O documento descreve os desafios enfrentados na implementação de um processo de registro de bens móveis na Força Aérea Brasileira. Os principais desafios incluíram: estimativas de prazos que subestimaram a complexidade do projeto, definição incompleta do escopo, métricas inadequadas para monitorar o progresso, comunicações deficientes entre as partes interessadas e falta de preparo das pessoas para a mudança. Superar esses desafios exigiu esforços de gestão de projeto, riscos, pessoas e comunicação.

1. Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães
2012

2. IMPLEMENTAÇÃO
“COLOCAÇÃO EM PRÁTICA”

3. Quando o processo sai da
prancheta…

4. PRINCIPAIS DESAFIOS
Alta gerência não está interessada ou tem outro foco.
Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos
atingir.
Existem muitos esforços de mudanças competindo por
atenção.
Insucessos anteriores em projetos de processos.
Gerentes não desejam realizar investimentos no
momento.
Principais Obstáculos para a Aceitação de
Esforços de BPM
Fonte: Wolf e Harmon (2012) – BP Trends

5. Fonte: CBOK (2011)

6. A implementação não
deve ser o elo fraco do
ciclo BPM!

7. Discussão e
compreensão
aprofundadas dos
desafios típicos
da fase de
implementação

8. OBJETIVO
Identificar os desafios típicos
da fase de implementação de
processos, com base em um caso
real.

9. Implementação de melhorias (processos) e de
BPM
Descrição do caso selecionado e do cenário
O Plano de Implementação
Desafios Enfrentados
ROTEIRO

10. É IMPORTANTE DISTINGUIR...
O esforço de implementação de um
processo melhorado.

11. ESTRATÉGIA
GESTÃO DO
DIA-A-DIA
PROJETOS
DE MELHORIA
GOVERNANÇA
TECNOLOGIA
CULTURA
PESSOAS
IMPLEMENTAÇÃO
DE BPM

12. ALINHAMENTO
ESTRATÉGICO
GOVERNANÇA
PESSOAS
TECNOLOGIACONHECIMENTO
CULTURA
VALOR
CLIENTE
BPM
ESTRUTURA

13. Maturidade em
BPM
Probabilidade de
êxito na
implementação de
Processos

14. Caso
Selecionado
Processo “Registro
Analítico de Bens Móveis na
Aeronáutica”

15. Registro Analítico de Bens
Móveis
• Cadastro dos bens móveis
• Registros
 Incorporações
 Exclusões
 Transferências
 Reavaliações
 Depreciações
Descrição Geral
• Interação com a
plataforma contábil SIAFI

16. PATRIMÔNIO MÓVEL DO COMAER

17. Armamento
Aeronaves e
Sistemas Equipamentos
Solo
Equipamentos de
Proteção ao Vôo
Saúde
Viaturas e Eq.
Construção Civil
Ciência e
Tecnologia
Equipamentos de TI
e Comunicações
Grandes
Grupos
COMAER

18. Escritórios e Representações

19. • 156 Unidades Gestoras (País e
Exterior)
• Efetivo de 71,4 mil servidores
• Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi
•Bens em uso
•Bens em almoxarifados
•Bens em importação
•Bens em trânsito
•Bens em reparo
•Bens a alienar

20. ORGANIZAÇÕES PARTICIPANTES
Secretaria de Economia e
Finanças da Aer.
Regras de
Negócio
Diretoria de TI Tecnologia
Unidades Gestoras Usuárias

21. Início em 2010
Reformulação da estratégia
organizacional
Foco em Processos
• Cadeia de Valor
• Projetos de processos como
base para ganhos mensuráveis
• Estrutura
• Risco
Projeto Estratégia
Organizacional SEFA

22. - Operações entre Unidades de forma integrada e em
tempo real.
- Capacidade de registro de todas as operações contábeis
preconizadas pela STN.
Requisitos do Processo “Registro de
Bens Móveis”
- Aumento da segurança dos dados e das
informações.
- Redução das
discrepâncias cadastrais.

23. Resultados da Análise, do
Desenho e da Modelagem
“DECISÕES”
•Inclusão de novas rotinas
contábeis
•Ampliação do suporte
normativo interno (Manual
Contábil)
•Substituição da tecnologia

24. SISPAT – Sistema
de Patrimônio
SILOMS – Sistema Integrado
de Logística de Materias e de
Serviços
“Módulo BMP”

25. O Processo decisório sobre TI
ocorreu conforme recomenda a
teoria?

26. TI em Grandes Estruturas Organizacionais
Dono do
ProcessoTecnologia

27. Planejamento da
Implementação

28. ANÁLISE
DESENHO
MODELAGEM
IMPLEMENTAÇÃO
“São as pessoas que irão
determinar, em última instância, o
sucesso ou o fracasso do projeto…”
Jeston e Nelis (2008)

