todos los miembros de proyecto, tanto directos como indirectos, para así determinar el tipo de información disponible que se estará distribuyendo a cada personaje. Se elaborará una guía con el tipo de nivel de información autorizada, para distribuir según el grado de interés a que pertenezca. Información a ser publicada -Reportes semanales del proyecto. -Actividades a ser realizada. -Cualquier información extracurricular concerniente al proyecto. Frecuencia de comunicación Se estará remitiendo dichas informaciones de acuerdo al nivel de interés al que se pertenezca, a los interesados directos se les estará enviando semanal, mientras que a los indirectos dichas información, se les estarán enviando al final del proyecto. Vías a utilizar Dichas información estarán siendo enviadas por medio de correos electrónicos a través del Gerente de Proyecto.
  26. 26. Módulo 9: Gestión de los Riesgos del Proyecto  Identificación de posibles Riesgos con la matriz de probabilidad e impacto de este proyecto. Matriz de Responsabilidades e Impacto Riesgos Probabilidades Impacto Falta de Presupuesto MEDIA ALTO Mala estructuración de Cableado MEDIA ALTO Falta de Personal para la instalación del Proyecto MEDIA ALTA Falta de Herramientas Laborales BAJA ALTA Lesiones Laborales ALTA ALTA Enfermedades en los empleados ALTA ALTA Desastres Naturales ALTA ALTA Fallos en los Servicios Básicos MEDIA ALTA Baja Calidad en las Instalaciones BAJA ALTA Robo de Materiales de la Instalación MEDIA MEDIO Retraso en el Tiempo del Proyecto MEDIA MEDIA Incendios ALTO ALTO
  27. 27.  Gestión de los Riesgos del Proyecto PLA DE RESPUESTAS A LOS RIESGOS RIESGOS TIPOS SOLUCION RESPONSABLE Falta de Presupuesto EVITAR Tener un fondo de reserva con fin de no quedar sin presupuesto Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Mala estructuración de Cableado EVITAR Contratar personas altamente prepara para la realización dichas tareas Angel Mora (Asistente Informático) Falta de Personal para la instalación del Proyecto EVITAR Haciendo una estructura bien planificada sobre las actividades del proyecto Angel Mora (Asistente Informático) Falta de Herramientas Laborales MITIGAR Hacer adquisición de mas herramientas laborales Angel Mora (Asistente Informático) Lesiones Laborales EVITAR Haciendo una charla sobre seguridad laboral Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Enfermedades en los empleados ACEPTAR/ MITIGAR Contratar mas personal de trabajo Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Desastres Naturales EVITAR Afiliarse a un seguro contra desastre naturales Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Fallos en los Servicios Básicos MITIGAR Haciendo una prueba en dichos servicios y reparándolos Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Baja Calidad en las Instalaciones Evitar Haciendo una charla de preguntas y respuestas con los empleados Angel Mora (Asistente Informático)
  28. 28. sobre el proyecto y las especificaciones del mismo Robo de Materiales de la Instalación EVITAR Haciendo sentir a los empleados familiarizados y como parte de la institución y con buenos incentivos monetarios. Angel Mora (Asistente Informático) Retraso en el Tiempo del Proyecto EVIATAR Se otorgará x días de prórroga para la terminación del proyecto Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto) Incendios EVITAR Instalaciones de alarmas contra incendio y pólizas contra incendios. Eliddi Díaz (Gerente de Proyecto)
  29. 29. Módulo 10: Gestión de las Adquisiciones del Proyecto  Cuáles criterios utilizaría usted para seleccionar los posibles proveedores del Proyecto Competitividad: debe ofertar productos y servicios a precios competitivos. Calidad: deberá utilizar normativas de calidad que sean estandarizadas por las principales entidades certificadoras de la industria . Pago: facilitar ciertos acuerdos de pagos con sus interesados de modo que se adapte a las condiciones del cliente Flexivilidad: capacidad de poder acomodarse fácilmente a las demandas del cliente. Reputación: Deberá gozar de buena reputación en el mercado. Localización: la localizacion del proveedor deberña ser nacional para una mejor comodidad de las entregas de sus servicios.
  30. 30.  Matriz de adquisición Bien/ servicio Descripcion Cantidad Costo Unitario CostoTotal Modalidad deSelección Fechade Compra Duracióndel Contrato Datosde Contactodel Responsable SERVI DORE S Cisco UCS C220 M3 Rack Server 1 $103,0 71.00 $103,0 71.00 Contrat ación Directa 25de noviem brede 2014 1Día Mario Pez .849- 759- 9541 Contra tación de person al Técnic osen tic 2 $20,00 0.00 $40,00 0.00 Licitaci ón 25de noviem brede 2014 1Mes Angel Mora- 809- 974- 3257 Cablea do estruct urado Cable par trenzad ocat. 6a 1 $30,00. 00 $30,00 0.00 Contrat ación Directa 25de noviem brede 2014 1Día Yeison Mandel a-829- 147- 954 Capaci tador de tecnolo gía Dar capacit acióna person alde instituc ión 1 40,000. 00 40,000. 00 Licitaci ón 25de noviem brede 2014 1Mes Pedro Alvare z-829- 142- 6571 Fondo monet ario Manejo de riesgos 30,000. 00 30,000. 00 Carla Monter o-849- 642- 1462 Módulo 11: Control Integrado de Cambios  Plantilla de solicitud de cambio SOLICITUD DE CAMBIO DESCRIPCIÓN Fecha de solicitud: 28 de noviembre de 2014 Identificación: Aumento del personal técnico de trabajo No. De Proyecto: PY-001 Entregable Afectado: Contratos y documentaciones Responsable de la Solicitud: Gerente de TI – Mario Salazar
  31. 31. Descripción del cambio: aumento de 2 personas en el personal técnico de trabajo. Justificación del cambio: la falta de mano de obra y reducción del tiempo de finalización del proyecto. Prioridad del Cambio: Alta. RESOLUCION DE SOLICITUD DE CAMBIO Fecha de solicitud: 29 de noviembre de 2014 Identificación: Respuesta a la solicitud de aumento de personal técnico de trabajo No. Del proyecto: PY-001 Entregable afectado: Contratos y documentación Responsable de la solicitud: Gerente de TI – Mario Salazar Descripción del cambio: Aumento de 2 personas en el personal técnico de trabajo. Justificación del cambio: la falta de mano de obra y reducción del tiempo de finalización del proyecto. Impacto sobre otros entregables y tareas del proyecto: Aumento en el presupuesto. Impacto sobre el proyecto si la solicitud es rechazada: Retrasa la fecha de finalización del proyecto. Recursos necesarios para la implementación del cambio: Tiempo: 2 días RRHH: si necesitamos (2 personas para el team del proyecto) Costes: RD $30,000.00 Resolución: APROBADA
  32. 32. Módulo 12: Proceso de Cierre del Proyecto  PROCESO DEL CIERRE DE PROYECTO  Lecciones aprendidas durante todo el trayecto del proyecto: 1. Organización de un proyecto. 2. Administración de un proyecto. 3. Dirección de Proyecto. 4. Comunicación en grupos de personas. 5. Coordinación de un proyecto. 6. Contratar a proveedores rentables. 7. Conocer los riesgos de un proyecto.  Evento que Organizaría el Gerente del Proyecto para su Finalización: -Reunión con todos los stakesholders e integrantes del proyecto. -Organización de un brindis en el auditorio 1 del ITLA. -Reconocimiento de la buena labor del team del proyecto.

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