O documento descreve a implementação de um Escritório de Processos de Negócio (BPMO) na Unimed Fortaleza. O BPMO teve como objetivos mapear os processos, identificar oportunidades de melhoria e implantar projetos para aprimorar a governança, reduzir custos e melhorar o desempenho operacional. Após seis meses de trabalho, o BPMO alcançou resultados como redução de tempo em processos, integração entre áreas e ganhos financeiros. A apresentação também destaca lições aprendidas sobre a importância do apoio da alta

1. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Pernambuco
02 SET 2014
GOVERNANÇA DE PROCESSOS –
DA ESTRATÉGIA À GESTÃO
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional :Promoção: Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados
Hueliton Sampaio, CBPP

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02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados
Um das Cooperativas mais bem-sucedidas em âmbito nacional.
Mais de 400 mil clientes;
Mais de 4.000 médicos cooperados;
Maior rede de hospitais, clínicas e laboratórios credenciados;
Hospital Regional com qualidade de atendimento e de segurança hospitalar
certificado nacional e internacionalmente.
Sobre a Unimed Fortaleza
Acreditação Hospitalar Nacional e Internacional

3. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Lições Aprendidas
Ferramentas e Metodologia de Trabalho
Projeto de Implementação do BPMO
Agenda
Resultados Alcançados
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Projeto de Melhoria Organizacional em Gerenciamento de Processos / BPMO-GP
Projeto iniciou em 01/06/2013 e foi concluído em 20/12/2013;
Estrutura inicial: 02 consultores, 4 colaboradores e 2 patrocinadores (Dir.
Administrativo e Sup. Controladoria);
Contexto do Projeto
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Oportunidades de Melhoria
A cultura predominantemente funcional, centralizada, politizada; e com baixo empoderamento;
A necessidade de uma visão integradora;
A definição de um modelo que seja isento das miopias e isolamento gerados pelas áreas
funcionais;
Definição de uma governança que gere uma abordagem comum e ampla em termos de gestão;
A necessidade do BPM Office reportando-se diretamente à uma liderança sênior atuante,
integradora e mediadora de conflitos;
Um BPMO que integre Estratégia – BPM – PM – Compliance – TI e Riscos Corporativos;
Oportunidade de Melhoria
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Da Implementação aos Resultados

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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Benefícios pretendidos
Desdobrar a estratégia para processos;
Otimização de recursos e melhoria do desempenho dos processos para redução de custos/despesas;
Incluir o Desempenho dos Processos no dia a dia da Equipe;
Reportes do desempenho dos processos de negócio viabilizando a tomada de decisão pelo Comitê
Gestor e DIREX;
Garantir a sustentabilidade pela melhoria de desempenho dos processos da empresa..
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7. Pernambuco
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Passos para implantação
Diagnóstico do
nível de
maturidade
organizacional
em BPM
Desenho da
lógica de
governança de
BPM
Desenho de
métodos e
artefatos
Desenho da
relação com as
demais áreas
Avaliação e
definição da
base de
recursos
Planejamento
da
Implantação
BPMO Unimed Fortaleza
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8. Pernambuco
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Maturidade de BPM no início do projeto
BPMO Unimed Fortaleza
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9. Pernambuco
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Diretoria
Administrativa
Financeira
Super.
Controladoria
EPLAN
Gestão
Estratégica
PMO BPMO Qualidade
Estrutura Atual
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPM Office
Arquitetura de
Processos de
Negócio
Modelagem,
Análise, Desenho e
Implantação de
Processos
Compliance
Office
Gerenciamento de
Riscos e Controle
Interno
Políticas Corporativas,
Padronização e
Documentação
Compliance
Melhoria
Contínua
Resolução de
Problemas
Ferramentas e
Metodologia Lean
Gestão de Projetos
de Transformação
de Processos
SIG
(BPM Dashbords, Dia a Dia do Gerenciamento da Rotina)
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Presidente
Superintendência de
Controladoria c/ apoio
do Comitê Gestor
Superintendências
EPLAN
Diretoria ExecutivaDiretoria Executiva
GerênciasGerências
Gerência de
projeto de
BPM
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Lições Aprendidas
Ferramentas e Metodologia de Trabalho
Projeto de Implementação do BPMO
Agenda
Resultados Alcançados
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Projetos
Candidatos
Oportunidades
Ameaças
Projetos
Priorizados
Priorização de
trabalho e
investimento
2014
Projetos
Selecionados
Projetos que
implementam a
estratégia 2014
Qtde de Projetos
Candidatos
36
Qtde de Projetos
Selecionados/Priorizados
15
RS 72.000.000,00 RS 30.000.000,00
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Gerenciamento de demanda
PMO
Especialistas
Comitê de Processos
BPMO
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Priorização de Demandas
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18. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

19. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

20. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,00 0,10 0,20 0,30 0,40 0,50 0,60 0,70
Risco
Relevância Estratégica
Priorização de Demandas Risco x Relevância Estratégica x Redução de Custo / Despesas
ANALISTA PL / SRANALISTA JR / PL
ASSISTENTE PROCESSOS ANALISTA JR / PL
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21. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Projetos
Estratégicos
Demandas
Operacionais
Melhorias
simples
Tipo de
mudança
Área
impactada
BPM
Office
PMO
Apoio na condução de melhorias
BPMO Unimed Fortaleza
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22. Pernambuco
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Equipe do Projeto
Times de Qualidade
e Processos
Modelo Análise Desenho Implantação
Monitoramento
e controle
Refinamento
e Ajustes
Projetos de Transformação Gestão do dia-a-dia
Implantação
BPMO Unimed Fortaleza
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23. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

24. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

25. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
25
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

26. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
26
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

27. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Lições Aprendidas
Ferramentas e Metodologia de Trabalho
Projeto de Implementação do BPMO
Agenda
Resultados Alcançados
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

28. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Processo de Gestão de Liminares Judiciais
Fortaleceu a comunicação entre as 20 áreas envolvidas;
Garantiu 100% de rastreabilidade em tempo real no cumprimento de Liminares;
Unificou as informações para elaboração das defesas;
Possibilitou a identificação dos impedimentos para cumprimento das liminares;
Permitiu identificar as principais causas geradoras de Liminares Judicias;
Unificou o custos gerado com liminares Judiciais.
BPMO Unimed Fortaleza
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29. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Processo Relacionamento com o cliente;
Integrou as áreas de atendimento Apoio ao Cliente, Autorizações e Intercâmbio;
Redução de 29,72% no Tempo de Médio de Espera ( De 3,7 min para 2,6 min);
Redução de 34,54% com custo de pessoal no processo (R$ 55.670,20 ano);
Manutenção do TMA: 4,5 min (1º TRI), 4,6 min (JUL);
Acompanhamento do tempo de atendimento da Auditoria Médica.
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30. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Processo da Estratégia de RH a Gestão de Pessoas
Redução de 22% no tempo de recrutamento e seleção;
Automatizou as requisições de pessoal;
Redefiniu as alçadas de aprovação;
Garantiu 100% de rastreabilidade em tempo real do processo e monitoramento ponta a
ponta das requisições;
Possibilitou uma visão sistêmica por parte dos colaboradores das áreas envolvidas;
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

31. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Processo da Compra a Gestão de Estoques
Unificação das áreas de compras e contratos;
Redução de 33% no custo de pessoal no processo, gerando uma redução de R$ 492.326,04 no ano.
Implementação de cotações de compras via portal eletrônico;
Definição de um estoque único para medicamento e material médico;
Redução de R$ 115.680,00 com custo de pessoal da farmácia.
Otimização do layout da farmácia;
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32. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Processo Do Atendimento ao Relacionamento com os Orgãos Reguladores:
Garantiu 100% de rastreabilidade nas etapas do processo;
Permitiu o acompanhamento efetivo do atendimento das obrigações impostas pelos órgãos reguladores;
Aumentou a agilidade Com o controle automatizado os prazos e ações de atendimento passam a ser
monitoradas e todos os impedimentos são tratados imediatamente pela gestão.
Estabeleceu o gerenciamento de risco de descumprimento das obrigações;
Integrou os relatórios dos processos administrativos e jurídicos com o BI.
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

33. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Resultados Obtidos BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

34. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Lições Aprendidas
Ferramentas e Metodologia de Trabalho
Projeto de Implementação do BPMO
Agenda
Resultados Alcançados
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

35. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
35
Lições Aprendidas
Entender que a implementação do Escritório de Processos envolve
mudanças:
Culturais
Poder
Funções
Responsabilidades
Uso de processos e ferramentas novas
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados

36. Pernambuco
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Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Apoio da liderança executiva;
Conseguir patrocinadores fortes
Conseguir resultados em curto prazo;
Priorizar e focar esforços;
Selecionar projetos de áreas diferentes;
Comunicar avanços;
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados
Lições Aprendidas

37. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
37
BPMO Unimed Fortaleza
Da Implementação aos Resultados
Ter postura colaborativa;
Capacitar colaboradores de toda organização;
Distinguir papeis do analista de processos e gerente de projetos;
Atuar corporativamente, com independência técnica;
Possuir comunicação direta com todos os gestores da organização;
Usar consultoria especializada;
Lições Aprendidas

38. Pernambuco
02 SET 2014
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional:Apoio:
Obrigado!
Pernambuco
02 SET 2014
GOVERNANÇA DE PROCESSOS –
DA ESTRATÉGIA À GESTÃO
Organização: Patrocínio: Apoio Institucional :Promoção: Apoio:
Hueliton Sampaio, CBPP
hueliton.sampaio@unimedfortaleza.com.br
huelitonsampaio@gmail.com
(85) 8736.3916 / 9723.4651