29. Sequência de
Eventos do
Projeto

30. Revisão da
ferramenta
(banco de
testes e
aderência)
Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação
Instruções de
Procedimentos
Contábeis
Divulgação das
Orientações de
Transição
(Manual e
vídeo-aula)
Reuniões
Presenciais
(RJ e
Brasília) Cadastramento
de Usuários no
SILOMS
Migração dos
dados do
SISPAT para
o SILOMS
Cadastramento
de Setores no
SILOMS
Confronto de
Relatórios e
Conformidade
Início das
rotinas de
lançamento
no SILOMS
Ajustes nos
dados do
SISPAT
2011 2012

31. DESAFIOS
RELEVANTES
IMPLEMENTAÇÃO DE
PROCESSOS

32. Estimando prazos…
Quem deve estar
envolvido?
Como minimizar erros
de tendência?
Qual o risco das
estimativas em bloco?
Gray
Fonte: Gray e Larson (2006)

33. Cronograma Factível
Estimativa Inicial
Estimativa Alterada
- 5 meses
- 8 meses
Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem
Nível de detalhamento das orientações escritas
Disponibilidade de pessoas nas Unidades

34. Estimativas em
Ambientes
Complexos
Conhecimento incompleto
Alinhamento parcial dos
envolvidos
Efeitos não totalmente
previsíveis

35. Definição do Escopo
(ENTREGÁVEIS)
Fase 1 Fase 2

36. MÉTRICAS
Parâmetros para monitoramento
da implementação
O que deveria acontecer…
X
O que está acontecendo…
O que deveria acontecer…
X
O que está acontecendo…
Onde e o que
mensurar?

37. Construção
da
arquitetura
de setores
no SILOMS
Exportação
de dados do
SISPAT
Importação
de dados no
SILOMS
Geração de
relatórios e
correção de
inconsistências
Momento 1
Momento 2
Repetição do Ciclo
Indicadores – Ação Gerencial
Redução dos Riscos

38. Controle de Qualidade
Projeto Bens Móveis Permanentes
Validação das novas funcionalidades
(testes funcionais) – equipe da Secretaria
Apreciação conjunta das orientações
escritas e vídeo-aula (Secretaria e
Diretoria de Tecnologia)
Teste de migração com banco de dados
de Unidades Gestoras
Processo-piloto com Unidade
Gestora

39. MEIOS DE COMUNICAÇÃO
•Complexidade X Escopo
•Planejamento
•Interações ágeis e eficazes
•Documentação
(protocolos)

40. Secretaria de
Economia e Finanças
Diretoria de Tecnologia
da Informação
Unidades Gestoras
NEGÓCIO TECNOLOGIA

41. TREINAMENTO
Procedimentos de
transição
GAP de conhecimento
para novo processo
Planejamento
Quem será treinado e em
que nível
Oportunidade de contato
direto

42. Dirigentes
Agentes de
Controle Interno
Gestores de Registro
(operacional)
Projeto Bens Móveis Permanentes

43. Gestão de Pessoas…
Gestão de Mudanças…

44. PESSOAS…
Quem são os atores?
Onde atuam?
Qual o seu contexto de trabalho?
Qual a sua motivação para o
projeto?
O que os fará colaborar?
ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO

45. Gestão da
Mudança
Trazer os Gestores
para o projeto e
promover a
colaboração na
implementação…

46. RH
ALIANÇAS
RECURSOS
ESTRUTURALOCAIS
ATITUDES
CRENÇAS
TECNOLOGIA
MUDANÇA
Fonte: Haberberg and Rieple (2001)
Projeto Bens Móveis
Permanentes

47. Gerenciamento de
Riscos na
Implementação
Quando nem tudo dá
certo…

48. Projeto Bens
Móveis
Peformance do novo sistema
Funcionamento da ferramenta
de migração
Omissão de rotinas
Quantidade de discrepâncias
nos bancos de dados do antigo
sistema
Perda de consistência na
migração
EVENTOS DE RISCO

49. Gerenciamento
de Riscos
Gerenciamento de
Contingências
Importante…
Identificação e
prevenção dos
eventos de risco
O que fazer caso o
evento aconteça
Plano “B”

50. A importância de considerar e
planejar o “rollback”...
Minimiza os danos às atividades
do processo em curso
Diminui o impacto para a imagem
do projeto
Aumenta a probabilidade de
êxito na retomada da
implementação
Evidencia percepção de risco
compatível com ambientes
complexos

51. LIDERANÇA
Como foi estruturada a liderança
do projeto?
Aspectos Relevantes
Decisões centralizadas
Solução de Conflitos
Ligação com nível estratégico

52. Desafios da Implementaçao
Estimativas de prazos
Definição do escopo
Métricas
Comunicações
Treinamento
Qualidade
Pessoas
Mudanças
Riscos
Liderança

53. Preparo da implementação…
Sucesso no Projeto do Processo!

54. Desafios para a
Implementação de
Processos
Comando da Aeronáutica
Alexandre V. Guimarães
guima1500@uol.com.br
guimaraesav@sefa.aer.mil.br